IFO Kvalitetsrapport/egenkontroll 130701-140630 Oktober 2014 Irene Carlsson Anita Jansson Gunilla Johansson Liliana Pekalska Charlotte Sternskog Eva Sjöstedt
2 Innehåll 1. Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Tillvägagångssätt och upplägg... 3 2. Intern kvalitetsrevision... 4 2.1 Uppföljnings- och utbetalningsrutiner för kontaktpersoner och kontaktfamiljer4 2.2 Granskning av familjehemsvård och HVB-placeringar barn och unga... 4 2.3 Utvärdering av öppenvårdsbehandling barn och unga... 5 3. Extern revision och tillsyn från tillsynsmyndigheter... 6 3.1 Brandskydd... 6 4. Brukarundersökningar, lokala... 6 4.1 Utredningsgrupp barn och unga... 6 4.2 Öppenvård barn och unga... 7 4.3 Familjerätt... 7 5. Brukarundersökningar, nationella... 8 6. Nyckeltal... 8 6.1 Nationella nyckeltalsjämförelser... 8 6.1.1 Öppna jämförelser... 8 6.1.2 KKiK... 8 6.2 Lokala nyckeltal... 9 6.2.1 Nyckeltal i bokslut... 9 6.2.2 A Orsaker till ekonomiskt bistånd... 9 6.2.2 B Familjerätt, avslutade ärenden samarbetssamtal... 9 6.2.2 C Överklaganden ekonomiskt bistånd... 9 7. Ständiga förbättringar... 9 7.1 Synpunkter från brukare, anhöriga och medborgare... 10 7.1.1 Åsikt Kävlinge... 10 7.2 Avvikelser och rapporter från personal i organisationen... 10 7.2.1 Avvikelser... 10 7.2.2 Lex Sarah... 10 8. Samverkan... 10 9. Kompetensförsörjning... 11 10. Sammanfattning... 11
3 1. Inledning Kävlinge kommuns systematiska kvalitetsarbete symboliseras av ett kvalitetshjul. De årliga kvalitetsrapporterna är en central del i denna systematik. 1.1 Syfte Individ- och familjeomsorgen (IFO) har tagit fram den årliga kvalitetsrapporten. Syftet med skriften är att sammanställa en lättillgänglig rapport med de olika kvalitetsmätningar som tas fram under ett år inom IFO. Årets version omfattar tidsperioden 130701 140630. Kvalitetsrapporternas tidsintervall omfattar perioden hösttermin-vårtermin. Anledningen till mätperioden med brutet kalenderår är att man ska kunna använda resultaten från kvalitetsrapporterna vid framtagande av mål i målstyrningen och omvänt. 1.2 Tillvägagångssätt och upplägg En arbetsgrupp bestående av IFO-chef, två enhetschefer, två 1:e socialsekreterare samt kvalitetssamordnare har tillsammans valt ut områden för kvalitetsrapportens innehåll. Den interna kvalitetsrevisionen har under året fokuserat på uppföljnings- och utbetalningsrutiner för kontaktpersoner och stödfamiljer granskning av familjehemsvård och HVB-placeringar barn och unga, samt utvärdering av öppenvårdsbehandling barn och unga. Den externa tillsynen innehåller en kortare text om brandskydd. De lokala brukarundersökningarna omfattar i år brukare inom utredningsgrupp barn och unga, öppenvård barn och unga samt familjerätt. Ett kapitel redogör för resultat från Nationella nyckeltalsjämförelser där man kan se jämförelser mellan Kävlinge och hela riket. Kapitlet Ständiga förbättringar beskriver synpunkts- och klagomålshantering samt hantering av och utveckling av arbetet med avvikelser.
