Användarmanual. FormPipe W3D3 2012R1 2012-04-30

Användarmanual FormPipe W3D3 2012R1 2012-04-30

Innehållsförteckning Inledning... 1 Allmänna avsnitt... 3 Allmänna avsnitt... 3 Komma igång... 3 Komma igång... 3 Navigera i systemet... 3 Personlig startsida... 4 Roller i systemet... 5 Administrator... 5 Huvudregistrator... 5 Registrator... 6 Handläggare... 6 Byt handläggare... 6 Gäst och/eller användare av publika webbgränssnittetet... 7 Hjälpmöjligheter... 7 I systemet... 7 Utanför systemet... 7 Administrator... 9 Administrator... 9 Startsida... 9 Startsida... 9 Funktionens startsida... 9 Användare... 9 Behörigheter... 12 Serier... 15 Administration av malldokument... 18 Administration av mallar inne i W3D3... 19 Konton... 19 Varning!... 20 Kunder... 21 Svarsmallar för e-post... 22 CMS... 24 Huvudregistrator... 26 Huvudregistrator... 26 Allmänt... 26 ii

Innehållsförteckning Allmänt... 26 Startsida... 26 Funktionens startsida... 26 Avdelningar... 26 Diariebeteckningar... 28 Handlingstyper... 28 Varning!... 29 Handlingsstatus... 29 Handläggare... 29 Handläggargrupper... 30 Varning!... 32 Kampanjer... 32 Varning!... 33 Kategorier... 33 Ärendestatus... 35 Ärendetyper... 35 Roller/Workflow... 35 Formulär... 36 Metadata... 37 Varning!... 38 Obligatorium... 39 Beslutande organ... 40 Beslutande organ... 40 Ändra beslutande organ... 41 Skapa ny mandatperiod... 41 Redigera mandatperiod... 42 Ta bort mandatperiod... 42 Beslutande organets ledamöter... 42 Redigera beslutande organ... 43 Beslutande organets möten... 43 Ledamöter... 44 Skapa ny ledamot... 44 Redigera ledamot... 45 Tilldela ledamöter uppdrag... 46 Ta bort uppdrag... 46 Redigera uppdrag... 47 iii

Manual för W3D3 2011 R1plus Koppla ledamöter till beslutande organ... 47 Delegationsordning... 48 Mailadress... 48 Ny mailadress... 49 Kopiera personer till epostlista... 49 Administrera kontaktgrupper... 50 Skapa ny kontaktgrupp... 50 Kontaktgrupper... 51 Svarsmallar för e-post... 51 Registrera... 54 Registrera... 54 Startsida... 54 Startsida... 54 Funktionens startsida... 54 Inkomna handlingar... 55 Initiera ärende... 56 Möten... 56 Skapa nytt möte... 57 Avsändare/mottagare... 57 CMS... 57 Medborgarinloggning... 60 Varning!... 61 Processer... 62 Registreringsguide... 63 Registreringsguide... 63 Skapa nytt ärende... 63 Skapa nytt ärende... 63 Skapa ny handling... 64 Mötesprocessen... 66 Mötesprocessen... 66 Föredragningslista... 66 Föredragningslista... 66 Protokollför... 67 Lägg in mötesparagraf... 67 Protokollför mötesparagraf... 68 Ändra mötesparagraf... 69 iv

Innehållsförteckning Ta bort mötesparagraf... 70 Sekretessbelägg mötesparagraf... 70 Administrera expedieringslista... 70 Skicka paragraf till nytt möte... 71 Skapa kallelse... 72 Ändra kallelse... 72 Registrera kallelse... 73 Protokollför... 73 Närvarolista... 75 Ordinarie ledamöter... 75 Ersättare... 76 Övriga deltagare... 76 Skapa protokoll... 77 Närvarolista efter avslutat möte... 78 Ändra protokoll... 79 Registrera protokoll... 79 Lägg mötet till handlingarna... 79 För in beslut på ärenden... 80 Avisering... 83 Ärendekortet... 84 Ärendekortet... 84 Ärendemening, ad acta, JK-balans, PUL och motpart... 85 Ärendemening, ad acta, JK-balans, PUL och motpart... 85 Ärendemening... 85 Ad acta... 85 JK-balans... 85 PUL... 85 Motpart... 86 Basdata... 86 Registrator... 86 Handläggare... 86 Fritextfält... 86 Klassificeringar... 87 Ärendedatum... 87 Bevakningsdatum... 87 Kortkommandon... 89 v

