10 december 2013 Protokoll Styrgruppsmöte 4 december 2013 GR Göteborg, 13.00-15.00 Beslutande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsenhet Daniel Eek, Göteborgs stad Monica Dahlberg, Göteborgsregionens Kommunalförbund (GR) Leif Schöndell Borås stad/sjuhärads kommunalförbund Johan Stern, Lidköping, Grästorp, Götene/Skaraborgs kommunalförbund Martin Gustafsson, Uddevalla kommun/fyrbodals kommunalförbund Övriga deltagande Lasse Lind, projektledare Anna Malmros, projektledare 1. Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs, efter tillägg av några övriga frågor (punkt 8-10 i detta protokoll). Monica Dahlberg utses att jämte ordföranden justera protokollet. 2. Ny styrgruppsmedlem Daniel Eek, Göteborgs miljöförvaltning, hälsas välkommen i styrgruppen. Daniel efterträder Per Kaarle som representant för miljöcheferna i GR-området. 3. Ekonomin inför årsskiftet och resurser 2014 a. Föra över överskott till nästa år? Frågan gäller möjligheten att föra över överskott från ett år till ett annat, d.v.s. när budgetramen inte uppnåtts vilket blir fallet i år. Frågan har uppkommit främst på grund av överskottet från länsmötet för livsmedelsinspektörer i september, och om det skulle kunna användas för motsvarande möten nästa år. 1 (5)
MVG:s styrdokument och verksamhetsplan säger inget uttryckligen om detta. Däremot sägs i brevet från styrgruppen till kommunförbunden 20 mars 2012 med förslag om utökad finansiering: Om MVG får lägre utgifter ett år än beräknat, eller intäkter utöver huvudmännens bidrag (handlar främst om överskott från kurser), blir kommunförbundens faktiska bidrag lägre än det man maximalt åtagit sig. Detta är också i enlighet med de rutiner som tillämpats tidigare år. Beslut MVG ska hålla fast vid principen att inte överföra pengar från ett år till ett annat. Länsmötena för livsmedelsinspektörer får finansieras med deltagaravgifter, men blir det bara obetydliga kostnader för t.ex. kaffe kan det från fall till fall avgöras om de kan betalas av MVG. b. Avstämning inför årsskiftet och debitering av huvudmannabidrag I anslutning till ett telefonmöte med styrgruppen 22 oktober redovisades en ekonomirapport med resultat till och med augusti och prognos för hela året. Prognosen pekade på att bara 87 % av huvudmannabidragen enligt budget behöver utnyttjas. Någon ny rapport har inte gjorts nu, det har inte bedömts nödvändigt eftersom inga stora avvikelser har skett i förhållande till den nämnda prognosen. Däremot behöver en närmare avstämning göras nu inför debiteringen av huvudmannabidrag. Beslut Styrgruppen uppdrar åt projektledarna att, med stöd av Länsstyrelsen, göra avstämningen och se till att huvudmännen faktureras sina bidrag till MVG för 2013 så tidigt som möjligt under december. c. Projektledarresurs för livsmedel Frågan har ställts om projektledarresursen särskilt för livsmedel kan ökas från nuvarande ca 10% av en tjänst. Detta bekostas av Veterinär- och djurskyddsenheten vid sidan av MVG:s budget. Besked har inkommit från Veterinär- och djurskyddsenheten att man avsätter 35 persondagar 2014, mot 25 under 2013. d. Projektledarresurser i övrigt under 2014 Ulrika redovisar att avtalet med Lasse Lind fortsätter under 2014, men med (enligt önskemål från Lasse) 100 timmar mindre tid (cirka 1000 timmar mot i år 1100 timmar). Länsstyrelsen fyller upp med projektledare så det totalt blir samma projektledarresurs som i år. Fördelningen mellan Anna Malmros och Cecilia Lunder är inte bestämd och avgörs bland annat av hur mycket arbete med rapportering m.m. efter Tillsynsutveckling Väst (TUV) som Cecilia måste sköta. Till och med februari är det dock klart att Anna fortsätter att helt vikariera för Cecilia som projektledare i MVG. 2 (5)
