Granskning av bokslutsprocessen

www.pwc.se Revisionsrapport Martin Westholm Granskning av bokslutsprocessen Mjölby kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag... 2 2.3. Metod och avgränsning... 3 2.4. Medverkande i granskningen... 3 3. Granskningens resultat... 4 3.1. Inledning... 5 3.2. Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet?... 5 3.2.1. Vår kommentar och bedömning... 5 3.3. Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? 6 3.3.1. Vår kommentar och bedömning... 6 3.4. Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga?... 7 3.4.1. Vår kommentar och bedömning... 8 3.5. Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet?... 8 3.5.1. Vår kommentar och bedömning... 9 3.6. Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering?... 9 3.6.1. Vår kommentar och bedömning... 10 3.7. Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet?... 10 3.7.1. Vår kommentar och bedömning... 10 Bokslutsprocessen - Mjölby kommun

1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har gett Kommunal Sektor inom uppdraget att översiktligt granska hanteringen av arbetet med bokslut inom kommunen. Denna granskning avser att besvara följande revisionsfråga: Finns en god intern kontroll på plats i bokslutsprocessen inom kommunen, gällande såväl systemstöd som manuella rutiner? Vår granskning visar på att det finns förutsättningar för god intern kontroll gällande bokslutsarbetet på Mjölby kommun. Vi ser dock möjligheter att stärka den interna kontrollen, tydliggöra ansvarsfördelning gällande aktiviteter i bokslutsarbetet samt till viss del formalisera det löpande arbetet mellan delårs- och årsbokslut få ett mer kontinuerligt arbete med bokslutsfrågor. Vår bedömning, kopplat till respektive revisionskriterie är: 1. Det finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot och de efterlevs enligt vår granskning av ekonomienheten 2. Det finns dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen, genom bokslutsinstruktioner, checklistor samt ekonomihandbok. Det finns dock utvecklingsmöjlighet gällande en total checklista för hela processen. 3. Roller och ansvar avseende delmoment finns till viss del beskrivna i de dokument som granskats, men kan utvecklas för att på ett tydligare sätt beskriva de gränssnitt som finns mellan ekonomienhet och ekonomerna ute på förvaltningarna. 4. Forum för kontinuerlig förbättring av arbetet finns till viss del genom de ekonomiträffar som genomförs, men vi ser en vinning i att tydligare koppla förvaltningsekonomer till det utvärderingsarbete som görs i anslutning till bokslutet. 5. Ett ändamålsenligt systemstöd finns på plats, för en effektiv och säker hantering. Detta enligt vår granskning och de personer vi intervjuat, som upplever att systemen stödjer dem på ett bra sätt. 6. Det utförs insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet, men vi ser en möjlighet att utveckla detta genom att tydliggöra och dokumentera de aktiviteter som bör/skall utföras löpande samt specifikt vid månadsstängningar. Vår bild kopplat till de intervjuer vi haft är att de som aktivt arbetar in processen är av uppfattningen att det fungerar bra och inte finns några specifika moment som upplevs ineffektiva eller kvalitetsmässigt bristfälliga. Vi ser dock en utvecklingspotential vad gäller en ytterligare formalisering av rutinerna och tydligare direktiv till de olika förvaltningarna. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 1 av 12

2. Inledning 2.1. Bakgrund Väl fungerande rutiner för hantering av bokslut är en nyckel för att uppnå god redovisning och rapportering kring kommunens ekonomiska hantering. Detta kräver god intern kontroll genom hela processen. En effektiv och kvalitetssäkrad bokslutsprocess är beroende av såväl ett anpassat systemstöd som effektiva och väl utvalda nyckelkontroller genom hanteringen. Den interna kontrollen bör genomsyra hela processen, från hantering ute på respektive förvaltning till rutinerna på ekonomienheten. Processen bör även stödjas av en systemmiljö som ytterligare medverkar till att säkra resultatet av bokslutsarbetet. 2.2. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har gett Kommunal Sektor inom uppdraget att översiktligt granska hanteringen av arbetet med bokslut inom kommunen. Denna granskning avser att besvara följande revisionsfråga: Finns en god intern kontroll på plats i bokslutsprocessen inom kommunen, gällande såväl systemstöd som manuella rutiner? Vidare omfattar granskningen följande revisionskriterier: 1. Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? 2. Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? 3. Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga? 4. Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet? 5. Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering? 6. Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet? Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 2 av 12

