Årsredovisning facknämnder Samhällsbyggnadsnämnden
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Kommunfullmäktiges övergripande verksamhets- och kvalitetsmål... 4 2.1 Infrastruktur... 4 2.2 Egen organisation... 4 3 Nämndens verksamhet 1... 5 3.1 Resultat... 5 3.2 Budgetavvikelse... 6 3.3 Verksamhetsanalys... 7 4 Kommunfullmäktiges särskilda uppdrag till nämnden... 14 4.1 Övergripande... 14 4.2 Bygglov... 14 4.3 Mark och exploatering... 15 4.4 Detaljplanering... 15 4.5 Mätning... 15 4.6 Karta... 16 4.7 Lantmäteri... 16 5 Verksamhetsmått... 17 5.1 Samhällsbyggnad... 17 6 Personal och Utveckling... 19 6.1 Personalförändringar... 19 6.2 Personalstruktur... 20 6.3 Arbetstid och frånvaro... 21 6.4 Hälsa... 21 Bilagor Bilaga 1: DB-blanketter Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 2(21)
1 Inledning var ett år som präglades av ett stort antal nyrekryteringar. Förvaltningen har haft många 40-talister och deras pensionsavgångar har bidragit till detta. Den allmänt goda konjunkturen för byggkonsultbranchen har medfört att det varit brist på utbildade ingenjörer, arkitekter, mark- och exploateringsingenjörer samt lantmätare. Trots byggkonsultbranchens goda läge har byggverksamheten i Sverige haft en kännbar nedgång. För Borås del har nedgången dock inte varit lika omfattande. Samhällsbyggnadsnämnden arbetar för närvarande med många viktiga projekt för Borås utveckling. Behovet av bostäder är fortfarande inte täckt och under har produktionen av bostadslägenheter i flerbostadshus fortsatt på en relativt hög nivå. Årets arbete har präglats av entusiasm och intensiva diskussioner om aktuella stadsbyggnadsfrågor för att nämna några exempel: Simonsland -Första etappen blev klart under året. Kv Nejlikan vid Druvefors - ca. 100 lägenheter. Höghuset nådde sin fulla höjd på 20 våningar och kommer att färdigställas under 2014. Kv Vitsippan - Arbetet med detaljplanen för punkthus för bostadsändamål samt 3 våningar kommersiella lokaler har tagit fart. Planförslaget medger även hotell. Byggnaden kommer att förstärka "porten" mellan centrum och stadsmotorvägen. Kv Pallas - Planering och utredning för ombyggnad av köpgalleria samt påbyggnad/ tillbyggnad med bostäder/hotell har pågått hela året. Kv Kantaten - Bostadsprojekt vid Hestra Sjukhem samt två punkthus med passivhusstandard vid Hestra Ringväg färdigställdes under året. Kv Sibelius - Två mycket energieffektiva punkthus med bostäder i Hestra Parkstad färdigställdes. Kv Solrosen - Nytt planuppdrag för två punkthus påbörjades under året. Planprogram för Nedre Norrby, en ny stadsdel mellan Norrby och centrum. Nära samarbete med Högskolan i Borås, SP- Samhällsbyggnad och Borås Energi och miljö har lett till ett forskningsprojekt som delfinansieras av statliga Vinnova "Innovationsplattform Norrby". 160 nya studentlägenheter färdigställdes i anslutning till Högskolan och Simomsland. Byggnaden är utformad i U-form med en bro som sträcks över Viskan. Samhällsbyggnadsförvaltningen är engagerad genom Markavdelningen i iordningställande av industrimark på Västra Viared, Norra Viared samt Nordskogen. Tomas Rossing Samhällsbyggnadschef / Stadsarkitekt Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 3(21)
2 Kommunfullmäktiges övergripande verksamhets- och kvalitetsmål 2.1 Infrastruktur Kommunfullmäktiges indikatorer 2011 2012 Målvärde Andel av ansökningarna om bygglov med fullständiga handlingar som fått beslut senast 8 veckor efter ansökan, %. 73% 75% 76% 2.2 Egen organisation Kommunfullmäktiges indikatorer 2011 2012 Målvärde Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid, %. 2,7% 4,3% 2,7% 5,9% Antalet sjukfall över 60 dagar. 6 4 3 8 Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbetare. Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid, %. 1 0,8 1 0,7 et för har ökat när det gäller sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid. Trots rehabiliteringsinsatser har långtidssjukskrivningar av yngre medarbetare förlängts, samtidigt som nya sjukskrivningar tillkommit. Förhoppningen var att partiell sjukfrånvaro skulle resultera till full återgång i arbetet. En annan faktor till ökning av sjukfrånvaron är åldersrelaterade problem och sjukdomar. Antalet sjukfall över 60 dagar. et för har ökat i takt med att andelen sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid har ökat. Även här finns anledning till reflektion av yngre medarbetares hela och partiella långtidssjukskrivningar. Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbetare. Det positivt låga utfallet visar att behovet av timavlönade är minimalt. Behovet har endast varit aktuellt vid några speciella tillfällen som extra resurs. Detta för att hålla öppettider och service till allmänheten. Sommarpraktikanterna genererar den största delen timavlönade. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 4(21)
