Förutsättningar för digital samverkan

Förutsättningar för digital samverkan Utredning om insatser för att främja digitalisering och digital samverkan Lennart Jonasson, LJ Konsult Anders Persson, Governo Carin Forest, Governo November 2013

Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1 Inledning... 5 1.1 Syfte och mål... 5 1.2 Metod... 6 1.3 Disposition... 8 2 En samstämmig målbild med utmaningar... 9 2.1 Mål och verklighet... 12 3 Livshändelseanalys med förslag till fortsatt utveckling... 14 3.1 Bli förälder... 14 3.2 Starta företag... 19 3.3 Hitta arbete och försörjning... 24 3.4 Sammanfattande problembild... 29 3.5 Förslag till fortsatt utveckling... 30 4 Styr- och finansieringsmodell... 34 5 Slutsatser... 50 Bilagor... 54 Bilaga 1 Referenser... 54 Bilaga 2 Intervjuguide... 55 Bilaga 3 Intervjupersoner och deltagare i workshops... 57 Bilaga 4 Begreppsförteckning... 59 Bilaga 5 Aktörskarta för livshändelsen Bli förälder... 60 Bilaga 6 Aktörskarta för livshändelsen Starta företag... 61 Bilaga 7 Aktörskarta för livshändelsen Hitta arbete och försörjning... 62

Sammanfattning Insatserna för att tillvarata digitaliseringens möjligheter inom den svenska förvaltningen har en numera lång historia. Sedan tidigt 2000-tal har Sverige i olika mätningar varit ett av de länder som har varit absolut bäst i världen på att digitalisera den offentliga sektorns arbete. I internationella mätningar börjar dock Sverige nu tappa positioner jämfört med omvärlden, inte minst inom EU. Eftersom en stor del av Sveriges framtida digitalisering förutsätter samverkan mellan kommuner, landsting/regioner och statliga myndigheter träffade näringsdepartementet och Sveriges kommuner och landsting (SKL) i juni 2013 en överenskommelse att utreda förutsättningarna för att främja digitalisering och digital samverkan. Denna utredning är en del av denna överenskommelse och har letts av Lennart Jonasson, tidigare chef för CeSam och tidigare stadsdirektör i Nacka kommun, och genomförts tillsammans med Governo. Uppdraget syftar till att med utgångspunkt i en vision från individers livshändelser skapa en styr- och finansieringsmodell för framtidens sammanhållna e-samhälle. Syftet är också att definiera konkreta förslag till satsningar. Utredningen har genomförts med hjälp av en datainsamling som skett i flera led och som bygger på såväl dokumentstudier och workshops samt genom ett femtontal intervjuer med generaldirektörer, kommundirektörer och andra personer med tongivande roller från den svenska förvaltningen eller som på annat sätt har djup kunskap om e-förvaltningspolitiken i Sverige. Inledningsvis genomfördes en analys av nu gällande mål inom e-förvaltningsområdet, mål som har formulerats på EU-nivå, regeringsnivå och kommunövergripande nivå (SKL). Analysen synliggör ett antal gemensamma teman och påvisar en stor kongruens mellan de olika nivåerna. Samtliga belyser vikten av infrastruktur och interoperabilitet som möjliggörare för digitaliseringen av offentlig sektor och genomgående lyfts målsättningar som fokus på privatpersoners och företags behov, öppenhet, transparens och effektivitet fram. Med den sammantagna målbilden för ögonen framträder från kommuners och landstings/regioners perspektiv ett antal utmaningar. Det handlar dels om digitala klyftor mellan kommuner och dels om ett eftersläpande livshändelseperspektiv. Viktigt att lyfta fram är också det kommunala självstyret, enligt de kommundirektörer som deltagit i studien, inte utgör hinder för e-samhället. Tvärtom anses gemensamma lösningar för effektivisering av externa och interna system snarare vara en förutsättning för ett reellt kommunalt självstyre att kunna hantera välfärden i framtiden. I nästa del av utredningen har utmaningar och hinder utvecklas vidare utifrån tre livshändelser: bli förälder, starta företag samt hitta arbete och försörjning. Med målanalysen som bas skissas för varje livshändelse visioner för fiktiva personer i ett framtida e-samhälle. Därpå belyses problem och utmaningar i nuläget som grundas i aktörskartor där både aktörer och ärenden framgår. För varje livshändelse har även nyttor och effektiviseringspotential beskrivits, dels utifrån privatpersoners och företagares perspektiv, dels utifrån aktörerna inom offentlig sektor. Den genomgripande livshändelseanalysen åskådliggör ett antal generella problem såsom svårigheten att få en överblick av de myndighetskontakter som behöver tas för den arbetssökande eller den nyblivne föräldern. Ett annat problem för alla studerade livshändelser är att en och samma uppgift behöver uppges ett antal gånger, exempelvis får nyföretagare agera informationsmäklare mellan statliga och kommunala myndigheter samt mellan olika förvaltningar inom en och samma kommun. Livshändelseanalysen har även synliggjort förslag till fortsatt utveckling, där dels förslag till livshändelseansvariga myndigheter lämnas och dels konkreta förlag till utveckling utifrån fyra redan pågående projekt identifieras. Dessa projekt är faderskapserkännande, verksamt.se, effektiv informationsförsörjning avseende ekonomiskt bistånd samt mina meddelanden. Sammantaget skär både generella utmaningar och identifierade förslag till fortsatt utveckling igenom offentlig sektors alla sektorer och måste alltså hanteras på en övergripande samhällelig nivå, för att mål och visioner ska kunna uppnås. Livshändelseanalysen utgör därför en viktig utgångspunkt inför diskussion om och utveckling av modell för styrning och finansiering. Exempelvis måste frågor som rör infrastruktur, interoperabilitet och informationssäkerhet 2

hanteras på en samhällsövergripande nivå, liksom införande av prioriterade gemensamma lösningar såsom mina meddelanden eller effektiv informationsförsörjning. Dessa kan inte utvecklas, implementeras och förvaltas utan en nära samverkan mellan självständiga myndigheter och Sveriges alla självstyrande kommuner och landsting/regioner. En viktig utgångspunkt för en ny styr- och finansieringsmodell är erfarenheter och lärdomar från tidigare insatser och aktörer. Sammantaget visar utredningen att utvecklingen mot e-samhället har gått mot ett större fokus på privatpersoner och företags behov och på senare tid i viss utsträckning också mot gemensamma demokratiska beslut. Givet detta ser utredningen ett tydligt behov av en starkare styrning utifrån livshändelseperspektiv, ett behov som starkt har bekräftats av både intervjupersoner och workshopdeltagare. En annan viktig utgångspunkt för en diskussion om styrning och finansiering är vilka uppgifter som behöver hanteras på olika nivåer inom offentlig sektor. Utredningen synliggör behovet av en taktisk styrning för e-samhället, en styrningsnivå som idag inte finns inom den offentliga sektorn som helhet. Utredningen visar också ett behov av en stärkt strategisk styrning där, flertalet intervjupersoner ger tydligt uttryck för en osäkerhet kring huruvida det politiska intresset finns, särskilt på högsta nationella nivå. Därefter presenteras ett förslag till modell för styrning och finansiering för fortsatt utveckling av e-samhället ett förslag som har fått ett mycket stort stöd i studien från såväl intervjupersoner som workshopdeltagare. Förslag på nationellt samverkansorgan Utredningen föreslår att ett nationellt samverkansorgan inrättas för att binda samman den strategiska och operativa styrningen och i syfte att hantera uppgifterna som rör den taktiska styrningen. Tanken är att samverkansorganet ska vara idéledande för det svenska e-samhället och samordna de frågor som måste samordnas mellan aktörer i samhällets olika sektorer, bland annat mellan myndigheter och kommuner. Exempelvis bör det nationella samverkansorganet ansvara för interoperabilitet och informationssäkerhet, bereda demokratiska beslut kring den gemensamma projektportföljen samt säkerställa genomförande och drift/förvaltning. Statliga myndigheter (inkl Länsstyrelser) Regeringen Samverkansorgan esamhälle (Nationell nivå) Landsting och regioner Samarbetsorgan lokal och regional nivå (SKL, CeSam, CeHis) Kommuner i samverkan eller enskilt STRATEGISK NIVÅ TAKTISK NIVÅ OPERATIV NIVÅ EUs mål Förvaltningspolitiska mål Digital agenda En grundläggande förutsättning för förslaget är att en styrelse etableras, vilken behöver ha en stark drivkraft, tunga mandat, en tydlig helhetssyn och verka utifrån koncernen Sveriges bästa. Representationen bör bestå av personer på högsta ledande nivå från de organisationer som är mest drivande inom e-området, med en jämn fördelning mellan generaldirektörer och landstings- regions- och kommundirektörer. Det nationella samverkansorganet föreslås ersätta e-delegationen när dess uppdrag går ut. Den samordning som krävs kommuner, landsting/ regioner emellan föreslås även fortsättningsvis hanteras av SKL och de grupperingar som CeSam och CeHis där utgör.? Gemensamma satsningar Enskilda projekt 3

