MÅLTIDSSERVICE Anbudsinbjudan Haparanda Stad infordrar anbud på måltidsservice under 3 år + 1 år, dvs. 2013-05-01-2016- 04-31 med möjlighet för Haparanda kommun att förlänga avtalet med ytterligare ett (l) år. Förfrågningsunderlaget innehåller följande delar: 1. Omfattning 2. Administrativa föreskrifter 3. Kravspecifikation Leverantören 4. Kravspecifikation-Uppdraget 5. Avtalsvillkor 6. Anbudsprövning och utvärdering Bilagor: Leveransadresser Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2013-03-14. För sent inkommet anbud kommer inte att prövas.
1. OMFATTNING 1.1 Bakgrund Haparanda kommun, socialförvaltningen är den upphandlande enheten. Denna upphandling avser måltidsservice (tillagning och leverans av färdiglagad lunch) till personer som är berättigade till det enligt socialtjänstlagen. 1.2 Omfattning Totalt omfattas upphandlingen av kyld färdiglagad mat. Uppskattad volym är ca 80 portioner per dag. Distributionen sker till angivna lokaler i Nikkala, Seskarö, Karungi och till två olika lokaler i centrala stan. Antalet portioner kan variera dagligen beroende på in-/utflyttning samt sjukhusvistelser. Uppskattad volym kan inte garanteras och är inte förpliktigande för beställaren. 2. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen Öppen upphandling enligt Lagen om Offentlig upphandling. Endast hela anbud accepteras. Kommunen kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. 2.2 Anbudets lämnande Anbudet skall vara skriven på svenska, undertecknat av behörig firmatecknare och inlämnas i slutet kuvert som tydligt märkts med "Anbud: måltidsservice" och skickas till Haparanda kommun Upphandling 953 85HAPARANDA OBS! Fax eller e-post godkännes ej som anbud med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i bilagorna. 2.3 Sista dag för anbud Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2013-03-14 2.4 Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt t o m 2013-04-17
2.5 Antagande av anbud Socialnämnden beslutar i ärendet. 2.6 Frågor under anbudstiden Endast skriftliga frågor besvaras. Frågorna skall vara skrivna på svenska. Anbudsgivare uppmanas att i god tid inkomma med frågor/funderingar angående förfrågningsunderlaget, så att eventuella misstag/otydligheter kan rättas/förtydligas före anbudstidens utgång. Frågorna skickas till Catharina Strandberg E-post: catharina.strandberg@haparanda.se 2.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att uppgifter om anbudet bör sekretessbeläggas uppmanas att noggrant specificera vilka uppgifter i anbudet som bör sekretessbeläggas och på vilka grunder anbudsgivaren anser att sekretess skall gälla (vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs). Observera att kommunen inte i förväg kan garantera sekretess. 3. KRAVSPECIFIKATION- LEVERANTÖREN 3.1 Intyg från myndigheter Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter Kommunen kommer att kontrollera: Blanketten "Begäran om upplysningar vid upphandling" SKV 4820. Blanketten skall vara ifylld och bifogas ansökan. Blanketten får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdagen. Utländska anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Anbudsgivaren ska lämna in: Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell Myndighet (motsvarande Sveriges Bolagsverket), underförutsättning att registreringsskyldighet föreligger. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra uppgifter som ingår i uppdraget skall även denna leverantör uppfylla ovanstående krav.
