Bilaga 3 Ramavtal Förhyra av specialfordon (utkast) Mellan SMHI och XXXXX Registrerings-/Diarienummer: XXXX
Innehållsförteckning 1 Parter... 1 2 Avtalets omfattning... 1 3 Avtalstid - Förlängning... 1 4 Avtalshandlingar... 1 5 Överlåtelse av avtalet... 1 6 Leverantörens åtaganden... 1 7 SMHIs åtaganden... 2 8 Bokning av fordon... 2 9 Leverans... 2 10 Förändring av leverans... 2 11 Fordonets beskaffenhet vid leverans... 2 12 Service och underhåll... 2 13 Däckbyte... 2 14 Återlämning av fordon... 3 15 Vid anmärkning av fordon... 3 16 Vid skada på fordonet... 3 17 Vid olycka eller haveri... 3 18 Garanti... 3 19 Betalning/Fakturering... 3 20 Betalningsvillkor... 4 21 Prisförändringar... 4 22 Uppföljning... 4 23 Underleverantör... 4 24 Uppsägning... 4 25 Hävning... 4 26 Skadestånd... 5 27 Befrielsegrunder (Force majeure)... 5 28 Tvist... 5 Registrerings-/Diarienummer: XXXX
Ramavtal (Utkast) 1 Parter Mellan Sveriges Meteorologiska Hydrologiska Institut, organisationsnummer 202100-0696, nedan kallad SMHI och xxxx, organisationsnummer xxxxxx-xxxx, nedan kallad Leverantören, har följande ramavtal slutits gällande förhyra av specialfordon. 2 Avtalets omfattning Avtalet syftar till att tillgodose SMHIs behov att förhyra specialfordon samt enligt de villkor som anges i detta avtal. SMHI lämnar dock ingen volymgaranti under avtalstiden. Definition för hur specialfordonen skall vara beskaffade är fastställda i svarsbilagan bilaga fyra (4). Fordonstyperna är följande: Fyrhjulsdriven terrängbil, fyrhjulsdriven stor skåpbil samt stor skåpbil. 3 Avtalstid - Förlängning Avtalstiden är ett (1) plus ett (1) år från avtalstecknande. Avtalet löper ut utan särskild uppsägning. (maximal giltighetstid är 2014-XX-XX). 4 Avtalshandlingar För avtalet gäller följande handlingar som kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i dessa handlingar gäller de i ordning mellan varandra enligt följande: 1. Tillägg och ändringar samt bilagor till detta avtal. 2. SMHIs anbudsinbjudan jämte tillhörande bilagor. 3. Leverantörens lämnade anbud. 5 Överlåtelse av avtalet Leverantören äger inte rätt att utan SMHIs skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta avtalet till någon tredje part. 6 Leverantörens åtaganden Leverantören åtar sig att utföra tjänsterna, i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i leverantörens anbud. utföra tjänsterna professionellt, med omsorg/fackmannamässigt, ständig kostnadseffektivt och med hög kvalitet i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av SMHI. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiskanormer inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt avtalet. arbeta för att ha ett aktivt miljötänkande med miljöpolicy och skriftliga handlingsplaner för företagets miljöarbete. Registrerings-/Diarienummer: XXXX 1(6)
7 SMHIs åtaganden SMHI åtar sig att erlägga betalning i enlighet med villkoren i avtalet och till i avtalet överenskomna priser för utförda och av SMHI godkända tjänster vid uppdrag som är beroende av information från nyckelpersoner hos SMHI tillse att dessa personer finns tillgängliga i erforderlig omfattning för uppdragets utförande En gång per år genomförs uppföljning av avtal.. 8 Bokning av fordon Bokning av hyra skall kunna ske, antingen via telefon eller e-post, under normal kontorstid. Bekräftelse skall erhållas skriftligt (t.ex. e-post), 9 Leverans Leverans skall ske till (SMHI) följande: SMHI Folkborgsvägen 1 (Levereras till förutbestämd P-plats) 601 76 Norrköping Leverans skall ske till anvisad parkeringsplats mellan kl. 8.00 17.00 vardagar. Om fordon lämnas tidigare, kvarstår ansvaret hos leverantören till dess hyrestiden påbörjas. Leverantören tilldelas passerkort för parkering innanför grindarna. Möjligheten att få bilen levererad till annan adress än till SMHI finns (inom 15km från SMHI) dock måste bilen kunna levereras till en P-plats. Vid kostnadstillägg skall detta anges vid orderbekräftelse. 10 Förändring av leverans Avbokning av fordonet bör göras så fort som möjligt dock senast en dag innan utlämnande av bilen. 11 Fordonets beskaffenhet vid leverans Fordonet skall levereras fulltankat, i ett helt och rent skick, externt som internt. 12 Service och underhåll Anbudsgivaren skall ansvara för att fordonen genomgår service enligt de rekommendationer som gäller för varje bilmärke samt stå för samtliga kostnader i samband med denna service. Anbudsgivaren skall stå för samtliga kostnader som uppkommer till följd av normalt slitage. Med normalt slitage avses slitage som inte innebär större värdeminskning än vad som är normalt för den aktuella fordonstypen. Alla fel eller driftstopp som uppkommer p.g.a. brist hos det förhyda fordonet skall anbudsgivaren ansvara för samt att fordonet repareras. SMHI skall ha rätt till nedsättning av hyran eller vid väsentlig betydelse häva avtalet. SMHI skall även ha rätt till skäligersättning för utlägg i samband med felet eller driftstoppet. 13 Däckbyte Vintertid skall fordonen vara utrustande med vinterdäck, antingen friktionsdäck eller dubbdäck. Registrerings-/Diarienummer: XXXX 2(6)