Förslag på finansiering av gemensamma lösningar När det gäller finansieringsmodellen avser den finansiering av två delar: Det nationella samverkansorganet Gemensamma lösningar, exempelvis utredningar kring interoperabilitet och informationssäkerhet, etablering och utveckling av en gemensam infrastruktur, förstudier, utvecklingsprojekt, upphandlingsprojekt samt drift och förvaltning av gemensamma nationella lösningar. Det nationella samverkansorganet föreslås först och främst finansieras med statliga anslag på samma vis som myndigheter finansieras. Därutöver bidrar samtliga samhällssektorer i form av nedlagd tid från medarbetare i statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner. När det gäller prioriterade gemensamma lösningar föreslår utredningen att de, av regeringen beslutade gemensamma lösningarna, finansieras utifrån en kostnads- och nyttoprincip med hjälp av gemensamma digitaliseringsmedel. Digitaliseringsmedlen utgörs av en kombination av medel från tre olika källor: Reducering av pris och lönekompensationsmedel (statliga myndigheter) Omfördelning vid justering av generella statsbidrag (lokal och regional nivå) Särskilda statliga satsningar Vidare föreslår utredningen att de gemensamma digitaliseringsmedlen samlas in genom kostnadsberäkningar för de prioriterade satsningarna och sedan fördelas via det nationella samverkansorganet. Det behöver därför ha mandat att skapa nycklar och beräkna kostnader i förhållande till nytta. I praktiken föreslås att de gemensamma digitaliseringsmedlen hanteras genom beredning och beslut av en flerårig investeringsplan, där gemensamma lösningar prioriteras på 3 5 års sikt. Detta för att skapa överblick och trygga en långsiktig finansiering. Investeringsplanen bör i enlighet med uppgifterna som härrör den strategiska styrningen beslutas av regeringen och för kommuners samt landstings/regioners räkning i överenskommelse med SKL. 4

1 Inledning Insatserna för att tillvarata digitaliseringens möjligheter inom den svenska förvaltningen har en numera lång historia. Sedan tidigt 2000-tal har Sverige i olika mätningar varit ett av de länder som har varit absolut bäst i världen på att digitalisera den offentliga sektorns arbete. Inte minst när det gäller att tillvara digitala kanaler för interaktion med privatpersoner och företag. Den svenska digitaliseringen har huvudsakligen skett inom ramen för enskilda statliga myndigheter, kommuner och landsting, medan den digitalisering som förutsätter samverkan har släpat efter. Inom hälso- och sjukvården har nationella initiativ tillsammans med samverkan mellan landsting och regioner tagit stora steg framåt. I internationella mätningar börjar dock Sverige nu tappa positioner jämfört med omvärlden, inte minst inom EU, som numera utvärderar medlemsländernas hantering av privatpersoners och företags livshändelser. Framförallt är det digitaliseringen av den lokala nivån som släpar efter, vilket den gör inom hela EU. Med anledning av att en så stor del av Sveriges framtida digitalisering förutsätter samverkan mellan kommuner, landsting/regioner och statliga myndigheter har näringsdepartementet och Sveriges kommuner och landsting (SKL) träffat en överenskommelse att utreda förutsättningarna för att främja digitalisering och digital samverkan. Denna rapport är en del av denna överenskommelse som träffades i juni 2013. Utredningen har letts av Lennart Jonasson, tidigare chef för CeSam och tidigare stadsdirektör i Nacka kommun, och har genomförts tillsammans med Governo. 1.1 Syfte och mål Den del av överenskommelsen mellan regeringen och SKL som denna utredning är resultatet av, handlar om att utreda bättre förutsättningar för digital samverkan 1, styrning och finansiering av e-samhället samt vilka konkreta insatsförslag som kan identifieras. Följande syfte har formulerats för utredningen: Uppdraget syftar till att med utgångspunkt i en vision från individers livshändelser skapa en styr- och finansieringsmodell för framtidens sammanhållna e-samhälle. Syftet är också att definiera konkreta förslag till satsningar. Inom ramen för utredningsuppdraget har SKL valt att lägga ett tydligt fokus på privatpersoners och företags behov genom att i utredningen fokusera på tre livshändelser: starta företag, bli förälder samt hitta arbete och försörjning. Urvalet av livshändelser har gjorts av flera skäl. Dels därför att utvecklingen av e-samhället med dessa livshändelser som utgångspunkt har kommit olika långt. Starta företag har kommit en bra bit på väg genom arbetet med verksamt.se, medan utvecklingen utifrån den arbetssökandes perspektiv knappt ens har inletts. Dels är valda livshändelser breda i sitt omfång och omfattar därmed stora grupper, vilket var viktigt då de förslag som utredningen har arbetat fram bland annat bygger på analysen av livshändelserna. Till sist har ett centralt kriterium för val av livshändelser varit att de förutsätter samverkan mellan statliga myndigheter samt kommuner och/eller landsting/regioner. För varje livshändelse identifieras även ett antal förslag till fortsatt utveckling. Sammantaget utgör livshändelseanalysen en grund för diskussion om styrning, finansiering och genomförande där kommuner, landsting/regioner och statliga myndigheter behöver samordna gemensamma lösningar. 1 Regeringskansliet, Med medborgaren i centrum, 2012 5

