Uppföljning av tidigare granskning Personalförsörjning -Söderhamns kommun 2002 - Ove Lindholm och Siv Dammbro Februari 2003 (1)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 Metod... 3 2. Granskningsrapport Personalförsörjning 2000... 3 2.1 Sammanfattande bedömning i den förra granskningen... 3 2.2 Kommunfullmäktiges beslut 132/2000-09-25 ang revisionsrapporten... 5 2.3 Kommentarer... 5 3. Politiska beslut och pågående projekt som berör personalförsörjningen... 6 3.1 Politiska beslut... 6 3.1.1 Kommunens övergripande mål för personal i budget 2000... 6 3.1.2 Kommentarer... 6 3.1.3 Kommunfullmäktige 33/2002-03-25 ang motion om heltidstjänster en rättighet, deltidstjänster en möjlighet... 6 3.1.4 Kommentar... 7 3.2 Pågående projekt, personalförsörjning... 7 3.2.1 Arbetstidsprojekt - omvårdnadsförvaltningen... 7 3.2.2 Projektet Ett bättre jobb omvårdnadsförvaltningen... 7 3.2.3 Kompetensutvecklingsbehovsprojekt - omvårdnadsförvaltningen... 8 3.2.4 Projektet Attraktiv skola... 8 4. Politiska beslut och pågående projekt som berör sjukfrånvaroproblematiken... 10 4.1 Politiska beslut... 10 4.1.1 Kommunstyrelsens arbetsutskott 251/2000-12-12 ang översyn av kommunens rehabiliteringsarbete... 10 4.1.2 Kommentarer... 10 4.1.3 Kommunstyrelsen 178/2000-09-05, ang deltagande i nätverk om arbetsmiljö och hälsa Friskare kommuner... 10 4.2 Pågående projekt... 11 4.2.1 Nätverk för långtidssjukskrivna... 11 4.2.2 Kommentar... 11 4.2.3 Arbetsmiljöutbildningen Den goda arbetsplatsen... 11 5. Sammanfattning... 12 (2)
1. Inledning 1.1 Bakgrund Söderhamns kommuns revisorer har godkänt och har överlämnat Komrev inom Örhlings PricewaterhouseCoopers granskning om personalförsörjning till kommunstyrelsen våren 2000. Revisorerna har i sin planering för 2002 beslutat om uppföljning av rapporten. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att - Följa upp vad som har hänt med de synpunkter och förslag som lämnades i rapporten. - Hur kommunen arbetar med sjukfrånvaroproblematiken 1.3 Metod Vi har intervjuat representanter från barn- och utbildningsnämnden, f d utbildningsnämnden, omvårdnadsnämnden, kommunledningskontoret, personalenheten samt fackliga representanter december 2002. Vidare har vi studerat olika dokument och protokoll. 2. Granskningsrapport Personalförsörjning 2000 2.1 Sammanfattande bedömning i den förra granskningen Effektivt och konkurrenskraftigt personalförsörjningsarbete måste rikta sig mot nyrekrytering men också mot att behålla och utveckla befintlig personal. I ett långsiktigt personalförsörjningsarbetet ingår därför många olika delar, bl a: - Marknadsföring - Rekrytering - Kompetensutveckling - Ledarskapsutveckling - Löner och andra anställningsförhållanden - Arbetsvillkor som arbetsorganisation, flexibla arbetstider, delaktighet, belöningssystem, arbetsmiljö mm - Samarbete med andra kommuner (3)
- Samarbete inom kommunens totala arbetsmarknad Behovet av samordning är stort för dessa delar men också mellan delarna, bl a för att optimera de resurser som behövs. Behov finns också att samordna den personalstatistik som behövs för att verksamheterna skall ha tillgång till relevant beslutsunderlag av den typen. Vår uppfattning är därför att kommunstyrelsen bör ta en tydligare och aktivare roll. Bl a genom att fastställa de övergripande mål och policys som behövs för att nämnderna skall få tydliga riktlinjer för sitt arbete och därefter genom samordning och uppföljning styra mot dessa mål. Kommunstyrelsen behöver också ta beslut om de eventuella gemensamma resurser som kan behövas. Bl a personal för att arbeta övergripande med personalförsörjningsfrågorna. Vad gäller samverkansprojektet anser vi att kommunstyrelsen tydligt bör uttala sitt politiska ansvar för projektet och därefter genom kontinuerlig