Rekryteringsmanual - För dig som behöver rekryteringsråd Kontakt: E-post: Utgivare: roi:recruit, 0770 110 177 info@roirecruit.se roi:recruit
Innehållsförteckning 1. SKAPA EN GENOMARBETAD KRAVPROFIL... 4 2. SÄTT UPP EN TIDSPLAN MED SAMTLIGA INVOLVERADE... 6 3. SKRIV EN ATTRAKTIV OCH TYDLIG JOBBANNONS... 7 4. PUBLICERA ANNONSEN PÅ JOBBSIDOR... 10 5. HANTERA INKOMMANDE ANSÖKNINGAR... 11 6. INTERVJUA... 13 7. TA REFERENSER... 15 8. AVSLUTA SNYGGT... 16 2
Rekrytera med roi:recruit - Så här rekryterar du i egen regi Att starta upp en rekrytering kan ibland vara svårt - speciellt om man inte vet var man ska börja! Därför har vi gjort en liten samling med tips och råd för dig som vill rekrytera i egen regi. Har du ytterligare frågor kan du alltid kika på rekryteringsbloggen på vår hemsida, eller varför inte kontakta oss? Strukturen för att rekrytera är enkel: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Skapa en genomarbetad kravprofil Sätt upp en tidsplan med samtliga involverade Skriv en attraktiv och tydlig jobbannons baserad på kravprofilen Publicera annonsen på jobbsidor Hantera inkommande ansökningar Intervjua Ta referenser Visst låter det enkelt! Det finns dock några saker att ha i åtanke när man genomför en rekrytering och några små enkla tips kan hjälpa dig till en smidig och professionell rekrytering! Eller som vår Vd säger: "Rekrytering ska vara enkelt, kostnadseffektivt och hålla hög kvalité. Vi arbetar aktivt med att följa dessa enkla ord och har därför blivit lite av en rebell inom en ganska konservativ bransch. Vi visar hur rekrytering fungerar - på ett okomplicerat sätt! " Niclas Wate, VD, roi:recruit 3 roi:recruit E-post: info@roirecruit.se Växel: 0770 110 177 Hemsida: www.roirecruit.se
1. Skapa en genomarbetad kravprofil Kravprofilen är det dokument som man använder för att definiera vad man är ute efter hos en kandidat när man ska rekrytera. Observera att detta är ett internt dokument och inte samma sak som jobbannonsen. En väl genomarbetad kravprofil visar bland annat vilken erfarenhet och utbildning som krävs, vilka arbetsuppgifter som ingår i rollen, lönenivå, hur rollen eventuellt utvecklas med tiden, med mera. Den innehåller med fördel även de lite mjukare värdena, såsom personlighet. Kravprofilen är ett internt dokument och används som underlag vid framtagande av annonsen. En genomarbetad kravprofil gör rekryteringsprocessen lättare Genom att ha en genomarbetad kravprofil så blir rekryteringsprocessen helt enkelt lättare. Det blir enklare att skriva annonsen, för att det finns ett underlag på vad man letar efter. Det blir lättare att sålla bland ansökningarna, eftersom kriterierna finns i kravprofilen. Det blir även lättare hålla de första intervjuerna, eftersom man vet vad man ska fråga efter. Det finns ett flertal mallar för hur en kravprofil kan se ut nedan ser du ett exempel på vad en kravprofil ska innehålla: - Befattning - Närmaste chef - Anställningsform (begränsat, tillsvidare, annat) - Omfattning (%) - Önskat startdatum - Lönenivå, bonus, annat Gå sedan in och titta på vilka arbetsuppgifter tjänsten ska innefatta: o o o Vilka arbetsuppgifter ingår i arbetet idag? Finns det planerade eller förväntade förändringar i verksamheten framöver som medför att arbetsuppgifter kan tillkomma eller utgå ur befattningen? Hur kommer befattningen att se ut om 1 år? 5 år? Tänk igenom vilka kunskaper, färdigheter och egenskaper som behövs för att: o Utföra arbetsuppgifterna? o Fungera i arbetsgruppen? 4
