Granskning av effektivitet vid Läkemedelsverket Granskning av arbetet med värdeflödesanalyser Susanne Andersson 2017-11-28 Nätverk för statliga internrevisorer, ESV
Disposition Kort om Läkemedelsverket Kort om internrevisionens förutsättningar Om granskningen, fokus på metodfrågor Om råd och stöd i anslutning till granskningen Frågor
Kort om Läkemedelsverket
Läkemedelsverkets vision - En ledande kraft i samverkan för bättre hälsa
Ledande inom EU - arbetet Läkemedelsverket är en av de mest anlitade läkemedelsmyndigheterna i EU EUs läkemedelsmyndigheter European Medicines Agency (EMA) i London (Amsterdam efter Brexit) samordnar arbetet med läkemedel
Resonemang om internrevisionens förutsättningar, vad krävs?
Om granskningen Från riskanalys Till revisionsplan Till förstudie Till revisionsfrågor Till granskning... Till rapport
Förstudien, vad är värdeflödesanalys? Reda ut begrepp m.m. för att förstå Bakgrunden vid LV GÄP Lean Systemsyn ESV:s roll
Förstudien, vad är effektivitet? Läsa rapporter/motsvarande för att förstå ESV Statskontoret Gemensam värdegrund för statsanställda Tillitsreformen
Bakgrund, effektivisering ESV:s definition av effektivitet, rapport ESV 2016:59 Effektivisering i statsförvaltningen
Bakgrund, effektivisering ESV har identifierat vanliga tillvägagångssätt för effektivisering hos de statliga myndigheterna. Det i särklass vanligaste sättet är utveckling av arbetsprocesser, dvs. det som arbetet med värdeflödesanalyser handlar om. ESV har identifierat fem kritiska framgångsfaktorer för effektivisering: Myndighetsledningen tar ett tydligt ägarskap. Det finns en tydlig målbild som är accepterad bland de som är berörda. Det finns ett stöd och intresse från det ansvariga departementet. Medarbetarnas kunskap och erfarenheter tas till vara. Myndigheten följer löpande upp resultat och nytta.
Förstudie till GD med förslag på revisionsfrågor 1. Har verksamheten arbetat med de förbättringsförslag som identifierades och dokumenterades vid arbetet med värdeflödesanalyser inom projektet PRISMA? 2. Har arbetet lett till flödesoptimerade ärendehanteringsprocesser? 3. Har de flödesoptimerade processerna dokumenterats enligt GÄP? 4. Hur har effektiviteten (kvalitet och kostnad) för processerna påverkats? 5. Är den interna styrningen och kontrollen utformad så att det finns förutsättningar att uppnå målet att samtliga utvalda och fastställda processer ska vara flödesoptimerade, dokumenterade och implementerade i slutet av 2018?
Granskning Faktakontroll av förstudiematerial Intervjuer Dokumentanalys (M.m.)
Bedömning för revisionsfråga 1 Revisionsfråga 1. Har verksamheten arbetat med de förbättringsförslag som identifierades och dokumenterades vid arbetet med värdeflödesanalyser inom projektet PRISMA? Bedömning Verksamheten har arbetat med förbättringsförslagen, men arbetet är ännu inte slutfört.
Bedömning för revisionsfråga 2 Revisionsfråga 2. Har arbetet lett till flödesoptimerade ärendehanteringsprocesser? Bedömning För en process har arbetet lett till flödesoptimering med nuvarande arbetsätt, för övriga verksamheter pågår arbetet.
Bedömning för revisionsfråga 3 Revisionsfråga 3. Har de flödesoptimerade processerna dokumenterats enligt GÄP? Bedömning Det är i de flesta fall nuläget före flödesoptimering som har dokumenterats enligt GÄP.
Bedömning för revisionsfråga 4 Revisionsfråga 4. Hur har effektiviteten (kvalitet och kostnad) för processerna påverkats? Bedömning Det saknas framtagna mätmetoder för att kunna bedöma hur effektiviteten i processerna har förändrats. Beställarna av värdeflödesanalyserna upplever dock att effektiviteten har ökat och/eller kommer att öka.
