Innehåll SYSTEM... - 5 - ANVÄNDARE OCH RÄTTIGHETER... - 6 - Användare aktiva... - 6 - Ändra egna användaruppgifter... - 7 - Registrera användare... - 8-1. Användarlista... - 8 - Skapa ny användare... - 8-2. Basuppgifter... - 10-3. Grupper... - 11-4. Rättigheter... - 13-5. Adressuppgifter... - 13-6. Kncern... - 13-7. Skapa... - 14-8. Övrigt... - 15-9. Infrmatinsgrupper... - 16 - ALLMÄNNA SIDOREGISTER OCH INSTÄLLNINGAR... - 17 - Företagsuppgifter... - 17 - Inställningar för löpnummer... - 18 - Registreringsmallar... - 18-1. Fliken mallar... - 18-2. Fliken inställningar... - 21 - Inställningar för sökbjekt... - 22 - Sidregister... - 23 - ADR-kder... - 23 - Avgiftskder... - 23 - Avrundningsmallar... - 23 - Anläggningsavtal... - 23 - Attestnivåer... - 23 - Beställningsmdell... - 23 - Bankreferenser... - 23 - Betalningssätt... - 23 - Betalningsvillkr... - 24 - BIC-kder... - 24 - Enhetskder... - 24 - Kundaktivitet... - 24 - Internetuppkpplingar... - 24 - Kundgrupp... - 24 - Lagerkder... - 24 - Leveranskd... - 24 - Leveranssätt... - 24 - Mmskder... - 25 - Mmsredvisningskder... - 25 - Nyckeltalskd... - 25 - Objekt... - 25 - Objekttyper... - 25 - Prjekt... - 25 - Prjektkategri... - 25 - - 1 -
Resultatenhet... - 25 - Serie... - 25 - Statustyper... - 26 - Styrkder... - 26 - Systemhändelser... - 26 - Systemstatus... - 26 - Tidplaneringstyp... - 26 - UNRNR-kder... - 26 - Valutr... - 26 - Varningar... - 26 - Zner... - 27 - IMPORT / EXPORTHANTERING... - 27 - Imprt/Exprtmallar... - 27 - Ändra... - 27 - XML-Attribut... - 29 - Skapa nytt... - 29 - Redigera XML-Schema... - 31 - Överföringslgg... - 32 - Kntrllera imprt... - 32 - Filinläsningslgg... - 33 - REGISTERHANTERING... - 33 - Registervård... - 33 - Skapa företag... - 34 - Systemlggen... - 35 - UTSKRIFTSCENTRAL OCH BLANKETTER... - 36 - Rapprthantering... - 36 - Rapprtinställningar... - 36 - Ändra / Skapa ny... - 37 - Kpiera... - 37 - Ta brt... - 37 - Redigera mallar... - 38 - Urval / Skriv ut... - 38 - SQL Inställningar... - 38 - Skapa ny /Ändra... - 39 - Kpiera... - 40 - Ta brt... - 40 - Tidstyrda rapprter... - 41 - Redigera mallar.... - 41 - Ta brt... - 41 - Kpiera... - 41 - Urval / Skriv ut... - 41 - Kör i rapprtserver... - 42 - Se lgg... - 42 - Ändra / Skapa ny... - 42 - Schemaläggning... - 43 - Destinatin... - 44 - Utskrift till skrivare... - 44 - Spara sm fil... - 45 - Skicka e-pst... - 46 - Rapprtserver... - 47 - - 2 -
Blanketter... - 48 - Elektrniska Blanketter... - 51 - Skapa / ändra utskriftskder... - 51 - Skapa / ändra blankettexter... - 53 - Villkrsstyrning av blanketter med hjälp av blankettexter... - 54 - Skapa / ändra språk för blanketter... - 58 - Dkumenthanteraren... - 58 - GRUNDINSTÄLLNINGAR... - 59 - BLANKETTER / RAPPORTER / DOKUMENT... - 59 - Blankettinställningar... - 59 - Databaser till blankett... - 59 - Dkumenthantering... - 60 - Sökvägar... - 62 - Dkumentkatalg... - 62 - Mallar för nya filer... - 63 - Mallkatalger... - 64 - Prefix... - 65 - Qlikview kppling... - 65 - Rapprter... - 65 - Rapprtinställningar... - 66 - Felmeddelanden i klartext... - 66 - Systemrapprter... - 67 - Redigeringsfönstret... - 67 - Standardblanketter... - 67 - Textinställningar... - 67 - SYSTEM... - 68 - Administrativa inställningar... - 68 - Avrundningar, ytr ch summr... - 68 - Bransch... - 68 - Delsystem aktiverade... - 68 - Imprt / Exprt... - 68 - AddMbile... - 69 - EDI... - 69 - Inköp ch fakturr... - 69 - EDIFact... - 70 - XML... - 71 - Entrecm... - 71 - Handdatr... - 72 - Anpassa texter... - 72 - epcket 5 ch 6.... - 74 - Inställningar... - 74 - Regler... - 75 - Intern överföring... - 76 - Feltexter... - 76 - Inköpsrder... - 76 - Kunder... - 76 - Order... - 77 - Texter... - 78 - XML-Server... - 79 - Mallar... - 80 - - 3 -
Texter... - 81 - Mms... - 81 - Natinella inställningar... - 81 - Serieinställningar... - 83 - Kntinställningar... - 84 - Anbudsfakturering... - 84 - Butik... - 85 - Grundsystem... - 85 - Leverantörsreskntra... - 87 - Lön... - 87 - Material... - 90 - Valuta... - 90 - Systeminställningar... - 90 - CTI Tapi... - 90 - Ringegenskaper... - 91 - E-pst... - 91 - Felhantering... - 91 - Handdatr för inventering... - 92 - Hjälpmallar... - 92 - Tid & lön... - 93 - Kalkylatrn... - 94 - Layut ch färger... - 94 - Färgsättning av söklistr... - 95 - Ljud... - 96 - Mallinställningar... - 96 - Markeringar... - 96 - Prestanda ch klcka... - 97 - Rapprtinställningar... - 97 - Sidregister... - 98 - Skrivbrd... - 98 - SMS Kntuppgifter... - 99 - SQL Server... - 99 - Replikering... - 99 - Sql server anslutning för dkumentatin... - 99 - Texter... - 100 - Säkerhet/Rättigheter... - 101 - Kppling till Windwsinlggning... - 102 - Säkerhetskpiering... - 102 - Söklista... - 102 - Sökvägar.... - 103 - Tangenter... - 104 - Utskrifter... - 104 - Visning av externa filer... - 104 - - 4 -
System I Entrés systeminställningar kan anpassningar göras sm på många sätt underlättar arbetsflödet i aktuellt företag. Då dessa inställningar i hög grad påverkar Entrés beteende rekmmenderas att man först är nga insatt i de arbetsflöden sm finns i aktuellt företag. Då Entré är nyinstallerat är många av de inställningar sm nämns på förhand inställda på sina rekmmenderade värden. Exempel på funktiner under System / Utskriftscentral & Blanketter Skapa användare. Lägga till blanketter. Ställa in standardblanketter. Ändra inställning för lgtyper på blanketter ch rapprter. Ändra ledtexter på blanketter. Lgg för filöverföring. Inställning av lika kntn. Upplägg av lika scheman för integratin med andra system. Dkumenthantering. Rapprtserver - 5 -
Användare ch rättigheter Användare aktiva I detta fönster visas de användare sm just för stunden är inlggade i Entré. Du kmmer även åt detta fönster via menyalternativet Arkiv -> Användare aktiva i den övre delen av fönstret. Bilden visar t.ex. när användaren sist var inlggad när de senast var aktiva ch vilken rutin de jbbade i. Se alla. Via denna kryssruta visas alla användare sm tidigare varit inlggade i Entré. Kasta ut alla. Denna knapp är endast aktiv då man är inlggad sm systemadministratör. Avsikten med knappen är att efter ett avbrtt kunna avaktivera samtliga användare så att de kan lgga in igen. Kasta ut. Denna knapp är endast aktiv då man är inlggad sm systemadministratör. Avsikten med knappen är att m en användare fått ett avbrtt när de varit inlggade (t.ex. varit fjärranslutna ch fått ett avbrtt) kunna avaktivera den användaren så att de kan lgga in igen. Uppdatera. Denna knapp uppdaterar listan. Låter man bilden vara så uppdateras listan var 5:e sekund. - 6 -
Ändra egna användaruppgifter Då Entré styrs mycket av rättigheter kan det vara vanskligt att tillåta att den vanlige användaren får tillgång till System. Denna rutin är till för att ge en användare möjlighet att själv kunna ändra sina egna persnuppgifter sm t.ex. lösenrd, adress ch telefn. Du kmmer även åt detta fönster via menyalternativet Arkiv -> Ändra egna användaruppgifter. Lösenrd. Här kan användaren prva samt byta lösenrd på sig själv. För att byta lösenrd kan man antingen skriva i det nya lösenrdet ch trycka Enter eller använda knappen Byt. För att prva det nya lösenrdet används knappen Prva. För att styra hur lösenrdet är uppbyggt kan inställning 2342 Krav på att blanda siffrr ch bkstäver i lösenrd samt 2343 Minsta längd för lösenrd användas. Ersättare i attest av fakturr. Om man i Entré använder regelbaserat attestflöde ch på sin Attestgrupp satt en ersättare kan man via denna del ange under vilken tid sm ersättaren skall vara aktiv. Se handbken för leverantörsreskntra för närmare inblick i detta. - 7 -
Registrera användare I denna rutin administreras alla användare sm ska ha tillgång till Entré ch Entré Prtal/Entré Mbilwebb. Rutinen är indelad i lika flikar sm innehåller inställningar för användaren. 1. Användarlista Skapa ny användare - 8 -
Det finns fyra typer av användare: Användare Nrmal användare sm skall ha till gång till Entré. Grupp En användargrupp kan innehålla flera användare sm ska ha samma rättigheter etc. Se nedan 3.Grupper. Entrecm Användare i Entré Prtal/Entré Mbilwebb. Dessa användare kan inte lgga in i Entré utan endast i Entré Prtal/Entré Mbilwebb. Det är bligatriskt att kppla sådana användare till ett Anställningsid i persnregistret. Därför måste man först lägga upp persnen i persnregistret innan man kan lägga upp användaren. Rapprtserver Denna typ av användare får endast lgga in i Entré rapprtserver. Nrmalt ska man inte skapa denna användare själv utan det gör Entré Rapprtserver autmatiskt m den inte finns upplagd. - 9 -
2. Basuppgifter Kntnamn i nätverket. Via inställning 2953 Grupp sm användare ska vara medlem i samt 2955 Dmän sm aktiv Windwsanvändare ska vara inlggad i kan man styra att användare i Windws-nätverket även läggs upp sm användare i Entré. Kntt sm finns i nätverket visas då här. Autmatisk inlggning. Om en användare alltid ska lgga in i samma blag kan man ange det här. Lösenrd. Här kan användaren prva samt byta lösenrd på sig själv. För att byta lösenrd kan man antingen skriva i det nya lösenrdet ch trycka Enter eller använda knappen Byt. För att prva det nya lösenrdet används knappen Prva. För att styra hur lösenrdet är uppbyggt kan inställning 2342 Krav på att blanda siffrr ch bkstäver i lösenrd samt 2343 Minsta längd för lösenrd användas. Systemadministratör. För att kunna ändra rättigheter i trädet ch på knappar måste man vara inlggad sm systemadministratör. Genm att ange ett lösenrd i detta fält kan användaren lgga in sm systemadministratör via menyvalet Hjälp. Mall för layut. För att underlätta skapandet av användare sm skall ha samma layut på fönster ch i listr kan man här ange en användare från vilket inställningar kan hämtas. Genm att klicka på knappen Hämta får man välja vad sm ska hämtas. Exempel kan vara att man gör i rdning en användare sm man alltid använder då nya anställda ska läggas upp. Om man sen ändrar på mallanvändaren kan detta hämtas in på nytt - 10 -
