Lathund Periodisering av kostnader och intäkter
Allmänt om periodisering Inom redovisning innebär ordet periodisering att intäkter och kostnader ska fördelas till de perioder de hör till. Endast de kostnader och intäkter som hör till räkenskapsåret ska påverka årets resultat. Intäkter och kostnader som hör till kommande räkenskapsår måste därför periodiseras, och bokföras som tillgångar respektive skulder i bokslutet. Periodisering ska göras för kund- och leverantörsfakturor med fakturabelopp över kr 50 000 (exkl. moms). Periodisering handlar absolut inte om när fakturan ska betalas. Fakturans förfallodag är helt oväsentlig för periodiseringen. Kostnader När ni konterar leverantörsfakturan, kontrollera att kostnaderna gäller det gångna halvåret (delårsbokslut) eller året (helårsbokslut). Om kostnaden avser delvis det gångna halvåret/året och delvis det nya halvåret/året, måste den delen som gäller det nya halvåret/året periodiseras. Om kostnaden avser helt och hållet det nya året, måste hela beloppet periodiseras. Fyll i en bokföringsorder och maila denna till Ekonomiavdelningen senast 3/1 2018 samt skicka originalet (undertecknad av prefekt/motsvarande) med internposten. Bifoga kopior på leverantörsfakturor. Exempel 1: Leverantörsfaktura gällande datalicens. Leverantörsfakturan har fakturadatum 2017-09-23 och FF-dag är den 2017-10-23. Löptiden för datalicensen är 2017-10-29 2018-10-28. Kostnaden är kr 240 000. Fakturan konteras enligt följande i leverantörsfakturaportalen (för enkelhetens skull tar vi bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen) per den 23/9-2017: Konto Text Debet 572* Datatjänster Kr 240 000 Kostnaden avser 2 månader under 2017 och 10 månader under 2018. Därför behöver fakturan periodiseras så att inte hela kostnaden belastar år 2017.
Periodiseringen blir enligt följande per den 31/12-2017: D/K Konto Text Belopp Debet 16** Övriga förutbetalda kostnader Kr 200 000 Kredit 5799 Periodisering köp av tjänst Kr 200 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2018 av Ekonomiavdelningen. På samma sätt hanteras fakturor gällande prenumerationer, köp av tjänst och liknande. Exempel 2: Leverantörsfakturor gällande hyror januari (kr 500 000), februari (kr 500 000) och mars (kr 500 000). Leverantörsfakturorna har fakturadatum 2017-11-30. FF-dag för hyra januari = 2017-12-30, FF-dag för hyra februari = 2018-01-29. FF-dag för hyra mars = 2018-02-29. Samtliga fakturor konteras enligt följande i leverantörsfakturaportalen (för enkelhetens skull ta r vi bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen) per den 30/11-2017: Ver.datum Konto Text Debet Lokalhyra jan Lokalhyra feb Lokalhyra mars Periodiseringen av lokalhyran blir enligt följande per den 31/12-2017: D/K Konto Text Belopp Debet 161* Förutbetalda hyreskostnader Kr 1 500 000 Kredit 5019 Periodisering lokalhyror Kr 1 500 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2018 av Ekonomiavdelningen.
Intäkter Kontrollera att intäkterna gäller 2017. Om intäkten avser 2018, dvs. vi förskottsfakturerar kunden, måste hela beloppet periodiseras. Fyll i en bokföringsorder och maila denna till Controllern på Ekonomiavdelningen senast 3/1 2018 samt skicka originalet med internposten. Bifoga kopior på kundfakturor. Exempel A: Fakturor av studieavgifter avseende vårterminen 2018 utfärdas november-december 2017. Fakturorna konteras enligt följande under december månad (för enkelhetens skull tar vi bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen): Debet 15** Kundfordringar Kr 70 000 Kredit 3190 Intäkter studieavgifter Kr 70 000 Periodiseringen blir enligt följande per den 31/12-2017: Debet 3219 Periodiserade intäkter, utomstatliga Kr 70 000 Kredit 2776 Förutbetalda intäkter, utomstatliga Kr 70 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2018 av Controllern på Ekonomiavdelningen. Exempel B: Fakturering gällande uthyrning av lokaler januari 2018. Fakturadatum 30/11-2017, FF-dag 30/12-2017. Fakturan konteras enligt följande per den 30/11-2017 (för enkelhetens skull tar vi bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen): Debet 15** Kundfordringar Kr 50 000 Kredit 3312 Uthyrning lokal, utomstatliga Kr 50 000
Periodiseringen blir enligt följande per den 31/12-2017: Debet 3319 Periodiserade lokaler, utomstatliga Kr 50 000 Kredit 2776 Förutbetalda intäkter, utomstatliga Kr 50 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2018 av Controllern på Ekonomiavdelningen. Vid frågor hör gärna av dig till: Gabriele Nilsson gabriele.nilsson@su.se Tel: 08-16 3674 Daniel Johansson daniel.johansson@su.se Tel: 08-16 2066 Ekonomihandläggare, Ekonomiavdelningen