2012-09-18 Tjänsteskrivelse Dnr ÄON 12/17, la 12/07, HM 12/08, VS 12/07, En 12/08 Kontor Social- och omsorgskontoret Handlaggare Ann-Christine Mohlin 08-523 027 45 ann-christine.molin@sodertalje.se Äldreomsorgsnämnden Järna kommundelsnamnd Hölö-Mörkö kommundelsnamnd Vårdinge-Mölnbo Kommundelsnämnd Enhöma kommundelsnamnd Resultat av utförd internkontroll 2012 ÄON 12/17 Ja 12/07 HM 12/08 Vå 12/07 En 12/08 Sammanfattning av ärendet Internkonstroll har genomförts inom områdena rutiner for upphandling, dokument- och ärendehantering, återsökning av statsbidrag for flyktingar och asylsökande, arkivering av rakenskapsmaterid, avgiftshantering inom äldreomsorgen, verksamhetsmått för rättsäkerhet samt uppföljning av loggkontroll i vårdinformation. Beslutsunderlag Social- och omsorgskontorets tjänsteskrivelse daterad 2012-09-1 8 med bilaga. Ärendet Kommunstyrelsen fastställde den 13 december 201 1 5 290 minimikrav for nämndernas internkontrollplaner år 2012. Äldreomsorgsnamnden beslutade den 27 mars 5 24 om internkontrollplan inom nämndens område 201 2 i enlighet med kommunstyrelsens fastställda minimikrav. XXXX (skriv besöksadress har) Tfn 08-550210 00 www.sodertalje.se 151 89 södertälje.sodertalie.komrnun@sodertalie.se Org-nr 212 000-0159 Bankgiro 5052-6854 Postgiro 865800-7
Följande områden ar aktuella för äldreomsorgsnamnden och redovisas i bilagan. m m m Upphandlingsrutiner Dokument- och ärendehantering Atersökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande Arkivering av rakenskapsinformation Avgiftshantering inom äldreomsorgen Rättssäkerhet inom äldreomsorgen Loggkontroll i vårdinformation Internkontroll för äldreomsorgsnamnden har genomförts i samarbete med Telge inköp. Det samlade resultatet är i stort sett bra men vissa avvikelser finns inom upphandlingsområdet. Samtliga genomförda kontroller redovisas i bilaga 1. Nedan redovisas de kontroller dar det är angeläget att rutinerna förbattras på a1dreomsorgskontoret. Upphandlingsrutiner Äldreomsorgen har under det första halvåret 201 2 en avtalstrohet på 90 procent vilket är en bra totalsiffra. Det finns dock nigra områden dar rutinerna behöver förbattras. Att ramavtal nyttjas I bilagan anges vilka områden som Telge inköp särskilt ska granska. Under första halvåret 2012 ha upphandling utanför ramavtalet gjorts inom följande områden, kostnader anges inom parentes) Bemanningskonsult (3 12 140 kr) Byggservice&Underhål1(306 299 kr) m Bevakning, lås och larm (133 296) AV-utrustning (l 6 934 kr) m m Verktyg (44 828 kr) Hårdvara(7 251 kr) Litteratur&undervisningsmaterial (7 260 kr) Kontorsmaterial (2 876 kr) Marknadsföring (1 989 kr) Inom två områden, juridik&revisionskonsulter och tekniska konsulter, har inga upphandlingar utanför ramavtal gjorts.
Kontroll av inköp inom områden där kostnaden överstiger 20 000 kr visar följande: Bemanningskonsult Hälso- och sjukvårdsenheten har använt ett bemanningsforetag som kommunen tidigare har haft avtal med. Skalet ar att de bemanningsforetag som har avtal idag inte kan tillgodose enhetens behov av sjuksköterskor och pararnedicinsk personal trots att de ska kunna tillhandahålla dessa yrkeskategorier enligt avtalen. Detta har påtalats for Telge inköp. Byggservice& Underhåll Inom detta område har det endast gjorts inköp for bostadsanpassning. Denna enheten har ratt att handla utanför ramavtal eftersom det ar på brukarens uppdrag inköpen görs. Bevakning, lås och larm Ett flertal verksamheter har handlat utanför avtal. En förklaring ar att verksamheterna ofta anlitar den firma som installerat larm etc, dessa firmor hade avtal då men behöver inte nödvändigtvis ha det nu. Verktjg Det är många små inköp under denna punkt och en del felkonteringar, bl a har reparationer, namnbrickor och konsollhyllor bokförts inom detta område. Atgarder i samtliga fall ar att informera kontorets certifierade beställare för att förbättra bestallningsmönster och att alla använder sig av den avtalsportal som finns på Kanalen. Att genomföra direktupphandlingar Telge inköp anser att kontoret borde ha direktupphandlat i två fall. Det ena fallet ar de inköp som gjorts inom omradet byggservice&underhåll och som helt är orsakade av bostadsanpassningsinsatser. Det andra fallet galler Hälso- och sjukvårdsenhetens som nytijat ett bemanningsföretag som inte längre har avtal med kommunen. Som tidigare nämnts har problemen med nuvarande bemanningsforetag påtalats för Telge inköp. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Utförd internkontroll medför inga ekonomiska konsekvenser.
