Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA). Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Från ITPS: IT-chef, inlånad från ITPS, (del av tid) Från RA: Maria Nordström Jarnryd, arkivarie SAMMANFATTNING Riksarkivet (RA) har besökt SIKA för att inspektera arkivvården. Inspektionen är delvis en uppföljning av den oanmälda inspektionen år 2004, dnr RA 231-2004/2015. SIKA var då placerad i Stockholm. Sedan flytten till Östersund har all personal bytts ut. FÖRELÄGGANDEN RA konstaterar att arkivredovisningen vid myndigheten inte är helt tillfredsställande. Följande åtgärder skall vidtagas och redovisas till RA senast den 31 mars 2009. - Uppdatera arkivförteckningen enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 ändr. 1997:4 med ekonomihandlingar. - Färdigställa en plan för långtidslagring av ADB enligt RA-FS 2003:2. - Färdigställa en förteckning över ADB-register enligt 15 kap 11 i sekretesslagen. - Upprätta ett tillämpningsbeslut för RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration. 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom SIKA finns kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Efter RA:s inspektion kommer registrator att utses till arkivansvarig genom ett myndighetsbeslut. Registrator kommer ej att ha budget- eller personalansvar. Arkiv och
Inspektionsrapport 2(5) registratur är placerade på den administrativa avdelningen. Myndigheten kommer att hyra in en arkivarie från Länsstyrelsen vid behov. IT-chefen har ansvaret för bevarande av den digitala informationen. SIKA lånar in IT-chefen från en annan myndighet en dag i veckan. Inventering pågår för att planera för långtidslagring av ADB enligt RA-FS 2003:2, 5 kap., 1 2. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningen och arkivbeskrivningen görs av registrator. Hon känner till arkivredovisningen, vet var den finns och kan presentera den. Vid semester etc. kan ekonomihandläggaren och administrativa chefen göra detta. Ekonomihandläggaren vikarierar som registrator vid behov. Vid upphandling av skrivare, kopiatorer och annan skrivmateriel använder sig SIKA av ramavtal. De större förändringar som väntas ske på SIKA är att regeringen kommer att lägga en proposition i mars 2009 angående eventuella myndighetsnedläggningar och skapande av nya myndigheter. Kanske kommer SIKA att ingå i en större transportmyndighet. På SIKA går man mot att arbeta i processer och intresset finns för att arkivredovisa enligt det nya redovisningssättet. Myndigheten ska byta sitt diarium mot ett ärendehanteringssystem, W3D3. Vilket bl.a. leder till att D/D-planen tas bort. SIKA ser inget behov av att leverera arkiv till arkivmyndighet i samband med detta. 2 STYRDOKUMENT SIKA har en delegationsordning, men där ingår inte arkivvård. Befattningsbeskrivningar finns ej på myndigheten. Verksamhetsplan för arkivvården finns ej. D/D-plan finns som är från år 2001. Den kommer att tas bort när det nya ärendehanteringssystemet tas i bruk. Dokumenthanteringsplan finns. Den är från år 1999 och ska göras om. Det finns instruktioner för arkivering och registrering. Rutiner för elektronisk post och personadresserad post finns. E-posten skrivs ut på papper. Det fungerar ganska bra enligt uppgift. Styrdokumenten har fastställts genom beslutsprotokoll. Dessa dokument är under uppdatering. Detta sker som tidigare nämnts i samband med införande av ett nytt ärendehanteringssystem. Dokument gällande arkiv och registratur läggs ut på myndighetens intranät. Denna typ av dokument revideras i styrgruppen. 3 ARKIVBILDNING Vid SIKA diarieförs de inkomna och upprättade handlingarna i det ADB-baserade diarieföringssystemet ÄHS. Efter diarieföring läggs originalhandlingarna i mappar och lämnas till handläggarna. Inga undantag från registreringsskyldigheten finns. Myndigheten har haft samma diarium sedan start. I samband med att SIKA går över till W3D3 är det meningen att handläggarna själva ska fylla i åtgärder. Men det är bara registrator, eller hennes ersättare, som ska kunna lägga upp nya ärenden. I och med att W3D3 införs kommer man att kunna gå direkt in i systemet och upprätta handlingar i elektronisk form.