3 Nämndens verksamhet 1 Samhällsbyggnadsnämnden 3.1 Resultat Ekonomiskt sammandrag Tkr Bokslut 2011 Bokslut 2012 Budget Bokslut Avvikelse Statsbidrag 414 414 Avgifter och övriga intäkter 15 928 22 787 23 033 27 773 4 740 Summa intäkter 15 928 22 787 23 033 28 187 5 154 Personal -34 638-35 373-43 724-42 765 959 Lokaler -4 052-4 253-4 390-4 448-58 Övrigt -10 176-10 528-10 569-12 324-1 755 Kapitalkostnader -38 Summa kostnader -48 866-50 192-58 683-59 537-854 Buffert (endast i budget) -350 350 Nettokostnad -32 938-27 405-36 000-31 350 4 650 Kommunbidrag 31 800 32 150 32 700 32 700 0 Resultat efter kommunbidrag Godkänt ianspråktaget ackumulerat resultat Resultat jfr med tillgängliga medel -1 138 4 745-3 300 1 350 4 650 1 550 412 3 300 3 300 0 412 5 157 0 4 650 4 650 Ackumulerat resultat 7 137 11 882 8 582 13 232 4 650 Resultatanalys Samhällsbyggnadsnämndens resultat (mot ordinarie budget Kommunbidrag 32 700 tkr) är 1 350 tkr. Nämnden hade även godkända medel från ackumulerat resultat på 3 300 tkr och i relation till detta är resultatet 4 650 tkr. Intäkterna budgeterades till 23 033 tkr och utfallet blev 27 773 tkr. Det är 4 740 tkr högre än budgeterat. Orsaken beror främst på att effekten av taxan var större än väntat, men även på några större mer intäktsgivande ärenden. Under året fick projektet "Innovationsplattform Norrby" medel (statsbidrag) från Vinnova. Kostnaderna var budgeterade till -58 683 tkr medan utfallet blev 59 537 tkr. I utfallet ingår även kostnaderna för projektet "Innovationsplattform Norrby" 550 tkr samt 1 236 tkr för övriga projekt, som budgeterades att täckas via godkända medel (3 300 tkr) från tidigare överskott. Ett planerat projekt, som inte genomfördes under är "internationell workshop Norrby". Nämnden vill att Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 5(21)
projektet genomförs 2014 och att medel, 1000 tkr från tidigare beslut tas med till 2014. Tidigare år har det positiva resultatet främst berott på vakanser. Förvaltningen har haft en hög personalomsättning och svårigheter att rekrytera inom vissa yrkeskategorier, men vakanstrenden har börjat vända. Istället är trenden ett högre intäktsläge. 3.2 Budgetavvikelse Verksamheternas nettokostnader Tkr Politisk verksamhet Intäkter Bokslut 2011 Bokslut 2012 Budget Bokslut Avvikelse Kostnader -711-753 -748-1 115-367 Resultat -711-753 -748-1 115-367 Gemensam administration Intäkter 82 569 20 723 703 Kostnader -10 386-9 308-8 892-10 441-1 549 Resultat -10 304-8 739-8 872-9 718-846 Bygglov Intäkter 6 340 9 282 8 600 10 936 2 336 Kostnader -6 886-9 944-10 643-11 991-1 348 Resultat -546-662 -2 043-1 055 988 Mark och exploatering Intäkter 0 0 0 Kostnader -3 612-4 191-5 319-5 643-324 Resultat -3 612-4 191-5 319-5 643-324 Planering Intäkter 1 925 3 137 3 850 5 568 1 718 Kostnader -8 908-7 025-9 622-9 235 387 Resultat -6 983-3 888-5 772-3 667 2 105 Mätningsverksamhet Intäkter 2 538 2 890 3 130 2 484-646 Kostnader -5 810-6 824-6 964-7 130-166 Resultat -3 272-3 934-3 834-4 646-812 Kartverksamhet Intäkter 2 152 2 598 3 283 3 335 52 Kostnader -5 672-7 001-6 382-6 949-567 Resultat -3 520-4 403-3 099-3 614-515 Lantmäteri Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 6(21)
Tkr Bokslut 2011 Bokslut 2012 Budget Bokslut Avvikelse Intäkter 2 891 4 311 4 150 5 141 991 Kostnader -6 880-5 147-6 813-7 034-221 Resultat -3 989-836 -2 663-1 893 770 Buffert Intäkter Kostnader -350 350 Resultat -350 350 Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Intäkter Kostnader Resultat Totalt Intäkter 15 928 22 787 23 033 28 187 5 154 Kostnader -48 865-50 193-55 733-59 538-3 805 Resultat -32 937-27 406-32 700-31 351 1 349 3.3 Verksamhetsanalys 3.3.1 Politisk verksamhet Nämnden har haft fler och mer komplicerade ärenden som bidragit till längre sammanträden och därmed ökade kostnader. Nämnden genomförde en studieresa till Amsterdam, som ett led i löpande kompetensutbildning. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 7(21)