Manual för W3D3 2011 R1plus Kalender... 90 Dynamiska länkar... 90 Handlingar på ärendekortet... 91 Skicka handling med e-post... 91 Funktionslisten... 93 Lägg till ärende på föredragningslista... 93 Skicka e-post... 95 Lägga till handling... 95 Lägga till annotering... 95 Lägga till arbetsdokument... 96 Starta arbetsflöde... 99 Lägga till ärendelänk... 99 Lägga till handlingslänk... 100 Lägga till webblänk... 101 Lägga till avsändare/mottagare... 102 Lägga till handläggare... 103 Koppla medborgarinloggning till ärende... 104 Kategorisera ärendet... 106 Lägga till beslutsuppgifter... 106 Expedieringslista... 107 Sekretessbelägga ärendet... 108 PUL... 108 Generera rapport... 109 Sök fil/dokument i ärendet... 109 Ärendehistorik... 110 Kopiera ärende... 111 Remiss... 111 Hämta sökväg... 114 Handlingskortet... 115 Handlingskortet... 115 Inkomna, ej registrerade handlingar... 115 Inkomna, ej registrerade handlingar... 115 Ny handling... 115 Skapa handling av arbetsdokument... 119 Registrera handling... 120 Registrerade handlingar... 123 vi

Innehållsförteckning Ny handling... 123 Befintlig handling i ärende... 124 Lägg till handling på föredragningslista... 125 E-posta från handling... 125 Lägga till beslutsuppgifter... 125 Publicera fil... 125 Kopiera fil till arbetsytan... 126 Avsändar-/mottagaruppgifter... 127 Kopiera handling... 127 Sök... 128 Sök... 128 Allmänt om sökfönster... 128 Allmänt om sökfönster... 128 Startsida... 129 Via ärendekort... 129 Sökbyggare... 130 Fritextsökning... 131 Övriga sök... 132 Bevakningsdatum... 133 Öppna ärenden... 133 Gruppärenden... 134 Ärendekö... 134 Att göra... 134 Mina arbetsdokument... 134 Rapporter... 135 Manualer... 136 Personligt... 137 Personligt... 137 Inställningar... 137 Inställningar... 137 Logga ut... 139 Bilagor... 140 Bilagor... 140 Bilaga 1 Problemlösningshjälp... 140 Bilaga 1 - Problemlösningshjälp... 140 Bilaga 2 - Kortkommandon... 142 vii

Manual för W3D3 2011 R1plus Bilaga 3 - Koder för svarsmallar... 143 Index... 145 Index... 147 viii

Inledning Denna manual riktar sig till dig som användare av ett W3D3-system. Den är tänkt att fungera i första hand som referensmaterial men även som såväl kurslitteratur som självstudiematerial för repetition. Vi har därför skrivit manualen så att varje avsnitt ska vara så fristående att du inte ska behöva sträckläsa hela, varje gång du vill slå upp något du undrar över. Manualen tar förutom allmänna avsnitt, bl.a. om hur du navigerar i systemet, upp de delar som hör till respektive avdelning i systemet. Dessa motsvarar i stort de olika rollerna i systemet. Manualen beskriver alla delar av systemet så som det ser ut i sin grundkonfiguration. Övriga funktioner finns beskrivna i respektive funktionsmanual. Dessutom finns alltid hjälpen i systemet att tillgå om det är något specifikt du behöver hjälp med. Observera även att om er organisation har gjort eller låtit göra anpassningar av systemet så kan utseende och funktioner på t.ex. ärendekortet eller språket i systemet avvika från det som beskrivs i denna manual. Då arbetssätt och processer varierar mycket från organisation till organisation så finns det inte någon allmängiltig eller ens entydigt normal ordning att utföra alla olika uppgifter. För att du enkelt ska hitta det du söker har vi därför valt att sortera avsnitten i huvudsak efter den ordning du ser dem i din navigationslist i systemet. Vi har dock gjort undantag för några listor som lagts som bilagor samt några inledande avsnitt med mer allmän information om systemet, navigering etc. samt naturligtvis för de delar av systemet som kan nås på ett flertal sätt. Dessa har endast beskrivits ingående på ett ställe och i övrigt har vi hänvisat dit, men vi har dock kompletterat på andra ställen där det behövts för att öka förståelsen. Även om vi gör vad vi kan för att våra manualer ska vara aktuella och korrekta händer det att fel smyger sig in eller att vi missat eller inte hunnit med att ta med någon nyhet i systemet. Vi tar tacksamt emot påpekanden om sådant. Aktuell information från oss på FormPipe Software finner du enklast på http://www.formpipe.se. 1