o o Fungera i samarbetet med ansvarig chef? Fungera i organisationen i stort? Krävs det några personrelaterade kompetenser? - Vad är meriterande och vad är krav? Vilken utbildning kräver det? - Vad är meriterande och vad är krav? Arbetslivserfarenhet - Vad är meriterande och vad är krav? Språkkunskaper? - Vad är meriterande och vad är krav? IT kunskaper? - Vad är meriterande och vad är krav? Behöver kandidaten ha ett körkort? Finns det andra saker som är viktigt? Titta på liknande tjänster som är utannonserade kanske hittar du bra formuleringar eller annat som du kan dra nytta av! När man skriver kravprofil är det lätt att bli girig och ställa krav som är onödiga och till och med orealistiska; detta medför snarare komplikationer än fördelar i rekryteringen. Tänk därför på att hela tiden utgå från vilka arbetsuppgifter som ska genomföras och vilka egenskaper som är nödvändiga att ha med sig för att passa för rollen. Annat utöver detta klassas med fördel som meriterande. Är du osäker eller vill rådfråga någon så kontakta oss så hjälper vi dig på traven! Tips från rekryteraren: Slarva inte med kravprofilen. Den är stommen till hela rekryteringen och något som du kommer att återgå till under hela rekryteringsprocessen. Givetvis skriver man en helt ny kravprofil inför varje ny rekrytering, även om det är en ersättningsrekrytering man ska göra. 5
2. Sätt upp en tidsplan med samtliga involverade Rekryteringsprocessen har en tendens att dra ut på tiden och detta är kostsamt av flera olika anledningar. Dels för att tid är pengar, dels för att det tar upp ett flertal parters tid, samt att man kan förlora riktigt bra kandidater om man inte agerar snabbt. Sätt därför upp en tidsplan där alla som är involverade är medvetna om vad de ska göra och när, så att de inledningsvis avsätter tid för att hantera rekryteringen. - Vem ska vara med och skriva kravprofilen och när ska det göras? - Vem skriver annonsen och när ska det göras? - Vem publicerar jobbannonsen och när? - Vem hanterar inkommande ansökningar? - När väljs kvalificerade kandidater ut för intervju? - Ska det genomföras tester? - Vem sitter med på första intervjun och när ska detta göras? - Vem sitter med på andra och när ska detta göras? - Vem beslutar om anställning? - Vem hanterar de kandidater som inte går vidare och avslutar rekrytering? - Vem hanterar introduktionen av den nya kollegan? Tips från rekryteraren: Kalla in de involverade preliminärt i kalendern. På så sätt vet alla vad de ska göra och när. Håller inte tiderna exakt kan man alltid boka om, men försök att hålla tidsplanen. 6
3. Skriv en attraktiv och tydlig jobbannons - Baserad på kravprofilen Genom att ha en genomarbetad kravprofil i grunden så vet man vilka hårda fakta som ska vara med i själva jobbannonsen, det vill säga vad som är krav och vad som är meriterande i form av erfarenhet och kunskap. Det många däremot glömmer är att annonsen även är ett ypperligt sätt för er att visa vilka ni är, vilka värderingar ni har, vilken ton på företaget det finns och mycket mer. Tänk dock på att inte skriva en allt för lång annons använd gärna några av de gratismallar som finns tillgängliga! Nedan är ett förslag på mall som ni kan använda roi:recruit söker rekryterare till Malmö Försök även att lägga företagsinformationen längst ner i själva annonsen och börja med informationen om tjänsten. Kan du lista upp saker i punktform är det en fördel, då det ger ett tydligare intryck. Se exempel på annons layout nedan: Företag söker titel till Stad Inled annonsen med att förklara kort varför tjänsten är tillgänglig och kort om själva tjänsten, och de arbetsuppgifter som tjänsten innebär. Försök att lista upp arbetsuppgifterna i punktform. Försök att hålla det kort och sakligt. Tjänsten innebär: o Arbetsuppgift 1 o Arbetsuppgift 2 o Arbetsuppgift 3 o Arbetsuppgift 4 o Arbetsuppgift 5 7
