Hallstahammars kommun

Transkript

1 Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Verkställighet av beslut Hallstahammars kommun Utarbetad av PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde Granskningen har utförts av Ove Axelsson under oktober Postadress Besöksadress Telefon Fax Org.nr Bankgiro Postgiro KOMMUNHUSET Prästgårdsgatan HALLSTAHAMMAR

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga Revisionsfråga Avgränsning Metod Verkställighet av beslut Ansvar enligt kommunallagen När ska besluten verkställas? Förutsättningar för att kunna verkställa beslut Uppföljning Kontroll av verkställighet Granskning av beslut i Hallstahammars kommun Tillämpningsföreskrifter för förskoleverksamhet, förskoleklass och fritidshem att gälla fr o m 1 juli Överenskommelse om en utvecklingsplan för att förbättra den psykiska hälsan hos barn och unga vuxna åren Revisionsrapport Granskning av kommunens policydokument för yttrande Tomträttsavgälder omprövning samt tomtpris vid försäljning av tomträttsmark för småhus Svar på motion av Richard Andersson (V) om uppförande av cykelpumpstationer i kommunen Mål och budget jämte budgetramar för perioden samt skattesats för Svar på motion om schemalagd läxläsningstid, ledd av utbildad pedagogisk personal, för elever i åk Översyn av kommunens interna hyresavtal hemställan till tekniska nämnden Beredskapsersättning till förtroendevalda tillägg till bestämmelser om ekonomiska förmåner till kommunalt förtroendevalda, samt utseende av arbetsgrupp för omarbetning av bestämmelserna Expediering, bevakning och återrapportering Rutiner för expediering av beslut Rutiner för bevakning och återrapportering Revisionell bedömning

3 1 Bakgrund och revisionsfråga Ett beslut i en politisk församling innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, innehålla uppgift om när åtgärden senast ska utföras och/eller träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning av att besluten verkställts samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part. Revisorerna i Hallstahammars kommun har uppdragit till PwC att granska hur verkställighet av beslut fungerar inom kommunen och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. 1.1 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Finns bevaknings- och återrapporteringsrutiner och verkställs demokratiskt fattade beslut? För att besvara revisionsfrågan ska följande kontrollmål granskas om besluten genomförts i enlighet med vad som beslutats hur lång tid som förflutit mellan beslut och verkställighet om det finns beslut som inte verkställts och vad som i så fall är orsaken om eventuella avvikelser från beslutet rapporterats till beslutsfattarna om det finns ändamålsenliga administrativa rutiner för expediering av beslut om det finns bevaknings- och uppföljningsrutiner 1.2 Avgränsning Granskningen har inriktats på 9 olika beslut som kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen fattat under åren Metod Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens protokoll från åren 2010 och 2011 har studerats. Fattade beslut har följts upp och verkställigheten har stämts av såväl vad gäller 3

4 överensstämmelse med beslut som tidpunkten för utförandet. Intervjuer har genomförts med kommunstyrelsens sekretariat samt tjänstemän inom förvaltningen som haft att verkställa besluten. 2 Verkställighet av beslut 2.1 Ansvar enligt kommunallagen Av kommunallagen 3 kap 14 framgår att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. I 6 kap 4 stadgas bl a att Det åligger styrelsen särskilt att...verkställa fullmäktiges beslut.... Konsekvensen av dessa paragrafer är att uppgiften för nämnderna är att i allmänhet svara för att fullmäktiges beslut verkställs medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. 2.2 När ska besluten verkställas? Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. I ytterst få fall kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftvinnande. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt. 2.3 Förutsättningar för att kunna verkställa beslut En självklar förutsättning för att beslut ska kunna verkställas är att uppdrag och eventuella direktiv är klart formulerade och att den som fått uppdraget informeras om det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsutformningen och att det finns fungerande expedieringsrutiner. 3 Uppföljning 3.1 Kontroll av verkställighet Det är av vikt att beslutsfattarna får återkoppling på att utdelade uppdrag verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Ett beslut om utförande av utredning eller liknande bör därför åtföljas med tydliga direktiv om vad utredningen/uppdraget har för syfte och ett datum när återrapportering ska ske. Utdelade uppdrag bör noteras i diariet eller på särskild bevakningslista så att fullmäktige eller kommunstyrelsen kan få redovisat vilka uppdrag som är utdelade och när dessa ska återrapporteras. 4