Under hösten slutade nämndsekreteraren sin anställning och vikarie från ordinarie personal tillsattes. 3.3.2 Staben/Gemensam administration Stabens uppdrag är att stötta och ge god service till hela verksamheten. Detta genom att ha huvudansvaret för förvaltningens ekonomi, personaladministration, kommunikation, GIS/IT-frågor, samt nämndadministration. Avdelningen ansvarar dessutom för den huvudsakliga kundmottagningen genom Samhällsbyggnadsnämndens expedition och arkiv. Analys av budgetuppföljning Intäkterna blev 723 tkr högre än budgeterat. Till största del beror det på statsbidraget för projektet "Innovationsplattform Norrby", men även för täckning för andra projekt, exempelvis "Symbio City" och "Trästad 2012". Kostnaderna blev -1549 tkr i budgetavvikelse. Främst beror det på att projekten utanför ordinarie budget redovisas här. Dessa är Innovationsplattform Norrby, Workshop Nedre Norrby och Extern Karttjänst. I våras anlitades rekryteringsföretag för bemanning av expeditionen/kundmottagningen och sedan tillkom kostnader för inredning av den nya lokalen. Kostnaderna för den gemensamma studieresan redovisas till största del på staben. Analys av verksamheten Under året har staben fortsatt att arbeta med utvecklingen av IntraMap, den interna digitala karttjänsten i Borås Stad. Avdelningen driver även projektet "Extern Karttjänst", vilket kommer att göra information tillgänglig genom ett enkelt sökverktyg på Borås Stads hemsida. Projektet har inneburit konsultinsatser och tjänsten kommer att testas i början av 2014. IT/GIS personal har bl.a arbetat med att utveckla Bygglovavdelningens ärendehanteringsprogram ByggR samt införandet av Markavdelningens nya system Vitec. I vår strävan att öka kvalitén av hanteringen av allmänna handlingar, har projektet "digitalt arkiv" varit i fokus. Under har grunden för arkivet lagts och allt arkivmaterial har skannats. Avdelningen har fått ge administrativt stöd (projektledning, projektadministration, ekonomi och kommunikation) i samband med flera projekt som förvaltningen deltar i, exempelvis projektet "Symbio City" och "Innovationsplattform Norrby". Stabsavdelningen ansvarar för förvaltningens digitala styrsystem: VerkSam. Arbetet att hålla rutiner uppdaterade är ett ständigt pågående arbete. Hösten utsågs en ny kvalitetsgrupp med tydligare roller och uppgifter, vilket bl a innebär ett nytt sätt att arbeta med internkontroll av verksamheten. En ny dokumenthanteringsplan har tagits fram, men väntar på godkännande. Avdelningen har under hösten, med stöd från Stadsarkivet arbetat med internkontroll och förbättringsarbete i frågor rörande diarieföring, arkiv samt dokumentation. Personalfrågorna har fokuserat mycket kring rekryteringar och dess administration. Friskvårdsarbetsmiljö- samt jämlikhetsarbete har bedrivits enligt de planer som finns. För att öka servicen för allmänheten har två kundmottagare rekryterats till förvaltningens gemensamma kundmottagning. Dessa har även fått växel- och registreringsfunktion. Stabens avdelningschef slutade i oktober och t.f chef har rekryterats från befintlig personal. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 8(21)
3.3.3 Bygglov Verksamheten omfattar handläggning av bygglov, förhandsbesked, tekniska samråd, anmälan, OVK, olovligt byggande och andra ingripandeärenden, hissanordningar samt lämplighetsbedömning i frågor om energiförsörjning och energihushållning. En viktig del är information och rådgivning till allmänheten och byggbranschen. Analys av budgetuppföljning Intäkterna blev drygt 2,3 mkr högre än budgeterat. Uppdragsvolymen ligger antalsmässigt i nivå med de budgeterade, men troliga skäl till de ökade intäkterna är att många av de utfärdade byggloven blivit mer omfattande än vad som kunnat förutses. Fler större bostads- och industriprojekt och större tillbyggnader har bidragit till ökningen. Kostnader för personal och inhyrda bemanningstjänster samt andra inköp och tjänster har hamnat drygt 1 mkr över budget. Förklaringen har, för att snabbt möta den fortfarande ökande arbetsbelastningen, varit att tillfälligt lösa situationen genom att anlita ett bemanningsföretag men också för att en s k trainee har anställts. I syfte att förebygga den kommande pensioneringssituationen övergick traineetjänsten i slutet av året i en tillsvidareanställning inom byggnadsinspektionen. Enligt tidigare planering har även en bygglovarkitekt anställts. Under det gångna året har cirka 245 tkr investerats i ärendehanteringssystemet ByggR för att på ett säkrare och enklare sätt ta fram statistikuppgifter för planerings- och uppföljningsarbete. Totalt har ekonomiska resultatet för avdelningen givit ett överskott på nära 1 mkr. Analys av verksamheten