Skriv sedan vad ni anser krävs för att kunna genomföra arbetsuppgifterna. Behöver kandidaten ha någon erfarenhet, utbildning eller annat? Lista då gärna upp kraven i punktform. Din profil o Utbildning o Kunskaper o Erfarenhet o Annat som är relevant? Under själva kraven kan det vara bra att skriva lite om hur personen ifråga bör vara. Är det en fördel om kandidaten är social, lösningsorienterad? Finns det andra saker som ni eftersträvar i kandidatens personlighet? Försök att skriva detta i löpande text. Här kan även nämnas meriter finns det ett flertal meriter så kan de även skrivas in i punktform. Varför ditt företag? Här är det bra med information om företaget varför ska man arbeta för er? Detta är ett bra sätt att få sökande som redan har en liknande tjänst på annat företag att söka sig till just er. Här beskriver du med fördel hur företaget utmärker sig i branschen (d.v.s. vad det är/vill vara känt för), om det finns några planer för företaget framöver (t.ex. expansion), vilka utvecklingsmöjligheter tjänsten innebär för personen, vilken företagskultur gäller, vilka värdeord o.s.v. Ansökan Glöm inte att skriva hur man söker tjänsten, när sista ansökningsdatum är, vem man kan kontakta om man har frågor och liknande. Om Företaget Här skriver man kalla fakta om företaget, många gånger finns denna text redan klar (ofta under Om oss på företagets hemsida) och kan kopieras in, referera gärna till företagets hemsida för mer information. Man kan, för att visa att denna information inte tillhör själva tjänsten, lägga detta i grå färg och kursiv. 8
Så var du färdig med din annons! Tänk på att skriva en snygg annons med lättläst text och försök marknadsföra på ett passande sätt. Annonsen är ofta kandidatens första intryck av företaget och tjänsten. Undvik stavfel och få gärna några kollegor att titta igenom det du skrivit och komma med input. Tips från rekryteraren: Några små tips och tricks är bl.a. att gärna ha med företagsnamn, titel och arbetsort i själva annonstiteln 9
4. Publicera annonsen på jobbsidor När du är klar med annonsen ska denna publiceras vi rekommenderar i regel att man går ut via nätet och de jobbportaler som finns då når du flest kandidater. Det kostar en del att publicera en annons så undersök gärna om du kan få ett paketpris eller rabatt någonstans då annonskostnaden ofta kan bli ganska hög om man väljer att annonsera utanför Arbetsförmedlingen. Kika gärna på vårt annonspaket och se om det passar dig! Glöm inte att sätta upp ett slutdatum i annonsen och sätt in en påminnelse i din kalender att du ska ta ner annonsen! Här ser du några av de största jobbportalerna i Sverige Tips från rekryteraren: Hitta ett annonspaket som passar er, på så sätt kan ni spara pengar på annonskostnaden. 10
5. Hantera inkommande ansökningar När annonsen är publicerad så kommer du (förhoppningsvis!) att få in ansökningar. Det är viktigt att kandidaterna får ett mail som bekräftar att deras ansökan kommit fram. Det är mycket att hålla reda på i rekryteringsprocessen så vi rekommenderar varmt att du har ett rekryteringsverktyg som du använder dig av. Då kommer alla kandidater in i verktyget och du kan enkelt hantera alla ansökningar där och slipper böket med en full Inbox. Läs igenom ansökningarna och utgå från kravprofilen när du graderar dessa, markera gärna upp dem t.ex. de som är kvalificerade får en 3:a och de som inte kvalificerar får en 1:a för att sedan gå på djupet av det som du listat upp som krav, respektive meriterande, i kravprofilen. Finns det något i en kandidatansökan som du ställer dig frågande till eller vill veta mer om, tveka inte att kontakta kandidaten man kan enkelt skriva ett mail! Våra rekryterare har som vana att lista upp det viktigaste i kravprofilen (ca 4-8 frågor) som sedan skickas ut till alla som söker tjänsten. På så sätt sparar du tid och kandidaterna får en möjlighet att utveckla just deras kompetenser inom just det som är viktigast för er i denna anställning. Kandidatens ansökan samt svar på dina frågor ger en bra grund för att utvärdera kandidatens profil och huruvida denna kvalificerar sig för tjänsten. Har du många kvalificerade kandidater kan det ibland vara tidsbesparande att börja med en telefonavstämning. Fördelar med att genomföra en telefonavstämning är att det är tidsbesparande och du får en känsla för kandidaten. Nedan ser du 5 tips som är bra att tänka på innan du ska hålla en telefonavstämning. 