4 I socialtjänstens kvalitetsledningssystem finns angivet hur man vid ledningens lokala genomgång på verksamhetsnivå går igenom, analyserar och skapar eventuella handlingsplaner och strategier på rapportens olika resultatområden. Detta har gjorts i september 2014. Analyser och strategier har därefter redovisats vid ledningens centrala genomgång. De upprättade handlingsplanerna finns i ett separat dokument. I detta dokument för handlingsplaner anges vem som är ansvarig, när åtgärden ska vara klar och till vem resultatet ska redovisas. Efter varje kapitel i denna kvalitetsrapport finns ett sammandrag av handlingsplanerna. 2. Intern kvalitetsrevision 2.1 Uppföljnings- och utbetalningsrutiner för kontaktpersoner och kontaktfamiljer Detta kapitel är även IFO s Interna Kontroll-uppdrag för 2014. Uppföljnings- och utbetalningsrutiner för kontaktpersoner och kontaktfamiljer var i behov av översyn och revidering för att skapa ett tydligare system och process för ärendeuppföljning och kontroll. Metod Det interna kontroll-uppdraget bestod i att granska systemet och processen samt ta fram en ny rutin för insatserna kontaktperson/kontaktfamilj. En arbetsgrupp ledd av 1:e socialsekreterare har tagit fram ny rutin. Resultat och analys Enn omfattande och detaljerad rutin har tagits fram. Rutinen beskriver och anger riktlinjer för hela denna process. I den framtagna rutinen återfinns också de åtgärder som ska vidtas. 2.2 Granskning av familjehemsvård och HVB-placeringar barn och unga I samband med att lagstiftningen kring placerade barn ändrades 130101 (då bland annat kravet på särskilt utsedd socialsekreterare för barnet infördes) utkom Socialstyrelsen med nya förskrifter och råd (SOFS 2012:11). Där finns ett allmänt råd om egenkontroll. Allmänt råd Egenkontrollen av den verksamhet som gäller barn och unga i familjehem eller hem för vård eller boende bör omfatta insamling av uppgifter om bland annat: hur ofta en socialsekreterare har besökt och samtalat med ett visst barn eller en viss ung person, antalet socialsekreterare som har besökt och samtalat med ett visst barn eller en viss ung person, barnens eller de ungas erfarenheter av och synpunkter på vården, vårdnadshavarnas och familjehemsföräldrarnas erfarenheter av socialnämndens råd, stöd och hjälp vilka erfarenheter personalen vid hem för vård eller boende har av samarbetet med socialnämnden och orsakerna till omplaceringar och oplanerade avslut av placeringar.
5 En rutin för egenkontroll infördes på Individ-och familjeomsorgen under 2013 med inriktning på de fyra första punkterna. En årlig översyn av avslutade placeringar och vilka som kan betraktas som sammanbrott, görs också på avdelningen. Denna rapport behandlar de fyra översta punkterna av egenkontrollen. I de allmänna råden står vidare att barnet eller den unge bör besökas av en socialsekreterare minst fyra gånger per år. Undersökningen är ett led i IFO-avdelningens kvalitetsarbete. Den kommer fortsättningsvis att genomföras årligen. Denna rapport är den första sammanställningen. Metod Ett frågeformulär per barn sammanställs årligen av handläggare eller barnets särskild utsedda socialsekreterare. Synpunkter på vården från barnen, vårdnadshavarna och familjehemsföräldrarna/vårdpersonalen har också samlats in. Undersökningen har genomförts på samtliga 32 barn som varit placerade utanför hemmet under någon period under 2013. Få svar har kommit in från barnen, vårdnadshavarna och