Målet för utredningsuppdraget är att besvara följande frågeställningar: Hur kan visioner för e-samhället se ut med utgångspunkt i tre olika livshändelser? Vilka utmaningar för nuläget identifieras för privatpersoner och företagare respektive statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner? Vilka nyttor och vilken effektiviseringspotential skulle respektive vision kunna generera för privatpersoner och företagare respektive för statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner? Vad behöver göras för att främja fortsatt utveckling av e-samhället med utgångspunkt i valda livshändelser? Hur bör en styr- och finansieringsmodell för att främja digitalisering och digital samverkan i Sverige se ut? Målet var också att validera, förankra och skapa samsyn kring styr- och finansieringsmodellen i en bred krets av personer i ledande roller för utvecklingen av det svenska e-samhället. 1.2 Metod Utredningen har genomförts i tre huvudsakliga faser på bas av en datainsamling som skett i flera led och som bygger på såväl dokumentstudier, intervjuer och workshops. Projektavslut Projektstart Vision & nuläge livshändelseperspektiv Styrmodell krav och behov Förslag till förstärkt samordning 21/8 31/10 Intervjuer Workshop Avstämningsmöten Inledningsvis i fasen som handlade om vision och nuläge genomfördes en analys av centrala dokument och strategier som formulerar mål och visioner. Dessa omfattade nu gällande mål inom e-förvaltningsområdet som har formulerats på EU-nivå, regeringsnivå och kommunövergripande nivå (SKL). Analysen synliggör ett antal gemensamma teman och reser inte anspråk på att utgöra en historisk översikt. Den fortsatta analysen av de tre valda livshändelserna bygger på en kartläggning av den aktörssamverkan som behöver ske mellan privatpersoner och företagare å ena sidan och statliga myndigheter, landsting/regioner samt kommuner å andra sidan. Livshändelseanalysen bygger också på dokumentstudier med fokus på externt material i form av forskningsresultat från FoUprojekten Verksamt.se 2 i samspel med kommuner, DUKAT för restaurangföretagare 3 samt kartläggningar och behovsanalyser som genomförts inom myndigheter eller på uppdrag av myndigheter. Inom ramen för utredningen har femton intervjuer med generaldirektörer, kommundirektörer och andra personer med tongivande roller från den svenska förvaltningen eller som på annat sätt besitter djup kunskap om e-förvaltningspolitiken i Sverige genomförts. Följande personer har intervjuats: 2 Goldkuhl, Persson, Röstlinger, Webbtjänster i samspel mellan statlig och kommunal näringspolitik, 2010 3 Goldkuhl, Persson, Röstlinger, DUKAT för restaurangföretagare, 2012 6

Organisation Roll Person Arbetsförmedlingen T.f. Generaldirektör Clas Olsson Bolagsverket Generaldirektör Annica Brännström Försäkringskassan Generaldirektör Dan Eliasson Försäkringskassan Stab/KS Göran Wijk Helsingborgs stad Stadsdirektör Palle Danielsson IT- och telekomföretagen Näringspolitisk expert Mikael von Otter Jönköpings kommun IS/IT-chef Janne Dicander Karlstad kommun Kommundirektör Anna Sandborgh Konsult F.d. Landstingsdirektör och ordförande i CeHis Mona Boström Lantmäteriet Generaldirektör Bengt Kjellsson Skatteverket Generaldirektör Ingemar Hansson SKL Verkställande direktör Håkan Sörman SKL Programansvarig, gemensamma tjänster och funktioner, CeSam Anna Gillquist SKL Programansvarig, näringsliv och arbete, CeSam Bengt Svensson Skolverket Överdirektör Helena Ängmo Socialdepartementet Statssekreterare Lena Furmark Stockholms stad Stadsdirektör Iréne Svenonius Intervjuerna har i första hand tjänat som datainsamling kring utmaningar i nuläget samt kring intervjupersonernas syn på hur svensk e-förvaltning kan och bör utvecklas och styras i en riktning med ökat fokus på privatpersoners och företags behov. Med det avses ett e-samhälle där privatpersoners och företags problem adresseras utifrån ett koncernperspektiv med utgångspunkt i deras livshändelser. Det vill säga den inriktning som såväl EU-kommissionen, regeringen, e-delegationen och SKL pekar ut i sina strategier för e-samhället. Intervjuguide återfinns i bilaga 2. När det gäller faserna kring styrmodell och förslag till fortsatt utveckling, har fyra workshops genomförts. De har haft ett flerfaldigt syfte. De första två workshoparna syftade i huvudsak till att pröva, utveckla, validera och förankra hypoteser och framväxande modell för styrning och finansiering. Genom en god interaktion nåddes en bred samstämmighet bland deltagarna. Det huvudsakliga syftet med de två andra workshoparna var att dels validera och vidareutveckla den bild av nulägesproblematiken som identifierats och dels att arbeta fram konkreta förslag till fortsatt utveckling av e-samhället. Det sistnämnda i form av konkreta insatser utifrån privatpersoners, företags eller myndigheters behov. Inför detta arbete, kopplades ett antal pågående projekt till uppdraget, nämligen: Faderskapserkännande verksamt.se Effektiv informationsförsörjning avseende ekonomiskt bistånd Mina meddelanden Urvalet av projekten har primärt gjorts med utgångspunkt i valda livshändelser. Syfte var att koppla förslagsdiskussionen till aktiveter och satsningar som redan pågår. Deltagare vid respektive workshop återfinns i bilaga 3. 7

1.3 Disposition Rapporten är disponerad enligt följande. Kapitel 2 utgörs av en målanalys där nu gällande mål inom e-förvaltningsområdet på ett tematiserat vis åskådliggör gemensamma områden samt utmaningar som detta medför utifrån kommuners och landstings/regioners perspektiv. I kapitel 3 återfinns en livshändelseanalys, som utifrån de tre valda livshändelserna bli förälder, starta företag och hitta arbete och försörjning, skissar visioner, belyser problem och utmaningar med nuläget samt identifierar nyttor och effektiviseringspotential. Här synliggörs också generella problem samt förslag till fortsatt utveckling från livshändelsernas perspektiv. I kapitel 4 diskuteras inledningsvis vägval för en modell för styrning och finansiering, varpå erfarenheter och lärdomar dras från tidigare genomförda insatser. Därefter identifieras uppgifter som behöver hanteras varpå förslag till styr- och finansieringsmodell presenteras. Avslutningsvis utgörs kapitel 5 av författarnas sammanfattande slutsatser. 8

