Granskning av Sociala sektorn Revisionsrapport Antal sidor: 14
Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Bakgrund 4 3. Syfte och avgränsning 4 4. Ansvarig nämnd 4 5. Metod och projektorganisation 4 6. Organisation 4 7. Styrning av verksamheten 5 7.1 Våra kommentarer 6 8. Ekonomi 7 8.1 Rutiner kring ekonomiuppföljning 7 8.1.1 Internkontroll/Handlingsplan 7 8.2 Resursfördelningssystem 8 8.2.1 Särskilt boende inom funktionshinder och äldreomsorg 8 8.3 Eksjö i jämförelse med andra 8 8.4 Våra kommentarer 9 9. Biståndshandläggning 10 9.1 Organisation 10 9.2 Riktlinjer 10 9.3 Utredningstider 10 9.4 Mål 10 9.5 Uppföljningar 10 9.6 Genomförandeplaner 11 9.7 Våra kommentarer 11 10. Övrigt 12 10.1 Vikariehantering (Resurspoolen) 12 10.2 Rehabiliteringsarbete 12 10.3 Bomtid 12 10.4 Tomtid 13 10.5 Samverkan 13 10.6 Våra kommentarer 13 1
1. Sammanfattning KPMG har av fått i uppdrag att granska Eksjö kommuns styrning av sociala sektorn. Syftet med granskningen har varit att bedöma kommunens styrning och ledning av ut dessa områden. Vi har i granskningen försökt identifiera olika problemområden. Vi har studerat olika styrdokument och vi har studerat delaktighet i verksamheten och i ekonomiprocesserna hos nyckelpersoner inom sociala sektorn. Vi kan konstatera att de riktlinjer för biståndshandläggning som är en viktig grund för styrningen av äldreomsorgen och funktionshinderomsorgen är framtagna sedan förra granskningen som KPMG gjorde 2011. Fortfarande påtalar de intervjuade i samband med granskningen att samsyn inom handläggningen behöver utvecklas. De anser dock att detta förbättrats sedan förra granskningen. I samband med biståndsbeslut tidsbegränsas besluten. Denna förändring mot tidigare granskning, har inneburit minskade risker för att ärenden faller mellan stolarna. Detta ser vi som positivt. Vi uppmanar Kommunen att internt granska institutionsplaceringar och de beställningar som görs i samband med dessa beslut. Det har varit mycket fokus på detta område i Eksjö men det är viktigt att det finns tydlighet i vad man vill åstadkomma med institutionsplaceringarna för att på detta sätt kunna utkräva ansvar från utförarna. Vår granskning visar på att sociala sektorn har en tydlighet i sin ekonomiska styrning av verksamheten. Både budgetarbete och balanserade styrkort har en uppföljning som frekvent redovisas till den politiska organisationen. Granskningen visar dock att delaktighet och uppföljning brister inom hemtjänsten. Dessa enhetschefer var vid tiden för granskningen inte delaktiga i vardagsuppföljning vilket måste anses som ett utvecklingsområde. Vi anser att sociala sektorn har en tydlig och bra uppföljning av ekonomiska nyckeltal, ekonomi och budget. Det resursfördelningssystem som används idag bör utvecklas. Speciellt tydligt är detta inom särskilda boenden där resurser enbart fördelas efter platser. Kommunstyrelsen bör införa vårdtyngd som variabel i resursfördelningen. Vi vill med detta också påtala att en budget inom sociala sektorn bör förändras under året då förutsättningarna i de olika enheterna kan förändras kraftigt på kort tid. Enhetscheferna informerar frekvent vid möten med politiska företrädare och flertalet intervjuade upplever sig delaktiga i detta arbete och upplever att politiken är aktiv vid uppföljning av budget. Samtliga intervjuade upplever en tydlighet i rutiner av detta område. Dock påtalas att äldreomsorgen är mindre i fokus från de politiska företrädarna. 2
Sociala sektorn bör överväga stora insatser för att komma till rätta med de bekymmer som finns vad gäller bomtid och tomtid. Det finns både organisatoriska vinster och ekonomiska vinster att göra genom att bättre utnyttja tekniken men också att minska ner scheman och ta hänsyn till den bomtid som idag med stor sannolikhet är utbredd. Hemsjukvården ligger inom Eksjö kommuns ansvarsområde och kommunstyrelsen bör allvarligt överväga satsningar inom detta område då mervärden för både den enskilde och ekonomin är stora. Inom individ och familjeomsorgen bör nämnden gå igenom beställningar inom institutionsplaceringar. Dessa ärenden har enligt flera intervjuer brister i sina målformuleringar. Detta innebär att det finns risker för att kvaliteten påverkas. Kommunstyrelsen bör internt följa upp detta regelbundet varje år. Vidare bör det varje år finnas uppföljningar som redovisas till politiska företrädare om huruvida uppföljningar av institutionsplaceringar sköts. Detta saknas idag och är ett utvecklingsområde. Dock påtalas i många intervjuer att det varit stort fokus på socialtjänsten och institutionsplaceringar under 2013 på många områden vilket vi anser vara positivt. 3
