PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2017-02 2017-03-18 (09:00-17:00) Norrköping Elite Grand Hotell Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Gäster Björn Samuelsson Godkänd revisor (närvarade vid punkt 5.2) Henrik Esting Nyanställd utbildningssamordnare (närvarade ej vid mötet, höll en kortare presentation samt deltog i lunchen) 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade dagordningen godkändes. 2. Val av justerare Tony Jacobsson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 1 2017 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2017_01 och VU-protokoll 2017_02.
4. Resultatrapport Ekonomichef Martin Jarl gick igenom resultatrapporten. Året har börjat bra. Vi har ett positivt avvik jämfört med budget på intäktssidan. På kostnadssidan ser vi också en liten inbesparing jämfört med budget. 5. Ärenden 5.1 Svemo Trialsektion (HL/TA) Då Svemo fortfarande stod utan trialsektion efter styrelsemötet i januari, beslutade styrelsen att kalla samtliga trialklubbar till stormöte om den fortsatta verksamheten. Detta möte genomfördes i Norrköping den 18 mars. Syftet med mötet var att bestämma hur verksamheten fortsatt ska drivas, hur detta ska finansieras samt hur svensk trial fortsatt skall utvecklas. Mötet genomfördes i en mycket positiv anda, de närvarande klubbarna ställde sig bakom styrelsens förslag om hur verksamheten ska bedrivas inom Svemo i framtiden. Styrelsen har sedan tagit hänsyn till de åsikter som framfördes vid mötet i sina beslut om den fortsatta verksamheten. Styrelsen konstaterade först och främst att de var nöjda med stormötet i Trial, och uppfattade att de varit givande, konstruktivt och genomförts i mycket god anda. Styrelsen konstaterade också att det bland klubbarna just nu finns frågetecken och olika synpunkter på hur Trialverksamheten ska bemannas på kort och på lång sikt. Styrelsen uppdrar därför åt kansliet att fortsätta driva den dagliga verksamheten på samma sett som nu skett i avvaktan på att nytt beslut fattats, om möjligt redan vid mötet i april. 5.2 Rapport från revisorn samt ÅR 2016 (MJ) Revisorn går igenom årsredovisningen 2016 för styrelsen, revisorn kommer även med ett förslag på ny uppdaterad attestrutin. Styrelsen godkänner 2016 års årsredovisning samt beslutade om ny attestrutin enligt revisorernas förslag. 2
5.3 Fortsatt säkerhetsarbete inklusive Nollvision Säkerhet (UP/PW) Styrelsen tog del av Ulla Petersons rapport och diskuterade säkerhetsarbetet övergripande. Närmast på agendan ligger "stormöte säkerhet" 22 april vid Arlanda, inbjudan till detta har gått ut till distrikt, sektioner och flera andra som arbetar med säkerhetsfrågor. Avsikten med mötet är att göra en avstämning och plan för kommande år. Samtidigt konstaterar styrelsen att det genomförs oerhört mycket förändringar på distrikts- och sektionsnivå, vilket är mycket positivt, dock saknas en samlande bild och en plan på hur det övergripande arbetet ska bedrivas. Säkerhetsarbetet är därför i behov av projektledning, gärna från utomstående projektledare. Styrelsen diskuterade "Nollvisionen" och konstaterade att just begreppet nollvision har varit svårt att ta till sig för många vilket har försvårat arbetet. I bilaga finns förslag till text under rubriken Svemo-Vision Säkerhet. Styrelsen beslutade uppdra åt GS att engagera en projektledare för arbetet med säkerhet samt att Säkerhetsgruppen skall återgå till en analyserande funktion. Det fortsatta säkerhetsarbetet ska fokusera på de omfattande åtgärder som redan genomförts och planeras att genomföras i sektioner, distrikt och föreningar. Styrelsen beslutade fastställa Svemo-Vision Säkerhet samt att visionen nu ska kommuniceras ut på bästa tänkbara sätt och att den ständigt ska finnas med i alla dokument som rör säkerhetsarbetet. 5.4 Organisationsutredningen (HL/PW) Sedan styrelsemötet i januari, har dels arbetsgruppen för organisationsutredningen haft ytterligare ett möte och lämnat ett slutförslag (bifogat); dels har distrikten fått en presentation av delar av materialet vid sina respektive distriktsårsmöten. Styrelsen har nu att diskutera hela förslaget från arbetsgruppen samt att diskutera de synpunkter som inkommit från distriktsårsmötena. Detta ska sedan sammanställas i ett förslag som ska läggas fram för distrikten vid Träffpunkten 1:e april. 3