information och uppföljning säkerställa att man kan följa projektet och ta de beslut som behövs. En viktig produkt som bör komma ut av projektet är en samlad personal- /kompetensförsörjningsplan för kommunen. Planen bör bygga på bedömningar av vilka resurser och vilken kompetens som behövs i framtiden i förhållande till dagsläget samt vilka åtgärder man behöver arbeta med för att säkra detta. De synpunkter som framförts av de fackliga representanterna när det gäller personalförsörjning/kompetensutveckling för den administrativa personalen i kommunen är därvid viktiga att beakta. De granskade nämnderna arbetar var för sig med personalförsörjningsfrågorna och vi vill lämna följande sammanfattande synpunkter: Barn- och ungdomsnämnden och omvårdnadsnämnden anser vi har god kännedom om sitt personalläge och om framtida behov. Båda nämnderna bedriver ett antal olika åtgärder för att försöka klara sina personalfrågor, som för båda består av dels övertalighet och dels personalbrist. Vid utbildningsnämnden uppstår den huvudsakliga personalbristen om 5-6 år. Nämnden har kännedom om personalläget och om framtida behov. Någon uttalad strategi och några konkreta handlingsplaner för hur man skall klara sitt behov finns ännu inte. När man bedömer det framtida behovet utifrån antalet pensioneringar kan det vara viktigt att beakta det faktum att ett allt mindre antal anställda arbetar kvar till sin ordinarie pensionsålder. Även den ökande långtidssjukfrånvaron är en faktor att beakta. Personalförsörjningen är en strategisk fråga. Det är därför viktigt att den politiska nivån, som har ansvaret för verksamheten, är med och styr i dessa frågor. (4)
De marknadsföringsinsatser som görs av olika förvaltningar på högskolor mm bör samordnas så att Söderhamn som kommun presenteras i sin helhet. 2.2 Kommunfullmäktiges beslut 132/2000-09-25 ang revisionsrapporten Kommunfullmäktige beslutade att: 1. Personalenheten ges i uppdrag att utarbeta förslag till samlad personalpolicy för Söderhamns kommun. 2. För att samordna kommunens personalrekrytering bildas en samordningsgrupp för personalrekrytering bestående av samma befattningshavare som i projektledningsgruppen för samverkansprojektet. I marknadsföringsfrågor förstärks gruppen med informationschefen. 3. Personalenheten ges i uppdrag att utreda frågan om en intern gemensam bemanningsenhet. 4. Kommunstyrelsens arbetsutskott skall varannan månad med början i september erhålla lägesrapport angående samverkansprojektet med Svenska Kommunförbundet kring strategiska arbetsgivarfrågor. 2.3 Kommentarer Det saknas fortfarande en samlad personalpolicy. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 22 maj 2001 123 beslutat om dokumenten Arbetsmiljöpolicy, Handläggning av rehabiliteringsärenden och Förebyggande hälsoarbete och friskvård. Dokumenten avses utgöra grunden till Söderhamns kommuns arbetsmiljöhandbok. Vi vill gärna understryka vikten av att kommunfullmäktige beslutar om dokument av dylik karaktär. Kommunfullmäktige har 2002-09-30 126 beslutat om ett lönepolitiskt program för Söderhamns kommun. Dokumentet skall fortsättningsvis gälla för alla anställda och därmed ersätta hittillsvarande dokument. Samordningsgruppen för personalrekrytering existerar men man har inte haft något möte. Kommunfullmäktige beslutade att förstärka gruppen med informationschefen med anledning av revisionsrapporten. (5)
