Video- och distansmöten. Webbenkät till beslutsfattare December 2012

Transkript

1 Video- och distansmöten Webbenkät till beslutsfattare December

2 Om undersökningen 2

3 Om undersökningen Syftet med undersökningen är att mäta åsikter hos beslutsfattare dvs. personer med ansvar för investeringar, inom landstingen/regionerna vad gäller användning av videomöten. Undersökningen bygger på en webbenkät bestående av 16 frågor. Frågorna har tagits fram i nära samarbete med Emma Enström, tjänsteansvarig för video- och distansmöten på Inera. Inera har även bistått med urvalet dvs. mailadresser till den aktuella målgruppen. En länk till webbenkäten har skickats ut via till 19 beslutsfattare i 19 landsting/regioner. Enkäten skickades ut 10 december Två påminnelser har gått ut till de som inte har svarat, 14 och 17 december. 8 januari stängdes undersökningen. 14 personer har svarat på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 74 %. 3

4 Vem har svarat på webbenkäten? Kön Av de 14 beslutsfattarna som har svarat är 3 kvinnor och 11 män. Ålder De som svarat är mellan år (medelålder 50 år). Nuvarande befattning 3 personer har haft nuvarande befattning i mindre än 1 år. 6 personer har haft nuvarande befattning i 1-5 år. 1 person har haft nuvarande befattning i 6-10 år 4 personer har haft nuvarande befattning i över 10 år. Landsting/Region Från följande landsting/regioner har vi fått svar från beslutsfattare: Landstingen i Blekinge, Dalarna, Gävleborg, Jämtland, Kalmar, Sörmland, Uppsala, Västerbotten, Västernorrland, Västmanland, Örebro samt från Region Halland, Skåne och Västra Götaland. Erfarenhet från videomöten 6 av 14 beslutsfattare uppger att de inom deras landsting/region använder sig av stora videomöten som är i behov av flerpartsmötesfunktion varje dag. 4 av 14 använder detta flera gånger i veckan och resterande 4 uppger att det används 2-3 gånger per månad.

5 Sammanfattning 5

6 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Hur fungerar det idag? Samtliga 14 landsting/regioner erbjuder möjlighet till flerpartsmöte via video. 12 av 14 beslutsfattare uppger att deras landsting/region har ett uttalat mål/policy/riktlinjer för hur videomöten ska användas (3st svarar helt och hållet och 9st delvis). Inom två av dessa landsting/regioner saknas detta. Den etablerade funktionen för flerpartsmöten för videomöten sker i 9 fall av 14 via egen infrastruktur/flerpartsbrygga och i 2 landsting/regioner sker detta via köp av tjänst från tjänsteleverantör. De fördelar man ser med att köpa tjänsten via tjänsteleverantör är att: - Det är bra att det redan finns befintliga avtal. - Fördel att slippa investeringar - Positivt att slippa att drifta/förvalta en egen infrastruktur.

7 Sammanfattning Webbenkät till beslutsfattare Flerpartsbrygga - Fördelar Några (3st) anser att de främsta fördelarna med att investera i egen flerpartsbrygga är att de föredrar att äga och drifta systemen inom den egna organisationen. Vissa (3st) tycker att det är det mest kostnadseffektiva alternativet. Andra fördelar som nämndes är Vården kräver mycket spontana möten som är svåra att hantera via en köpt tjänst. Även sekretesskrav för vårdinformation är lättare att hantera i egen infrastruktur. Större kontroll över användning och möjlighet till egen anpassning av virtuella rum när man äger egen brygga. Vi är en stor organisation och har haft behov av detta innan det fanns som tjänst. Det är bra med en mindre brygga för eget bruk, men vi förordar en nationell lösning för större möten.

8 Sammanfattning Webbenkät till beslutsfattare Flerpartsbrygga - Nackdelar Vilka nackdelar ser du med att investera i egen flerpartsbrygga? Investerings och reinvesteringsmedel måste hanteras. Dyr i inköp och dryga kostnader för serviceavtal. Man får köpa en brygga i taget med många platser. Ekonomi och behov av egen driftorganisation. Borde vara bättre att dela den med andra för ett högre nyttjande och lägre kostnad.

9 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Intresse för en nationell flerpartstjänst Beslutsfattare inom 8 av 14 landsting/regioner anser att det vore intressant (5 svarar mycket intressant) att nyttja en nationell flerpartstjänst tillgänglig via Sjunet. 4 personer är mer neutrala till detta och 2 uppger att detta inte är så intressant. De främsta fördelarna med en nationell flerpartstjänst anser man vara kostnadseffektivitet (stordriftsfördelar) och att man får större möjlighet att anpassa kapacitet efter behov men flera tycker även att det är en fördel att centralisering minskar belastningen på egen drift/förvaltning.