på användaren genm att åter klicka på Hämta. För att rensa skärm ch layutinställningar på en användare klickar man på knappen Rensa. Språk. Entré har från ch med versin 4.7 stöd för flera språk. Genm att ange en språk kd i detta fält kmmer Entré autmatiskt att byta till detta språk när användaren lggar in. Typsnitt. Här kan anges vilket typsnitt sm Entré ska använda då aktuell användare lggar in. Spara tangentintryckningar. Denna inställning gör att Entré autmatiskt kan föreslå rd ch siffrr sm tidigare använts. Alfabetisk. Detta val ger förslag i bkstavsrdning på rd sm tidigare använts. Mest använda. Ger en lista på rd baserat srterad på de mest använda. Senast använda. Ger en lista på rd med det senaste använda rdet först. Httracking. Med htrack höjs texten i lika fält upp när muspekaren passerar över fältet. Det gör det lättare att se var muspekaren befinner sig. Grundrättigheter. Här anger du användarens grundrättighet. Varje funktin ch fält i Entré kan tilldelas en rättighetsnivå. 0 är lägsta ch 5 högsta rättighet. Sm systemadministratör tilldelar du delsystem, menyval, funktiner, knappar ch fält lika rättighetsnivåer. Mer m rättigheter läser du i Entré handbken Allmänt. Hanterar systemfrågr: Detta skall tilldelas den persn sm är systemansvarig för Entré på ditt företag. Vid uppdateringar.d. körs exempelvis Uppdateringsassistenten endast när denna persn lggar in. Spärrad, ingen lgin i Entré: Detta kan du ange på användaren m denna endast skall användas sm t.ex. referenspersn på rder/faktura. Spärrad i aktuellt företag: Om du har flera företag i kan lika persner spärras för åtkmst till detta företag. Visas i företag: Med denna inställning kan man välja att dölja användare när sökning görs för t.ex. referenspersn i rder. 3. Grupper För att slippa sätta separata rättigheter på varje användare kan man skapa grupper. Varje grupp kan tilldelas unika rättigheter sm medlemmarna i gruppen sen ärver. - 11 -
Gruppmedlemskap kmmer från nätverket. Om man kpplat en grupp i Entré till en grupp i nätverket kam man genm att kryssa i denna ruta tala m att medlemmarna i nätverksgruppen även ska vara medlem i gruppen i Entré. - 12 -
4. Rättigheter Här kan du öka eller minska användarens generella rättigheter per delsystem. I klumnen System visas vilken rättighetsnivå Entré kräver för att användarens skall se menyvalet. Ändra. Klicka på ändra för att byta rättighet på aktuell rad. Öka / Minska. Använd dessa knappar för att justera radens rättighetsnivå. Observera att du ch ditt företag själva kan bestämma vilken nivå sm skall krävas av varje delsystem i Entré. Sm systemadministratör kan du höja systemets krav på åtkmst i exempelvis Redvisning. 5. Adressuppgifter Används för att redigera användarens kntaktuppgifter. 6. Kncern Denna flik är endast aktiv då Entré körs i filial läge. - 13 -
Filial. Ange standardfilial för den aktuella användaren. Generella rättigheter. Här anges vad sm ska visas avsett vilken filial sm persnen är inlggad i. Företagsunika rättigheter. Här kan anges per filial vad respektive användare ska ha rättighet att se. Observera att detta kan bli en kmplex hantering ch kräver sm regel en mfattande förstudie. 7. Skapa För att t.ex. hindra en användare från att skapa vissa saker i Entré kan man använda inställningarna på denna flik för att styra detta. Exempel: Då det på många ställen i Entré kan skapas kunder. Om man då via den traditinella rättighetssättningen ville stppa en användare från att lägga upp nya kunder var man tvungen att på varje knapp sm skapade ny kund lägga en rättighet sm var högre än användarens rättighet. Genm att istället ändra Rättighet att utföra för vald del i bilden nedan kan detta styras på ett smidigare sätt. - 14 -
8. Övrigt Attestnivå. En attestnivå styr hur stra belpp sm en användare får attestera eller kreditera. Se avsnittet Sidregister för en närmare inblick i detta. Attestering. Här anges vilka regler sm gäller för användaren vad gäller attestering. Kan attestera fakturr. Användaren kan attestera fakturr Visa antal fakturr att attestera eller granska vid start. Detta val är grundförslag då nya användare skapas. Om användaren har fakturr att attestera eller granska så visas det i samband med inlggning i Entré. Kan ej attestera fakturr. Om användaren har denna inställning kan persnen inte användas i samband med attestering. Visa antal fakturr att granska vid uppstart. Ger möjlighet att gå till granskning av fakturr direkt vi inlggning. Se handbken m leverantörsreskntran för närmare infrmatin. Nivå för att visa varningar. I Entré kan man skapa varningar m vissa specifika händelser inte skett. T.ex. kan man lägga upp en varning att fakturajurnalen inte körts. Varningen får då en nivå. Genm att sen sätta en nivå på användaren kan man då styra att den persnen bara ser varningar med minst det angivna värdet. Imprtera artiklar. Om man vill att en specifik användare skall vara ansvarig för prisinläsningen kan man ange det här. Det innebär att när användaren lggar in i Entré så kntrllerar Entré m det finns en pris fil att läsa in. Detta förutsätter att man i prisinläsningsmallen kryssat i inställningen Kntrllera autmatiskt vid inlggning.. Imprtera EDI/ Order. Anger m kntrll av imprt ska ske med autmatik när användaren är inlggad. När denna funktin är aktiverad så startar fönstret Kntrllera imprt i vilket man får klicka på knappen Kntrllera inkmmande EDI ch rder. Intervallet för kntrllerna anges i inställning 2129. Avaktiverat. Aktiverad visa inga meddelanden. Aktiverad visa meddelanden. - 15 -
I Entré finns även en lösning där en egen prgramvara, Xmlserver, kan stå för inläsningen. Detta är smidigare eftersm det inte blir så persnbundet. Inställningar. E-pst. Denna inställning överrider grundinställning 2621 sm anger den generella e-pst adressen när mail skickas från Entré via SMTP. Resultatenhet. Detta hämtas till rder sm grundförslag när användaren skapar en rder förutsatt att annan märkning inte angetts på rdern. Objekt. Detta hämtas till rder sm grundförslag när användaren skapar en rder förutsatt att annan märkning inte angetts på rdern. Prjekt. Detta hämtas till rder sm grundförslag när användaren skapar en rder förutsatt att annan märkning inte angetts på rdern. Ordertyp. Denna rdertyp föreslås autmatiskt när inlggad användare skapar ny rder. Anställningsid. Anger vilket anställningsid sm den inlggade användaren har. SMTP inlggning Användarnamn. Detta användarnamn överrider grundinställning 2622. Lösenrd. Detta användarnamn överrider grundinställning 2623. Skicka kpia till. Då man mailar från Entré kan man via denna inställning ckså ange att en kpia samtidigt ska skickas till angiven e-pst adress. 9. Infrmatinsgrupper Denna inställning avgör vilken infrmatin sm ska visas i Entrés nyhetsfönster. - 16 -
Allmänna sidregister ch inställningar Företagsuppgifter Då Entré är nyinstallerat alternativ att man skapat ett nytt företag ska uppgifter nedan fyllas i. Det sm fylls i under avsnitt 1, 2, 3 ch 4 används i utskrifter av blanketter samt annan extern kmmunikatin. BIC (Swift). Om det är så att man vill ha BIC kd angiven på sina blankettutskrifter så ska detta anges här. Bic-kd läggs upp under Sidregister Redigera (Bankreferens). Om det är så att man vill ha IBAN kntt angiven på sina blankettutskrifter så ska detta anges här genm att man lägger upp en bankreferens. Via knappen redigera kan IBAN kntt läggas upp. Leveransadresser. Via denna knapp kan flera leveransadresser skapas. Om grundinställning 3115 är satt till på kan adresserna även vara tillgängliga i materialplaneringen. Egen knapp (Larm_gr). Denna knapp blir synlig m grundinställning 3137 fylls i med en mall av typen Företagsuppgifter. Den används framför allt när Entré kör i branschen larm där flera lika certifikat ch medlemsnummer måste sparas ch skrivas ut i samband med intyg. - 17 -
Inställningar för löpnummer Då Entré är nyinstallerat eller då ett nytt företag lagt upp kan man i denna bild ange vilka startnummer sm ska användas för bland annat kunder ch rder. Inställning för nästa nummer på rder kan även kntrlleras via rdertypen. I faktureringen kan även fakturaserien bestämma första nummer. Registreringsmallar 1. Fliken mallar Entrés registreringsmallar är ett unikt ch smart sätt för dig ch ditt företag att styra användaren till att lägga upp riktiga ch adekvata uppgifter i lika register i Entré. I registreringsmallen anger du vilka uppgifter, på exempelvis dina kunder eller rder, sm användaren måste registrera. Du kan ckså ange att systemet skall föreslå lika grundvärden i registreringsmallen. Detta kan exempelvis vara att betalningsvillkr ftast skall vara 15 dagar eller att en speciell prislista skall användas för en viss rdertyp. Mallarna är även unika per företag. Det finns en rad inställningar där mallar kan anges. För att t.ex. kppla en mall till rder så ska detta anges under flik 3 på rdertypen. - 18 -
