REGION VÄRMLAND. Krishanteringsplan

Transkript

1 REGION VÄRMLAND Krishanteringsplan

2 KRISHANTERINGSPLAN 1. VID KRIS Nivå 1 Nivå 2 2. KRISORGANISATION Bemanning Krisledarens roll Krisgruppens roll Bemanning vid utdragen kris Krisledningens samlingsplats, mat vilorum, konto 3. KRISKOMMUNIKATION Telefon och mejl Meddela organisationen Ta fram fakta om händelsen Gör scenarier Välj strategi Budskapsformulering Gå ut med information Inventera målgrupper 4. KANALER FÖR INFORMATIONSSPRIDNING regionvarmland.se och intranätet Insikt SMS, telefon, fax Mejl Reception och växel Möten Medier Viktiga telefonnummer Anhöriglista 5. OLIKA TYPER AV KRIS Fysisk kris Kriser till följd av bedrägeri eller misskötsel Kris orsakad av värderingar hos ledningen Konfrontationskris Kris till följd av illvilja Checklistor och bra att tänka på vid vissa typer av kriser 6. MINNESANTECKNINGAR 7. UPPFÖLJNING SAMTAL OCH DEBRIEFING 8. UTVÄRDERING

3 KRISHANTERINGSPLAN Detta dokument innehåller Region Värmlands övergripande krishanteringsplan. Varje folkhögskola inom Region Värmland har sin egen krishanteringsplan som används lokalt. Region Värmlands övergripande krishanteringsplan utgör ett stöd till dessa lokala planer. Region Värmlands krisledare ska alltid informeras om en kris uppstår och tillsammans med rektor (eller annan utpekad krisledare) besluta om vidare åtgärder. 1. VID KRIS Vid kris samlas Region Värmlands ledningsgrupp och definierar krisen och gör en bedömning av krisens nivå: Nivå 1: Krisen handlar om exempelvis dödsfall, olycksfall på arbetsplatsen mm. 1. Ledningsgruppen sammankallar krisgruppen som tar fram handlingsplan. Nivå 2: Krisen bedöms beröra samtliga i organisationen. 1. Region Värmlands ledningsgrupp samlas och gör en bedömning av krisens art. 2. Krisledningen sammankallas 3. Krisledningen arbetar enligt nedanstående lista. Varje moment finns utförligare beskrivet längre fram i dokumentet. Telefonlinje öppnas och bemanning säkerställs Organisationen meddelas Fakta om händelsen tas fram Olika scenarier tas fram Kommunikationsplan utifrån värsta scenariet tas fram Budskap formuleras Information sprids Krisledningen fattar beslut vem som ytterligare bör involveras, exempelvis fackliga organisationer, företagshälsovård, andra organisationer etc. Drar krisen ut på tiden måste planer för bemanning för verksamheten och för krisledningen göras. 2. KRISORGANISATION Vid kris leder regiondirektören den ordinarie verksamheten. Krisorganisationen leds av krisledaren som regelbundet stämmer av med regiondirektören och håller denne uppdaterad. Om krisen berör någon i ledningsgruppen övertas krisledningen av nästföljande person på listan. Krisledningens uppgift är att minska det psykiska och fysiska lidandet för de drabbade när en kris uppstår.

4 Region Värmlands ledningsgrupp Krisledare Krisledningsgrupp Informations -grupp Allmänhet Fackliga org Anhöriga Organisationer Företagshälsovård Anställda Media Bemanning Krisledare: Krisledningsgrupp: Informationsgrupp Jan Johansson (Lars Christensen) (Birgitta Nilsson) Hedvig Bergenheim Karin Carlsson Lars Christensen Birgitta Nilsson Mona Björn Lars Falkman Debora Karlsson Krisledarens roll Leda insatsarbetet utifrån kunskaper om de drabbades reaktioner samt ha en beredskap i att stötta gruppmedlemmarna i deras reaktioner. Arbeta fram goda relationer mellan gruppens medlemmar så att man identifierar stress, trötthet Se till att gruppmedlemmarna äter dricker och tar pauser Uppmuntra och ge beröm både under insatsen och efter Efter krisen skapa debriefing (ett avslutande möte for alla inblandade som aktivt deltagit vid krisarbetet). Syftet med debriefingen är att lindra de psykiska stressreaktioner som följer efter att man varit med om en svår och kanske dramatisk upplevelse Krisgruppens roll Krisledningsgruppens vikigaste funktion är att fungera som trygghetsskapande Arbeta utifrån inövade rutiner med stor flexibilitet Förhållningssätt "Håll om - Håll tyst - Håll kvar

