Bakgrund Styrelsen sammanträder för 11 gången under verksamhetsåret 13/14 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten.

Transkript

1 Datum: 5/3-14 Tid: Plats: Wallenberg Bakgrund Styrelsen sammanträder för 11 gången under verksamhetsåret 13/14 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten. Dagordning 1 Mötets öppnande (Beslutspunkt) Mötet behöver en ordförande. Föreslagen till mötet är förbundets förtroendevalde ordförande Styrelsen föreslås besluta att välja Maria Sundin till mötesordförande Styrelsen beslutar att välja Maria Sundin till mötesordförande. 2 Närvaro och anmälda förhinder (Informationspunkt) Närvarande: Maria, Carl, David, Johan, Elizabeth, Jens, Zebulon, Martina, Selma. Gustav, Amir och Emily kommer vid 4. 3 Val av mötesfunktionärer & formalia (Beslutspunkt) Mötet behöver en sekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare. På förslag till sekreterare är föreningens ordinarie sekreterare. Utöver detta fattas beslut om formaliapunkter. Styrelsen föreslås besluta att välja Martina Johansson till mötessekreterare att välja Zebulon och Carl till justerare tillika rösträknare att fastställa tidpunkten för justering till senast 12/3 att godkänna kallelseförfarandet att godkänna föreslagen dagordning med ändringar. Styrelsen godkänner beslutet med gjorda ändringar. 4 Beslut från föregående protokoll (Informationspunkt) Inga beslut tagna vid föregående möte.

2 5 Meddelanden (Informationspunkt) Program (Zebulon och Amir) Flera intressanta föreläsningar är på gång framöver, men man vill ha flera föreläsningar på engelska. Idag har man haft första mötet med aktiva medlemmar. Emily pratar om att få någon aktiv medlem att ansvara för forum syd under våren. Aktivitet (Selma) De allra flesta aktiviteter är spikade. Kickoff för aktiva medlemmar anordnas den 12/3. Jobbar mycket med pubkväll den 24 april. PR (Johan) Stod på Pol.Ar under dagen. Flera nya medlemmar. Johan tackar de styrelsemedlemmar som ställde upp och hjälpte till under dagen. Konventgruppen har frågat om UF Linköping kan hjälpa till att trycka material till konventet av ekonomiska skäl. Media (David) Reseansvarig (Jens) Boende är bokat och deposition är betald. Offerter på tåg är beställda. Jens ska kontakta ambassaden. Nästa resegruppsmöte är ett lunchmöte den 13/3 i UFFE. Reserverade platser till resan: 2st till reseutskottet, 1st till reseledare samt 3st platser till styrelsen. Marknadsföring kring resan ska komma igång så snart som möjligt. 6 UFS (Informationspunkt) UF Linköping har 20 platser till konventet. Motion om konventets finansiering (se bilaga 1): Beslut i UFS kommer att fattas på söndag. För UF Linköping spelar inte det så stor roll vilket alternativ som går igenom. Motion om PR-utbildning (se bilaga 2): styrelsen tycker att utbildningen kommer för sent in på verksamhetsåret för att vara motiverad. Projektansökan från Umeå och Malmö som vill åka till Istanbul (se bilaga 3): De söker pengar för detta från projektbudgeten. UF Linköping ställer sig positiva till att de får bidraget. Motion om arvoderad förbundsekonom, anlitande av en generalsekreterare samt införskaffade av kontor/kansli (se bilaga 4 motion 1): Gustav vill ha siffror för att kunna fatta beslut i frågan samt överväga om behovet av detta ens finns. Dagens presidium gör ett stort jobb och Gustav tror att detta kommer underlätta arbetsbördan för kommande presidier. Motion om ineffektivitet i förbundets struktur (se bilaga 4 motion 2): UF Linköping ställer sig negativa till att göra strukturella förändringar. Flera problem kommer lösas med tiden då årets presidium fått släcka bränder från tidigare år. UFS ska vara en paraplyorganisation och inte en centralorganisation.

