VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING RIKTLINJER FÖR ÅTGÄRDER VID OLYCKSFALL, SVÅR SJUKDOM OCH DÖDSFALL HOS PERSONAL VID VÄSTERVIKS KOMMUN (HANDLEDNING VID KRIS) ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2009-05-13, 150 Innehållsförteckning Inledning sid 1 Krisorganisationen i Västerviks kommun sid 2 Krisens olika faser sid 3 Bemötande sid 4 Emotionell första hjälp sid 4 Minnesstund sid 5 Media sid 5 Uppföljning samtal och debriefing sid 5 Särskilt att tänka på vid dödsfall, olycksfall mm sid 6 INLEDNING Kommunen utgör en stor arbetsplats där medarbetare kan drabbas på olika sätt av svår sjukdom, olycksfall eller dödsfall. Händelsen kan drabba den anställde eller någon i dennes familj och i samband med detta uppstår en kris som måste hanteras på arbetsplatsen. Vi ska alla vara förberedda på att något kan hända och det ska finnas förslag och riktlinjer för hur vi kan bete oss i olika situationer. 1
DEFINITION Enligt Arbetsmiljöverkets regler Första hjälp och krisstöd AFS 1999:7 ska det på varje arbetsplats finnas rutiner för stöd till personal som drabbats samt för åtgärder att vidta på arbetsplatsen i samband med personals svåra sjukdom, olycksfall eller dödsfall. Företagshälsovården är tillgänglig som en resurs i krisarbetet. SYFTE Syftet med riktlinjerna för åtgärder vid olycksfall, svår sjukdom och dödsfall hos egen personal är att: Vara till praktisk hjälp för att hantera en krissituation som drabbar arbetsplatsen Ge förslag och riktlinjer för hur vi skall bete oss vid olika situationer Informera om vikten av krisstöd och insatser vid allvarliga händelser KRISORGANISATIONEN I VÄSTERVIKS KOMMUN Vid en kris eller en så kallad extraordinär händelse aktiveras kommunens krisledningsnämnd och krisledningsorganisation. Krisorganisationen är bl. a till för att stötta de verksamheter som drabbas, för att kunna fatta övergripande beslut, prioritera arbetet och hjälpa/stötta medborgarna och besökare i Västerviks kommun. I krisorganisationen ingår krisledningsnämnd, informationsorganisation, krisledningsgrupp och POSOM. Krisledningsnämnden består av kommunstyrelsens ledamöter och är kommunens beslutsfattare vid en kris. Krisledningsgruppen består av kommunens förvaltnings- och bolagschefer samt expertis beroende på händelsens art. I krisorganisationen ingår även en informationsorganisation som har till uppgift att sprida information till medborgare, media, anställda, myndigheter m.fl. POSOM står för Psykiskt Och Socialt Omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer och träder i kraft vid händelser där psykisk ohälsa måste bearbetas. POSOM organisationen nås via SOS (112) Lokala krisledningsgrupper finns på kommunens större förvaltningar. Alla förvaltningar bör ha en tydlig organisation och struktur för krishantering. Företagshälsovården finns som en resurs för alla förvaltningar och bolag. 2
KRISENS OLIKA FASER Krisens förlopp kan delas in i fyra faser. Det är viktigt att komma ihåg att dessa faser inte är klart åtskilda från varandra, ibland kan någon av dem saknas helt men modellen är ett hjälpmedel att förstå krisens förlopp. Chockfasen Individen håller ifrån sig med all kraft. Även om man verkar välordnad till ytan kan det vara kaos inombords och man klarar inte av att ta in information. Förnekande, det är inte sant Förvirring Överreagerande Overklighetskänslor Tyst och orörlig, paralyserad Kroppsliga symtom som hjärtklappning, darrningar, yrsel, illamående Reaktionsfasen Individen tvingas öppna ögonen för det skedda. Sårbarhet Ångest Sömnsvårigheter Depression Ilska och aggressivitet Koncentrationssvårigheter Skuld, skam och självförebråelse Bearbetningsfasen Det akuta skedet har nu lämnats och individen börjar åter vända sig mot framtiden. Kan sätta ord på vad som hänt Känner sorg Viktigt att ha någon att prata med Nyorienteringsfasen Individen ser möjligheter och nya intressen har ersatt de förlorade. Krisen blir en del av livet och inte något som ska glömmas. Livet går vidare med det förgångna som ett ärr som alltid kommer att finnas med men det är bearbetat och man börjar acceptera det inträffade. 3
