Frågor på upphandling av Personal och lönesystem A127.527/2017. Totalt 30 frågor inkomna till och med 170810. Fråga 1 Prismodellen i Bilaga 2 prisbilaga Med hänvisning till punkt 33.1.2 i avtalet, Bilaga 6 (om avtalets förtida upphörande utan särskild ersättning) och punkt 24.3 i samma bilaga (om vald prismodell för fakturering), förutsätter vi som leverantör att leverantören kan fakturera en exitkostnad för återstående avtalstid vid ett förtida upphörande och om Polisen väljer alternativet 1.2.2 med årlig avgift, är det korrekt? Svar: Antagandet om möjligheten att fakturera en exitkostnad är ej korrekt. Enligt punkt 33.1.2 i Bilaga 6, avtalsutkast, så har kunden (myndigheterna) rätt att utan särskild ersättning till leverantören och under specifika förhållanden enligt skrivning i punkt 33.1.2 säga upp avtalet i förtid. Följdfråga 1A till fråga 1 ovan: Om ja, kan Polisen ändra i upphandlingen så att utrymme finns för att ange sådan exitkostnad, förslagsvis beroende på hur många år som kvarstår av avtalstiden? Svar: Polismyndigheten kommer inte att ändra i bilaga 2, Prisbilaga Följdfråga 1B till fråga 1 ovan: Om vår tolkning ej är korrekt, och Polisen EJ avser att ge leverantören möjlighet att fakturera en exitkostnad för återstående avtalstid, innebär detta att leverantören skall ta höjd för risken att denne ej får ersättning för sina kostnader i samband med bl.a. uppsättning och implementering då dessa täcks av den årliga intäkten och därigenom kraftigt fördyra lösningen i och med detta? Svar: Polismyndigheten har inte möjlighet att besvara frågan, då det är upp till anbudsgivaren att bedöma framtida risker avseende intäkter och kostnader i samband med framtagandet av sitt anbud och hur anbudsgivaren därmed väljer att utforma sitt anbud. Omfattning integration med COPS Fråga 2 När integrationen mellan Palasso och Cops utvecklades av nuvarande leverantör var det projektet på 20 000 timmar. Under åren har ytterligare tid lagts på förbättringar och utveckling. I nulägesbeskrivningen i avtalsbilaga Bilaga 13, Nulägesbeskrivning integrationer COPS Palasso, så beskrivs begränsningar i nuvarande lösning. Fråga: Skall priset i anbudet (Prisbilaga 2 punkt 2.2.1) omfatta exakt samma funktionalitet som i nuläget eller skall höjd tas för att bygga bort de begränsningar som finns i nuvarande lösning och som nämns i dokumentet? Svar: Priset ska omfatta bibehållen funktionalitet. (Hur den bibehålls avser vi, tillsammans med leverantören, komma fram till gemensamt. Ambitionen är att få till en enklare, mer modern och robust lösning. Önskvärt är att genom diskussion och samarbete, förbättra och bygga bort begränsningar för att därigenom nå högre effektivitet och en enklare lösning att underhålla.) Fråga 3
I avtals bilaga Bilaga 13, Nulägesbeskrivning integrationer COPS Palasso, beskrivs ett nuläge i integrationen mellan Cops och Palasso. Skall den nya integration använda sig av samma gränssnitt som Palasso eller kan Cops anpassas till att använda standardapi för överföring till det nya systemet? Svar: COPS kommer sannolikt att kunna använda sig av standard-api. Frågan måste diskuteras under uppstart- och planeringsfasen under Q1, 2018. Avsikten är att så långt som möjligt använda sig av standardfunktionalitet. Fråga 4 Om Cops kan anpassas till befintliga integrationer, vilken framförhållning krävs för genomförande av sådana ändringar i Cops? Svar: Det beror på vilka integrationsmöjligheter som erbjuds i anbudsgivarens system. Planering och estimering av tidsåtgång sker under uppstart- och planeringsfasen under Q1, 2018 Fråga 5 Enligt bilaga 1 Specifikation, krav 13.6.1, så skall vidmakthållande av Cops ingå i åtagandet. Två frågor: Fråga 5A, Vi tolkar det som att vidmakthållande skall ingå i den årliga avgiften enligt bilaga 2 Prisbilaga, punkt 1.3.1 Underhåll och Support. Är det korrekt? Svar: Det är korrekt. Uppsatta integrationer ska vidmakthållas. Fråga 5B, Vi tolkar att i begreppet vidmakthålla ingår endast förändringar som är kopplade till eventuella ändringar i det nya systemet. Detta baserat på hänvisning i avtalet