Intern bemanningsenhet har inrättats och har formellt startat sin verksamhet 1 juli 2002. Tio personer med barnsköterske- och undersköterskekompetens ingår i gruppen. Tanken är att enheten skall växa med ytterligare 10 personer vid årsskiftet 2003/2004. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 7 mars 2000 39 att kommunen även fortsättningsvis skulle delta i samverkansprojektet. Samverkansprojektet avslutades hösten 2002. Slutlig rapport finns tillgänglig på Kommunförbundets hemsida. På grund av att en av projektledarna började att arbeta för en annan arbetsgivare deltog inte kommunen så aktivt i slutet av projektperioden. Förslag till personalförsörjningsplan redovisas i tjänsteutlåtande daterad 2003-01-14 med förslag om att arbetsutskottet beslutar att sända ut planen på remiss till samtliga nämnder med personalansvar. 3. Politiska beslut och pågående projekt som berör personalförsörjningen. 3.1 Politiska beslut 3.1.1 Kommunens övergripande mål för personal i budget 2000 I budget för 2002 anges som övergripande mål för Söderhamns kommun att: - Antalet långtidssjukskrivna skall minska med 15 % till utgången av 2002 - Antalet ofrivilligt deltidsanställda skall inventeras samt halveras till utgången av 2002 för att ha upphört senast utgången av 2005 - Personalenheten skall senast vid utgången av 2002 ha tagit fram en kommunövergripande personalförsörjningsplan 3.1.2 Kommentarer I samband med granskningen av årsredovisning 2002 sker avstämning av om kommunen har uppnått målet att långtidssjukskrivna har minskat med 15 %. 3.1.3 Kommunfullmäktige 33/2002-03-25 ang motion om heltidstjänster en rättighet, deltidstjänster en möjlighet Kommunfullmäktige beslutade med anledning av motionen: 1. Kommunfullmäktige skall ges information om antalet deltidsanställda i förhållande till antalet heltidsanställda i varje nämnd och kommunstyrelsen, varvid dagens datum (6)
skall utgöra riktpunkt. Redovisningen skall ske senast vid kommunfullmäktiges sammanträde 2002-09-30. 2. Kommunfullmäktige i december 2002 skall informeras om uppfyllelsen av målet Att antalet deltidsanställda skall inventeras och halveras till utgången av 2002 och denna information skall även innefatta redovisning av den kommunövergripande personalförsörjningsplanen där det skall gå att utläsa hur kommunen som arbetsgivare ska se till att antalet ofrivilligt deltidsarbetslösa har upphört år 2005. Den 30/9 2002 127 beslutade kommunfullmäktige: 3.1.4 Kommentar 1. Att lägga redovisning av antalet deltidsanställda i kommunen till handlingarna. 2. Vidare att den kartläggning som skall göras av hur många deltidsanställda som önskar heltidsanställning också skall innehålla uppgifter om kön och ålder. Redovisning av kartläggningen har skett till kommunfullmäktige i januari 2003. Förslag till personalförsörjningsplan redovisas i tjänsteutlåtande daterad 2003-01-14 med förslag om att arbetsutskottet beslutar att sända ut planen på remiss till samtliga nämnder med personalansvar. 3.2 Pågående projekt, personalförsörjning 3.2.1 Arbetstidsprojekt - omvårdnadsförvaltningen Under våren 2001 startades ett projekt där de anställda ges en större möjlighet att själva planera sin arbetstid. Genom detta projekt kan de anställda välja sysselsättningsgrad med möjlighet att arbeta heltid för dem som så önskar. Omvårdnadsnämnden har fått information om projektet enligt 81/2002 och införandet av arbetstidsmodellen beräknas vara införd i nämndens samtliga verksamheter sommaren 2003. 3.2.2 Projektet Ett bättre jobb omvårdnadsförvaltningen Söderhamns kommuns omvårdnadsnämnd deltar som en av fyra pilotkommuner i Svenska Kommunförbundets personal- och kompetensförsörjningsprojekt Ett bättre jobb. Inom projektet erbjuder Kommunförbundet en ledarskapsutbildning om fyra dagar Kommunikativt ledarskap. Förbundet har informerat om Investors In People (IIP) en modell för utvärdering av den lokala arbetsgivarpolitiken och ett effektivt sätt att stimulera personalens engagemang. På arbetsplatserna som har deltagit i projektet har därefter gjorts en s k GAP-analys. (Enriset, Forsgården och Linden.) I analysen har gap identifierats dvs skillnaden mellan nuläge och de krav som måste uppfyllas för att få certifiering som en IIP- (7)