2.3. Metod och avgränsning I första hand har hanteringen på ekonomifunktionen omfattats av denna granskning. Även andra delar av verksamheten har omfattats, i den mån aktiviteter med påverkan på bokslutet utförs. Granskningen har avgränsats till ovan nämnda kontrollmål/ granskningsmål. Granskningen är även avgränsad till den finansiella redovisningen kopplad till bokslutsarbetet. Författande av förvaltningsberättelse och verksamhetsberättelse samt upprättande av tryckt årsredovisning har ej omfattats av denna granskning. Vidare har stödjande dokumentation såsom processbeskrivningar och policys inspekterats. Baserat på omfattningen av granskningen och revisionsfrågan kan granskningen och eventuella observationer inte förväntas inkludera alla möjliga förbättringar i den interna kontrollen av bokslutsprocessen i Mjölby kommun. 2.4. Medverkande i granskningen Granskningen har utförts av Martin Westholm,, genom intervjuer samt granskning av dokumentation och underlag. De personer från Mjölby kommun som medverkat vid intervjuer har varit: Maria Åhström, ekonomichef Chris Tevell, Redovisningschef Kjell Järnström, ekonom Åsa Nilsson, ekonomiassistent (Leverantörsrekontra) Malin Kleist-Rydell, ekonomiassistent (Kundreskontra) Monica Leijon, ekonomiassistent (Kassa) Susanne Christenssen, ekonom Utbildningsförvaltningen Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 3 av 12

3. Granskningens resultat Granskningen genomfördes under oktober/november 2013. Nedan har vår bedömning och eventuella observationer per revisionskriterie sammanställts på aggregerad nivå. Observationerna har bedömts efter dess väsentlighet, graderingen illustreras med hjälp av följande definition: Röd En brist med så stor påverkan på system, processer eller intern kontroll vilken kan medföra att verksamheten exponeras för betydande förluster eller väsentliga fel i den finansiella rapporteringen. Gul Mindre brister eller fel där risken för otillbörlig användning och/eller felaktigheter i bokföringen är lägre, men där det ändå bedöms finnas utrymme för förbättringar. Grön Inga eller ej väsentliga brister noterade. För detaljer, kommentarer och bedömning, se respektive avsnitt. Ref. Revisionskriterier Bedömning 3.1 Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? 3.2 Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? 3.3 Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga? 3.4 Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet? 3.5 Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering? 3.6 Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet? Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 4 av 12

3.1. Inledning Granskningen av bokslutsprocessen på Mjölby kommun har varit inriktad på ett antal revisionsfrågor som listats ovan. På grund av uppdragets omfattning har vi endast haft möjlighet att gå till ett visst djup på de enskilda frågorna, men anser att vi fått en bra bild av processen som helhet. Nedan beskrivs vår bedömning av de enskilda revisionsfrågorna. Utgångspunkten för vår granskning har varit situationen i nuläget och det är utifrån det vi gör våra bedömningar. 3.2. Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? Kraven på ekonomienheten gällande utkomsten av bokslutsarbetet kommer i huvudsak från externt håll, från intresseorganisationer samt allmän lagstiftning. De huvudsakliga kravställarna på redovisningen, som gäller specifikt för kommuner, är SKL (Sveriges Kommuner & Landsting), Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) samt Kommunalekonomiska Föreningen (KEF). De utarbetar direktiv och rekommendationer för hur kommunal redovisning och därmed även bokslut skall hanteras, vilket är den huvudsakliga grunden Mjölby kommun arbetar mot vid utformningen av sin bokslutsprocess. Utöver det gäller även den allmänna lagstiftningen kopplat till redovisning/finansiell rapportering i form av momslagstiftningen samt bokföringslagen. Utöver ovan krav finns även beslut från Kommunstyrelsen på vad som ska ingå i ett delårs- respektive årsbokslut, vilket ger ytterligare anvisningar till bokslutsarbetet. Ovan information har diskuterats med ekonomienheten på Mjölby kommun och vi har genom intervju verifierat att ekonomienhetens företrädare är medvetna om de krav som ställs samt att de verkar för att efterleva dem. 3.2.1. Vår kommentar och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att det finns tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot, och vår uppfattning är även att Mjölby kommun är medvetna om dessa krav och arbetar för att tillämpa de rekommendationer, direktiv och den lagstiftning som finns. Bedömningen kommer av de samtal vi haft med ansvariga inom ekonomienheten, där det från deras perspektiv upplevs som tydligt vad som skall uppnås samt att vi även uppfattar att de har insyn i de olika kravställare som finns på utkomsten av bokslutsarbetet. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 5 av 12