BEMÖTANDE Hur du som medmänniska bemöter en krisdrabbad person: Säg vem du är och gör klart att din hjälp är menad som ett erbjudande. Lyssna till den drabbade mer än du pratar själv. Inrikta samtalet på den drabbades aktuella problem och symtom. Var ärlig mot den drabbade! Förneka inte eller bagatellisera den drabbades skador /problem. Hjälp den drabbade att realistiskt se på sin situation på ett tankfullt sätt. Låt den drabbade beskriva skeendet och korrigera endast uppenbara missuppfattningar och förvrängningar. Hjälp den drabbade att acceptera andras stöd och hjälp. Acceptera den drabbades känslor som de är. Hjälp honom/henne att våga uttrycka sina känslor av sorg, smärta, skuld och aggressivitet. Stötta fungerande sidor hos den drabbade. Förmedla en positiv grundstämning. Känn och godta din egen begränsning i situationen. Du ska inte: Ge goda råd. Lösa den drabbades problem eller avlägsna den drabbade från hans/hennes problem. Prata själv för att dämpa din egen ångest. Uppmuntra anklagelser mot andra. Tro att den drabbade till varje pris måste skyddas och inte anstränga sig. EMOTIONELL FÖRSTA HJÄLP Hur chef/ledare på arbetsplatsen bör agera och där företagshälsovården kan vara en resurs: Låt ingen gå hem direkt efter en inträffad krissituation. Samla alla inblandade på en trygg och avskärmad plats. Tänk på möjligheten att bjuda på varm dryck och ev mat. Låt alla få möjlighet att kontakta anhöriga. Ge de inblandade möjlighet att få prata om det inträffade och ventilera sina känslor. Ge extra omsorg och uppmärksamhet till dem som behöver det. Undvik att leta efter syndabockar. 4
Informera om stressreaktioner som kan inträffa. Ordna socialt kontaktnät för den närmaste tiden. Bestäm var och när gruppen ska träffas igen. Ingen bör gå innan samlingen är avslutad. MINNESSTUND När någon personal har avlidit bör en minnesstund ordnas några dagar efter det inträffade. Informera all personal om möjligheten att delta. Kontakta de anhöriga om hur minnesstunden planeras, eventuella önskningar och inbjud dem att vara med. Minnesstunden ordnas i ett avskilt rum, ljus tänds, ev finns ett foto av den avlidne, man kan säga några ord om den avlidne och ev spelas stillsam musik. En särskild person, chef eller motsvarande, är ansvarig för minnesstunden, håller ihop samlingen och avslutar minnesstunden. MEDIA Vid stora händelser finns kommunens krisorganisation att tillgå och den har hand om informationsspridning och kontakter med media. På de större förvaltningarna finns lokala kris/stödgrupper organiserade och arbetsuppgifter fördelade. All information till massmedia, anhöriga, personal och berörda ska skötas av krisledningsgrupp eller motsvarande. Det är viktigt att varje organisation har en tydlig struktur för hur informationen ska skötas till och från respektive ledning. UPPFÖLJNING SAMTAL OCH DEBRIEFING Hur chef/ledare på arbetsplatsen tillsammans med företagshälsovården bör följa upp: Efter en traumatisk händelse som t ex ett dödsfall eller en olyckshändelse är det en god hjälp i läkningsprocessen att de inblandade får samlas och gå igenom sina intryck och reaktioner. Samtalet ska vara i nära anslutning till händelsen men inte samma dag. Som resurs i uppföljande samtal finns personal från företagshälsovården. De kan leda samtalet tillsammans med chef /ledare på arbetsplatsen. Samtliga inblandade ska erbjudas vara med men det ska vara frivilligt för var och en att delta. Om många är inblandade är det bäst att indela berörda i mindre grupper. 5
