Projektplan: System för Videomöten vid SLU

1 (20) Projektplan: System för Videomöten vid SLU * Projektledare: Björn Lindell * Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: 2008-12-11 Bilageförteckning Bilaga 1, Tidplan Gantschema Bilaga 2, Budget Bilaga 3, Roger Pettersson, Förslag till system för videomöten vid SLU Revisionshistorik Datum Version Uppdaterad av Uppdatering Fastställd 2008-11-01 1.0 Björn Lindell Ursprunglig projektplan 2008-11-07 2.0 Björn Lindell Mod i samråd med Roger Pettersson 2008-11-27 3.0 Björn Lindell Mod i samråd med processkontoret 2008-12-11 4.0 Björn Lindell Mod i samråd med Ulf Heyman 2008-12-12 5.0 Björn Lindell Hyresbudget struken, OCS Prioriterat 1 Bakgrund och motiv SLU är en närmast idealisk kandidat för ett framgångsrikt användande av videokonferenstjänster med vår geografiska spridning och en mycket stor resebudget mellan orterna (ca 40 till 50 Mkr per år). Tyvärr har dagens system uppfattats som minde väl fungerande och har råkat i vanrykte inom stora delar av SLU. Dessutom har inte SLU möjlighet att låta medarbetare kommunicera och samarbeta med bild och delade arbetsytor mellan sina persondatorer på ett smidigt sätt. Det är vår uppfattning att SLU behöver ett gemensamt system som underlättar distansmöten mellan enskilda individer och grupper. Ett sådant system medför många fördelar Det: effektiviserar användningen av medarbetarnas arbetstid minskar det interna resandet inom organisationen minskar CO2 utsläpp inom organisationen ökar vikänslan inom SLU ger förutsättningar för fler spontana möten mellan medarbetare inom SLU ger bättre förutsättningar för distansutbildning

2 (20) Det är viktigt att de olika delarna i systemet kan fungera tillsammans så att vi inte hamnar i en situation där tex. större system inte kan samverka med PC baserad videokonferensutrustning. Det är till del därför OCS har valts som PC baserad lösning så att de i projektplanen föreslagna lösningarna skall kunna samverka. Skulle SLU kunna minska det interna resandet med ca 5 % skulle det föreslagna systemet betala sig i minskade resekostnader (detta kostnaden för restid oräknad). Vi föreslår att SLU ställer upp som mål att minska det interna resandet med 15% mellan år 2010 och 2012, dvs. med 5% per år. Detta är dock åtgärder som faller utanför detta projekt och troligen inom arbetet med att miljöcertifiera SLU. I dag har SLU flera system för tele/videokonferenser som dessutom inte kan samverka med varandra. De stora Tandberg enheterna för större möten flyttas runt efter behov och en del av utrustningen är ca 10 år gammal Mindre Polycom-enheter som är relativt nya (hos skogsfakulteten) PC-baserade systemet Click To Meet används för distansutbildning och för ledningens mindre möten Telefonväxel med telefonkonferenser De behov som idag finns kan delas upp i: Utbildning o Utbildning inom SLU med deltagare från flera orter o Utbildning med externa deltagare från flera orter/länder o Återutsändningar av utbildning med streamad video Evenemang & stora möten inom eller med externer o Stora evenemang inom SLU o Stora evenemang med externa deltagare o Återutsändningar av stora evenemang med streamad video Möten inom SLU o Mindre vardagliga möten inom administration o Mindre vardagliga möten inom kärnverksamheten Framgångsfaktorer De viktigaste framgångsfaktorerna 1 för att kunna genomföra en nystart av videomöten vid SLU är: Se Videokonferens som ett organisatoriskt (och även tekniskt) system med en utsedd systemansvarig enhet och en budget för drift och utveckling Skapa ett system som blir enkelt att använda Skapa ett system som blir enkelt att administrera Skapa specialutrustade i och dedicerade rum/lektionssalar för större e-möten 1 Roger Pettersson, Förslag till system för videomöten vid SLU, bilaga 4 till detta dokument

