Utbildningsmanual Projektbeställare
Innehåll 1 INTRODUKTION... 1 1.1 OM ANIDO... 1 1.2 BAKOMLIGGANDE PROJEKTMODELL OCH METODIK... 1 1.3 STANDARDDOKUMENT... 2 1.4 LOGGA IN... 3 1.5 ÄNDRA PERSONLIGA DATA... 3 1.6 LOGGA UT... 3 2 ÖVERGRIPANDE STRUKTUR... 4 2.1 MENYER... 4 2.2 HJÄLPMANUAL... 4 2.3 PROJEKTLISTOR... 4 2.4 PROJEKTVYN... 6 2.5 FLÖDESSCHEMAT... 6 2.6 PROJEKTFLIKARNA... 7 3 PROJEKTSTART... 8 3.1 SKAPA PROJEKT... 8 3.2 SKRIVA PROJEKTDIREKTIV... 10 4 BESLUT... 11 4.1 TA BESLUT I BESLUTSPUNKT... 11 4.2 LÄGGA PROJEKT VILANDE... 11 4.3 AVBRYTA PROJEKT... 11 4.4 AVSLUTA PROJEKT... 11 4.5 TA BORT PROJEKT... 12 5 PROJEKTPORTFÖLJEN... 13 5.1 PROJEKT LISTA PROJEKT... 13 5.2 STATISTIK PROJEKTPORTFÖLJ... 14 5.3 STATISTIK HUVUDPROJEKT... 15 5.4 STATISTIK PROJEKTBLOMMA... 16 5.5 STYRELSE... 17
1 Introduktion 1.1 Om Anido Anido är ett online-system för projektstyrning. Det enda som behövs för att börja arbeta i systemet är internetanslutning och ett kundkonto. Användare identifieras med användarnamn (mailadress) och ett lösenord. Anido är uppbyggt med ett system av rättighets- och behörighetsgrupper, vilket innebär att olika personer ser olika delar av systemet. På projektnivå skiljer sig rättigheterna beroende på funktion i projektet. Projektledaren kan alltså göra mer i projektet är t ex en projektmedarbetare. Den här manualen är uppbyggd som ett komplement till lärarledd utbildning och visar de grundläggande funktionerna för en Projektbeställare med begränsade systemrättigheter. 1.2 Bakomliggande projektmodell och metodik Anido Projektstyrning bygger på antagandet att i princip alla projekt, oavsett innehåll och storlek, genomgår fyra tydliga faser. Mellan faserna ligger beslutspunkter där beslut tas om att driva projektet vidare eller att avbryta det. Som underlag till beslut i beslutspunkterna färdigställs ett eller flera projektdokument. Projektmodellen. Alla projekt som startas kommer inte till avslut. I projektet behövs dessutom stödfunktioner för att strukturera och följa upp det löpande projektarbetet som resursplanering, budget, riskanalys och planering och genomförande av aktiviteter. Dessutom behöver man till projektet lagra information som externa kontakter, anteckningar och projektdokument. Anido Projektstyrning är uppbyggt för att hantera allt detta. 1
1.3 Standarddokument Enligt projektmodellen bör ett eller flera projektdokument slutföras innan projektet kan flyttas från en fas till nästa. I standardutförandet finns fem olika projektdokument i Anido, men varje organisation bestämmer vilka dokument som ska användas och i vilka projektfaser. Alla projektdokument kan skrivas ut i PDF-format från projektfliken Rapporter. Projektdirektiv I projektdirektivet beskriver uppdragsgivaren, styrgruppen eller finansiären bakgrund, syfte och mål med projektet. Projektdirektivet återfinns i initieringsfasen. Projektblomma I projektblomman görs en bedömning av nyttan med projektet utifrån flera aspekter. Bedömningen resulterar i ett diagram, en blomma. Projektblomman är av nytta bl a vid prioritering mellan projekt och utvärdering av ett slutfört projekt. Dokumentet Projektblomma finns i alla faser. Projektblomma med fyra dimensioner. Projektnyttan överskrider tröskelvärdet i alla dimensioner. Projektplan Projektledarens plan för arbetet i projektet. Projektplanen finns i faserna planering och genomförande. Vid fasbyte följer projektplanen automatiskt med till genomförandefasen. Progressrapport Projektledarens periodiska rapport över tillståndet i projektet. I progressrapporten sätter projektledaren projektets status Grön Gul Röd, färger som visas i projektlistorna. Progressrapporter kan skapas i alla projektfaser. Slutrapport I avslutsfasen rapporterar projektledaren vad som åstadkommits i projektet i en slutrapport. 2
1.4 Logga in Inloggning i Anido sker via en säker anslutning på www.anido.se med användarnamn (=mailadress) och lösenord. Har man glömt lösenordet går det bra att beställa ett nytt på inloggningssidan. När man loggat in i Anido visas Startsidan med aktuell information: Mina event Mina projekt Mina ärenden Att göra Viktiga datum i mina projekt 1.5 Ändra personliga data Klicka på ditt namn i snabbmenyn för att ändra personliga data som lösenord och tillgänglighet (arbetstid). 1.6 Logga ut Klicka på ditt namn i snabbmenyn och välj Logga ut. 3