5 Bemanning vid utdragen kris Enligt Arbetstidslagen skall en genomsnittlig veckoarbetstid vara högst 48 timmar och 11 timmars sammanhängande dygnsvila. Avvikelser får göras tillfälligtvis, om det föranleds av något skärskilt förhållande som inte har kunnat förutses. Kompensationsledighet ska då ges. Krisledningsgruppen bör delas upp och arbeta i skift för att undvika att överträda Arbetstidslagen. Krisledningens samlingsplats, mat vilorum, konto Samlingsplats: Navigatören (konferensrum), Lagergrens gata 2. Detta utgör ledningscentral för krisledningen. Mat hämtas från restaurang Claessons, Våxnäsgatan 10, Karolinen, tel Belasta ansvar Vilrum finns på våning 2, Lagergrens gata 2 3. KRISKOMMUNIKATION Det är krisgruppen som bestämmer vilken information som ska lämnas ut samt hur och när. Krisgruppen arbetar enligt följande lista: Telefon och mejl Ett telefonnummer och en e-postadress för allt inkommande som rör krisen upprättas. Växel och annan personal måste vara helt på det klara med att allt som rör krisen ska dit. Personal i krisgruppen ansvarar för att ta emot samtal och e-post och ber att få återkomma. Ingen information lämnas ut i ett första skede. Presstalesman utses. Meddela organisationen Meddela samtliga anställda att kris råder, att mer information kommer inom kort och var de ska hänvisa samtal. Ledningsgruppen får information via telefon eller sms Ta fram fakta om händelsen Vad är det som har hänt? Vilka är inblandande? Vilket är företagets eller organisationens ansvar? Vilka övriga aktörer finns? Behövs större undersökningar sättas igång? Gör scenarier Skapa flera tänkbara scenarier för händelseutvecklingen Välj strategi Utgå från värsta tänkbara scenario och gör en kommunikationsstrategi. Briefa talesperson. Budskapsformulering Informationen ska ge en överblick över situationen samtidigt som den är entydig. Budskapet ska ha hög trovärdighet. Empati och förståelse måste genomsyra budskapet. Gå ut med information Gå ut med en första information till samtliga målgrupper. Informationen ska vara kort, saklig och ärlig och ska berätta vad som har hänt och var man kan nå krisgruppen. Uppmana anställda att höra av sig till krisgruppen om de uppfattar rykten eller händelser som rör krisen. Det är mycket viktigt att den interna informationen fungerar så att inte anställda får information vida medierna först. Inventera målgrupper Lista personer och organisationer som behöver information och skicka en första version till dem också.