Samtalet måste få ta den tid som behövs! Alla som är närvarande ska kunna lita på att det som sägs inte förs vidare till någon annan. Uppmana deltagarna att prata om sina upplevelser: Vad som faktiskt inträffat Vad man tänkte Vilka känslor som väcktes Vilka stressfaktorer som uppstod Hur känns det idag? Ledaren ska lyssna aktivt fråga, undra, klargöra men inte avbryta eller styra gruppen. Var uppmärksam på att alla får komma till tals. Alla reaktioner ska vara tillåtna. Låt även ilska få komma fram men utan att leta syndabockar. Avsluta mötet; hur vill deltagarna gå vidare, ytterligare möten? Var mycket uppmärksam på ev reaktioner en lång tid efter det inträffade. SÄRSKILT ATT TÄNKA PÅ: Dödsfall på arbetsplatsen (med stödresursgrupp avses i fortsättningen den organisation som finns på förvaltning/bolag och med verksamhetschef avses även motsvarande funktioner i organisationen). Stödresursgruppen och närmast berörda ur arbetsgruppen sammankallas. Stödresursgruppen sammankallar samtlig personal och berättar om dödsfallet. Stödresursgruppen informerar företagshälsovården om det inträffade. Informera de anställda om att företagshälsovården kan medverka vid stödsamtal individuellt och/eller i grupp (=debriefing). Kontrollera om den avlidna har några anhöriga på arbetsplatsen. I så fall underrättas dessa speciellt (se till att det alltid finns en uppdaterad lista med namn och telefonnummer till närmast anhöriga på samtlig personal). Verksamhetschef eller annan lämplig person ansvarar för kontakten med anhöriga. Inget besked till anhöriga om dödsfall ska ges via telefon utan 6
genom personligt besök! Den som ska framföra beskedet kan ta hjälp av präst och polis. Eventuell information till massmedia lämnas av stödresursgruppen. Om möjligheter till flaggning finns, hissas flaggan på halv stång när samtliga anställda underrättats om dödsfallet. Verksamhetschef frågar de anhöriga om de önskar att arbetskamrater/ledning ska delta i begravningen. Stödresursgruppen ansvarar för eventuella blommor från arbetsplatsen till begravningen, dödsannons i tidningen, kort till anhöriga. Se Uppföljning Samtal och debriefing. Om dödsfallet är förorsakat av en olyckshändelse, ska polisen larmas samt kommunens säkerhetssamordnare informeras. När en anställd avlidit ska verksamhetschef anmäla eventuell arbetsskada till arbetsmiljöverket och försäkringskassan. Särskild åtgärd om suicid drabbar arbetsplatsen. Dödsfall utanför arbetsplatsen Stödresursgruppen sammankallas så snart man fått kännedom om dödsfallet. Stödresursgruppen sammankallar samtlig personal och informerar om dödsfallet. Beslut tas om vem som ska ha ansvar för olika kontakter. Informera de anställda om att företagshälsovården kan medverka vid stödsamtal individuellt och/eller i grupp (=debriefing). Om möjligheter till flaggning finns, hissas flaggan på halv stång när samtliga anställda underrättats om dödsfallet. Företagshälsovården informeras om det inträffade. Verksamhetschef frågar de anhöriga om de önskar att arbetskamrater/ledning ska delta i begravningen. Stödresursgruppen ansvarar för eventuella blommor från arbetsplatsen till begravningen, dödsannons i tidningen, kort till anhöriga. Se Uppföljning Samtal och debriefing. Om dödsfallet är förorsakat av en olyckshändelse, ska polisen larmas samt kommunens säkerhetssamordnare informeras. 7