2 Övergripande struktur 2.1 Menyer I Anido finns två övergripande menyer som alltid visas, oavsett vad man arbetar med i systemet. Huvudmenyn innehåller t ex projektlistor, administrativt gränssnitt, statistikfunktion och kontaktregister. Vad de olika användarna ser i huvudmenyn ställs in i admin-gränssnittet utifrån den funktion man har i företaget. På din skärm ser du alltså förmodligen inte alla val som visas här. Snabbmenyn innehåller personlig information och genvägar. 2.2 Hjälpmanual Hjälpmanualen hittar man längst till höger. Hjälpmanualen innehåller modellbeskrivning, utbildningsmaterial, instruktionsfilmer och en trädstruktur med beskrivning av alla funktioner i systemet. 2.3 Projektlistor Det finns två projektlistor i Anido, den ena i under portföljen i snabbmenyn, Mina projekt, den andra under PROJEKT i huvudmenyn. Mina projekt Projektlistan i snabbmenyn visar alla projekt du själv är medlem i, vilken projektkategori projektet tillhör, när det ändrades senast och vilken fas det befinner sig i. Här ser man också den egna planerade och redovisade tiden i projekten. Projektlistan kan filteras med hjälp av rullgardinsmenyerna ovanför listan. Projektets status (grön gul röd) visas i statuskolumnen tillsammans med en ikon som visar om aktuella progressrapporter slutförts eller ej. För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. 4
PROJEKT Lista projekt För projektbeställare kan projektlistan i huvudmenyn ofta vara mer användbar än listan i Mina projekt. Vanligtvis har projektledaren rättighet att se alla organisationens projekt, och listan är därför mer omfattande. Filterfunktionerna är fler, liksom varningsikonerna. Här ser vi varningsikoner för att i projektet planerade beslutspunkter har passerats och att det har risker med risktal 16 eller mer. Att det finns delprojekt visas med ett plustecken efter huvudprojektnamnet. Klicka på det för att se delprojekten i listan. För t ex presentationsändamål finns möjlighet att skriva ut listan i Excel- eller PDF-format. För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. 5
2.4 Projektvyn När man öppnar ett projekt, visas Projektvyn med information om det valda projektet. I övre delen av projektvyn visas övergripande information som projektnamn och vilken fas projektet befinner sig i. Projektets flödesschema med projektfaser och beslutspunkter visas under denna information. Vanligtvis innebär de olika projektfaserna att ett eller flera dokument ska slutföras som underlag till beslut i beslutspunkterna. I Anido visas därför dessa dokument när man klickar på den aktuella projektfasen. Under flödesschemat visas ett antal projektflikar, med projektinformation som tidsplan, budget och riskanalys. 2.5 Flödesschemat Faserna När man klickar på en projektfas kan man redigera och färdigställa projektdokument som t ex Projektdirektiv, Projektplan och Progressrapporter. Projektfaserna är låsta tills de öppnas med ett beslut i föregående beslutspunkt. Beslutspunkterna, BP1-4 När man tar beslut i en beslutspunkt byter projektet fas och nästa fas i flödesschemat öppnas för redigering av projektdokument. 6
2.6 Projektflikarna Projektarbete som inte är beroende av vilken fas projektet befinner sig i hanteras med Projektflikarna. Översikt Här visas grundläggande information om projektet tillsammans med noteringar om dels vilka dokument som inte slutförts, dels viktiga kommande datum i projektet. Inställningar Justera grundinformation om projektet som t ex projektkategori, beslutspunktsdatum eller projektledare. Kontakter Här noteras projektets externa kontakter. Anteckningar Projektanteckningar visas under projektfliken Anteckningar. Resurser Lägga till projektmedarbetare. Budgetera och rapportera tid. Tidsplan Planera och följ upp vad som ska göras i projektet med checkpunkter, gruppaktiviteter och aktiviteter. Budget Budgetera och rapportera kostnader och intäkter i projektet. Riskanalys Specificera och värdera risker för projektets genomförande. Filer Projektets filarkiv. Spara, läs och redigera. Rapporter Läs och skriv ut projektdokument som Projektdirektiv Projektplan, och Slutrapport. 7
3 Projektstart 3.1 Skapa projekt Klicka på PROJEKT i huvudmenyn och sedan på Skapa nytt projekt. Ange: Projektnamn. Typ ange om projektet är ett huvudprojekt eller att delprojekt. Är projektet ett delprojekt väljs sedan till vilket huvudprojekt det ska kopplas. Projektkategori Om projektkategori används, välj i rullgardinsmenyn. Projektklass Om projektklass används, välj i rullgardinsmenyn. Projektspråk Svenska eller engelska. Beskrivning En kort beskrivning av projektet (Ej obligatoriskt). Klicka i rutan Publiceras om beskrivningen ska visas i projektfliken Översikt. Projektets startdatum och slutdatum samt preliminära datum för beslutspunkterna. Projektledare välj i rullgardinsmeny. All inmatad data kan ändras senare. Klicka på Lägg till projekt. 8
