Projektdirektiv Globala Sundsvall 1(9) PROJEKTDIREKTIV Globala Sundsvall Titel: PROJEKTDIREKTIV Globala Sundsvall Projekt: Idnr: Siffor Beställare: Kommundirektör Stefan Söderlund Version: 1.1 (Reviderad 2013-04-10, efter styrgrupp 2 2013-04-08) Skriven av: Andreaz Strömgren Datum: 2012-02-07 Godkänd av: Styrgruppen Datum: 2013-03-04
Projektdirektiv Globala Sundsvall 2(9) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 4 1.1 BAKGRUND... 4 1.2 VERKSAMHETENS ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER... 4 2 BESTÄLLARE... 4 3 MÅL... 5 3.1 EFFEKTMÅL... 5 3.2 PROJEKTMÅL... 5 4 AVGRÄNSNINGAR... 6 5 UTGÅNGSPUNKTER... 6 6 INTRESSENTER... 6 7 BEROENDEN... 6 8 PÅVERKAN... 6 9 RISKER... 6 10 TIDSPLAN... 7 11 RESURSER... 7 12 ORGANISATION... 8 13 KVALITETSSÄKRING... 8 14 ÖVERTAGANDE OCH ACCEPTANS... 8 14.1 ACCEPTANSKRITERIER... 8 14.2 EFFEKTHEMTAGNING... 9
Projektdirektiv Globala Sundsvall 3(9) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 130207 Första version Andreaz Strömgren 130214 Andra versionen, förslag till styrgrupp efter projektsamordnarens översyn Andreaz Strömgren Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 1.0 2012-12-03 286 Global kommun, deltagande i SIDA-projekt 2013 1.0 2012-02-13 RIKARE En hållbar tillväxtstrategi till år 2021 1.0 Okänt Sida: Den globala kommunen - Konceptbeskrivning 1.1 2012-10-08 Växa Sundsvall (Entreprenörskap, skola, arbetsliv) KS 286 KF 20 Sida Processledningsgrupp Utbildning
Projektdirektiv Globala Sundsvall 4(9) 1 Inledning Sundsvalls kommun har beslutat att delta i Sidas arrangemang Global kommun (KS 286 2012-12-03). Under några dagar ska Sundsvalls kommun vara värd för Sidas satsning på globala utvecklingsfrågor i ett lokalt perspektiv. Sundsvall får möjlighet att uppmärksamma frågor kring hållbar utveckling och marknadsföra det arbete som sker inom kommunens organisation och verksamheter som bedrivs inom kommunens geografi. Samtidigt får Sundsvalls kommun och dess invånare en möjlighet lära sig mer om globala frågor och bredda samverkansytorna. Sida bidrar både med ekonomiska medel och personella resurser som kan användas i aktiviteter här i Sundsvall. I detta direktiv beskrivs vad Sundsvall ska göra inom ramen för satsningen Global kommun. Direktivet avgränsar insatsen till den arbetsgrupp som ska ansvara för att genomföra arrangemanget. 1.1 Bakgrund Sida har ett särskilt anslag för att arbeta med globala frågor i ett lokalt perspektiv och parallellt upplysa om resultat av organisationens biståndsarbete. De vill använda lokala arenor kommuner för att kommunicera ut dessa frågor. Syftet är att öka kunskapen, erbjuda fler samverkansmöjligheter och att engagera lokala aktörer. Det är sex kommuner som tidigare erbjudits att vara Global kommun. Teman för arrangemanget är följande: Demokrati, jämställdhet och mänskliga rättigheter Ekonomisk utveckling Kunskap, hälsa och social utveckling Hållbar utveckling Mänsklig säkerhet 1.2 Verksamhetens övergripande mål och strategier För att göra Globala Sundsvall till ett bra arrangemang, med stort genomslag och god effekt avser Sundsvalls kommun att samverka med många aktörer. Projektplaneringen genomförs tillsammans med Sida och Mittuniversitet, i konkreta aktiviteter kommer fler aktörer att delta. Sundsvalls kommun avser att använda arrangemanget för att lyfta och kommunicera ut kommunens arbete med hållbar tillväxt och att göra det i ett globalt perspektiv. Många av de utmaningar som Sundsvall står inför är av global karaktär och för att hantera dessa har kommunen antagit en målbild för år 2021 med tillkommande strategi RIKARE om hur målbilden ska nås. Ambitionen är att genom strategin stärka de positiva sambanden som finns mellan ekonomisk, social och ekologisk utveckling, där en hållbar utveckling är viktig för varumärket och en konkurrensfaktor för Sundsvalls fortsatta ekonomiska utveckling. Detta strategiarbete utgör grunden för Sundsvalls satsning på Globala Sundsvall 2013. Sida i sin tur har för avsikt att genom arrangemanget visa på globala och lokala samband, visa på möjligheter att agera i globala frågor och att öka kunskapen om bistånd och dess resultat. Aktiviteter får därmed gärna inkludera samtliga fem teman som anges under 1.1 Bakgrund ovan. 2 Beställare