2. Bakgrund Vi har av fått i uppdrag att granska sociala sektorns verksamhetsområde avseende styrning av ekonomi. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. bedömer utifrån ovanstående förhållanden i sin risk och väsentlighetsbedömning att en fördjupad granskning inom området äldreomsorg bör göras. 3. Syfte och avgränsning Syftet med granskningen har varit att bedöma om sociala sektorns verksamhet bedrivs med en tydlig ledning och styrning och utifrån brukarnas behov. Vidare har ekonomisk styrning och nyckelpersoners delaktighet i uppföljningen av ekonomin viktiga granskningsmoment. Vi har därför granskat: Metoder för uppföljning av verksamheten. Verksamhetens ledning och dess styrning. Kommunstyrelsens styrning av verksamheten. Granskningen har omfattat socialtjänst, funktionshinder och äldreomsorg. 4. Ansvarig nämnd Granskningen har avsett kommunstyrelsens verksamhet. Rapporten är saklighetsgranskad av socialchef. 5. Metod och projektorganisation Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker. Granskningen har genomförts av Tommy Nyberg, verksamhetsspecialist. 6. Organisation Äldreomsorg, socialtjänst och funktionshinder organiseras under kommunstyrelsen och styrs via politiska utskott. Övergripande ansvar för verksamheten på tjänstemannasidan har socialchefen. Inom sociala sektorn ingår äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning och socialtjänst, (individoch familjeomsorg). En biträdande socialchef har ansvar för verkställighet funktionshinder och socialtjänst. Socialtjänsten har också en ansvarig chef för all myndighetsutövning (alla verksamhetsområden) i en biståndsenhet. Äldreomsorgen styrs av en nyanställd äldreomsorgschef. 4
Äldreomsorgen omfattar särskilt boende, korttidsboende och ordinärt boende. Ordinärt boende består av hemtjänst, ledsagning, avlösning och dagverksamhet. Hemtjänsten består av tre hemtjänstenheter som verkar inom olika delar av Eksjö. Varje enhet har varsin enhetschef. Det finns tre särskilda boendeenheter som leds av fyra enhetschefer. Utöver detta finns ett särskilt boende på intraprenad. Utöver detta finns ett korttidsboende som leds av en enhetschef. Hemtjänstens verksamheter består idag av tre enheter som leds av en enhetschef. Till varje enhet finns också en planerare som ansvarar för att sätta en tid på varje insats, Detta innebär att ett biståndsbeslut som kommer enheten tillhanda efter ca en vecka får en tid som fastställs baserat på hur mycket tid som insatsen tagit vid de första besöken hos individen. Inom funktionshinder finns fyra enhetschefer som ansvarar för olika antal arbetsplatser. Biståndshandläggarna organiseras i en egen enhet med en ansvarig chef som lyder direkt under socialchefen. APT(Arbetsplatsträffar) för enhetschefer inom äldreomsorgen sker en gång per månad. Rutinen är att denna hållits av socialchefen men detta har inte varit möjligt sista året enligt de intervjuade då hennes arbetssituation inte gjort det möjligt för henne att delta i tillräcklig omfattning. Övriga enhetschefer har inga arbetsplatsträffar. 