Tjänsteskrivelse 2013-04-26 KFN 2010.0031 Handläggare: Maria Lobell Bemanning i bibliotekets yttre tjänstgöring Sammanfattning Biblioteket har fått i uppdrag att utreda personalsammansättningen (bibliotekarier samt biblioteksassistenter) efter det att RFID har införts på biblioteket. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsnämnden protokoll 73/09 Kultur- och förvaltningens tjänsteskrivelse den 27 april 2010 Kultur- och föreningens tjänsteskrivelse den 26 april 2013 Beskrivning av ärendet Över tid har utvecklingen och arbetsuppgifterna för bibliotekets personal förändrats. De administrativa uppgifterna som framförallt biblioteksassistenterna tidigare ägnat sig åt har i dag minskat avsevärt. Till stor del har den typen av arbetsuppgifter ersatts av tekniska lösningar och system. Ett sådant eempel är införandet av RFID. Ett system som i ännu större utsträckning än tidigare uppmanar besökaren till självservice, när det gäller åter- och utlåning av media. Arbetsuppgifter som istället ökar är av mer kvalificerad karaktär, t e. att anordna evenemang, ge lästips och att arbeta med lässtimulans. Därmed ställs också andra krav på bibliotekspersonalens kompetens. Därför kommer ingen nyrekrytering av biblioteksassistenter att ske. Vid behov av återbesättning av tjänster kommer biblioteksassistenttjänsterna omvandlas till bibliotekarietjänster. Det är viktigt att framhålla att den nuvarande assistentpersonalen lever upp till verksamhetens ökade krav och behovet av ökad kompetens. Det har de klarat tack vare fortlöpande kompetensutveckling på arbetsplatsen och förmågan och viljan till utveckling. c:\temp\mlol975j87.doc Konsekvensbeskrivning Det kan ske en ökning av personalkostnader vid omvandlingen av biblioteksassistenter till bibliotekarier. Det man vinner genom omvandlingen av tjänsterna är att höja kvalitén på verksamheten, som i förlängningen också kan ge en kostnadseffektivitet. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kfn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Bo 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan 7 202 71 MALMÖ 0586-527 96 www.karlskoga.se 212000-1991
<!Skapat_datum> 2 (3) Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut Maria Lobell Bibliotekschef Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Epedieras till
Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa en positiv påverkan Ekologiska Avfall Biologisk mångfald ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Något ökade personalkostnader vid omvandlandet av assistenttjänster till bibliotekarietjänster. Kostnadseffektivitet Genom att höja kompetensen på personalen, så får man medarbetare som kan arbeta med olika slags arbetsuppgifter på ett bredare sätt. Därmed även nå en kostnadseffiktivitet. Tillvät
Tjänsteskrivelse 2010-04-27 KFN 2010.0031 Handläggare: Helesine Taylor Kultur- och föreningsnämnden Bemanning i bibliotekets yttre tjänstgöring Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har i uppdrag att se över bemanningen i bibliotekets yttre tjänstgöring. Hur många assistenter resp. bibliotekarier behövs samtidigt i disken? Är det acceptabelt att minska kvalitén genom lägre bemanning och sämre service, men med ökad tillgänglighet genom öppna lokaler med lägre personaltäthet? Istället för lättöppet har biblioteket valt att ha öppet med kvalité. Kommer man till biblioteket vill man ha god service oberoende av tidpunkt. Det kommer också alltid att finnas kunder som behöver personlig hjälp på grund av olika handikapp eller ålder. Att lämna biblioteket utan att få den hjälp man vill ha är mycket negativ reklam. På sikt förlorar biblioteket kunder. Beskrivning av ärendet Mellan 9.00-10.00 arbetar en bibliotekarie och en assistent. Mellan 10.00 och 16.00 (med avlösning klockan 12.30) arbetar 1 bibliotekarie och 2 assistenter med varsin aktiv bakjour med telefon. Den tiden är det flest besökare i biblioteket, när det kommer flera grupper samtidigt, vid långa frågor eller det blir köer så går bakjouren ut och förstärker i disken. Om det är färre besökare går en person till andra arbetsuppgifter eller har andra arbetsuppgifter i disken t e. avregistrering av boklådor, bränning av Daisyböcker och plockning till BK-låntagare mm som sker i disken i mån av tid. Mellan 16.00-18.00 arbetar 1 bibliotekarie och två assistenter och klockan 18.00 går en assistent hem om arbetet så tillåter. På lördagar öppnar en bibliotekarie och en assistent klockan 9.00. Ytterligare en assistent kommer klockan 10.00 och alla arbetar till 13.00 På söndagar arbetar en bibliotekarie och en assistent mellan 12.00-16.00. Nuläge Efter besparingarna 2009-2010 är det 9,5 bibliotekarietjänster kvar. Av dessa finns 4,5 personer med tjänstgöring bara på huvudbiblioteket. De 5 övriga bibliotekarierna tjänstgör även inom grundskolan, gymnasieskolan, på kriminalvårdsanstalten och i Storfors. c:\temp\nsin84jcbb.doc
