2010-01-20 2010-00020 1 (9) Förfrågningsunderlag för upphandling av revisorstjänster Sista anbudsdag: 2010-03-08 Anbud ska vara bindande t.o.m. 2010-05-30 1 Upphandling av revisorstjänster 2 1.1 Inledning och bakgrund till upphandlingen... 2 1.2 Organisation... 2 1.3 Ekonomisk ram... 2 1.4 Allmän information... 3 1.4.1 Inlämnande av anbud... 3 1.4.2 Frågor och kontaktperson... 3 1.4.3 Avslutande av upphandling... 4 1.4.4 Avtal och tilldelning av uppdrag... 4 1.5 Offentlighetsprincipen... 5 2 Föremålet för upphandlingen 5 2.1 Krav på leverantören... 6 2.1.1 Hederlighet, registrering och skatter m.m.... 6 2.1.2 Ekonomisk stabilitet... 7 2.1.3 Elektronisk fakturahantering... 7 2.1.4 Uppgifter om leverantören företagsbeskrivning... 8 2.1.5 Internationell verksamhet... 8 2.1.6 Kvalitetssäkring... 8 2.2 Krav och utvärderingskriterier avseende tjänsten... 8 2.2.1 Erfarenhet och leveranskapacitet... 8 2.2.2 Pris... 9 VINNOVA0005 W/1.2, 2008-09-22 VERKET FÖR INNOVATIONSSYSTEM - SWEDISH GOVERNMENTAL AGENCY FOR INNOVATION SYSTEMS Post: VINNOVA, SE-101 58 Stockholm Besök/Office: Mäster Samuelsgatan 56 Fakturaadress: VINNOVA, FE 34, 833 26 Strömsund Leveranser/Deliveries: Klara Norra Kyrkogata 14 Tel: +46 (0)8 473 3000 Fax: +46 (0)8 473 3005 VINNOVA@VINNOVA.se www.vinnova.se Orgnr: 202100-5216 VAT-nr: SE202100-521601
2 (9) 1 Upphandling av revisorstjänster VINNOVA inbjuder leverantörer att lämna anbud avseende revisorstjänster enligt detta förfrågningsunderlag. 1.1 Inledning och bakgrund till upphandlingen Upphandling omfattar revisorstjänster avseende ekonomisk granskning av de bidrag VINNOVA beslutar om och administrerar. VINNOVA avser för detta ändamål sluta ramavtal med tre till fem leverantörer av revisorstjänster. En huvudleverantör kommer att utses för hela avtalsperioden, som är två år med möjlighet till två års förlängning. Inkomna anbud kommer att prövas och utvärderas i enlighet med de krav som framgår av detta förfrågningsunderlag. 1.2 Organisation VINNOVA är en statlig myndighet under näringsdepartementet med cirka 200 medarbetare och en årsbudget på cirka två miljarder kronor till sitt förfogande för finansiering av forskning och utveckling. VINNOVA uppgift är att bidra till att höja tillväxten och välståndet i hela landet. De målen delar VINNOVA med många, men sättet att gå till väga är i högsta grad VINNOVAs eget. VINNOVAs speciella ansvarsområde är innovationer kopplade till forskning och utveckling det vill säga nyskapande, framgångsrika produkter, tjänster eller processer med vetenskaplig bas. Uppgiften är att finansiera den behovsmotiverade forskningen som ett konkurrenskraftigt näringsliv och ett välmående samhälle behöver, samt att stärka de nätverk som är nödvändiga kring det arbetet. För mer information om VINNOVA se www.vinnova.se. Verket för innovationssystem, VINNOVA (202100-5216) 101 58 STOCKHOLM tel 08-473 30 00 fax 08-473 30 05 e-post: VINNOVA@VINNOVA.se Besöksadress: Mäster Samuelsgatan 56 Leveransadress: Klara Norra Kyrkogata 14 (även bud) 1.3 Ekonomisk ram VINNOVA kommer att avropa revisorstjänster vid behov och kan inte garantera några volymer. VINNOVAs budget för ifrågavarande tjänster är f n ca 1000 000 kr per år.