till avtalsbilaga 7 - Tjänstebeskrivning. Dvs att utveckling av ny funktionalitet kopplat till Cops eller förändringar i Polisens lokala avtal ej ingår i vidmakthållande, är detta en korrekt tolkning? Svar: Det är korrekt. Uppsatta integrationer ska vidmakthållas. Fråga 6 I avtalsbilaga Bilaga 13, Nulägesbeskrivning integrationer COPS Palasso, nämns flera gånger referenser till Polisens lokala avtal ATA Polis. Samtidigt finns inget krav i bilaga 1 Specifikation kring stöd för Polisens lokala avtal. I Palasso har det gjorts stora anpassningar för Polisens lokala avtal vilket Polisen konstaterar i anbudsförfrågan punkt 2.1. I bilaga 2 Prisbilaga punkt 1.1 framgår att samtlig utveckling ingå i priset som krävs för att uppnå funktionaliteten i kravspecifikationen. Fråga 6A: Vi tolkar detta som att anpassningar som krävs för att beräkna lön och andra ersättningar för polisen enligt nuvarande avtal ATA Polis ingår både utifrån funktionalitet i produkten och i uppsättning av installationen? Svar: Det är korrekt. Dock är referensen till ATA felaktig, då avtalet numer refereras till såsom ASA/Polis (Arbetstids- och semesteravtal). Fråga 6B: Normalt är att lokala avtal inte omfattas av det som ingår i vidmakthållande och det finns inga referenser till detta i bilagorna. Då detta skulle vara starkt kostnadsdrivande så tolkar vi det att framtida anpassningar till ändringar i ATA Polis inte skall ingå i priset som lämnas i prisbilagan under punkt 1.3.2 Svar: Det är korrekt. Dock är referensen till ATA felaktig, då avtalet numer refereras till såsom ASA/Polis (Arbetstids- och semesteravtal). Fråga 7
Bilaga 3, Punkt 5.6 Vite vid bristande uppfyllnad av ska-krav Gäller denna tidpunkt för vite, 2018-12-31, oavsett när parterna enas om planen för införande och tidpunkt för acceptanstest? Svar: Nej, tidpunkten bestäms slutligen av den gemensamt beslutade tidplanen i bilaga 4, Genomförandeplanen. Datum enligt bilaga 1, Kravspecifikation är ett uttryck för myndigheternas ambition avseende införande och tidplan. Fråga 8 Krav på underleverantörer Ska leverantör av internet- och/eller SMS-trafik betraktas som underleverantör eller exkluderas som underleverantörer i upphandlingen då det skulle vara mycket kostnadsdrivande och kanske omöjligt att upprätthålla samtliga i upphandlingen ställda krav på bl.a. säkerhet på dessa delar av leveransen? Svar: Dessa ska exkluderas, då vi anser att det inte är en del av den tjänst som upphandlas. Fråga 9 Bilaga 5, konsulttjänster och utbildning I upphandlingen hänvisas till en Bilaga 5 konsulttjänster och utbildning men vi kan inte se att denna bilaga finns med bland underlagen, kan vi få ett förtydligande kring denna bilaga? Svar: Detta är hanterat den 7/8 som en komplettering och publicerad på Polisen.se Fråga 10 Bilaga 1, kravpunkt 16.1.6: Kravet minst 15 utsedda personer saknar övre gräns och är ovanligt högt där en normal volym är högst 5-6 kontaktpersoner, kan ni förtydliga innebörden i detta krav? Svar: Antalet personer bygger på att även Åklagarmyndigheten och Ekobrottsmyndigheten ska ha utsedda kontaktpersoner. Organisation och arbetssätt inom myndigheterna skiljer sig åt och därför har vi valt att inte begränsa antalet kontaktpersoner i förfrågan. Myndigheterna har ingen ambition att ha ett orimligt antal utsedda kontaktpersoner utan vill i dialog med leverantör skapa en för båda parter effektiv process. Fråga 11 Bilaga 1, kravpunkt 16.4.1: Innebär detta krav att samtliga samtal kommer att vara med identifierbara nummer och att hemligt telefonnummer inte kommer att användas, alternativt om det används inte ingå i efterfrågad statistik? Svar: Polisen har idag dolda nummer och kommer fortsätta med det. Vi önskar ändå få rapportering kring antalet ärenden osv. Fråga 12 Bilaga 1, kravpunkt 16.5.2: Avser kravets begrepp löneproduktionsteam det som i Bilaga 17 benämns Löneproduktionsforum eller något annat? Vi önskar ett förtydligande av vad medverkan i löneproduktionsteam innebär. Svar: Det är att betrakta som ett begrepp och för förtydligande beskrivning, se bilaga 17, Samverkan, avsnitt 4.5.
