Datum: 2015-02-17 Tid: 17.15-19 Plats: Alurama Bakgrund Styrelsen sammanträder för12 gången under versamhetsåret 14/15 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten. Dagordning 1 Mötets öppnande (Beslutspunkt) Mötet öppnas av mötesordförande Martina Johansson 2 Närvaro och anmälda förhinder (Informationspunkt) Närvarande: Martina Johansson, Kristoffer Edblad, Hana Cetina, Sofie Andersson, Magnus Claesson, David Schönfelder, David Blomgren, Elie Gerges, Johanna Nilsson, Adam Öhrman Frånvarande (anmälda förhinder): Philip Hedberg, Maria Jenskog 3 Val av mötesfunktionärer & formalia (Beslutsspunkt) Mötet behöver en protokolljusterare tillika rösträknare. Utöver detta fattas beslut om formaliapunkter. att välja Hana Cetina till justerare tillika rösträknare att fastställa tidpunkten för justering till senast 3/3 att godkänna kallelseförfarandet att godkänna föreslagen dagordning Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående punkter 4 Beslut från föregående protokoll (Informationspunkt) att programassistens uppdrag är detsamma som programansvarigas att göra nödvända inköp till Uffe 5 Meddelanden (Informationspunkt)
Ordförande Larm gick bra förra veckan, både utställning samt arbetet med garderob och biltvätt. Fått förfrågan från AISEC om medverkan på international business days 22:a maj. Detta kan bli ett bra tillfälle för nya styrelsen att pröva sina förmågor. Vice ordförande Kassör Medlemssekreterare 836 st medlemmar Programansvariga Program ska ha kickoff imorgon med sina utskott. I övrigt rullar verksamheten på i vanlig ordning. Jubileet: Vi har colloseum ensamma i en vecka, där borde vi hitta på lite roliga event och aktiviteter. Aktivitetsansvarig Pubkväll och sittning är inplanerade. Idéer på framtida aktiviteter är välkomna och kan skicka förslag till Elie. Kommunikatör Vilks föreläsningen ledde till mycket medial uppmärksamhet där flera i föreningen blivit intervjuade. Reseansvarig En plats vakant till Israel-resan. Museumbesök sker 7:e mars. Platserna till resan tog slut på ca 45 minuter. UFS-representant UFS arbetar just nu med en vision för föreningen. Anmälningen till konvent har öppnat, detta kommer äga rum i Göteborg. Kostnaden för att deltaga i 300 SEK + valfritt deltagande på sittning ca 400 SEK. Valårsmötet UFS föredrar att ha valårsmötet tidigare i maj. Vi har dessvärre ingen möjlighet att arrangera detta några andra helger än de två sista i maj. 6 Ändring av medlemssystem (Beslutspunkt) Medlemsåret är i dagsläget i form av brutet kalenderår med start på höstterminen, medlemsskap köps alltså för år 12/13, 13/14, 14/15 etc. För föreningens del innebär det att vi inte får bidrag för de medlemmar som tillkommer på vårterminen då dessa inte räknas med när vi skickar in vår bidragsansökan då vi efter varje år nollställer vårt medlemssystem. Att vi inte får bidrag för dessa medlemmar gör att föreningen får mindre intäkter än vad som varit fallet om vi fått bidrag för samtliga våra medlemmar. Ett alternativ till dagens system är att ha ett medlemssystem som följer kalenderår. Man blir således medlem för år 2015, 2016 etc. Ett problem med denna variant är att medlemsåret inte följer terminstiderna. Styrelsen bör diskutera och ta ställing i frågan för att snabbt kunna genomföra en förändring om det anses vara det bästa alternativet.
att ändra medlemskapsåret från brutet kalenderår till helår. Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående punkt 7 Marknadsföring Pol.Ar (Diskussionspunkt) UF har fått en förfrågan från FLiNS om att dela ut marknadsföringsmaterial under deras arbetsmarknadsdag Pol.Ar. Magnus berättar mer om detta under mötet. En goodiebag med marknadsföring för olika föreningar och företag. Ett förslag från styrelsen är att vi bidrar med en flyer där vi informerar om att UF söker ny styrelse. 8 Testamenten och överlämning (Diskussionspunkt) Att skriva bra testamenten och göra en bra överlämning till sin efterträdare kan vara svårare än det verkar därför behöver styrelsen prata ihop sig om hur en så bra överlämning som möjligt ska kunna genomföras. Testamentena är till för att beskriva hur du genomförde saker under ditt åt samt för att lyfta fram viktiga rutiner som inte fångas av uppdragsbeskrivningen. Uppdragsbeskrivningen är det dokument där det står vad varje post ska göra under året. Uppdragsbeskrivningarna för nästkommande verksamhetsår kommer styrelsen att fatta belut om senare i vår. Exempel på en bra överlämning: Utöver testamenten och uppdragsbeskrivningar ska överlämningen innehålla minst ett möte. För att lämna över på ett så bra sätt som möjligt till nästa styrelse ska även postmapparna på datorn rensas från oväsentliga dokument, gamla testementen ska samlas i en mapp och annat nyttigt skall finnas lättillgängligt. Styrelsen föreslår att vi anordnar en workshop där vi får input och ger feedback åt varandra för att på så sätt skapa bra testamenten samt genomföra en bra överlämningar. 9 Övrigt Här lämnas utrymme för nya frågor som aktualiserats under mötet Magnus föreslår ett elektroniskt system som kan användas vid insläpp vid föreläsningar. Möjligheterna att göra detta utforskas i samband med förändring av medlemssystem. När det gäller resan till Israel är de som är anmälda skyldiga att hitta en ersättare om de sjäv inte kan deltaga. Om någon är intresserad av att bli reserv får de skriva i facebookeventet. Styrelsen behöver upprätta en ny verksamhetsplan. Detta tas upp som en egen punkt på nästa styrelsemöte.
10 Nästa möte och fikaansvarig (Beslutspunkt) att Philip Hedberg blir nästa fikaansvarig att nästa möte hålls 3/3 Styrelsen beslutar om att godkänna ovanstående punkt 11 Mötets avslutande (Beslutspunkt) Mötet avslutas 18.33
Sekreterare Adam Öhrman Justerare Hana Cetina Ordförande Martina Johansson