3 (9) 1.4 Allmän information Denna upphandling genomförs med öppet upphandlingsförfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091). Anbud ska vara skrivet på svenska, inkommet till VINNOVA senast det datum som anges på första sidan och vara bindande till och med det datum som anges på första sidan Notera att VINNOVA saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Leverantörsavtal avses föreligga senast 2010-04-30. Anbudsgivare ska acceptera avtalsutkast med tillhörande allmänna villkor och bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren uppmanas att följa anvisningarna i det elektroniska anbudsformuläret som ska användas, samt att begränsa anbudet till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. I samband med prövningen av anbudet kan VINNOVA komma att kontrollera att de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna är korrekta. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudet är ytterst begränsade. För att VINNOVA ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att detta innehåller samtliga begärda uppgifter. Ersättning utbetalas inte för inlämnat anbud. Observera att anbud kan komma att antas utan förhandling. 1.4.1 Inlämnande av anbud Anbudsgivare ska som anbudshandling använda det anbudsformulär som tillhör detta förfrågningsunderlag och finns tillgängligt på http://www.vinnova.se/om- VINNOVA/Upphandlingar/. Formuläret laddas ner av anbudsgivaren, fylls i, skrivs ut och sänds till VINNOVA, 10158 Stockholm. Kuvertet ska märkas med Anbud revisorstjänster dnr 2010-00020. Anbudshandling ska vara VINNOVA tillhanda, alternativt vara poststämplad, senast den dag som anges överst på sidan 1. Receptionen stänger 16.30, vilket är sista tidpunkt att ta emot bud. Det finns inget postfack utanför entrén. 1.4.2 Frågor och kontaktperson Detta förfrågningsunderlag har framställts med avsikten att klart och entydigt beskriva de krav och förutsättningar som råder för upphandlingen. Det kan trots detta uppstå frågeställningar. I det fall anbudsgivaren uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller någon oklarhet av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud ska leve-
4 (9) rantören snarast kontakta VINNOVA med begäran om förtydligande. Då VINNOVA av likabehandlingsskäl inte ska lämna ny information i slutskedet av anbudstiden ska frågor insändas senast 10 dagar före sista anbudsdagen. Frågor ställs skriftligt via e-post till: VINNOVA@VINNOVA.se. OBS! Frågor måste märkas i e-postmeddelandets ämnesrad med Upphandling av revisorstjänster, dnr 2010-00020. För det fall fråga skulle föranleda komplettering (förtydligande eller justering) av kraven i förfrågningsunderlaget kommer komplettering att publiceras på http://www.vinnova.se/om-vinnova/upphandlingar/. Eventuella frågor emotses därför skriftligt så snart som möjligt så att förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbudet ska vara inlämnat. Endast skriftlig kompletterande uppgift i elektronisk form är bindande för både VINNOVA och anbudsgivaren. 1.4.3 Avslutande av upphandling Avslutande av denna upphandling avses ske genom att avtal tecknas med de företag som lämnat de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden. Så snart VINNOVA fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen via e-post meddelas samtliga anbudsgivare. Upphandlingen kan komma att avslutas genom avbrytande av upphandlingsförfarandet utan att vinnande anbud utses. Avbrytande förutsätter att inget anbud uppfyller de ska-krav som ställs i förfrågningsunderlaget eller något fel begås inom ramen för förfarandet, som inte kan rättas till på annat sätt än genom avbrytande. Skulle ett avbrytande ske kommer VINNOVA tillkännage beslutet om avbrytande på http://www.vinnova.se/om-vinnova/upphandlingar/ och, om anbud redan inkommit, via e-post till respektive anbudsgivare. 1.4.4 Avtal och tilldelning av uppdrag Avtal mellan VINNOVA och vinnande anbudsgivare har de villkor som anges i avtalsutkastet, bilaga 2. Antagen anbudsgivare ska vara beredd att underteckna avtalet snarast och senast inom tio dagar efter att tilldelningsbeslutet fattats. Avtalet sluts genom att VINNOVA, tidigast elva dagar efter det att tilldelningsbeslut meddelats, undertecknar avtalet. Vinnova avser sluta tvååriga ramavtal med möjlighet till ett plus ett års förlängning med fem leverantörer, förutsatt att så många godkända anbud inkommit. Rangordning kommer tillämpas; uppdrag kommer i första hand att tilldelas huvudleverantören, den leverantör som fått flest poäng i
