Personalekonomisk redovisning Den personalekonomiska redovisningen innehåller uppgifter i form av fakta och analyser, samt nyckeltal. Redovisningen gäller hela kommunen. All statistik avser värden gällande 31/12 respektive år (om inte annat anges). Personal Förklaringar Anställd Person som har ett anställningsförhållande i kommunen. Den anställde kan vara tillsvidareanställd eller visstidsanställd. Den anställde kan ha flera anställningar t.ex. två deltidsanställningar. Tillsvidareanställd Fast anställd. Årsarbeten De anställdas sammanlagda timmar delat med heltidsmåttet (= 1980 timmar/år). Okompenserad övertid Övertid man vill ta ut i ledighet (tid) istället för i pengar. Mertid (fyllnadstid) Arbetad tid vid deltidsanställning som överstiger arbetstagarens ordinarie arbetstid. Ersättningsnivå 120%. Övertid Arbete utöver en heltidstjänst. Enkel övertid: ersättningsnivå 180%. Kvalificerad övertid: ersättningsnivå 240%. PO Personalomkostnad. Lagstadgade avgifter, plus avtalsenliga kostnader t.ex. försäkringar och pension. Påslaget 2005 var 41,94%. Förvaltningarna KLK Kommunledningskontor BUF Barn- & utbildningsförvaltning SF Socialförvaltning RDTJ Räddningstjänst TK Tekniskt kontor KUF Kulturförvaltning SBK Stadsbyggnadskontor MHK Miljö- & hälsoskyddskontor Personalstruktur Anställda 2005 (liksom 2004) har kommunen 2 220 tillsvidareanställda årsarbeten (inklusive tjänstlediga), vilket motsvarar 2 474 tillsvidaranställda. Fördelning Tillsvidareanställda årsarbetare 2001 2002 2003 2004 2005 2145 2180 2207 2220 2220 Tillsvidareanställningar 2409 2434 2466 2484 2474 Antal anställda personer under året Timanställda vikarier årsarbetare under året 2938 3012 3000 2919 2892 184 181 163 171 180 2 892 personer är anställda i kommunen. Här ingår alla tillsvidareanställda, vikarier, projektanställda och provanställda (med anställningstid 3 månader eller längre). Jämfört mot 2004 har antal anställda personer alltså minskat med 27 och antal tillsvidareanställda med 10. Tekniska kontoret och barn- och utbildningsförvaltningen har minskat med 12 tillsvidareanställda vardera jämfört mot 2004, medan Socialförvaltningen har fortsatt öka med cirka 20 personer per år senaste fem åren så även 2005. Enligt den s.k. konverteringsregeln i LAS (tillkom 2000) fick cirka 100 personer tillsvidareanställning inom socialförvaltningen mellan 1999 och 2000. Timanställda vikarier är återigen lika många som under 2002. Socialförvaltningens projekt med bemanningsenhet (beräknas få effekt 2006) syftar till att, dels minska antal personer som genom konvertering erhåller fast anställning och dels minska antal vikarier. Kommunen har lika många årsarbetare som 2004, men färre tillsvidareanställda, vilket innebär att sysselsättningsgraden har ökat med 0,4%-enheter. Högst sysselsättningsgrad har räddningstjänsten, 98,4%. Socialförvaltningen och kulturförvaltningen har lägst sysselsättningsgrad 84,4% respektive 83,9%. Tekniska kontoret har ökat sin sysselsättningsgrad mest (+ 0,8%-enheter), barnoch utbildningsförvaltningen har ökat med 0,6%- enheter och socialförvaltningen med 0,4%-enheter. Antal tillsvidareanställningar per förvaltning 1996 och 2005, samt differens mellan åren Förvaltning 1996 2005 Diff 96-05 TK 233 228-5 KLK 49 57 8 RDTJ 67 61-6 SBK 26 25-1 BUF: Fritid 29 25-4 BUF: Administration 57 103 46 BUF: Förskola 0 119 119 BUF: Grundskola 272 290 18 BUF: Omsorg 25 27 2 BUF: Barnomsorg 415 266-149 BUF: Gymnasieskola 139 130-9 Hela BUF 937 960 23 KUF 34 32-2 SF: Administration 5 17 12 SF: IFO 72 72 0 SF: ÄHO Administration 28 36 8 SF: ÄHO Omsorg 85 112 27 SF: ÄHO Terapi 48 37-11 SF: ÄHO Serv.hus Hemtj Grpb 656 798 142 SF: ÄHO Sjuksköterskor 22 30 8 Hela SF 916 1102 186 MHK 7 9 2 Summa 2269 2474 205 Tillsvidareanställningarna har ökat med totalt 205 senaste 10-årsperioden. Vissa verksamheter har tillkommit, vissa har försvunnit, förändringar har också skett mellan förvaltningar under perioden. 14