Visa mallar för I denna del finns möjlighet att filtrera de mallar sm ska visas i listan. Knappar Skapa ny. Denna knapp används för att skapa en ny registreringsmall. Eftersm mallarna är unika per delsystem så måste man veta vilken typ av mall sm kan användas var när man skapar en ny mall. Det finns två typer av mallar sm kan hanteras. Registrering. Dessa mallar användas för löpande registrering i Entré. Rapprturval. Mallar av denna typ används för att styra urvalet i Entrés rapprtserver. Kpiera. Kpiera den mall sm är markerad. Ta brt. Tar brt markerad mall från listan. OBS! Ingen kntrll sker att mallen inte används. Grupper. I Entré finns möjlighet att skapa grupper där flera registreringsmallar kan kpplas till samma grupp. Utskrift. Skriver ut samtliga mallgrupper ch deras innehåll. Byt sida. Växlar sida till inställningar. Skapa ny. Skapar ny mallgrupp Ta brt. Tar brt aktuell mallgrupp Fliken inställningar - 19 -
Ändra. Gör det möjligt att sätta den rdningsföljd sm de lika mallarna i mall gruppen ska presenters. Ordning. Sätter den rdningsföljd sm mallen ska ha inm gruppen. Visa mall typ i flikrubriken visas typen av mall inm parantes med rubriken. Kpplas till rderns anläggningsdel. Om mallen avser typ Lgg till serviceanläggning, Serviceanläggning 1 eller Serviceanläggning 2 ska denna ruta kryssas i. Kpplas till rderns prjekt. Om mallen avser typ Lgg till serviceanläggning, Serviceanläggning 1 eller Serviceanläggning 2 ska denna ruta kryssas i. När mallen öppnas hämtas alla lggar på anläggningsdelen sm har samma prjekt sm rdern. Lägg till. Lägg till mall i mallgrupp. Ta brt. Tar brt mall från mallgruppen. Imprtera. Om man i ett blag exprterat en mall till en zip-fil kan denna fil imprteras. Exprtera. Exprterar aktuell mall till en zip-fil sm sen kan imprteras via knappen Imprt. Utskrift. Skriver ut alla mallar ch dess innehåll. Regler. Då man sen tidigare i mallar kunnat styra m ett fält måste fyllas i eller har detta endast gällt ett fält. Regler innebär att man numera även kan sätta att en kmbinatin av fält i mallen ska hanteras på ett på förhand definierat sätt. Ändra Skapa ny. Det finns 5 lika typer av regler sm kan skapas. Ej aktiv. Regeln är för tillfället inte aktiv. Enkelt sätt att stänga av regeln tillfälligt. Alla måste fyllas i. Alla fält sm ingår i regeln måste fyllas i. Minst en måste fyllas i. Åtminstne ett regelsatt fält måste fyllas i. Endast en får fyllas i. Detta betyder att endast en av de regelsatta fälten får fyllas i. Du kan dck spara utan att fylla i någn. Måste fylla i endast en. En utav de regelsatta fälten MÅSTE fyllas i. Det kan t.ex. vara att du angivit 2 valfält (kryssrutr) där bara en får vara ifylld. - 20 -
Kpiera. Kpiera en regel till en annan. Ta brt. Tar brt upplagd regel. Fält sm ingår i regel. Ändra. Ändrar ett kpplat fält till ett annat. Lägg till. Kpplar fält i mallen till aktuell regel. Ta brt. Tar brt fält sm kpplats till regeln. Rättigheter. Detta innebär att man kan hämta rättigheterna från en viss frm så att frmens rättigheter appliceras på mallens fält. Det vill säga att m man t.ex. i rderbilden satt en rättighet på fältet leveransdatum kan den rättigheten även gälla mtsvarande fält i mallen. Du söker på frmer via F3. Detta kräver att man är väl insatt i Entré rättighetshantering. Rubriker. Då en mall kpplas till en grundinställning (t.ex. 1294, Mall nummer 1 i kundbild ) kan man via denna inställning sätta vilken text sm knappen för mallen ska ha. Då mallen visas kan man även här ange en rubrik sm alltid visas högst upp i mallen. I rubriken kan vanlig text anges men det finns även möjlighet att hämta tabellvärden via användandet av {} funktinen, exempel {kunder.namn}. Användandet av {} kräver inblick i Entrés databasstruktur för att kunna användas. 2. Fliken inställningar 3. Fält i mallen. I denna del visas de fält sm går att välja i aktuell mall. Genm att klicka i rutan Hanteras i denna mall under avsnitt 5 så har fältet lagts till mallen. För att se de fält sm finns i mallen ska man kryssa i rutan hanteras i denna mall i den nedre delen av bilden. Om man är inlggad sm systemadministratör kan man genm att kryssa i rutan Visa fält även se fältnamnet i Entré. 4. Beskrivning. Visar fältnamn samt databasbeskrivning av aktuellt fält - 21 -
5. Inställningar Hanteras i denna mall anger att fältet ska användas i mallen. Användaren ska fylla i detta fält, måste väljas för att fältet ska vara synligt vid användningen av mallen (t.ex. vid rderregistrering). Fältet får inte lämnas tmt, gör fältet tvingande för användaren. Använd alternativ kntrll. Denna inställning används i mallar av typen Lgg i serviceanläggning ch innebär att på fält för hantering av val kan en alternativ kntrll användas med tre alternativ Utförd, Ej utförd samt Ej aktuell. Intervall vid rapprturval. Om ett fält i en mall av typen rapprturval ska mtsvara ett intervallurval ska denna ruta kryssas i. Srteringsbar vid rapprtutskrifter. Om ett fält i en mall av typen rapprturval ska vara ett srteringsalternativ i samband med utskriften ska denna ruta kryssas i. Rättighetsnivå för att se. Anger vilken rättighetsnivå sm användaren behöver för att se detta fält. Rättighetsnivå för att ändra. Anger vilken rättighetsnivå sm användaren behöver för att ändra detta fält. 6. Dialg Om man vill ersätta den autmatiska texten för mallfältet kan detta ändras här. 7. Egen rubrik före För att bättre strukturera en mall kan man här ange en rubrik sm läggs vanför det aktuella fältet i mallen. Det kan t.ex. vara en instruktin för hur fältet ska fyllas i. I rubriken kan vanlig text anges men det finns även möjlighet att hämta tabellvärden via användandet av {} funktinen, exempel {kunder.namn}. Användandet av {} kräver inblick i Entrés databasstruktur för att kunna användas. 8. Grundvärde. För varje fält kan anges ett grundvärde sm autmatiskt föreslås när mallen öppnas. Inställningar för sökbjekt För att ytterligare kunna anpassa Entré kan man i denna rutin ändra text på lika begrepp i Entré. Önskar man t.ex. att Resultatenhet ska kallas för Kstnadsställe kan den anpassningen göras här. - 22 -
Sidregister ADR-kder Adr-kder används främst för märkning vid transprt av farligt gds. Detta, tillsammans med Unnr-kd, skrivs ut på gdsdeklaratinen. Avgiftskder Avgiftskder används för att skapa t.ex. Faktureringsavgifter. På avgiftskden anges lika intervall för vilka lika avgifter kan ställs in. Under reskntraknappen i kundbilden kan detta ställas in för att användas vid fakturering mt kunden. För att undanta anbud-, acntrder ch lyftplansfakturr från avgiftskden måste man på avgiftskden ange detta. Om man vill att avgiftskden även ska inkludera kredit-, kntant- samt räntefakturr måste detta ställas in på avgiftskden. Avrundningsmallar Denna funktin används i de fall man vill avrunda artiklarnas utpris. Se handbken för artiklar för en närmare inblick. Anläggningsavtal På en beställning kan ett anläggningsavtal kpplas. Detta avtal kan sedan gå med i samband med att beställningen skickas elektrniskt eller via fax. Attestnivåer Attestnivåer kan kpplas på användaren i Entré för att t.ex. begränsa strleken på belpp att attestera eller kreditera. Beställningsmdell På artiklar i lagerregistret kan en beställningsmdell anges. Detta innebär att m en artikel angivits med beställningspunkt ch önskat antal kan man via en beställningsmdell bestämma prcentuell avvikelse för årets månader. Detta förutsätter att inställning för lagerhantering (19) samt inställning för att ta hänsyn till beställningspunkt vid inköp (1832) är påslagna. Bankreferenser Då betalningar ska ske till utlandet måste mttagarens bankreferens läggas upp på leverantören. Se handbken för leverantörsreskntra för vidare infrmatin m detta. Betalningssätt Då Entré är nyinstallerat finns ett antal betalningssätt upplagda för att hantera bl.a. leverantörsbetalningar, löneutbetalningar samt lika betalningar i Entrés kassamdul. Om det skulle behövas kan man här skapa nya. - 23 -
Betalningsvillkr Via denna funktin kan man skapa ch ställa in lika betalningssätt sm sedan kan användas på kunder ch leverantörer. Möjlighet finns att på samma betalningssätt ha lika betalningsdagar på vanliga fakturr ch räntefakturr. Det är även inställningen på betalningssättet sm styr m ränta ch krav ska tillåtas på de kunder sm har betalningssättet angivet. BIC-kder Här kan man lägga upp BIC-kder för användning vid betalning till utlandet via Bankgir utlandsbetalning eller via SEPA-frmatet. Enhetskder Se handbken m artiklar för närmare upplysning m hur enhetskder kan användas. Kundaktivitet Kundaktiviteter används främst i anläggningsregistret för att styra ch planera lika peridiska serviceintervall på anläggningar. Se handbken för serviceanläggningar samt rder för hur detta bäst kan användas. Internetuppkpplingar För att Entré ska kunna kmmunicera med andra system t.ex. för att hämta en prisfil från EIO måste det finnas kpplingar mt dessa system. Under denna funktin skapas ch underhålls dessa kpplingar. Kundgrupp Detta används till att bättre strukturera de kunder sm finns upplagda i Entré. Se handbken m kunder för närmare upplysning m detta. Lagerkder Om man i Entré valt att hantera sitt lager kan man via lagerkder bättre strukturera sina artiklar. Vid inventering ch vid utskrift av lagerlistr kan då detta användas sm urval. Leveranskd En leveranskd används tillsammans med EDI-beställningar för att infrmera leverantören m vilken leveransadress m gäller. Leveranssätt I rder samt på beställningar kan man under Kund/Leverans ange en leveranskd. Exempel på leveranskd kan vara t.ex. DHL. När en leveranskd skapas kan man på den ange en avgift sm skall tas ut när leveranskden används. I rder tas detta ut via frakt på fakturan. Då leveranssätt används i beställningar kan en prcentuell hemtagningskstnad eller tull läggas på beställningen. - 24 -