1. Har du ont om tid så är det bra att boka in en tid med kandidaten via e-post rörande när telefonavstämningen skall hållas, annars riskerar du att inte få tag på kandidaten. En avstämning tar upp till ca 30 minuter att genomföra och det kan vara bra att nämna detta för kandidaten vid inkallningen. 2. Förbered dig med hjälp av kravprofilen du ställt upp. Hur matchar kandidatens CV de krav och meriter som du söker? Finns det mer information och erfarenheter kring detta som kanske inte tas upp i CV:t? 3. Förbered gärna en lista med konkreta frågor kring erfarenhet och kunskap. Tänk på att det är en avstämning och inte en intervju. 11
4. Något som kan vara nyttigt att veta är varför kandidaten sökt tjänsten. Vad är anledningen till att denne vill byta? Vad är det som intresserar kandidaten hos er och med tjänsten? Det kan här vara lämpligt att fråga om kandidatens förväntade lönespann om lönenivå är avgörande för vem man anställer. Var noga med att påpeka att det inte handlar om förhandling utan om att se ifall man kan mötas eller ligger för långt ifrån varandras nivåer. 5. Avsluta samtalet med information om vad som kommer att hända. När kommer du att återkoppla till kandidaten om denne går vidare eller ej, o.s.v. Är det fler involverade i rekryteringsprocessen så ta upp eventuella frågor med varandra - vi ser alla olika på saker och ting och många gånger får man ett större perspektiv med hjälp av sina kollegor. Tips från rekryteraren: Läs ansökningar varje dag, på så sätt kan du agera snabbt ifall det kommer in ett guldkorn och inte riskera att denna går vidare i en annan anställningsprocess 12
6. Intervjua Att hålla i en anställningsintervju är inte alltid det lättaste. Nedan har vi sammanställt några tips som gör mötet givande för både dig och kandidaten. 1. Förbered dig Då du har valt ut kandidaten bland andra sökande, så har du redan säkerställt att personen uppfyller grundkraven för tjänsten. Är det något specifikt som du vill höra mer om, bör du självklart ställa frågor kring just det. Förbered även frågor som gör att du får än mer kött på benen rörande kandidatens erfarenhet och kompetens. Be gärna personen ta fram exempel som tydliggör kompetensen eller erfarenheten. Om ni exempelvis söker en serviceinriktad person. I vilka situationer krävdes det att kandidaten var serviceinriktad? Be personen berätta om den gången. Vad handlade situationen om? Vad gjorde personen i den situationen? Är detta typiskt för personen? Vad är personens styrka i den situationen? Vad kunde personen gjort bättre? 2. Vad är meriterande? När du satte kraven för tjänsten så fanns det troligtvis med en lista på det som du ansåg vara meriterade egenskaper/erfarenheter. Ta upp detta med kandidaten och se om kandidaten även uppfyller dessa kriterier. 3. Marknadsför företaget När en person väl väljer att ta steget vidare från sin nuvarande arbetsgivare, eller om personen är arbetssökande idag, är det vanligt att man har lagt ut krokar på flera ställen för att säkra sina chanser att få ett nytt jobb. Det kan även handla om att personen trivs väldigt bra där han/hon är idag och att nästa steg behöver vara rätt på flera punkter för att personen ska överväga att byta. Oavsett anledning är det viktigt att göra ett bra intryck på kandidaten. Det handlar inte bara om att kandidaten behöver få ett bra intryck av personen som han/hon träffar, utan även att man tänker på att sälja in företaget. Berätta därför gärna om ert företag, er historia, era värderingar, visioner och liknande. Lyft fram exempel på förmåner och utvecklingsmöjligheter om det finns sådana. Förmåner kan handla om flextid, övertidsersättning, förmånliga pensionslösningar, friskvårdsbidrag, personalaktiviteter m.m. 13