Bedömning för revisionsfråga 5 Revisionsfråga 5. Är den interna styrningen och kontrollen utformad så att det finns förutsättningar att uppnå målet att samtliga utvalda och fastställda processer ska vara flödesoptimerade, dokumenterade och implementerade i slutet av 2018?
Bedömning för revisionsfråga 5 Som grund för bedömningen används ESV:s fem kritiska framgångsfaktorer för effektivisering: Myndighetsledningen tar ett tydligt ägarskap? (Nej) Internrevisionens bedömning är att ledningens ägarskap inte är tillräckligt tydligt. I bedömningen beaktas att det inte är beslutat eller känt vilka som är de utvalda och fastställda processerna, att ingen tidsplan har gjorts för att säkerställa att dessa hinner flödesoptimeras, dokumenteras och implementeras till 2018-12-31, att det inte finns en samlad bild av vilka värdeflödesanalyser som har gjorts hittills, att flera relevanta handlingar inte har fastställts samt att vissa beställare spontant efterfrågar mer stöd och engagemang från ledningen.
Bedömning för revisionsfråga 5 Det finns en tydlig målbild som är accepterad bland de som är berörda? (Nej) Internrevisionens bedömning är att eftersom ledningen inte har tagit ett tydligt ägarskap så saknas en tydlig och accepterad målbild i verksamheten av hur arbetet ska bedrivas för att samtliga utvalda och fastställda processer ska vara flödesoptimerade, dokumenterade och implementerade i slutet av 2018. Det finns ett stöd och intresse från det ansvariga departementet? (Ja) Internrevisionens bedömning är Socialdepartementet är intresserat av att LV arbetar med effektivisering av verksamheten och att regeringsuppdraget kring effektivisering är ett stöd i det arbetet.
Bedömning för revisionsfråga 5 Medarbetarnas kunskap och erfarenheter tas till vara? (Ja) Internrevisionens bedömning är att medarbetarnas kunskaper och erfarenheter har tagits tillvara i arbetet med värdeflödesanalyser. Bedömningen baseras på metoden som använts (workshops med deltagare från berörda verksamheter) samt att deltagarna varit till övervägande del positiva till arbetet som bedrivits. Myndigheten följer löpande upp resultat och nytta? (Nej) Internrevisionens bedömning är att resultatet av arbetet med värdeflödesanalyser samt optimering av processer inte har följts upp löpande. Nyttan av arbetet har heller inte följts upp löpande, vilket avspeglas i svaret på revisionsfråga fyra (dvs. det går inte att bedöma hur effektiviteten i processerna har förändrats).
Bedömning för revisionsfråga 5 Internrevisionens sammantagna bedömning är att det saknas viktiga pusselbitar i den interna styrningen och kontrollen för att LV ska kunna uppnå målet i strategiska planen, men att det även finns positiva inslag att bygga vidare på i det fortsatta arbetet.
Yttrande från verksamheten, beslutad av GD Förslag till fortsatt handlingsplan 1. Utse en samordnare som bör få ett sammanhållande ansvar för styrning och normering av: a. styrande handlingar där samordningsrollen lämpligen placeras vid GD-stab b. övriga handlingar (lathundar, arbetsinstruktioner etc.) bör placeras i kvalitetsrådet där ordföranden samordnar arbetet 2. Tydliggör kvalitetsrådets uppdrag och då lämpligen med att bli det naturliga stödet i processarbetet. 3. Fastställ (vid behov efter revidering) metodbeskrivningen för hur värdeflödesanalyser ska utföras, handboken för GÄP samt instruktionen för att skapa eller uppdatera processbeskrivningar. 4. Slutför arbetet med uppdatering av processkartan/lvks. Fastställ därefter vilka processer som ska beskrivas enligt GÄP och värdeflödesanalyseras, samt revidera tidsplanen för arbetet. Med beaktande av målen i LV:s strategiska karta bör arbetet vara slutfört senast under 2019.
Råd och stöd i anslutning till granskningen Ad hoc Ej spec. i revisionsplanen, men avstämd med GD. Bollplank till verksamheten Information/utbildning
Frågor?