6 4. KANALER FÖR INFORMATIONSSPRIDNING regionvarmland.se och intranätet Insikt Regionvarmland.se: Informationen läggs ut på förstasidan med hjälp av en så kallad rullgardin (dvs man lägger en sk förstasida när en kris inträffar). En färdig mall fylls i med information om vad som har hänt, var man får mer information, kontaktpersoner, etc Insikt: Information publiceras samtidigt internt och externt. Anställda ska inte få informationen via media eller externwebb först. SMS, telefon, fax SMS-sändlistor Två listor ska upprättas och finnas i telefonerna hos var och en i krisledningsgruppen: Lista 1: (här ingår RV:s ledningsgrupp, krisledningsgrupp, informationsgrupp samt regionråden): Christer Svahn, Jan Johansson, Lars Christensen, Birgitta Nilsson, Hedvig Bergenheim, Bertil Renholm, Karin Vangstad, Karin Carlsson, Mona Björn, Lars Falkman, Debora Karlsson, Tomas Riste, Göran Nilsson, Lista 2: Region Värmlands samtliga anställda. Telefon och fax En särskild telefonlinje öppnas och ska bemannas. I Landgången: tel I krisgruppens ledningscentral, Navigatören, finns tillgång högtalartelefon: tel Vidarekoppling från dessa fasta telefoner: Tryck *21* och telefonnumret dit samtalet ska flyttas. Tryck # Exempel internt: *21* 11021# Exempel externt *21* # Urkoppling: Tryck #21# Fax finns utanför Navigatören. Faxnummer:

7 Mejl En e-postadress för inkommande mejl som berör krisen ska upprättas. Denna mejladress ska kommuniceras i alla kanaler. Informationsgruppen och krisledaren ska ha upprättade mejllistor i sina datorer för snabb kommunikation med olika grupper. Följande listor ska finnas: 1) Alla anställda på RV 2) Region Värmlands styrelse 3) Region Värmlands ledningsgrupp+rekorerna på folkhögskolorna och verksamhetsledare för resurscentra Reception och växel Personal i växeln och receptionen är många gånger de första som möter de som söker information. De måste snabbt informeras om krisens art och om vilket telefonnummer och e-postadress som gäller för frågor. Möten Efter inventering av målgrupper som behöver information kan det behövas arrangeras möten med vissa av målgrupperna, exempelvis: Personal Anhöriga, mfl Medier Presstalesman utses av krisledningen beroende på krisens art. Krisgruppen beslutar tillsammans med informationschefen om pressmeddelanden och presskonferenser samt om eventuella dementier, genmälen, beriktiganden och rättelser. Viktiga telefonnummer Nödnummer: 112 Företagshälsovård, Servicehälsan: Sjukhus: Polis: Räddningstjänsten växel: Vakthavande tjänsteman: Socialtjänsten växel: Förvaltningschef: Kyrkan: Sjukhuspräst: POSOM 112 alt ( Harald Cohén) Anhöriglista Personalkatalogen som ligger på intranätet Insikt innehåller uppgifter om anhöriga. Följande personer har access till samtliga uppgifter i personalkatalogen: Jan Johansson Karin Carlsson Mona Björn Hedvig Bergenheim

8 5. OLIKA TYPER AV KRISER Fysisk kris Kris när anställda eller egendom skadas. Exempelvis: Arbetsplatsolyckor Dödsfall på arbetsplatsen Brand Självmord Skilsmässa eller annan händelse som gör att den anställde drabbas av allvarlig krisreaktion. Kriser till följd av bedrägeri eller misskötsel Vald eller anställd missköter gemensamma ekonomiska medel, ljuger, döljer eller undanhåller information. Kris orsakad av värderingar hos ledningen Kris som orsakas av att vald eller anställd uttrycker värderingar som går stick i stäv med den gängse uppfattningen inom organisationen Exempel: Sexuella trakasserier Rattfylleri Kränkande uttalanden Hyckleri, det vill säga ledningens handlande stämmer inte överens med värdegrund, vision mm Konfrontationskris Är en kris som är avsiktligt provocerad av missnöjda individer eller grupper som vill få sina önskningar tillgodosedda Exempel: Missnöjda medlemmar eller allmänhet som skriver insändare eller sätter upp en facebookgrupp för att kritisera organisationen. Kris till följd av illvilja Är en kris som orsakas av individer som använder extrema insatser för att försöka försvåra verksamheten i organisationen Exempel: Missnöjda anställda eller före detta anställda som försöker hämnas genom utspel i medierna eller genom exempelvis sociala medier. Checklistor och bra att tänka på vid vissa typer av kriser Dödsfall personal Polisen underrättas omedelbart av närmaste chef. Polisen meddelar anhöriga om det inträffade. Ev kan närmaste chef eller någon annan person som krisgruppen utser finnas med för att framföra beskedet. Krisgruppen + närmast ansvarig chef sammankallas. Ev kan även någon nära berörd ur personalgruppen vara med vid första träffen. Beslut tas om vem som skall ha ansvar för olika kontakter och praktiska arrangemang. Präst och Servicehälsan underrättas om det inträffade och kallas in akut Krisgruppen sammankallar samtlig personal och berättar om dödsfallet. Om möjligt bör präst och/eller Servicehälsan finnas med vid detta tillfälle. Var beredd på olika reaktioner efter informationen. Möjlighet måste ges till personalen att reagera på det inträffade. Krisgruppen och ansvarig chef måste vara lyhörd för de behov som uppkommer. Sätt av tid för samtal, ställ in planerade möten etc beroende på personalens behov. Eventuell information till massmedia lämnas av krisgruppen/informationschefen. Anordna ett minnesbord med vit duk, blommor, tänt ljus, en passande dikt etc. (se att anordna en minnesstund)