7. Styrning av verksamheten Den politiska styrningen i Eksjö Kommun sker främst via metoden balanserade styrkort. Kommunen fastställer sin budget varefter styrkorten revideras och fastställs. Det övergripande styrdokumentet är vision 2020. Detta är ett kommunalt övergripande dokument som innefattar alla områden inom kommunen inklusive socialtjänsten. För att konkretisera detta program finns sedan nio olika program som är antagna av fullmäktige. Styrkorten följs upp varje år och redovisas till kommunstyrelsen. För sociala sektorn kan nämnas målen information i äldreomsorgen, brukarnöjdhet samt rättsäkerhet. Sociala sektorn har också påbörjat ett kvalitetsarbete som innebär att man bygger ett nytt ledningssystem. Detta görs via utvecklingsenheten (samverkan Aneby kommun) som har till uppgift att arbeta fram och göra enhetschefer delaktiga i detta arbete. Här visar intervjuerna att samtliga känner till att detta arbete pågår men enbart ett fåtal anser sig vara delaktiga. Dessutom påtalas i intervjuer att arbetet upplevs som väldigt abstrakt och inte tillräckligt nära verksamheterna varför delaktigheten ej heller finns. Ledningsgrupp och stödpersoner har gått utbildning i Leda för resultat. Kommunen styr också verksamheten med hjälp av värdegarantier. Syftet med detta är att ge brukarna tydliga garantier som visar på vad man kan förvänta sig. Detta är ett nytt sätt att arbeta och skall följas upp våren 2014. Dock går det i garantier inte att se vilka konsekvenser som blir följden i de fall där verksamheten inte lyckas följa de uppsatta garantierna. 5
I övrigt arbetas med verksamhetsplan för de sociala verksamheterna. Denna verksamhetsplan gör med årscykel där det framgår vad tjänstemän skall ta fram för redovisningar under året. Till detta tillkommer en aktivitetsplan där olika politiska mål arbetas in i den enskilda verksamheten. Enligt de intervjuade följs detta inte upp från politiken. Aktivitetsplanen grundar sig i politiskt antagna mål och brukarnas behov. Grunder är en verksamhetsplan med målsättningar som cheferna ställer upp i samband med budgetäskanden, kommunstyrelsens styrkort och utskottsmål. Det senare har tillkommit efter föregående revision och än så länge främst för äldreomsorgen. Uppföljning sker av styrkorten i samband med delårs- och årsredovisning. Verksamhetsplanerna diskuteras med varje chef i samband med beslut av internbudget. (alla chefer träffar utskottet i november inför internbudgetbeslut). Senaste två åren har arbetet med verksamhetsplaner, enligt förvaltningsledning, inte varit prioriterade vilket även påpekades i föregående revision. Detta arbete har dock intensifierats i år. I vår granskning där vi gått igenom utskottsprotokoll från 2012-2013 går det inte att följa nämndens uppföljning av dessa områden. Från utskottet styr man enligt intervjuerna genom att följa öppna jämförelser mellan kommuner. Vid genomgång av protokoll från sociala utskottet saknas dokumenterade uppföljningar av verksamheterna vad gäller öppna jämförelser men också vad gäller andra typer av uppföljningar. Enligt sakgranskning ges muntlig information till utskotten i samband med att öppna jämförelser presenteras. Det ställs mycket frågor och mycket tid läggs på att diskutera samtliga verksamheter även om det anses vara fokus på IFO- verksamheten. Vår granskning visar på att dessa muntliga diskussioner i väldigt begränsad omfattning redovisas i skrift. Där framgår inte heller vilka eventuella krav som ställs på tjänstemännen. Mycket av fokusen från politikerna handlar om verkställigheten. De anställda inom äldreomsorgen anser att denna verksamhet är den som minst följs upp av utskottet. Detta bekräftas av de intervjuade politiska företrädarna. Vår granskning visar på att uppföljning som rör myndighetsutövning inom funktionshinder samt äldreomsorgen delvis saknas. Kommunens fokus som legat på IFO vad gäller uppföljning har enligt flera intervjuade medfört minskade kostnader inom detta område. I övrigt så kan konstateras att de riktlinjer för biståndshandläggning som är en viktig grund för styrningen av äldreomsorgen och funktionshinder är framtagna sedan förra granskningen som KPMG gjorde 2011. Myndighetsutövningen har också ändrat rutiner vad gäller tidsbegränsade beslut som numera är rutin. 7.1 Våra kommentarer Vår granskning visar på att Eksjö kommun har en tydlighet i sin ekonomiska styrning av verksamheten. Både budgetarbete och balanserade styrkort har en uppföljning som frekvent redovisas till den politiska organisationen. Förvaltningen bör se över rutiner för arbetsplatsträffar då det saknas rutiner för regelbundna arbetsplatsträffar på enhetschefssidan. 6