3.2 Företagspresentation Anbudsgivaren skall lämna en översiktlig företagspresentation med beskrivning av företaget och dess organisation, antal anställda, verksamhet, omsättning och inriktning. Beskrivningen skall även styrka att kapacitet för att genomföra uppdraget finns. 3.3 Personal och kompetens Anbudsgivarens personal skall ha erforderlig kompetens som krävs för att genomföra arbetet, blandat annat planering av matsedel och näringsberäkningar samt basutbildning i livsmedelssäkerhet Anbudsgivaren skall i sitt anbud beskriva sin kompetens. 3.4 Matkvalitet Anbudsgivaren skall i sitt anbud beskriva hur man kommer att arbeta med matens kvalitet. Stor vikt kommer att läggas vid hur anbudsgivaren arbetar för att uppfylla kraven som ställs i lagstiftningen, förordningar, kostråd, näringsvärde, mat och näring till sjuka och äldre personer, maträtter, uppföljning etc. Beskrivningen kommer att utvärderas och mycket vikt kommer att läggas på anbudsgivarens arbete med mat och näring till sjuka och äldre personer. 3.5. Miljökrav Kommunen vill på så många områden som möjligt värna om miljön. 3.5.1Transporter I de fall transporter utförs helt eller delvis i personbilar skall uppfyllas minst 2000 års miljö avgaskrav (MK 2000). I de fall transporter utförs helt eller delvis av lätta lastbilar (under 3500 kg) skall dessa minst uppfylla avgaskraven enligt den mellan 1996 och 2001 gällande svenska miljöklassen MKl för lätta fordon och innebär att fordon är av ca 1998 års modell och nyare. Anbudsgivaren skall ange vilket fordon distribueringen skall ske med. 3.5.2 Bränsle Fordon som används för tjänsten skall drivas med miljöklass l bensin/diesel eller miljömässigt bättre drivmedel. Anbudsgivaren skall i sitt anbud ange vilket drivmedel som används i fordonet. 3.6 Kontaktpersoner Anbudsgivaren skall lämna information på vem som är kontaktperson avseende avtalsfrågor samt vem som är kontaktperson avseende beställning. Namn, telefonnummer samt mail skall lämnas på personerna. 3.7 Försäkringar Anbudsgivaren skall inneha under avtalstiden gällande erforderliga försäkringar som täcker skador på egendom som orsakats av anbudsgivaren. Intyg om försäkringar kan komma att begäras in.
3.8 Underleverantörer och samarbetspartners I den mån underleverantörer eller samarbetspartners anlitas, skall detta tydligt redovisas i anbudet. Samtliga underleverantörer och/eller samarbetspartners skall redovisas i anbudet. 4. KRAVSPECIFIKATION TJÄNSTEN 4.1 Kyld färdiglagad mat Varmrätt: Enligt matsedel med sex alternativa, valfria rätter Kokta grönsaker: ska ingå till de rätter det är lämpligt Sås: ska ingå till de rätter det är lämpligt. Extra sås skall kunna beställas. Tillbehör: Lingonsylt, inlagd gurka, rödbetor, vinbärsgelé ska ingå till rätter där tillbehören passar. Sallad: minst en blandad eller en råkost Efterrätt: skall ingå de dagarna soppa serveras. Varje maträtt skall vara på minimum 400 gram Menyn skall vara fast för fem veckor. Anbudsgivaren skall bifoga ett utkast till en meny. Denna kommer att utvärderas. Matsedeln skall vara varierad med mat som passar alla, dvs. inklusive specialkost. Med specialkost avses specifika behov såsom allergier eller specifika tillstånd som kräver speciell kost t.ex. vegetariskt, laktosfritt, glutenfritt, fettreducerad kost, saltreducerad kost med fler. Med specialkost avses även mat till enskilda med andra kulturer, religioner och etnicitet. Anbudsgivaren skall garantera att enskilda med specifika behov kan få likvärdig mat. Näringsinnehåll skall vara enligt A-kostens rekommendationer (Allmän kost för sjuka). Näringsinnehållet i måltiden skall motsvara 30 procent av dagsbehovet. Maten skall ha en lång hållbarhet minst 5 dagar från produktion till sista ätdagen/serveringsdagen. i måltiden skall potatis, ris eller pasta samt huvudkomponent ingå. Maten skall vara anpassad efter årstid och helger. Med helger avses följande helgdagar: Julafton, juldagen, annandagen, nyårsafton, nyårsdagen, långfredag, påskafton, påskdagen, midsommarafton, midsommardagen. Anbudsgivare skall bifoga ett förslag på maträtt till julafton samt juldagen. Den kommer att utvärderas. 4.2 Matlådor/förpackningar Matlådor/förpackningar skall vara lättöppnade och lätthanterliga.