9 Krisledaren frågar de anhöriga om de önskar att arbetskamrater skall delta i begravningen. Krisgruppen ansvarar för eventuella. blommor från Region Värmland till begravningen, dödsannons i tidningen, kort till anhöriga. Se "Uppföljning - samtal och debriefing" Glöm ej gällande försäkringar och anmälan av arbetsskada enligt Systematiskt arbetsmiljöarbete Dödsfall personal på fritiden Krisgruppen + närmast ansvarig chef sammankallas så snart arbetsplatsen fått kännedom om dödsfallet. Ev kan även någon nära berörd ur personalgruppen vara med vid första träffen. Beslut tas om vem som skall ha ansvar för olika kontakter och praktiska arrangemang. Präst och Servicehälsan underrättas om det inträffade Påföljande arbetsdags morgon hissas flaggan på halv stång, se "Flaggningsregler". Krisgruppen sammankallar samtlig personal och informerar om dödsfallet. Om möjligt bör präst och/eller Servicehälsan finnas med vid detta tillfälle. Var beredd på olika reaktioner efter informationen. Möjlighet måste ges till personalen att reagera på det inträffade. Krisgruppen och ansvarig chef måste vara lyhörd för de behov som uppkommer. Sätt av tid för samtal, ställ in planerade möten etc beroende på personalens behov. Anordna ett minnesbord med vit duk, blommor, tänt ljus, en passande dikt etc. Krisledaren frågar de anhöriga om de önskar att arbetskamrater skall delta i begravningen. Krisgruppen ansvarar för eventuella. blommor från Region Värmland till begravningen, dödsannons i tidningen, kort till anhöriga. Se "Uppföljning - samtal och debriefing" Glöm ej gällande försäkringar och anmälan av arbetsskada enligt Systematiskt arbetsmiljöarbete Olycksfall på resa Ett sätt att underlätta hanteringen vid oförberedda händelser då någon/några är ute och reser är att arbetsplatsen har vetskap om vilka som är ute på resa. Se alltid till att närmaste chef vet om att du är på resa och var du är på väg. Så snart arbetsplatsen fått kännedom om olyckan sammankallas krisgruppen och närmast ansvarig chef. Präst och Servicehälsan underrättas om det inträffade Krisgruppen samlar in så mycket fakta om olyckan som möjligt. - Faktaunderlag tas fram via polisen. Vilken omfattning har olyckan? Vet man vilka personer som fanns med vid olyckan? Försök få fram så mycket fakta som är möjligt. - Vilka personer, enligt arbetsplatsens noteringar, kan vara inblandade i olyckan? - Samarbeta med polisen - vem skall ta första kontakten med anhöriga och hur skall den tas? - Om olyckan skett utomlands - kontakta UD eller den svenska ambassaden i det land som olyckan skett för att få fram fakta om olyckan - Om olyckan skett utomlands och eventuell akut hjälp behövs, kontakta SOS international i Köpenhamn. Krisgruppen beslutar hur information till anställda skall ske. Ibland kan det vara bra att bjuda in polisen eller andra personer som kan ge direktinformation. Eventuell information till massmedia lämnas av den talesman krisgruppen utser Krisgruppen samlas för diskussion om ytterligare åtgärder Omfattande personskada - personal Även plötsliga omfattande personskador hos någon som finns i vår närhet kan väcka många känslor och frågor. I samband med att arbetsplatsen underrättas eller får kännedom om det inträffade tillfrågar närmaste chefen den skadade/anhöriga om medarbetarna kan meddelas. Ju mer fakta som får vidarebefordras desto mindre risk att det uppstår rykten. Krisgruppen sammankallas vid behov.