Projektdirektiv Globala Sundsvall 5(9) Kommundirektör Stefan Söderlund 3 Mål Av bakgrunden framgår att olika organisationer har olika syften med att genomföra satsningen på Globala Sundsvall. Dessa syften kan föras samman och det görs genom att formulera gemensamma mål på lång och kort sikt. 3.1 Effektmål På lång sikt ska följande mål främjas genom Globala Sundsvall: Sundsvallsbornas kunskaper om globala och lokala samband ska öka. Sundsvallsborna ska ha en ökad kunskap om kommunens satsning på hållbar tillväxt. Omvärldens kännedom om Sundsvalls satsningar på hållbar tillväxt ska öka. Goda exempel som bidrar till hållbar tillväxt i Sundsvall ska göras kända för omvärlden. Sundsvalls möjligheter att agera i globala frågor ska öka. Sundsvallsborna ska ha ökade kunskaper om bistånd och biståndets effekter. 3.2 Projektmål För att främja effekterna ovan ska följande genomföras i projektet Globala Sundsvall under 2013: Ett program med utåtriktade aktiviteter för en vecka ska tas fram för att genomföras under hösten 2013. Programmet ska lyfta hållbar tillväxt i ett lokalt och globalt perspektiv. Planen ska godkännas av styrgruppen. Goda exempel på lokala/regionala lösningar på globala utmaningar inom ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet ska paketeras och kommuniceras ut, där Sundsvalls möjligheter med Clean Tech och entreprenörskap ska bli tydligare. Goda exempel på globala lösningar från Sidas samarbetsländer ska visas och kommuniceras till sundsvallsborna. Följande målgrupper ska nås av informationen: Intresserad allmänhet Näringsliv Ungdomar (riktad mot gymnasieelever och uppåt) Lärare Organisationer Politiker Journalister Följande kvantifierbara mål ska nås: 15 organisationer/aktörer ska medverka i aktiviteterna. 3 000 personer ska delta i evenemangen. 5 000 personer ska nås genom digitala kanaler såsom sociala medier och webben. 5 inslag/artiklar ska publiceras i medier. Sammantaget ska 1 000 000 kontakter nås av information om aktiviteten (inkl.
Projektdirektiv Globala Sundsvall 6(9) tidningsartiklar, TV-inslag m.m.) Aktivitetsveckan ska genomföras och utvärderas. Resultatet av aktiviteterna ska avrapporteras till styrgruppen vars medlemmar i sin tur ansvarar för återrapport till respektive organisation. 4 Avgränsningar Aktiviteterna ska planeras under en kortare sammanhängande period, ungefär en vecka. Innehållet ska planeras utifrån det syfte och mål som medverkande organisationer formulerarar. Aktiviteter som inte främjar effektmålen ska väljas bort. Aktiviteterna ska även rymmas inom ramen för de resurser som tillhandahålls, se avsnitt 11. 5 Utgångspunkter För arbetet erbjuder Sida ett koncept över tänkbara aktiviteter såsom seminarier, workshops och föreläsare. Sida tillhandahåller även ett visst marknadsförings- och PR-stöd. Kommunen ansvarar för att med hjälp av detta stöd och samarbete med andra kontakter och nätverk ta fram ett lokalt program. Kommunen ansvarar för att personella resurser avsätts för genomförandet, både i den egna organisationen och i organisationer som ska ansvara för en särskild aktivitet. Kommunen ska även använda egna kanaler för marknadsföring. Projektet ska utgå från Sidas riktlinjer för arbetet med Global kommun samt Sundsvall kommuns strategi RIKARE för hållbar tillväxt 2021. 