Manual för W3D3 2011 R1plus 2

Allmänna avsnitt Allmänna avsnitt Komma igång Komma igång För att använda W3D3 använder du en nätuppkopplad dator och en webbläsare. Det exakta utseendet i de fönster du kommer se är bl.a. beroende av vilken webbläsare du använder. Skillnaderna rör sig dock oftast om layoutdetaljer såsom avstånd mellan ikoner eller exakta gråtonen i ett fält. Innehållet och funktionen är dock den samma i den mån din webbläsare stöder de aktuella teknikerna. De figurer som finns i den här manualen visar utseendet som det kan se ut med MS Internet Explorer för Windows. För att kunna logga in i systemet behöver du en webbadress till systemet, ditt användar-id samt ditt lösenord. Adressen är normalt på formatet: http://www.mittsystem.se. http står för det protokoll som används och byts mot https om man använder s.k. SSL för säkerheten. www.mittsystem.se är adressen till den server som systemet finns på. Vilken adress du ska använda dig av kan du få reda på från den/de driftsansvariga eller systemansvariga, om du inte redan vet det. När du startat din webbläsare skriver du in adressen i läsarens adressfält och trycker på Enter. Kommer du att arbeta ofta i systemet kan det vara praktiskt att spara en länk som favorit/bokmärke eller göra systemets adress till startsida i din webbläsare. Om du skrivit in adressen rätt så ska du få upp en startsida som kan se väldigt olika ut beroende på vilken organisation du arbetar i. För att systemet ska känna igen dig och kunna ge dig rätt behörigheter måste du nu logga in i systemet med hjälp av ditt användar-id och lösenord. Det gör du på de flesta startsidor genom att klicka på ett litet hänglås, eller en länk som heter Logga in. I fönstret som visas fyller du i dina uppgifter och klickar sedan på knappen Logga in. Figur 1 Inloggningsfönster. Navigera i systemet Nu när du kommit in i systemet är det dags att titta på hur du hittar i det. Grundfönstret består av tre huvuddelar nämligen en vertikal navigeringslist längs fönstrets vänstra sida, en rubrik- och funktionslist i överkanten och i övrigt ett informationsfönster, se bild nedan. Normalt ser du i informationsfönstret listor och annan information om det du just arbetar med. Innehållet i detta fönster varierar naturligtvis med vad du arbetar med för tillfället. Beroende på vad du gör i systemet kommer du ibland att få upp nya s.k. underfönster till detta grundfönster. Dessa underfönster fungerar på samma sätt och ser ut på motsvarande sätt med ett informationsfönster med en funktionslist ovanför. Dock har dessa inte en egen navigeringslist utan istället finns grundfönstret med dess navigationslist kvar bakom det nya fönstret. I rubrik- och funktionslisten ser du förutom information om var i systemet du är/vilken uppgift det handlar om även knappar med de funktioner som finns att använda på just detta ställe i systemet vid utförandet av just denna typ av uppgifter. Du hittar dessutom information om hur många poster som visas av hur många poster totalt när du arbetar med en lista av något slag. Hur många poster som ska visas i listan kan du ställa in under dina personliga inställningar. Finns det fler poster i listan än vad som visas på en 3