Matlådor/förpackningar skall vara anpassade för uppvärmning i ugn och/eller mikrovågsugn. Maträttens olika komponenter skall vara åtskilda i möjligaste mån. Komponenter som ska ätas kalla respektive varma skall levereras i olika matlådor/förpackningar. Förpackningen skall vara godkänd för livsmedel. Anbudsgivaren skall i sitt anbud tydligt beskriva vilken typ av matlådor/förpackningar som kommer att användas. Lämna gärna in en matlåda/förpackning med anbudet. Anbudsgivare skall även lämna information om hur öppnade förpackningar skall bevaras, dvs. antal dagar och hur. 4.3 Märkning Matlådor/förpackningar skall förses med innehållsförteckning (ingående råvaror), näringsvärde och datummärkning (sista förbrukningsdag) samt lagrings- och uppvärmningsanvisningar. Matlådor/förpackningar med specialkost skall vara tydligt markerade 4.4 Hållbarhet Anbudsgivaren skall garantera obruten kylkedja och kunna uppvisa egenkontrollprogram samt resultat av mikrobiologiska tester som verifiering av hållbarhetskraven. Anbudsgivaren skall låta sin mat bli testad en gång årligen. Resultaten skall redovisas till beställaren. Maten skall gå att frysa på grund av akuta sjukhusvistelser som gör att avbeställning inte alltid går att göra i tid. 4.5 Distribution Leverans sker till 5 olika lokaler inom Haparanda kommun. Leveransadresser finns i bilaga l, Leveransadresser. Leveransdagar och -tider skall ske till angivna adresser i samråd med kommunen och placeras i kylskåpen. Dock skall leverans ske minst 3 gånger i veckan. Alla leveranser skall mottagningssigneras. Detta kan ske vid leverans eller vid ett senare tillfälle. 4.6 Beställning Beställning skall göras av socialförvaltningens personal minst 2 dagar före leverans. Avvikelser kommer att ske t.ex. på grund av sjukhusvistelser. Hur och när avbeställningar skall göras kommer att bestämmas i samråd med kommunen. Om avvikelser uppstår skall anbudsgivaren återkoppla till socialförvaltningens personal. 4.7 Ersättningsleveranser Ersättningsleveranser skall alltid godkännas av kommunen. 4.8 Implementering En överenskommelse mellan anbudsgivarna och beställaren skall göras angående vilka rutiner som skall råda och vad anbudsgivaren skall erbjuda avseende muntlig och skriftlig information till berörda, leveranstider, avbeställning, uppföljning, avvikelsehantering etc.
4.9 Pris Pris skall anges per matlåda/förpackning och exkl. moms. Alla avgifter skall vara inräknade i priset. Inga andra avgifter får tillkomma. 5.0 AVTALSVILLKOR 5.1Omfattning Uppdraget skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget och avtalet. Förändringar av huvudmannaskap, ändrade verksamhetsinriktningar, ekonomiska eller organisatoriska förändringar inom kommunen som påverkar avtalet kan medföra att kommunen tvingas omförhandla hela eller delar av avtalet. 5.2 Special behov Leverantören skall utöver normalkost tillgodose den enskilde individens special behov. Med speciella behov avses behov uppkomna av medicinska, etiska och religiösa skäl. Livsmedel för särskilda näringsändamål och andra livsmedel som är nödvändiga för specialkosten bekostas av leverantören. 5.3 Smaktester Kommunen förbehåller sig rätten att göra oanmälda smaktester en (l) gång per år. Ingen ersättning utgår för dessa smaktester. 5.4 Avtalstid Avtalstiden är 2013-05-01 till 2016-04-31 med möjlighet till ett (l) års förlängning, om Haparanda kommun så begär. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Förlängningen skall göras skriftligen. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger kommunen rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, i det fall överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling. 5.5 Underleverantörer och samarbetspartners Kommunen skall godkänna leverantörens eventuella underleverantörer och samarbetspartners skriftligen. Antagen leverantör svarar genternot kommunen för underleverantörer/ samarbetspartner som för sin egen verksamhet. Under leverantören omfattas av samma krav som leverantören. Leverantören är ansvarig mot kommunen för underleverantör enligt avtalets villkor. 5.6 Pris Priset framgår i anbudet och är exklusive moms. Priset leverantören lämnat i anbudet skall inkludera alla kostnader och vara fast ett år; torn 2014-04-31. 5.7 Prisjusteringar Priset skall vara fast tom 2014-04-31. Överenskommen ersättning kan årligen justeras efter konsumentprisindex (KPI). Tidigast justering kan ske 2014-05-01. Det nya priset är fast ett (l) år. Prisbasmånad är maj.