Mmskder Inställningar för prcentsatser för mms jämte kntering av mms i fakturering ch leverantörsreskntra. Mmsredvisningskder Kder sm används i mmsrapprten. Observera att dessa levereras enligt Skatteverkets regler ch ändringar skall därför nrmalt aldrig göras i av dessa kder i denna rutin. Nyckeltalskd Nyckeltalskder används för att indela kntn i lika grupper så att detta kan användas i lika redvisningsrapprter. Se handbken för redvisning för vidare infrmatin m hur detta används. Objekt Denna rutin visar de bjekt sm finns upplagda sm knteringsbegrepp i Entré. Objekt kan skapa i denna rutin eller läggas upp med autmatik då rder skapas med prjekt. Detta förutsätter att inställning 2357 är påslagen. Om man i en registreringsmall anger ett bjekt sm inte finns får man även möjlighet att lägga upp detta. Objekttyper I integratin med andra system kan man ibland behöva kda m de knteringsbegrepp sm finns i Entré så att detta skickas krrekt till det mttagande systemet. Vid nyleverans av Entré finns följande upplagt. 1= Resultatenhet, 2=Prjekt ch 3=Objekt. Prjekt Denna rutin visar de prjekt sm finns upplagda sm knteringsbegrepp i Entré. Om man har Entrés prjektstyrning administrerar man sina prjekt från den mdulen. Prjektkategri Prjektkategrier är en funktinalitet för att indela prjekt sm sedan kan användas sm urval vid utskrift av prjektlistr. I handbken för Entrés prjektstyrning finns en närmare beskrivning av hur detta används. Resultatenhet Denna rutin visar de resultatenheter sm finns upplagda sm knteringsbegrepp i Entré. Om man jbbar med regelbaserad attest av leverantörsfakturr kan man på varje resultatenhet ange vem sm är attestansvarig ch på så vis styra fakturaflödet. Serie Alla transaktiner i Entré skapas med serie ch verifikatinsnummer. Varje transaktinstyp såsm leverantörsfakturr, kundfakturr, tidregistrering, löneavräkning mm kan ha en egen serie. På detta sätt underlättas urval, spårning ch utskrifter. Se avsnittet m seriehantering i handbken för redvisning. - 25 -
Statustyper Statustyper används för att kppla ihp ett antal systemstatusar. En statustyp kan sen kpplas på en rdertyp för att bestämma vilka systemstatusar rdertypen kan ha. Styrkder För att styra en kvittskrivare i butiken används lika styrkder. Berende på typ av kvittskrivare kan lika beteenden läggas upp. Exempel på kder kan vara klipp av papper ch öppna kassalådan vid kvittavslut. Vid nyinstallatin av Entré finns ett antal kder upplagda. I den dkumentatin sm följer med skrivaren bör de kder finnas sm gäller för just er skrivare. Systemhändelser I Entrés rderhantering mtsvarar varje mment på en rder en systemhändelse. En systemhändelse kan sedan kpplas till en status. Detta gör det möjligt att skapa arbetsflöden i vilket man ser vari flödet en rder befinner sig. Se handbken för rder för en närmare beskrivning av hur detta används. Systemstatus En systemstatus används för att beskriva var i arbetsflödet en rder befinner sig. Vanligtvis sätta en status med autmatik av en systemhändelse, t.ex. Ny rder skapad, men kan även sättas manuellt. Se handbken för rder för en närmare beskrivning av hur detta kan används. Tidplaneringstyp I Entrés rdersystem finns det möjlighet att planera när rder ska utföras samt av vem. För att då skapa en bra översikt bör lika typer av planerad tid visas med lika färger, detta styr man från tidplaneringstyper. UNRNR-kder UNnr-kder används främst för märkning vid transprt av farligt gds. Detta, tillsammans med Adr-kd, skrivs ut på gdsdeklaratinen. Valutr I Entré kan man både på kund ch leverantörssidan använda lika valutr. I denna rutin finns de valutr sm är upplagda i Entré ch det är ckså här sm ändring av kurser ska göras. I grundinställningar (354, 355 samt 356) finns det möjlighet att ange kntn för hantering av valuta. Varningar I Entré finns det möjlighet att skapa varningar när vissa händelser inte inträffat. Om t.ex. en fakturajurnal inte körts på ett tag kan man ställa in att ett mail ska skickas till ansvarig persn. Varningar kan även ställas till en viss nivå så att endast användare med en viss nivå ser varningarna. I avsnittet m användarregistret visas var detta fylls i på användaren. - 26 -
Zner För att lättare kunna planera aktiviteter sm skapats i Entré för att t.ex. utföra en peridisk service så kan kunderna delas in i lika zner. En zn kan t.ex. var ett gegrafiskt mråde sm är planerat utifrån gegrafisk tillgänglighet snarare än rt ch pstnummer. Imprt / Exprthantering Imprt/Exprtmallar I Entré kan affärsunderlag exprteras ch imprteras via EDI-Fact eller XML. Eftersm lika affärspartner kan använda lika strukturer så använder Entré scheman för hur underlaget ska tlkas ch data knverteras. När Entré läser en XML-fil så läses den uppifrån ch ner ch för varje tagg sm hittas så söks mtsvarande tagg upp i exprtschemat. Ändra Under Ändra kan XML-schema kmpletteras med uppgifter m det är exprt eller imprt, transprtmedia, internetkälla samt filnamn. Samma schema kan användas både för imprt ch exprt. - 27 -
Kpplat till detta företag. Här anges till vilket företag i Entré sm schemat ska höra till. Delsystem. Anger vilket delsystem sm schemat avser. Transprtmedia anger hur filer transprteras vid exprt ch imprt. Fildelning: Fil skapa eller läses från en tillgänglig katalg i aktuell installatin. E-pst: Den datr sm utför imprt eller exprt har en e-psttjänst installerad. För exprt skickas aktuell fil med i ett e-brev till angiven mttagare i schemat. För imprt bevakas inkrgen ch inkmmande e-brev jämförs med angivna ämnen ch avsändare enligt schemat. FTP: Exprt sker till aktuell Internetuppkppling. Internetuppkpplingar skapas ch underhålls i Entré för alla funktiner sm skickar ch tar emt underlag från Internet. Se separat funktinsbeskrivning. Sök leverantör med Organisatinsnummer eller Vårt kundnummer. Denna inställning anger hur Entré ska identifiera vilken leverantör i Entré leverantörsregister sm filen kmmer från. Internetuppkpplingar anger vart eller varifrån en fil på Internet eller i det lkala filsystemet ska hämtas eller skickas. Inställningar för Internetuppkpplingar redigeras under systemnden i menyträdet. Fast kpplad till leverantör. Här kan en fast kppling göras så att filer sm läses in alltid kpplar mt angiven leverantör. Tillåter EDI-faktura utan beställning anger m aktuellt schema ska hantera direktfakturr, utan förekmmen EDI beställning. Det förekmmer att leverantörer skickar EDI fakturr även för material sm tas från hämtlager. - 28 -
Skapa inköpsrder från rdererkännande. gör så att det i efterhand skapas en inköpsrder från underlaget i fakturan. Inköpsrder är det enda sparade underlag sm det i efterhand går att söka i för statistik. Spara rdernummer sm prjekt i imprt. Används inte. Typ av inköpsrder kpplar inköpsrdertyp till skapade inköpsrder från direktfakturr. Kvittens inläst faktura. Om leverantörsfakturr blivit inlästa med ett schema där även denna inställning gjrts så kmmer en kvittensfil att skapas (kräver eget schema) i samband med att leverantörsfakturajurnalen körs. Web Services. Används inte. Exprtera ändringar autmatiskt från Xmlservern. Genm att klicka i denna ruta så kmmer exprt via Xmlservern att ske autmatiskt när någn uppgift på t.ex. en leverantör ändras. Funktinen är implementerad i leverantörsregistret samt i kntplanen. Eget intervall för exprtera ändringar. Här anges med vilket intervall sm exprt skall ske. Anges ingenting så sker exprten 1 gång per dygn. Inledande huvudtag anger vad huvudsegmentet i XML filen ska kallas. En XML struktur innehåller segment med återkmmande strukturer. Det första segmentet ramar in hela filens innehåll. I detta fall skulle <Fakturr> inleda ch avsluta datasegmentet i filen. Filnamn ska anges med sökväg. Sökvägen kan vara relativ till aktuell installatin eller exakt. Den kan dessutm innehålla referens till en systemvariabel för att skapa dynamiska filnamn. Om filnamnet ska innehålla t.ex. datum anges {date()} eller {datetime()} för både datum ch tid. Unikt filnamn per underlag. Då exprtschemat avser beställning ar eller kundfakturr kan man via denna ruta ange att en fil ska skapas per underlag. I detta fall är det viktigt att filnamnet anges krrekt så att inte samma filnamn skrivs över hela tiden. E-Pst adress för exprt samt Ämne i e-pst används inte längre. XML-Attribut Via denna knapp kan inställningar göras för att justera vilken teckentabell sm schemat ska använda samt bestämma hur Namespace ska användas på raderna i schemat. Skapa nytt - 29 -