verksamhet. Analysen visade bl a på behov av att utarbeta kompetensplaner på individ- och gruppnivå, kopplade till verksamhetens behov i enlighet med definierade riktlinjer för kompetensutveckling/utbildning. Kommunstyrelsens arbetsutskott 239/2001-11-06 beslutade att godkänna att Söderhamns kommun deltar i Svenska Kommunförbundets projekt Ett bättre jobb. 3.2.3 Kompetensutvecklingsbehovsprojekt - omvårdnadsförvaltningen Omvårdnadsförvaltningen och CFL har sökt och erhållit medel från Växt-kraft Mål 3 för att arbeta med analys av kompetensutvecklingsbehov vid kommunens äldreboenden. Forsgården, Enriset, Linden och Nejlikan har genomfört analysarbetet och flera andra enheter har startat. Analysarbetet vid samtliga enheter beräknas vara klart i maj 2003. CFL samarbetar med enhetscheferna i analysarbetet. Varje enhet har fyra analysträffar. Analysen av kompetensutvecklingsbehov utgår från tre perspektiv: omvärlden, gruppen och individen. Ytterligare ett EU-projekt finns kopplat till kompetensutvecklingsprojektet, ett arbetsrotationsprojekt. Kommunstyrelsens arbetsmarknadsenhet rekryterar och introducerar vikarier som ska ersätta vårdpersonal vid ordinarie personals deltagande i kompetensutveckling. 3.2.4 Projektet Attraktiv skola I projektplanen 2002 redovisas bl a att: Projektet Attraktiv skola är ett resultat av den avsiktsförklaring som undertecknades i augusti 1998 av skolministern och skolans olika parter. I den markeras den strategiska betydelsen för Sverige att kompetenta och behöriga lärare ska kunna rekryteras till förskolan, skolan och vuxenutbildningen samt att lärare också skall vilja stanna kvar i yrket. Ägare av det nationella projektet är Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Skolledarförbundet, Svenska Kommunförbundet, Utbildningsdepartementet och Skolverket i samverkan. Nationella projektets mål är - att skapa organisationer som stödjer utvecklings- och kvalitetsarbete i skolan - att finna nya utvecklings- och karriärmöjligheter för lärare - att främja skolutveckling genom samarbete med högskola och näringsliv - att visa på vägar att sprida erfarenheter mellan skolor - att sprida den kunskap och erfarenhet som projektet genererar (8)
Lokalt representeras ägarna av Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Skolledarförbundet och Söderhamns kommun. Söderhamns kommun har slutit lokalt skolutvecklingsavtal. I avtalet noteras utvecklingsområden inom bl a arbetstid, arbetsmiljö, arbetsorganisation/arbetssätt, kompetensutveckling, introduktion av nyanställda. Ett av målen för projektperioden är att 10 % av kommunens lärartjänster ska betraktas som fasta eller tidsbegränsade karriärtjänster (forskning, specialinriktning, utveckling, ledarskap etc) Aktiviteter 2002 är bl a: - att i samarbete med och genom handledning av Lärarhögskolan i Stockholm och högskolan i Gävle få igång samtliga delprojekt att genomföras inom ramen för ett forskningsmetodiskt synsätt, - att etablera samarbete mellan projektet och andra pågående utvecklingsprojekt inom BUN och UN, - att under ht 2002 sammanställa delprojektens första rapport. Söderhamnsprojektet baseras på ett antal lokala utvecklingsprojekt med olika inriktning och mål. Projekten bygger på frivilligt deltagande. Aktuella projekt som noteras i projektplanen är bl a - Samverkan mellan lärare i karaktärsämnen och kärnämnen - Att utveckla arbetsmiljön på arbetsplatsen. Utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden har beslutat att delta i projektet. (9)
