ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal Revisionsrapport Offentlig sektor - kommuner och landsting KPMG AB 13 november 2013 Antal sidor: 9 Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Insamlad information 9.1 Styrande dokument 9.2 Nuläge hos tekniska avdelningen 10. Rutinernas ändamålsenlighet 10.1 Relationen mellan hyresvärd och hyresgäst 10.2 Organisationen hos kommunen 10.3 Faktorer som kan påverka hyresnivåerna 10.4 Faktorer som kan påverka kvalitén på lokalerna 1 2 2 3 3 3 3 3 3 3 4 6 6 6 6 7 Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 1. Sammanfattning Vi har av Kramfors kommunfullmäktiges ordförande och BAS 1 -nämndens ordförande, via kommunens revisorer, fått i uppdrag att granska rutinerna för hyresavtal vid BAS-förvaltningen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Bakgrunden till granskningen är att ansvariga bedömer att det finns en risk för att förvaltningen inte har tillräcklig kontroll över avtal med kommunens bostadsbolag Krambo Bostads AB (fortsättningsvis Krambo). Då det är fråga om ett stort antal hyresavtal som sammantaget uppgår till betydande belopp är det väsentligt att rutinerna fungerar ändamålsenligt. Syftet med granskningen är bland annat att bedöma om BAS-förvaltningen har kontroll över samtliga avtal med Krambo och dess innebörd. Vidare är syftet att bedöma om BASförvaltningens rutiner för hyresavtal är ändamålsenliga. Vår sammanfattande bedömning är att BAS-förvaltningen med stöd av tekniska avdelningen är på god väg att få kontroll över sina hyresavtal. En hel del arbete återstår dock hos den tekniska avdelningen. Eftersom man dessutom är beroende av åtgärder som måste vidtas från hyresvärden Krambos sida är det svårt för oss att bedöma när tillräcklig kontroll kan komma att uppnås. I nuläget bedömer vi att kontrollen över hyresavtalen och ändamålsenligheten i rutinerna måste förbättras. Baserat på vår granskning har vi i övrigt gjort följande rekommendationer: iakttagelser och lämnat följande BAS-förvaltningens hyresavtalsregister hos tekniska avdelningen är ännu inte komplett och vissa avvikelser finns jämfört med information från Krambo (se p.9.2). Ingen rutin för påminnelser/bevakning av uppsägningstider finns (se p.9.2). Det finns ännu ingen rutin för åtkomst till hyresavtalsregistret för förvaltningarna och inte heller finns någon rutin för löpande uppdatering av registret (se p.9.2). Det finns ett antal grundläggande brister i hyresavtalens utformning som hyresvärden måste åtgärda. Vi syftar då på avsaknad av ritningar, gränsdragningslistor, städinstruktioner och vaktmästarinstruktioner (se p.9.2). Vi rekommenderar att kommunen överväger om nuvarande organisation av lokalsamordningen är ändamålsenlig. Vår bedömning är att renodling av rollerna lokalsamordning och teknisk förvaltning kan medföra fördelar (se p.10.2). För att undvika alltför höga hyresnivåer och för att säkerställa kvalitén på de hyrda lokalerna rekommenderar vi att rutiner för att i förväg begära indikativ hyra införs (se p.10.3 och 10.4). 1 Bistånds- arbetsmarknads och sociala serviceförvaltningen Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Kramfors kommunfullmäktiges ordförande och BAS 2 -nämndens ordförande, via kommunens revisorer, fått i uppdrag att granska rutinerna för hyresavtal vid BAS-förvaltningen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Bakgrunden till granskningen är att ansvariga bedömer att det finns en risk för att förvaltningen inte har tillräcklig kontroll över avtal med kommunens bostadsbolag Krambo Bostads AB (fortsättningsvis Krambo). Då det är fråga om ett stort antal hyresavtal som sammantaget uppgår till betydande belopp är det väsentligt att rutinerna fungerar ändamålsenligt. Syftet med granskningen är att bedöma om BAS-förvaltningen har kontroll över samtliga avtal med Krambo och dess innebörd. I vår projektplan för granskningen angavs vidare: Vi kommer att utifrån Krambos avtalsregister förteckna samtliga avtal med BAS-förvaltningen. Förteckningen ska omfatta