5 (9) anbudsutvärderingen. Skulle denne leverantör inte vara lämplig för ett uppdrag på grund av jäv, tidsbrist, eller tidigare avtalsbrott, går frågan vidare till nästa leverantör i rangordningen. Jäv föreligger då leverantör är revisor för organisation som ingår i granskningsuppdraget. Om VINNOVA redan från början vet att jäv föreligger, kommer VINNOVA att adressera beställningen direkt till nästa leverantör i turordningen. Tidsbrist föreligger om leverantör inte inom en vecka efter VINNOVAs skriftliga beställning (e-post) responderar, eller inte kan bekräfta att uppdraget kommer att slutrapporteras inom sex månader efter beställningen. Tidigare avtalsbrott innebär att leverantören vid föregående uppdrag inte har slutrapporterat uppdraget inom sex månader efter VINNOVAs beställning. 1.5 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas VINNOVA av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med VINNOVA. Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt 19 kap. 3 2 st. sekretesslagen (2009:400) till dess beslut om val av leverantör(er) fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Detta innebär att uppgifter om anbud dessförinnan inte i något fall lämnas till annan än respektive anbudsgivare. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter fordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som fordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren uppge önskemål om sekretess i ett särkilt fält i anbudsformuläret. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 2 Föremålet för upphandlingen Upphandlingen gäller revisionsuppdrag avseende ekonomisk granskning av VINNOVAs bidragsverksamhet. Aktuella stödmottagare som ska granskas är: universitet/högskolor, forskningsinstitut, företag, fysiska personer och privata associationer som t ex stiftelser. Revisionsuppdrag kommer att omfatta granskningar av: 1. nationella bidrag till universitet/högskolor, 2. nationella bidrag till forskningsinstitut 3. nationella bidrag till företag,
6 (9) 4. internationella projekt, bl a inom EUREKA och EU:s program, t ex ERA- NET, COST och ramprogram. Antalet granskningar per år varierar. Revisionerna avser granskning av att stöd används i överensstämmelse med VINNOVAs beslut jämte allmänna och särskilda villkor. Revisionerna sker med utgångspunkt från bokföringshandlingar, annan dokumentation och övriga upplysningar som kan inhämtas inom ramen för en sedvanlig revision. Besök hos stödmottagarna/granskningsobjekten görs i många fall i samband med revision. VINNOVA använder två huvudsakliga metoder för revisioner: Granskning av verifikationer och övriga relevanta handlingar Granskning av verifikationer och övriga relevanta handlingar i kombination med en mer djupgående granskning som innefattar besök hos granskningsobjektet och möte med dess företrädare. 2.1 Krav på leverantören 2.1.1 Hederlighet, registrering och skatter m.m. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter; detta ska bekräftas i anbudet. En anbudsgivare kommer att uteslutas om det visas att denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom (gäller företrädare för anbudsgivaren), 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och VINNOVA kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. inte är registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande. 7. enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt LOU 10 kap 1. För svenska anbudsgivare innebär kravet att följande ska bifogas anbudet, utländska anbudsgivare ska bifoga intyg med motsvarande innehåll: Kopia på anbudsgivarens vid tillfället gällande registreringsbevis, utfärdat av Bolagsverket. Registreringsbeviset ska inte vara daterad tidigare än tre månader innan tiden för anbudsinlämning går ut.
7 (9) Uppgifter från Skatteverket och, i förekommande fall, kronofogdemyndigheten på blankett SKV 4820, Begäran/Svar, Offentliga upplysningar. Blanketten ska inte vara daterad tidigare än tre månader innan tiden för anbudsinlämning går ut. Blanketten ska vara ifylld av Skatteverket. Då blanketten endast är tillämpbar i Sverige ska utländsk anbudsgivare visa motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och att betalningar fullgjorts. Intyg får vara högst tre månader gammalt räknat från sista anbudsdag. Skatteverkets blankett kan hämtas på VINNOVA hemsida. VINNOVA kan komma att verifiera företagsuppgifter hos Bolagsverket, skatteverket och/eller kreditvärderingsföretag. Om det vid sådan kontroll framkommer att någon av situationerna i punkt 1-7 ovan är för handen kommer anbudsgivaren att uteslutas. 2.1.2 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha riskklass 3, 4 eller 5 enligt Upplysningscentralens kreditomdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande instituts kreditomdöme. I de fall Upplysningscentralen eller annat motsvarande institut inte har de uppgifter som krävs för en bedömning av anbudsgivaren ska anbudsgivaren inge de ekonomiska uppgifter som VINNOVA begär. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga ett högst tre månader gammalt utdrag från Upplysningscentralen eller annat motsvarande institut. Om Upplysningscentralen eller annat motsvarande institut inte har de uppgifter som behövs ska anbudsgivare acceptera att på VINNOVAs begäran skicka ekonomiska uppgifter som ger motsvarande information om ekonomisk stabilitet. 2.1.3 Elektronisk fakturahantering VINNOVA tillämpar elektronisk fakturahantering och ställer som krav i denna upphandling att leverantören senast den 30 mars 2010 har ordnat så att elektronisk fakturering införs i förhållande till VINNOVA. Detta kan göras via t.ex. EDI eller Svefaktura eller Fakturaportalen, läs mer nedan. För leverantörer som inte använder EDI/Svefaktura rekommenderas www.fakturaportalen.se som fungerar utmärkt med hjälp av enbart Internet, se nedan. Fakturaportalen är ett webbgränssnitt för registrering av fakturor. Leverantören sparar både utskrift och kuvertering liksom portokostnaden. Ingen installation behövs av programvara. Om leverantören inte har så många fakturor är det här ett mycket enkelt sätt att komma igång med e-fakturering. Genom att registrera fakturan och skicka den från fakturaportalen säkerställer du att e-fakturaformatet är korrekt och att mottagaren kan ta emot den. Obligatorisk beställarreferens För att myndigheten ska kunna hantera och betala fakturan är det viktigt att