Manual för W3D3 2011 R1plus sida kommer du att i högerkant av fönstret se en rullist att bläddra i listan med alternativt visas, uppe i funktionslisten, pilar för att bläddra till nästa sida med. I de fall det finns ett litet sökfönster i funktionslisten kan du skriva in en del av det namn eller ord du söker efter så visas en lista med bara de träffar som innehåller det du skrev. Figur 2 Uppdelning av grundfönstret med navigeringslist, funktionslist och informationsfönster. Navigeringslisten till vänster använder du för att förflytta dig mellan olika delar av systemet och olika uppgifter såsom t.ex. att söka efter ärenden eller att generera rapporter. Navigeringslisten innehåller ett antal funktionsknappar för att utföra olika huvuduppgifter i systemet. Dessa knappar är sorterade under olika rubrikknappar. Exakt vilka knappar du kan se beror på vilken roll du har i systemet (t.ex. administratör, registrator eller handläggare). Om du klickar på en av dessa knappar med rubriker, öppnas den gruppen av funktionsknappar medan den grupp som var öppen innan, stängs. För att utföra en uppgift klickar du bara på knappen för denna så får du upp relevant information i informationsfönstret. Knappar för de funktioner du kan utföra i denna process får du i funktionslisten. Många av de vanligaste funktionerna i systemet kan du även nå med hjälp av s.k. snabbknappar eller kortkommandon. Vilka kortkommandon som finns och vilka funktioner du kan nå med dem finns samlat i en separat lista i Bilaga 1 till denna manual. Den aktuella listan över kortkommandon kan du även få fram med hjälp av kortkommandot Ctrl+r. Observera att alla webbläsare inte stöder kortkommandon. Personlig startsida 4

Allmänna avsnitt Om er organisation använder personlig startsida visas först en sida med dina egna ärenden och uppgifter. Vad som visas ställer du själv in under Personligt och du kan visa både dina egna ärenden såväl som organisationens bevakningsdatum. För mer information se Personliga inställningar. För att ta fram sin startsida i senare skede klicka på W3D3-ikonen uppe till vänster. Roller i systemet Användarna av ett W3D3-system kan i de flesta avseenden delas upp efter vilka roller de har i systemet. Eftersom en del av dessa roller betecknas med namn som förekommer i många organisationer och då avser något helt eller delvis annat kan det vara på sin plats att här definiera vad vi avser när vi här talar om de olika rollerna i systemet. Administrator En eller några per system. Är, om kunden äger systemet, oftast någon/några på ITavdelning eller liknande. Om kunden hyr tjänsten kan det vara tjänsteleverantören. Ansvarar för administration av systemet såsom att lägga upp användare, behörighetsgrupper, serier, systembevakningar av e-postkonton m.m. Huvudregistrator En eller några per serie. Är normalt den/de som i organisationen är huvudregistrator, arkivarie, kanslichef, chefssekreterare eller liknande för den del av organisationen som täcks in av en serie. (t.ex. en institution, verksamhetsgren eller avdelning) Man kan naturligtvis vara huvudregistrator i fler serier än en. Ansvarar för administration i systemet d.v.s. administration av serien/serierna såsom att lägga upp organisationsspecifika val för rullmenyer (avdelningar, diariebeteckningar, handlingstyper etc.) 5