familjehemsföräldrarna/vårdpersonalen. Resultat och analys När det gäller de barn som varit placerade under hela året (18 barn) har alla barn haft besök. Dock har inte det föreskrivna antalet besök (4 per år) uppfyllts för alla barn. Alla barn som velat har fått enskilt samtal med socialsekreterare vid flera tillfällen. Bland de barn som varit placerad kortare tid än 12 månader (14 barn) finns brister i form av för få/inga besök eller inga enskilda samtal. För vissa barn har flera olika socialsekreterare haft samtal med barnen, pga personalomsättning. Det är svårt att dra slutsatser av barnens, föräldrarnas och familjehemsföräldrarnas/vårdpersonalens erfarenheter eftersom så få svar kommit in. Föreskrifterna i det allmänna rådet kommer att följas (se ovan punkter i föreskriftens SOFS 2012:11 egenkontroll) Antalet socialsekreterare som har enskilda samtal med barnen ska begränsas till högst två olika personer för att skapa kontinuitet och trygghet för barnet En systematisering ska ske för att få fram barnens, vårdnadshavarnas och familjehemsföräldrarnas/vårdpersonalens erfarenheter. 2.3 Utvärdering av öppenvårdsbehandling barn och unga Denna utvärdering avser öppenvårdsarbetet utfört av familjebehandlarna (Alternativ X och Familjebehandlare). Syftet var att få en uppfattning om effekterna av insatserna för att ha ett underlag för vidare diskussioner om behandlingsinnehåll, struktur, sätt att arbeta, med mera.. Metod En aktgranskning har gjorts av alla avslutade ärenden 0-18 år i öppenvård (Alternativ X och Familjebehandlare) under 2011. Man har utgått från år 2011 för att kunna se resultat och effekter
6 över en längre tidsperiod. Man har även jämfört med siffror för ärenden avslutade under 2010. Uppgifterna som har tagits fram är: Hur många ärenden avslutades 2011? Vilken var åldersfördelningen på barnen? Hur lång var behandlingstiden? Finns det något samband mellan behandlingstidens längd och effekt? Hur många och vilka insatser avslutas med att övergå i annan insats? Hur många insatser avslutas med placering utanför hemmet? Resultat och analys Resultaten för avslutade ärenden 2011 är sämre avseende ett år efter avslutad insats, än för 2010. Däremot är resultaten bättre om man tittar på längre sikt - upp till tre år efter avslutad insats. Siffrorna för andelen av öppenvårdsärendena som fortsätter i en placering utanför hemmet, är densamma för de 2010 och 2011. Analysen har inte kunnat ge några generella svar. Att återuppta arbetet med ESTER-bedömningar (av Socialstyrelsen rekommenderat bedömningsinstrument) så att riskbedömningar kan göras, och utifrån dessa anpassa typen och omfattningen av insatserna, för barnen och ungdomarna 3. Extern revision och tillsyn från tillsynsmyndigheter 3.1 Brandskydd I IFO s lokaler utanför kommunhuset är brandskyddsinpektion inte gjord. Kontakt har tagits med kommunens fastighetsavdelning för att genomföra brandskyddsinspektion. 4. Brukarundersökningar, lokala 4.1 Utredningsgrupp barn och unga Metod Enkät under perioden 131101 131130 till personer som hade personliga sammanträffanden med handläggare. Undersökningen omfattar barn över 12 år, vuxna (antingen som självständiga besökare eller som förälder/vårdnadshavare till ett barn) samt ensamkommande flyktingbarn och deras gode män. Enkäten innehöll tre frågor: 1. Har det varit lätt att komma i kontakt med oss? 2. Har du/ni blivit respektfullt bemött? 3. Har du/ni fått tillräcklig information i ert ärende?