8 (9) beställarreferensen är korrekt. Vid varje beställning måste myndigheten uppge den beställarreferens som ska visas på fakturan. Denna beställarreferens används sedan för att automatiskt skicka fakturan till den person som ska attestera den. Skicka faktura 1. Efter överenskommelse med myndigheten får leverantören inloggningsuppgifter till fakturaportalen. Leverantör som inte redan är godkända kan registrera en förfrågan genom att klicka på "Anmälan ny leverantör". Så fort myndigheten godkänt leverantören kommer inloggningsuppgifter via e-post. Samma inloggningsuppgifter används för fakturering av samtliga myndigheter. 2. Klicka på "Fakturera här" och välj aktuell mottagare. Registrera fakturan i webbgränssnittet och skicka den. Då formas den till en Svefaktura som skickas till myndigheten via fakturaväxeln. 3. I samband med fakturering går det att skriva ut en fakturakopia för normal hanterering i bokföringen. Läs mer på: www.efakturera.nu/skickaefaktura/skickafranfakturaportal.4.6f60681109102909b800018 22.html 2.1.4 Uppgifter om leverantören företagsbeskrivning Anbudsformulärets förstasida är en blankett där basuppgifter om leverantören, såsom firma, organisationsnummer, adress, telefon, e-post, ska lämnas. Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad beskrivning av sin verksamhet och kapacitet att tillgodose VINNOVAs behov under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. 2.1.5 Internationell verksamhet Leverantören, eller den koncern leverantören ingår i, ska bedriva internationell verksamhet utöver vad som krävs enligt avsnitt 2, vilket ska bekräftas i anbudet. 2.1.6 Kvalitetssäkring Anbudsgivare ska tillämpa ett dokumenterat kvalitetssäkringsprogram, vilket ska bekräftas i anbudet. 2.2 Krav och utvärderingskriterier avseende tjänsten Nedan anges de kvalificeringskrav och utvärderingskriterier som gäller för uppdraget och för utförande av tjänsten. 2.2.1 Erfarenhet och leveranskapacitet Varje anbudsgivare ska ange två auktoriserade revisorer som i första hand ställs till förfogande för uppdrag; var och en av dessa personer ska ha varit auktoriserade i minst två år och vidare ha minst fem års yrkesmässig erfarenhet av
9 (9) revision/granskning av ett eller flera av de fyra områden som anges i avsnitt 2. CV som påvisar ovanstående avseende dessa revisorer ska bifogas i anbudet. Anbudsgivare bör, utöver de två utsedda revisorerna, erbjuda upp till två ytterligare revisorer med ovan nämnda erfarenhet som också kan ställas till förfogande för uppdrag och fungera som back up. Om så är fallet ska CV avseende även dessa revisorer bifogas i anbudet; CV ska påvisa att erfarenhetskriteriet är uppfyllt. De revisorer som enligt anbudet i första hand ska stå till förfogande för uppdrag bör sammanlagt ha genomfört tio revisionsuppdrag av bidrag från offentlig sektor till organisationer (bidrag till privatpersoner räknas inte), exklusive uppdrag för VINNOVAs räkning. Vid utvärdering ges för varje back up-revisor enligt ovan fem poäng. Den sammanlagda poängen viktas till 35 %. Vid utvärdering ges för varje genomfört revisionsuppdrag rörande bidrag från offentlig sektor enligt ovan 1 poäng. Den sammanlagda poängen viktas till 15%. Maxpoäng för kriteriet Erfarenhet och leveranskapacitet är således 5 poäng: (10*0,35) + (10*0,15). 2.2.2 Pris I anbudet offererade priser ska avse de tjänster, förutsättningar och krav som specificeras i detta förfrågningsunderlag samt tillhörande avtalsutkast/allmänna villkor. Inga ytterligare ersättningar eller kostnader får uttas av anbudsgivaren. Anbudets pris ska gälla för auktoriserade revisorer som ställs till förfogande för uppdrag. Pris ska anges per timme i SEK exklusive mervärdeskatt. Anbudets pris ska vara fast under hela avtalstiden inklusive eventuella förlängningar. Leverantörer uppmanas att lämna sina bästa priser i anbudet. VINNOVA vill uppmärksamma leverantörerna på att någon prisförhandling inte kommer att äga rum. Baserat på angivet timpris kan VINNOVA antingen köpa tjänster på löpande räkning eller genom överenskommelse med leverantören tillämpa fast pris per avropat uppdrag. Vid utvärdering ges priset 1-10 poäng. Det anbud som offererar lägst pris ges 10 poäng, anbudet med högst pris ges 1 poäng och övriga anbud får poäng i spannet mellan 1 och 10 i proportion till offererade priser. Priset har vikten 50%; erhållen poäng multipliceras således med 0,50. Maxpoäng för kriteriet Pris är således 5 poäng: 10*0,50.