10 Krisledaren eller närmaste chef meddelar personalen Det är bäst om man kan tala öppet om det som hänt. Det är dock viktigt att respektera om den skadade/anhöriga inte vill att man skall prata om det! Närmaste chef eller annan utsedd kontaktperson håller kontakt med hemmet och sjukhuset. Självmord - personal Krisgruppen + närmast ansvarig chef sammankallas. Ev kan även någon nära berörd ur personalgruppen vara med vid första träffen. Beslut tas om vem som skall ha ansvar för olika kontakter och praktiska arrangemang. Präst och Servicehälsan underrättas om det inträffade. Krisledaren kontaktar de anhöriga och inhämtar deras tillstånd till att berätta om dödsorsaken för kollegor och personal Om de anhöriga inte ger sitt tillstånd till detta måste det självklart respekteras! Påföljande arbetsdags morgon hissas flaggan på halv stång, se "Flaggningsregler". Krisgruppen sammankallar samtlig personal och berättar om dödsfallet. Om möjligt bör präst och/eller Servicehälsan finnas med vid detta tillfälle. Om anhöriga ger sitt medgivande informeras personalen så konkret som möjlig om vad som har hänt. Var observant på reaktioner hos personalen! Tala öppet och konkret om händelsen. Låt personalen tala om sina tankar och känslor. - Självmord väcker djupa existentiella frågor om liv och död, om livets mening, om skuld och skam hos de flesta av oss. - Prästen kan gärna vara med och framföra budskapet till personalen. Man bör tänka igenom och diskutera hur budskapet om dödsorsaken skall framföras till personalen vem som skall göra det. Berätta så konkret som möjligt om det som inträffat. - alla olika reaktioner är tillåtna - ingen är tvingad att yttra sig - var och en skall tala för sig och få prata till punkt Anordna ett minnesbord med vit duk, blommor, tänt ljus, en passande dikt etc. Om de anhöriga inte ger sitt tillstånd till att arbetsplatsen får meddela personalen om dödsorsaken berättar man att personen avlidit men att anhöriga inte vill att man talar så mycket om det. Det är dock viktigt att alla får tillfälle att reagera och att prata om det Se Uppföljning samtal och debriefing Att möte svårt sjuk medarbetare Närmast ansvarig chef ansvarar för att kontakt hålls med den sjuke. Situationen avgör, men det är viktigt att i den mån det är möjligt hålla den sjuke underrättad om vad som sker på arbetsplatsen. Flaggningsregler Flaggning på halv stång sker i samband med dödsfall vid följande tillfällen: dagen då dödsfallet inträffar eller påföljande arbetsdag dagen då jordfästningen äger rum Flaggan hissas först i topp och halas så ned en tredjedel av stångens längd. Begravningsdagen skall flaggas hissas på halv stång. När jordfästningen ägt rum hissas flaggan i topp varefter den nedhalas antingen omedelbart eller enligt allmänna flaggregler.