3 (20) Skapa möjlighet till spontana e-möten vi persondatorer Inse att det lika mycket är en fråga om organisation och drift som teknik Systemet får inte upplevas som dyrt att använda, det skall inte upplevas ekonomiskt likvärdigt att boka en resa till en annan SLU-ort än att boka ett videomöte Följande delområden måste kunna hanteras i ett framgångsrikt system Systemansvar funktionsansvar budgetansvar Systemdrift teknisk drift av systemet ansvarar för att systemet utvecklas som ett tekniskt system Skalbarhet Systemet skall lätt kunna skala så att SLU skall kunna lägga till videokonferensutrustning i nya lokaler utan att bryggor, nät eller övervakningstjänster stoppar detta. Mötesbokning (för alla orter samtidigt). OBS att jag inte kallar detta för lokalbokning, för det är ett *möte* som bokas, inte en lokal bokning av mötesrum utrustade med VC utrustning och AV utrustning som behövs koordinering av de kringtjänster som behövs för ett framgångsrikt möte AV tjänster/dukning (för alla orter samtidigt) Förmågan att kunna rigga möteslokaler på alla platser som behövs samtidigt Konferensvärdar (för alla orter samtidigt) Förmågan att vid behov kunna ha mötesvärdar på plats som hjälper till att sköta systemet och hjälpa användarna tillrätta Utbildning Förmågan att kunna ge utbildning i systemet för de brukare som inte vill boka mötesvärdar Väldesignade lathundar för användare av systemet skall tillhandahållas Regissörstjänster för större evenemang Större evenemang måste kunna planeras som ett mediaevent och en tjänst som vi kan kalla regissör behöver finnas för att ansvara för att alla delar

4 (20) 1.1 HITTILLS GENOMFÖRDA INSATSER SLU har under våren 2008 uppgraderat av Microsoft Campusavtalet till Enterprise CALlicenser med en kostand om 200 000 kr per år, detta för att möjliggöra framtida PC baserade videokonferenser. Då starten av huvudprojektet har fördröjts bla. av frågor om SLU s nuvarande nät har kapacitet samt på grund av tidbrist har Avd för Infrastruktur tillsammans med beställarrepresentanten Roger Pettersson SUS bestämt att först genomföra ett delprojekt för att uppdatera de mest akuta behoven i vissa salar (kallat steg ett i denna projektplan). Konkurrensutsatt avrop har genomförts på Verva avtal och vald leverantör är Impact Europé AB. I ett första steg förnyades videokonferens utrustningen i tre mötesrum, nämligen: Uppsala, Mötesrumn Undervisningshuset (Sal H) Uppsala, Stora sessionssalen Skara, Konferensrummet Enheterna är levererade och kostnaden är ca 900 000 kr vilket är under den tänkta budgeten för dessa delar av systemet. 2 Syfte nytta med projektet Syftet med projektet är att ge SLU tekniska, organisatoriska och kunskapsmässiga möjligheter använda videomöten som en naturlig del av intern kommunikation på samma sätt som telefoni. Detta skall ge SLU möjlighet till fler spontana ortsövergripande möten samt ge möjlighet för SLU att genomföra besparingar på interna resor om ledningen så önskar. 3 Mål resultat av projektet Förväntade effektmål är att ge fortsättningar för att SLU skall kunna: effektivisera användningen av medarbetarnas arbetstid minska det interna resandet inom organisationen minska CO2 utsläpp inom organisationen öka vikänslan inom SLU ge förutsättningar för fler möten mellan medarbetare inom SLU ge bättre förutsättningar för distansutbildning