Fråga 13 Bilaga 1, kravpunkt 16.6.5: Gäller detta skallkrav oavsett om optionen Teknisk förvaltning avropas eller ej? Svar: Skallkravet är enbart giltigt om Optionen Teknisk förvaltning avropas. Det är dock i enlighet med bilaga 8, Tjänstebeskrivning Teknisk förvaltning ett ska-krav inom ramen för tjänsten. Gäller denna typ av krav för båda myndigheterna? Svar: Kravet gäller för båda myndigheterna och är enbart ett ska-krav om tjänsten avropas. Fråga 14 Bilaga 1, kravpunkt 14.2.21: Denna fråga är markerad som ett skall-krav, men viktas och skall besvaras som ett bör-krav. Är punkten 14.2.21 ett bör-krav? Svar: Det är ett Bör-krav och är ett misstag som har justerats i den version, rev 1 av bilaga 1, Specifikation som nu är publicerad. Denna bilaga ersätter den tidigare versionen. Fråga 15 Bilaga 1, kravpunkt 14.2.2: Kan ni ge exempel på funktionalitet och styrning som detta skulle innebära i ett nytt personalsystem? Svar: Polismyndigheten vill ha möjlighet att kunna integrera Polisens behörighetshanteringssystem med den nya HR-lösningen. Sökt och beviljad behörighet i Polisens behörighetshanteringssystem ska automatiskt slå igenom i det nya HR-systemet. Fråga 16 Bilaga 1, kravpunkt 14.6.3: Kan ni ge exempel på vilken typ av fabriksinställningar som ni avser skall vara dokumenterad? Svar: Här följer ett par exempel men ytterligare information kan behöva läggas till utifrån det specifika systemet: Vilka användarkonton som finns installerade och vad de används till. Vilka processer och tjänster som ska vara igång och hur de används. Vilka nätverkstjänster som systemet nyttjar samt de protokoll som används vid kommunikation. Eventuella behov av anpassningar mot underliggande plattform och övriga IT- system som behövs för systemets funktion. Fråga 17 Bilaga 1, kravpunkt 14.6.14: Kan ni ge exempel på vilka händelser ni avser? Svar: Här följer ett generellt exempel men tolkning behöver ske utifrån det specifika systemet och omständigheterna: Utöver användares aktiviteter kan också maskinella uppdateringar ske av personinformation via exempelvis script. Vid en utredning av en incident kan det därför vara nödvändigt att veta om förändringar skett maskinellt av information för att utreda vilken användare som tagit del av vilken information vid vilken tidpunkt. Fråga 18 Bilaga 1, kravpunkt 14.3.6: Denna integration finns ej med för prissättning i bilaga 2 under punkt 2. Vi tolkar det som att endast integrationer som uttryckligen nämns för prissättning skall ingå i uppsättning. Alla andra möjligheter kommer hanteras som tillägg. Är detta korrekt?