Manual för W3D3 2011 R1plus Registrator Oftast en eller några per diarium. Oftast personer som i organisationen också kallas registrator eller ibland enhetschef eller liknande. Ansvarar för administration i serien/serierna dvs. administration av ärenden såsom att sköta postöppning inklusive registrering på ärenden, skapa och avsluta ärenden, lämna ut ärendenummer, tilldela handläggare etc. Handläggare Oftast en eller några per ärende. Är oftast detsamma som en handläggare/tjänsteman i organisationen. Ansvarar för administration i ärenden dvs. administration av handlingar och tilldelade ärenden såsom att föra på nya handlingar, 'driva ärendet', hantera bevakningsdatum, göra utskick etc. Byt handläggare Om en handläggare exempelvis slutar sin anställning kan man här sätta alla hans eller hennes öppna ärenden på en ny handläggare. Här väljer man den handläggare man utsett till ersättare och klickar på länkikonen uppe till vänster för att sätta denne som ny handläggare på alla den förres ärenden. Genom att välja nästa ikon får man istället upp ett formulär där man kan koppla den slutade handläggarens alla ärenden till antingen en grupp där gruppens medlemmar sedan själva kan sätta sig som handläggare på ärenden eller utser man alla gruppens medlemmar till handläggare. 6

Allmänna avsnitt Gäst och/eller användare av publika webbgränssnittetet För offentliga organisationer avser detta framförallt journalister och allmänheten medan det för privata verksamheter ofta avser kunder, leverantörer och/eller partnerföretag. Används för att söka i offentliggjorda delar av diariet och t.ex. kunna generera postlistor. Detta dels som ett led i att uppnå 24-timmarsmyndigheten, dels för att reducera den arbetsbörda den egna personalen har p.g.a. informationsservice åt t.ex. journalister och allmänhet. Hjälpmöjligheter Även med ordentlig utbildning och erfarenhet kan man från gång till annan behöva hjälp med t.ex. hur en viss process är tänkt att stödjas av systemet, hur man enklast eller bäst gör något eller bara med vad något ord eller funktion i systemet innebär. Det finns ett flertal sätt att få hjälp med W3D3 såväl i som utanför systemet. I systemet De manualer som FormPipe Software producerar ligger normalt upplagda i W3D3 under rubriken Manualer i navigeringslisten. Det som finns där motsvarar manualerna i pappersform och är upplagda i pdf-format så att varje användare kan läsa eller skriva ut dem om så önskas. Genomgående i systemet finns en ikon med ett frågetecken uppe i funktionslisten i varje fönster. Klickar du på denna ikon så kommer den inbyggda hjälpen att öppnas och den visar då det hjälpavsnitt som handlar om det fönster du klickade på ikonen i. Utanför systemet Denna manual och de andra i serien är naturligtvis tänkta som grundläggande redskap för användaren av W3D3. Förutom de stycken som beskriver olika delar och processer i systemet, finns i slutet på manualen en liten problemlösningshjälp i form av en lista med vanligt förekommande problem samt förslag på hur du kan lösa dessa. Inom varje organisation som köpt ett W3D3 eller använder ett genom hyrtjänst skall det finnas någon eller några personer som är ansvariga för hjälp och stöd till slutanvändaren. Om den eller de i sin tur inte kan lösa problemen så kan de kontakta FormPipe Software:s support. Oavsett roll i systemet och organisationen kan du som användare också alltid använda dig av FormPipe Software:s hemsida www.formpipe.se för mer information, diskussioner och hjälp. 7

Manual för W3D3 2011 R1plus 8

Administrator Administrator Startsida Startsida Startsidan för dig som loggar in som administrator beror på systemets inställning. Det finns tre alternativ av startsida: Personlig startsida Funktionens startsida Anpassad generell startsida för organisationen Denna manual tar endast upp funktionsstartsidor och personlig startsida. För information om ni som organisation har en anpassad startsida kontakta er systemansvariga. Om ni använder personlig startsida kan man använda funktionens startsida via val i navigeringslisten. Funktionens startsida Startsidan för dig som loggar in som administrator har rubriken Administratörer på navigerings listen och visar en lista med system information i informations fönstret. System informations listan visar samtliga serier som finns i systemet och visar för var och en av dessa vilken kund den hör till, antalet användare i tre kategorier samt antal ärenden i serien totalt. Om er organisation har en egen generell startsida eller har funktion för personlig startsida påslagen når du denna sida genom att klicka på Administratör i navigeringslistan. Användare Klicka på ikonen användare i navigeringslisten för att få fram en lista över samtliga användare i systemet. Användare är alla personer som genom inloggning, ska ha tillgång till någon serie i systemet, oavsett roll och behörigheter. Det innefattar såväl administrator(-er), huvudregistrator(-er) och registratorer som handläggare och de som bara ska ha sökbehörighet i ett visst diarium. Listan visas i informationsfönstret. 9