5 (20) 3.1 FÖRVÄNTAT RESULTAT Ny videokonferensutrustning med HD-bildkvalitet köps in centralt till en aula och minst ett dedicerat mötesrum per huvudort. Detta system ansluts till nytt system för PC-baserade möten en till en baserade på Microsoft Office Live Communication Server (OSC) samt tillkommande programvara för instant messaging (IM), Presence 2, delade dokument samt videosamtal. En ny drifts- och supportorganisation för detta system skall tas fram inom Avd för infrastruktur så att användarna av systemet får den support och det stöd de behöver 4 Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet 4.1 AVGRÄNSNINGAR Projektet i sig avser inte minska resandet inom SLU och därigenom kostnader samt CO2 utsläpp, endast att ge fortsättningar för detta Valet av PC baserat videokonferenssystem (Mirosoft OCS) ingår inte i projektet då detta beslut redan har fattats av SLU s ledning Kombinationen MS Outlook /Exchange 2007 skall användas som maillösning för användare av PC baserad videokonferens Frågor om SLU s nät hanteras inte i projektet förutom att krav på nätet för en fullständig funktionalitet av videokonferesnsystemet skall anges Detta projekt omfattar inte integrationer mot SLU s televäxel 4.2 KOPPLINGAR TILL ANDRA UPPDRAG Nät projektet förutsätts leverera ett fungerande SLUnet NY för att garantera erforderlig kvalitet i dataöverföring främst för det PC-baserade videokonferenssystemet Migreringsprojektet för e-post förutsätts fortskrida då det PC-baserade videokonferenssystemet kommer bäst till sin rätt med Outlook / Exchange som E-postlösning 2 In computer and telecommunications networks, presence information is a status indicator that conveys ability and willingness of a potential communication partner - for example a user to communicate.

6 (20) 5 Kritiska faktorer 5.1 RISK 1: SLU:S NÄT KLARAR INTE DE QOS 3 KRAV SOM VIDEOKONFERENS STÄLLER Beskrivning: Det är troligt att dagens datanät inte klarar de QOS krav som ställs av främst den PC baserade videokonferenslösningen Sannolikhet: Medel Konsekvens: Medel Åtgärd 1: Tillse att det finns tillräcklig kapacitet och ev. dedicerade subnät för central utrustning Åtgärd 2: Lansera inte PC-baserad videokonferens på bred front innan kvaliteten är säkerställd 5.2 RISK 2: VIDEOMÖTEN UPPLEVS SOM FÖR DYRA Beskrivning: Videomöten kan lätt upplevas som för dyra i förhållande till upplevd kvalitet och den lockelse som resor fortfarande har på många inom SLU Sannolikhet: Hög Konsekvens: Allvarlig Åtgärd 1: Gör videomöten kraftigt subventionerade för användare inom SLU. 5.3 RISK 3: VIDEOMÖTEN UPPLEVS VARA FÖR KRÅNGLIGA Beskrivning: Om användarna fortsatt upplever Videomöten som krångliga, behäftade med många fel och låg upplevd kvalitet, besvärliga att boka och svåra att få support på kommer inte användningen av systemet eller dess rykte att bli det önskade. Sannolikhet: Hög Konsekvens: Allvarlig Åtgärd 1: Skapa en tydlig drifts, boknings och supportorganisation 4 Åtgärd 2: Lansera inte systemet innan denna är intrimmad 6 Genomförande Projektet genomförs i tre steg Steg 1 Avrop och installation av central videokonferensutrustning tre konferensrum, Skara samt Ultuna Sal H och Stora sessionssalen. Steg ett genomfördes ht 2008. 3 QOS Quality of service is the ability to provide different priority to different applications, users, or data flows, or to guarantee a certain level of performance to a data flow 4 En mer samordnad organisation blir inte bara effektivare utan troligen även billigare då merparten av lokala up och avdukandet av utrustning försvinner.