8. Ekonomi 8.1 Rutiner kring ekonomiuppföljning Under året sker uppföljning av budget regelbundet och redovisas till kommunstyrelsen. Prognoser på uppföljning sker månatligen för en bättre kontroll. Granskningen visar att enhetschefer inom hemtjänsten inte deltar aktivt i arbetet med prognoser och uppföljning av den egna ekonomin. De får visserligen tillgång till att träffa ekonom knuten till enheten varje månad och de går då gemensamt igenom ekonomin men de har själva ingen kontroll över ekonomin och lägger inge egna prognoser eller redovisar åtgärdsplaner. Speciellt tydligt är det inom hemtjänstområdet där ekonomin i centrala Eksjö inte ens redovisas per område utan är sammanslaget. Det är således inte ens möjligt för enhetscheferna att redovisa ekonomi per ansvarsområde. Inom funktionshinderområdet och inom IFO är enhetschefer delaktiga med egna prognoser och åtgärdsförslag. De har på samma sätt tillgång till ekonom regelbundet och upplever i intervjuer att detta fungerar på ett bra sätt. Även enhetschef inom IFO samt enhetschefer inom särskilt boende anser sig vara delaktiga i uppföljningsarbetet av ekonomi. Enhetscheferna informerar frekvent vid möten med politiska företrädare och flertalet intervjuade upplever sig delaktiga i detta arbete och upplever att politiken är aktiv vid uppföljning av budget. Samtliga intervjuade upplever en tydlighet i rutiner av detta område. Dock påtalas att äldreomsorgen är mindre i fokus från de politiska företrädarna. Vi har i intervjuer efterfrågat speciella metoder som används i samband med uppföljning. Chefstjänsteman uppger att det kontinuerligt görs uppföljningar av nyckeltal inom äldreomsorgen. Detta redovisas till kommunstyrelsen. Dock saknas ett utpräglat kvalitetssystem inom kommunen. Detta är dock som nämnts under utarbetande. Leda för Resultat är ett också system som man delvis anser kommer att fylla denna funktion då det är genomarbetat. Leda för resultat är ett utvecklingsprogram innehållande olika metoder men som klart pekar mot vikten av att mäta verksamhet för att kunna leda mot bättre resultat. 8.1.1 Internkontroll/handlingsplan Den handlingsplan som antagits av kommunstyrelsen 2013-02-05, (reviderad 2013-04-10), är till mycket stor del inriktad mot IFO. Några av de mål som satts upp är tillgång till kompetenta familjehem, större fokus på tidigare insatser och fler förebyggande insatser för unga. Här har sociala sektorn tidigare haft intern verksamhet som inneburit att man haft ett eget behandlingshem. Syftet med detta vara att ha egna insatser på hemmaplan. Efter denna granskning så har man valt att lägga ner denna verksamhet då man bedömt att det underlag som finns inom kommunen inte är tillräckligt för att denna verksamhet skall kunna finansieras på ett bra sätt. Vår granskning visar på att äldreomsorgen i det närmaste helt saknar områden som ligger inom ramen för den handlingsplan som antagits. Biståndshandläggning/myndighetsutövning finns i denna handlingsplan vad gäller samsyn och kontroll av schablontider. Även genomförandeplaner finns med som kontrollområde. Vår granskning visar dock att dessa områden inom biståndshandläggningen inte följts upp. Däremot har kontroll gjorts av uppföljning av beslut inom ÄO, vilket redovisats till utskott. Inom IFO-området har en helt annan politisk uppföljning skett. Detta om- 7