3 Motion från Södertörn om att starta internationellt samarbete (se bilaga 5): Flera i styrelsen anser att projektplanen är mycket välskriven. Styrelsen ser inga problem med att genomföra projektet. Motion från Växjö: Växjö ansöker om bidrag för att bjuda in tre internationella föreläsare till en summa av kr. UF Linköping tycker att kr är för mycket men kommer istället erbjuda hjälp med hur man når ut till en internationell publik med lite enklare medel. Gustav behöver någon som kan ersätta honom på mötet vid konventet. Jens erbjuder sig att göra detta. 7 Almedalsplatser (Beslutspunktspunkt) Vilka från nuvarande styrelse ska få platser? UF Linköping har reserverat fem platser. Två stycken platser till kommande styrelse, två stycken platser till nuvarande styrelse samt en plats till en medlem som anmält intresse. Gustav och Jens får i uppdrag att tillstätta platser till Almedalsresan. Styrelsen föreslås besluta att Gustav och Jens får i uppdrag att tillsätta platser till Almedalsresan. Styrelsen beslutar att Gustav och Jens får i uppdrag att tillsätta platser till Almedalsresan. 8 PR-posten (Diskussionspunkt) Hur bör PR-posten se ut i framtiden? Eftersom all marknadsföring sköts av styrelsen gemensant, då PR sedan ett antal år tillbaka saknar utskott, föreslår Johan att PR-posten och mediaposten slås samman till en kommunikatörspost eller liknade. 9 Valberedning (Diskussionspunkt) En ur valberedningen kan inte fullfölja sitt uppdrag. Skall en ny kandidat intervjuas och nomineras av den nuvarande valberedningen? Styrelsen tar emot ansökningar och presenterar sedan dessa på ett extrainsatt årsmöte. 10 Övrigt Här lämnas utrymme för nya frågor som aktualiserats under mötet Emily tar upp en fråga om samarbete med Börsgruppen och Navitas. UF Linköping ska anordna en lunchföreläsning tillsammans med Börsgruppen. Det räcker att man är medlem i endast en förening för att få närvara. Eftersom det är en annan typ av event än UF brukar anordna krävs anmälan i förskott. Ett gemensamt googledocs-dokument diskuteras. Samarbetet med Navitas är ännu inte färdigutformat.

4 Elizabeth meddelar att det finns platser kvar på en fortsättningskurs på ledarskapsutbildningen från i höstas som studjefrämjandet anordnar. Den som är intresserad får själv anmäla sig. Martina tar upp en fråga om hörslinga i föreläsningssalarna. Flera medlemmar har efterfrågat detta. Förslagsvis används hörslinga vid önskemål från medlemmar på plats. Selma frågar om systemet med affischering fungerar. Det har fungerat bra hittills. 11 Nästa möte och fikaansvarig (Beslutspunkt) Styrelsen föreslås besluta att Jens blir nästa fikaansvarig att nästa möte hålls 20/3 Styrelsen beslutar att godkänna förslaget i dess helhet. 12 Mötets avslutande (Beslutspunkt) Mötet avslutades 20.46

5 BILAGA 1 Motion kring konventets ekonomiska situation (Beslutspunkt) Med bakgrund till konventets nya rapport kring verksamheten och den svåra ekonomiska situationen, så söker de stöd från UFS. FS föreslås besluta: att bevilja konvent 2014 ett ekonomiskt stödpaket på kronor ELLER att lokalföreningar bidrar med ekonomisk ersättning för transport till och från konventet, och att UFS står för resterande ekonomisk ersättning (summa?). Mvh Konventet genom Aria Nakhaei

6 BILAGA 2 25 Januari 2014 Motion (1) till förbundsstyrelsen 26/ Bakgrund Förbundskommunikatör Amanda Björkman arbetar löpande med förbundets externa kommunikation vilket bland annat innebär hantering av sociala medier. För att förbundets kommunikation skall utvecklas och förbättras anser Förbundskommunikatören att löpande fortbildning är av stor vikt. Förslag PR-byrån Westanders erbjuder en kurs vid namn Lyckas i Sociala Medier vilken beskrivs som följande: Allt större del av vår mediekonsumtion sker i sociala medier. De ställer extra stora krav på att vara snabb, kortfattad och relationsskapande. Arbetet med sociala medier måste ske kontinuerligt och med stort engagemang utan att det blir en tidstjuv. Under kursen varvar vi föreläsningar med gruppövningar. Kursen lägger stor vikt vid inspirerande exempel. Du lär dig bland annat att: förstå sociala mediers roll välja rätt sociala medie-kanaler utforma en handlingsplan för sociala medier skapa bra rutiner för arbetet med sociala medier använda Facebook, Twitter, Linkedin och Instagram på ett framgångsrikt sätt. Förbundskommunikatören anser att denna kurs skulle vara relevant för dennes arbete i förbund så väl som kommande styrelsers arbete. Kursen kostar 5400 SEK exkl. moms och tar plats den 25 mars 2014 i Stockholm. Även reseersättning skulle således erfordras. Förbundsstyrelsen föreslås besluta: Att skicka förbundskommunikatören Amanda Björkman på Westanders kurs Lyckas i Sociala Medier den 25 mars Författare: Amanda Björkman Kommunikatör Utrikespolitiska Förbundet