5.8 Fakturering Om leverantören har möjlighet till elektronisk handel skall fakturering ske så. Fakturan skall skickas till Haparanda kommun Fack 760017, R 067, ZR 7104 106 37 Stockholm. Fakturan skall innehålla: faktura- och leveransdatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, brutto- samt momsbelopp leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisationsnummer, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om säljaren innehar F-skattsedel kommunens namn samt aktuell förvaltning och avdelning i klartext 5.9 Följesedel pga. sekretess enligt PUL Leverantören skall varje månad inlämna en separat följesedel. Observera att följesedeln skall vara skild från leverans och fakturan. Följesedeln skall innehålla namn, personnummer, datum för matleverans till Haparanda kommun, Ekonomikontoret, Cecilia Rovasaari, 953 85 Haparanda. Denna följesedel skall vara skild från faktureringen. 5.10 Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande avgifter godkännes ej. 5.11 Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta skall debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande 50 SEK per faktura beaktas ej. 5.12 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. 5.13 Meddelandeskyldighet Båda parterna är skyldiga att informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. 5.14 Lagreglering och bestämmelser Leverantören ansvarar för att samtliga gällande iv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. Leverantören skall beakta och följa gällande lagar och föreskrifter som är förenliga med uppdraget. Bland dessa kan särskilt nämnas: EU's förordning 852/2004, 178/2002 Livsmedelslagen (SFS 2006:804)
Livsmedelsförordningen (SFS 2006:813) Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg, Livsmedelsverket 2003. Utöver gällande lagstiftning skall leverantören följa Livsmedelsverkets rekommendationer om varmhållning osv. 5.15 Kvalitetssäkring Leverantören förbinder sig att verka för att kvalitetsarbete utförs. Leverantören är skyldig att följa följande rutiner: följa och dokumentera egenkontrollprogram med HACCP enligt gällande livsmedelslagstiftning. planera matsedel i enlighet med SNROS näringsberäkna maträtterna dokumentera och följa upp eventuell klagomål 5.16 Insyn Kommunen skall ges full insyn i leverantörens verksamhet. 5.17 Ansvar Leverantören har fullt ansvar för maten de tillagar och distribuerar. Ansvaret för maten gäller tills den serverats vårdtagaren. Leverantören ansvarar för samtliga inköp som har med måltidsverksamheten att göra. Leverantören ansvarar för skada som vållas kommunen eller tredje man vid utförande av uppdraget. 5.18 Sekretess I de fall person anlitad av leverantören för uppdragets utförande ges, tillgång till sekretessbelagd information skall tillämpliga bestämmelser i offentlighets och sekretesslagen (2009:400) beaktas. Leverantör är i förekommande fall skyldig att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. 5.19 Överlåtelse av avtal Leverantören får inte till någon del överlåta sina rättigheter eller skyldigheter till någon annan utan kommunen föregående skriftliga godkännande. 5.20 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet och därmed sammanhängande frågor avgörs i första hand genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell talan skall väckas i Raparanda tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har kommunen tolkningsföreträde.