råde påtalas av både tjänstemän och politiker som ett område som prioriterats. Dock skall påtalas att det ligger ett politiskt uppdrag för att följa upp dessa områden. Ett uppdrag som har givits till sociala utskottet är att redovisa vilka områden som skall ingå i en internkontrollplan för sociala sektorn. Detta skulle vara klart i april vilket också har redovisats till sociala utskottet. 8.2 Resursfördelningssystem Intervjuerna visar på att det inte finns någon koppling i fördelning av resurser till vårdtyngd. Flera intervjuade påtalar att det kan förändras mycket i vårdtyngd på en enhet beroende på att människor insjuknar, helt enkelt blir skröpligare eller dör. Detta innebär att den budget som finns i början av året kan vara både för liten och för stor, i förhållande till behoven än den budget man fick inför verksamhetsåret. Fördelning av resurser inom hemtjänsten sker via schabloner och fördelas av biståndshandläggare. Resurser fördelas baserat på hur mycket timmar den enskilda enheten gjort av med. I särskilt boende fördelas medel efter antalet platser. Saknas helt en medelsfördelning baserat på vårdtyngd. Det har enligt de intervjuer vi gjort ej heller genomförts någon vårdtyngdsmätning inom vare sig äldreomsorg eller funktionshinder. 8.2.1 Särskilt boende inom funktionshinder och äldreomsorg Fördelning av medel inom dessa verksamheter sker baserat per plats. Oavsett om platsen är belagd eller inte så fördelas medel till enheten. Detta gäller samtliga verksamheters särskilda boenden (I särskilt boende tolkas i denna granskning även in gruppboende m.m.). Här påtalas i intervjuer att det kan bli orättvisa fördelningar baserat på väldigt olika vårdtyngd. Den politisiska ledningen har inom detta område inte gjort någon särskild granskning. Dock påtalar de i intervjuer att det diskuteras flitigt vad gäller vårdtyngd som variabel men man har ej gått vidare i denna fråga. 8.3 Eksjö i jämförelse med andra Nedan redovisas några jämförelsetal med andra kommuner och riket. Siffrorna avser 2011. Andel inv m funk.neds kr/inv tot. Andel inv m omsorg 65 w % Andel inv 80 w % Andel personer med LSSinsatser IFO kr/vårdt Säbo ÄO kr/inv 65 w ÄO ordinärt boende kr/inv Eksjö 9996 15.2 7.6 0.9 4033 24 785 23543 Habo 3443 6.3 3.4 0.4 1699 22 784 20293 Sävsjö 8392 11.2 6.9 1.1 2793 31 860 14007 Länet 6437 12.2 6,9 0.8 3050 29 318 18764 Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun. SKL 2011 8
8.4 Våra kommentarer Vi anser att Eksjö har en tydlig och bra uppföljning av ekonomiska nyckeltal, ekonomi och budget. Delaktighet( Se undantag) i denna del präglar organisationen och vi anser det vara mycket positivt. Enhetschefer är delaktiga i uppföljning och oavsett vilken chefsnivå som man befinner sig upplever man sig delaktig i detta arbete. Undantaget är enhetscheferna inom hemtjänstverksamheten. Vi har också noterat att den politiska uppföljningen och delaktigheten är stor och det finns ett tydligt förtroende mellan politiker och tjänstemän. Detta ser vi som bra och viktigt. Nämnden bör snarast involvera enhetscheferna i styrningen av den egna ekonomin. Ett utvecklingsområde för Kommunstyrelsen är resursfördelningssystemet och införandet av vårdtyngd som variabel då resurser fördelas inom äldreomsorg och inom funktionshinderomsorgen. En verksamhet som bygger på att man lägger ner olika mycket tid på en brukare beroende på hur mycket vård och omsorg personen behöver, måste också ha ett resursfördelningssystem, som fördelar resurser utifrån behov och som förändras under året. Det resursfördelningssystem som används idag anser vi bör utvecklas. Speciellt tydligt är detta inom särskilda boenden där resurser enbart fördelas efter platser. Kommunstyrelsen bör införa vårdtyngd som variabel i resursfördelningen. Vi anser att den rutin som innebär att biståndsbesluten i Eksjö schabloniseras i tid är positiv, för att på detta sätt få en konsekvent och en rättvis bedömning av tidsåtgång för utförda insatser. Vi är medvetna om att bedömningen av tid i någon mån kan variera beroende på den enskilda individen men med så stora hemtjänstenheter som finns i Eksjö så kommer ett system som bygger på schabloniserade tider att jämna ut sig i längden. Budget bör baseras på vårdtyngd och ändras om denna förändras. Det innebär att vi förespråkar en rörlig budget under året där ökad vårdtyngd kan ge mer pengar och en minskad vårdtyngd mindre pengar. Detta gäller både inom äldreomsorg och inom funktionshinderomsorg. Synpunkter kan förekomma i dessa diskussioner om att vårdtyngden kan öka totalt sett och att det inte finns mer pengar att dela ut. Detta är ett viktigt och riktigt argument men