11 Att anordna en minnesstund När någon ur personalen har avlidit skall en minnesstund anordnas några dagar efter det inträffade. Kontakta de anhöriga och berätta att man planerar en minnesstund. Fråga om de har några särskilda önskemål och inbjud dem att vara med. Alla som känner att de vill skall få möjlighet att vara med och därför måste information om minnesstunden nå ut i hela organisationen. Informera då även om vem man skall vända sig till om man vill vara med och medverka på något sätt. Inbjud även prästen och Servicehälsan till minnesstunden. Anordna minnesstunden i ett avskilt rum där alla kan få plats. Anordna ett bord med duk, blommor och ljus (eller flera om det är mer än en som har avlidit) längst fram. Ordna med mikrofon. Spela stillsam musik. En särskild person är ansvarig för minnesstunden. Det kan exempelvis vara prästen. Det kan även vara närmaste chef eller någon annan som känner för detta. Stunden skall inte vara för länge. Man kan säga några ord om den avlidne, läsa en dikt eller göra det som känns riktigt. Krisgruppen, prästen och Servicehälsan bör finnas till hands en stund efteråt för möjlighet till samtal. Det ska finnas möjlighet att sitta ned en stund efter minnesstunden. Den sal som bokas skall vara öppen för stillsamhet och eftertanke under minst en timme! Tänk på att det kan vara svårt att arbeta efter en minnesstund. Ställ in planerade arbetsmöten, ge personalen möjlighet att gå hem tidigare vid behov. 6. MINNESANTECKNINGAR Vid en traumatisk händelse utförs många olika handlingar. Vi måste dock komma ihåg att händelsen ofta upplevs traumatisk av många personer - inklusive krisgruppens medlemmar. Ofta är det svårt att komma ihåg alla moment man har utfört, framför allt tiden kring då man mottogs av beskedet/upplevde traumat. För att förenkla en utvärdering - som även kan ha betydelse för krisgruppens egen bearbetning av upplevelserna - underlättar det därför mycket om man kort skriver ner det man i praktiken har gjort samma dag. Dessa anteckningar kan även komma till nytta om andra kommer med frågor efteråt. 7. UPPFÖLJNING SAMTAL OCH DEBRIEFING Efter en traumatisk händelse som exempelvis ett dödsfall eller olyckshändelse är det en god hjälp i läkningsprocessen hos var och en av de inblandade att samlas och gå igenom sina intryck och reaktioner. Samtalet skall ske i nära anslutning till händelsen (dock ej samma dag!). Kurator kan leda samtalet exempelvis tillsammans med närmaste chef. Uppföljningen kan skötas via Servicehälsan Samtliga involverade skall inbjudas att vara med, men det skall vara frivilligt för var och en att delta. Är det många inblandade är det bäst att göra det i mindre grupper, tillsammans med dem man känner sig trygg. Samtalet måste få ta den tid som behövs. Alla som är närvarande skall kunna lita på att det som sägs inte förs vidare till någon annan. Uppmana deltagarna att prata om sina upplevelser: - Vad som faktiskt inträffat - Vad man tänkte. - Vilka känslor som väcktes - Vilka stressfaktorer som uppstod - Hur de känner idag?

12 Ledaren skall lyssna aktivt - fråga, undra, klargöra. Ledaren skall dock inte styra aktivt. Låt gruppen finna sin egen form. Var uppmärksam på att låta alla komma till tals. Alla reaktioner är tillåtna. Låt även ilska komma fram utan att leta efter syndabockar. Avsluta mötet: - Hur vill deltagarna gå vidare? - Diskutera behovet av ytterligare möten. Var mycket uppmärksam på eventuella reaktioner i det fortsatta skolarbetet en lång tid efter det inträffade. Servicehälsan ansvarar för debriefing för krisgruppen och övrig personal som varit engagerade i händelsen. 8. UTVÄRDERING Det är bra att göra en utvärdering efter en traumatisk händelse: - Fungerade befintlig handlingsplan? - Fungerade krisgruppen tillfredsställande? - Vad kan göras annorlunda en annan gång?