Namn är en beskrivande text för schemat sm hjälp användaren att identifiera dess funktin. Kpiera från är ett hjälpmedel för att snabbt skapa nya scheman med befintliga sm mall. Välj schema sm mall genm att ange det nummer sm varje schema får autmatiskt eller genm att söka med F3 eller med klick på förstringsglaset. Typ bestämmer schemats funktin. Typ går endast att ange då schemat skapas, det går inte att ändra i ett befintligt schema eftersm ett XMl-schema innehåller rader sm beskriver varje s.k. nds kppling medan EDI-Fact endast har en grundbeskrivning. Delsystem bestämmer var schemat är aktivt. Beskrivning kan innehålla en mera detaljerad infrmatin m schemats funktin sm hjälper administratören att förstå ch underhålla det. - 30 -
Redigera XML-Schema XML-Schema innehåller kppling mellan nder i XML ch datafält i Entré. En nd i XML skapas ch läses kpplat till det segment sm det ingår i. Segmenten mtsvarar fta ett register i Entré. Exempel på XML-meddelande leverantörsfaktura (Hantverksdata frmatet). <?xml versin="1.0" encding="iso-8859-1" standalne="yes"?> - <!-- Created by Entre (http://www.hantverksdata.se)--> - <Faktura> - <Huvud> - <MeddelandeHuvud> <SaljareID>HDATA</SaljareID> <MeddelandeTyp>INVOICE</MeddelandeTyp> <MeddelandeDatum>2008-04-03</MeddelandeDatum> </MeddelandeHuvud> - <Fakturainf> <Fakturadatum>2008-11-20</Fakturadatum> <Fakturanummer>121212</Fakturanummer> <EntreBestOrderNummer>1278</EntreBestOrderNummer> <FljesedelNummer>12782333</FljesedelNummer> <FakturaTyp>0</FakturaTyp> <PlusGir>322511-1</PlusGir> <BankGir>5312-1212</BankGir> <Valuta>SEK</Valuta> <Frfalldatum>2008-12-20</Frfalldatum> <Betalningsvillkr>30</Betalningsvillkr> <Leveransdatum>2008-11-20</Leveransdatum> <FakturaInfText>Dröjsmålsränta 15%</FakturaInfText> <Prjekt>10019</Prjekt> <EntreKundOrdernummer>12345</EntreKundOrdernummer> <Marke>Märke 10019</Marke> <Inf>Märke 10019</Inf> </Fakturainf> SäljareID INVOICE Datum för EDI-meddelandet Fakturadatum, Obligatriskt Fakturanummer, Obligatriskt Beställningsnummer i Entré. Detta lämnas tmt m beställning ej gjrts elektrniskt från Entré. Säljarens följesedelnummer 0=Debet 1=Kredit, Obligatrisk Säljarens plusgir, Obligatrisk Säljarens bankgir, Obligatrisk Fakturans valuta Fakturans förfalldatum, Obligatrisk Betalningsvillkr, Obligatrisk Leveransdatum Fakturatext Prjektnummer till fakturan, Obligatriskt. (8 tkn) Ordernummer i Entré för vidaredebitering i Entré. Om Entrékunden använder vidaredebitering i Entré så är detta fält bligatriskt. Gdsmärkning (30 tkn) Fakturainf (mem-field) - 31 -
- <Kpare> <Kundnummer>989898</Kundnummer> Köparens kundnummer hs säljaren. Används i Entré för att rätt leverantör ska kpplas, Obligatrisk. Köparens referens, Obligatrisk. <Bestallare>Bertil Larssn</Bestallare> - <LeveransAdress> Adress dit varrna levererats, Obligatrisk. <LevFretag>Hans Anderssns Livs</LevFretag> <LevAdress>Strgatan 32</LevAdress> <LevPstadress>Farsta</LevPstadress> <LevPstnr>123 34</LevPstnr> </LeveransAdress> </Kpare> - <Saljare> Säljarens adressuppgifter, Obligatrisk <SaljOrgNummer>SE551111111301</SaljOrgNummer> <SaljFretag>Hantverksdata</SaljFretag> <SaljAdress>Vendevägen 85B</SaljAdress> <SaljKntakt>Anders Anderssn</SaljKntakt> <SaljTele>08-47 37 000</SaljTele> <SaljFax>08-47 37 050</SaljFax> <SaljPstnr>182 54</SaljPstnr> <SaljPstadress>DJURSHOLM</SaljPstadress> <SaljLand>SE</SaljLand> <SaljVATNummer>SE551111111301</SaljVATNummer> </Saljare> </Huvud> <FakturaRader> <EntreRadId>1</EntreRadId> <SaljareRadId>1</SaljareRadId> <RadStatus>01</RadStatus> <KpareArtikelnr>7533527</KpareArtikelnr> <SaljareArtikelnr>7533527</SaljareArtikelnr> <SaljareArtikelText>NEPTUNE 001 UK</SaljareArtikelText> <SaljareArtikelText2></SaljareArtikelText2> <SaljareArtikelText3></SaljareArtikelText3> <Antal>2.00</Antal> <Pris>420.00</Pris> <Nettpris>420.00</Nettpris> <Frpackning>M</Frpackning> <Rabatt></Rabatt > <ExtraRabatt></ExtraRabatt > <Mmssats></Mmssats> <Radsumma>840.00</Radsumma> </FakturaRader> - <FakturaFt> <Fakturasumma>1231.25</Fakturasumma> <Mmsunderlag>985.00</Mmsunderlag> <Mms>246.25</Mms> <Oren>-0.25</Oren> <OvrigtFalt1</OvrigtFalt1> <OvrigtFalt2></OvrigtFalt2> <OvrigtFalt3></OvrigtFalt3> <OvrigtFalt4></OvrigtFalt4> <OvrigtFalt5></OvrigtFalt5> </FakturaFt> </Faktura> Obligatrisk Obligatrisk Obligatrisk Obligatrisk Unikt rad ID. Obligatriskt. Vid beställning sm ej gjrts direkt från Entré så kan värdet i SaljareRadId användas. Säljarens rad ID Status 01=Fullt levererad, 02=Ändrad, 03=Annullerad Köparens artikelnummer Säljarens artikelnummer, Obligatrisk (25tkn) Text, (mem-field) Text2, (mem-field) Text3 (50tkn) Fakturerat antal, Obligatrisk. Grssistpris, Obligatrisk. Nettpris Förpackning Rabatt Extra Rabatt Prcentsats för mms Summa inkl rabatt, Obligatrisk. Summa inkl. mms, Obligatrisk. Summa exkl. mms, Obligatrisk. Mms, Obligatrisk. Öresavrundning, Obligatrisk. 5 fält för extra fakturainfrmatin. T.ex. EDI-rabatt, Bnus etc. Fältet är numeriskt. Överföringslgg I denna funktin visas de elektrniska underlag sm imprterats i Entré. Det kan röra sig m rderbekräftelser på skickade beställningar eller imprterade EDI-fakturr. Denna lgg finns även tillgängligt från fönstret EDI-underlag samt sök i beställningsregistret via knappen Inläsningslgg Kntrllera imprt Denna funktin används i första hand då man bygger ett nytt imprtschema ch vill tvinga in en imprt av ett edi-underlag. - 32 -
Filinläsningslgg Denna lgg visar filer sm imprterats ch sm inte baseras på ett imprtschema sm skapats i rutinen Imprt/Exprtmallar. Registerhantering Registervård Entrés registervård har flera underhållsfunktiner: Vid registervård görs en s.k. mindexering av alla pster i registret. Vid mindexering görs 4 saker: Alla register uppdateras med ny struktur. Om ett fält har tillkmmit i kundregistret tar registervården autmatiskt hand m detta ch uppdaterar alla pster i kundregistret. Nya register skapas ch placeras antingen i företaget eller gemensamt berende på inställning i databes. Nya indexnycklar skapas. Ett trasigt eller felaktigt indexregister kan innebära felmeddelanden eller t.ex. att systemet ej hittar rätt pst vid sökning. Brttagna pster raderas definitivt. Pster sm tas brt i Entré kan återhämtas så länge sm registervård EJ är körd. Ett register med många raderade pster kan göra systemet långsamt. Samma kntrll sm görs vid uppdatering. Omindexering sker ej på alla register, endast på uppdaterade register. Reparera används för att prva att reparera trasiga register. Lagringsplats innebär att man kan styra m registret skall vara företagsunikt eller gemensamt. Obs! Tänk efter innan. Vissa register bör abslut stanna där vi föreslagit dm. Tänk även på relaterade register. Flyttar man t.ex. eilist, bör man ckså flytta eipris mm. - 33 -
Skapa företag Denna rutin används till att skapa ch ta brt företag i Entré. Tänk på att detta endast bör göras av persner med en str inblick i Entré datastruktur samt inställningsmöjligheter. OBS! När du skapar nytt företag så kmmer du att välja register sm ska kpieras från det företag du är inlggad i. Det är därför extremt viktigt att du är inlggad i rätt företag när du skapar företaget. I följande bild har du möjlighet att ange namn på det nya företaget samt välja hur bkföringsåret ska löpa. För att underlätta skapandet har ett antal markeringar gjrts för att ange vad sm kmmer att kpieras till det nya företaget. Om man inte är extremt bevandrad i Entrés registeruppbyggnad så ska man inte ändra de föreslagna markeringarna. - 34 -
Systemlggen Alla viktiga händelser ch felmeddelanden lggförs löpande i ett separat register i Entré. Sm systemansvarig är det bra m du då ch då kntrllerar systemlggen i syfte att underhålla systemet. I systemlggen kan enkelt ta fram exempelvis alla rder sm en viss persn har tagit brt. Du kan ckså e-psta ett eventuellt felmeddelande till Hantverksdatas supprt m du har fått störningar i systemet. I systemlggen finns det flera flikar sm mtsvarar lika varianter av lggning 1. Denna lgg är den sm är mest vanlig att man använder. Här lggas alla ändringar av grundinställningar, felmeddelanden, viktig infrmatin (t.ex. m man ändrar inställning på en rdertyp eller byter namn på prjekt). Genm att göra kmbinatiner av urval i den övre delen av bilden kan fel ch ändringar plckas fram ch analyseras. Rapprtera: Denna knapp används för att i efterhand skicka rader i lggen till Hantverksdatas E-ärende hantering. 2. Om Entrés XML-server är uppsatt att vid ett visst tidsintervall Imprtera ch exprtera data visas den trafiken under denna flik. 3. Entrés XML-server skapar varje dagen en ny lggfil i mappen Entre\Xmlserverlgg\ ch man kan då via denna flik öppna en lgg för att granska den. 4. Används inte. 5. I samband med att Entré uppdateras ch en registerkntrll genmförs skapas en lggfil i mappen Entre\Systemlgg\ sm kan öppnas under denna flik. 6. Den trafik sm går via EntreCm visas under denna flik. - 35 -