5.21Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig skall detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt, utan skall i den månogiltigheten väsentligt påverkar parts utbyte eller prestation enligt avtalet, skäligen jämkas i avtalet. 5.22 Förtida upphörande Haparanda kommun har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören: - i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftligt erinran - försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd, att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åligganden - inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller beslut - leverantören inte på ett affärsmässigt och etiskt sätt utför sina åtaganden Hävs avtalet på grund av ovanstående är leverantören ersättningsskyldig för den skada eller eventuella kostnadsökningar som avtalsbrottet förorsakar. Endera parten äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan: om Haparanda kommun i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 5.23 Force Majeure Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder, om de inträffar efter det att avtalet trätt i kraft, eller om omständigheter inträffat dessförinnan och om följderna härav inte kunde förutses före tiden för avtalets ingående, och avtalets fullgörande därigenom hindras: arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, beslag, valuta-restriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. För att part skall ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund skall denne omedelbart efter att ha fått kännedom om sådan omständighet, som kan utgöra befrielsegrund, underrätta den andra parten härom. 5.24 Försäkringar Leverantören skall vid avtalstecknande och under hela avtalstiden inneha gällande företagsoch ansvarsförsäkringar som är anpassad för den aktuella verksamheten.
Försäkringen skall täcka skada eller förlust, av såväl beställarens egendom som tredje mans egendom, vilken uppstått genom leverantörens oaktsamhet, försummelse eller underlåtenhet. 5.25 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att äga giltighet vara skriftligen godkända av båda parterna. 5.26 Förbehåll Avtalet gäller endast under förutsättning att Beställaren inte blir ålagd av domstol, i laga kraft vunnen dom, att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 5.27 Handlingarnas inbördes ordning Kontraktshandlingar kompletterar varandra. Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning skriftliga ändringar och tillägg till avtal med bilagor avtal inkl. bilagor och hänvisningar förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar anbud
6. ANBUDSPRÖVNING OCH-UTVÄRDERING 6.1Allmänt Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövningen av anbuden sker i tre steg: 1. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören. (avsnitt 3) 2. De anbud som uppfyller dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda (avsnitt 4) och att avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 5). 3. Kommunen kommer sedan att utvärdera de anbud som kvarstår. 6.2 Utvärdering Kommunen kommer att utvärdera anbuden enligt den ekonomiskt mest fördelaktiga principen med hänsyn taget till nedan angivna och rangordnade utvärderingskriterier. 1. Pris 70 % 2. Kompetens 30 % Det anbud som erhåller högst poäng kommer att antas. 1. Pris 70 % Anbudsgivare som lämnat det lägsta totala priset erhåller 10 poäng och den som lämnat näst lägst pris erhåller 9 osv. Betyget multipliceras sedan med viktningen. Lämnar anbudsgivare samma pris erhåller dessa samma poäng. 2. Kompetens 30 % Kommunen kommer att bedöma anbudsgivaren utifrån samlat omdöme av det inlämnade anbudet; företaget, erfarenhet och kompetens inom verksamhetsområdet samt eventuella intervjuer. Kommunen kommer att titta på anbudsgivarens matsedels förslag till julhelgen samt anbudsgivarens arbete med mat och näring till sjuka och äldre personer. Den viktigaste faktorn är kommunens samlade omdöme om hur väl uppdraget kan utföras av anbudsgivaren. Kommunen kan i förekommande fall även komma att väga in egna erfarenheter av anbudsgivaren. Kommunen kommer att tillämpa ett tiogradig betygssystern där det eller de anbud som bäst uppfyller utvärderingskriteriet får betyget tio (10). Övriga anbud får betyg utifrån hur mycket "sämre" de är jämfört med de anbud som bäst uppfyller utvärderingskriteriet Betyget multipliceras sedan med viktningen.