Kontorets förslag till nämnderna: 1. Äldreomsorgsnämnden och kommundelsnämnderna godkänner utförd internkontroll för 20 12 kilda ~ohahsson Socialdirektör Beslutet expedieras till: Kommunsprelsen Kommunsprelsens kontor Akten
Innehållsförteckning Bilaga 1 2 (16) Intern kontrollplan for Upphandlingsrutiner 20 12 Intern kontrollplan for Dokument- och ärendehantering 20 12 Intern kontrollplan for Atersökning av statsbidrag for flyktingar och asylsökande 20 12 Intern kontrollplan for Arkivering av räkenskapsinformation 20 12 Intern kontrollplan for Avgiftshantering inom aldreomsorgskontoret 20 12 Intern kontrollplan for Verksamhetsspecifika mått - rättssäkerhet inom verksamhetsområdet aldreomsorg 20 12 Intern kontrollplan for Loggkontroll i vårdinforrnation inom verksamhetsområde aldreomsorg
Bilaga 1 4 (16) Direktupphandling Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontr oller. 20 direktupphandlingar från leverantörer som inte används generellt ink1 konsulter Kontorsc hef September Atgard: Information till kontorets certifierade beställare för att förbättra beställningsmönstret Två leverantörer skulle ha direktupphandlats, BESAM Sverige och Emiwa Care. Atgard: Kontakt har tagits med de verksamheter som nuttjat dessa leverantörer Arbetskläder Bemanningskonsulter Byggservice & Underhåll Bevakning, Lås & Larm AV Utrustning Hårdvara Juridik & Revisions konsulter Kontrosmaterial Litteratur & Undervisningsmtrl Marknadsföring Tekniska konsulter Verktyg VVS material
Bilaga 1 6 (16) Rortrm 1 Kantrollrn%i Ansvarfg för att kontroll utföres Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterarel registrator KontroUmtbtod (ink1 frekvens) Stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Rapport WE Chefen f6r kontoret N& sker rapportering September RESULTAT Totalt har 35 inkommande1 utghende e-postmeddelanden kontrollerats. Inget av dessa meddelanden var av shdan karaktär att de borde postlistats. Riskbedömning dokument och arendehantering A= allvarlig konsekvens
1. Att statsbidragsansökningar av särskilda och extraordinära kostnader görs inom alla relevanta områden enligt upprättad instruktion 2. Att återsökning av kostnader sker for alla personer som uppfjdler villkoren Verksamhetscontr oller Verksarnhetscontr oller Intervju med ansvarig person för ansökan Intervju med ansvarig person om metod for att fanga upp återsökningsbara personer. Ev komplettera med stickprov Kontorsche f Kontorsche f Augusti Augusti Bilaga 1 8 (16) Atersökning har skett enligt gällande instruktion Uppgifter om aktuella personer har erhållits av social- och omsorgskontoret. Inom iildreomsorgen var 10 personer aktuella för återsökning. Samtliga kostnader for dessa personer har återsökts. 3. Att alla kostnader fångas upp vid återsökningen 4. Instruktionen for återsökning av statsbidrag for flyktingar och asylsökande uppdateras. Verksarnhetscontr oller Verksamhetscontr oller Stickprov för 10 personer Se över befintlig instruktion och bedöma om ändringar behöver göras. Kontorsche f Kontorsche f Augusti Augusti Samtliga kostnader har återsökts Instruktion finns och har uppdaterats. Intern kontrollplan för arkivering av rakenskapsinformation 2012
Bilaga 1 9 (16) Rutin Kantrellmail Ansvarig f8f att kontroll utföres Kontrollrnetcrd (W frekvens) Rsippe1Z till War sker rapportering RESULTAT Arkivering av räkenskapsinformation Att dokumenthanteringsplaner finns for omradet ekonomiadministration Redovisning & Ekonomisupport för centrala arkiv. Särskilt utsedd p& resp kontor dar räkenskapsinformation finns. Ariig kontroll av att dokumenthanteringsplanen motsvarar behoven. Chefen för kontoret September Dokumenthanteringsplaner for omradet ekonomiadministration finns Arkivering av rakenskapsinformation Att arkivering sker enligt dokumenthanteringsplanen Enligt ovan samt stadsarkivet Att arkivering sker enligt planen, d.v.s. att man p8 sina egna kontor bara har rakenskapsmaterial som de ska ha enligt planen Chefen for kontoret September Rutiner for arkivering av räkenskapsmaterial finns och reglerna följs.
