Revisionsrapport Uppföljning av tidigare granskning gällande beslut och återrapportering Finspångs kommun augusti 2009 Christina Norrgård
Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 2 Uppdrag och revisionsfråga...1 2.1 Metod och avgränsning...1 3 Resultat...1 3.1 Brister och påpekanden i tidigare granskning...1 3.1.1 Iakttagelser...2 3.2 Uppföljning av beslut...2 3.2.1 Iakttagelser...3 4 Bedömning och rekommendationer...3 4.1 Förslag till åtgärder...4
1 Bakgrund Revisorerna genomförde år 2006 en granskning av kommunens rutiner för att säkerställa att fattade beslut verkställs. Granskningen visade bland annat att uppföljning av fattade beslut inte gjordes på ett systematiskt vis. Till följd av granskningen rekommenderades kommunen att förbättra ärendebevakningen för att minska risken att för att beslut inte verkställs. 2 Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat kommunens rutiner för verkställighet av fattade beslut. Den revisionsfråga som bedömts är: Har kommunen fungerande rutiner för att säkerställa att fattade politiska beslut verkställs? Uppföljningen belyser följande delfrågeställningar: Har de brister och påpekanden från revisorernas granskning åtgärdats? Ger kommunens ärendehanteringssystem förutsättningar för en välfungerande ärendeuppföljning? Finns det i nuläget en dokumenterad uppföljning av fattade beslut av kommunstyrelsen? 2.1 Metod och avgränsning Genomgång och bedömning har gjorts av protokoll från år 2008 och 2009. Intervjuer och avstämningar har genomförts med kommunsekreterare och kommunchef. Granskningen avser kommunstyrelsen. 3 Resultat 3.1 Brister och påpekanden i tidigare granskning Revisorerna påpekade i revisionsrapporten från 2006 att kommunstyrelsens protokoll kortfattat bör redogöra för både informationsärenden och beslutsärendens innehåll samt för innehåll i bilagor. Vidare påpekades i rapporten att det inte alltid framgick varför ärenden beslutades återremitteras efter behandling i kommunstyrelsen. I rapporten 1
konstaterades även att den uppföljning som gjordes av fattade beslut inte var systematisk och att datum för återrapportering användes sällan. Slutligen rekommenderades kommunen i rapporten att lägga ut kommunstyrelsens (och nämndernas) dagordning och protokoll på hemsidan för att öka insynen och tillgängligheten till information för medborgare. 3.1.1 Iakttagelser Efter genomgång av samtliga kommunstyrelseprotokoll från 2008 och anslagna protokoll för 2009 som fanns tillgängliga vid tidpunkten för denna granskning kan vi konstatera följande: Informationsärenden och beslutsärenden redogörs för kortfattat i protokollen och ger läsaren en god uppfattning om vad ärendet handlar om. Det hänvisas mycket sällan till en bilaga som inte sammanfattats i protokollen. Återremisser av ärenden är förhållandevis vanligt förekommande. De allra flesta ärenden som återremitteras är åtföljda av en motivering från kommunstyrelsen till stöd för den fortsatta handläggningen av ärendet. Kommunstyrelsens dagordningar och protokoll finns numera tillgängliga på kommunens hemsida. Avsnittet nedan redogör för den återstående punkten om uppföljning av beslut. 3.2 Uppföljning av beslut I ett fåtal kommunstyrelsebeslut anges det i protokollet att kommunstyrelsen vill ha en återkoppling inom en viss tid eller på ett särskilt utsatt datum. Under punkten information i aktuella ärenden kan ledamöterna i kommunstyrelsen lyfta ärenden man önskar mer information om ärendets status. Vanligtvis diskuteras och informeras om ärenden som nyligen varit aktuella på tidigare sammanträden och som är i ropet. Det är ovanligt att man lyfter ärenden som handlagts längre tid tillbaka och därmed fångas som regel inte äldre ärenden inte upp under denna punkt. Kommunens ärendehanteringssystem ÄHS är av äldre karaktär och används primärt för diarieföring av ärenden. 1 Det används inte för att bevaka ärendens status eller för att följa upp tidigare fattade beslut. 1 Det pågår diskussioner i kommunen om att köpa in ett nytt ärendehanteringssystem. Under hösten 2009 kommer en förstudie att genomföras och ambitionen är att ett nytt system ska införas under 2010. 2