7 54 av 66 möjliga respondenter har besvarat enkäten, vilket ger en total svarsfrekvens på 82 %. Därav var det 41 av 49 enkäter till vuxna som besvarades. Svarsfrekvens för vuxna är 84 %. 13 av 17 utlämnade enkäter till barn besvarades. Svarsfrekvens för barn är 76 %. Resultat och analys Frågan om tillgänglighet gav en 66 %-ig nöjdhet, respektfullt bemötande gav en nöjdhet med 83 % och frågan om tillräcklig information visade en nöjdhet med 74 % Mottagningsfunktion infördes inom enheten barn/unga/familj i februari 2014 Enhetens jourbemannade telefon som infördes i november 2013 ska förbättras för att lättare komma i kontakt med utredare vid akuta situationer. 4.2 Öppenvård barn och unga Metod Enkät under februari månad 2014 till personer som hade personliga sammanträffanden med behandlare. Undersökningen omfattar barn över 12 år och vuxna, antingen som självständiga besökare eller som förälder/vårdnadshavare till ett barn. Enkäten innehöll tre frågor: 1. Har det varit lätt att komma i kontakt med oss? 2. Har du/ni blivit respektfullt bemött? 3. Har du/ni fått tillräcklig information i ert ärende? 33 av 41 möjliga respondenter har besvarat enkäten, vilket ger en total svarsfrekvens på 80 %. Därav var det 22 av 27 enkäter till vuxna som besvarades. Svarsfrekvens för vuxna är 81 %. 11 av 14 utlämnade enkäter till barn besvarades. Svarsfrekvens för barn är 79 %. Resultat och analys Frågan om tillgänglighet gav en 67 %-ig nöjdhet, respektfullt bemötande gav en nöjdhet med 85 % och frågan om tillräcklig information visade en nöjdhet med 73 %. Fortsatt analys av resultatet, för eventuella åtgärder. 4.3 Familjerätt Metod Enkät under perioden 131007 131106 till personer som hade personliga sammanträffanden med familjerättssekreterare. Undersökningen omfattar föräldrar/vårdnadshavare till barn. Enkäten innehöll tre frågor: 1. Har det varit lätt att komma i kontakt med oss? 2. Har du/ni blivit respektfullt bemött? 3. Har du/ni fått tillräcklig information i ert ärende? 42 av 52 möjliga respondenter har besvarat enkäten, vilket ger en total svarsfrekvens på 80 %.
8 Resultat och analys Frågan om tillgänglighet gav en 90 %-ig nöjdhet, respektfullt bemötande gav en nöjdhet med 90 % och frågan om tillräcklig information visade en nöjdhet med 86 %. Resultatet bedöms vara mycket gott och har dessutom förbättrats på alla områden jämfört med mätningen 2012. Inga åtgärder bedöms vara nödvändiga. 5. Brukarundersökningar, nationella För Individ- och familjeomsorgens verksamhetsområden görs inga nationella brukarundersökningar. 6. Nyckeltal 6.1 Nationella nyckeltalsjämförelser 6.1.1 Öppna jämförelser Genom Socialstyrelsens publikationer inom Öppna jämförelser kan man jämföra kvaliteten inom socialtjänst och hälso- och sjukvård i hela Sverige. Öppna jämförelser ger insyn och bidrar till lärande, uppföljning och förbättring inom socialtjänst och hälso- och sjukvård. Under perioden har resultat från fem Öppna-jämförelse-undersökningar inom IFO-området publicerats av Socialstyrelsen. Ekonomiskt bistånd publicerades i oktober 2013 Barn- och ungdomsvård publicerades i april 2014 Missbruks- och beroendevård publicerades i juni 2014 Stöd till brottsoffer publicerades i juni 2014 Hemlöshet och utestängning från bostadsmarkanden publicerades i september 2014 Rapporterna bygger på data ur olika nationella register samt av kommunerna besvarade enkäter om servicenivå med mera. På Socialstyrelsens hemsida kan man läsa rapporterna i sin helhet. 6.1.2 KKiK KKiK (Kommunens Kvalitet i Korthet) är ett verktyg för att jämföra kommuner med varandra och beskriver kommunernas kvalitet ur ett medborgarperspektiv. KKiK drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Under 2013 arbetade över 200 kommuner med verktyget. Resultaten tas framgenom att kommunerna själva redovisar sina resultat/sin statistik till undersökningens databas Kolada. Resultat Den senaste undersökningen publicerades i januari 2014. IFO redovisas i två olika mått: 1. Handläggningstiden för ekonomiskt bistånd klart bättre än medel 2. Andelen ej återaktualiserade ungdomar ett år efter avslutad insats något sämre än medel. Mått nr 2 Ej återaktualiserade ungdomar är dock en indikator som inte lämpar sig för jämförelser med andra kommuner, vilket har påpekats för SKL.