3.3. Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? Dokumenterade rutiner och anvisningar är viktigt för att höja kvaliteten och enhetligheten i det arbete som utförs kring bokslutet, samt för att säkerställa att utkomsten av arbetet blir det som önskas. Detta gäller för alla som levererar input till bokslutet och det bör finnas kontrollsteg på vägen. I vår granskning vill vi i huvudsak se att det finns övergripande anvisningar för bokslutsprocessen (som beskriver syfte och respektive moment i processen), att det finns rutinbeskrivningar för komplexa moment samt att det finns någon form av checklista där ansvar och tidpunkt för slutförande framgår tydligt. För kommentarer kopplat specifikt till ansvarsfördelning, se efterföljande avsnitt. Vi har inhämtat och granskat den dokumentation Mjölby kommun har som grund för bokslutsarbetet och det finns ett flertal dokument som syftar till att skapa en kontrollerad och enhetlig process. På övergripande nivå finns en bokslutsanvisning, med instruktioner för års- och delårsbokslut. Detta dokument innehåller en övergripande tidplan för bokslutet samt aktiviteter som skall utföras ute i verksamheten. Det innehåller även en detaljerad ansvarsfördelning gällande ansvar för kontoavstämningar. Dokumentet skickas ut till samtliga ekonomer och assistenter på förvaltningarna och ska fungera som instruktion för delår- och årsbokslut. Kopplat till dessa dokument finns rutinbeskrivningar för enskilda rutiner/delmoment. För ekonomienhetens säkerställande av att alla moment utförs finns en checklista, där ekonomienhetens moment i delårs- respektive årsslut framgår, fördelat per ansvarig person. 3.3.1. Vår kommentar och bedömning Vår bedömning är att det finns beskrivande dokumentation framtagen som syftar till att kvalitetssäkra processen samt att verka för ett enhetligt arbetssätt. Enligt de samtal vi haft med ekonomer och ekonomiassistenter på ekonomienheten samt förvaltningarna uppfattas det som tydligt vad som ska göras i boksluten och att anvisningarna är ett bra stöd i arbetet. Vad vi saknade till viss del är en sammanhållande avstämning av att alla uppgifter blir gjorda, att man centralt på ekonomienheten checkar av och dokumenterar att samtliga moment blir utförda ute på förvaltningarna samt på ekonomienheten. Detta är viktigt för att skapa en trygghet i att alla viktiga moment blir utförda och att det finns dokumenterat vem som ska göra och även har gjort vad. Under granskningen noterades följande observation, som presenteras i tabellen nedan: Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 6 av 12

Ref. Observation Rekommendation 3.3 #1 Checklista för bokslutsarbetet Vi har vid vår granskning noterat att en checklista för ekonomienhetens moment finns framtagen, men att en total checklista för bokslutsarbetet saknas. Den totala checklistan bör innefatta alla aktiviteter, vem som är ansvarig samt att utförda moment prickas av. Listan bör innehålla deadline för olika aktiviteter och gälla för såväl de olika förvaltningarna som aktiviteter på ekonomienheten. Risk: Avsaknad av en sammahållande checklista kan innebära en risk för att viktiga moment ej utförs, samt att man ej i efterhand har dokumenterat vem som gjort vad. Prioritet: Medel Vi rekommenderar Mjölby kommun att se över möjligheten att ta fram en total checklista, med åtkomst även för förvaltningarna för signatur av utförda aktiviteter. 3.4. Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga? För att säkerställa att viktiga moment utförs är en tydlig och väl kommunicerad ansvarsfördelning viktig. Ett bokslut innehåller många olika moment, som utförs av många olika personer, moment som även kan vara beroende av varandra. Det är viktigt att ansvar som delas ut tas emot, samt att gränssnitt vid överlämningar är tydligt definierade. Roller och ansvar för Mjölby kommun i samband med bokslut framgår till viss del av de olika dokument som framgår av avsnitt 3.3. För ekonomer ute i verksamheten finns de årsslutsanvisningar som går ut från ekonomienheten, där det framgår vilka moment som ska utföras på förvaltningarna. Det finns även en detaljerad ansvarsfördelning gällande avstämning av balanskonton, vem som i samband med bokslut ansvarar för avstämning av vilka konton. Detta i syfte att säkerställa att inga konton missas i den avstämning som görs. För ekonomienheten finns utöver dessa anvisningar en checklista för bokslutsrutinerna, där ansvaret för respektive moment framgår. Uppfattningen på ekonomienheten samt förvaltningarna är att det är tydligt vad som ska göras och vilket ansvar som ligger på respektive part. Det finns dock oklarheter i ansvarsfördelningen, gällande t ex vem på respektive förvaltning som ansvarar för att alla fakturor är konterade och attesterade i samband med bokslut. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 7 av 12

