TRELLEBORGS KOMMUN Trelleborgs kommuns revisorer PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2013-09-18 Plats och tid Bruna Salongen, 15.30 17.00 Beslutande Övriga deltagare Lena Näslund, ordförande Irene Persson Birgitta Nilsson Ruth Nyström Lundberg Leif Malmstein Leif Kristoffersson Anne-Charlotte Regland Arne Björklund Jennifer Jarl Bo Sandblom Alf Wahlgren, PwC Mattias Wikner 93-98 Underskrifter Sekreterare...................... Paragrafer 93-108 Alf Wahlgren Ordförande.................... Lena Näslund Justerande............................................ Arne Björklund Bo Sandblom ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Revisionen Sammanträdesdatum 2013-09-19 Datum för anslags uppsättande 2013-09-24 Datum för anslags nedsättande 2013-10-15 Förvaringsplats av protokollet Rådhuset, Trelleborg Underskrift.. 1
TRELLEBORGS KOMMUN Trelleborgs kommuns revisorer PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2013-09-18 93 Minnesord över Christer Olsson Ordförande Lena Näslund inleder med att hålla en tyst minut för kommunrevisor Christer Olsson som har avlidit och läser därefter ett minnesord över honom. Minnesordet biläggs protokollet 94 Upprop och jäv Manne Olsson, Aina Andersson, Gert-Åke Nilsson och Gunilla Sjölin har anmält förhinder. Christer Olsson är avliden. Inget jäv föreligger. 95 Utseende av justerare och sekreterare Beslutas att utse Arne Björklund och Bo Sandblom som justerare samt Alf Wahlgren från PwC som sekreterare. 96 Föregående mötesprotokoll Beslutas att godkänna upprättat protokoll och lägga det till handlingarna. 97 Godkännande av dagordning Föreligger en utökad dagordning som delades ut innan sammanträdets början. Beslutas att godkänna dagordningen. 98 Kvalitetsstrateg Mattias Wikner presenterar sig och sin verksamhet Mattias Wikner redogör kort för sin professionella bakgrund och berättar att han främst ska arbeta med att utveckla kommunens ledningssystem. Beslutas att tacka Mattias för informationen och lägga den till handlingarna. 99 Svar på granskning av fakturahantering Föreligger ett svar från kommunstyrelsen på kommunrevisionens granskning av fakturahanteringen inom styrelsen och nämnderna. Ordförande Lena Näslund meddelar att kommunstyrelsen missat att ta med denna granskning på kommunfullmäktiges sammanträde den 23 september. Administrativa chefen Jonny Sjöstedt är vidtalad om saken och har lovat att undersöka vad som skett och återkomma i ärendet. Alf Wahlgren redogör för svaret och anser att kommunrevisionen kan godkänna föreliggande svar. Beslutas att godkänna kommunstyrelsens svar. 2
100 Återremitterad projektplan, granskning öppenvårdsinsatser barn och unga Föreligger en kompletterad projektplan avseende en granskning av socialnämndens öppenvårdsinsatser för barn och unga. Projektplanen är kompletterad med revisionskriteriet: Hur görs bedömning och urval avseende eventuellt inköp av extern vård? Som en följd av kompletteringen är den beräknade kostnaden ändrad till 55 000 kronor. Beslutas att godkänna kompletterad projektplan. 101 Projektstatus Alf Wahlgren redogör för aktuell projektstatus och meddelar att avrapporteringen av granskningen avseende styrelsens och nämndernas personalrekrytering blir i oktober. Alf Wahlgren framför en önskan från ansvarig för granskningen avseende gatuunderhållet om att slutlig avrapportering görs i november och att muntlig delrapportering görs i oktober. Beslutas att godkänna att slutlig avrapportering av granskningen avseende styrelsens och nämndernas personalrekrytering görs i oktober och att slutlig avrapportering avseende granskningen av gatuunderhållet görs i november och att muntlig delrapportering görs i oktober. 102 Revisorernas ekonomi Föreligger en ekonomirapport för kommunrevisionen per den sista augusti. Alf Wahlgren redovisar att den sammanlagda förbrukningen är 31 procent och att det obudgeterade kontot (5811) för avgifter för interna kurser och utbildning belastats med 108 808 kronor. Alf förklarar att merparten av beloppet avser en faktura från PwC avseende vårens kurs- och konferensresa och redovisar en specifikation över beloppet. Revisor Leif Malmstein föreslår att kostnaden för PwC:s medverkan regleras på annat sett eftersom avtalet med PwC stipulerar tre kostnadsfria utbildningsdagar 2013. Alf Wahlgren noterar detta och återkommer med besked om hur detta ska regleras. Beslutas att godkänna informationen och Leif Malmsteins förslag. 103 Beslut om delårsrapport per den 30 augusti Föreligger delårsrapport per den 30 augusti för kommunrevisionens verksamhet. Fram till och med den sista augusti har kommunrevisionen förbrukat 747 tkr. I kommunrevisionens prognos för 2013 beräknas hela anslaget på 2 403 tkr förbrukas. Beslutas att godkänna upprättad delårsrapport per den 30 augusti. 3
104 Beslut om verksamhetsplan Föreligger förslag till verksamhetsplan för kommunrevisionen. Det föreslås att verksamhetsplanens rubrik ändras från Revisionsnämnden till Kommunrevisionen. Beslutas att godkänna båda förslagen. 105 Extra sammanträde den 7 november kl. 15.00 (delårsbokslut) Med anledning av att höstens delårsrapport kommer senare än vanligt föreslår kommunrevisionens presidium att extra sammanträde hålls den 7 november klockan 15.00. Beslutas att godkänna förslaget. 106 Planeringssammanträde den 9 och 10 december med början kl. 09.00 båda dagarna och avslut 16.00 den 10 december. Föreligger förslag från kommunrevisionens presidium att planeringssammanträde hålls den 9 och 10 december med början klockan 09.00 båda dagarna för att avslutas kl. 16.00 den 10 december. Beslutas att godkänna förslaget. 107 Rapport från revisionsgrupperna Revisionsgrupp III meddelar att deras träff med arbetsmarknadsnämndens arbetsutskott redovisas på nästa sammanträde. Leif Malmstein från grupp I redovisar minnesanteckningarna från gruppens träff med kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslutas att godkänna informationen och att minnesanteckningarna biläggs protokollet. 108 Övriga ärenden Revisor Leif Kristoffersson meddelar att han tänker anmäla sig SKL:s revisionsdialog 2013 i Malmö. Anmälan godkänns. Föreligger inbjudan från PwC angående höstens kundråd i Tomelilla. Ordförande och vice ordförande kan ej närvara och det bestäms att i stället får Leif Kristoffersson och Leif Malmstein representera Trelleborgs kommunrevison på kundrådet. Föreligger inbjudan till Politikerdagarna den 20 och 21 november i Göteborg. Alf Wahlgren föreslår att de som är intresserade av att delta meddelar honom detta via e- post eller telefon, och att kommunrevisionens presidium sedan lämnar förslag på vem som får åka. 4
I samband med Christer Olssons frånfälle bestäms det att Birgitta Nilsson, Leif Malmstein och Leif Kristoffersson närvarar på begravningen. Inför kommunfullmäktiges sammanträde den 23 september meddelar Lena Näslund och Leif Kristoffersson att de kommer att vara föredragande i de ärenden som avser kommunrevisionens granskning av fritidsgårdars ändamålsenlighet samt rektors styrning och ledning. 5