då kommer enheterna att ha ett gott underlag för att kunna påvisa ökade behov inom sociala sektorn i diskussioner med kommunstyrelsen. Vi vill med detta också påtala att en budget inom sociala sektorn bör förändras under året då förutsättningarna i de olika enheterna kan förändras kraftigt på kort tid. Det är vanskligt att baserat på statistik dra stora slutsatser vad gäller standardkostnader. Vi har granskat SCB:s statistik från 2011 för att på detta sätt få en bild av hur Eksjö står sig i jämförelse med närliggande kommuner och med länet i helhet. Generellt sätt ligger kostnaderna på en hög nivå men till detta bör tilläggas att andelen funktionshindrade och äldre är klart högre. Vår slutsats baserat på statistiken är att detta bör ses i skenet av den uppföljning och den verksamhet som i övrigt granskats. 9
9. Biståndshandläggning 9.1 Organisation Enheten är organiserad som en egen enhet med en ansvarig myndighetschef. Det finns fyra medarbetare med inriktning mot äldreomsorg. Detta arbete innebär att man träffar enskilda individer som ansöker om hjälp samt vid behov deras anhöriga. Biståndet utformas i form av beslut om insatser och alla besluten tidsbegränsas idag. Handläggarna träffas en gång per vecka. Syftet med denna träff är att få samsyn och att regelbundet kunna ta ärenden. 9.2 Riktlinjer Biståndsenhetens riktlinjer är aktuella och har nyligen utformats. Tidigare brist på riktlinjer har medfört att samtliga intervjuade anser att det finns olika sätt att bedöma inom enheten, dock är detta på väg att förbättras då man arbetat mycket med dessa frågor. Dock påtalar flertalet intervjuade handläggare att även hemtjänstärenden bedöms olika. Det finns idag inte heller en tydlig uppföljning från vare sig de politiska företrädarna eller från tjänstemannasidan vad gäller avvikelser från riktlinjerna. Myndighetschef har i uppdrag att läsa igenom beslut och kan på detta sätt ha viss kontroll men det finns idag ingen intern formaliserad kontroll av detta område. 9.3 Utredningstider Samtliga intervjuade handläggare uppger att de håller lagstadgade utredningstider och att de för de mesta har ett beslut klart inom en månad. 9.4 Mål Det saknas tydliga mål i biståndsbesluten inom både funktionshinder och äldreromsorgen. Enligt några intervjuer är detta också en brist inom IFO. Detta gäller främst vad gäller beställningar i samband med institutionsplaceringar(vårdplaner). 9.5 Uppföljningar Samtliga intervjuade uppger att de uppföljningar som skall göras inte fungerar tillfredsställande. De hinner inte med uppföljningar i de ärenden där det inte påkallats av någon enskild eller annan medarbetare i kommunen. Flera påtalar att de ärenden där hjälpbehoven minskat inte minskas i tid då man inte hinner med uppföljningar på ett tillfredsställande sätt. Detta gäller främst de ärenden som skall följas upp årligen. Konsekvensen av att rutinen kring tidsbegränsning av besluten ändrats innebär att det finns en naturlig bevakning av beslut och att en naturlig uppföljning, med anledning av detta. Detta anser de intervjuade kommer att förbättra uppföljningen betydligt. dessutom har man sedan den granskning som KPMG gjorde tidigare gått igenom de beslut som inte haft uppföljning på flera år varför det inte finns ärenden med utan flerårig uppföljning. 10
Kommunstyrelsen har inte heller någon intern granskning av biståndsverksamheten. Det saknas uppföljning av biståndsbeslut. Detta innebär att utskotten inte har kontroll på att biståndsbeslut har en likvärdig bedömning. Vidare görs inga stickprov i verksamheten för att säkerställa att biståndsbeslut som fattas effektueras på ett riktigt sätt. Detta har inte förändrats sedan tidigare granskning. Dock har enheten själv utformat uppföljningsinstrument som politiken kan ta del av ifall rutiner utformas för redovisning av detta. Tidsbegränsade beslut Intervjuerna med biståndshandläggarna visar att praxis i Eksjö kommun vad gäller tidsbegränsade biståndsbeslut är att man numera tidsbestämmer besluten. Enligt rutinerna skall alla nya beslut följas upp efter tre veckor. Enligt de intervjuade handläggarna fungerar detta inte ännu. Finns inte heller några uppföljningar som kan redovisa hur detta ser ut. Vi uppmanar Kommunen att internt granska institutionsplaceringar och de beställningar som görs i samband med dessa beslut. Det har varit mycket fokus på detta område i Eksjö men det är viktigt att det finns tydlighet i vad man vill åstadkomma med institutionsplaceringarna för att på detta sätt kunna utkräva ansvar från utförarna. 