7 (20) Steg 2 Teknisk utformning av SLU gemensam videokonferenssystemlösning 5 Utred behov av installation av videokonferensutrustning i fler mötesrum per ort Avrop av SLU gemensam videokonferenssystemlösning Installation av SLU gemensam videokonferenssystemlösning Utformning av driftsorgansiation Utbildning av personal Testdrift ht 2009 Marknadsföring internt inom SLU Invigning till jul 2009 Steg två genomförs ht 2008 ht 2009 Steg 3 Test och stegvis införande av system för PC-baserade möten en till en baserade på Microsoft Office Live Communication Server (OCS). Här kan SLU,s nät samt frånvaro gemensamt e-postsystem möjlighen bromsa införandet. Systemet bör kunna införas inom UA för fälttestning innan det rullas ut inom hela organisationen. Steg tre genomförs ht 2009 vt 2010 Observera att Steg 3 är prioriterat av beställaren därför skall projektet samråda med IT-chefen om Steg tre kan påskyndas. 5 Om fattar videokonferenslösning för aulor i Umeå, Uppsala, Skara och Alnarp samt komplettering av videostudior i Umeå, Alnarp samt Skinnskatteberg. Till detta kommer brygga styrprogramvara och streaming server

8 (20) 7 Tidplan För detaljerad tidplan och milstolpar se bilaga 1 Tidplan Gantschema 8 Projektorganisation 8.1 ORGANISATION, ROLLER OCH ANSVAR 8.1.1 Uppdragsgivare Uppdragsgivare är universitetsdirektören 8.1.2 Styrning av uppdraget Styrgrupp skall finnas och beså av: Beställarrepresentant, Roger Pettersson IT-chef Projektledare 8.1.3 Projektgrupp Projektledare: Projektdeltagare steg 2 Björn Lindell Daniel Hellsten Anders Lindgren Benny Holm, Alnarp Christer Hammarström, Umeå

9 (20) Föreslagna projektdeltagare steg 3 Johan Lindqvist Tony Lindberg Daniel Hellsten Umeå, IT-enheten 8.2 UPPDRAGSORGANISATION/INTRESSENTMODELL, ÖVERSIKT Intressenter i videokonferenssystem är i princip hela organisationen och alla intressentgrupper. För att få en hanterlig intressentdialog skall en referensgrupp skapas. Denna skall bestå av: Representant från processkontoret En representant från respektive fakultet på prefektnivå eller högre Ansvarig för undervisningslokaler, SLU Lokaler Representant från SUS 8.3 LEVERANTÖRER Skall väljas genom avrop med förnyad konkurrensutsättning

10 (20) 9 Resurser och budget Projektets budget samt framtida driftskostnader beskrivs i detalj i bilaga 2 budget. Jämfört med den kostnadsuppskattning som genomfördes i den ursprungliga utredningen blir kostanden lägre trots att ett antal tillkommande kostnadsdrivare har identifierats. För att begränsa den årliga kostnaden föreslås en femårig avskrivningstid på den centrala utrustningen. Detta ger följande troliga totalkostnad år 2009 till 2014. Avskrivning på fem år för både steg ett och två, tre års avskrivning för steg tre 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Avskrivningar steg ett 89 200 178 400 178 400 178 400 178 400 89 200 Avskrivningar steg två 316 000 632 000 632 000 632 000 632 000 316 000 Avskrivningar steg tre 28 333 56 667 56 667 28 333 Årliga driftskostnader 200 000 650 000 650 000 650 000 650 000 650 000 Hyreskostnader 0 0 0 0 0 0 Summa driftskostnader/år: 605 200 1 488 733 1 517 067 1 517 067 1 488 733 1 055 200 Projektkostnader steg två 650 000 Projektkostnader steg tre 550 000 Summa tot kostnader/år: 1 255 200 2 038 733 1 517 067 1 517 067 1 488 733 1 055 200 Den årliga driftskostnaden stannar på ca 1.900.000 kr vilket är lägre än den kostnad som ursprungligen antogs 6 av beställarrepresentanten nämligen, Avskrivning på tre år Avskrivningskostnader hårdvara (4,8 milj/3) Driftskostnader Summa år: 1.600.000 kr per år 1.350.000 kr per år 2.936.000 kr per år För att få en rättvisande jämförelse mellan siffrorna väljer vi även att räkna om den ursprungliga kalkylen med en femårig avskrivningstid. Avskrivning på fem år Avskrivningskostnader hårdvara (4,8 milj/5) Driftskostnader Summa år: 960.000 kr per år 1.350.000 kr per år 2.310.000 kr per år Som synes är även i detta fall den årliga kostnaden för drift av videokonferenssystemet lägre än ursprungligen beräknat. 6 Roger Pettersson, Förslag till system för videomöten vid SLU, bilaga 4 till detta dokument