4. Politiska beslut och pågående projekt som berör sjukfrånvaroproblematiken 4.1 Politiska beslut 4.1.1 Kommunstyrelsens arbetsutskott 251/2000-12-12 ang översyn av kommunens rehabiliteringsarbete Arbetsutskottet beslutade 175/2000 att ge personalenheten i uppdrag att senast 30 november 2000 utreda och redovisa orsakerna till långtidssjukskrivningarna i kommunen. Vid arbetsutskottets sammanträde den 12 december 2000 redovisar personalenheten att man har genomfört en enkätundersökning bland långtidssjukskrivna i kommunen och redovisar resultatet av enkäten. Arbetsutskottet beslutar att djupare analys skall göras i form av intervjuer med de långtidssjukskrivna, där syftet är att finna individuella handlingsplaner. Personalenheten ansvarar för detta i samverkan med förvaltningar, företagshälsovård och försäkringskassa. 4.1.2 Kommentarer Vi kan inte återfinna den djupare analysen vid kontroll av det diarienummer som gäller för paragraf 251/2000. 4.1.3 Kommunstyrelsen 178/2000-09-05, ang deltagande i nätverk om arbetsmiljö och hälsa Friskare kommuner Kommunen har fått en förfrågan från Svenska Kommunförbundet om att i projektform ingå i ett nätverk av kommuner. Målet med projektet är att visa hur förbättrad styrning och samordning av kommunens egna resurser, företagshälsovården och andra externa aktörer kan bidra till friska medarbetare i en attraktiv verksamhet. Projekttiden omfattar två år och sju kommuner kommer att ingå i nätverket. I nätverket föreslås en ledande politiker, personalchef, en eller två förvaltningschefer, en representant från företagshälsovården samt en facklig företrädare att ingå från varje deltagande kommun. Kommunstyrelsen beslutade att Söderhamns kommun ska delta i Svenska Kommunförbundets nätverk om arbetsmiljö och hälsa. (10)
4.2 Pågående projekt 4.2.1 Nätverk för långtidssjukskrivna Söderhamns kommun driver sedan februari 2002 ett nätverk för långtidssjukskrivna. Nätverket riktar sig till sjukskrivna med stressrelaterade besvär eller belastningsrelaterade problem. Deltagarna får ingå i grupper om 10 personer som träffas fem dagar i veckan. Målsättningen med nätverket är att deltagarna skall bli stärkta både psykiskt och fysiskt och underlätta för en återgång till arbetslivet. I nätverket ingår två handledare som leder gruppernas aktiviteter. 4.2.2 Kommentar Utvärdering av nätverket har inkommit till kommunen 28/11 2002. Rehabiliteringsprojekt omvårdnadsförvaltningen. Våren 2001 anställdes en projektledare och projektets målsättning är att minska sjuktalet inom förvaltningen, att stötta ansvariga chefer i deras rehabiliteringsarbete samt att skapa verktyg för att på ett strukturerat sätt arbeta med rehabiliteringsärenden. Omvårdnadsnämnden beslutade enligt 85/2002 om förlängning av projektet till 2003-08-31. 4.2.3 Arbetsmiljöutbildningen Den goda arbetsplatsen En utbildning för samtliga chefer samt de fackliga organisationernas huvudskyddsombud genomfördes hösten 2001 och våren 2002. Ett kommunövergripande styrdokument är framtaget för det fortsatta arbetet med arbetsmiljöfrågor, förebyggande hälsoarbete, friskvård samt rehabilitering. Kommunen räknar med att projektet kommer att leda till nya arbetsformer. Som uppföljning på utbildningarna kommer chefer, arbetsledare, Försäkringskassan och företagshälsovården att delta. Där kommer man att inventera vilka behov som finns på de olika arbetsplatserna utifrån underlag som cheferna har med sig från diskussioner på arbetsplatsträffar. Med dessa underlag kan man sedan planera hur man ska arbeta vidare med arbetsmiljöfrågor, rehabilitering, förebyggande hälsoarbete samt friskvård inom de olika förvaltningarna. (11)