2 En samstämmig målbild med utmaningar Digitaliseringen av offentlig sektor är sedan 15 år beskrivna med ett antal olika visioner och mål i strategidokument och handlingsplaner. I denna utredning har utgångspunkten varit nu gällande strategier, måldokument och handlingsplaner från aktörer på tre plan: den europeiska nivån, den nationella nivån i Sverige och till sist den gemensamma lokala nivån genom SKL. Analysen görs utifrån vilket e-samhälle som målbilderna gemensamt beskriver, utifrån fyra identifierade teman. Strategier, policydokument och handlingsplaner pekar grovt ut en inriktning för det e-samhälle som dessa aktörer vill uppnå. Arbetet med dessa mål och strategier har inte skett oberoende av varandra, vilket gör att de bilder av e-samhället som målas upp, i det närmaste har fullständig överensstämmelse på övergripande nivå. De har i dag närmast kommit att bli globala målsättningar som de offentliga förvaltningarna världen runt fokuserar på. De nuvarande strategidokumenten hänger samman på så sätt att ministerrådsdeklarationen i Malmö 4 legat till grund för EUs målformulering samt de olika EU-ländernas nationella målformuleringar. Den digitala agendan på EU-nivå är en förlaga till den svenska nationella digitala agendan och slutligen är SKLs mål och e-delegationens mål en nedbrytning av regeringens mål i den tidigare handlingsplanen 5. Dessa mål har sedan anammats av regeringen och kommit att utgöra grunden för regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning. Dessa strategier rör sig kring fyra övergripande teman som sammanfattas nedan. Privatpersoners och företagares fokus Det första gemensamma temat är en orientering mot privatpersoners 6 och företags behov, där de tre högsta policynivåerna har detta som utgångspunkt för både utvecklingsarbete, designprocesser och utformning av tjänster. I e-government action plan lägger EU-kommissionen dessutom grunden för att föra in perspektivet livshändelser 7. Sverige har under en lång period varit ett av de ledande länderna inom digitalisering av den offentliga sektorn, men fler jämförande studier har nu visat att Sverige tappar i internationell jämförelse. Detta gäller särskilt integrerade och samverkande tjänster. 8 EU-kommissionen har i sin periodiska benchmarking av EU-ländernas framsteg på området valt att fokusera på 19 livshändelser, som i regel kräver samverkan mellan olika delar av den offentliga förvaltningen. I dessa livshändelsejämförelser får Sverige blandade betyg, vilket är ett tecken på att Sverige som digital föregångare börjat tappa relativt omvärlden. 9 Denna utveckling har att göra med att just sammanhållen förvaltning länge varit en svaghet i det svenska e- 10 11 förvaltningsarbetet. I strategin, Med medborgaren i centrum, 12 och Den digitala agendan lyfter regeringen upp den orientering mot privatpersoners och företags behov som bör gälla utvecklingen av den svenska e- förvaltningen. Regeringen slår fast att offentliga verksamheter är till för medborgarna och ska utvecklas genom involvering av privatpersoner och företagare. Vidare slås två centrala målsättningar med digitaliseringen fast, vilka handlar dels om att hushålla med skattebetalarnas pengar och dels om att göra vardagen för företag och privatpersoner enklare. I dessa båda dokument lyfts även de utvecklingsansvariga myndigheterna fram, vilka fått ansvar för olika 4 Europeiska unionens råd, Ministerial declaration on e-government Malmö, 2009 5 Regeringskansliet, Handlingsplan för e-förvaltning, 2008 6 I utredningen används konsekvent begreppet privatperson för att ha ett inkluderande begrepp kring användarna av offentliga tjänster i landet. Begreppet medborgare exkluderar stora grupper i samhället 7 EU-kommissionen, The European e-government Action Plan 2011-2015, 2010 8 EU-kommissionen, Digital by default or detour, 2013 9 EU-kommissionen, Digital by default or detour 2013 10 E-delegationen, Organisering av framtidens e-förvaltning SOU 2013:75, 2013 11 EU-kommissionen, Digital by default or detour, 2013 12 Regeringskansliet, Med medborgaren i centrum, 2012 9

målgrupper eller sakområden. Även användbarhet och att digitala tjänster ska vara åtkomliga där privatpersoner och företagare förväntar sig att de ska finnas, lyfts fram vilket också påvisar att den svenska regeringen tydligt tar sin utgångspunkt i ett perspektiv där privatpersoners och företags situation och behov är styrande. SKL betonar, precis som regeringen, enkelheten för privatpersoner och företag i sin Strategi för e- samhället samt att företagens administrativa kostnader ska minska. Det handlar bland annat om att minska företagens uppgiftslämnande samt att det ska vara lätt att hitta rätt bland aktörerna inom offentlig service och myndighetsutövning. 13 Öppenhet och transparens Det andra gemensamma temat rör öppenhet och transparens, där samtliga av de tre högsta policynivåerna lyfter fram öppna data, transparens och generell öppenhet som viktiga utvecklingsområden. Detta är tydligast på den europeiska nivån, medan det i regeringens och SKLs strategier har en förskjutning mot öppna data och innovation. EU-beskriver öppenheten som transparens i administrativa processer, involvering av tredje part i design samt som vidareanvändning av offentlig data. Vidare lyfter EU fram vikten av att medlemsländerna i beslutsfattande och användning av personuppgifter, ska agera på ett sätt som bygger tillit för den offentliga sektorn och som fördjupar möjligheterna till ansvarsutkrävande gentemot förvaltningen. 14 Den svenska regeringen belyser vikten av att använda digitala medier för att stärka demokratin, öka transparensen samt bidra till innovation och tillväxt genom öppna data. Vidare handlar det om att skapa en öppnare förvaltning som stödjer delaktighet och innovation samt om att vidareutnyttja information som finns i offentliga register. Dessutom betonas vikten av insyn i de offentliga verksamheterna. 15 I sin strategi för e-samhället lyfter SKL fram att den offentliga sektorns information ska finnas tillgänglig elektroniskt och skapa möjligheter för privatpersoner, företag och andra organisationer att skapa innovativa tjänster. Vidare ska den offentliga sektorn genom sin öppenhet bjuda in till insyn, dialog och delaktighet. 16 Effektivt resursutnyttjande Det tredje gemensamma temat för de tre policynivåerna rör olika dimensioner av effektivitet i offentlig sektor. Med detta avses dels att verksamhetsutveckling och teknikutveckling bör gå hand i hand och dels att tillgång till information bör förenklas. EU lyfter i e-government action plan fram att de europeiska länderna ska vara kända för att använda teknikstöd i kontinuerlig verksamhetsutveckling kopplat till den ständiga strävan att hantera privatpersoners behov. 17 I strategin Med medborgaren i centrum lägger regeringen vikten av vid att det med digitaliseringens hjälp ska vara möjligt att nå lika goda resultat som tidigare med mindre resurser eller ett bättre resultat med samma resurser som tidigare. För effektivitet i statsförvaltningen krävs en utveckling som bygger på gemensamma insatser, vilka kan innebära krav på statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner att dela tjänster och ramverk med varandra. Vidare lyfter regeringen fram att digitala lösningar i den mån det är möjligt bör återanvändas och optimeras med avseende på behoven i offentlig sektor som helhet. 18 13 SKL, Strategi för e-samhället, 2011 14 EU-kommissionen, The European e-government Action Plan 2011-2015, 2010 15 Regeringskansliet, Med medborgaren i centrum, 2012 16 SKL, Strategi för e-samhället, 2011 17 EU-kommissionen, The European e-government Action Plan 2011-2015, 2010 18 Regeringskansliet, Med medborgaren i centrum, 2012 10

Till sist belyser SKL, med liknande ordalydelser, att kommuner, landsting och regioner ska använda IT som ett strategiskt verktyg som bidrar till både kvalitetssäkring och effektivt resursutnyttjande. 19 Möjliggörare i form av infrastruktur och interoperabilitet Det fjärde och avslutande gemensamma temat inom de tre policynivåerna rör möjliggörare för digitalisering av den offentliga förvaltningen. Samtliga nivåer identifierar interoperabilitet och samverkan som kritiska framgångsfaktorer för digitaliseringen. Samtliga lyfter också fram informationsstruktur och teknisk infrastruktur som möjliggörare för att kunna dela information och samverka effektivt. Som framgår av illustrationen nedan bygger mobiliteten i samhället på såväl mjuk som hård infrastruktur. I den mjuka infrastrukturen krävs en juridisk, organisatorisk, semantisk och teknisk interoperabilitet för att möjliggöra samverkan mellan statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner. Se gärna definitioner i begreppslista, bilaga 4. Samhällets behov av framtidssäker IT-infrastruktur Samhällsuppdrag - Infrastruktur Kultur Telekom El, värme & VA Transport Turism Media FoU Miljö Industri Vård Lokalt näringsliv Hantverk Handel Fritid Skola Fastighet & Bygg Bank & Försäkring Omsorg Jordbruk, skog e-förvaltning processer & service verksamhetsutveckling Mobilitet gränssnitt transmission Protokoll, IP tekniska plattformar domänhantering lagring behörighet e-leg signering juridik affärsmodeller licenser standards avtal Mjuk infrastruktur Interoperabilitet Nåbarhet stomnät radiolänk ADSL kabel-tv tomrör Hård infrastruktur Tillgänglighet PLC fastighetsnät WiMax kopparnät WiFi TV Radio GSM 3G lokala nät (fiber) Figur 1: Förutsättningar för digital samverkan mellan statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner Den digitala agendan på EU-nivå tar för e-förvaltning huvudsakligen upp ett antal förutsättningar som krävs för att skapa interoperabilitet såsom eid och esignatur. Även de omfattande insatser som behövs i form av standardiseringsarbete belyses. I såväl Den digitala agendan 20 (nationell) som i strategin Med medborgaren i centrum 21 lyfter regeringen fram infrastruktur och interoperabilitet som förutsättningar för digitaliseringen. Detta förutsätter i sin tur att sektorsspecifikt standardiseringsarbete kan realiseras, exempelvis inom kommunsektorn eller inom utbildningsväsendet. Standardiseringsarbete pågår inom flera 19 SKL, Strategi för e-samhället, 2011 20 Regeringskansliet, Digital agenda för Sverige, 2011 21 Regeringskansliet, Med medborgaren i centrum, 2012 11