11 (20) 10 Kommunikation/ förankring under och efter projektet Kommunikation och förankring av projektet sker genom: fortlöpande samråd med referensgruppen en kundnöjdhetsundersökning före respektive efter införandet av det nya systemet med aktiva videokonferensanvändare/bokare samråd med representanter för SLU s olika orter Information till SLU vid lansering av systemet Utbildning av användare i systemet vid lansering 11 Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare Ort och datum Projektledare Ort och datum

12 (20) Budget Bilaga 2 Följande budget utgör innan avrop vår bästa uppskattning av projektets kostnader. Investeringskostnaderna kan inte slutligt bestämmas innan avropet skett. Steg ett: Summa: Mötesrum Skara Teknik och supportavtal 224 000 Mötesrum Ultuna Sal H Teknik och supportavtal 280 000 Mötesrum Ultuna Sal H möbler 42 000 Mötesrum Ultuna Stora sessionssalen Teknik och supportavtal 251 000 Mötesrum Ultuna Stora sessionssalen Crestron styrsystem 45 000 Övrigt 50 000 Summa steg ett: 892 000 Steg två: Summa: Mötesrum Umeå Teknik och supportavtal 250 000 Mötesrum Alnarp Teknik och supportavtal 250 000 Mötesrum Skinnskatteberg 7 Flytt bef. utr. från Alnarp 10 000 Umeå Aulan 300 000 Uppsala Aulan 300 000 Skara Aulan 300 000 Alnarp Aulan 300 000 Gatekeeper 70 000 Bordercontroller 80 000 Multipoint Controler Unit 1 000 000 Content server 200 000 Management programvara 100 000 Projektkostnader steg två Projektledare lön 25% 2009 270 000 Lönekostnader i projekt, 3 manmånader 100 000 Utbildning och konsultinsatser 100 000 Marknadsföring 100 000 Övriga oförutsedda kostnader 80 000 Summa steg två: 3 810 000 Steg tre: Summa: Serverprogramvara OCS 20 000 Servrar OCS 150 000 7 Projektet avser installera en utrustning (beg från Alnarp) i skinnskatteberg då det på orten finns en institution och prefekt som har regelbundna möten med S-fak samt undervisning som till del bedrivs med via videokonferens.

13 (20) Projektkostnader steg tre Projektledare lön 25% 2009 270 000 Lönekostnader i projekt, 3 manmånader 100 000 Utbildning och konsultinsatser 100 000 Övriga oförutsedda kostnader 80 000 Summa steg tre: 720 000 Till projektkostnader kommer naturligtvis driftskostnader vilka uppskattas nedan. Driftskostnader årligen Supportavtal, år 1-3 ingår i inköpspris 0 CAL licenser OCS en del av Campuslicensen 0 Drift av Videokonferenssystem teknik 100 000 Drift av OCS server 100 000 Tekniker supportkostnad 100 000 Fortbildning av tekniker och användare 100 000 Konferens och bokningsvärd halvtid 8 250 000 Summa årliga driftskostnader: 650 000 8 En person/funktion som på daglig basis är ansvarig för att hantera och övervaka systemet. övervaka att systemet fungerar väl och felanmälan driftstörningar ta emot bokningar tekniskt sätta upp konferenserna lägga schema övervaka att bokade konferenser startar och genomförs på rätt sätt Koordinera felanmälningar och följa upp att fel åtgärdas snabbt Alternativet att inte ha en sådan central funktion förutsätter att en lokal hjälp med dukning och igångsättning finns för varje konferens samt att den lokala supporten kan uppmärksamma problem och rycka ut i tid för att rädda en konferens som har gått fel. En lösning utan central bokning och övervakning av systemet och koordination av supportinsatser är enl vår mening en kostsammare och mindre väl fungerande lösning vid en kraftigt ökat användning av videokonferenser