3.4.1. Vår kommentar och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att ansvaret till viss del finns beskrivet och kommunicerat i de dokument som granskats. Det finns dock utvecklingsmöjligheter vad gäller att tydliggöra gränssnitten mellan ekonomienheten och respektive förvaltning, vad som ska göras av ekonomer/assistenter ute i verksamheten samt var ekonomienheten tar över. En checklista av det slag som åsyftas i punkt 3.3 skulle ge en större tydlighet i ansvarsområden och deadlines, samt skapa ett dokumenterat ansvar i och med att utföraren själv signerar utfört moment. Ref. Observation Rekommendation 3.4 #1 Tydlighet i ansvarsfördelning Vår granskning tyder på att det finns viss förbättringspotential gällande tydliggörandet och dokumentationen av ansvarsfördelningen vid bokslutsarbetet. Vi rekommenderar att en total checklista enligt punkt 3.3 ovan arbetas fram, där ansvar tydligt framgår samt där utförda moment signeras. Risk: Risken vid otydlig ansvarsfördelning är att moment ej blir utförda, eller att moment utförs dubbelt vilket skapar onödigt merarbete i processen. Prioritet: Medel 3.5. Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet? Kontinuerlig utveckling och förbättring är viktigt för att uppnå en mer effektiv och säker hantering, men även för att följa med i förändringar som styrs av yttre faktorer (som t ex förändringar i regelverk och förordningar eller förändrade omvärldskrav). Ekonomienheten på Mjölby kommun har ekonomiträffar 4-5 gånger per år där ekonomienheten samt ekonomer ute på förvaltningarna deltar. Dessa möten har som syfte att lyfta frågor och förbättringsförslag för att effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen. Utöver det finns specifika arbetsplatsträffar, som också är ett forum för förbättringsarbete. På ekonomienheten hålls även ett avslutsmöte efter genomfört årsbokslut, där bokslutets genomförande diskuteras och eventuella förbättringsområden tas upp. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 8 av 12

3.5.1. Vår kommentar och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att det finns en hantering för kontinuerlig förbättring av bokslutsarbetet på ekonomienheten, men att det saknas på verksamhetsnivå. Ekonomiträffarna ger en kontinuitet i utvecklingsarbetet och gör att det finns ett forum där eventuella brister eller frågeställningar kan tas upp, men det finns inget specifikt förbättringsarbete kopplat till boksluten som innefattar även förvaltningsekonomer och assistenter. Det skulle öka möjligheten för medverkande i processen att komma med synpunkter och bidra till processens utveckling. Ref. Observation Rekommendation 3.5 #1 Forum för kontinuerlig utveckling Vår granskning tyder på att det förbättringsarbete som utförs kopplat till bokslutsarbetet kan utvecklas för att även innefatta synpunkter och förbättringsförslag från ekonomer och assistenter ute på förvaltningarna. Risk: Ett utökad förbättringsarbete ger större möjligheter att kvalitetssäkra och effektivisera bokslutsprocessen Prioritet: Låg Vi rekommenderar att ett forum för förbättringsarbete kopplat till bokslutsprocessen införs, där såväl ekonomienheten som ansvariga ute i verksamheten kan diskutera förbättringsområden. Detta för att få en helhetssyn på processen och dess utveckling. 3.6. Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering? För den centrala ekonomihanteringen används en lösning från Raindance, med funktionalitet för huvudbok, reskontra, anläggningsredovisning samt kassahantering. Till det finns ett scannings- och workflowsystem som är integrerat med ekonomisystemet, för en säker och effektiv hantering av leverantörsfakturor. För styrning, beslutsstöd och uppföljning används ett verktyg kallat Frågor & Analys, där såväl ekonomienhet som andra beslutsfattare i verksamheten har åtkomst. Förvaltningarna i sin tur använder olika försystem som föder ekonomisystemet med information, främst vad gäller kundfakturering. Ekonomienheten och förvaltningarnas egen uppfattning är att de har system som stödjer deras arbetssätt på ett bra sätt och i och med införandet av Frågor & Analys har de även bra uppföljningsmöjligheter. Samma sak gäller om man tittar specifikt på bokslutshanteringen. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 9 av 12