sektorer där sjukvården och geografisk information är två exempel på områden där arbetet kommit en bit på vägen. Inom andra området behöver standardiseringsarbetet inledas eller fördjupas, inte minst tillsammans med den kommunala sektorn. Inom ramen för E-delegationens uppdrag pågår standardiseringsinsatser som omfattar gemensamma strukturer, resurser och funktioner på IT-området för såväl statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner. 22 Många standardiserade funktioner omfattar både offentliga aktörer och det privata näringslivet. Det gäller exempelvis e-faktura, e-arkiv och e-legitimation. En viss skillnad är att SKL tydligare än övriga parter fokuserar på dysfunktionerna i arbetet med e- förvaltning och pekar ut ett antal områden där hela den offentliga sektorn behöver samverka för att kunna tillgodogöra sig digitaliseringens möjligheter. Inom ramen för Strategin för e-samhället pekar SKL ut ett antal strategiska utmaningar för utvecklingen av e-samhället. Dessa är att: prioritera och samordna utveckling av e-samhället skapa juridiska möjligheter för utvecklingen definiera, strukturera och använda gemensamma begrepp och termer skapa tekniska förutsättningar för säker och effektiv hantering och utbyte av information 2.1 Mål och verklighet Med den sammantagna målbilden för ögonen med ett e-samhälle som bygger på privatpersoners och företagares behov, framträder från kommuner och regioners/landstings perspektiv ett antal utmaningar. Ett urval av dessa beslyses i avsnittet nedan tillsammans med reflektioner om det kommunala självstyret. Digitala klyftor mellan kommuner En så stor andel som 70 % av privatpersoners och företagares kontakter med det offentliga sker i relation till kommuner och landsting/regioner. Av företagarna är det åtta av tio som har kommunala kontakter under någon fas av företagandet. 23 Samtidigt ger en analys av e- förvaltningen på lokal nivå en splittrad bild, där tre typkommuner kan urskiljas: Kommuner som digitala föregångare, med en väl utvecklad e-förvaltning med ett stort antal externa tjänster som integrerar med interna verksamhetssystem. Kommuner som byggt upp en volym av externa tjänster som inte är integrerade med de interna verksamhetssystemen, vilket gör det svårt att realisera hela den interna nyttopotentialen. Kommuner som har ett fåtal e-tjänster som inte är integrerade och där volymerna av ärenden är så små att det är svårt att realisera nyttohemtagning. För SKL är det viktigt att e-förvaltningen inte blir en fråga som delar landet utifrån olika förutsättningar. Det är till exempel inte rimligt att privatpersoner och företag i små glesbygdskommuner inte kan ta del av de fördelar som ett utbyggt e-samhälle innebär. Dessutom är det de små kommunerna med ansträngd ekonomi som kanske har störst behov av att använda de knappa resurserna effektivt. Sammantaget konstateras att många små kommuner inte kommer att ha resurser att bygga ut den elektroniska förvaltningen på egen hand. Därför krävs samverkan kommuner emellan tillsammans med draghjälp från de statliga myndigheterna för att effektivisera informationsflöden där dessa skär över gränserna mellan kommun och stat. 24 Eftersläpande livshändelseperspektiv För ett e-samhälle med privatpersoner och företagare i fokus ligger livshändelseperspektivet nära till hands, då det innebär att det är individens perspektiv och behov, oavsett vilka gränser inom 22 E-delegationen, Organisering av framtidens e-förvaltning SOU 2013:75, 2013 23 SKL, Strategi för e-samhället, 2011 24 SKL, Strategi för e-samhället, 2011 12

det offentliga dessa skär över, som intas i utvecklingen av tjänster. Det är upp till statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner att samverka på ett sätt som gör att invidiven får en tydlig bild av aktörer och ärenden utifrån den specifika situation de befinner sig i. Detta istället för att som privatperson och företagare hantera ärenden helt separat med de olika aktörerna som är ansvariga för respektive ärende. Ett fokus på privatpersoner och förtagare utan ett tydligt livshändelseperspektiv, riskerar att främja en utveckling som i alltför stor utsträckning vilar inom ramen för enskilda myndigheter. På så vis baseras inte utvecklingsarbetet på hela privatpersonen eller företaget, utan på de enskilda ärenden som denne har med olika aktörer i den offentliga sektorn. EU har under en lång rad år utvärderat den europeiska e-förvaltningen utifrån en utbudsorienterad modell som fokuserar på förekomsten av olika e-tjänster. I den senaste studien 25 sker en övergång till mätning av ett antal livshändelser en utveckling som kommer att fortsätta i kommande mätningar. Som det är definierat i e-government benchmark är det för närvarande 19 livshändelser som identifierats. I den första utvärderingsrapporten baserad på livshändelseperspektivet har man fokuserat på tre; starta företag, bli arbetslös och börja studera. I denna utvärdering får Sverige ett bra resultat, en 10:e plats, för starta företag (av 32 inom EU) medan resultatet för förlora och hitta arbete ger en mer medioker 24:e plats (av 32 inom EU). Samtidigt identifieras den lokala nivån som eftersläpande inom hela EU. Sveriges förmåga att skapa sammanhållna tjänster som hanterar livshändelser och spänner över statlig, regional och lokal nivå kan därmed sägas brista enligt denna utvärdering. För SKL är det viktigt att den fortsatta utvecklingen av e-samhället tar utgångspunkt i ett livshändelseperspektiv, där kommuner och landsting/regioner tillsammans med statliga myndigheter på ett tydligt vis inkluderas i utvecklingsarbetet och ges draghjälp genom att inkluderas tydligare i arbetet med gemensamma lösningar. Reflektioner om det kommunala självstyret I vissa sammanhang hävdas att det kommunala självstyret medför hinder för denna samverkan. SKL och de kommundirektörer som deltagit i studien menar dock att det kommunala självstyret inte utgör en begränsning för kommunerna, varken när det gäller att gemensamt utveckla tjänster tillsammans med statliga myndigheter eller när det gäller att utveckla tjänster inom den kommunala sfären. Tvärtom är gemensamma lösningar för effektivisering av externa och interna system snarare är en förutsättning för ett reellt kommunalt självstyre att kunna hantera välfärden även i en framtid med åldrande befolkning och större försörjningsbörda. SKL har redan initierat ett antal projekt för att skapa gemensamma tjänster och tillsammans upphandla lösningar. Sammanfattningsvis finns alltså en stor kongruens mellan de mål som identifierats på såväl EU som från nationell och lokal nivå. Samtliga belyser vikten av infrastruktur och interoperabilitet som möjliggörare för digitaliseringen av offentlig sektor. Genomgående lyfts målsättningar som fokus på privatpersoners och företags behov, öppenhet, transperens och effektivitet fram. Givet denna sammantagna målbild är det problematiskt att livshändelseperspektivet tycks släpa efter när det gäller utvecklingen av e-samhället i Sverige. Det är också problematiskt att utvecklingsarbetet sker i olika takt och med olika ambitionsnivå över landet, vilket bidrar till att skapa digitala klyftor kommuner och landsting/regioner emellan. I nästa kapitel kommer utmaningar och hinder att utvecklas vidare med utgångspunkter i tre valda livshändelser. 25 EU-kommissionen, Digital by default or detour 2013 13