5 4 Granskning av beslut i Hallstahammars kommun 4.1 Tillämpningsföreskrifter för förskoleverksamhet, förskoleklass och fritidshem att gälla fr o m 1 juli 2010 Vid kommunstyrelsens sammanträde , 60, behandlades barn- och utbildningsnämndens förslag till nya tillämpningsföreskrifter för förskoleverksamhet, förskoleklass och fritidshem att gälla fr o m 1 juli Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet beslutades, efter ett yrkande härom, att återremittera ärendet till barn- och utbildningsnämnden för ytterligare beredning. Kontrollfrågor Kom ärendet tillbaka till kommunstyrelsen och i så fall när? Ärendet återkom till kommunstyrelsen den 11 april 2011 och behandlades sedan i fullmäktige den 24 april. Beslutet är verkställt. Det tog ca ett år från beslutet om återremiss till det att ärendet återkom till styrelsen vilket har sin förklaring i att en granskning av Skolinspektionen pågick och resultatet från denna hade betydelse för ärendets handläggning. Beslutet får därför anses vara verkställt inom rimlig tid. 4.2 Överenskommelse om en utvecklingsplan för att förbättra den psykiska hälsan hos barn och unga vuxna åren Kommunstyrelsen behandlade , 118, rubricerade ärende. Överenskommelsen innebär i korthet att kommunen skulle godkänna ett förslag till utvecklingsplan, att kommuner och landsting redovisar sina åtaganden i en verksamhetsplan, att kontaktpersoner och representant till samverkansgruppen utses samt att respektive kommun skulle delta i genomförandet av återkommande kollegial granskning av varje parts verksamhetsplan. Kommunstyrelsen beslutade i ärendet bl a att delta i genomförandet av återkommande kollegial granskning av varje parts verksamhetsplan. Kontrollfråga Har Hallstahammar deltagit i den beslutade kollegiala granskningen? Nej. Ärendet är inte verkställt vilket har sin förklaring i att det, enligt uppgift, uppstod oenighet mellan landstinget och kommunerna om vem som skulle bekosta projektledaren för det 5

6 länsövergripande arbetet. Detta innebar att arbetet gick ner i intensitet och ett antal kommuner (varav Hallstahammar var en) inte tog fram verksamhetsplaner. Eftersom det inte fanns några verksamhetsplaner att granska så har heller inte beslutet verkställts i den delen. Kommunstyrelsen har inte särskilt upplysts om detta men har senare fattat beslut kring projektet Trygg och säker kommun som omfattar många av de frågor som det ursprungliga beslutet rörde. 4.3 Revisionsrapport Granskning av kommunens policydokument för yttrande Kommunens revisorer hade granskat hur styrelse och nämnder säkerställer att gällande dokument är aktuella och att de efterlevs. I styrelsens yttrande till revisorerna, som behandlades , 138, framgår bl a att respektive nämnd, förvaltning, enhet inom kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att se över de styrdokument etc som är upprättade, även om de är antagna centralt i kommunen dvs av kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. I förekommande fall ska dokumenten upphävas vid inaktualitet. Vidare ska en mall upprättas för enhetlig benämning av styrdokumenten. Av varje styrdokument ska framöver framgå när dokumentet ska revideras alternativt upphävas. Vidare ska framgå vem som är ansvarig Kontrollfrågor Har genomgång av befintliga dokument genomförts? Inom PA-området har genomgång gjorts. Inom övriga områden pågår genomgång. Det har i arbetet konstaterats att det finns dokument som dels ska upphävas, dels ska revideras. Har enhetlig mall för styrdokumenten upprättats? Ja, en mall för vilka typer av dokument som finns har tagits fram men är ännu inte formellt antagen även om de arbetar efter densamma. Mallen gäller samtliga styr- policyprogram- eller plandokument inom kommunen. Framgår av dokument, antagna efter , när de ska revideras/upphävas samt vem som är ansvarig? Samtliga dokument som antagits efter ovan nämnda datum samt kommande dokument tidsätts för att efter utgånget bäst föredatum revideras, upphävas eller antagas för en ny period. Beslutet är under verkställande och är till vissa delar (PA-området) verkställt. Det är ett omfattande arbete och det får accepteras att arbetet sker under en utdragen tidsperiod. 6

