RevisionsPM Utbyggnad av kompletta återvinningsstationer Mattias Haraldsson, projektledare Fredrik Anderberg, projektmedarbetare Kristianstads kommun
Sammanfattande bedömning Kommunstyrelsen fattade 2009-12-16 (KS 270) beslut om att anlägga kompletta kommunala återvinningsstationer och samtidigt avveckla singelstationer. har fått i uppdrag av Kristianstads kommuns förtroendevalda revisorer att kartlägga statusen hos genomförandet av utbyggnaden av de kompletta kommunala återvinningsstationerna. I beslutsunderlaget beskrevs på vilka orter som de nya stationerna (17 st.) skulle anläggas samt vilka som skulle avvecklas (8 st.). Vidare gavs c4 Teknik i uppdrag att teckna arrendeavtal samt projektera kompletta kommunala återvinningsstationer. Vidare skulle kommunledningskontoret upprätta avtal med Renhållningen i Kristianstad avseende service av de nya stationerna. Av granskningen framkommer att inga avtal är tecknade enligt beslutet i december månad 2009. Vidare kan det konstateras att inga återvinningsstationer är utbyggda enligt beslutet och det saknas bygglov för drygt hälften av de tilltänkta 17 platserna. Anledningen som anges till den aktuella statusen är att ett samverkansavtal med FTI inte kommit till stånd, vilket också inneburit lägre prioritet till det förberedande arbetet. Vidare pågår diskussioner om mark och vissa bygglovsansökningar har överklagats. Att det idag saknas bygglov för majoriteten av de tilltänkta platserna för kompletta återvinningsstationerna är problematiskt då befintliga singelstationer är slitna och kan behövas bytas ut. Detta innebär också att det kommer ta ytterligare tid att genomföra utbyggnaden då alla tilltänkta platser inte är säkerställda. Vi bedömer att det är en brist att inte uppföljning har skett av kommunstyrelsen då genomförandet fördröjts till exempel pga avsaknad av avtal. Vidare har inte alla tilltänkta platser för utbyggnad säkerställts. En brist i själva beslutet i december månad 2009 var dock att inte tidsplanen tydliggjordes, vilket ger en oklarhet avseende hur prioriterat projektet har varit. Då endast förberedande resurser hittills har använts är det för tidigt att bedöma om utbyggnaden har skett enligt kalkylerad anläggningskostnad. I granskningens slutfas kom parterna överens om ett samverkansavtal mellan kommunen och FTI AB, som godkändes av kommunstyrelsen den 23 maj 2012. Enligt underlagen till beslutet skall utbyggnaden nu ske under perioden 2012-05-02 2012-10-31. Det får i detta skede bedömas som mycket osäkert om det är möjligt att genomföra utbyggnaden enligt tidsplan med tanke på att en stor andel av de tilltänkta platserna inte är säkerställda. Vi bedömer det därför som väsentligt att kommunstyrelsen och teniska nämnden följer upp genomförandet mot bakgrund av att fördröjning redan skett samt att de befintliga singelstationerna är slitna.
Innehåll Sammanfattande bedömning 2 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund och syfte 1 1.2 Metod och avgränsning 1 2 Granskningsresultat 2 2.1 Status återvinningsstationer 3 2.2 Ekonomi 4 2.3 Uppföljning 5 Bilaga 1 6
1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Kommunstyrelsen fattade 2009-12-16 (KS 270) beslut om att anlägga kompletta kommunala återvinningsstationer och samtidigt avveckla s.k. singelstationer. I beslutsunderlaget beskrevs på vilka orter som de nya stationerna (17 st.) skulle anläggas samt vilka som skulle avvecklas (8 st.). I beslutet gavs c4 Teknik i uppdrag att teckna arrendeavtal samt projektera kompletta kommunala återvinningsstationer. Vidare skulle kommunledningskontoret upprätta avtal med Renhållningen i Kristianstad avseende service av de nya stationerna. har fått i uppdrag av Kristianstad kommuns förtroendevalda revisorer att kartlägga statusen hos genomförandet av utbyggnaden av de kompletta kommunala återvinningsstationerna. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen säkerställt att åtgärderna genomförts enligt beslutet? För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål satts upp för granskningens genomförande: Har utbyggnad skett enligt beslut? Har utbyggnad skett enligt kalkylerad anläggningskostnad? Har avtal tecknats enligt beslut? Har kommunstyrelsen följt upp fattat beslut? Har eventuella förändringar/väsentliga avvikelser från fattat beslut återrapporterats till kommunstyrelsen? 1.2 Metod och avgränsning Granskningen avgränsades till det tjänsteunderlag som ligger till grund för det beslut som fattades av kommunstyrelsen 2009-12-16 (KS 270). Intervjuer har genomförts med; Ansvarig tjänsteman hos kommunledningskontoret Ansvarig tjänsteman för bygglov och anläggning Anställd hos Kristianstads Renhållnings AB För granskningen relevant dokumentation har granskats. 1 av 6