3 Livshändelseanalys med förslag till fortsatt utveckling En utgångspunkt för utredningen är att granska behovet av myndighetssamverkan utifrån privatpersoners livshändelser som skär över gränserna mellan nationella, lokala och regionala myndigheter. För att utveckla en modell för samverkan, styrning och finansiering är det därför centralt att först klarlägga utmaningar och problem som finns idag från privatpersoners och företagares perspektiv. Denna analys görs i detta avsnitt. Med de gemensamma målbilderna som bas, har visioner skissats för ett antal fiktiva personer som lever i framtidens e-samhälle. Därefter har nyttor och möjliga effektivitetsvinster identifierats för det läge där visionerna infriats. Syftet är att beskriva de möjligheter som digitaliseringen kan medföra för såväl individer som för samhället i stort. För utredningen har ett urval av tre livshändelser gjorts: bli förälder, starta företag samt hitta arbete och försörjning. BLI FÖRÄLDER STARTA FÖRETAG HITTA ARBETE & FÖRSÖRJNING Figur 2: Valda livshändelser Livshändelseanalysen består av fyra delar och har både validerats och utvecklats i workshops: 1. Visioner har skapats utifrån fiktiva personer i framtidens e-samhälle som ett svar dels på den gemensamma målbilden från föregående kapitel och på den problembild som tecknas kring livshändelsen. Visionerna utgör därmed bilder av samspelet mellan individ och samhälle utifrån ett antal typfall, som är representativa för stora delar av de grupper som befinner sig i livshändelsen. Tidsperspektivet för visionerna är en tänkt situation 2020, vilket ligger i linje med den utveckling EU lagt för medborgarorienteringen och även i linje med de nationella målen samt SKLs mål för ett utvecklat e-samhälle. 2. Problembild av nuläget tar utgångspunkt i så kallade aktörskartor där en förhållandevis detaljerad bild finns för varje livshändelse. Det är viktigt att påpeka att inte alla relationer som beskrivs i figuren nödvändigtvis är aktuella för ett visst företag eller en viss privatperson. Däremot kan samtliga relationer bli aktuella inom livshändelsen. Aktörskartorna gör inte heller anspråk på att vara fullständiga, utan syftet är att illustrera mångfalden av aktörer. 3. I avsnitten om möjliga nyttor och effektiviseringspotential har dessa identifierats både utifrån privatpersoner och företagares perspektiv och utifrån statliga, lokala och regionala aktörers perspektiv. De gör inte anspråk på att vara fullständiga, utan syftar till att belysa några centrala vinster utifrån respektive livshändelse. 3.1 Bli förälder Att få barn är en händelse i livet som på många sätt är omtumlande och svår att förbereda sig på. Myndighetsrelationerna är många och inkluderar precis som för många andra livshändelser en mängd offentliga aktörer på olika nivåer. Den övergripande livshändelsen Vara förälder sträcker över många år och i denna rapport exemplifieras problematiken utifrån den första tiden, nämligen att bli förälder. Liksom övriga livshändelser i denna rapport handlar problematiken för föräldrar om svårigheterna att nå en överblick av samtliga de kontakter som behöver tas som privatperson i relation till olika offentliga aktörer. Livshändelsen, och information och tjänster kopplade till denna, ligger utspridd mellan primärt vården, Försäkringskassan, Skatteverket och landets kommuner. Med undantag för ett antal korsreferenser mellan de olika aktörernas 14

ansvarsområden ger dessa aktörer stöd till blivande föräldrar och föräldrar för sina respektive delar av denna process. Huvudsakligen ger myndigheterna hänvisningar till andra myndigheter när ärenden innehåller beroenden mellan andra offentliga aktörer och den egna myndighetens process. Detta innebär att en stor del av arbetet för att koordinera och identifiera kontakter ligger på den enskilde föräldern. VARA BLI FÖRÄLDER HA FÖRSKOLEBARN HA SKOLBARN FÖRÄLDRALEDIG Figur 3: Den övergripande livshändelsen Vara förälder På uppdrag av Försäkringskassan gjorde Transformator Design en studie av föräldraskap utifrån ett individperspektiv. Delar av slutsatserna i denna studie är inkluderade i denna sammanställning av livshändelsen bli förälder. 26 Vision utifrån en fiktiv person i ett framtida e-samhälle Denna vision tar sin utgångspunkt i livshändelsen bli förälder och syftar till att måla upp en långsiktig bild av hur det skulle kunna vara att bli förälder utifrån ett samhälleligt perspektiv där enkelhet, öppenhet, innovation, kvalitet och effektivitet är ledord. Visionen tar sikte på 2020 och åskådliggör en framtid där statliga myndigheter och kommuner samlar sig kring föräldrarna, istället för att föräldrarna ska samla myndigheterna kring sig. Här skissas en framtid när den samlade svenska offentliga sektorn, med regeringens mål som utgångspunkt, har skapat goda förutsättningar för e-samhället och därmed tagit konsekvenserna av de mål som formulerats i över ett decennium. Karl 34 år Att få vårt första barn är naturligtvis en stor omställning i livet, både praktiskt och känslomässigt. Jag var faktiskt inte eller riktigt beredd på alla kontakter som vi behövde ta med olika myndigheter och med kommunen. Nu finns det ju en plats på nätet för föräldrar, lite som verksamt.se som finns för företagare, där vi på ett väldigt tydligt sätt kan se vilka kontakter som vi behöver ta och i vilken ordning. Myndigheterna guidar oss i arbetet med att skapa en plan där vi kan se precis när de olika kontakterna med myndigheterna kommer ske. På webbplatsen finns också all information jag behöver om föräldrapenning och vi kan, som familj, planera föräldraledigheten med vårt barn. När vi ändrade lite i planeringen för vem som skulle vara föräldraledig uppdaterades planen med nya datum för när vi behöver ansöka om föräldrapenning för att det ska fungera utan avbrott i utbetalningarna. Det är fantastiskt, vi kan se hur allting hänger ihop, lite som ett pussel. Det känns faktiskt som att de bryr sig om vår lilla familj. Vi kunde också hantera det här med godkännande av mig som pappa och den gemensamma vårdnaden eftersom vi inte är gifta är det tydligen lite av en process att få det på pränt. Vi kunde också läsa på om hur barnavårdscentralen jobbar och vilka kontroller som görs och vilka sprutor som ska tas och när, redan innan Anna-Greta föddes. Dessutom var det där som vi gjorde ansökningarna om föräldrapenning och anmälan om hennes namn. Just när det gäller namnanmälan förresten, så fick vi i Mina meddelanden en länk dit anmälan görs väldigt proaktivt från Skatteverkets sida måste jag säga! Och bekvämt för oss såklart. Har också förstått att faderskapserkännandet är mycket smidigare nu för tiden det skötte vi helt digitalt. Tror inte alltid att det är så enkelt men eftersom jag och min tjej har levt tillsammans så länge så gick det smidigt. Karl, 34 år 26 Transformator design 2011 15