7 4.4 Tomträttsavgälder omprövning samt tomtpris vid försäljning av tomträttsmark för småhus Ärendet behandlades i kommunfullmäktige , 83, och innebar bl a förändrade avgäldsbelopp för tomträtter. I en av fullmäktiges att-satser beslutades att uppdra till tekniska nämnden att se över principerna för omprövning av tomträttsavgälder Kontrollfråga Har tekniska nämnden gjort en översyn av principerna för tomträttsavgälder? Ja, tekniska förvaltningen arbetade fram nya principer som behandlades i tekniska nämnden i augusti Har kommunstyrelsen fått information om vad som hänt i ärendet? De nya principerna behandlades i kommunstyrelsen den 12 september 2011 och fastställdes sedan av kommunfullmäktige. Tekniska nämnden har verkställt beslutet och genom den fortsatta behandlingen i styrelse och fullmäktige så har dessa informerats om vad som skett i ärendet. 4.5 Svar på motion av Richard Andersson (V) om uppförande av cykelpumpstationer i kommunen Vid besvarandet av en motion om att kommunen bör inrätta cykelpumpstationer hänvisade fullmäktige i beslutet , 100, till ett yttrande från tekniska nämnden enligt vilket chefen för park- och fastighetsavdelningen fått i uppdrag att undersöka lämplig lösning för cykelpumpstationer varvid utplacering bör göras på försök. Kontrollfråga Har lösning för cykelpumpstationer undersökts? Ja, tekniska förvaltningen tog fram ett förslag på hur frågan lämpligast skulle lösas. Har på försök en cykelpumpstation placerats i kommunen? Ja. Utifrån hur cykelvägnätat ser ut i kommunen bestämdes att placera pumpstationen vid Lidl. Har det gjorts någon utvärdering av försöket? Någon egentlig utvärdering har inte gjorts men det har konstaterats att stationen (som kostade ca kr att sätta upp) varit föremål för omfattande vandalism vilket under det halvår den varit på plats kostat kommunen ca kr i reparationskostnader. 7

8 Har kommunfullmäktige informerats om att ärendet verkställts? Rapportering kommer att ske i samband med fullmäktiges behandling av årsredovisning Beslutet är verkställt helt enligt fullmäktiges intentioner. Utplaceringen är, enligt beslutet, ett försök. Om försöket permanentas avgörs om fortsatt förstörelse med vidhängande kostnader kommer att fortgå. 4.6 Mål och budget jämte budgetramar för perioden samt skattesats för 2012 I samband med att kommunfullmäktige , 136, fastställde mål och budget för ren beslutades också att styrelsen, nämnder, förbund och bolag skall utifrån kommunfullmäktiges mål och ramar återrapportera till kommunfullmäktige hur man avser att bedriva verksamheten för åren med mål med bäring mot kommunfullmäktiges gemensamma mål och med de budgetmedel som ställs till förfogande varvid återrapporteringen skall inlämnas till kommunstyrelsen senast den 25 oktober 2011" Kontrollfråga Inkom styrelse, nämnder, förbund och bolag med de begärda uppgifterna? Ja, samtliga anmodade organ lämnade in begärda uppgifter. Beslutet är verkställt. Ekonomikontoret upprättade anvisningar för hur återrapporteringen skulle gå till och styrelser, nämnder, förbund och bolag följde dessa anvisningar. redovisning till fullmäktige skedde i fullmäktige , Svar på motion om schemalagd läxläsningstid, ledd av utbildad pedagogisk personal, för elever i åk 6-9 Kommunfullmäktige behandlade , 135, en motion med förslag om att fullmäktige skulle ge barn- och utbildningsnämnden i uppdrag att utreda möjligheten att införa schemalagd läxläsningstid under mandatperioden Motionen ansågs besvarad med hänvisning till barn- och utbildningsnämndens yttrande av vilket framgår att det planerades för schemalagd frivillig läxläsningstid fr o m höstterminen Kontrollfråga Har schemalagd läxläsningstid inrättats? Ja, barn- och utbildningsnämnden beslutade att införa schemalagd frivillig läxläsning från och med höstterminen

9 Inrättades läxläsningstiden fr o m ht 2011 Samtliga skolor utom en verkställde beslutet inom beslutad tidsram. Den skola som låg efter i planen fick tydliga direktiv om vad som gäller och inrättade läxläsningshjälp från och med januari Beslutet är verkställt. Rektor har ansvaret för att den frivilliga läxläsningshjälpen inrättas. På varje skolas hemsida framgår tydligt att organiserad läxläsningshjälp finns. 4.8 Översyn av kommunens interna hyresavtal hemställan till tekniska nämnden Det framkom i anslutning till behandling av ett annat ärende att det fanns vissa oklarheter om vad som ingår i hyresavtalen. Mot bakgrund av detta beslutade kommunstyrelsen , 142, att hemställa hos tekniska nämnden om översyn av kommunens interna hyresavtal så att det tydligt framgår vad som är hyresvärdens respektive hyresgästens ansvar och befogenheter samt att hemställa hos tekniska nämnden att på kommunstyrelsens oktobersammanträde redovisa nuläget av vad som är hyresvärdens respektive hyresgästens ansvar och befogenheter i nuvarande hyresavtal. Kontrollfrågor Fick kommunstyrelsen begärd redovisning vid sitt oktobersammanträde? Nej. Tekniska nämnden avvaktar en pågående utredning om vaktmästarfunktionen som bedöms behövs vara färdig innan eventuella förändringar i hyresavtalen kan göras. Har tekniska nämnden gjort beslutade förtydliganden i hyresavtalen? Med hänvisning till vad som sagts ovan avvaktas vaktmästarutredningen innan några åtgärder vidtas. Tekniska förvaltningen bedömer i stort att avtalen är tydliga. Vi har i granskningsarbetet noterat att varje avtal tillfogats ett PM av vilket det tydligt framgår vad som är hyresgästens ansvar och vad som åvilar hyresvärden. Det noteras att kommunstyrelsens beslut att tekniska nämnden ska göra en översyn är vagt formulerat. En översyn behöver inte innebära att det blir några ändringar utan det kan i översynen konstateras att några förändringar inte behöver göras. Det får anses att beslutet inte är verksällt men att det finns ett godtagbart skäl till detta. 9