Utskriftscentral ch blanketter Rapprthantering Under respektive mdul i Entré finns sm standard ett antal rapprter upplagda för t.ex. kundlistr, rderlistr ch fakturalistr. Sm ett kmplement till detta finns en funktin i Entré för att med utgångspunkt från standardrapprter ch registreringsmallar skapa rapprter med fasta eller sparade villkr ch urval. De rapprter sm läggs upp på detta vis kan även via Entrés Rapprtserver köras på förutbestämda tider, frmat ch exprt kan även ställas in för respektive rapprt. Rapprtserver är en egen mdul sm kräver en licens. Den startas sm ett eget prgram sm utför de rapprter sm lagts upp för schemaläggning. Rapprthantering utan schemaläggning ch exprtmöjlighet ingår i grundlicensen för Entré. Rapprtservern är gemensam för alla företag i en installatin. Den startas i samma katalg sm Entré från en datr sm är inlggad i nätverket ch har en Entréklient installerad. Rapprtinställningar En rapprt sm tas ut via direkt utskrift eller via tidstyrning använder samma underlag sm övriga rapprter i Entré. Det betyder att listan med underlag för Rapprtinställningar till rapprterna redan innehåller aktuell installatins alla rapprter. För att en rapprt ska gå att skriva att använda krävs att den kpplas dels mt en SQL-inställning ch dels mt en Urvalsmall. Listan på rapprter i aktuell installatin är kmpletterad med urvalsmall ch SQL inställning för att utgöra underlag för Tidstyrda rapprter. De rapprter sm saknar urvalsmall är inte tillgängliga för dynamiska rapprter. - 36 -
Ändra / Skapa ny Namn. Namn på den rapprt sm ska läggas upp. Beskrivning. Närmare beskrivning av rapprtens innehåll. Filnamn. Filnamn kpplar en Crystal rapprt. I detta fall en fil sm lagras i Entrés rapprtkatalg i underkatalgen Fakturering. SQL Inställning. För att skapa ett underlag till rapprter används standard SQL syntax. Med Entré levereras en grunduppsättning SQL inställningar sm kan användas med Entrés standard rapprter. Via knappen SQL-Inställningar i bilden för rapprtinställningar kan egna SQL-urval skapas. För att kunna använda detta måste man ha grundkunskaper i SQL samt kännedm m Entrés databaser. Standard-urvalsmall kpplar en registreringsmall till rapprten sm används för dialg med urval i samband med utskrift. Om schemaläggs till Entrés Rapprtservern kan dessutm urvalet från registreringsmallen sparas. Se avsnittet för mallar tidigare i detta dkument. Rättighetsnivå är kpplad till respektive användares rättighet. De ger möjlighet att skapa rapprter sm endast kan användas av användare med en viss rättighetsnivå. I Rapprtservern tas ingen hänsyn till rättigheter. Den sm har rättighet till rapprten kan schemalägga den i Rapprtservern. När den väl finns där kmmer den att utföras enligt plan. Etikettutskrift. De rapprter sm skrivs ut sm etiketter har ett tillägg för att ange antal kpir. I dialgen vid utskrift från listan med dynamiska rapprter finns för dessa rapprter med möjligheten att ange antal kpir. Detta värde sparas sedan med resten av urvalet för Rapprtservern. Bekräfta antal vid utskrift visar antal pster innan rapprten skapas. Att bekräfta antal är bra för att säkerställa att ett urval från en str databas får önskad effekt innan utskriften startas. Detta gäller endast då rapprten skrivs ut direkt. I Rapprtservern finns ingen dialg. Där skapas alla rapprter direkt utan frågr ch varningar. Kpiera Den aktuella rapprt sm markören står på i listan kan kpieras. Då skapas en ny rad med samma värden sm den aktuella förutm namnet sm sparas sm Kpia av Ta brt Det är viktigt att tänka på att listan på rapprter inte enbart används till Dynamiska rapprter, utan är ckså underlag för vanliga rapprtutskrifter i Entré. En rapprt sm tas brt tas endast brt i registret, Crystal rapprten i rapprtkatalgen lämnas rörd. - 37 -
Redigera mallar Leder till fönstret för att redigera mallar. Se avsnittet m mallredigering. Urval / Skriv ut Via denna knapp kan aktuell rapprt skrivas ut. Om man har licens för Entrés rapprtserver kan även en schemaläggning av rapprten göras. SQL Inställningar För att skapa ett underlag till rapprter används standard SQL syntax. Sm tidigare nämnts levereras en grunduppsättning SQL inställningar sm kan användas med Entrés standard rapprter. I detta avsnitt visas hur man skapar en egen inställning. För att kunna använda detta måste man ha grundkunskaper i SQL samt väldigt gd kännedm m Entrés databaser. Listan på SQL Inställningar sm levereras till standardrapprter. Visar aktuell SQL inställnings utfrmning. Visar vilka rapprter sm använder aktuell SQL inställning. En rapprt skapas fta från ett underlag sm hämtas från flera lika databaser, eftersm Entré är uppbyggt på relatinsdatabaser. Det betyder att datastrukturen för t.ex. en kund är fördelad på flera register, där grunduppgifter, kntaktpersner, leveransadresser m.fl. lagras. SQL är en standard för att ta fram data ur databaser. Entré använder databaser sm stöder denna standard. Den sm har kunskaper i SQL kan i princip skapa alla önskade underlag från data sm finns lagrat i Entré. - 38 -
Skapa ny /Ändra En SQL Inställning är uppdelad i 3 huvuddelar Select-fält, specificerar vilka datafält sm ska ingå i underlaget. Villkr, anger fasta villkr för vilka data sm ska ingå. Jin-villkr, anger vilka andra databaser sm underlaget ska hämtas från. Namn ch beskrivning för att underlätta identifikatinen. Namn på databas sm Crystal Reprt använder till rapprten. En fil med detta namn kmmer att skapas i Windws temp katalg. Urvalsmallen kpplar en registreringsmall. Den avgör ckså vilken databas sm SQL selecten arbetar med. Vissa rapprter ska skapa extra underlag. Ofta innehåller dessa speciella beräkningar enligt Entrés affärsregler. SQL syntax för val av fält. Villkr för jin i SQL syntax. Crystal-Dbf anger filnamnet för underlaget sm skapas i rapprtunderlag i Entré. Extra underlag kan kpplas till specifika rapprter. Några är endast till för att underlätta sådant sm vre svårare att skapa med SQL select, medan andra är rena interna beräkningar med inbyggda affärsregler sm inte går att skapa med enbart SQL-selecter. Persner. Persnuppgifter innehåller många uppgifter sm är tidsbundna. Dessa kmmer från andra databaser sm relateras till den anställdes identitet, aktuellt datum ch ackumulerad arbetstid. Dessa uppgifter beräknas genm att kppla Persner till SQL Inställningen. Dessutm skapas flera extra rapprtdatabaser med uppgifter m aktuella lönepriser, skatt, skulder, scheman, påminnelser samt kntaktpersner. - 39 -
Prjekt Beräkningen av prjektuppgifter är en kmplex funktin sm styrs av flera installatinsunika inställningar. Genm att kppla Prjekt till SQL Inställningen utförs denna beräkning på underlaget. Underlaget blir då identiskt med det underlag sm skapas från utskrift från Prjektlistr i Entré. Resultat ch balansrapprt Beräkningen av underlag till resultat ch balansrapprter är en kmplex funktin sm styrs av flera installatinsunika inställningar. Genm att kppla Resultat ch balansrapprter till SQL Inställningen utförs denna beräkning på underlaget. Underlaget blir då identiskt med det underlag sm skapas från utskrift från Balans / Resultatrapprt i Entré. Leverantörsfakturaknteringar Vid utskrift av leverantörsfakturr ger val att detta extra underlag ett separat underlag med tillhörande knteringar. Kpiera Den aktuella SQL-inställningen sm markören står på i listan kan kpieras. Då skapas en ny rad med samma värden sm den aktuella förutm namnet sm sparas sm Kpia av Ta brt Detta tar brt den SQL-Inställning sm markören står på i listan. En SQL-inställning sm är kpplad till en rapprt kan inte tas brt. - 40 -
Tidstyrda rapprter Rapprter under tidstyrda rapprter skapas från rapprter sm har urvalsmallar ch SQL inställningar i Rapprtinställningar. Namn ch beskrivning är unikt för Dynamiska rapprter. Infrmatin m aktuell rapprt innehåller beskrivning samt schemaläggning. Listan visar aktuella rapprter enligt 1. Urval. Val av Företag sätts autmatiskt alltid till aktuellt företag ch angiven Ägare sparas unikt för varje inlggad användare sm gör ett val. Övriga urval är alltid nllställda från början ch kan användas för att underlätta sökande efter önskad rapprt. Redigera mallar. Detta leder direkt till redigering av registreringsmallar. Tänk på att alla mallar är gemensamma, en ändring i en mall för urval i Tidstyrda rapprter ändrar ckså på dialgen m mallen används i övriga Entré. Det kan vara en bra idé att skapa unika registreringsmallar för urval i Tidstyrda rapprter. Ta brt Tar brt en tidstyrd rapprt från listan. Kpiera Kpierar en tidstyrd rapprt till en ny rad. Urval / Skriv ut Skriver ut aktuell tidstyrd rapprt direkt. Via detta val kan även det urval sm görs sparas så att urvalet kan återanvändas. - 41 -
Kör i rapprtserver Meddelar rapprtservern att aktuell rapprt ska köras. Se lgg Visar den lgg sm Rapprtservern uppdaterar. Ändra / Skapa ny Unikt namn ch beskrivande text för Dynamiska rapprter Aktiv visar m rapprten ska hanteras av Rapprtserver. Tillhörighet avser typ av registreringsmall ch anges för varje tidstyrd rapprt för att kunna välja en rapprt från rapprtinställningarna med en urvalsmall av samma typ. Rapprt är den kpplade rapprten från rapprtinställningar. Om Tillhörighet är vald kan man söka ch ändra kpplad rapprt, även för befintliga tidstyrd rapprter. Sökväg visar var den kpplade rapprten finns lagrad. Rapprtbeskrivning är den beskrivande text sm angetts under rapprtinställningar. Det är samma text sm visas då rapprten används för vanlig rapprtutskrift i Entré. - 42 -