4. Rapport från projektledarträffen i Umeå 26-27 november Lasse och Anna deltog på träffen för projektledare i alla miljösamverkan (både regionala som MVG och Miljösamverkan Sverige) i Umeå 26-27 november med Miljösamverkan Västerbotten som värd. Alla utom Miljösamverkan Södermanland och Miljösamverkan Värmland var representerade. I korthet följande redovisade Anna och Lasse från träffen: Senast tillkomna miljösamverkan är Miljösamverkan Västernorrland som startade i våras, och vi fick nu besked om att Miljösamverkan Norrbotten kommer att starta på nyåret. Den första delen av träffen ägnades åt användning av sociala media samt teknik och möjligheter att använda film och att webbsända kurser med mera. Vi vet att det finns intresse i vårt län för att kunna delta på distans om vi kan ordna seminariedagar som webbinarier eller liknande, och här fick vi nu en hel del idéer och inblickar i hur det skulle kunna göras. Att samarbeta flera miljösamverkan om samma projekt talade vi en del. Den allmänna meningen var att det framförallt bör handla om att hjälpas åt/fördela arbete med att ta fram underlag, kanske inte så mycket att direkt genomföra projekten tillsammans. Samarbete om utbildningar/seminarier var också något som framhölls som vi borde kunna göra mer. För att öka förutsättningarna för att samarbeten blir av bestämdes att vi ska uppdatera och komplettera information om arbetssätt, aktuella projekt, genomförda kurser med mera i de olika miljösamverkan. Aktualitetsgranskning, om/hur vi kan hjälpa varandra med det diskuterades också. Flera har, som MVG, problem med eftersläpning men en önskan att få en bättre uppdatering av handledningar, informationsmaterial med mera. En del av detta bör vi kunna samverka om. Som ett första steg bestämdes att sammanställa listor över vad man i respektive miljösamverkan vill prioritera att uppdatera. Utifrån det kan förhoppningsvis sedan samarbeten inledas i en del uppdateringsarbeten. 5. Uppföljning av gemensamma mötet med arbetsgruppen 8 november Anteckningarna från mötet har gått ut tidigare (de finns på styrgruppens grupparbetsplats). Alla är överens om att det var ett bra och viktigt möte, och nu diskuterades vidare utifrån det. Bland annat följande framfördes: Viktigt att styrgruppen har ett helhetsgrepp och ansvar för hela arbetsområdet, och kan lyfta besvärliga frågor som kanske annars inte kommer upp i miljökontorens verksamhetsplanering (ett exempel på där det gjorts är vattenförvaltningsprojektet). Hur (tillsynens syfte, myndighetens roll) kontra vad (vägledning i sakfrågor, vilket är vad MVG mest handlat om) är det som det behöver arbetas med, och att hitta bra sätt att sammanfoga de båda. Betona alltid anledningen till varför vi gör det vi gör, och vart vi vill nå. Miljöcheferna är viktiga för ett få ett enhetligt arbetssätt, och för att styrgruppen får ett tydligt uppdrag att förvalta, och för att få med alla miljöchefer på banan. Även handläggare ska naturligtvis informeras och vara delaktiga för att en förändring i arbetssätt ska bli verklig. Kanske workshops som inför TUV kan användas. Miljöchefsmötena är fortsatt viktiga, och den stora anslutningen och engagemanget på miljöchefsmötet i oktober var mycket glädjande. Även de delregionala miljöchefsmötena bör ta upp dessa frågor. 3 (5)