5. Sammanfattning I den förra granskningen av kommunens arbete med att säkra personalförsörjningen kunde vi konstatera att nämnderna hade god kännedom om sitt personalläge och om framtida behov. Speciellt Omvårdnadsnämnden och Barn-och ungdomsnämnden bedrev åtgärder för att klara den framtida personalförsörjningen. Gymnasieskolans ökade elevantal låg då några år framåt i tiden, men börjar nu starkt närma sig och därmed ökar också behovet av åtgärder för att klara strukturförändringen inom gymnasieskolan. De utredningar som pågår om en förändrad gymnasieskola kan också komma att påverka behovet av personal. Samtalen med förvaltningarna har visat att man har bra kontroll på sina pensionsavgångar. Besparingar, lagregleringar, sjukskrivningar, förtida avgångar, eventuella förändringar i verksamhetsvolymerna mm påverkar också behovet av personal, något som också måste vägas in i personalplaneringen. Samlad personalpolicy saknas ännu i kommunen. Kommunstyrelsen syns ha koncentrerat sitt ledningsarbete på att ta fram kommungemensamma riktlinjer för arbetsmiljöarbetet, handläggningen av rehabiliteringsärenden, förebyggande hälsoarbete och friskvård samt lönepolitiken. Dokument som är tänkta att ingå i en samlad Arbetsmiljöhandbok. När det gäller en samlad personalförsörjningsplan kan vi konstatera att en sådan nu är ute på remiss. Förvaltningsrelaterade projekt har startats upp när det gäller personalens kompetensutveckling. I det nya personaladministrativa systemet ska det på sikt finnas en modul som kan användas för att dokumentera uppgifter som kan ligga till grund för att planera bl a kompetensutveckling. Ett antal olika projekt, såväl övergripande som inom respektive nämnd, pågår inom kommunen i syfte att säkra den framtida personal- och kompetensförsörjningen. Även när det gäller rehabilitering och andra åtgärder för att minska sjukfrånvaron pågår ett antal projekt inom respektive nämnd. Vi vill poängtera vikten av att kommunstyrelsen tar en aktiv roll för att åstadkomma den samordning, verksamhetsmässigt och ekonomiskt, som behövs när det gäller de olika projekten och att man genom systematisk uppföljning och utvärdering verkar för att de kommungemensamma riktlinjerna får avsedd verkan i verksamheten. Att på något sätt skapa en erfarenhetsbank inom kommunen för att sprida goda exempel syns i det här läget, med många pågående projekt, vara viktigt. (12)
Intern bemanningsenhet har inrättats och har formellt startat sin verksamhet 1 juli 2002. Tio personer med barnsköterske- och undersköterskekompetens ingår i gruppen. Tanken är att enheten skall växa med ytterligare 10 personer vid årsskiftet 2003/2004. Några avslutande frågeställningar: - Kommunen har deltagit i Svenska kommunförbundets samverkansprojekt om arbetsgivarfrågor. Projektet avslutades hösten 2002. Vilka erfarenheter har dragits av det projektet och hur kommer erfarenheterna att användas i det fortsatta arbetet? - I den förra granskningen påpekade vi vikten av att de marknadsföringsinsatser som görs av de olika förvaltningarna på högskolor mm samordnas så att Söderhamns kommun presenteras i sin helhet. I granskningen har framkommit att den av kommunfullmäktige bildade samordningsgruppen för personalrekrytering inte har varit aktiv. Beror det på att det inte funnits något behov av gruppen? Att samordningen ordnats på annat sätt? - Kommunen har sedan februari 2002 bedrivit ett nätverk för långtidssjukskrivna (se avsnitt 4.2.1). Går det att se några effekter? Har någon utvärdering skett? - Som ett led i arbetsmiljöutbildningen Den goda arbetsplatsen, skulle en inventering göras (se avsnitt 4.2.4). Resultatet av inventeringen skulle sedan användas för planering av fortsatt arbetsmiljöarbete. Hur har det gått? - Kommunens arbetsgivaransvariga är de förtroendevalda. Den politiska nivån ska därför delta i beslutsfattandet när det gäller personal- och arbetsmiljöfrågorna och hålla sig informerade om hur besluten verkställs och vilka effekter de får. Viktiga kommunövergripande riktlinjer, som t ex Arbetsmiljöpolicy och Förebyggande hälsoarbete och friskvård, anser vi bör tas upp för beslut i fullmäktige. (13)