9 Bristerna hos indikatorn består i att kommuner öppnar ärenden på olika toleransnivå, begreppet återaktualisering tolkas olika, mäter ej svårighetsgrad i ärenden, mäter ej intensitet i insatser. Måttet kan eventuellt användas för egen jämförelse bakåt i tiden. 1. Fortsatt arbete med att minska väntetider för ekonomiskt bistånd. 2. Program för att förbättra och mäta resultat: o matchning till rätt insats o motivationsarbete till ungdomar och deras föräldrar o effektiva insatser på hemmaplan. 6.2 Lokala nyckeltal 6.2.1 Nyckeltal i bokslut Bokslutsnyckeltalen kan läsas i Kävlinge kommuns samlade årsredovisning, och redovisas därför inte här. 6.2.2 A Orsaker till ekonomiskt bistånd Statistik tas fram regelbundet avseende orsaker till ekonomiskt bistånd. Redovisningsmånader är mars, juni, september och december. Denna statistik kan läsas i månadsstatistiken till Socialnämndens beredning. 6.2.2 B Familjerätt, avslutade ärenden samarbetssamtal Årlig statistik tas fram över resultaten av samarbetssamtal med redovisning om antal ärenden där föräldrarna enats om vårdnad, boende eller umgänge. En stor andel enas och det bedöms vara ett gott resultat. Inga åtgärder bedöms vara nödvändiga. 6.2.2 C Överklaganden ekonomiskt bistånd Antalet överklaganden har minskat och bedöms vara relativ litet i förhållande till antalet beslut. Ur laglighetssynpunkt bedöms resultatet vara mycket tillfredsställande. Inga åtgärder bedöms vara nödvändiga. 7. Ständiga förbättringar Synpunkter på verksamheten kan vara både beröm och klagomål. Synpunkterna kan komma från brukare, deras anhöriga och andra medborgare genom t ex Åsikt Kävlinge. För att fånga upp avvikelser och missförhållanden i organisationen som upptäcks och rapporteras av personal i organisationen, finns rutiner för avvikelsehantering och Lex Sarah.
10 7.1 Synpunkter från brukare, anhöriga och medborgare 7.1.1 Åsikt Kävlinge Åsikt Kävlinge är kommunens förvaltningsövergripande system för att hantera synpunkter från kommunens invånare. Analys och eventuella handlingsplaner görs i Socialtjänstens centrala ledningsgrupp och redovisas till Socialnämnden. 7.2 Avvikelser och rapporter från personal i organisationen I Socialstyrelsens Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 finns föreskrifter som handlar om utredning av avvikelser och om personalens rapporteringsskyldighet. 7.2.1 Avvikelser Det pågår ett arbete för att ta fram ett system för avvikelsehantering även för IFO Fram tills detta är klart använder IFO den befintliga rutinen för hemvård och handikappomsorg. En arbetsgrupp håller på att skapa ett gemensamt system för IFO, Hemvård, Handikappomsorg och Kostenhet. Inga avvikelser har rapporterats inom IFO-enheten under perioden. 7.2.2 Lex Sarah I Socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) och i Lag(1993:387) om Stöd och Service till vissa funktionshindrade (LSS) finns bestämmelser som anger att alla som är verksamma inom vård och omsorg har i uppgift att vaka över att enskilda får god omvårdnad/gott stöd och god service och lever under trygga förhållanden samt att allvarliga missförhållanden rapporteras och anmäls. I SOSFS 2011:5 finns föreskrifter om hur bestämmelserna om Lex Sarah i SoL, LVU, LVM och LSS ska tillämpas. Sedan 140627 gäller reviderad rutin för Lex Sarah-rapportering. Lex Sarah-rapporter Under mätperioden har ingen rapport angående Lex Sarah gjorts av personal inom IFO. Att IFO utvecklar system för avvikelse- och Lex Sarah-rapportering i samklang med hemvård och handikappomsorg. 8. Samverkan IFO samverkar på många områden, både internt och externt. Här framhålls ett urval av områden. Individsamverkan Individsamverkan reglerar i en riktlinje ansvarsfördelningen mellan Socialtjänstens verksamheter Handikappomsorgen, Hemvården och Individ- och familjeomsorgen avseende handläggning och insatser för personer med olika typer funktionsnedsättningar, för att ge bästa möjliga stöd till den enskilde. Samarbetet sker på tre olika nivåer. Riktlinjen innehåller system för att identifiera och åtgärda eventuella brister i samverkan. I riktlinjen finns också en inbyggd rutin för årlig uppföljning och utvärdering av arbetet.