Dödsfall nära anhörig till personal I samband med att arbetsplatsen underrättas eller får kännedom om dödsfallet tillfrågar verksamhetschef familjen om arbetstagarens kamrater kan meddelas. Stödresursgruppen sammankallas vid behov. Stödresursgruppen informerar berörda Det är bäst om man kan tala öppet på arbetsplatsen om det som hänt. Det är dock viktigt att respektera om en anställd inte vill att man ska nämna något om dödsfallet! Vid anhörigas död genom olycka eller suicid bör man särskilt noga tänka på vad som ska sägas. Anställd som mister nära anhörig mår oftast bäst av att börja arbeta så snart som möjligt. Övergången underlättas genom en tidig kontakt mellan arbetsplatsen och den anställde. När arbetsplatsen tar initiativ till kontakt visar detta att man bryr sig om det som hänt om vill hjälpa på bästa möjliga sätt. Suicid hos personal Fråga anhöriga om man får berätta vad man vet om det som hänt. Redovisa så mycket ni vet, vad som hänt, hur suicid upptäckts, vad som föregått händelsen. Berätta fakta, undvik inte att ta upp det obehagliga. Att inte berätta leder till spekulationer och rykten. Ta vid behov hjälp utifrån (t.ex. företagshälsovården) för samtal, minnesstund eller annat som behövs. Tänk på den som dött som om hon/han dött i en olycka eller av en långvarig sjukdom. Minnet av den döda är det samma. Försök inte hitta mening i det som hänt. Försök att våga möta det meningslösa. Se Uppföljning samtal och debriefing. Sök stöd i arbetsgruppen för att undvika skuldbeläggning. Beslutet att ta sitt liv fattas av den enskilde, skulden kan inte läggas på omgivningen. Om möjligheter till flaggning finns, bör sorgeflaggning ske i samband med begravning. Efter samråd med de anhöriga kan sorgeflaggning ske även dagen efter dödsfallet. 8
Svårare olycksfall på arbetsplatsen Så snart olyckan är känd sammankallas stödresursgruppen. Stödresursgruppen samlar in så mycket fakta om olyckan som möjligt. Faktaunderlag tas fram. Vilken omfattning har olyckan? Försök få fram så mycket fakta som möjligt. Samarbeta med polisen, vem ska ta första kontakten med anhöriga och hur ska den tas? (se till att det alltid finns en uppdaterad lista med namn och telefonnummer till närmaste anhöriga till samtlig personal) Stödresursgruppen beslutar om hur och när information till personalen ska ske och sammankallar också personalen Stödresursgruppen beslutar hur information till personalen ska utformas. Verksamhetschef informerar förvaltningschefen. Informera de anställda om att företagshälsovården kan medverka med stödsamtal individuellt och/eller i grupp (=debriefing). Eventuell information till massmedia lämnas av stödresursgruppen. Stödresursgruppen samlas för diskussion om ytterligare åtgärder. Se aktuella handlingsplaner beroende på situation. Verksamhetschef ansvarar för anmälan enligt arbetsmiljöförordningen. Omfattande personskada personal Även plötsliga omfattande personskador hos någon som finns i vår närhet kan väcka många känslor och frågor. I samband med att arbetsledningen underrättas eller får kännedom om inträffad skada, t ex vid trafikolycka, bör personal fråga berörd anställd, skadad eller anhörig till skadad, om medarbetarna kan meddelas. Ju mer fakta som får vidarebefordras, desto mindre risk att det uppstår rykten. Stödresursgruppen sammankallas vid behov. Stödresursgrupp informerar övrig personal. Informera de anställda om att företagshälsovården kan medverka med stödsamtal individuellt och/eller i grupp (=debriefing). Det är bäst om man kan tala öppet om det som hänt. Det är dock viktigt att respektera om den skadade/anhöriga inte vill att man ska prata om det. 9
Närmaste chef eller annan utsedd kontaktperson håller kontakt med hemmet och sjukhuset. Om olycksfallet inträffat i tjänsten ska förvaltningschef och säkerhetssamordnare informeras. Vid olycksfall i tjänsten ska anmälan enligt arbetsmiljöförordningen göras. Att möta svårt sjuk medarbetare Närmast ansvarig chef ansvarar för att kontakt hålls med den sjuke. Situationen avgör men det är viktigt att det i den mån det är möjligt hålla den sjuke underättad om vad som sker på arbetsplatsen. Den sjuke, eller om det inte är möjligt, den sjukes anhöriga avgör hur mycket och vad som får delges övrig personal. Informera de anställda om att företagshälsovården kan medverka med stödsamtal individuellt och/eller i grupp (=debriefing). 10