Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(5) Dokument ID: 06-62747 Fastställandedatum: 2014-07-01 Upprättare: Ann-Christin A Bäckström Giltigt t.o.m.: 2018-07-01 Fastställare: Ann-Christin Bäckström Skyddade personuppgifter - PMO Innehåll Syfte och omfattning... 1 Allmänt... 1 Beskrivning... 1 Sekretessmarkering... 1 Faktura till patient med skyddade personuppgifter... 2 erecept till patient med skyddade personuppgifter... 2 Labbeställning och svar på patient med skyddade personuppgifter... 2 Remisshantering patient med skyddade personuppgifter... 3 Skicka post till patient med skyddade personuppgifter... 3 Kvarskrivning... 3 Faktura till patient med kvarskrivning... 4 Journal på patient med kvarskrivning... 4 erecept till patient med kvarskrivning... 4 Labbeställning och svar på patient med kvarskrivning... 4 Remisshantering patient med kvarskrivning... 5 Skicka post till patient med kvarskrivning... 5 Fingerade personuppgifter... 5 Patientens skydd upphör... 5 Syfte och omfattning Dokumentet beskriver hur personer med skyddade personuppgifter ska hanteras i PMO. Dokumentet omfattar alla berörda verksamheter inom Landstinget Gävleborg. Allmänt Normalt är personuppgifter i folkbokföringsregistret offentliga. Olika hotbilder kan leda till att en persons uppgifter måste skyddas. Tre olika nivåer av skyddade personuppgifter förekommer: 1. Sekretessmarkering 2. Kvarskrivning 3. Fingerade personuppgifter Beskrivning Sekretessmarkering Sekretessmarkering innebär att patient har skyddade personuppgifter. Dessa uppgifter erhålls automatiskt från befolkningsregistret. Följande uppgifter hämtas och presenteras (se bild): Patient-ID
Beskrivning 2(5) Födelsenummer Efternamn Förnamn Adress 1 Postnr/Ort OBS! Några övriga uppgifter än ovan angivna får Ej registreras då det kan röja patientens identitet. Det är ej heller tillåtet att registrera något i övriga flikar som finns under Ändra patientdata då även detta kan röja identiteten. Det är den skyddades ansvar att själv kontakta sjukvården. Faktura till patient med skyddade personuppgifter Stäm av att 99 är angivet i fälten Kod kommun och Kod län. Kassaregistrera sedan som vanligt. Dessa kassaposter hanteras sedan manuellt av Ekonomiservice, som sköter faktureringen. erecept till patient med skyddade personuppgifter Förskrivare kan skicka E-recept och skickas då till specifikt Apotek (Ej till Receptbrevlådan). Labbeställning och svar på patient med skyddade personuppgifter Hanteras som vanligt via Labbeställning och hantering i LabCenter.
Beskrivning 3(5) Remisshantering patient med skyddade personuppgifter Hanteras som vanligt. Mottagare av remiss skickar kallelse till patienten via Förmedlingsuppdrag, Skattekontoret 2, 801 73 Gävle. Skicka post till patient med skyddade personuppgifter För patient med sekretessmarkering ska meddelanden till patienten förmedlas via Förmedlingsuppdrag i Göteborg enligt följande: Information läggs i kuvert som försluts och förses med personens personnummer. Kuvertet ska vara försett med Landstingets logotyp och förvaltningsadress på kuvertfliken. Detta för att Förmedlingsuppdrag i händelse att den skyddade inte kan nås, ska kunna returnera försändelsen. Lägg kuvertet i ett nytt kuvert adresserat till Förmedlingsuppdrag på nedanstående adress: Förmedlingsuppdrag Box 2028 403 20 Göteborg Kvarskrivning Tillgrips då sekretessmarkering inte ger tillräckligt skydd. Innebär att personen är kvarskriven på sin gamla bostadsort, men bor på en helt annan ort. I PMO skall dessa patienter registreras som OIDENTIFIERAD med ett reservnummer. Skapa Reservnummer Oidentifierad i Reservnummersystemet med hjälp av den manual som finns tillgänglig i systemet. Markera hela reservnumret i Reservnummersystemet och välj att kopiera med kortkommando Ctrl+C. Gå sedan tillbaka till PMO välj Registrera ny Klistra in reservnumret med hjälp av kortkommando Ctrl+V. Viktigt att klistra in så att formatet bli rätt i fältet Patient-ID. Rätt format i fält Patient-ID är 1912121201M7 Om det skapade reservnumret registreras fel så visas en röd markering till vänster om fältet Patient-ID, Komplettera uppgifterna genom att fylla i följande: Markera Man eller Kvinna Efternamn: OIDENTIFIERAD Förnamn: OIDENTIFIERAD Adress 1: OIDENTIFIERAD
Beskrivning 4(5) Markera Skyddade personuppgifter OBS! Några övriga uppgifter får Ej registreras då det kan röja patientens identitet. Det är ej heller tillåtet att registrera något i övriga flikar som finns under Ändra patientdata då även detta kan röja identiteten. Det är den skyddades ansvar att själv kontakta sjukvården Faktura till patient med kvarskrivning Ej möjligt eftersom ingen post kan förmedlas. Journal på patient med kvarskrivning Journalhandlingar skall skrivas ut och ges till patienten direkt efter avslutad vårdkontakt för att underlätta den kvarskrivnes fortsatta kontakt med hälso- och sjukvården. erecept till patient med kvarskrivning Ej möjligt. Manuell hantering. Labbeställning och svar på patient med kvarskrivning Hanteras som vanligt via Labbeställning och hantering i LabCenter.
Beskrivning 5(5) Remisshantering patient med kvarskrivning Utfärda och skriv ut remiss som ges i handen till patienten som själv tar vidare kontakt. Skicka post till patient med kvarskrivning Ej möjligt. Informera patienten om att alltid själv ta kontakt med sjukvården då ingen post kan förmedlas. Fingerade personuppgifter Patienten lever under ny identitet och uppgifter erhålls automatiskt från befolkningsregistrerat. Patientens skydd upphör Uppgifter erhålls automatiskt från befolkningsregistrerat. Får ej hanteras manuellt.