14 (20) Avskrivning på 5 år för steg ett och två 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Avskrivningar steg ett 89 200 178 400 178 400 178 400 178 400 89 200 Avskrivningar steg två 316 000 632 000 632 000 632 000 632 000 316 000 Avskrivningar steg tre 28 333 56 667 56 667 28 333 Årliga driftskostnader 200 000 650 000 650 000 650 000 650 000 650 000 Hyreskostnader 0 0 0 0 0 0 Summa driftskostnader/år: 605 200 1 488 733 1 517 067 1 517 067 1 488 733 1 055 200 Projektkostnader steg två 650 000 Projektkostnader steg tre 550 000 Summa tot kostnader/år: 1 255 200 2 038 733 1 517 067 1 517 067 1 488 733 1 055 200 Avskrivning på 3 år för steg ett och två 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Avskrivningar steg ett 148 667 297 333 297 333 148 667 Avskrivningar steg två 526 667 1 053 333 1 053 333 1 053 333 526 667 Avskrivningar steg tre 28 333 56 667 56 667 28 333 Årliga driftskostnader 200 000 650 000 650 000 650 000 650 000 650 000 Hyreskostnader 0 0 0 0 0 0 Summa driftskostnader/år: 875 333 2 029 000 2 057 333 1 908 667 1 205 000 650 000 Projektkostnader steg två 650 000 Projektkostnader steg tre 550 000 Summa tot kostnader/år: 1 525 333 2 579 000 2 057 333 1 908 667 1 205 000 650 000

15 (20) Bilaga 3 Förslag till system för videomöten vid SLU Roger Pettersson Avdelningschef Student- och utbildningsservice Sammanfattning Förslaget bygger på att vi ser videomöten som en naturlig del av intern kommunikationen på samma sätt som telefoni. Avdelningen för Infrastruktur förslås få ett helhetsansvar (organisatoriskt, system och budgetansvar) för videomöten vid SLU på alla huvudorter. Rumsbaserade videomöten skall kunna bokas, övervakas, administreras och initieras centralt genom en egen brygga (MCU) med administrationsmjukvara (TMS) mm. Rumsbaserade videomöten skall övervakas centralt och konferensvärd/värdinna finnas tillgänlig vid behov. Vidare skall mötena kunna spelas in och streamas ut via webben. Ny Tandbergutrustning köps in centralt till minst en aula och en fast dedicerad Mötesrum per huvudort. I aulorna installeras tre kameror för att täcka in både talare och publik. Interaktiva elektroniska skrivytor (Smart Boards) installeras i alla små mötesrum. (De befintliga Polycom utrustningarna hos skogsfakulteten kan använda Tandbergbryggan men kan inte styras och övervakas centralt). PC-baserade möten en till en baseras på Microsoft Office Live Communication Server (OSC) samt tillkommande programvara för instant messaging (IM), Precence, delade dokument samt videosamtal. PC-baserade möten med flera inblandade genomförs med ovanstående system integrerat med befintligt Click-to-Meet system tills Click-to-Meet kan fasas ut. Kostnaderna för ny utrustning beräknas till totalt ca 4.8 mkr Avskrivningskostnader för hårdvara beräknas till 1.6 mkr per år Nya driftskostnader beräknas till 1.35 mkr per år Knappt 3 mkr per år bör ställas mot att vi reser för ca 47 miljoner per år internt, dvs ett minskat resandet med 6% räcker för att täcka kostnaderna förutom miljövinsterna. Ny apparatur kan börja installeras i september med början i Skara och driftsättning och utbildningar mm sker sedan fortlöpande under hösten. Hela det nya systemet, inklusive ny organisation, mm kan lanseras i full skala till årsskiftet 2007/2008