Den 2 maj 2011 infördes en ny Plan- och bygglag (2010:900). Den nya lagen medförde att arbetsbelastningen ökade avsevärt. Andra kommuner i Sverige har uppvisat samma erfarenheter. Tack vare att avdelningen fått möjlighet att rekrytera nya medarbetare har den ökade arbetsbördan efterhand kunnat bemötas. Förbättringsarbete för effektivare och tryggare arbetsrutiner har systematiskt genomförts. Detta arbete är ständigt pågående för att kunna svara upp emot nya situationer och krav. Under de första åren med den nya lagstiftningen kritiserades avdelningen för långa handläggningstider, men nu kan det konstateras att handläggningstiderna för ärenden har förkortats. Lagen säger att besked ska ges inom så kort tid som möjligt, dock ej längre tid än tio veckor. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ett ärende, får tiden förlängas till maximalt tjugo veckor. Handläggningstiden beräknas efter det att kompletta handlingar är inlämnade. Den längre handläggningstiden nås till 95 % och inom tio veckor är motsvarande siffra 84%. Medianvärde för handläggningstid av ett bygglov är cirka fyra veckor eller kortare. Medelvärde för handläggningstiden ligger på strax under sex veckor. I ett erfarenhetsutbytesprojekt tillsammans med Jönköping och Norrköping visar sig resultaten ungefär lika i jämförelse mellan kommunerna. 3.3.4 Mark och exploatering Markavdelningens huvudsakliga verksamhetsområde rör exploatering, köp och försäljning av fastigheter samt fastighetsförvaltning (mark). Markavdelningen tillhör organisatoriskt Samhällsbyggnadsförvaltningen och Samhällsbyggnadsnämnden. Avdelningens ärenden ligger dock under kommunstyrelsens ansvar. Analys av budgetavvikelse Den främsta förklaringen till att kostnaderna är högre än budgeterade är att tjänster på avdelningen ersatts med konsulttjänster samt kostnader för utvecklingen av ärendesystemet Vitec. Analys av verksamheten Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 9(21)
Arbetet med att få en tydligare struktur i planeringen av kommande exploateringsprojekt har påbörjats tillsammans med Planeringsavdelningen. Markavdelningen ska fungera som projektledare i exploateringsprojekt. För att detta ska fungera krävs en personell balans mot Planavdelningen. Markavdelningen har en mycket ansträngd personal- och arbetssituation. Tjänsten som markchef har varit vakant sedan september. Rekryteringen av en ny markchef leds nu av Kommunstyrelsen. Arbetsförhållandet på avdelningen har bl.a resulterat i sjukskrivningar. Under året har två personer varit delvis sjukskrivna. På marknaden råder en mycket stor efterfrågan på personal inom de yrkesgrupper som verkar på markoch exploateringsavdelningar. Det är således mycket svårt att rekrytera personal. Tjänster som projektledare/exploateringsingenjörer och markingenjör har dock kunnat återbesättas. Rekryteringsarbetet fortsätter. Om inte avdelningen har tillräckligt med resurser påverkas kommunens tillväxt. Avdelningen har en central del i detta arbete. 3.3.5 Planering Planavdelningens huvuduppgift är att upprätta detaljplaner, att handlägga övergripande trafikplanering samt att upprätta bestämmelser och riktlinjer för den kulturhistoriska bebyggelsemiljön. Analys av budgetuppföljningen Planavdelningens resultat för visar på en positiv budgetavvikelse. Det positiva utfallet beror framförallt på lägre kostnader än budgeterat. Avdelningen har haft en del vakanser under året. Budgeterade medel för olika konsultinsatser som t. ex geotekniska utredningar har inte heller utnyttjats fullt ut. Att intäkterna underskrider budgeten beror dels på planavtalens utformning och dels på att antalet antagna detaljplaner understiger det förväntade antalet. Åtgärder För att förstärka avdelningen har en planadministratörstjänst skapats. Tanken är att administratören ska bistå och avlasta planarkitekterna i det dagliga arbetet för att på så sätt frigöra resurser till planframställning. Under har alla tidigare vakanser tillsatts och avdelningen har fått full bemanning. En extra resurs på ett år har anställts för att arbeta med förskoleplaner. Analys av verksamheten Under ett verksamhetsår pågår aktivt arbete med drygt 40 olika planuppdrag. Under har vi sett att antalet uppdrag ökat något jämfört med tidigare år. Antalet antagna detaljplaner är 7 st. Orsakerna till att antalet antagna detaljplaner är så få beror dels på att personalförstärkningen inte fått full effekt och dels på planuppdragens omfattning. Personalomsättningen har minskat under året, men det tar tid att lära upp de nya medarbetarna som börjat under året vilket tar kraft från verksamheten och är en av orsakerna till det låga antalet antagna detaljplaner. 3.3.6 Mätning Mätningsavdelningens uppgifter är att samla in geografisk information som ligger till grund för den kommunala kartdatabasen, ansvara för stomnäten i plan och höjd, och för transformationsförutsättningarna mellan lokala och nationella referenssystem. Avdelningen utför även utsättning vid bygglov samt viss uppdragsverksamhet. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 10(21)