Inspektionsrapport 3(5) SIKA:s kärnprocesser är att samla in statistik, göra analyser, utreda, utveckla samt skriva rapporter. Det mesta av handlingarna i kärnprocesserna registreras i diariet. Rapporter och statistik har egna serier i arkivredovisningen. Handlingar som rör framställningen av rapporter och statistik registreras i diariet. Ärendena rensas innan arkivering. Detta ska göras av handläggaren och en särskild checklista för ändamålet har tagits fram. I verkligheten sköts rensningen av registrator. Tillämpningsbeslut för Riksarkivets föreskrifter gällande gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt 1997:6) finns. Gallringen utförs av registrator. Diarieförda handlingar arkiveras på dossiernummer och inom varje dossier på löpnummer. Dossiéerna avställs årsvis. Dubbel diarieföring förekommer inte på SIKA. Andra ADB-baserade system vid myndigheten är lönesystemet Palasso, ekonomisystemet Agresso, tidsredovisningssystemet Saturnus samt ett system för statistik. Personalen vid SIKA vet vilka handlingar som utgör allmän handling. I dagsläget finns det bara pappersakter på myndigheten. Originalfakturorna skannas i Hackås och där förvaras de i tio år. SIKA har ett avtal med Kammarkollegiet gällande vissa tjänster. 4 FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR En förteckning över ADB-register enligt 15 kap 11 i sekretesslagen är under utarbetande. SIKA delar inte några system med andra myndigheter. Institutet tillämpar en systemförvaltningsmodell som är hemmagjord. I den finns ansvariga personer utsedda. I dagsläget samlas uppgifter in gällande systemavveckling och långtidslagring som ska tillföras systemförvaltningsmodellen. Uppgifter om rutiner ska också tillföras i enlighet med RA-FS 1997:4, kap. 4. Rutiner för back-up finns. Back-up görs dagligen och veckovisa bevaras på hårddisk samt på magnetband. Grannmyndigheten ITPS och SIKA förvarar varandras magnetband som en extra säkerhetsåtgärd. Arbete pågår med en modell för IT-säkerhet enligt RA-FS 2003:2. En version av hemsidan från tiden före 2007 (dvs. då myndigheten låg i Stockholm) finns bevarad på CD-skiva. Idag ligger hemsidan på entreprenad, men det är SIKA:s informationsenhet som lägger ut uppgifter på hemsidan. Handlingar har bytt lagringsenhet från hårddiskserver till diskkabinett. Vid SIKA anser man att hantering, förvaring och vård av arkivhandlingar fungerar bra. Vid köp av skrivmateriel använder sig SIKA av avropsavtal. Leverantörsförsäkran gällande papper finns inte utan man förlitar sig på avropsavtal och företagens muntliga försäkringar.
Inspektionsrapport 4(5) Inga handlingar binds in. Aktomslag används. Arkivboxar enligt SS 62 81 07 används. De är väl fyllda. Boxarna är märkta med myndighetens namn och volymsignum. Texten är skriven direkt på boxarna. RA informerade om att etiketter måste sättas dit innan leverans till arkivmyndighet. SIKA har inte inkomna eller upprättade ljud- och bildupptagningar. Inte heller fotografier, mikrofilm, kartor eller ritningar finns. 5 GALLRING SIKA har en myndighetsspecifik föreskrift, RA-MS 2002:59. Tillämpningsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6) finns. Forskningshandlingar och EU-handlingar finns inte på myndigheten. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas. Tillämpningsbeslut för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, finns. För RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration finns inte något tillämpningsbeslut. Fristen Vid inaktualitet förekommer. För t.ex. föredragningslistor innebär det att de får gallras så fort protokollet är färdigställt. SIKA har haft en arkivkonsult som har verkställt gallringen. Ekonomihandläggarna gallrar själva. Det finns ännu ingen rutin för att fortlöpande pröva gallring. SIKA kommer att sända en framställan till RA om att få gallra statistikunderlag. 6 ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning SIKA har upprättat en arkivbeskrivning. Den uppdaterades i augusti 2008. Sambandet mellan myndighetens uppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag klargörs. Sökingångar till myndighetens arkiv finns med men arkivförteckningen ska läggas till som sökväg. Arkivförteckning Allmänna arkivschemat tillämpas. Det finns en arkivförteckning. Alla arkivhandlingar redovisas oavsett typ av media. Räkenskaper redovisas bara i innehållsförteckningen. De ska även redovisas på ett förteckningsblad. Arkivexemplar av utgivna publikationer arkiveras. Gallringsbara räkenskaper redovisas som U-serier. Övriga gallringsbara handlingar redovisas i gallringsbesluten. Arkivförteckningen har en eftersläpning på två gällande diarieförda handlingar, vilket är helt godtagbart. Funktionskontroll utfördes och det går att följa ett ärende från diariet, via arkivförteckningen och att finna det i arkivboxen. 7 ARKIVLOKALER SIKA hyr arkivlokal av Folkhälsoinstitutet. Lokalen utgör slutarkiv. Avseende yttre faktorer är arkivlokalens läge lämpligt. Det tycks inte finnas några uppenbara riskfaktorer i lokalens närhet. Inte heller i angränsande utrymmen finns några uppenbara risker. På samma våningsplan ligger Folkhälsoinstitutets arkiv. Ovanpå ligger en reception. Arkivlokalen ligger inom Folkhälsoinstitutets skalskydd. Registrator och ekonomihandläggaren har behörighet till arkivlokalen. SIKA hade ingen ritning över arkivlokalen att visa upp för RA.
Inspektionsrapport 5(5) Dörren till arkivlokalen är stängd när ingen är där. Arkivets dörr uppfyller EI 60, vilket inte uppfyller föreskrifterna på området, RA-FS 1997:3. Ventiler, ventilationsdon eller ventilationskanaler tycks inte finnas i lokalen. Någon form av ledningar finns i arkivet. Vilken sorts klargjordes inte vid inspektionen. Fuktlarm finns ej. Däremot finns brandlarm. Inga lysrör stod och blinkade vid besöket. Armaturen är inkapslad. Kontroll av temperatur och relativ luftfuktighet gjordes inte vid inspektionen. Nedersta hyllplanet tycks vara mer än 150 mm över golvet. Inga handlingar förvaras direkt på golvet. Dokumentskåp finns hos registrator, där förvaras handlingar i fem år. Inga handlingar vid SIKA förvaras i skyddsrum. Stockholm den 4 november 2008 Riksarkivet Maria Nordström Jarnryd Arkivarie