Nu visas projektet med inlagda grunddata i projektvyn. Kontrollera att det inmatade är rätt. 9
3.2 Skriva projektdirektiv Projektdokument redigeras och slutförs i flödesschemat. Klicka på initieringsfasen i flödesschemat för att skriva projektdirektivet. Till vänster i vyn visas de dokument som finns tillgängliga i den här projektfasen, till höger en hjälptext som sammanfattar vad som ska göras innan projektet kan gå vidare till nästa fas. Dokumentet är slutfört. Dokumentet är inte slutfört. Skapa ny version Redigera projektdirektivet Klicka på dokumentnamnet. Fyll i fälten och Byt status till slutförd när den är klar. Alla rapporter kan skrivas ut i PDF-format från projektfliken Rapporter. 10
4 Beslut 4.1 Ta beslut i beslutspunkt När man tar beslut i en beslutspunkt öppnas nästa fas i flödesschemat. Klicka på beslutspunkten i flödesschemat. Välj beslutet Byt fas till. och fyll eventuellt i kommentar. Spara. Alternativa beslut är att avbryta projektet eller att lägga det vilande. I beslutspunkt 4 stängs projektet. 4.2 Lägga projekt vilande Projekt kan läggas vilande i alla beslutspunkter utom BP4. Klicka på beslutspunkten och välj Lägg projektet vilande. I projektlistorna är vilande projekt blåfärgade. Vilande projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 4.3 Avbryta projekt Projekt kan avbrytas i alla beslutspunkter utom BP4. Klicka på beslutspunkten och välj Avbryt projektet. I projektlistorna är avbrutna projekt rödfärgade. Avbrutna projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 4.4 Avsluta projekt Projekt kan bara avslutas i beslutspunkt 4. Klicka på BP4 och välj Avsluta projektet. I projektlistorna är slutförda projekt markerade med fet stil. Slutförda projekt öppnas genom att man klickar på Öppna projektet i projektvyn. 11
4.5 Ta bort projekt Projektfliken Inställningar. Klicka på Ta bort projekt. Observera att ett borttaget projekt tas bort permanent och inte kan återskapas. 12
5 Projektportföljen Anido är byggt med ett tydligt portföljperspektiv och har ett flertal funktioner som underlättar för portföljägaren att följa upp och analysera projekten. 5.1 PROJEKT Lista projekt Projektlistan under PROJEKT ger en bra bild över projektportföljen. Är projektlistan lång kan man filtrera den med hjälp av sökfiltren. Projektlistan kan skrivas ut till PDF eller Excel. I statuskolumnen kan vi av varningsikonerna direkt se vilka projekt som: Inte har passerat de planerade beslutspunkterna Har problem, projektstatus är gul eller röd Inte har fyllt i progressrapporter i tid Har en eller flera risker med högt risktal För att öppna ett projekt klickar man antingen på projektnamnet eller på ikonen längst till höger. 13
5.2 STATISTIK Projektportfölj Här visas projektportföljen grafiskt i ett tidsdiagram. Ställ in tidsperiod och kalendervisning. Justera eventuellt vilka projekt som visas med hjälp av övriga filterfunktioner. Klicka på Visa eller Exportera till PDF. Klicka på projektnamnet eller för att se en sammanfattning av projektet. 14
5.3 STATISTIK Huvudprojekt Projekt med delprojekt studeras med fördel med statistikfunktionen Huvudprojekt. Här visas i ett tidsdiagram såväl huvudprojekten som ingående delprojekt och/eller aktiviteter i projekten. Ställ in tidsperiod och kalendervisning. Justera eventuellt vilka projekt som visas med hjälp av övriga filterfunktioner. Klicka på Visa. Klicka på projektnamnet eller för att se en sammanfattning av projektet eller klicka på aktivitetsnamnet för att visa en aktivitet. 15
5.4 STATISTIK Projektblomma Med den här funktionen kan man jämföra projektblommor mellan olika projekt och projektfaser. Det är också möjligt att jämföra genomsnitt av projektblommor mellan olika projektkategorier eller projektklasser. Avgränsa eventuellt sökningen till projekt, projektfas, projektläge, projektkategori och projektklass Vill man jämföra genomsnitt av projektblommor mellan projektkategorier eller projektklasser anges det med val av Gruppering. För att välja de projektblommor som ska jämföras, klicka på ikonerna till höger. Klicka på Skapa diagram för att visa projektblommorna. I visningsläget kan sedan diagrammet skrivas ut i PDF-format. 16
5.5 STYRELSE Styrelsevyn är huvudsakligen till för att t ex styrelsemedlemmar som för övrigt inte har tillgång till projekten ska kunna få en snabb översikt över projektfortföljen. Här finns inga filter eller andra inställningsmöjligheter. Projektlistan är inte heller klickbar. 17