Styrelsen beslutade att den presenterade organisationsutredningen med hänsyn taget till de synpunkter som framfördes vid styrelsemötet ska läggas fram för distrikten vid Träffpunkten i april 5.5 Kommunikationsplan Svemo (JL) I nuläget har förbundet ingen vedertagen kommunikationspolicy eller plan för olika kommunikationsaktiviteter. Samtidigt ställs allt högre krav på vår kommunikation utåt men också internt inom förbundet. Därför har Josefin Lundin och Anna Arnér arbetat fram en kommunikationsplan som kan uppdateras årsvis och kompletteras med enskilda projektplaner vid olika kommunikationsaktiviteter. Förbundsstyrelsen beslutade att anta den föreslagna kommunikationsplanens struktur, samt att styrelsens ledamöter kan meddela redaktionella ändringsförslag snarast till Josefin Lundin så att kommunikationsplanen kan tas i sin helhet vid nästkommande möte. 5.6 Barn- och ungdomsverksamhet i Svemo (JL) Svemo behöver förnya arbetet med att säkra barnrättsperspektivet i förbundets olika sportgrenar. Det handlar bland annat om att barnkonventionen och RF:s riktlinjer för barn- och ungdomsidrott bör tillämpas i allt högre grad, men också att vi skapar och utökar vår verksamhet som gör att barn vill vara aktiva längre inom Svemo. Med nya krav från rörelsen och andra parter om nya projektsatsningar behöver förbundet även förnya sin organisation för barn- och ungdomsverksamheten i förbundsledningen. Förbundsstyrelsen beslutade att inte tillsätta en ny barnkommitté när mandatperiod för nuvarande kommitté tar slut, utan ämnar lansera en projektdriven organisation med ett förändrat och tydligare uppdrag än tidigare. Det innebär samtidigt att Barnkommittén upphör den sista mars och att mandatet för Barnkommitténs samtliga medlemmar avslutas detta datum. Den nya organisationen ska ledas av en rådsgrupp. Styrelsen uppdrar åt GS att till maj mötet återkomma med förslag på hur en sådan struktur kan se ut. Uppdraget som barnledare måste finnas kvar ute i rörelsen. Guldhjälmskonceptet och crosskolan lever vidare men kompletteras med fler satsningar för att öka antalet deltagande barn i våra olika sportgrenar. 4
Målsättningen för den nya organisationen är att alla verksamheter inom Svemo där barn deltar ska sätta barnets bästa i fokus. Det kan handla om att förändra tävlingslogiken, utveckla arbetet med unga ledare och att alltid ha med barnrättsperspektivet i allt vi gör. Arbetet ska bedrivas som beskrivs i Idrotten vill samt RF:s riktlinjer för barn- och ungdomsidrott. Styrelsen vill med anledning av detta beslut tacka Barnkommittén för sitt arbete, och framföra sin tacksamhet för det jobb som utförts. 5.7 SM-veckan vinter 2018 (PW) Styrelsen diskuterar vilka grena som ska delta vid SM veckan i Skellefteå vintern 2018. Samtliga grensektioner ha inkommit med sina önskemål. Styrelsen beslutar enligt önskemål från sektionerna att arrangera SM i X-Trial och Stadioncross/Snöskoter vid SM-veckan vinter 2018. 5.8 Inval och utträden klubbar 2016 (PW) Styrelsen tog del av statistiken när det gäller inval och utträden av klubbar under 2016. Trenden visar ett minskande antal klubbar men att klubbarna samtidigt verkar bli större. Under 2016 har 15 klubbar lämnat förbundet och tio nya klubbar tillkommit. Två huvudorsaker till att man lämnar är: - Snöskoterklubbar, medlemmar som tävlar har minskat och/eller flyttat till en större klubb. - MC klubbar, svårigheter att få tag på ideella ledare till styrelserna. Totalantalet klubbar 2016 är nästan 470 stycken. Styrelsen accepterade samtliga utträden och hälsade de nytillkomna klubbarna välkomna in i verksamheten. 5
6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Vid slutet av februari hade 8841 förare registrerat sig och tagit ut en licens, det är 1005 förare flera än vid samma tid föregående år. den största ökningen har skett i Enduro med närmare 700 förare och Motocross med ca:100 förare. Ca. hälften av ökningen utgörs av Klubblicenser. Senior, Ungdom och Guldhjälmslicenserna ökar också alla. Det är naturligtvis omöjligt att förutsäga något om hur året kommer att sluta, men trenden är mycket positiv. Klubbarna har under samma tid beställt drygt 100 block ProvaPå-licenser. Motsvarande siffra förra året var ca: 150 block. De klubbar som inte "gjort slut" på föregående års block kan använda dessa innan nya beställs. 