Analys av budgetuppföljning Intäkterna ligger under budget vilket beror på färre antal bygglov som kräver utsättning. Under året har det varit ett minskat antal bygglov för nyproduktion av villor och stora industrier. Avdelningen har tidigarelagt ett inköp av mätinstrument för 2014 och därför är kostnaderna högre än i budget. Analys av verksamheten En mätingenjör har sagt upp sig och slutade före årsskiftet. Avdelningen kommer att återbesätta den tjänsten under våren. Avdelningen kommer att arbeta med att inventera stomnätet i höjd för att på sikt byta höjdsystem till det riksanpassade RH 2000. 3.3.7 Kartor Kartavdelningen är kommunens huvudleverantör av kartprodukter och digitala kartdata. Hög aktualitet och kvalité är två faktorer som inte kan frångås. Vid en försämring av dessa faktorer minskar användbarheten snabbt. Kartdatabasen är grunden till vårt GIS-system IntraMap som kan nås av alla användare inom Borås Stad. I IntraMap kan man ta del av ett ständigt utökat utbud av information. Analys av budgetuppföljning Genom att ha tecknat GEOdataavtal (tidigare MBK) har budgetmålen för avtal uppnåtts. Antalet planavtal har inte nått budgeterat mål samt ombyggnationer har kostnadsförts på kartenheten. Åtgärder Avtal har tecknats mellan Energi och miljö AB, Borås elnät/bornet AB, Tekniska förvaltningen och AB Bostäder. Analys av verksamheten Under 2011 påbörjades ett projekt där aktualiteten i kartdatabasen och beredskapen för framtida uppdrag ökas. Detta har genom projektpengar kunnat fortsätta 2012 och. Genom att använda fotogrammetri och färska flygbilder kan traditionella fångstmetoder av kartdata rationaliseras. 1/4 av kommunen att flygfotografera från denna låga höjd. Inom avdelningen finns en reprofunktion som utöver plottning, kopiering och montage även är involverad i uppbyggnaden av digitala registrerings- och dokumentationssystem. Uppgiften är i första hand att bistå med skanning. En 3D skrivare har installerats och här framställs nu modeller av byggnader. 3.3.8 Lantmäteri Lantmäteriavdelningens verksamhet omfattar handläggning av lantmäteriförrättningar som kommunal lantmäterimyndighet, förande av fastighetsregister med tillhörande digital registerkarta, arkivservice mot såväl allmänhet som andra förvaltningar. Avdelniningen ansvarar för adress-, plan-, byggnads- och lägenhetsregister, liksom ajourhållning av baskartan avseende bl.a. gränser, fastighetsbeteckningar och servitut. Även beredning av namnärenden för den kommunala namnberedningen. Avdelningen upprättar fastighetsförteckningar till detaljplaner m.m. medverkan vid upprättande av förslag till detaljplan avseende nya, ändrade eller upphävda fastighetsindelningsbestämmelser, övrig uppdragsverksamhet såsom t ex upprättande av avtalshandlingar för lagfart, gränsutvisning etc. Analys av budgetuppföljning Intäkterna uppgick till 5 141 tkr, dvs. översteg budgeterade 4 150 tkr och förra årets utfall 4 311 tkr. Detta har sannolikt mer att göra med ärendesammansättningen än med det faktum att det avslutades Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 11(21)
något fler ärenden än tidigare år. Faktureringsunderlag och tidredovisning har diskuterats vid flera tillfällen och vissa rutiner för detta har införts. Möjligen har det bidragit något till utfallet. Kostnaderna uppgick till 7 034 tkr, vilket är något högre än budgeterade 6 813 tkr. Inventarium (mätinstrument) har under året anskaffats för ca 250 tkr (av överskjutande medel från 2012) men var inte budgeterad. Dessutom redovisas kostnaderna för projektet "Servitutsutredningar" på Lantmäteriavdelningen. Analys av verksamheten Avdelningens intäkter härrör främst från förrättningsverksamheten, avtalsintäkter från lantmäteriet enligt samverkansavtal avseende fastighetsinformation, samt viss uppdragsverksamhet. Avdelningens nettokostnad, som finansieras genom kommunbidrag, avser ersättning för avdelningens service till allmänhet, övriga avdelningar och andra förvaltningar, samt för handläggningen av namn- och adressfrågor m.m. Självfinansieringsgraden blev 73 %, jämfört med ca 84 % för år 2012. Under inkom 117 fastighetsbildningsärenden, vilket är lägre än genomsnittet för åren 2011-2012 (122). Under avslutades 138 lantmäteriförrättningar, vilket är högre än genomsnittet för åren 2011-2012 (119). Ärendebalansen minskade från 126 till 105 ärenden. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 12(21)
Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 13(21)
4 Kommunfullmäktiges särskilda uppdrag till nämnden 4.1 Övergripande Uppdrag Status Kommentar Taxorna inom nämndens ansvarsområde skall så långt som möjligt utformas så att kunderna betalar vad tjänsten kostar. Det utökade ekonomiska utrymmet skall bl a användas till att förstärka Mark och planeringsverksamheterna. Utreda behovet av nya bussgator i staden Leda och vidareutveckla och öka användningen av GIS i Borås Stad. Utveckla kundmottagningen i syfte att öka tillgängligheten och kvaliteten. En bemanningsplan som effektivt kan hantera verksamheternas varierande arbetsbelastningen skall utvecklas. Samhällsbyggnadsnämnden måste stärka sin organisation genom att tillsätta vakanser och rekrytera de nya tjänster som godkänts för att kunna fullfölja sitt uppdrag. Delvis genomfört Delvis genomfört Delvis genomfört Förslaget till förändring av kommunikationsavgift beslutades i KF och tillämpas från och med -07-01. I samarbete med Tekniska förvaltningen. Arbetet med extern karttjänst på Borås Stads hemsida pågår enligt plan. Med hjälp av konsulter har grunden lagts. Testning av sökverktyget sker i början av 2014. Expedition/Kundmottagning finns nu på plats på plan 5. Bemanning under med två personer med gemensamma arbetsuppgifter. Öppettiderna har utökats och förvaltningen har nu egen växel. Kundmottagningen kommer även i fortsättningen att utvecklas och förbättras när e-arkivet blir verklighet. Förvaltningen har flera pensionsavgångar på gång. För att lyckas med erfarenhetsåterföringen och möta framtiden på ett bra sätt har traineerekrytering gjorts under året med goda resultat. Planerna är att fortsätta med traineerekryteringar där verksamheten och resurserna tillåter. Lantmäteri har vakanser, men ser över behovet innan tjänster läggs ut. Markavdelningen har tillsatt två av tre vakanta tjänster, men tjänsten som Markchef är ännu inte tillsatt. Det är svårt att rekrytera erfaren personal inom vissa yrkeskategorier. 4.2 Bygglov Uppdrag Status Kommentar Handläggning av bygglov skall effektiviseras genom att sökande får Till dags dato kan uppdraget ses som avslutat men handläggninghsrutinerna är Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 14(21)
Uppdrag Status Kommentar tidig hjälp i processen Utveckla nya arbetsformer anpassade till nya PBL Utbilda medarbetare och konsultbranschen i nya PBL under kontiunerlig utveckling och förbättringar utförs efterhand, Arbetsformerna är nu anpassade till nya PBL men det kontinuerliga förbättringsarbetet ger efterhand kompletteringar i de fall de bedöms som erforderliga. Mäta kundnöjdhet Ej genomfört Ej påbörjat men kan komma att genomföras under 2014. 4.3 Mark och exploatering Uppdrag Status Kommentar Kapaciteten måste öka i exploateringsverksamheten Utveckla processerna vid samordning av exploateringsverksamheten Ej genomfört Ej genomfört Personalbrist Personalbrist. Chefsrollen har saknats halva året. 4.4 Detaljplanering Uppdrag Status Kommentar Upprätta en verksamhetsplan, med prioriterade uppdrag för planavdelningen För att upprätthålla produktionstakten kan externa plankonsulter anlitas Kapaciteten måste höjas i planproduktionen. Kulturhistoriskt intressanta byggnader skyddas med planbestämmelser Delvis genomfört Under har vi anlitat konsulthjälp till två detaljplaner Antalet antagna detaljplaner har ökat marginellt. Avdelningen har fått förstärkning på personalsidan för att kunna hantera fler detaljplaner. Resultatet av detta kommer att synas först 2014. 4.5 Mätning Uppdrag Status Kommentar Delta i utvecklingen för förbättring av metoderna inom mätningstekniken I vintras deltog personal ifrån mätavdelningen i ett endagars seminaium om Svensk Geoprocess, som är ett samarbete mellan KTH, Lantmäteriet och Sveriges Kommuner och Landsting, där man arbetade med hur geodata hanteras och kommer hanteras i framtiden. På Kartdagarna i Jönköping deltog Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 15(21)