Problembild och utmaningar i nuläget För den nyblivne föräldern är mängden aktiviteter och myndighetsrelationer slående, där man som bilden nedan visar har kontakt med såväl sjukvården kring omvårdnad som kommunala aktörer kring exempelvis faderskap. Kontakt med centrala myndigheter kring exempelvis ansökan om föräldrapenning har också en central roll. Aktörskartan nedan åskådliggör en del av den komplexa verklighet som en nybliven förälder behöver hantera, och visar både aktörer och de ärenden som föräldrar har med dem. Vissa relationer aktörer emellan har tydliggjorts. En detaljerad bild som synliggör vilka aktörer och ärenden som avses återfinns i bilaga 5. Offentligt finansierad sjukvård Förlossningsmottagning Kvinnoklinik MVC BVC OFFENTLIGT FINANSIERAD SJUKVÅRD Kommun Barn- och utbildningsförvaltning Socialtjänst KOMMUNER Registrering av faderskap Anmälan om Graviditetspenning föräldra-penning Vårdnads-bidrag Bekräfta faderskap Anmäla gemensam vårdnad Adoptionsmedgivande Bekräftelse på födelseanmälan Anmälan av namn Förälder Moderskapsintyg Föräldrautb. Fertilitetsutredning Adoptionsmedgivande Fertilitetsbehandling Ansökan om föräldrapenning Mödravård Moderskapsinty g Kontroll och vård av barn Bostadsbidrag Barnbidrag Kostråd för gravida och barn Barnförsäkring Råd och diskussion om föräldraskap Trafikråd för barn Trafikinformatio n barn i bil mm PRIVATA AKTÖRER Försäkringsbolag Föräldrasiter och tidskrifter NTF Födelseanmälan CENTRALA MYNDIGHETER Personnumer Skatteverket Försäkringskassan Livsmedelsverket Transportstyrelsen A-kassor CSN Inkomstuppgifter Figur 4: Aktörskarta för livshändelsen Bli förälder Även aktörer som inte är en del av den offentliga förvaltningen står för mycket av den information som man som förälder behöver ta in för att känna sig säker och trygg. De åskådliggörs till höger i figuren ovan och kan till exempel vara försäkringsbolag samt olika internetfora som man konsulterar för frågeställningar kring till exempel amning, sjukdom men även råd kring olika regelverk som föräldrapenning och graviditetspenning. Det finns ett antal utmaningar i livshändelsen bli förälder, dels för den nyblivne föräldern och dels för den offentliga förvaltningen att hantera. I denna rapport adresseras båda dessa typer av utmaningar nedan. Svårt att överblicka helheten vet jag det jag behöver veta? Det är flera aktörer som idag har stödtjänster med information kring olika aspekter av föräldraskapet. Många av dessa ger till viss del överlappande information, men huvudsakligen fragmenterad information om sina respektive delar i denna livshändelse. Exempelvis finns information på 1177 ur ett psykosocialt- och hälsoperspektiv, på Försäkringskassan ur ett försörjningsperspektiv och på Skatteverket finns information ur ett juridiskt perspektiv med information om bland annat namn, faderskap, personnummer och vårdnad. Dessutom är mödravårdscentralerna (MVC) en nyckelspelare genom att vara den första informationsgivaren till blivande föräldrar och senare kommer även barnavårdscentralerna (BVC) och föräldrautbildningar att vara centrala nyckelspelare för föräldern. Sammantaget är huvudproblemet för föräldrar när det gäller relationerna till aktörerna inom den offentliga sektorn bristen på överblick över helheten. Det blir upp till varje privatperson att lägga pusslet som skapar den helhetsbild som kartan ovan försöker visa. Det är alltså upp till föräldern att säkerställa att denne har fått tillräcklig information, vilket lätt kan skapa en osäkerhet kring huruvida man vet det man förväntas och behöver veta. Otrygghet är inte en gynnsam känsla i den situation som det innebär att vara nybliven eller blivande förälder. En given roll för den 16

offentliga koncernen Sverige, vore att säkerställa att privatpersoner på ett enkelt sätt kan få den information, eller åtminstone kartan över aktörer, som man behöver ta kontakt med för att informera sig. Det är inte rimligt att varje nybliven förälder på sin egen kammare behöver skapa sin egen aktörskarta. Kunskapskrävande process skapar ojämna förutsättningar för individer och grupper För nyblivna föräldrar är det idag, precis som för personer i de andra studerade livshändelserna, den enskilda individens kunskap om det offentliga Sveriges organisation kring föräldraskap som avgör för i vilken utsträckning man har gjort allt och tänkt på allt. Detta skapar ojämna förutsättningar mellan grupper av privatpersoner, som har olika bakgrund, nätverk och personliga erfarenheter. Det som först och främst saknas är att livshändelsen i sin helhet gemensamt adresseras utifrån de involverade offentliga aktörerna, vilket skulle kunna ge föräldrar en känsla av kontroll. Idag har exempelvis Försäkringskassan vägledande stöd i form av checklistor som hjälper föräldern att kartlägga de relationer som sker inom ramen för denna myndighet och vissa andra aktörer såsom MVC och CSN som båda utgör förutsättningar för Försäkringskassans processer. Stödet stannar dock till stor del inom ramen för de processer som myndigheten äger och hanterar. För att skapa mer jämlika förutsättningar borde ett sammanhållet stöd till nyblivna föräldrar fokusera på att tydliggöra: Vilka aktörer jag som förälder behöver ta kontakt med. När dessa kontakter behöver tas (innan eller efter att barnet föds). Vad som kommer att hända i dessa relationer med myndigheter. Möjligheten att processplanera sina relationer till myndigheter, vilket även bör inkludera en både frilagd och tidsatt process. Detaljkunskaper kring de olika processer som behöver initieras för att ge möjlighet till planering och förberedelser. Möjligheten att kunna agera som familj i relation till myndigheterna. 27 Begrepp och ärendetyper vad betyder det jag läser? Nästa utmaning handlar om svårigheten att som privatperson förstå termer och begrepp, bland annat när det gäller skillnaden mellan ärendetyper inom föräldraförsäkringen. Exempelvis är begreppen anmäla om och ansöka om svåra att förstå vad de betyder och skillnaden dem emellan. Vidare är de olika typer av dagar, ersättningar och bonusbelopp i föräldrapenningen en utmaning som skadar både transparensen och föräldrars upplevda förutsägbarhet. Försäkringskassan har föreslagit regelförenklingar och har även arbetat med anpassningar inom ramen för nuvarande regelverk för att underlätta bland annat genom kalkylstöd för att föräldrar 28 29 ska kunna överblicka effekterna av olika val. Manuell hantering en källa till rationaliseringspotential Det finna även en del manuella inslag i denna livshändelse, som statliga myndigheter, landsting/regioner och kommuner kan adressera. Moderskapsintyget borde kunna hanteras elektroniskt och automatiseras mellan MVC och Försäkringskassan som är mottagare. Rimligen borde detta kunna innebära en rationaliseringspotential eftersom det är betydande volymer kopplade till alla barn som föds i landet varje år. Hanteringen av faderskapet upplevs som en omständlig process av såväl kommuner, statliga myndigheter och av föräldrarna. Svenska staten vill säkerställa att barnet har rätt pappa och utgår i föräldrabalken från att ett äktenskap garanterar detta, men att ett samboförhållande 27 Transformator design, 2011 28 Försäkringskassan, Försäkringskassans förslag till minskat krångel, 2012 29 Försäkringskassan, Fler förslag till minskat krångel, 2012 17