16 (20) 1 Inledning SLU borde vara en idealisk kandidat för ett framgångsrikt användande av videokonferenstjänster med vår geografiska spridning och en mycket stor resebudget (ca 47 Mkr per år). Tyvärr har det nuvarande systemet med rätt eller orätt uppfattats som minde väl fungerande och har råkat i vanrykte inom stora delar av SLU. I dag har SLU flera system för tele/videokonferenser som dessutom inte kan samverka med varandra. De stora Tandberg enheterna för större möten flyttas runt efter behov och en del av utrustningen är ca 10 år gammal. Mindre Polycom-enheter som är relativt nya (hos skogsfakulteten) PC-baserade systemet Click To Meet används för distansutbildning och för ledningens mindre möten Telefonväxel med telefonkonferenser De behov som idag finns kan delas upp i: Utbildning o Utbildning inom SLU med deltagare från flera orter o Utbildning med externa deltagare från flera orter/länder o Återutsändningar av stora evenemang med streamad video Evenemang & stora möten inom eller med externer o Stora evenemang inom SLU o Stora evenemang med externa deltagare o Återutsändningar av stora evenemang med streamad video Möten inom SLU o Mindre vardagliga möten inom administration/fakultet etc De viktigaste framgångsfaktorerna för att kunna genomföra en nystart av videomöten vid SLU är: Se det som ett organisatoriskt (och även tekniskt) system med en utsedd systemansvarig enhet och en budget för drift och utveckling Skapa system som blir enkelt att använda. Skapa system som blir enkelt attadministrera. Skapa specialutrustade i första hand dedicerade rum/lektionssalar för e-möten Inse att det i första hand är en fråga om organisation och drift, inte om teknik Systemet får inte upplevas som dyrt att använda, det skall inte upplevas som billigare att boka en resa till en annan SLU- ort än att boka två Mötesrums.

17 (20) 2 Delar i ett nytt videomötessystem Nedanstående sammanfattas de viktigaste delarna Teknisk utrustning o Tandberg Videosystem (HD kvalitet) o Microsoft Office Live Communication Server (OSC) o Click-to-Meet (tills Click-to-Meet kan fasas ut) o Infrastruktur (MCU, Gateway, mm) o Administrativ mjukvara (TMS) Systemansvar o funktionsansvar o budgetansvar Systemdrift o Teknisk drift av systemen o ansvarar för att systemen utvecklas som ett tekniskt system Lokaler o Enhetligt användargränssnitt via pekskärmar i alla större salar o Valbar nivå på användargränssnitt (enkelt medel expert) o Interaktiva skrivytor (Smart Boards) i alla små mötesrum o Sändning med video och grafik samtidigt o Bra ljudupptagning/ ljudåtergivning anpassat till lokalen Tjänster o PC-baserade möten där man kan dela dokument mm. o Mötesbokning (för alla orter samtidigt) bokning av Mötesrums och AV utrustning som behövs koordinering av de kringtjänster som behövs för ett framgångsrikt möte o AV tjänster/dukning (för alla orter samtidigt) Förmågan att kunna rigga möteslokaler på alla platser som behövs samtidigt o Konferensvärdar (för alla orter samtidigt) Förmågan att vid behov kunna ha mötesvärdar på plats som hjälper till att sköta systemet och hjälpa användarna tillrätta o Utbildning Förmågan at kunna ge utbildning i systemet för de brukare som inte vill boka mötesvärdar o Regissörstjänster för större evenemang Större evenemang måste kunna planeras som ett mediaevent och en tjänst som vi kan kalla regissör behöver finnas för att ansvara för att alla delar av eventet blir lyckad o Direktsändning / inspelning (Streaming)