10 4.9 Beredskapsersättning till förtroendevalda tillägg till bestämmelser om ekonomiska förmåner till kommunalt förtroendevalda, samt utseende av arbetsgrupp för omarbetning av bestämmelserna I anslutning till ett ärende rörande beredskapsersättning till förtroendevalda i socialnämnden beslutade kommunfullmäktige också att inrätta en grupp med uppgift att under första kvartalet 2012 utarbeta förslag till nya bestämmelser om ekonomiska förmåner till kommunalt förtroendevalda. Kontrollfrågor Har den utsedda gruppen tagit fram nya bestämmelser om ekonomiska förmåner? Gruppen har, så här långt, tagit fram förslag till nya sammanträdesarvoden. Är gruppens arbete slutfört? Nej, det återstår delar som gruppen ännu inte kommit med förslag på. Har återrapportering skett till fullmäktige? Fullmäktige behandlade gruppens förslag till sammanträdesarvoden. Av den information som fullmäktige då fick framgår att arbetsgruppen har för avsikt att återkomma med övriga delar. Beslutet är delvis verkställt. Någon tidplan för när resterande delar de ekonomiska förmånerna till förtroendevalda ska vara klart finns inte. 5 Expediering, bevakning och återrapportering 5.1 Rutiner för expediering av beslut I den nya organisationen har ett nämndskanskli inrättats där samtliga nämndsekreterare samlats detta har underlättat arbetet med att införa gemensamma expedieringsrutiner för samtliga nämnder Kommunsekreteraren ansvarar för expediering av kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beslut. Beslut som rör nämnder expedieras till respektive nämnd samt verkställande tjänsteman inom nämndens ansvarsområde. Om ärendet gäller en motion sker expediering, förutom till den som ska handlägga ärendet, även till de som yttrat sig i ärendet samt till motionären. 10

11 Expediering av kommunövergripande styrdokument, policys eller liknande sker till samtliga nämnder, ansvariga chefer samt sätts in i reglementspärmen. Från och med den 1 januari 2013 kommer sådana dokument också att publiceras på kommunens hemsida. Expediering sker som huvudregel samma dag som protokollet juterats. Expedieringen sker per e-post när det ska skickas till någon inom kommunförvaltningen. Externa intressenter får beslutet via post. Det anges i originalprotokolet vem som fått sig ärendet tillexpedierat. Det noteras i diariet att expediering skett. Jag bedömer att expedieringsrutinerna är ändamålsenliga och väl fungerande. 5.2 Rutiner för bevakning och återrapportering Det finns en rutin för hur bevakning av ärenden ska gå till. Nämndskansliets personal träffas varje fredag och går igenom såväl vad som är på väg upp för beslut som vilka ärenden som ligger för bevakning. Inför varje månads ärendegenomgång (där ordförande och chef medverkar) får de handläggare som har bevakade ärenden en signal om att deras ärende ska upp till beslut vid nästkommande sammanträde. Rutinen är kommunövergripande och används för samtliga nämnder utöver styrelsen och fullmäktige. Den bevakningsrutin som finns bedöms vara väl fungerande. Genom att nämndsekreterarna sitter samlade på ett ställe och har sina veckovisa genomgångar har sårbarheten minskats betydligt och bevakning (och expediering) kan enkelt övertas av någon annan sekreterare vid eventuellt förfall. Jag noterar att nämndskansliet håller på att införa en informationsrutin som ska innebära att kommunstyrelsen kommer att få information om något ärenden inte kommer att vara klart för återrapportering vid beslutad tidpunkt. 6 Revisionell bedömning Den revisionsfråga som ska besvaras är om det finns bevaknings- och återrapporteringsrutiner och om demokratiskt fattade beslut blir verkställda. 11

12 Av de nio beslut som följts upp vad avser verkställighet har två stycken (4.2 och 4.8) inte verkställts. Min bedömning är att det finns rationella skäl till varför verkställighet inte skett i dessa ärenden. I övrigt är besluten verkställda eller under verkställande. Sammanfattningsvis gör jag följande bedömning: Det finns tydligt utformade rutiner för expediering och bevakning av beslut och rutinerna fungerar på ett ändamålsenligt sätt Det är hög grad av verkställighet av de granskade besluten. 12