Köns- och åldersfördelning Andelen tillsvidareanställda kvinnor är 82%, vilket fortfarande är oförändrat. Räddningstjänsten har 97% män och är också den förvaltning som nästan bara har heltidstjänster. Stadsbyggnadskontoret har jämnast könsfördelning. Åldersfördelning Medelåldern bland de tillsvidareanställda är 46,1 år samma som 2004. Stadsbyggnadskontoret och kulturförvaltningen är äldst med 54 år i genomsnitt. Åldersstruktur Ålderssammansättning, samt differens 2004-2005 Åldersintervall Fördelning i % Diff 04-05 i %-enheter 29 år 8% 0% 30-39 år 23% -1% 40-49 år 25% 0% 50-59 år 30% 0% 60 14% 1% Åldersstrukturen har sakta snedvridits. Åldersintervallet upp till 29 år har minskat med 1%-enhet och intervallet över 60 år har ökat med 1%-enhet, jämfört med 2004. Åldersintervallet -29 år har minskat med 4%-enheter och över 60 år ökat med 5%-enheter sedan 1999. Personalkostnader Lön och pension Medellönen för samtliga månadsanställda är 19 757, för män 22 235 och för kvinnor 19 252 kronor i månaden. Kvinnorna tjänar 2 983 kronor mindre i månaden, eller 87% (86% 2004) av vad männen tjänar. Kvinnorna stod för den minsta löneökningen under 2005; 568 kr jämfört mot männens 628 kr. 2004 såg det annorlunda ut då hade männen en löneökning på 1% (277 kr) jämfört med 4% (669 kr) för kvinnorna. Personalkostnader i tusen kronor 2003 2004 2005 Lönekostnad 574 230 605 341 616 229 Arvoden förtroendemän 4 227 3 770 3 525 Personalomkostnader 238 633 242 904 247 668 Utbetalda pensioner 23 051 24 227 25 362 Avsättning pensionsskuld Personalsociala kostnader (friskvård, kurser etc.) 1 445 2 179 3 313 6 633 7 146 7 484 Summa 848 219 885 567 903 580 Totalt utbetalades 2005 drygt 600 miljoner kronor i löner. Till denna summa skall läggas personalomkostnader för 276 miljoner (inklusive utbetalda pensioner och avsättning till pensionsskuld). Totala personalkostnaden ökade under 2005 med 2% (2003-2004 ökade personalkostnaderna med 4,4%) från 885,6 till 903,6 mkr. I förhållande till verksamhetens totala kostnad på drygt 1,4 miljarder utgör personalkostnaderna 2005 63,6%, vilket varit nästan oförändrat sedan 2003. Skulder till de anställda Semesterlöneskuld: För innestående, ej uttagna semesterdagar, har kommunen en semesterlöneskuld till sina anställda på 38,5 mkr (inklusive PO). Semesterlöneskulden har ökat (från att ha varit oförändrad mellan 2003 och 2004) med 1,3 mkr jämfört mot 2004. Socialförvaltningen står nästan ensam för ökningen (+ 1,1 mkr) förklaringen är delvis att sysselsättningsgraden höjts. Vårdbiträdena är dessutom den grupp som haft störst löneökning 2005. Skuld för okompenserad övertid/mertid: För innestående, ej uttagen kompensationsledighet, har arbetsgivaren en skuld till de anställda på 7,6 mkr (inklusive PO), vilket motsvarar drygt trettiotvå tusen timmar. Skulden är i princip oförändrad sedan 2004, vilket innebär att tidigare års ökningar avstannat. På förvaltningsnivå ser man att socialförvaltningen står för en ökning (+ 210 tkr) och räddningstjänsten för en minskning (-309 tkr). Tillsammans utgör skuld för semester och okompenserad övertid/mertid 46,1 mkr, som arbetsgivaren skulle behöva betala ut om alla anställda slutade 31 december, 2005. En ökning med 1,3 mkr (se ovan). Kostnad för övertid och mertid Totalt är kostnaden för utbetald övertids- och mertidsersättning 17 259 tkr inklusive PO. Det motsvarar 6 976 kronor per anställd. Sedan 2003 har de anställda minskat sitt övertidsuttag med 270 kr per person och år. Totalt har kostnaden för meroch övertiden minskat med 753 tkr mellan 2004 och 2005 (jämfört mot minskningen med 527 tkr mellan 03 och 04). Mer- och övertidens motsvarighet i årsarbetare Den uttagna mertiden (fyllnadstiden) motsvarar 35 årsarbetare i hela kommunen, en ökning med 2 personer från 2004. Mertid är den tid som deltidsanställda arbetar extra upp till heltid. Totalt motsvarar allt sammanlagt övertidsuttag 51 årsarbetare, vilket är samma som 2004. Förändringar i mer- och övertid Förändring 2004-2005: Vad gäller övertid för poolanställda och personliga assistenter (vilka har ett speciellt arbetstidsavtal) har de fortsatt öka sin arbetade övertid med 83 timmar 2005 (+ 150 timmar 2004). 15