objekt, vad som ingår i hyresavtalet, avtalstid, uppsägningstid, hyresnivå (kr/kvm), utformning av index samt vem som undertecknat avtalet. Vi kommer därefter att bedöma: om om om om motsvarande avtal finns förtecknade i BAS-förvaltningens/kommunens avtalsregister. uppsägning har skett i tid. om index har räknats upp utifrån avtalet på ett korrekt sätt (bedömning via ett stickprov). avtalen har tecknats av behörig från BAS-förvaltningen/nämnden. Vi kommer även beträffande Gläntan kartlägga vilka kostnader som ingår i underlaget för hyran. I uppdraget ingår även en bedömning av förbehållsbeloppet i förhållande till hyran. Syftet med granskningen är också att bedöma om BAS-förvaltningens rutiner för hyresavtal är ändamålsenliga. De ovan redovisade åtgärderna har under granskningsarbetet modifierats något eftersom förutsättningarna ändrats då tekniska avdelningen ska samordna kommunens samtliga hyresavtal. Förutsättningarna har även i övrigt varit annorlunda än de vi hade förväntat oss. Detta gäller bland annat det faktum att avtalsregistret vid den tekniska avdelningen inte blivit färdigställt inom beräknad tid och att det inte heller innehåller komplett information. Avrapporteringen av vår granskning har som en följd av detta också försenats. 2 Bistånds- arbetsmarknads och sociala serviceförvaltningen Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 4. Avgränsning Granskningen avser BAS-nämnden och i viss utsträckning kommunstyrelsens tekniska avdelning. Däremot omfattas inte Krambo på annat sätt än att vi från Krambo begärt in viss information om befintliga hyresavtal med BAS-nämnden. Hyresavtal avseende parkeringar har inte granskats. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Interna regelverk och policys 6. Ansvarig nämnd Granskningen avser BAS-nämnden och i viss utsträckning kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Anders Näslund, lokalsamordnare vid tekniska avdelningen och av Anna Stina Fors Sjödin, förvaltningschef vid BAS-förvaltningen. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Tommy Eriksson, auktoriserad revisor och certifierad kommunal revisor. 9. Insamlad information Granskningsarbetet inleddes med en träff i maj 2013 mellan undertecknad, revisionens ordförande och vice ordförande med lokalsamordnaren vid tekniska avdelningen. Syftet med träffen var att erhålla en bakgrund och att bedöma det dåvarande nuläget i arbetet med lokalsamordningen. 9.1 Styrande dokument Riktlinje lokalsamordning av 2011-03-16 Enligt en tjänsteskrivelse från kommunledningsförvaltningen med rubriken Riktlinje - lokalsamordning (se bilaga 1) föreslog kommunchefen med nedanstående rubriker ett antal åtgärder för att samordna kommunens lokaler. Beslut i enlighet med förslaget fattades därefter 2011-04-12 av kommunstyrelsen. Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 Ansvar och organisation o o Tekniska kontoret (benämns numera tekniska avdelningen) ska ha ansvaret för samordningen av kommunens lokaler. Tekniska kontoret skall hålla en tjänst som fastighetsingenjör (lokalsamordnare) för uppdraget. Avtal o I dokumentet beskrivs även vad som skall gälla för avtal och hyreskontrakt och hur de ska hanteras. Detta innefattar bland annat att hyreskontrakten i original ska hållas ordnade av tekniska kontoret och kopior ska distribueras till hyresgästerna. Lokalutnyttjande Underhåll/Förändringar Investeringar Nya lokaler Vår kommentar Som vi uppfattat det anställdes efter detta beslut den nuvarande lokalsamordnaren på tekniska avdelningen (han har idag varit anställd i ca två år). Uppdrag till lokalsamordnaren av 2013-01-30 Enligt en kopia på ett utkast till dokument benämnt Uppdrag (se bilaga 2) hade det under 2012 varit en del problem med bl.a. BAS-förvaltningens lokaler. Kommunchefen lämnade därför ett tydligt skriftligt uppdrag till lokalsamordnaren. Under rubriken uppdragsbeskrivning anges följande: Genomför en översyn som syftar till att skapa bättre förutsättningar för kommunens verksamheter att hantera lokalfrågor i vid bemärkelse. Uppdraget skulle slutredovisas 2013-05- 27 till kommunens ledningsgrupp. Kommentar Vi har frågat lokalsamordnaren vad som är skillnaden mellan de båda dokumenten, bilaga 1 respektive bilaga 2. Han bekräftar vår tolkning att de i allt väsentligt säger samma sak. Det var dock enligt lokalsamordnaren så att hans arbete initialt inte var möjligt att genomföra fullt ut i enlighet med riktlinjerna från 2011 bland annat eftersom samtliga hyresavtal inte fanns på tekniska avdelningen. Det var dessutom så att ett antal andra rutiner inte fungerade. 