6.2 Sektioners och kommittéers projekt (PW) Styrelsen fick en muntlig rapport om status i de olika projekten som drivs i sektioner och kommittéer. Generellt kan sägas att planerna följs och att man i många projekt inte hunnit så långt fram på året att projekten "aktiverats". 6.3 IT strategi (JG) IT-Rådet har tillsammans med kansliet utarbetat en strategi för Svemos hantering av IT frågor, TA system, Hemsida, Utbildningsplattform med mera. Målet med strategin är att samla alla IT frågor i ett dokument och att formulera en plan för hur dessa ska hanteras de kommande åren. IT strategin kommer att utgöra beslutsunderlag vi de kommande årens IT prioriteringar och budgetering. IT strategin och bakgrundsdokumenten presenterades för styrelsen som ombads tänka igenom förslagen och återkomma till IT-Rådet med synpunkter. IT-Rådet har för avsikt att lägga fram dokumentet för beslut av styrelsen så snart som möjligt, dock senast vid styrelsemötet i juni. 6.4 Rapport RIG (PW) Oron kring uppbyggnaden av Svemos Riksidrottsgymnasie för Motocross och Enduro i Skövde är nu stor och situationen mycket oklar. Beslutet att flytta RIG från Tibro till Skövde togs i april 2016, för snart ett år sedan, efter detta har inte mycket hänt i beslutsväg från Skövde kommun. Det är i skrivande stund mycket oklart vad Skövde kommun har för planer, vilka beslut man fattat och om man helt förstått innebörden av, och ansvaret man har för verksamheten. 6
Intensiva diskussioner förs nu mellan de olika parterna och senast den 31 mars ska avtal mellan Svemo och Skövde kommun tecknas. Svemos plan är och har hela tiden varit att den ny RIG-verksamheten i Skövde skall byggas upp på så sätt att den blir minst lika bra som den framgångsrika verksamheten i Tibro. Det innebär att det ska finnas nära tillgång till en bra träningsanläggning, klara och välordnade boendeförhållanden och goda förutsättningar i skolan. Allt i Skövde kommun. 6.5 Miljöforum (FH) Fredrik Hansson kompletterade sin skriftliga rapport med muntliga reflektioner från Miljöforumet. 6.6 Rapport MC-Mässan (JL) Svemo deltog tidigare i år på MC-mässan. I många aspekter ett väldigt lyckat arrangemang som framför allt syntes väldigt bra i sociala medier. 6.7 Gåvor till Svemo (PW) Vid månadsskiftet februari -mars kom det in två större gåvor till Svemo. Den första utgjordes av en större inbetalning till Fonden för skadade förare från Per-Olof "Posa" Serenius efter hans "Avskedsrace" i Gävle. Den andra gåvan kom i form av ett arv till förbundet från den tidigare medarbetaren Yngve "Strömming" Strömsten. En större del av arvet som är på drygt en miljon kronor ska enligt Yngves vilja gå till aktiviteter som gynnar tillväxten av barn och ungdomsverksamhet inom Speedway, det handlar om uppmuntran av ledargärningar, utveckling av tävlingsverksamhet och annat. En mindre del ska kunna användas för förtäring vid möten för speedwayklubbar som arrangeras av Svemo och till personal. Tony Olsson, Pernilla Larson, Martin Jarl samt GS tar tillsammans fram ett beslutsunderlag till styrelsen så det kan beslutas hur pengarna skall användas på bästa sätt för att uppfylla Yngves vilja. Styrelsen uttrycker ett mycket stort och varmt tack för de gåvor som inkommit. 7
6.8 Personal (PW) Provanställningarna för John Lundberg, IT/TA och Anna Arnér Kommunikation har bägge ändrats till fasta anställningar. Vi hälsar bägge välkomna och räknar med att de ska bidra till förbättringar i respektive ansvarsområden. Rekryteringen av Utbildningssamordnare är genomförd. Henrik Esting, Idrottslärare från Norrköping, kommer att påbörja sin anställning 1 juni 2017. 6.9 SMC (PW) Tidigare styrelsebeslut om tillsättande av arbetsgrupp har ännu inte genomförts. Arbetet har så här långt mest inriktats på att lösa tekniska problem när det gäller anslutningen till RF. I början på innevarande vecka kunde samtliga medlemmar läsas in i IdrottOnline systemet. Den skriftliga rapporten kompletterades med en muntlig rapport av GS. 6.10 Rapporter från samtliga distriktsårsmöten (Kontaktpersoner distrikt) Samtliga rapporterade från de distriktsårsmöten de närvarat vid. 7. Nästa möte Nästa möte är i Stockholm den 2/4 2017 i anslutning till Träffpunkt Svemo Distrikt. 8
8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2017-03-21 Justerare Tony Jacobsson Godkänt via mail 2017-03-21 9