Urvalsmall är den kpplade registreringsmallen sm används för urval vid utskrift. Mallen är unikt sparad i tidstyrda rapprter, den mall sm anges under rapprtinställningar används endast då man skapar en ny tidstyrd rapprt eller då man byter kpplad rapprt. De går att byta mall i en befintlig tidstyrd rapprt, fast då försvinner alla tidigare sparade urval. Extra urvalsmall 1&2 används för att bygga ut dialgen för urval, speciellt för de rapprter sm använder underlag från flera databaser, där urvalet ska mfattas av fält från lika databaser. En registreringsmall är fast kpplad till en databas ch kan därför inte ge urval för andra data än de sm finns i respektive databas. Det går ckså att kmbinera mallar från samma typ. Företag visar aktuellt företags rapprter m inget annat anges. För Rapprtservern kmmer data att hämtas från angivet företags data, medan i interaktivt läge körs alltid rapprten med aktuellt företags data, även m värdet i fältet visar annat. Ägare kan anges för varje dynamisk rapprt. Om man anger en ägare under 1. Urval kmmer endast dess rapprter att visas. Detta skapar möjlighet att använda tidstyrd rapprter individuellt för lika arbetsuppgifter. Schemaläggning Med licens för Rapprtserver kan rapprter schemaläggas. Rapprten kmmer då att utföras med önskad frekvens under en angiven giltighetstid. Återkmmande intervall anger tidpunkter per vecka, månad eller år. Återkmmande klckslag kan väljas begränsat antal tidpunkter under dygnet i en lista. Specifika tidpunkter är fasta datum ch tid sm anges i en lista. Giltighetstid begränsar återkmmande intervall till en perid. - 43 -
Destinatin Med licens för Rapprtserver kan en rapprt skapas med begränsat antal destinatiner. Varje gång rapprten utförs skickas den till alla valda destinatiner. Utskrift till skrivare En lista på skrivare sm rapprt ska skrivas till. Det är viktigt att tänka på att m Rapprtservern inte körs på samma datr sm lägger upp den tidstyrda rapprten så måste skrivare finnas installerad i Windws med samma namn på bägge datrerna för att Rapprtservern ska kunna skriva till den. Om inte namnet är identiskt söker Entré efter samma destinatin. Ett säkert sätt att få Rapprtservern att hitta rätt skrivare är att endast kryssa i Använd standardskrivare. Det förutsätter naturligtvis att datrn sm Rapprtservern kör på har önskad skrivare satt sm Standardskrivare. - 44 -
Spara sm fil Skapar precis sm det låter en fil med rapprtens innehåll. Det går att välja bland flera lika filfrmat. Filnamn anges utan ändelse, då Rapprtservern själv alltid sätter den aktuella för filfrmatet. Destinatin Detta val gör det möjligt att via t.ex. ftp skicka en rapprt till en mttagare. Katalg måste finnas tillgänglig för den datr sm Rapprtservern körs på eller så måste inlggad användare sm kör rapprtserven ha rättigheter att skapa katalgen. Det går bra att använda nätverksnamn i sökvägen, \\Server\Share\Katalg. Om destinatin finns vald så kmmer denna katalg att adderas till den katalg sm anges i Internetkällan. Autmatiskt infga tidpunkt i filnamn adderar datum ch tid till filnamnet på rader före. Med detta alternativ förkryssat kmmer det alltid att skapas en ny fil. Sparas i kalendermapp ser till att skapa en ny katalg (mapp) för varje datum. Flera rapprter kan ha detta alternativ förkryssat ch använda lika filnamn. Den första rapprten kmmer att skapa katalgen, ch de andra kmmer att använda samma katalg för rapprter sm skapas samma dag. Skapa fil även vid tm rapprt säker ställer att det alltid finns en fil. Detta är extra viktigt m rapprten skapar en HTML fil till en WEB server sm har en hyperlänk till aktuell sida. Om inte en fil skapas får man fel då man väljer länken till sidan, eller så kmmer sidan att visa gammal infrmatin m inte rapprten skriver över tidigare skapad fil med en tm ny fil. Filfrmat. Filfrmatet styrs i hög grad av vilken versin av Crystal Reprt sm är inställd (grundinställning 2600). Senare versiner av Crystal Reprt är bättre i vissa avseenden på att exprtera till t.ex. Wrd. Crystal-rapprt (rpt). En rapprt med aktuellt data sparad med i rapprt skapas. Detta kan användas t.ex. till en WEB server sm har Crystal Infrmatin Server aktiv där Crytal rapprter visas i WEB läsare. Text, TAB separerad(txt). Textfiler används t.ex. för överföring av data. En rapprt kan skapa underlag för imprt till ett annat system. En TAB separerad (ascii 9) textfil kan läsas av de flesta system. Text, ren (txt). Ren text skiljer sig från förra alternativet endast genm att den inte infgar någt separatinstecken mellan rapprtens lika fält. PDF (pdf). PDF är ett generellt filfrmat för att distribuera strukturerad infrmatin. Läsare av PDF filer finns tillgängliga utan licenskstnader. Wrd (dc). Filer i frmatet dc kan läsas av alla med Micrsft Wrd för Windws installerat. Excel 8.0 (xls). Excel versin 8 kan läsas av de flesta Micrsft Excel för Windws utm de allra äldsta. Fälten i rapprten sm är numeriska sparas i filen så att de går att beräkna. HTML 3.2 (htm). HTML är ett lämpligt frmat för att skapa underlag till WEB läsare. En rapprt med t.ex. bilder kmmer att kunna skapa många filer till i samma exprt. HTML 4.0 (htm). HTML finns i flera versiner. I skrivande stund stöds versin 3.2 ch 4.0. - 45 -
Skicka e-pst E-pst använder i första hand Micrsft MAPI. För att e-pst ska kunna skickas måste en e- psttjänst finns installerad på den datr sm kör Rapprtserver. Denna tjänst måste dessutm knfigureras så att inga säkerhetsfunktiner visar en dialg. Micrsft har med bakgrund av att virus använder e-pst, frtsatt att bygga in säkerhetsrutiner kring prgram sm skickar e-pst. Till är en lista på alla e-pstadresser sm aktuell rapprt ska skickas till. Mttagare i klartext visar en förklarande text för den sm administrerar Rapprtservern. Rubrik sparas sm rubrik för e-pstmeddelandet. Meddelande sparas sm innehåll i e-pstmeddelandet. Bifga ej fil gör så att rapprten inte bifgas med i e-psten Skicka även vid tm rapprt ser till att e-pst alltid skickas vid varje rapprttillfälle, även då inget underlag finns tillgängligt att rapprter. Filfrmat används på samma sätt sm i mtsvarande stycke Spara sm fil van. Rapprtens innehåll sparas i en fil enligt valt filfrmat ch bifgas till e-pstmeddelandet. - 46 -
Rapprtserver Rapprtserver.exe startas i samma katalg sm Entre.exe. Den måste startas på en datr sm har klienten för Entré installerad samt en användare inlggad med rättighet att köra Entré. Dess enda uppgift är att utföra de rapprter sm schemalagts i Dynamiska Rapprter. Autmatisk mstart efter 24 timmar ch knappen mstart är till för att säkerställa att inte enskilda rapprter sm är felaktigt knstruerade ska stppa andra rapprter. Om Crystal Reprt skapar ett fel i samband med rapprtering så startas Rapprtservern m autmatiskt ch aktuell rapprt sätts i karantän. Pausa kan användas för att tillfälligt hindra att nya rapprter skapas, för att t.ex. justera en skrivare e.d. Utför ger möjlighet att prvköra en rapprt utanför aktuellt schema. Ett gtt råd är att prvköra alla rapprter i Rapprtservern innan de får gå i kntinuerlig drift. Om Rapprtservern avslutas kmmer inga schemalagda rapprter att skapas. - 47 -
Blanketter I samband med nyinstallatin av Entré skickas ett antal standardblanketter med sm grund. De blanketter har under längre tid frmats efter kunders önskemål vilket gör att de täcker de flesta behv. Blanketterna är gjrda i rapprtverktyget Crystal Reprt ch sparade sm separata filer (.rpt). Blanketter är sm standard gemensamma för alla företag. De standardrapprter sm finns byts även ut i samband med uppdateringar m nya bra önskemål tillkmmit. Det är även vanligt att blanketter beställs ch anpassas efter kunders behv. Kundanpassade blanketter uppdateras inte med autmatik via uppdateringar. De standardblanketter sm finns ch sm Hantverksdata underhåller har en viss mån av anpassningsbarhet vad gäller texter ch layut. Se separat avsnitt m detta. Via grundinställning 1594 kan en lgga kpplas till blanketten. Lggan bör inte vara större än 9 x 3 cm för att passa i standardrapprterna Flik 1 i denna bild visar de blanketter sm finns upplagda i aktuell Entré installatin. - 48 -
Flik 2. Inställningar Utskriftstyp Här anges vilken dkument typ blanketten bygger på. Blankett. Detta avser den äldre typen av Entrés inbyggda blankettredigerare. Officedkument. Möjlighet att kppla t.ex. ett Wrd dkument sm blankett. I Wrddkumentet kan då fältkder användas för att skriva ut data från Entré. Exprtfil. Används inte. Matrisblankett från Entré DOS. Används inte. Crystalblankett. Denna typ av blanketter är den mest vanliga ch använder filer sm skapats i Crystal Reprt 8.5 för att presentera underlaget. XML-blankett. Denna typ av blankett bygger ett exprtschema, t.ex. vid exprt av fakturr till InExchange. Blanketter används i utskrift av. Här anges i vilken del av Entré sm blanketten ska användas. Välj Crystal eller Officedkument. Då blanketten avser Officedkument eller Crystalblankett väljer man i denna del att kppla aktuellt dkument. För att Officedkument ska kunna användas måste de vara upplagda i Entrés interna dkumenthanterare för att kunna användas. Ange Exprtfrmat Om exprtfil eller XML-blankett används sm typ av blankett anges exprtmallen/schemat här. - 49 -