Manual för W3D3 2011 R1plus Figur 4 Lista över användare i systemet. För att skapa en ny användare klickar du på -knappen i funktionslisten. Klicka på en befintlig användares namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera användarens information. Du får då upp användarinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld. Om du inte ser de användare du vill redigera kan det bero på att det finns fler än vad som ryms på en sida i listan. Använd då de pilar som finns i funktionslisten, till att bläddra till den sida där rätt användare finns. Alternativt kan du använda sökfältet för att få en lista som bara tar med de användare vars namn innehåller det du skrivit där. 10

Administrator Figur 5 Användarinformationsfönstret. Den information du behöver fylla i för varje användare är namn, gränssnitt, kund, e-postadress samt de uppgifter som behövs för att logga in i systemet d.v.s. användar-id och lösenord. Övriga uppgifter är valfria. Namnet är det namn som kommer att användas i systemet för just denna person. Eftersom detta namn inte kommer behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer att finnas att välja på i listan över användare så behöver det inte vara en svårtolkad förkortning utan bör tvärtom vara personens riktiga namn. Om det är en administrator som du skapar skall administratörskryssrutan vara ikryssad. Observera att detta ger totala administratörsbehörigheter i systemet och gäller före alla eventuella behörighetsgrupper för alla kunder. Om det är en subadministrator som du skapar skall istället kryssrutan för subadministrator vara ikryssad. En användare som har subadministratorsrättighet kan ändra användare och förtroendemän. Subadminstratorn loggar in via eget gränssnitt. Rullmenyn för val av kund har i de flesta system bara ett möjligt alternativ. Här väljer du den kund som användaren hör till. För mer information om begreppet kund i systemet, se avsnittet Kunder. I fältet Gränssnitt väljer du vilket användargränssnitt som ska användas för denna användare. Väljer du till exempel Registrator kommer användaren inte att se de menyer och knappar som endast är relevanta för den som är huvudregistrator eller administrator. Tänk på att en och samma användare kan ha olika behörighet i olika serier (se även avsnitten Serier respektive Behörigheter ). Sätt alltid gränssnittet efter den högsta behörighet som användaren har. Det innebär inte att användaren får denna behörighet i serierna utan endast att du ger tillgång till knappar etc. Det är fortfarande bara de funktioner användaren 11

Manual för W3D3 2011 R1plus har behörighet för som kommer att gå att använda i respektive serie. Vissa funktionsmoduler kräver ett särskilt gränssnitt. De användare som ska ha tillgång till t.ex. Workflow-modulens funktioner måste ha ett gränssnitt som innehåller knappar för dessa medan de som inte utnyttjar modulen naturligtvis vill slippa dessa knappar. Användar-ID och lösenord är de som användaren kommer att använda för att logga in i systemet, därför bör ID:t vara lätt och kort, gärna något användaren är van vid. Dock måste det vara unikt i databasen vilket innebär att det inte går att spara en användare med ett id som är upptaget. Lösenordet du fyller i här är något som varje användare kan och bör ändra när de loggat in första gången. Systemet kräver inte ett visst antal tecken eller blandning av bokstäver och siffror eller dylikt utan det är helt upp till respektive organisations säkerhetspolicy. E-postadress är obligatorisk eftersom det är med hjälp av e-post som systemet kommunicerar med olika användare. Däremot är avdelning som användaren hör till, information om användaren samt personuppgifter i övrigt inte obligatoriskt utan är ytterligare information som kan användas om du/din organisation så önskar. Lägger du upp en ny användare måste denna sparas innan du kan koppla den till någon behörighetsgrupp. Genom att kryssa i rutan "Inaktiv" kommer användaren inte att kunna logga in, och användaruppgifterna kommer inte heller att visas på något annat ställe i W3D3. För att återigen ge användaren tillgång till inloggning kryssar du ur rutan. Om systemet är konfigurerat för att spärra användaren efter en antal felaktiga inloggningsförsök låses användarens konto upp igen via samma funktion. Om din W3D3-installation synkroniseras med en katalogtjänst (ADSync) används inte W3D3:s funktioner för användare och handläggare. Behörigheter För att koppla användaren till en eller flera behörighetsgrupper börjar du med att klicka på -knappen uppe i funktionslisten. Därefter kryssar du i rutan framför de behörighetsgrupper i listan, vilka du vill koppla användaren till. När du gjort det är det bara att klicka på -knappen i funktionslisten för att utföra kopplingen. Om du vill koppla till flera behörighetsgrupper som befinner sig på olika sidor i listan måste du utföra kopplingen en gång för varje sida innan du bläddrar vidare. När du utfört alla kopplingar kan du stänga fönstret. Alternativt använder du dig av -knappen för att både utföra kopplingen och stänga fönstret med listan. Klicka därefter på -knappen i funktionslisten i användarinformationsfönstret för att spara alla uppgifter om användaren, om du ändrat något. Figur 6 Lista över tillgängliga behörighetsgrupper för koppling till användare. 12