7 BILAGA 3 Ansökan om projektbidrag för projektet Journalistik i Turkiet Avsändare Benjamin Winrow Projektansvarig UF Malmö Bilagor 1) Projektplan Bakgrund UF Malmö och UPF Umeå kommer att genomföra en gemensam studieresa till Istanbul, mellan 2-7 april Gruppen kommer att bestå av mellan medlemmar från Malmö och Umeå och resesällskapet uppgår till totalt 26 personer. Syftet med resan är att medlemmarna ska lära sig mer om Turkiets politiska situation och även få ett smakprov på hur olika myndigheter och organisationer arbetar inom landet. Sällskapet kommer under vistelsen i Istanbul att besöka Svenska generalkonsulatet, Amnesty international, Women for Women s Rights och ett halvdag långt seminarium dit vi bjuder i studenter och lärare från bland annat Yildiz Techinical University och Bilgi University. Vi har skickat ut förfrågningar genom olika kontakter och en av dem som redan tackat ja till att delta är Professor Ayhan Kaya som leder det Europeiska institutet vid Bilgi University. Målet är att resenärerna efter resan har förvärvat nya kunskaper om Turkiets inrikes- och utrikespolitik, hur den sett ut historiskt och vilka framtidsutsikter den har. Det är också ett utmärkt tillfälle att knyta kontakter och bredda medlemmarnas nätverk, dels mellan de två lokalföreningarna men också gentemot Turkiska studenter och potentiella arbetsgivare i Istanbul. Analys av projektet: Partipolitiken i Turkiet Projektet Journalistik i Turkiet är ett delprojekt som ingår i reseprojektet som helhet. Delprojektet sträcker sig endast över en dag och innebär anlita journalister som övervakat inrikespolitiken i Turkiet under de senaste åren till ett seminarium med resegruppen. Detta med syfte att beskriva deras tankar och reflektioner om den censur och fängsling som en del regimkritiska journalister har utsatts för samt de generella politiska stridigheterna som uppstått under de senaste åren, ur en för oss unik synvinkel. Detta kommer ge en förståelse dels för den inhemska journalistiken och dels hur den politiska makten har utövats. Reseprojektet till sin helhet är ett samarbete som i sig gynnar förbundet genom att knyta ihop de idag geografiskt mest separerade lokalföreningarna och genom att träffa både studenter, lärare och journalister från Istanbul skapar vi internationella kontakter vilket i längden kan komma gynna förbundet. I övrigt uppfyller projektet samtliga krav som ställs i policyn för projektbidrag och främjar förbundets syften av att sprida kunskap och förståelse för internationella frågor och från journalister får vi ett av många perspektiv på turkisk politik under veckan. För en mångfald av perspektiv på frågan så kommer vi under veckan träffa studenter från Istanbul, utbytesstudenter i Istanbul och lärare vilket vi hoppas nyansera vår bild av politiken i Turkiet vid hemkomst. För att få ytterligare spridning av projektet och lyfta ämnet av politiken i Turkiet, vilket är både aktuellt och relevant, så kommer representanter från UPF Umeå att skriva en artikel om detta, med utgångspunkt i mötet med journalisterna, för att publiceras i vår medlemstidning. Budget Att genomföra detta möte är avhängigt på både lokal och arvode till journalisterna, varför vi söker finansiering från UFS. Vi väljer att erbjuda journalisterna ett arvode, om de önskar, för att minimera risken av att de inte vill delta. Om de gör det ideellt finns risken att de tvingas prioritera bort föreläsningen i förmån för lönearbete. Aktivitet Utgift(kr) Notering Konferensrum Inkl vatten, snacks Arvode kr/föreläsare Summa kr Egeninstats 20% 2000 kr Sökta medel 8000 kr Vi undersöker för närvarande billigare konferenslokaler och om vi hittar ett likvärdigt alternativ med till en lägre kostnad kommer resterande belopp att återbetalas till UFS. Att-sats Förbundsstyrelsen föreslås besluta att bevilja UF Malmö och UPF Umeå bidrag till projektet Journalistik i Turkiet till en summa av 8000 kronor. Bidraget ska gå till konferensrum och arvode för journalister.