18 (20) 3 Videosalar samt uppskattad teknik plus supportkostnad (tkr) Föreslagna lokaler studio Förslaget grundar sig på Tandberg 3000 system, en kamera samt skärm och projektor Umeå, Studion, 8 platser 250 Uppsala, Mötesrumn, 35 platser 250 Uppsala, Stora sessionssalen, 25 platser 250 Uppsala, mobil lösning 250 Alnarp, Videokonferensstudio, 8 platser 250 Alnarp, mobil (befintlig Tandberg 3000) 0 Skara, Konferensrummet, 14 platser 250 Delsumma 1 500 + Supportavtal per år ca 120 tkr totalt (20 tkr per system) Föreslagna lokaler stor/aula Förslaget grundar sig på Tandberg 3000 codek samt 3 kameror, varav en HD-upplösning. Projektorer och ljud förutsätts vara del av den normala standarden för aulor och eventuella uppgraderingar får äskas separat. 1. Umeå, Aulan 150 platser 300 2. Uppsala, Aulan, 516 platser 300 3. Uppsala, Loftets hörsal, 214 platser 300 4. Alnarp, Alnarpsgården Aulan, 360 platser 300 5. Skara, Hernquistaulan, 436 platser 300 Delsumma 1 500 Summa totalt videoutrustning 3 000 + Supportavtal per år ca 100 tkr totalt (20 tkr per system)

19 (20) 4 Infrastruktur och administration (tkr) För att centralt kunna kontrollera, initiera, administrera Tandbergsystemen samt spela in konferenser behövs nedanstående delar. 1. Gatekeeper 70 2. Multipoint Control Unit (MCU) 800-1050 3. Bordercontroller 80 4. Content Server (Streaming) 200 5. TANDBERG Management Suite (TMS) 100 Summa 1250-1500 + Supportavtal per år ca 180 tkr totalt och 100 tkr för drift av MCU mm För att centralt kunna genomföra PC-baserade videomöten (går att integrera med rumsbaserade systemen via MCU:n) behövs nedanstående delar. 1. Microsoft Office Live Communication Server (OSC), drift 100 2. Uppgradering av Microsoft Campus CAL-licenser 200 3. Click-to-Meet (tills det kan fasas ut), server drift 100 Slutligen beräknar vi att det behövs 1. ca 250 tkr för halvtid konferensvärd/övervakare mm. 2. 100 tkr för utbildning, information mm kring all videomötesteknik 5 Huvudmannaskap Då merparten av de ovan nämnda funktionerna idag finns eller kommer att finnas inom den nya avdelningen för Infrastruktur är det naturligt att avdelningen får ta ta ett samlat ansvar för videokonferenssystemen. Med de samlade resurser som finns inom avdelningen för Infrastruktur kan vi uppnå det som SLU hittills lyckats mindre bra med, nämligen att skapa ett samverkande system som kan leverera fungerande tjänster.

20 (20) Övergripande förslag till arbetsuppgifter och ansvar inom Infra. Systemansvar föreslås ligga på IT-enheten Systemdrift Mötesbokning (för alla orter samtidigt) AV tjänster/dukning (för alla orter samtidigt) Konferensvärdar (för alla orter samtidigt) Utbildning Regissörstjänster för större evenemang 6 Kostnader Kostnaderna för ny utrustning beräknas till totalt ca 4.8 mkr 1.5 mkr för små videolokaler 1.5 mkr för aulor 1.5 mkr för central brygga med tilllbehör och stremingmöjlighet 100 tkr för Smart Boards i alla små mötesrum 200 tkr för serverhårdvara OCS Avskrivningskostnader för hårdvara beräknas till 1.6 mkr per år Nya driftskostnader beräknas till 1350 tkr per år 400 tkr för supportavtal per år STV för Tandbergutrustningen 200 tkr för uppgradering av alla anställdas CAL-licenser per år 100 tkr för drift av OCS 100 tkr för drift av Click-to Meet 100 tkr för drift av MCU mm 250 tkr för halvtid konferensvärd 100 tkr för utbildning, information mm kring all videomötesteknik