9.6 Genomförandeplaner Varje enhet bör i enlighet med Socialstyrelsens rekommendationer göra en genomförandeplan för varje individ. Detta innebär att man tillsammans med individen gör en handlingsplan för hur insatsen skall utformas. Där kan också enklare mål ställas och eventuella riktade insatser för individen. Genomförandeplanen skrivs under av individen och av verksamhetsföreträdare. Vidare skall genomförandeplanen utifrån gemensam överenskommelse följas upp kontinuerligt. Vår granskning visar att genomförandeplaner skrivs på av de enskilda brukarna eller anhöriga till dem. Flera intervjuade tjänstemän påtalar att detta dock fungerar främst inom särskilt boende men att det brister i ordinärt boende. Vi har granskat ett antal genomförandeplaner. De innehåller adekvata uppgifter för den enskilde. De är också påskrivna av den enskilde eller anhörig till denne vilket vi ser som positivt då detta garanterar delaktighet. De mål som sätts upp innehåller dock väldigt lite mål som handlar om den enskildes förmågor. De mål vi gått igenom är ej heller möjliga att mäta eller att följa upp. Vi kan inte i genomförandeplaner heller följa eventuella uppföljningar som gjorts i de enskilda ärendena. Det finns politiska beslut där detta område är ett prioriterat uppföljningsområde. Det kommer att följas upp under 2014. 9.7 Våra kommentarer Vi anser det vara bra att kommunen arbetar med genomförandeplaner inom äldreomsorgen och inom funktionshinder. Vi vill dock påpeka att det är ett område där det finns mycket stora möjligheter till utveckling. Vad avser målsättningar i genomförandeplanerna är de väldigt generella eller saknas. Detta är viktigt dels ur brukandesynpunkt där inflytande för den enskilde i utformning av insatser bör finnas men också ur uppföljningshänseende vilket kan medföra lägre kostnader i form av minskade insatser. De mål som utformas i genomförandeplanerna saknar tydlighet och är utformade så allmänt att de är svåra för att inte säga omöjliga att följa upp. Det blir således också svårt att tydligt att utkräva ansvar för de utförande enheterna i samband med eventuella uppföljningar av genomförandeplaner. Den granskning vi gjort visar annars på att genomförandeplanerna är utformade på ett bra sätt. 11
Biståndshandläggarnas arbete med riktlinjer har genomförts och detta kommer på sikt att innebära att man får en gemensam samsyn och att riskerna för olika hantering av ärenden minskas. Kommunstyrelsen bör införa rutiner för uppföljning av biståndshandläggning. Denna uppföljning bör redovisas till kommunstyrelsen en gång per år. Vad gäller uppföljning så ger företrädarna för verksamheten och handläggarna inom densamma olika besked vad gäller uppföljningar. Kommunen bör internt aktivt och frekvent granska detta. I samband med biståndsbeslut tidsbegränsas besluten. Denna förändring mot tidigare granskning, har inneburit minskade risker för att ärenden faller mellan stolarna. Detta ser vi som väldigt positivt. 10. Övrigt 10.1 Vikariehantering (Resurspoolen) Samtliga intervjuade uppger att rekryterings- och bemanningsenheten till viss del fungerar på ett tillfredsställande sätt. De tillfrågade cheferna uppger att inringning och planering av vikarier är en mycket stor del av deras vardag. Poolen underlättar detta. Kommunens vikariepool skall hjälpa enheterna med detta arbete. Dock skall påtalas att samtliga intervjuade påtalar att denna pool är alldeles för liten. (6-7 stycken). Enligt de intervjuade får detta till konsekvens att dessa vikarier alltid/oftast är uppbokade varför det inte fyller sin funktion. Det är väldigt vanligt att de uppdrag enheterna vill ha utförda skickas tillbaka varför en stor del av enhetschefernas vardag handlar om inringning av vikarier. 