4. Vad vill kandidaten i framtiden? Om kandidaten skulle få jobbet, vad betyder det då? Hur ser kandidatens karriärs mål ut och finns det möjlighet för kandidaten att nå dem hos er? Ser du att ni i dagsläget inte att kan erbjuda de utvecklingsmöjligheterna som kandidaten söker, är det bra att vara tydlig med det från början. Om personen sedan börjar och har de förväntningarna om utvecklingsmöjligheter, är det inte säkert att personen blir så långvarig om de förväntningarna sedan inte infrias. 5. Slutligen tester Magkänsla i all sin ära, men man kan inte uteslutande lita på den. Därför rekommenderar vi alltid att man genomför personlighetstester/analyser på de kandidater som man är intresserad av att gå vidare med. Den person som din magkänsla säger ja till, kanske inte fungerar i det team som personen ska jobba i. Att diskutera resultatet från analysen eller testet gör också att man kan gräva djupare i kandidatens egenskaper och få en mer nyanserad bild av personen. 14
7. Ta referenser Ta alltid referenser! Det spelar ingen roll hur bra det känns med kandidaten, eller hur bra CV kandidaten har ta alltid referenser! Vi kan inte nog betona hur viktigt detta är och rekommenderar alltid att man tar minimum 2 referenser och helst 3, innan man anställer. Var även kritiskt mot vad det är för referenser du får av kandidaten är det en vän eller en före detta chef? Vänner är kanske inte alltid de mest objektiva referenserna till en anställning. Du kan alltid fråga kandidaten om specifika referenser från tidigare anställningar om du inte är nöjd med de referenser du fått. När du ska ta en referens är det viktigt att vara förberedd, nedan ser du exempel på en referensmall, skulle du behöva en mer omfattande mall så kontakta oss: Referensmall Vad ingick i kandidatens roll? Beskriv kandidaten med tre ord: Vad anser du driver och motiverar kandidaten? Vad anser du om kandidatens förmåga att planera, strukturera och driva det dagliga arbetet? Hur tycker du att kandidaten fungerar i gruppsammanhang (socialt och arbetsmässigt)? Hur skulle du beskriva kandidatens starka sidor? Vad behöver kandidaten utveckla som du ser det? Projektspecifik fråga 1: Projektspecifik fråga 2: Projektspecifik fråga 3: (d.v.s. fråga som är relaterad till de arbetsuppgifter etc. som gäller för just den tjänsten): Tips från rekryteraren: be kandidaterna att kontakta referenserna så att de vet att du kommer att ringa. Du kan även be kandidaten att boka tid till dennes referenser så de vet att du kommer att ringa t.ex. fredag eftermiddag eller liknande. På detta sätt sparar du väldigt mycket tid och slipper jaga. 15
8. Avsluta snyggt När rekryteringsprocessen är avslutad så informera SAMTLIGA kandidater om det och ge med fördel återkoppling till dem om vem (erfarenhet och bakgrund, inte namn) som blev anställd och varför (enkelt om man har ett rekryteringsverktyg). Att ha ett professionellt bemötande också mot dem som inte får jobbet blir viktigt för ditt företags rykte och renommé. Jag hoppas att detta dokument hjälper dig i din rekrytering och skulle du ha frågor, funderingar, eller vill se mer utförliga mallar för kravprofil, annons, intervjuteknik eller referenser, så är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Tips från rekryteraren: Skulle du ha vårt för att hantera din rekryteringsprocess, eller får in fel/inga/för många kandidater eller behöver en Second Opinion kontakta då oss! Lycka till önskar vi på roi:recruit! - Har du frågor är du varmt välkommen att kontakta oss 16