Administrator I W3D3 styrs en användares rättigheter och möjligheter att se olika information och utföra uppgifter, av vilken eller vilka behörighetsgrupp(-er) denne tillhör. Att man använder flera olika behörighetsgrupper betyder att du t.ex. kan välja att låta en användare tillhöra handläggarbehörighetsgruppen för en serie och samtidigt registratorsbehörighetsgruppen för en annan. Det innebär också att exempelvis en viss registratorsbehörighetsgrupp (kanske för ledning eller kansli) är kopplad till alla serier medan de övriga grupperna är kopplade enbart till respektive serie. Alla serier bör vara knutna till minst en behörighetsgrupp på varje behörighetsnivå. På så vis är det förberett för att koppla användare med olika behörighet till serien. Vid sökning via funktionen Sökbyggare kan sökningens resultat påverkas via val av vilken behörighetsgrupp som används vid sökningen. Användaren väljer behörighetsgrupp att använda via lista med namn. Namn på behörighetsgrupp bör därför sättas utifrån funktion och användningsområde med hänsyn till användaren. Figur 7 Lista över behörighetsgrupper i systemet. För att koppla en eller flera behörighetsgrupper till en viss serie börjar du med att välja den aktuella serien i rullisten uppe i funktionslisten. Därefter kryssar du i rutan framför de behörighetsgrupper i listan, vilka du vill koppla till serien. När du gjort det är det bara att klicka på -knappen i funktionslisten för att utföra kopplingen. Om du vill koppla till flera behörighetsgrupper som befinner sig på olika sidor i listan måste du utföra kopplingen en gång för varje sida innan du bläddrar vidare. För att skapa en ny behörighetsgrupp klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig behörighetsgrupps namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera den gruppens information. Du får då upp behörighetsgruppsinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld. Figur 8 Behörighetsgruppsinformationsfönstret. 13