8 BILAGA 4 Motion 1 (Diskussionspunkt) - Med bakgrund till förbundets ekonomiska situation och struktur kring detta, behöver UFS utveckla och ta fram nya arbetssätt för hur FS-ska arbeta med bidrag och trygg/hållbar ekonomi. Därav behöver vi diskutera alternativa tillvägagångssätt. FO och FE rekommenderar att vi inför VP14/15 föreslår minst en arvoderad presidial. Förslaget har sin grund i utvärderingen från höstens bidragsprocess och de förlegade strukturer som bidrar till ett ineffektivt och obalanserat ekonomiskt arbete, vilket i första hand påverkar LFs ekonomiska trygghet. Och i andra hand överbelastar presidiet och främst posten FE. Vi föreslår dessa punkter till diskussion: *Arvoderad FE. Där denna antingen arvoderas löpande under året eller under augusti månad med att redovisa och på nytt ansöka statsbidraget. Arvodering kan utbetalas genom FS-beslut av ny styrelse i september. *Anlita en generalsekreterare som hanterar bokföring, redovisning och ansökan av bidrag och förvaltning av förbundets löpande ekonomi. Samt skaffa ett kontor/kansli där denne kan arbeta ifrån. Förslagsvis i sthlm som är förbundets officiella säte. Motion 2 (Diskussion) - Med bakgrund till FS struktur och ineffektivitet i det löpande arbetet och den skeva arbetsbörda mellan FS och FP, så föreslår FO en utvärdering och förändring i organisationsstrukturen. Arbetet i förbundet har under en längre tid saknat transparens, förtroende och effektivitet. Detta verksamhetsår har, tyvärr, präglats av problem från tidigare verks. år. Och det är enligt mig inte så mycket pga. personer såsom det är strukturer dessa personer har befunnit sig i. Arbetsgrupperna saknar substans då FO sällan kan kräva tillräckligt mycket då lojaliteten hos repparna främst ska finnas hos sina LFs. Och sen så byter vissa LFs reppar mitt under verksamhetsåret, vilket i sig är väldigt ineffektivt och försvårar FOs arbete. Organisationen växer för varje år, idag är vi en styrelse på 16 personer. Om 1 år kommer vi att förmodligen bli 18. Detta är ohållbart på många olika plan, men främst gällande ekonomi, effektivitet, logistik, transparens, ansvarsutkrävande och arbetsbelastning. FO föreslår att FS diskuterar följande punkter: *Ny struktur (1): Max 7 FS ledamöter (som nuvarande fast presidiet + 1). Men att reppar är kvar fast inte deltar på styrelsemöten utan på representantskapsmöten, vilket arrangeras 4 ggr per år/1 per kvartal (2 årsmöte + 2 rep. möten) FS (nuv. FP) sköter all admin., löpande, ekonomiskt-arbete under verksamhetsåret. Medan reppar representerar sina LFs 4 ggr under verksamhets året. De sitter fortfarande på lokalt mandat (vilket skulle bli mer logiskt nu) och röstar per kvartal och har insyn över det övergripande arbetet. Men att beslutsrätt för det mer kortsiktiga finns hos FS (nuv. FP). *Ny struktur (2): Samma som idag, fast istället fördelas platserna terminsvis. 6 reppar under hösten och 6 under våren. Man kan antingen lotta vilka som sitter när eller så får de som byter styrelse per kalenderår företräde till platserna under våren. *Ny struktur (3): FS max 7 (FP + 1) reppar fördelas per region/län. En röst per geografisk uppdelning. *Ny struktur (4): Blankt. Här får ni andra komma med förslag, det är lika mycket er organisation som det är min! ;) Mvh FO Aria Nakhaei

9 BILAGA 5 2 mars 2014 Motion Projektgrupp Internationellt samarbete Bakgrund Sedan Utrikespolitiska förbundet Sverige uppkom har det funnits mål att skapa ett internationellt nätverk som tillsammans runt om i världen ska främja spridandet av kunskap kring utrikespolitiska, internationella och globala frågor utifrån mångfald av åsikter och perspektiv. Den nuvarande internationella avsaknaden har uppmärksammats utav medlemmar i Utrikespolitiska förbundet Sverige, och nu har ett initiativ tagits för att skapa ett internationellt samarbete i form av en projektgrupp vars projektnamn är Internationellt samarbete. Internationellt samarbete önskas vara en projektgrupp under UFS som genom denna motion yrkar på att tillsätta projektgruppen samt dess UFS-kontakter. Projektplanen bifogas i ett enskilt dokument. Att satser 1) Förbundsstyrelsen beslutar att tillsätta projektgruppen Internationellt samarbete. 2) Förbundsstyrelsen beslutar att tillsätta Axel Nordenstam, Joakim Gustafsson och Rosaline Marbinah som UFSkontakter mellan projektgruppen och Utrikespolitiska förbundet Sveriges styrelse. Författare Rosaline Marbinah Ledamot i Utrikespolitiska Förbundet Sverige