6 Intressenter I ett första skede är Sundsvalls kommun, Mittuniversitetet och Sida intressenter. Arbetsgruppen får i uppdrag att inom ramen för planeringen av programmet kontakta och knyta andra intressenter till sig för att uppnå projektmålen och främja effektmålen ovan. 7 Beroenden Globala Sundsvall är ett uppmärksamhetsprojekt. För att projektet ska vara lyckosamt krävs väl fungerande interaktion med tänkta målgrupper. Projektet måste identifiera arenor och kontaktytor för identifierade målgrupper. Då det gäller att nå uppmärksamhet ska projektet söka lokalisering av aktiviteter till arenor där folk är (av annan anledning). Innehållet måste vara intressant, lockande och förena nytta med nöje om effektmålen ska främjas. Av särskild vikt är att säkra positiv massmedial uppmärksamhet kring aktivitetsveckan. Information om aktivitetsveckan måste ut i god tid för att möjliggöra optimal medverkan och delaktighet. 8 Påverkan Genom medverkan ges flera organisationer möjligheten att stärka sina respektive uppdrag genom samverkan kopplat till Globala Sundsvall. Medverkande organisationer bidrar med tid för de personella resurserna som ska ingå i styrgrupp och arbetsgrupp. Det innebär dels att avsätta resurser under planeringsperioden, dels under aktivitetsveckan och därefter för utvärdering och avrapportering. 9 Risker Följande risker noteras av styrgruppen och ska hanteras av arbetsgruppen i fortsatt planering av projektet:
Projektdirektiv Globala Sundsvall 7(9) Projektet genomförs av flera intressenter och aktivitetsägare som bidrar utifrån förutsättningen att medverkan kan stärka den egna verksamhetens mål och syfte samt stärkt lokal samverkan. Om någon part inte ser önskad utdelning kan viktiga resurser förloras och aktiviteten blir inte av eller får inte önskad effekt. Åtgärd: En matchning i aktiviteternas innehåll gentemot respektive organisations interna mål är avgörande för att säkra personella resurser. Rätt resurser i termer av föreläsare/inspiratörer som är nationellt/regionalt kända är upptagen under planerad aktivitetsvecka. Åtgärd: Två resurser bör bokas in så tidigt som möjligt för att säkra rätt typ av resurs. Resurser i termer av föreläsare och representanter för organisationer faller bort med kort varsel inför aktivitetsveckan. Åtgärd: Plan B måste finnas med mer lokala resurser som kan rycka in och ansvara för aktivitet. Uppmärksamheten kring aktiviteten uppstår inte. Åtgärd: kommunikationsplan för att nå effekt- och projektmålen bör upprättas. Om projektet inte genomförs finns risker att Sida inte når målet med uppmärksamhet kring globala frågor och biståndets effekter. För Sundsvalls kommun finns risken att allmänheten inte uppmärksammar hur kommunen avser att arbeta med hållbar tillväxt och de många goda exempel som finns på lokala bidrag som främjar hållbar samhällsutveckling på det globala planet. 10 Tidsplan Hela projektet ska genomföras och avrapporteras under 2013. Arbetsgruppen har att detaljplanera Globala Sundsvall enligt följande tidsplan: Fastställande av direktiv, arbetsgruppen sätts samman och planering påbörjas: feb/mars Förslag till detaljerat aktivitetsprogram behandlas av styrgrupp: mars Slutligt fastställande av detaljprogram med fullständig aktivitetsplan och personliga engagemang för medverkande organisationer: maj/juni Genomförande aktivitetsvecka: oktober. Utvärdering och avrapportering: nov. 11 Resurser Sida går in med följande resurser: 0,5 mkr för aktiviteter och kostnader såsom föreläsare, lokaler, aktiviteter, paketering och marknadsföring. Personella resurser i form av styrgrupps- och arbetsgruppsdeltagare. Koncept till föreläsningar, workshops och andra aktiviteter Marknadsföring- och PR-stöd Sundsvalls kommun går in med följande resurser: Personella resurser i form av en projektledare: Anna Hassani Nordqvist 300 timmar Personella resurser i form av styrgrupps- och arbetsgruppsdeltagare inom medverkande förvaltningar/bolag (Miljökontoret, Näringslivsbolaget, Barn- och utbildning). Den politiska ledningen (kommunalråd) och tjänstemannaledningen (förvaltningsdirektörer/vd) deltar på aktiviteter och marknadsföring.