Rapporten har varit föremål för sakgranskning av personal vid kommunledningskontoret, C4 Teknik samt Renhållningsverket. 2 Granskningsresultat Enligt beslut som fattades av kommunstyrelsen 2009-12-16 (KS 270) skulle följande nya kompletta kommunala återvinningsstationer anläggas och ersätta de då existerande singelstationer: Bäckaskog Ivö Kiaby Österslöv Åhus Villaskolan Östra Fjälkestad Tosteberga Landön Bjärlöv Sönnarslöv Ovesholm Maglehem Djurröd Hammarslund Vinnö Träne Vittskövle Ingen tidsplan fanns i kommunstyrelsens beslut 2009-12-16 eller i kommunledningskontorets tjänsteutlåtande för när anläggningen av de nya återvinningsstationerna skulle vara färdigställda. Singelstationer som slopas senast 2009-12-31. Fjälkinge Megalitvägen Kristianstad Sibyllevägen Kristianstad Lars Wivallius väg Nymö Grytåkersvägen Ripa Ripa Byaväg Vä-Öllsjö Fågelpilsvägen/Kärnyxevägen Vä-Öllsjö Tävlingsgatan/Bandygatan/Travgatan Ö. Ljungby Tostebergavägen De 8 singelstationerna har avvecklats enligt beslut innan årsskiftet av 2009. Enligt beslutet som fattades av kommunstyrelsen 2009-12-16 (KS 270) skulle återstående singelstationer som föreslagits för avveckling föreslås kvarstå tills kommunala kompletta återvinningsstationer är färdigställda och/eller att FTI har utrustat sina kompletta återvinningsstationer med den nya containertypen. Kommunstyrelsen beslutade 2009-12-16 (KS 270) också följande: Renhållningen i Kristianstad erhåller månatlig ersättning för återstående singelstationer intill dess att kompletta kommunala återvinningsstationer tagits i bruk. 2 av 6
Nedan följer en förklaring till vissa delar av beslutet för anläggning av nya kompletta återvinningsstationer: Kompletta återvinningsstationer Singelstationer Tidigare beslut om samverkansavtal Renhållningen Nya återvinningsstationer med separata containrar för förpackningar av plast, metall, färgat/ofärgat glas, papper och tidningar. Det finns även behållare för småbatterier. Återvinningsstationer med flerfacksbehållare; dvs. en container med separata fack för metall, färgat/ofärgat glas och tidningar. Ett särskilt inkast finns för småbatterier. Kommunstyrelsen beslutade i december månad 2009 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att upprätta avtal angående service av kompletta kommunala återvinningsstationer med Renhållningen i Kristianstad. Ersättningen till Renhållningen i Kristianstad för drift och skötsel av de 17 kompletta kommunala återvinningsstationerna bedömdes uppgå till ca 0,8 mkr. FTI AB Står för Förpacknings & Tidningsinsamlingen Aktiebolag (hädanefter kallad FTI), som är ett företag inom återvinningsbranschen som har till uppgift att se till att förpackningar och tidningar i Sverige samlas in och återvinns. Nytt samverkansavtal FTI Nytt samverkansavtal med FTI som i avtalet företräder alla parter FTI, Pressretur och Svensk Glasåtervinning. Avtalet löper 5 år (med möjlig förlängning 5 år) och innebär att FTI ansvarar för drift och skötsel av de 17 kompletta kommunala återvinningsstationerna till en kostnad på 0,6 Mkr per år. 2.1 Status återvinningsstationer Enligt de intervjuade personerna har inga nya kompletta kommunala återvinningsstationer anlagts i enlighet med kommunstyrelsens beslut. Anledningen till detta anges vara förhandlingssvårigheter, entreprenadupphandlingar samt att FTI har genomgått en omorganisation under 2010-2011, vilket lett till att kommunen och FTI inte har kommit överens om utformningen av samverkansavtal. En prioritering har gjorts för andra pågående projekt i väntan på att nytt samverkansavtal med FTI ska upprättas. Det nya avtalsförslaget ska innebära lägre kostnader för kommunen avseende drift och skötsel. Ansvarig tjänsteman på C4 teknik gjorde klart första bygglovet i oktober månad 2010 och senaste bygglovet gjordes klart i april månad 2012. I dagsläget är 7 av 17 bygglov helt klara. I intervjun med ansvarig tjänsteman påpekas att resterande platser som inte är klara med bygglov beräknas ta ytterligare sex månaders arbete om diskussioner med markägare och föreningar som äger marken går som planerat. Det finns också pågående diskussioner kring markägande och placering av de nya återvinningsstationerna. 3 av 6