10.2 Rehabiliteringsarbete Vår granskning visar att förebyggande arbete inom äldreomsorgen med rehabiliterande insatser är ett utvecklingsområde. Det saknas kontinuerliga insatser för att förebygga hjälpbehov. De rehabiliterande insatserna är av mer akut karaktär och kommer i stort sett bara då det är ordinerat. Det saknas också dagverksamhet bortsett från demensverksamheten. Tidigare har ett hemrehabprojekt genomförts men av detta blev det ingen fortsättning. Utskotten har dock satsat på anhörigcafé vilket är en uppskattad avlastning för anhöriga. De finns i flera delar av kommunen. Dessutom finns i kommunen en social aktivering som har öppet vissa dagar i veckan. Hemsjukvården ligger numera på kommunens ansvar men är relativt nytt vilket anges som skäl till att inga fler satsningar gjorts. 10.3 Bomtid Flera intervjuade påpekar att en hel del tid försvinner vid hemtjänstturer på s.k. bomtid. Bomtid är den tid som undersköterskor inte kan utföra i hemmet hos den enskilde då hen tackar nej till insatsen med kort varsel. Det kan vara att man skall få hjälpen av någon anhörig att man inte är hemma eller det vanligaste att man helt enkelt inte vill. Det finns idag inga rutiner i hemtjänsten som hanterar denna typ av bomtid. KPMG har i samband med flera uppdrag i andra kommuner, (dock 12
ej Eksjö), genomfört genomgångar av hur mycket tid som försvinner i s.k. bomtid. Konstateras kan att i flertalet kommuner där man inte aktivt arbetat med denna fråga så är bomtiden ca 10%. Schemaläggarna påtalar också att ingen hänsyn tas till bomtid då man planerar scheman. 10.4 Tomtid Schemaplanering är idag ett område som flera intervjuade påpekar inte fungerar optimalt. Dels används inte de tekniska system som finns på ett bra sätt enligt de schemaplanerare vi intervjuat och dels uppstår tomtid i schema som man inte klarar av att fylla med annat. Detta beror enligt flera intervjuade dels på att det inte finns några rutiner där man kan skifta mellan olika arbetsplatser, dels beror det på ovilja att byta arbetsplatser men också på oförmåga att utnyttja de schemasystem som finns. 10.5 Samverkan Biståndshandläggarna har tillsammans med cheferna för hemtjänsten fått ett visst samarbete. Detta har enligt de intervjuade blivit bättre de senaste två åren. Vad gäller samverkan med chefer för särskilt boende så är detta ett område där samtliga påtalar att det idag inte finns något samarbete. Samverkan mellan äldreomsorgens chefer och funktionshinderomsorgens chefer är dock inte formaliserad och är idag enligt de intervjuade mycket begränsad. Dock påtalas i sammanhanget att man har mycket möten rent allmänt och att man måste vara försiktig i att träffas för träffandets skull. 10.6 Våra kommentarer Ett rehabiliterande förhållningssätt inom äldreomsorgen är enligt vår bedömning en god förutsättning för att minska kostnader på flera områden inom äldreomsorgen och inom funktionshinderverksamheten. Speciellt i samband med nya ärenden inom dessa verksamheter och i samband med att individer kommer från sjukhusvistelse. Numera ligger hemsjukvården på kommunen i Eksjö kommun och kommunstyrelsen bör allvarligt överväga satsningar inom detta område då mervärden för både den enskilde och ekonomin är stora. Kommunen bör överväga snabba insatser för att komma till rätta med de bekymmer som finns vad gäller bomtid och tomtid. Det finns både organisatoriska vinster och ekonomiska vinster att göra genom att bättre utnyttja tekniken men också att minska ner scheman och ta hänsyn till den bomtid som idag är utbredd. Ett första steg är att konstatera hur stor bomtiden är och därefter vidta åtgärder. En flexibel organisation inom dessa delar kan minska kostnaderna rejält. Även vikariehanteringen är ett område där mycket synpunkter framkommer. Detta bör analyseras av kommunen ingående då det har starkpåverkan på organisation och kostnader. 13
KPMG, dag som ovan Tommy Nyberg Seniorkonsult Verksamhetsspecialist 14