Övriga inställningar Matrisutskrift. Används inte. Visa paketartiklar vid utskrift. I artikelstrukturer kan så kallade paketartiklar skapas. Dessa består av ett flertal artiklar sm satts ihp. Denna inställning styr m innehållet i paketartiklar ska visas på utskriften eller inte. Skapar händelse. I Entré finns det möjlighet att via händelser styra lika arbetsflöden. Genm att kppla en händelse till en blankett kmmer då händelsen att sättas vid utskrift av blanketten. Filfrmat vid exprt. Här finns möjlighet att styra en fast destinatin sm blanketten skickas till i samband med utskriften. Imprt Denna imprt gäller endast blanketter sm skapats i den äldre varianten av blankettredigerare. - 50 -
Elektrniska Blanketter Elektrniska blanketter användes tidigare för exprt av fakturaunderlag. Denna rutin är på väg brt till förmån för XML-hantering av imprter ch exprter. Skapa / ändra utskriftskder I Entré kan man i bl.a. rder lägga upp någt sm kallas för utskriftskder. Finessen med detta är att en begäran m utskrift av t.ex. rder skapar flera lika utskrifter samtidigt till lika destinatiner. Innan fönstret för utskriftskder visas måste man välja till vilket delsystem sm kden ska gälla. Klicka på knappen Ny för att skapa en ny kd. Efter att du klickat k på dialgen van visas nedan bild där du skapar en eller flera utskrifter. Exempelvis kan en utskriftskd bestå av en följesedelutskrift på lagerskrivaren samt en arbetsrderutskrift på kntret. Man kan dessutm ange antal kpir samt kppla en händelse till varje utskrift. Orderns status uppdateras då med händelsen så att man enkelt kan se på rdern att den har skrivits ut på lagret. - 51 -
Klicka på knappen Ny för att skapa nya utskrifter till denna utskriftskd. När du är klar, sparar du den nya utskriftsdialgen. Den kan nu väljas vid utskrift av rder. Obs! Då skrivarnas namn på lika datrer i ett nätverk kan vara lika är det viktigt att alla sm skall använda utskriftskden använder exakt samma namn på skrivarna. Ändring av utskriftskder kan även ske från utskriftsdialgen då en blankett ska skrivas ut. - 52 -
Skapa / ändra blankettexter Alla rapprter ch blanketter i Entré är gjrda för att kunna stödja lika språk. Blanketternas ch rapprternas samtliga ledtexter ändras i denna rutin. Det finns även vissa möjligheter att styra rapprternas layut avseende typsnitt ch färg se avsnittet nedan m villkrsstyrning. Varje delsystem i Entré har sina egna blankett- ch rapprttexter, se bild nedan. Här visas en rad för varje språk. Klicka på Redigera text för att ändra språkets ledtext. - 53 -
När du skapar en ny rubrik så skapar du ett nytt fält i underlaget RapTextuppgifter. På fältet kan du ange radlängd ch m fältet skall innehålla flera rader (skapar memfält). Fältet kan även vara av typen villkr, vilket beskrivs längre ner i detta avsnitt. Rubriken får inte innehålla tecken sm t.ex. mellanslag mm sm inte är tillåtna i fältnamn. Obs! Var uppmärksam på att de ändringar eller tillägg av fält i blankettexter innebära att du måste verifiera de kpplade databaserna i crystalrapprten. Villkrsstyrning av blanketter med hjälp av blankettexter Nedan följer en lista på de blankettvillkr sm kan appliceras på de blanketter Hantverksdata levererar i standardutförande. De blanketter sm underhålls med blankettvillkr av Hantverksdata har följande filnamn: Fakturablankett4.rpt, Lönespecifikatin 4.rpt, Beställningsblankett 4.rpt, Kvitt 4.rpt, Presenttillgd 4.rpt, Arbetsrder med anläggning.rpt, Arbetsrderblankett med tidrapprt 4.rpt, Arbetsrderblankett med slutkntrll 4.rpt, Arbetsrderblankett 4 Glas.rpt, Arbetsrderblankett 4.rpt, Orderblankett 4.rpt, Kravblankett 4.rpt, I respektive klumn visas grundvärdet, ftast På/Av. N=Villkret används Ej i aktuell blankett Villkr Inf Faktura Krav Kvitt Order Inköp Lön V_Blåfnt Detta villkr bestämmer m Av Av Av Av Av Av vissa ledtexter skall visas med blått eller svart. För att slå av (visa svart) ändra då till texten Av i språk-texter. V_Arbbeskr Detta villkr bestämmer m N N N Av N N arbetsbeskrivning ska skrivas ut på rderblanketten (bara Orderblankett 4.rpt). Arbetsbeskrivningen skrivs innan artikelraderna. För att slå på inställningen ändra då till texten På i språk-texter. V_Altadr Används för att visa kundens alternativa adress istället för kundens nrmala adress. Med denna inställning PÅ, visas adresser i följande priritet: På På N Av N N 1. Fakturakundens alternativa adress m sådan - 54 -
V_PGLg V_BGLg V_Girlg V_Faktnr V_Sumfnt V_Kampanj V_Prismms finns 2. Fakturakundens adress 3. Kundens alternativa adress m sådan finns 4.Kundens adress Denna inställning är sm standard På för Faktura ch Krav men Av för Order. Villkr för att visa girering med lgtyp (PG) eller med text. Ange På för att visa med lgga. Obs! Villkr V- Girlg måste vara satt till Av för att denna skall gälla. Villkr för att visa girering med lgtyp (BG) eller med text. Ange På för att visa med lgga. Obs! Villkr V- Girlg måste vara satt till Av för att denna skall gälla. Villkr för att visa girering med lgtyp (BG+PG) eller med text. Ange På för att visa med lgga. Detta villkr bestämmer m endast fakturanummer ska skrivas ut istället för serie+fakturanummer. För att slå på inställningen ändra då till texten På i språk-texter. Detta bör även göras i samma inställning vad gäller ledtexter för krav. Observera att inställningen för V_refnr överrider denna inställning. I villkret anger du den strlek på fnten sm slutsummeringen skall ha, lämnar du värdet tmt används fntstrlek 10. Med denna inställning På, visas under varje artikelrad ledtexten för Kampanj m artikeln ingår i en sådan. Giltiga alternativ är Av eller På. Med denna inställning På, visas alla summr i blanketten inklusive mms. Giltiga alternativ är Av, På - 55 - På På På På På N På På På På På N På På På På På N Av Av N N N N 10 10 10 10 10 10 Av N På Av N N Av N N (Kvitt skrivs alltid inkl Av* N N
V_Refnr V_Bakgr V_Sidft V_Ordertyp V_Kvittens V_Ränta V_Marke V_Nrmrab eller ROT. Vid ROT, skrivs mms endast på s.k. ROTfakturr. *När det gäller Order så visas rder även inklusive mms m rderns prislista är inkl mms. Detta villkr bestämmer m referensnummer ska skrivas ut istället för fakturanummer. För att slå på inställningen ändra då till texten På i språk-texter. Detta bör även göras i samma inställning vad gäller ledtexter för krav. Detta villkr bestämmer m en den grå bakgrunden ska skrivas ut eller inte. För att slå av inställningen ändra då till texten Av i språk-texter. Detta villkr bestämmer m en sidft ska skrivas ut eller inte. För att slå av inställningen ändra då till texten Av i språk-texter. Detta villkr bestämmer m Ordertypen skall skrivas sm rubrik eller inte när man skriver sm blankett "rder". Ange På för att detta skall aktiveras, vid Av visas blankettext enligt blankettval i utskriftsdialgen. Kvittensrad visas nrmalt sett bara på följesedel. Genm att ange På i text på detta villkr visas kvittens även på rder. Används för m ränta skall visas eller ej i slutsummeringen. Med denna inställning i läge På så kmmer märkestexten med på fakturaraden. Detta används mest i Glasbranschen. Med denna inställning På, visas artikelradens rabatt sm en jämförelse mellan artikeln nrmalpris ch sålt mms) Av Av N N N N På På På På På På På På På På På På N N N På N N N N N Av N N N På N N N N N På N N N N N N På N N N - 56 -
V_knt V_LevArt V_Levdatum V_GirFnt pris, med Av visas endast angiven rabattsats. Giltiga alternativ är Av eller På. Om den anställdes clearingch kntnummer skall visas på lönespecifikatin. Detta villkr bestämmer m artikelns id skall vara leverantörens artikelnummer eller standard artikelnummeridentifikatin. Ändra till På m leverantörens artikelnummer skall skrivas på inköpsrdern istället för artikelns vanliga id. Obs! Om du anger 2 så visas både artikelnr ch leverantörens artikelnr (på separat rad). Detta villkr bestämmer m artikelns leveransdatum skall skrivas per rad eller inte. Ändra till På m radens leveransdatum skall skrivas på inköpsrdern. Med villkret På skrivs ej leveransdatum i huvudet. Ändra till Av m leveransdatum ej skall visas per rad utan endast i huvudet. I villkret anger du den strlek på fnten sm girnummer skall ha, lämnar du värdet tmt används fntstrlek 7. N N N N N På N N N N Av N N N N N Av N 7 7 7 7 N N - 57 -
Skapa / ändra språk för blanketter Från versin 4.7 ch framåt är möjligheten till lika språk helt utbyggt. Detta innebär att trädet, ledtexter i fönster, sökrutr samt blanketter/rapprter nu kan visas på lika språk. I Användarregistret kan man på användaren sätta vilket språk sm användaren ska använda. När sen persnen lggar in är allt översatt till valt språk. De språk sm idag stöds visas i listan nedan. Dkumenthanteraren I Entré finns två typer av dkumenthantering. Dels den äldre mdellen där dkumenten sparades i en Entré-databas, denna öppnas i trädet via Dkumenthanteraren. Genm att slå på inställning 2498 kan en annan typ av dkumenthantering aktiveras kallad Dkumentkatalg. Då den senare av många skäl är att föredra kmmer endast den att beskrivas. Dkumentkatalg innebär att dkumenten lagras i en vanlig filstruktur på en server i nätverket. Innan man börjar använda detta bör man studeras de grundinställningar sm rör detta. I t.ex. rder kan sedan dkument kpplas till aktuell rder via knappen Dkument i rderbilden. - 58 -