Riskbedömning arkivering av rakenskapsinformation Bilaga 1 l0 (16) Arkivering av räkenskapsinformation regleras i arkivlagen, i lagen om kommunal redovisning och i arkivreglementet for Södertälje kommun. 1 2 3 4 5 6 Sannolika fel som kan uppst8 Rakenskapsinformation förkommer Räkenskapsinformation bevaras inte i sin ursprungliga form Rakenskapsinformation förvaras så att återsökning försvåras Rakenskapsinformation Förvaras i olämpliga lokaler* Gallringsregler finns inte eller uppdateras inte Räkenskaper levereras inte enligt dokumenthanteringsplan Lag risk -P--- Medel risk Hag risk Räkenskaperna förvaras idag i stadsarkivets lokaler på Heijkensköldska gården och på Campus Telge. Det råder platsbrist i arkivets lokaler och det kan bli fråga om leveransstopp för gallringsbara handlingar under 2012. Stadsarkivet har enligt arkivreglementet rätt att avgöra om mottagande av gallringsbara handlingar till sina depåer. Kons@ kws A K+ K+ K K L
Intern kontrollplan för Verksamhetsspecifika matt - rättssäkerhet inom verksamhetsomrade äldreomsorg 2012 Bilaga 1 13 (16) Rutin Utredning, bistånd Kantrellmiil 1. Framgår det vem som ansökt om biståndet Ansvarig f6r att kontroli utfoïres Myndighetschef, KontrolImetad [inkf fkekvens) Stickprov (SLU 50 st) Rapport till Kontorschef Niar sker rapportering Augusti RESULTAT I samtliga fall framgår vem som ansökt. En gång per år Utredning, bistånd 2. Framgår det datum for ansökan Myndighetschef Stickprov (SLU 50 st) Kontorschef Augusti I samtliga fall framgår datum for ansökan. - Bistandsbeslut 3. Beslutsfattare enligt delegationsordning Myndighetschef En gång per år Stickprov (SLU 50 st) Kontorschef Augusti I samtliga fall ar beslutsfattare korrekt. Beställning 4. Framgår det när verkställighet inletts Myndighetschef En gång per år Stickprov (SLU 50 st) En gång per år Kontorschef Augusti I samtliga fall framgår när verkställighet inletts.
Bilaga 1 14 (16) Riskbedömning verksamhetsspecifika mdtt rättssäkerhet A= allvarlig konsekvens K= Kännbar konsekvens L= Lindrig konsekvens 1 Sannolika fel som kan uppse Felaktig sökande L&g risk Medel risk Hög pisk Konse ' kvens A 2 Datum for ansökan saknas e K 3 4 Fel beslutsfattare Utebliven verkställighet e e A A
Intern kontrollplan för loggkontroll i vardinformation inom verksam hetsomrade äldreomsorg 201 2 Bilaga 1 i5 (16) Rutin Loggkontroll varje månad Resultat av Loggningskontroll Kantrollmal 1. Loggkontroll utfors varje manad 2. 100 procent av loggningama ska vara felfria Ansvarig for &t kontroll utföres Chef för Hälsooch sjukvardsenhetedverksamhetscontroller Chef för Hälsooch sjukvårdsenhetedverksamhetscontroller Kontrtsilmeto d (#dc1 frekvens) Stickprov (10 procent av alla anställda på enheten1 månad Samma stickprov som ovan Rapport till Kontorschef Kontorschef Niir sker rapportering Augusti Augusti RESULTAT Loggkontroll utfors varje mgnad. Samtliga genomförda loggkontroller ar felfria.