9.2 Nuläge hos tekniska avdelningen Baserat på våra intervjuer och övrig erhållen information, från lokalsamordnaren och från Krambo, har vi gjort följande iakttagelser: Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 Ett arbete pågick i maj 2013 på tekniska avdelningen med att förteckna samtliga hyresavtal, avseende BAS-förvaltningen men även andra förvaltningar. Arbetet var planerat att vara klart i slutet av juni men det blev fördröjt. I slutet av oktober fick vi del av hyresavtalsregistret avseende BAS-förvaltningens hyresavtal (se bilaga 3). Det är upprättat i Excel och innehåller länkar till kopior på hyresavtalen. Dessutom har tre pärmar upprättats (se bilaga 4) som innehåller de fysiska dokumenten. Samtliga originalavtal har inte kunnat påträffas men däremot finns enligt uppgift (med ett undantag) alltid kopior på de undertecknade avtalen. Avsikten är enligt lokalsamordnaren att hyresavtalsregistret ska vara tillgängligt för samtliga förvaltningar. Vi har bland annat noterat att: o o o o Hyresavtalsregistret i nuläget saknar uppgift om aktuell årshyra per avtal och därmed även uppgiften om hyra per kvadratmeter. Hyresavtalsregistret anger vilken avtalstid och vilken uppsägningstid som gäller för respektive avtal vilket är bra. Det finns dock ännu ingen rutin på plats som påminner/säkerställer att uppsägningstiderna bevakas. Det finns vissa differenser, bland annat avseende ytor, mellan tekniska avdelningens register och den förteckning vi fått från Krambo. Det finns i nuläget ingen rutin på plats för löpande uppdatering av hyresavtalsregistret. Vi har i våra diskussioner med lokalsamordnaren vidare noterat att det finns ett antal grundläggande brister i hyresavtalens utformning. Vi syftar då på följande: o o o Ritningar saknas i de flesta fall till hyresavtalen. Detta är en väsentlig brist, särskilt i samband med förändringar av lokalbehov etc. Enligt uppgift pågår för närvarande ett arbete hos Krambo med att via CAD skapa möjlighet att få fram ritningar. Gränsdragningslistor saknas i de flesta fall till hyresavtalen. Det finns idag ett utkast till standardiserad gränsdragningslista som är ett resultat av förhandlingar mellan lokalsamordnaren och Krambo. Enligt uppgift är det tänkt att ett avtal skall skrivas som reglerar vilka av de befintliga hyresavtalen som omfattas av den aktuella gränsdragningslistan. Städinstruktion (inklusive angivna städytor) och Vaktmästarinstruktion finns inte heller som bilagor till hyresavtalen. Kommentar Som framgår av ovanstående redovisning är lokalsamordnarens uppdrag (se bilaga 2) ännu inte helt slutfört. Vi noterar dock också att en hel del av det som saknas är handlingar som hyresvärden, Krambo, bör vara den part som ska tillhandahålla. Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 10. Rutinernas ändamålsenlighet Kritik har framförts från BAS-förvaltningen om att nuvarande hyresavtal med Krambo alltför ofta medför för höga hyror och dessutom inte sällan bristande kvalitet. Enligt vår bedömning kan rutinernas ändamålsenlighet påverka såväl priset som kvalitén på de hyrda lokalerna. Baserat på vår granskning gör vi följande bedömningar avseende rutinernas ändamålsenlighet: 10.1 Relationen mellan hyresvärd och hyresgäst På det sätt som vi tolkar att rutinerna har fungerat förefaller det som om hyresvärden (Krambo) historiskt alltför ofta saknat en företrädare med fastighetskompetens för hyresgästen (i detta fall BAS-förvaltningen) att diskutera och förhandla med. Vi ser därför positivt på inrättandet av lokalsamordnarens funktion. Detta gäller särskilt som hyresgästen som vi tolkar det ofta saknar andra lokalalternativ än de som Krambo erbjuder. En sådan situation medför normalt att det inte uppstår tillräcklig konkurrens vilket kan påverka prisnivån. 