Svar: Polisen uppfattar detta som en standardintegration och som en del av ett modernt HR-system. Därmed ska detta ingå i grunduppsättningen och därför finns ingen specifik rad i prisbilagan för detta. Fråga 19 Bilaga 1, kravpunkt 14.3.19: Skall kravet tolkas som att systemet skall generera ett slumpmässigt lösenord på minst 20 tecken eller att det skall vara möjligt att ge systemkonto ett minst 20 tecken långt lösenord med valfria tecken? Svar: Det skall vara möjligt att ge systemkonto ett minst 20 tecken långt lösenord med valfria tecken Fråga 20 Bilaga 1, kravpunkt 14.6.21: Vilka sökvärden är det som avses? Svar: De sökvärden som användaren anger i sin sökning ska sparas i en loggpost. Vid exempelvis en sökning på ett personnummer så ska sökvärdet 19700101-1234 sparas. Fråga 21 Bilaga 1, kravpunkt 14.7.5 : Kan ni ge exempel på vilken kommunikation ni avser? Svar: Transport av information tillhörande leveransen såsom filer, e-postmeddelanden med mera. Fråga 22 Bilaga 1, kravpunkt 14.7.6 : Kan ni utveckla vad ni menar med distribuerade komponenter? Svar: Distribuerade komponenter ur hänseende att systemet finns på flera servrar/databaser samt backup-system. Information behöver transporteras mellan dessa komponenter på ett säkert sätt. Fråga 23 Bilaga 1, kravpunkt 14.10.4 :Kan ni ge exempel på förvanskningar som en användare kan göra med avsikt som systemet skulle kunna upptäcka? Svar: En användare ska t.ex. inte kunna höja sin lön. Det bör finnas systemstöd för att underlätta upptäckt av medvetna bedrägliga handlingar, men också handlingar genomförda av misstag eller felaktigt handhavande av systemet. Fråga 24 Bilaga 1, kravpunkt 14.10.5 : Kan ni ge exempel på hur utdata skall presenteras för att göra bedömningen att bearbetningen av lagrad information är korrekt? Svar: Kontroll av körningar och sammanställning i någon form av digital rapport. Fråga 25 Bilaga 1, kravpunkt 15.1.7 : Vilka plattformar är godkända för myndighetens IT-arkitektur? Svar: De plattformar som är godkända i myndigheternas IT-arkitektur är uppdaterade releaser och versioner av Redhat Linux, SUSE Linux samt Windows. Fråga 26 Bilaga 1, kravpunkt 14.5 : Kontrollfråga att kapitel 14.5 skall vara tom utan några krav? Svar: Det är korrekt. Den fysiska miljön kommer att hanteras av de upphandlande myndigheterna.
Fråga 27 Bilaga 1, kravpunkt 10.2.3 : Vad avses med olika utseenden och hur många olika varianter av bokföringsfil tänker sig myndigheten enligt punkt 10.2.3 i bilaga 1? Svar: Möjligheten till olika utseenden och varianter ska finnas, men utseende och antal varianter är något som kommer att diskuteras mellan parterna under implementation av system och lösning. Fråga 28 Bilaga 11, punkt 2 : I bilaga 11 under punkt 2 pekas två integrationer ut som framtida integrationer, SPRINT/Mina meddelanden samt E-Arkivet. Skall dessa ingå i det fasta priset? -Om dessa två ska ingå önskar vi en detaljerad beskrivning. Svar: Dessa integrationer är en pågående utvecklingsaktivitet. Polismyndigheten kan i dagsläget inte lämna någon detaljerad beskrivning av dessa kommande integrationer. De ska inte ingå i det fasta priset. Fråga 29 Kan ni publicera en olåst version av Bilaga 1 Kravspecifikation i er upphandling av personal-och lönesystem Svar: Det är inte aktuellt, då detta skulle öka risken för ändringar av misstag av såväl anbudsgivare såsom myndigheterna vid utvärdering av inkomna anbud. Fråga 30 Jag har en fråga angående punkt 15 i bilaga 1- Specifikation : Egen Drift Är Egen drift ett skallkrav eller kan ni tänka er att köpa tjänsten som en molntjänst? Svar: Egen drift är ett skall-krav.