Tilldelade resurser, enligt kommunstyrelsens beslut, bedöms fortsatt tillräckliga för att genomföra utbyggnaden. Dock tillkommer en engångskostnad för inköp av nya glascontainrar till de 17 kompletta återvinningsstationerna. På de 17 platser/orter avsedda för de nya kompletta kommunala återvinningsstationerna står fortsatt 17 stycken singelstationer kvar som en tillfällig lösning i väntan på att utbyggnad av de kompletta stationerna sker. Uppgiften av drift och skötsel för de återstående singelstationerna samt tömning av flerfackscontainrarna på dessa singelstationer, har utförts av Renhållningen fram t.o.m. 30 april 2012. Därefter har annan entreprenör anlitats av kommunen för tömning av flerfackscontainrarna på grund av att Renhållningen inte längre hade ett brukbart fordon för detta ändamål. Städning av singelstationerna sköts av Renhållningen Kristianstad t.o.m. 2012-10-31. Statusen för genomförandet av de 17 platser som är tänkta för de nya kompletta kommunala återvinningsstationerna kan ses i bilaga 1. Av intervjuer framkommer att de kvarstående singelstationerna är slitna och kan behöva bytas ut i den närmaste framtiden om inte anläggning sker inom kort. Kommunstyrelsens beslut 2009-12-16 (KS 270) innehöll följande anmärkning: FTI kommer att etablera en komplett återvinningsstation i Åhus vid Villaskolan men samtidigt att slopa återvinningsstationen i Vanneberga. Utredning föreslår att kostnader för Villaskolan används för att ersätta den då nedlagda FTIstationen i Vanneberga. Efter intervju med ansvarig tjänsteman framkom att återvinningsstationen i Åhus vid Villaskolan skall anläggas av FTI men att en anläggning ska ske i Vanneberga av kommunen. I granskningens slutfas kom parterna överens om ett samverkansavtal som godkändes av kommunstyrelsen den 23 maj 2012. Enligt underlagen till beslutet skall utbyggnaden nu ske under perioden 2012-05-02 2012-10-31. 2.2 Ekonomi I beslutsunderlaget beräknades de totala anläggningskostnaderna uppgå till 2,2 mkr. Resurser som hittills har använts i projektet är följande: 2010 Kostnader uppgår till 98 000 kr (annan projektledare). 2011 Kostnader uppgår till 96 000 kr (nuvarande projektledare börjar i feb 2011). 2012 Kostnader uppgår hittills till 18 000 kr. 4 av 6
Resurser som använts enligt nuvarande projektledare på C4 Teknik enligt följande: Kontroll av potentiella platser för anläggning Bygglovsansökningar (inkluderar resurser för ritningar av kollega) Svarande på yttrande kring platserna för anläggning av återvinningsstationerna Sökande av tillstånd hos Länsstyrelsen. 2.3 Uppföljning Av intervjuer framgår att processtatusen avseende återvinningsstationerna har tagits upp som informationsärende i tekniska nämnden. Ingen formell information har enligt uppgifter lämnats till kommunstyrelsen avseende de nya kompletta kommunala återvinningsstationerna sedan kommunstyrelsens beslut i december månad 2009. Vid sammanträdet den 23 maj 2012 beslutade kommunstyrelsen att anta kommunledningskontorets nya förslag till samverkansavtal med FTI. Det nya förslaget innebär för kommunen en lägre årskostnad för drift och underhåll på ca 0,6 Mkr jämfört med tidigare förslag på drygt 1,0 Mkr per år. Dock blir det en inledningsvis större kostnad på 0,4 Mkr än tidigare på grund av inköpet av de nya glascontainrarna. Renhållningen anlitas inte längre för tömning av de singelstationer som kvarstår i väntan på att de kompletta återvinningsstationerna ska anläggas. Lyckedals ved har övertagit uppgiften med att tömma dessa singelstationer under perioden 2012-05- 02 2012-10-31, vilket även är perioden för då anläggningen ska ske av de nya kompletta återvinningsstationerna. Kostnaden för Lyckedals veds tjänster uppges av kommunledningskontorets tjänsteutlåtande vara mindre och på så sätt vara fördelaktigt för kommunen. Mattias Haraldsson Projektledare Fredrik Anderberg Projektmedarbetare 5 av 6
Bilaga 1 Återvinningsstationer Kiaby Bäckaskog Maglehem Hammarslund Östra Sönnarslöv Ovesholm Vanneberga By Landön Österslöv Fjälkestad Tosteberga Ivö Bjärlöv Djurröd Vinnö Träne Vittskövle Status - anmärkning men är överklagat. Osäker på om anläggning kan ske på grund av resultatet för överklagandet. Föreslagen plats finns men kan behöva justeras pga. tillgänglighetssynpunkt. Föreslagen plats skall säljas. Osäker på den nya ägarens ställning till en eventuell anläggning av återvinningsstation. Har kontakt med byalaget med förslag till ny plats då den tidigare föreslagna platsen anses vara för liten. Osäker på placering pga camping. Förslag plats var för liten. Har skrivit om ärendet till en privat fastighetsägare men ej fått svar. Förslag på två platser finns. En träff med representant är inplanerad. Bygglov har sökts på 2 ställen och har bemötts av protester. Försök till annan plats pågår. Inväntar svar från byalaget pga. att föreslagen plats var för liten. Föreslagen plats ligger på kyrkans mark och anläggning av väg måste då ske. Har även förslag på annan placering vid skolan alternativt vid kommunens mark närmare skolan. 6 av 6