Uppdrag Status Kommentar mätchefen i en workshop om mätning med nätverks-rtk. Deltagit i en workshop om ny handbok om mätning och kartor under hösten. Påbörja arbetet med byte av det kommunala höjdstomnätet Har påbörjat en kontakt med Lantmäteriet och börjat inventera befintliga höjdfixar för att bedömma omfattningen av hur mycket mätning det behövs för att få fram höjdkorrektionen. Arbetet fortsätter under 2014. 4.6 Karta Uppdrag Status Kommentar Utöka kartdatabasens informationsinnehåll varav en del objekt avser data för tredimensionell kartuppbyggnad. Ajourhålla kartdatabasen Öka kartdatabasens tillgänglighet och leverera rätt data Leda och vidareutveckla och öka användningen av GIS i Borås Stad. Delvis genomfört Delvis genomfört Arbetet med extern karttjänst på Borås Stads hemsida pågår enligt plan. Med hjälp av konsulter har grunden lagts. Testning av sökverktyget sker i början av 2014. 4.7 Lantmäteri Uppdrag Status Kommentar Minska ärendebalansen. Förkorta handläggningstiderna Genomföra lantmäteriförrättningar och adressättning i fas med nybyggnation och andra angelägna behov Delvis genomfört Ärendebalansen har under minskat med 21 ärenden från 126 till 105 st. Å andra sidan har antalet inkomna ansökningar också minskat något (med 12 ärenden från 129 till 117) vilket innebär att balansminskningen som resultat av avdelningens arbete inte är större än ca 7 procent av ärendestocken. En förklaring är att personalen har behövt engagera sig mera i de systematiska servitutsrättelser som är påkallade av det statliga lantmäteriets krav än som hade förutsatts. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 16(21)
5 Verksamhetsmått 5.1 Samhällsbyggnad 5.1.1 Bygglov Verksamhetsmått 2011 2012 Budget Bygglov, förhandsbesked 897 704 900 902 Ingripandeärenden 65 50 92 Beslut om kontrollplan, kvalitetsansvar mm 204 450 435 Brandfarlig vara 68 48 50 66 Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) 207 200 4 Slutbevis 698 400 750 719 Det låga antalet OVK (obligatorisk ventilationskontroll) kan förklaras med den höga arbetsbelastningen på avdelningen, vilket inneburit att man inte hunnit med registeringar av äreden. Det verkliga talet är därför högre. 5.1.2 Plan Verksamhetsmått 2011 2012 Budget Förstudier 11 6 20 5 Programsamråd 2 3 3 0 Program godkänns / avbryts 2 3 0 Plan med enkelt förfarande, samråd 3 2 4 3 Plan med enkelt förfarande antas / avslutas 2 1 4 2 Samråd normalt planförfarande 14 8 10 4 Utställning normalt förfarande 5 5 10 5 Plan med normalt förfarande antas / godkänns 6 5 12 4 Utredning 4 2 2 Yttrande 11 12 16 11 5.1.3 Mätning Verksamhetsmått 2011 2012 Budget Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 17(21)
Verksamhetsmått 2011 2012 Budget Projekt Mätningsuppdrag 255 220 220 259 Utstakningar / lägeskontroll 147 160 200 137 Nybyggnadskartor 124 89 160 115 Bygglovskartor 114 99 160 191 Enkla bygglovskartor 325 302 320 274 5.1.4 Kartor Verksamhetsmått 2011 2012 Budget Uppbyggnad kartdatabasen (antal ha) 1 150 1 350 1 500 1 500 Ajourhållning kartdatabasen (antal ha) 630 950 1 100 225 Kartuppdrag övriga special (antal ha) 40 120 50 50 Ajourhållning redovisas i km2, uppbyggnad redovisas i ha. 5.1.5 Lantmäteri Verksamhetsmått 2011 2012 Budget Avslutade förrättningar (fastighetsbildning) 108 130 100 138 Ärendebalans 31/12 152 126 150 105 Nybildade fastigheter 54 84 120 103 Markerade gränspunkter 299 516 300 582 Berörda befintliga fastigheter 540 534 500 516 Berörda befintliga rättigheter 178 211 150 241 Fastighetsrättsliga uppdrag mm 56 39 50 60 Övriga registreringsåtgärder 721 298 100 473 Nya / ändrade gatu- och kvartersnamn 72 13 50 4 Nya / ändrade adresser 163 139 200 180 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 18(21)
6 Personal och Utveckling Samhällsbyggnadsförvaltningen har haft och står inför flera stora utmaningar genom att metoder, lagar och andra förutsättningar för vårt uppdrag ändras. Förvaltningen har en stor utmaning i att rekrytera rätt och att behålla duktiga medarbetare som dessutom är attraktiva på arbetsmarknaden. Personalomsättningen har i år har varit mycket koncentrerad kring chefer som har slutat och problemet att rekrytera ny markchef. Flera avdelningar har bedrivit förbättringsarbete. Verksamheten blir alltmer digital och beroende av modern teknisk utrustning. Gemensamma aktiviteter 23 april: Förbättringsdag i Viskadalen. Varje avdelning beskrev sin egen verksamhet med önskemål om förbättringar från andra avdelningar. Mixade grupper fick olika uppdrag att diskutera fram lösningar och resultaten redovisades från alla grupper. 