Tjänsteskrivelse 2 (3) 2010-04-15 Det är då 5,6 bibliotekarietjänster att bemanna öppettiderna på biblioteket med samt göra allt övrigt arbete på biblioteket. Av de 9,2 assistenttjänsterna finns 8,3 kvar att bemanna öppettiderna på biblioteket samt göra allt övrigt arbete på biblioteket. En vanlig vintervecka behövs 142 t assistent och 99 t bibliotekarie för att bemanna öppethållandet. Arbetar men helg tas den tiden ut under normal verksamhet efter helgen. En vardag är det 5 bibliotekarier och 8 assistenter schemalagda. Övrigt arbete består av: Inköp, katalogisering och gallring av all media. Boken kommer, talboksklubben, Daisy drop-in. Ta emot studiebesök, SFI-grupper och skolklasser med bokprat och alla kommunens se-årsgrupper som kommer på besök. Marknadsföring ( annonser, hemsidan, sociala medier),evenemang. Skolbibliotekscentralen. Fjärrlån och databassökningar. Bokning och iordningställande av lokaler och utställningar, Bokuppsättning och kravhantering. Barnens biblioteksråd. De senaste årens förändringar av öppettider och bemanning Anledningar till att förändra öppethållandet kan vara en speciellt riktad politisk åtgärd för att uppnå något speciellt politiskt önskvärt, eller önskemål från kunderna. Efter önskemål från våra kunder och ständig bedömning av personalbehovet för att hushålla med personalresurserna, har det skett vissa justeringar av öppethållandet och schemat. Öppettiderna på söndagar är ändrade från 13.00-17.00 till 12.00-16.00 och på fredag förlängt öppet från 17.00 till 18.00. På lördagar är det 1 assistent mindre mellan 09.00-10.00 och på måndagtorsdag mellan 18.00-19.00. På prov har vi testat att låta bakjouren svara i telefonerna. Det blir en lugnare miljö i biblioteket och kunden som finns på plats får bättre service när man inte blir avbruten av telefonens ringande. Det har funnits diskussioner om att slopa bakjouren, nackdelen är sämre service för kunderna, väntetiderna blir längre, fleibiliteten försvinner. 24 timmars biblioteket Bibliotekets service till kommuninnevånarna har delvis förändrats. Tillkomsten av webbplatsen med 24 timmars biblioteket på nätet, ger användarna stora möjligheter att sköta sina bibliotekskontakter elektoniskt. 2009 var det 28 927 besök på bibliotekets startsida. Där kan man själv, dygnet runt göra förlängning av lån, beställning av medier, informationssökning via betaldatabaser, nedladdning av e-böcker (567 st 2009) och e-musik (9 272 under 2009).
Tjänsteskrivelse 3 (3) 2010-04-15 Som eempel gjordes under 2009 över 2000 omlån genom biblioteks webbkatalog mellan 19.00 09.00. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsnämndens protokoll 73/09 Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse 27 april 2010 Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Godkänna rapporten. 2. Personalsammansättningen (bibliotekarier samt biblioteksassistenter) skall utredas efter det att RFID har införts på biblioteket. Helesine Taylor Bibliotekschef Beslutet epedieras till: Sektionscheferna
Protokollsutdrag Kultur- och föreningsnämnden Sammanträdesdatum 2010-05-20 KFN 56 KFN 2010.0031 Bemanning i bibliotekets yttre tjänstgöring Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har i uppdrag att se över bemanningen i bibliotekets yttre tjänstgöring. Förvaltningen har utarbetat en rapport för bemanningen. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsnämndens protokoll 73/09 Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 april 2010 Kultur- och föreningsnämndens beslut 1. Kultur- och föreningsnämnden godkänner rapporten. 2. Ger förvaltningen i uppdrag att utreda personalsammansättningen (bibliotekarier samt biblioteksassistenter) efter det att RFID har införts på biblioteket. Beslutet epedieras till: Sektionscheferna Justerande Utdragsbestyrkande