3.6.1. Vår kommentar och bedömning Vår bedömning är att det systemstöd som används på ett bra sätt stödjer bokslutsprocessen, samt att det finns grund för en säker hantering i systemet. De överföringar som sker mellan system stäms av och det föreligger ingen förhöjd risk för fel gällande fullständighet och riktighet i redovisningen. Det finns även uppföljningsmöjligheter med verktyget Frågor & analys, vilket används som beslutsstöd. 3.7. Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet? Att kontinuerligt utföra avstämnings- och kontrollåtgärder i det löpande redovisningsarbetet är viktigt för att underlätta arbetet vid bokslut och skapa mer tid till specifika bokslutsåtgärder. Arbetet med att söka orsaker till eventuella differenser och avvikelser försvåras ju längre de blir liggande, varför kontinuerlig avstämning är att föredra i den mån det är möjligt. Det finns i de instruktioner vi tagit del av inga anvisningar vad gäller hur det löpande redovisningsarbetet ska hanteras, i syfte att hålla redovisningen uppdaterad samt underlätta arbetet vid delårs- och årsbokslut. Det finns ej heller instruktioner kopplade till de månadsstängningar som görs, vilka konton som bör stämmas av eller andra aktiviteter som bör utföras i samband med månadsbryt. Mjölby kommun stänger redovisningsperioder månadsvis, men har inget månadsbokslut i form av fastställda avstämningar eller andra aktiviteter som ska utföras av ekonomienheten och förvaltningarna kopplat till stängningen av perioden. Genom våra intervjuer kan vi dock konstatera att löpande insatser utförs i viss utsträckning, i form av avstämningar av centrala balanskonton och kontering/attest av leverantörsfakturor. Det finns dock inga direktiv som reglerar vad som ska utföras. 3.7.1. Vår kommentar och bedömning Vår bedömning är att det finns en bra grund för bokslutsarbetet i det löpande redovisningsarbetet, men att det finns utvecklingspotential gällande instruktioner och anvisningar kopplat till vad som ska och bör utföras kontinuerligt och i samband med månadsstängningar. Det finns fördelar med att mer gå mot att ha en form av bokslut även vid månadsslut, vilket ger ett mer rättvisande resultat på månadsbasis och som följd av detta bättre underlag för styrning och kontroll av verksamheten. Detta är dock något som Mjölby kommun ska väga mot den extra insats som krävs för att administrera ett månadsbokslut. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 10 av 12

Ref. Observation Rekommendation 3.7 #1 Anvisningar för löpande redovisningsarbete Vår har i vår granskning noterat att det ej finns instruktioner eller direktiv som reglerar vilka avstämnings- och uppföljningsmoment som ska utföras löpande samt vid månadsstängning, på ekonomienhet och på respektive förvaltning. Risk: Avsaknad av dokumenterade instruktioner och direktiv kan göra att det uppfattas som otydligt gällande vilka aktiviteter som ska utföras. Det kan leda till en ineffektivitet då fokus läggs på fel aktiviter och att viktiga uppgifter ej utförs alls. Prioritet: Medel Vi rekommenderar ekonomienheten ser över möjligheten ge tydligare instruktioner och direktiv kring det löpande redovisningsarbetet, vad gäller att göra avstämningar kontinuerligt. I förlängningen skulle detta även kunna leda till att en form av månadsbokslut genomförs, i det fall nyttan med detta är större än insatsen. Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 11 av 12

Linköping 2013-12-02 Martin Westholm Projektledare Håkan Lindahl Uppdragsledare Bokslutsprocessen - Mjölby kommun 12 av 12