10.2 Organisationen hos kommunen Baserat på våra intervjuer och vår granskning bedömer vi att lokalsamordnaren idag har en hög arbetsbelastning. Detta gäller särskilt som han inte bara arbetar med kommunens lokalsamordning utan också samtidigt med den tekniska förvaltningen av kommunens lokaler. Rekommendation Vi rekommenderar att kommunstyrelsen överväger om nuvarande organisation är ändamålsenlig. Enligt vår bedömning kan det sannolikt finnas fördelar med att renodla rollerna avseende lokalsamordning respektive teknisk förvaltning. 10.3 Faktorer som kan påverka hyresnivåerna Uppgift om indikativ hyra bör begäras av BAS-förvaltningen Det är enligt vår uppfattning normal praxis att en hyresvärd i förväg under förhandlingarna när en lokal ska hyras ut ombeds lämna en uppgift om vilken hyresnivå som beräknas komma att gälla t.ex. efter en genomförd nyproduktion, ombyggnation eller renovering av en lokal. Denna modell förefaller inte ha tillämpats mellan BAS-förvaltningen och Krambo. Incitament att hålla budget hos hyresvärden Som framgår ovan har rutinen att i förväg begära och lämna en indikativ hyra inte funnits mellan förvaltningen och Krambo. En konsekvens av detta är enligt vår bedömning att Krambo, när BAS-förvaltningen är aktuell som hyresgäst, får alltför svaga incitament att hålla budget för t.ex. en ombyggnation. Nuvarande modell innebär att Krambo helt enkelt baserat på självkostnaden kan räkna fram en hyra som ger dem full kostnadstäckning, oavsett hyresnivån för hyresgästen. Detta gäller enligt uppgift t.ex. för Gläntan. Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6
ABCD Kramfors kommun BAS-förvaltningens hyresavtal 2013-11-13 Rekommendation Vi rekommenderar tekniska avdelningen och BAS-förvaltningen att i samband med förhandlingar om nya lokaler (nyproduktion, ombyggnation eller renovering) alltid begära en skriftligt undertecknad uppgift om en indikativ hyra av den aktuella hyresvärden. Därigenom säkerställs att förvaltningens budget för lokalhyran kan hållas. Dessutom uppnås fördelen hos hyresvärden att kostnadsmedvetenheten och effektiviteten normalt ökar. Hur går hyressättningen till när förbehållsbeloppet naggas i kanten? Rubricerade fråga var vi särskilt ombedda att besvara via denna granskning. Vi bedömer att svaret på frågan om varför hyresnivån blir som den blir framgår ovan eftersom rutinens utformning/bristen på incitament kan medföra högre hyresnivåer än vad som förväntas av hyresgästen. Hur hyran kan påverka omvårdnadsavgifter och förbehållsbelopp framgår av bilagorna 5 och 6. Vi noterar särskilt vad som anges i bilagan 6 om höjningen av den faktiska hyran med 25 % from 2012-02-01. Såvitt vi förstår beror höjningen på kommunfullmäktiges beslut om att bl.a. del av gemensamhetsutrymmen ska ingå. 10.4 Faktorer som kan påverka kvalitén på lokalerna Organisationen hos kommunen se ovan Genom att som vi rekommenderat överväga att renodla lokalsamordnarens roll bedömer vi också att det skulle finnas mer tid till att stödja förvaltningen i deras ambitioner att höja kvalitén på de hyrda lokalerna. Uppgift om indikativ hyra se ovan Genom att som vi rekommenderat införa en rutin med indikativ hyra följer också kravet på att i förväg noggrant planera vilka åtgärder som ska genomföras inklusive vilken kvalitet som ska uppnås i den aktuella lokalen. Detta är förstås en viktig uppgift som både hyresgäst och hyresvärd med denna rutin tvingas prioritera. Möjligen kan också en sådan rutin stimulera förvaltningen till att söka andra lokalalternativ hos andra hyresvärdar än Krambo. KPMG, dag som ovan Tommy Eriksson Auktoriserad revisor & Certifierad kommunal revisor Rapport BAS-förvaltningens hyresavtal 20131113.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7