För att hantera större projekt kopplade till beslut av mer komplicerad karaktär än beslut som kan verkställas direkt använder sig kommunen av ett system som heter cockpit communicator. Systemet har tidigare använts flitigt men påfyllningen av nya ärenden släpar vid granskningstillfället efter något. Likaså är redan inrapporterade ärenden på senare tid inte uppdaterade om utvecklingen månadsvis. Dessa eftersläpningar beror på omorganisation av kommunen som helhet och på personalförändringar vid stöd- och servicesektorn. Under hösten 2009 kommer samtliga sektioner i kommunen att använda systemet för att dokumentera större ärendens utveckling som berör deras verksamheter. Systemet är främst ett verktyg för tjänstemännen för att hålla ordning på alla pågående projekt/större ärenden. Det finns i dagsläget inte någon politisk prioritering av ärendena som förts in i systemet. Stöd- och servicesektorn har även sammanställt en projektkatalog där aktuella ärenden och projekt samt ansvar för dessa redovisas. Denna katalog ska presenteras för kommunstyrelsen som sedan får göra prioriteringar över det som förvaltningen ska göra. I nuläget riskerar en mängd beslut inte bli verkställda då det finns en uppsjö av pågående ärenden som samtliga inte är möjliga att verkställa inom en överskådlig tid. 3.2.1 Iakttagelser Det finns ingen systematisk uppföljning av fattade beslut i kommunstyrelsen. Kommunens ärendehanteringssystem är föråldrat. Ett nytt ärendehanteringssystem ger förutsättningar att underlätta uppföljning av fattade beslut genom en bevakningsfunktion/bevakningslista. Systemet cockpit communicator ger dock goda förutsättningar att hålla ordning och reda i beslutsmängden och på så sätt metodiskt följa ärendens utveckling och därmed säkerställa verkställighet. Likaså är sammanställningen i projektkatalogen en god hjälp för att följa upp om fattade beslut har verkställts. Granskningen visar att kommunstyrelsen inte följt upp verkställighet av beslut. Istället är det en tjänstemannafråga. Med utgångspunkt i sammanställningen av projekten i cockpit communicator och projektkatalogen krävs politiska prioriteringar för att säkerställa verkställighet. 4 Bedömning och rekommendationer Det är en viktig del i den interna kontrollen att det finns rutiner för kontroll av att demokratiskt fattade beslut verkställs och att det sker på det sätt som beslutsfattarna avsåg vid beslutstillfället. 3
Finspångs kommun har genomgått en stor organisationsförändring vilket troligtvis är en förklaring till att flera besluts verkställighet inte har prioriterats. Därmed har en stor mängd ärenden blivit liggande utan att kunna verkställas som kommunstyrelsen avsett. Det är viktigt att beslutsfattarna i den mån verkställighet av olika skäl inte sker får vetskap om det. Idag finns inga rutiner eller bevakningssystem för beslut som fattats av kommunstyrelsen. Sektorn stöd och service har dock uppmärksammat behovet av ett system för bevakning av ärenden. De har påbörjat ett arbete med hjälp av systemet cockpit communicator samt den manuellt sammanställda projektkatalogen. Dessa bör utgöra underlag för kommunstyrelsens kommande prioriteringar men bör även användas fortsättningsvis av kommunstyrelsen för att följa upp och säkerställa de olika beslutens verkställighet. Alternativt kan kommunen i fortsättningen använda sig av liknande funktioner i ett nytt ärendehanteringssystem om ett sådant köps in som planerat. Dagens system ger inte dessa förutsättningar. Tidsangivelse för verkställighet och återrapportering är sällan förekommande i de granskade protokollen. Detta bör kommunstyrelsen överväga att i större utsträckning använda sig av för att på så sätt säkerställa att besluten verkställs. 4.1 Förslag till åtgärder Kommunstyrelsen bör säkerställa att fattade beslut verkställs, och att de verkställs inom rimlig tid. Bevakningssystemen som tagits fram av stöd och service sektorn bör fortsättningsvis kunna vara kommunstyrelsens hjälpmedel för att följa upp verkställighet. Vår rekommendation är att kommunstyrelsen även sammanställer tidigare fattade beslut, där direktiv och uppdrag har delats ut, för att tydliggöra grad av verkställighet. Kommunstyrelsen bör, genom ett aktivt beslutsfattande, säkerställa att fattade beslut återrapporteras i de fall det bedöms nödvändigt, verkställda såväl som inte verkställda. 4