14 Återlämning av fordon Fordonet skall hämtas upp vid samma plats som vid levererad P-plats. För fordon som vid återlämnandet ej är fulltankade får leverantör, förutom gällande bensinpris, debitera en serviceavgift på max 50 SEK/tankning. Anbudsgivaren skall vid återlämning, utan fördröjning besiktiga det fordonet. 15 Vid anmärkning av fordon Vid anmärkning som genererar en kostnad för SMHI, skall skriftlig rapport tillställas SMHI. SMHI skall ges möjlighet till att besiktiga innan åtgärden utförs. 16 Vid skada på fordonet Vid skada på fordonet, oavsett omfattning, skall SMHI så fort som möjligt meddela detta till leverantören. SMHI skall vid stöld eller annan skada på fordonet som åsamkats av okänd person, polisanmäla detta. 17 Vid olycka eller haveri Vid olycka eller haveri skall leverantören ansvara för att låta reparera fordonet, ta fram en ersättningsbil eller annan lösning för att avhjälp problemet för SMHI. 18 Garanti Samtliga fordon skall under hela hyresperioden uppfylla lagstadgade krav (fordonskatt och besiktning) och vara funktionsdugligt samt enligt branschen sedvanliga försäkringar avseende all verksamhet som omfattas av denna upphandling. Självriskreducering och stöldskydd, motsvarande CDW (Car Demolition Waver) skall ingå för samtliga korttidshyror Ersättningsfordon och assistanstjänst skall ingå i samtliga förhyror. 19 Betalning/Fakturering Leverantören äger rätt att fakturera SMHI månadsvis i efterskott för utförda tjänster. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagetssäte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens postgironummer eller betaladress - resursnummer på SMHI Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. Faktura sändes till: SMHI, faktura, 601 76 Norrköping. Registrerings-/Diarienummer: XXXX 3(6)
20 Betalningsvillkor Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Fakturering ska ske per avdelning och skickas per månad till ett erhållet resursnummer (erhålls vid avtal). Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan ska framgå: -vilket avtal/beställning den hänför sig till -uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande -bolagetssäte -information om att F-skatt eller motsvarande innehas -uppdragstagarens postgironummer eller betaladress -resursnummer på SMHIs Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. 21 Prisförändringar Befintligt utbud är prissättas i SEK exklusive moms, enligt bilaga 1. Priser för varje fordonstyp/dygn skall vara fast samt gälla ett år från då avtalet signerat av båda parter. Om optionsåret träder i kraft gäller oförändrade priser. 22 Uppföljning Anbudsgivare skall varje kvartal leverera statistik över samtliga förhyror. Statistiken skall lämnas per månad samt ackumulerad för hela året. Ett avstämningsmöte skall ske engång per år. 23 Underleverantör Leverantören äger inte rätt att anlita underleverantör utan skriftligt medgivande från SMHI, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för avtalet. Leverantören svarar för underleverantörensarbete såsom för eget arbete. 24 Uppsägning Anser part att motparten inte tillfredsställande fullgör sina åliggande enligt avtalet ska detta meddelas skriftligen. Av meddelandet ska framgå på vilket/vilka sätt part anser att motparten inte fullgjort sina åligganden. Motparten ska snarast vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom 30 dagar från det att meddelandet mottogs äger den part som sänt meddelandet rätt att säga upp avtalet omedelbart. Uppsägning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig. 25 Hävning Endera parten har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom. SMHI äger rätt att, helt eller delvis, häva avtalet med omedelbar verkan om: Registrerings-/Diarienummer: XXXX 4(6)
Leverantören vid upprepade tillfällen gör sig skyldig till sådana förseelser som avses i 24 första stycket som sammantaget är av väsentlig betydelse för SMHI; eller om Leverantören i övrigt underlåter att fullgöra sina förpliktelser enligt avtalet som är av väsentlig betydelse för SMHI, eller om Leverantören försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknande förfarande, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter, har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig, 26 Skadestånd Part har rätt till ersättning för den direkta skada part lider genom att motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden om inte motparten visar att bristen beror på sådana omständigheter som anges i 27. Häver SMHI avtalet enligt 24, äger SMHI rätt till skadestånd motsvarande samtliga kostnader som åsamkas SMHI i samband med avveckling av avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och all övrig skada. Framställan om krav på skadestånd ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltigt. 27 Befrielsegrunder (Force majeure) Part befrias från sina åligganden enligt detta avtal om parten visar att fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför partens kontroll som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådana omständigheter ska anses krig eller krigsliknande tillstånd, strejk (såväl avtalsenlig som avtalsstridig), lockout, blockad, eldsvåda, beslut från regering eller myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning. 28 Tvist Tvister under avtalstiden ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna och i andra hand avgöras av svensk (allmän) domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Norrköpings Tingsrätt. Registrerings-/Diarienummer: XXXX 5(6)
Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar av vilka parterna erhållit var sitt. För XXXX För SMHI Datum och ort Datum och ort Signatur Signatur Namnförtydligande Namnförtydligande Registrerings-/Diarienummer: XXXX 6(6)