Projektdirektiv Globala Sundsvall 8(9) Mittuniversitet går in med följande resurser: Personella resurser i form av styrgruppsdeltagare och kontaktpersoner för planerade arrangemang som ingår i samverkan. 12 Organisation Den organisation som ska genomföra projektet består av tre enheter: Styrgrupp: Mia Berglund (samordnare Koalitionen, Sundsvalls kommun) Andreaz Strömgren (miljödirektör, Sundsvalls kommun), Marianne Staaf-Gälldin (strateg barn och utbildning, Sundsvalls kommun), Kerstin Back (Sida), Jan Borg (Sida) och Hans- Erik Nilsson (Dekan NMT-fakulteten Mittuniversitet). Styrgruppen beslutar om direktiv och följer upp leverans från arbetsgruppen. Fyra möten planeras in under perioden februari-november som ska säkra uppstart, projektplanering, beslut att fastställa aktivitetsprogram, och utvärdering/uppföljning. Arbetsgrupp: Anna Hassani Nordqvist (Miljösamordnare, Sundsvalls kommun),), Jan Borg (Sida), Mats Ågebrant (Kommunikationsansvarig, Näringslivsbolaget), Agneta Söderlund (Rektor Västermalm), Ingeli Gagner (projektledare SAMT),, Ingela Dahlin (Projektledare, Framtidsveckan), ev. tillkommande representant från Globala skolan. Projektsamordnare: Anna Hassani Nordqvist (Miljösamordnare, Sundsvalls kommun) Referensgrupp: Varje intressent väljer lämplig referensgrupp på hemmaplan. För Sundsvalls kommun är processledningsgruppen för samhällsbyggnad referensgrupp. 13 Kvalitetssäkring Styrgruppen ska godkänna förslag till program och slutlig aktivitetsplan för aktivitetsveckan i oktober. Styrgruppen ska även godkänna utvärdering och avrapportering. I övrigt ansvarar arbetsgruppens representanter för att förankra och kvalitetssäkra planerade aktiviteter i respektive hemmaorganisation. 14 Övertagande och acceptans Styrgruppen beslutar att godkänna avrapportering av utfört projekt. Ordförande i styrgruppen avrapporterar till beställare kommundirektör Stefan Söderlund, i övrigt ansvarar varje intressent i styrgruppen för att avrapportera utväderinge och resultat till respektive hemmaorganisation. 14.1 Acceptanskriterier Styrgruppen ska godkänna utvärdering och avrapportering när följande saker har uppnåtts: Ett program med utåtriktade aktiviteter för en vecka har tagits fram för att genomföras under hösten 2013. Programmet ska visa en koppling till hållbar tillväxt i ett lokalt och globalt perspektiv och vara godkänt av styrgruppen. Goda exempel på lokala/regionala lösningar på globala utmaningar inom ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet ska vara paketerade och utkommunicerade, framförallt med focus på Clean Tech och entreprenörskap. Goda exempel på globala lösningar från Sidas samarbetsländer har visats och kommunicerats till sundsvallsborna.
Projektdirektiv Globala Sundsvall 9(9) Följande målgrupper ska ha nåtts av informationen: Intresserad allmänhet Näringsliv Ungdomar (riktad mot gymnasieelever och uppåt) Lärare Organisationer Politiker Journalister Följande kvantifierbara mål ska nås: 15 organisationer/aktörer ska medverka i aktiviteterna. 3 000 personer ska delta i evenemangen. 5 000 personer ska nås genom digitala kanaler såsom sociala medier och webben. 5 inslag/artiklar ska publiceras i medier. Sammantaget ska 1 000 000 personer nås av information om aktiviteten (kontakterna inkl. läsare av tidningsartiklar, nåtts av TV-inslag m.m.) Aktivitetsveckan ska vara genomförd och utvärderad. Resultatet av aktiviteterna ska vara avrapporterade till styrgruppen. 14.2 Effekthemtagning Respektive intressent ansvarar för att följa de långsiktiga effekterna av Globala Sundsvall. Projektmålen kommer även att utvärderas med hjälp av ett utvärderingsverktyg som Sida ansvarar för. Utvärderingen sker i oktober/november i direkt anslutning till avslutad aktivitetsvecka. Det material som har tagits fram kan användas i andra sammanhang av intressenterna och bör spridas i fortsatt utåtriktat arbete.