11 I årets rapport daterad 140505 beskrivs att samarbetet har fungerat mycket bra och inga avvikelser i samverkan har inrapporterats till samverkansgruppen. Plan för kunskapsöverföring och kompetensutveckling har tagits fram. Återkommande information om riktlinjen till handläggare kommer att ges. Informationsmaterial broschyr Stödinsatser för personer med psykiska funktionshinder är under framtagande. PRIO (plan för riktade insatser inom området psykisk ohälsa) Under 2013 startade Socialtjänsten (Individ -och familjeomsorgen, Hemvården och Handikappomsorgen) arbetet med regeringens handlingsplan och uppnådde Socialstyrelsens första grundkrav och prestationsmålen för år 2013, och blev också tilldelade utvecklingsmedel. För att Kävlinge kommun ska kunna ansöka om ytterligare PRIO-medel måste grundkrav och nya prestationsmål uppnås enligt Socialstyrelsens 2014 års överenskommelse. Under våren 2014 har ett fortsatt arbete pågått utifrån de prestationsmål (åtgärdsplaner) som redovisades till Socialstyrelsen. Kävlinge kommuns åtgärdsplaner med hänvisning till regeringens handlingsplan för PRIO 2012 2016, kommer att redovisas till Socialstyrelsen i november månad 2014. IFO och Bildning En rutin/riktlinje för samverkan mellan skola/förskola och socialtjänst (IFO), har tagits fram. Rutinen reglerar samverkan runt barn som far illa. En översyn pågår av samverkan kring tidiga insatser inom förskolan och socialtjänsten. 9. Kompetensförsörjning Utbildningssamordnare har tillsammans med IFO inventerat utbildningsbehovet inom IFO. Detta ska resultera i en utbildningsplan. För individ- och familjeomsorgen har det kommit nationella krav gällande utredare inom barn- och ungdomsvården. Dessa stämmer överens med IFO s egna kravprofiler. En utbildningsplan för enheten Barn/unga/familj har tagits fram. IFO har även sökt och beviljats statsbidrag för kompetensutveckling inom den sociala barn- och ungdomsvården, vilken har påbörjats. En utbildningsplan för övriga delar av IFO ska färdigställas. Studera olika modeller för implementering av ny kunskap 10. Sammanfattning Individ- och familjeomsorgen presenterar här sin kvalitetsrapport. Resultaten har analyserats på ett systematiskt sätt genom Ledningens lokala genomgång, och man har tagit fram ett antal handlingsplaner. Sammantaget visar årets kvalitetsrapport på ett omfattande arbete för att nå bästa möjliga resultat i stödet till de enskilda samt en genomgående stor brukarnöjdhet i flera undersökningar gällande tillgänglighet, bemötande och information. De analyser som har gjorts av materialet samt eventuella handlingsplaner, framgår under respektive kapitel.
Eva Sjöstedt Socialnämnden 046-73 90 10 eva.sjostedt@kavlinge.se Kävlinge kommun, Kullagatan 2, 244 80 Kävlinge www.kavlinge.se