3-5 oktober: Gemensam studieresa till Hamburg för besök på den världskända bostadsutställningen. Redan i bussen påbörjades grupparbeten med uppgift att studera och diskutera de olika bostadsprojekten som skulle besökas. Under besöken i Hamburg hade grupperna olika uppgifter. Simonsland. Samhällsbyggnadschefen informerade om pågående projekt i Borås. Redovisning från besöket i Hamburg. 13 december: Traditionellt luciafirande för hela förvaltningen med inbjudna pensionärer. Samhällsbyggnadschefen tackade medarbetarna för det gånga året. 13 december: Utdelning av gratifikationer med jullunch tillsammans med nämnden. 18 december: Traditionell julfest för alla medarbetare. 6.1 Personalförändringar Personalförändringar Tillsvidareanställning: 10 medarbetare 2 planarkitekter, 1 planadministratör, 2 projektledare/exploateringsingenjörer, 2 kundmottagare/registrator, 1 modellsnickare (internrekr,), 1 byggnadsinspektör (internrekr,) och 1 exploateringsing. Visstidsanställning: 14 medarbetare 1 GIS/IT ingenjör, 1 lantmäteriingenjör, 1 byggnadsinspektör (förlängning), 1 bygglovassistent (förlängning), 2 praktiserande planarkitekter, 1 praktikant lantmäteriingenjör, 1 projektledare Vinnova, 1 planarkitekt, 1 tf stabschef (internrekr), 1 planark (förlängning), 1 tf markchef (internrekr.), 1 markingenjör, 1 projektutvecklare. Pensionsavgångar: 1 kartingenjör Egna uppsägningar: 1 medarbetare 6 medarbetare 1 förrättningslantmätare, 1 trafikplanerare, 1 markchef, 1 administrativ chef/nämndsekr, 1 Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 19(21)
mätningsingenjör, 1 administratör. Varaktig sjukersättning Har inte varit aktuellt. : 6.2 Personalstruktur Personalstruktur Antal tillsvidareanställda Män Kvinnor Totalt 2 008 36 34 70 2 009 37 33 70 2 010 37 37 74 2 011 35 35 70 2 012 39 32 71 2 013 41 36 77 Antal visstidsanställn./vikariat Män Kvinnor Totalt 2 008 0 0 0 2 009 0 1 1 2 010 2 2 4 2 011 2 2 4 2 012 3 3 6 2 013 2 5 7 Antal årsarbetare (alla anställn.former) Män Kvinnor Totalt 2 008 35 31,6 66,6 2 009 36,1 31 67,1 2 010 37,1 36,2 73,3 2 011 36,4 35 71,4 2 012 40,6 33,6 74,2 2 013 41,7 39,8 81,5 Mätningen är gjord 31/12 varje år. Antalet tillsvidareanst'ällningar har ökat under åren men det är ingen större skillnad på strukturen mellan kvinnor och män. Visstidsanställningar har blivit mer aktuellt de senaste åren. Strukturen visar en jämn fördelning mellan Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 20(21)
kvinnor och män. Antalet årsarbetare har ökat i takt med att totalen anställda har ökat. Strukturen visar att antalet årsarbetare hos kvinnorna är lägre. Både kvinnor och män har varit föräldralediga men kvinnorna är i regel lediga under längre period och nyttjar mer rätten till partiell ledighet. Den totala medelåldern har minskat med ett par år. I samband med nyrekryteringar av yngre medarbetare har kvinnornas medelålder minskat med fyra år. Eftersom fler män uppehåller den högsta åldern ligger männens medelålder kvar på samma nivå. 6.3 Arbetstid och frånvaro Orsak till frånvaro Frånvaro i % Semester 11,2 % Sjukfrånvaro 6 % Föräldraledighet 2,7 % Övrig frånvaro utan lön 0,6 % Tillfällig fp (VAB) 0,4 % Frånvaron semester är beräknad av summa planerad tid. Som tidigare nämnts har sjukfrånvaron ökat under året. När yngre medarbetare har rekryterats blir det också alltmer vanligt med föräldraledighet och vård av barn. Övrig frånvaro utan lön har gällt partiell ledighet med egen begäran om förkortad arbetstid. 6.4 Hälsa Arbetsbelastningen är fortfarande hög på vissa avdelningar, vilket påverkat hälsan hos medarbetarna. Även i år har Företagshälsovårdens kommunövergripande medel överskridits, vilket är effekten av den höga arbetsbelastningen och personalens påverkan av den. Utbildning i Hjärt-och lungräddning har erbjudits vid flera tillfällen och kommer att fortsätta för alla medarbetare. Det systematiska arbetsmiljöarbetet har varit aktivt under året. Den fysiska arbetsmiljöronden genomfördes under våren och åtgärder från föregående år har gett bra resultat. En central medarbetarenkät som bland annat berörde arbetsmiljö och hälsa har genomförts. Varje avdelning har påbörjat genomgång av resultatet och diskussioner kring åtgärder och insatser som behöver genomföras. Medvetenheten om den egna hälsan är stor, vilket märks genom det ökade nyttjandet av friskvårdsbidraget till olika former av träning och massage. Samhällsbyggnadsnämnden, Årsredovisning facknämnder 21(21)