10 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Nackdelar med en nationell flerpartstjänst Med nationell flerpartstjänst som komplement till egen funktion ser jag inga nackdelar. Kan portar i bryggan ta slut? Hur? Informera kunder om det i så fall! Tröghet, mindre flexibelt för bl.a. användare vid nya krav/behov det krävs flera transversallicenser än vi har idag, Sjunet respektive internet. Beror på hur tillgänglighet, användbarhet och ekonomi kommer att se ut. Inga nackdelar, problemet är att vi kan inte vänta på en lösning som vi inte vet om den kommer. Kan eventuellt bli längre ledtider. Längre kontaktväg för användare som behöver förändring av layout mm under pågående konferens. Svårighet med supportfrågor för att veta var felet ligger. Ökad kostnad Kapacitetsproblem

11 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Nyttjande närmaste åren Om en nationell flerpartstjänst skulle etableras tror de som svarat på enkäten att man inom sitt landsting/region de närmaste åren främst skulle nyttja detta för möten där den egna flerpartsfunktionen inte har tillräcklig kapacitet (8 av 14). Inom 3 landsting/regioner uppskattar man att detta skulle användas för hela behovet av flerpartsmöten. Nyttjande mer långsiktigt Mer långsiktigt tror 6 av 14 att deras landsting/region skulle nyttja detta för hela behovet av flerpartsmöten. Några uppger att det på lång sikt är intressant för möten där den egna flerpartsfunktionen inte har tillräcklig kapacitet och någon enstaka uppger att det är intressant för möten där externa parter från andra landsting, regioner, organisationer medverkar. Finansiering På frågan om hur man tror du att landstinget/regionen skulle vilja betala för en nationell flerpartstjänst varierar svaren. 5 beslutsfattare uppger att kostnaden bör finansieras centralt via nationella medel (på samma sätt som Video- och distansmötestjänsten på Sjunet). 2 personer anser att kostnaden bör fördelas utifrån bedömt nyttjande hos organisationen, t ex baserat på organisationens storlek, antal videokonferenssystem, befolkningsmängd etc. och de flesta, 6 personer, bedömer att kostnaden bör baseras på verkligt nyttjande t.ex. betalning per nyttjad timme/möte.

12 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Funktioner Utöver möjligheten att koppla samman flera videodeltagare i ett flerpartsmöte är samtliga funktioner som nämns i enkäten intressanta i samband med en nationell flerpartstjänst dvs. Möjlighet att delta med telefon i ett videomöte Möjlighet att streama (dvs. att man i realtid live gör det möjligt för åskådare att via länk på webben delta) videomöten i realtid så att man kan ta del av t.ex. en pågående föreläsning via dator. Gateways som sammankopplar olika videolösningar för att kunna ha videomöten mellan vanliga videokonferensklienter och PC-klienter såsom t ex Skype, Adobe Connect, WebEx. Möjlighet att spela in videomöten för att kunna ta del av dem i efterhand

13 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Tillgänglighet Om det skulle finnas en nationell flerpartstjänst anser flertalet (8 av 14) att tjänsten behöver vara tillgänglig dygnet runt. 4 personer uppger att det skulle räcka om tjänsten var tillgänglig under kontorstid och några uppger att förlängd kontorstid skulle kunna vara ett alternativ. De flesta 11 av 14 anser att teknisk support för tjänsten bör vara tillgänglig under kontorstid alternativt förlängd kontorstid. Övriga önskemål och krav som man skulle ha på en nationell flerpartstjänst är: Lokal teknisk personal ska kunna övervaka ett flerpartsmöte t ex se vilka som är uppkopplade, om alla har bild/ljud etc. Lokal teknisk personal ska kunna koppla upp videodeltagare till ett flerpartsmöte. Lokal teknisk personal ska kunna göra enklare inställningar i ett flerpartsmöte t ex kunna ändra bildlayout och stänga av mikrofoner. Lokal teknisk personal ska själva kunna skapa mötesrum för flerpartsmöten.

14 Sammanfattning - Webbenkät till beslutsfattare Framtid Användandet av videomöten (som är beroende av flerpartsfunktion) kommer att öka framöver bedömer beslutsfattare inom 12 landsting/regioner. Inom 8 landsting/regioner tror man att det kommer att öka i hög utsträckning. Inom 4 landsting/regioner tror man att det kommer att öka något. Inom 2 av de 14 deltagande landstingen/regionerna tror man att användandet kommer att vara oförändrat inom sitt landsting/region framöver.