TUV:s styrgrupp har möte i morgon 5 december. Det är nästa tillfälle för diskussioner. Efterhand kommer det att framgå vad av det som ska förvaltas efter TUV som kommer att hamna hos MVG (och Miljösamverkan Halland), men det lär bli betydande delar. 6. Verksamhetsplan för 2014-2015 Verksamhetsplanen fastställdes av styrgruppen i juni. Frågan är nu om den behöver revideras mot bakgrund av vad som framkommer kring MVG:s omhändertagande av erfarenheter från TUV. Diskussion och beslut Styrgruppen diskuterar detta men bedömer att det för närvarande inte är behövligt med en revidering. Så långt möjligt bör man dessutom hålla fast vid en fastställd verksamhetsplan med hänsyn till allas planering. Eftersom TUV drivits tillsammans med Halland kan en del av det som miljösamverkan ska ta om hand efter TUV beröra såväl MVG som Miljösamverkan Halland. Styrgruppen uppdrar åt projektledarna att orientera sig om Miljösamverkan Hallands planerade verksamhet och se över samarbetsmöjligheter. Styrgruppen återkommer till frågan om eventuell revidering av verksamhetsplanen på sitt nästa möte. 7. Processen för verksamhetsplanering 2014 Frågan om hur processen bör gå till togs upp på mötet med arbetsgruppen 8 november. Som en fortsättning på det, och med hänsyn till vad som kan komma fram om arbetsuppgifter efter TUV, diskuterade styrgruppen nu vidare om detta. Beslut, riktlinjer för arbetet med verksamhetsplan 2015-2016 1. Arbetsgruppen går ut med en allmän efterlysning av projektförslag (decemberjanuari) 2. Arbetsgruppen gör ett förslag till enkät om verksamhetsplan (januari). I enkäten ska informeras om att mer än det som enkäten omfattar kan komma att tillföras verksamhetsplanen med hänsyn till nya uppgifter/nytt arbetssätt som resultat av TUV. 3. Enkätförslaget behandlas i styrgruppen (januari) innan enkäten går ut. Detta är ett helt nytt steg jämfört med tidigare år. 4. Enkät besvaras februari/mars. 5. Arbetsgruppen sammanställer resultat och redovisar för styrgruppen som beslutar om riktlinjer för det fortsatt arbetet (april). 6. Arbetsgruppen gör ett förslag till verksamhetsplan som sedan beslutas av styrgruppen i juni. Styrgruppen uppdrar åt projektledarna att till nästa styrgruppsmöte informera om hur Miljösamverkan Hallands process för att ta fram verksamhetsplan för 2015 ser ut. Om det, som troligt är, blir ett miljöchefsmöte i maj, bör enkätresultatet också diskuteras där och vad som då framkommer beaktas när verksamhetsplanen ska fastställas i juni. 4 (5)
Övriga frågor 8. Förlängning av EBH-projektet Anna anmäler att projektgruppen för projekt EBH och fysisk planering vill förlänga arbetet till och med mars 2014, enligt verksamhetsplanen ska det avslutas under februari. Orsaken är att mycket diskussioner i början av projektet om dess närmare inriktning drog ut på tiden p.g.a. deltagarnas olika förväntningar, brett ämnesområde samt att flera andra projekt drivits parallellt. Styrgruppen godkänner denna förlängning. 9. Styrgruppens möten 2014 Följande möten bestämdes: 28 januari 10.00-12.00 på Länsstyrelsen i Göteborg 9 april 10.00-12.00 i Lidköping 10 juni 10.00-12.00 på Miljöförvaltningen i Göteborg Höstens möten bestäms vid senare tillfälle. 10. MVG:s webbplats och gemensam portal för alla miljösamverkan MVGs nya webbplats (www.miljosamverkanvg.se) och den gemensamma portalen för alla miljösamverkan (www.miljosamverkan.se) förevisades kort av projektledarna. Båda webbplatserna togs i drift i slutet av sommaren. På den gemensamma portalen finns publikationsarkiv med handledningar, rapporter m.m. från alla miljösamverkan sökbart registrerade under olika ämnesområden och årtal. MVG:s dokument kan man alltså finna både där och på vår egen webbplats. På portalen finns också allmän information om vad miljösamverkan är. Från portalen kan man direkt från dess startsida klicka sig vidare till webbplatsen för varje regional miljösamverkan och till Miljösamverkan Sveriges webbplats. Ulrika Samuelsson ordförande Monica Dahlberg justerande Lasse Lind sekreterare 5 (5)