Antal övertidstimmar har minskat med cirka 3 300 (6 200 timmar föregående period). Antal mertidstimmar ökade 2005 istället med cirka 3 000 timmar. Under 2005 fortsätter varje anställd att i snitt ta ut 14 timmar kompensationsledighet, vilket är oförändrat sedan 2002. Jämfört med 2004 har tre förvaltningar minskat sitt övertidsuttag för samtliga typer av övertid; barnoch utbildningsförvaltningen, miljö- och hälsoskyddskontoret och stadsbyggnadskontoret. Alla förvaltningar (utom tekniska kontoret + 38 tkr) har minskat sina kostnader för övertid mellan 2004 och 2005 totalt med 750 tkr. Förändring 2001-2005: Alla förvaltningar utom Tekniska kontoret (+/- 0) och räddningstjänsten (+ 4 500 timmar) har minskat sitt övertidsuttag i timmar. Barn- och utbildningsförvaltningen har minskat övertidstimmarna mest, minus 13 200 timmar (- 2 mkr) de har arbetat aktivt med att öka antal pooltjänster för att reducera tiden som ordinarie personal vikarierar. Socialförvaltningen har minskat sina timmar med 6 700, och kostnaderna med 487 tkr. Tekniska kontoret har ökat kostnaderna för övertid med 300 tkr och räddningstjänsten med 700 tkr. Totalt har dock kommunen minskat sina kostnader för övertid med 1 750 tkr under senaste 5-årsperioden. Övertidskostnad i tkr per årsarbetare (inklusive PO) jämförelse mellan förvaltningar och år Förvaltning 2001 2002 2003 2004 2005 KLK 4 3 5 3 4 BUF 5 4 4 3 3 SF 13 13 12 12 11 RDTJ 24 44 33 35 36 TK 8 8 6 7 7 KUF 4 3 3 3 2 SBK 2 2 5 5 3 MHK 1 1 2 1 1 Räddningstjänsten ligger i övertidskostnadstoppen per årsarbetare med 36 tkr följt av socialförvaltningen och tekniska kontoret. Övriga förvaltningar har cirka 2,5 tkr per årsarbetare i övertidskostnader inklusive PO. Frånvaro Frånvaro i kalenderdagar hela kommunen, samt förändring 2004-2005 2004 2005 Diff 04-05 Sjukdom 98 376 87 448-10 928 Föräldraledighet 41 753 43 960 2 206 Semester 62 450 59 790-2 660 Övrig frånvaro 37 748 35 351-2 398 Total frånvaro 240 328 226 549-13 779 Frånvaron har minskat, utom frånvaro för föräldraledighet, där barn- och utbildningsförvaltningen står för nästan hela ökningen. Inom socialförvaltningen har semesterdagsuttaget minskat med drygt tusen dagar något som avspeglar sig i socialförvaltningens ökade semesterlöneskuld. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro hela kommunen 2004 och 2005 Total ordinarie arbetstid, i timmar Total sjukfrånvaro, i timmar 2004 2005 4 789 570 4 683 716 468 936 419 443 Total sjukfrånvaro, i % 9,79 8,89 Sjukfrånvaro över 60 dagar i % av total sjukfrånvaro Kvinnor i % Män i % 75,6 71,3 10,9 5,3 10,0 4,7 Upp till 29 år i % 4,6 3,5 30-49 år i % 9,2 8,7 Över 50 år i % 11,9 10,7 2003 vändes trenden och de två senaste åren har sjukfrånvaron minskat. Den totala sjukfrånvaron har minskat mellan 2004 och 2005 från 9,79% till 8,96% - en minskning med 0,83%-enheter. Antal långtidssjuka mer än 60 dagar, antal heltidssjuka och antalet anställda med upprepade korttidsfrånvaro har minskat under perioden 2004-2005. Den fortsatta minskningen i sjukfrånvaro beror på flera faktorer; ett mer strukturerat rehabiliteringsarbete av chefer, ändringar i rutiner från försäkringskassan och en utökad användning av förebyggande behandlingar inriktade på att främja hälsan. Personalförsörjning Pensionsavgångar Antal pensionsavgångar vid 65 år (58 år RDTJ) per förvaltning, kommande 5- och 10-årsperiod Förvaltning 2006-2010 2011-2016 Totalt 2006-2016 KLK 3 19 22 BUF 109 208 317 SF 109 160 269 RDTJ 15 18 33 TK 36 55 91 KUF 15 5 20 SBK 9 10 19 Summa 296 475 771 Rekryteringsbehovet kan på kort sikt skjutas upp två år genom att anställda väljer att arbeta till 67 år. Inom räddningstjänsten kan dock vissa yrkeskategorier välja att gå i pension vid 58, 65 eller 67 16
år. Socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen har flest pensionsavgångar. Yrkeskategorier med många pensionsavgångar 2006 2016 Yrkeskategorier Antal pensionsavgångar Adjunkt 32 Barnskötare 19 Dagbarnvårdare 19 Elevassistent 10 Förskollärare 34 Lärare 127 Sjuksköterska 11 Vårdbiträde 194 Fastighetsskötare 11 Städare 28 Brandman 17 Brandmästare 10 Assistenter 45 Chefer (olika nivåer) 37 Utöver de stora grupperna kommer ett 60-tal specialister inom de olika förvaltningarna att gå i pension. Som exempel kan nämnas; drifttekniker, ingenjörer, inspektörer, skolsköterska, talpedagog, handläggare, informatör m.fl. Det gör framförallt de mindre förvaltningarna sårbara. Personalutveckling Det personalstrategiska arbetet med att tillhandahålla rutiner som bedrivs i linje med organisationens idé, mål, policy och visioner, har pågått under 2005. Det handlar bl.a. om att revidera det personalpolitiska programmet. Arbetet med friskvård är inlett och intensifieras under 2006. Personal- och ekonomiavdelningen har inlett ett samarbete med att göra nyckeltal mer lättillgängliga. Personalavdelningen har initierat utbildning för anställda och chefer under året, för att möjliggöra det kommungenomgripande arbetet med individuell lönesättning. 1 oktober startade arbetet med att införa ett antal moduler som skall effektivisera, likrikta och göra personaladministrationen mer användarvänlig. Till viss del sker arbetet i samarbete med socialförvaltningen. Personalavdelningen har varit fortsatt underbemannad och utvecklingsarbetet har inte kunnat bedrivas fullt ut. Till sommaren 2006 förväntas dock detta vara åtgärdat och arbetet intensifieras därefter. kommuns verksamhet. Oskarshamns kommun skall vara en arbetsplats där människor trivs och erbjuds möjligheter att utveckla sin potential och där medarbetarnas vilja till personlig utveckling och personligt ansvarstagande stimuleras. Ledarskap Det är helt nödvändigt att en kommun i dag har ledare på olika nivåer som är säkra i sin ledarroll, som har förmåga att inspirera och stimulera medarbetare, som inger förtroende och som har förmåga att fatta svåra beslut. Det goda ledarskapet utgör dessutom en av de viktigare förutsättningarna för att skapa ett arbetsklimat som gör oss till en attraktiv arbetsgivare. För att Oskarshamns kommun skall kunna åstadkomma detta i ännu högre utsträckning än i dag ska vi med olika aktiviteter ytterligare förankra vår ledningspolicy. Ökad hälsa Arbetet med att minska sjukfrånvaron kommer att fortgå. Fokus skall främst vara en vidare utveckling av arbetsmiljön i sin helhet såsom t ex organisation, ledarskap, friskvård, arbetstider, förebyggande insatser, aktiv rehabilitering mm. Dessutom kommer vi att bedriva ett fortsatt arbete med att avsluta ärenden där kommunens möjligheter är uttömda. Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare kommer att vara ett viktigt område framöver, inte minst mot bakgrund av de kommande årens pensionsavgångar. Ambitionen bör vara att varje nyrekrytering skall förstärka kommunens samlade kompetens. Rekrytering måste syfta till att finna medarbetare med bästa möjliga kompetens och potential för arbetsuppgifterna. Formerna för rekrytering av nya medarbetare kan behöva förändras genom att skapa en för kommunen gemensam rekryteringsprocess för att öka möjligheterna att rekrytera de allra bäst kvalificerade medarbetarna. Lönebildning Ett av de personalpolitiska instrumenten är lönen. Under 2006 ska den individuella lönesättningen därför användas så att den främjar skapandet av incitament för medarbetarna att göra goda arbetsinsatser, kvalitativt och kvantitativt. Som ett resultat av den nu genomförda lönekartläggningen ska dessutom en plan och resurser för hanteringen av de efterföljande lönejusteringarna tas fram. Året som kommer Följande områden kommer att stå i fokus i det personalstrategiska arbetet: Attraktiv arbetsgivare Motiverade, engagerade och kunniga medarbetare är förutsättningen för en hög kvalitet i Oskarshamns 17
PERSONALEKONOMISK REDOVISNING 1