Manual för W3D3 2011 R1plus Här fyller du i namnet på gruppen, eventuell annan information du anser relevant samt vilken behörighetsnivå gruppen ska ha i systemet. Namnet bör du som alltid välja så att det tydligt anger vad som avses och att användaren själv förstår den tilldelade behörigheten/rollen. Undvik alltför kryptiska förkortningar. Behörighetsnivåerna är hierarkiska så tillvida att en högre nivå innefattar alla behörigheter på lägre nivåer. För en sammanställning av de olika nivåerna, se Tabell 1. Viktigt att komma ihåg är att de behörigheter en enskild användare slutligen får med avseende på ett visst ärende beror på bl.a. följande faktorer: 1. Vilken serie ärendet hör till. 2. Vilka behörighetsgrupper som är kopplade till denna serie. 3. Vilken av dessa grupper användaren är kopplade till. 4. Vilka behörighetsnivåer som är satta för denna. Detta innebär att en användare inte nödvändigtvis kan se ett sekretessbelagt ärende eller registrera ett ärende för att han/hon är kopplad till en grupp med registratorsbehörighet. Just den registratorsgruppen måste också vara kopplad till just den serien för att användaren skall få den behörigheten. Tabell 1 Sammanställning av de olika behörighetsnivåernas innebörd. Se ej Behörighetsnivå/ Administrera Registrera Se PUL-belagd Se sekretess sekretessbelagda behörighet ett diarium ärenden information ärenden Huvudregistrator Ja Ja Ja Ja Ja Registrator Nej Ja Ja Ja Ja Se sekretessbelagda Nej Nej Ja Ja Nej ärenden Se ärenden Nej Nej Nej Ja Nej Se PUL Nej Nej Nej Ja Ja När en behörighetsgrupp är upplagd kan du således koppla olika användare till denna (för mer information om att lägga upp eller ändra en användare se avsnittet Användare ). När du vill koppla en eller flera användare till behörighetsgruppen klickar du på -knappen uppe i funktionslisten. Du får då upp ett fönster med en lista över tillgängliga användare. Välj här de användare du vill koppla till behörighetsgruppen genom att kryssa i rutan för dessa och klicka sedan på -knappen för att utföra kopplingen. Alternativt använder du dig av -knappen för att både utföra kopplingen och stänga fönstret. 14

Administrator Figur 9 Lista över tillgängliga användare för koppling till behörighetsgrupp. Serier I W3D3 är det vanliga att man använder flera olika ärendeserier där man traditionellt kanske endast använt en serie. Alla serier är knutna direkt till den kund de hör till, på ett sådant sätt att inga kopplingar finns mellan någon serie hos en kund till någon hos en annan. Däremot kan t.ex. en registrator i en serie mycket väl vara registrator, huvudregistrator eller handläggare i en eller flera andra serier så länge dessa hör till samma kund (se avsnittet Kunder ). Detta innebär att ett väl genomtänkt upplägg av serier medför en kraftfull möjlighet att styra behörigheter för varje användare och för varje del av organisationen (förvaltning, enhet, avdelning e. dyl.). Om man arbetar efter Riksarkivets rekommendationer om klassificering enligt processer, aktiviteter och handlingsslag kan man vilja sätta upp serier utifrån processer eller funktioner istället för organisatoriska enheter för att styra tillgång till information och behörigheter. Figur 10 Lista över diarier i systemet. För att skapa en ny ärendeserie klickar du på -knappen uppe i funktionslisten. Klicka på en befintlig series namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera den seriens information. Du får då upp ett fönster med eventuell tidigare information ifylld. 15

Manual för W3D3 2011 R1plus Figur 11 Serieinformationsfönstret. Den information du behöver fylla i för varje serie är namn, serie och vilken kund det hör till. Namn: Namnet är det namn som kommer att användas i systemet för just denna serie och kommer att dyka upp t.ex. när du ska koppla något till en viss serie i systemet. Eftersom detta namn inte kommer behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer finnas att välja på i listorna över serier så behöver det inte vara en svårtolkad förkortning utan bör tvärtom vara ett namn som tydligt anger vilken ärendeserie eller diarium det rör sig om. Serie avser serieformat, d.v.s. det format som ärendenummer i serien skapas enligt och bör däremot vara kort (men gärna tydligt och lättförståeligt). Det är den seriebeteckning som kommer att ingå i ärendenumret. %Y är en kod som betyder att aktuellt årtal kommer att stoppas in på denna plats i ärendenumren. Med versalt %Y blir årtalet fyrsiffrigt medan ett gement %y ger tvåsiffrigt årtal. De ärenden som registreras i denna serie kommer alltså att få ärendenummer som har denna seriebeteckning samt ett löpnummer. Om formatet t.ex. är angivet till MH %Y kommer alltså det första ärendet år 2009 att få ärendenummer MH 2009/1. Det är fullt möjligt att ha helt andra varianter på nummerformat för era ärendeserier än vad som beskrivs ovan. De mer komplexa varianter som kan användas med t.ex. klassificeringar inbakade i numret läggs 16