inte är samma garant. Redan detta ställningstagande kan ifrågasättas som grund för hela processen. Det bör också diskuteras huruvida det är ett biologiskt eller juridiskt faderskap som ska fastställas, eller i vissa fall båda. I majoriteten av alla ärenden är det dock en mamma och en pappa som gemensamt vet att barnet är deras och vill registrera att faderskapet accepteras. Trots detta sker fortfarande en omständlig process med många manuella inslag på Sveriges socialförvaltningar. Att skriva om lagstiftningen för att förenkla hanteringen är ett betydande arbete och det är därför viktigt att tydliggöra att det finns ett antal problem kopplade till den manuella hantering vilket genererar en ansenlig mängd ärenden i kommunerna. Hanteringen av namngivningen och gemensam vårdnad är också pappersburna processer idag. Även de skulle kunna digitaliseras framöver i en e-tjänst som då kunde innehålla både faderskap, gemensam vårdnad och namngivning. I dagsläget ser dock dessa processer mycket olika ut (och där anmälan om namn sker mellan föräldrarna och Skatteverket, medan gemensam vårdnad görs samtidigt som faderskapserkännandet hos kommunen). Nyttor och effektiviseringspotential med visionen som utgångspunkt Det avslutande analysavsnittet om livshändelsen bli förälder handlar om nyttor och effektiviseringspotential med visionen om Karl som utgångspunkt. Denna livshändelse spänner i första hand över gränsen mellan statliga myndigheter och landsting. Endast en begränsad del hanteras inom ramen för kommunerna, nämligen föräldraskapserkännandet och anmälan av gemensam vårdnad. Nyttor och effektiviseringspotential är inom denna livshändelse, liksom för övriga livshändelser, i stor utsträckning kopplade till privatpersoner samt till de statliga myndigheterna. Den största påverkan handlar dock om förälderns situation. Nyttor för föräldrar Överblick, kontroll och stöd för att planera sina ärenden. Ett mer samlat och föräldraorienterat stöd i termer av en process, planeringsverktyg eller tidslinje för livshändelsen innebär, som diskuterats ovan, att rollen som föräldrar förenklas och ansvaret att lägga myndighetspusslet i större utsträckning hamnar gemensamt hos myndigheterna. Högre tillgänglighet till information medför minskad osäkerhet för blivande eller nyblivna. Smidigare och tydligare tillgång till information medför tidsbesparingar, vilket även gäller en framtida möjlighet för digitaliserad hantering av faderskap som även skulle innebära ett minskat inkomstbortfall. Denna nytta beräknas uppgå till ca 10 mkr/år. 30 Snabbare svar på förfrågningar som riktas till olika offentliga aktörer. För såväl föräldrar som för samhället i stort medför en mer enhetlig behandling av privatpersoner ökad jämlikhet och rättssäkerhet. Effektiviseringspotential för lokal och regional nivå En mycket liten del av livshändelen att få barn hanteras inom kommunerna. Faderskapserkännandet har dock en problematisk hantering som generellt sett upplevs som otidsenlig och resurskrävande att hantera för kommunerna. Viss effektivisering kan kortsiktigt ske kring föräldraskapserkännandet inom ramen för befintlig lagstiftning i form av stöd för dokumentation och informationsöverföring mellan kommuner och Skatteverket. Långsiktigt skulle betydande effektiviseringsvinster i hanteringen av faderskap, i de fall där föräldrarna är överens om vem som är fader till barnet, kunna ske genom e-tjänster för föräldraskapserkännandet. Dessa ärenden utgör ca 80 % av alla fall. Detta beräknas medföra en nyttoeffekt per år på 36 mkr för kommuner. 31 Detta skulle även ge förutsättningar för 30 SKL & Skatteverket, Jag vill ha föräldrar, 2013 31 SKL & Skatteverket, Jag vill ha föräldrar, 2013 18

ökad genomströmning av ärenden, kortare handläggningstider och högre grad av automatisering. Möjlighet att digitalt boka och ändra tider för möte med socialtjänsten skulle medföra betydande förenklingar i processen. Effektiviseringspotential för statliga myndigheter För de statliga myndigheterna finns en stor potential till ökad nytta i form av bättre serviceorientering mot gemensamma kundgrupper. Ett bättre sammanhållet stöd innebär mer informerade, kunniga föräldrar som enklare kan ta tillvara sina rättigheter och skyldigheter. Detta ger även effektiviseringspotential för de statliga myndigheterna. Minskad belastning på myndigheternas informationsgivning avseende såväl egna processer och regelverk som gränsdragningen myndigheter emellan. Effektiviseringsvinster i hanteringen av faderskap i de fall där föräldrarna är överens om vem som är fader till barnet, vilket utgör ca 80 % av alla fall. Detta beräknas medföra en nyttoeffekt per år på 3 mkr för Skatteverket. 32 Minskad manuell hantering kring initieringen av föräldrapenningprocessen, genom en automatisering av moderskapsintygen och relationerna mellan landstingen och Försäkringskassan. Minskade handläggningstider och ökade förutsättningar för rationalisering och automatisering inom Försäkringskassan genom förenklingar i föräldraförsäkringen så att 33 34 begrepp och process förtydligas. 3.2 Starta företag Att starta företag är en av de mer omfattande och komplexa livshändelserna som privatperson involvera sig i. Denna analys avgränsas inte till en specifik bransch utan synliggör en komplex situation med många dimensioner av kommunal tillståndsprövning. En av de svårare branscherna att starta företag inom är livsmedelsbranschen och då specifikt restaurangföretag där företaget även ska uppföra lokaler, servera alkohol och ha en uteservering. 35 En annan komplex verksamhet att etablera är en potentiellt miljöstörande industri. Den valda livshändelsen inkluderar både stadsbyggnadsprocessen och tillståndsområdena miljötillstånd, livsmedelstillstånd, markfrågor, brandskydd samt alkohol och tobak. Aktörskartan som åskådliggörs nedan (figur 6) gäller som tidigare nämnts sannolikt inte i sin helhet för något företag, men är i olika kombinationer aktuella inom olika branscher. För livshändelsen starta företag finns idag en sammanhållen tjänst, verksamt.se, som samlar grundläggande information och länkar till ansvariga myndigheter. Det finns även möjlighet att ansöka om ett antal tillstånd via verksamt.se. Tjänsten har utvecklats av Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket, och även om kommunernas tjänster inte är representerade i hög grad finns för vissa tillstånd ändå möjlighet att skicka in en ansökan via PDF-formulär till aktuell kommun. För detaljerad och kommunspecifik information måste nyföretagaren dock vända sig till respektive kommuns webbplats eller handläggare. ORIENTERA SIG OCH UTVECKLA FÖRETAGSIDÉ STARTA FÖRETAG DRIVA FÖRETAG UTVECKLA FÖRETAG AVVECKLA FÖRETAG Figur 5: Den övergripande livshändelsen Starta och driva företag 32 SKL & Skatteverket, Jag vill ha föräldrar, 2013 33 Försäkringskassan, Försäkringskassans förslag till minskat krångel 2012 34 Försäkringskassan, Fler förslag till minskat krångel, 2012 35 Goldkuhl, Persson, Röstlinger, Dukat för restaurangföretagare, 2012; 19