Medarbetarenkät för Stockholms stad 2012 Stadens medarbetarenkät genomfördes under september månad. Den omfattade drygt 34 000 medarbetare på samtliga förvaltningar och bolag och besvarades av 77 procent av medarbetarna. Det är lika hög svarsfrekvens som 2011. Svarsfrekvenserna på enskilda förvaltningar och bolag är höga. Nära åtta av tio når minst 80 procents svarsfrekvens. I enkäten ingår i år ett nytt index, aktivt medskapandeindex (AMI). AMI består av tre delindex; motivation, ledarskap och styrning. Medarbetarnas motivation och de förutsättningar som leder till engagemang är viktiga för att skapa attraktiva arbetsplatser och tjänster av hög kvalitet för stockholmarna. Frågorna har tagits fram av SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) i samarbete med en referensgrupp där bl.a. Stockholms stad varit representerad. AMI ingår i en nationell mätning med möjlighet till jämförelser med andra kommuner. Enkäten innehåller totalt 54 frågor inom fem frågeområden; mina utgångspunkter, medarbetarskap, ledarskap, verksamhetsutveckling samt AMI. Dessutom ställs ytterligare åtta frågor. Förvaltningar och bolag har haft möjlighet att komplettera enkäten med egna tilläggsfrågor vilket mer än hälften av dem har gjort. I årets medarbetarenkät har flera förändringar genomförts. NMI har tagits bort och frågor har omformulerats vilket innebär att jämförelser med tidigare resultat endast kan göras i liten utsträckning. Aktivt medskapandeindex AMI AMI 79 Motivationsindex 80 Ledarskapsindex 77 Styrningsindex 80 Resultatet för Stockholms stad är ett AMI-index på 79. En jämförelse med kommuner som ställt samma frågor i sina medarbetarundersökningar visar att stadens AMI är bland de högsta och jämfört med t.ex. Göteborg fem indexenheter högre. 2 (8)
AMI för bolagen är 80 och för fackförvaltningar och stadsdelsförvaltningar 78. Högst AMI på förvaltningarna har förskoleverksamhet (80) och lägst infrastruktur/stadsmiljö (77). Män har ett AMI på 78 och kvinnor en indexenhet högre. De yngsta medarbetarna (18-25 år) har lägre AMI än äldre, 77 jämfört med 79 för åldersgruppen över 35 år. Chefer har högre AMI än medarbetare, 86 jämfört med 78. Delindex för motivation är 80. Bolag har motivationsindex 79 och förvaltningar en indexenhet högre. Motivationsindex är högst inom förskoleverksamhet (82). Kvinnor har motivationsindex 82 och män 79. Skillnaden mellan åldersgrupper är obetydlig. Ledarskapsindex får värdet 77. Bolagens anställda ger högre betyg på ledarskap än förvaltningarnas, 81 jämfört med 76. Inom administrativ verksamhet är ledarindex 80 och inom verksamhetsområdena utbildning och äldreomsorg är det 75. Män och kvinnor ger samma betyg på ledarskapet. Styrningsindex får värdet 80 vilket är lika högt som motivationsindex. Styrningsindex är högre på stadsdelsförvaltningarna än på fackförvaltningar och bolag, 82 jämfört med 79. Styrningsindex är högst inom förskoleverksamhet (84) och lägst inom infrastruktur/stadsmiljö och kultur/fritid (båda 77). Männen ger styrning lägre betyg än vad kvinnorna gör. Av de frågor som bildar AMI-index är det uppfattningen att arbetet känns meningsfullt som får högst betyg både i stadens förvaltningar och på bolagen. Nio av tio känner sig insatta i mål och åtaganden för sin arbetsplats och vet vad som förväntas av dem i arbetet. Frågeområde: Mina utgångspunkter Två av tre tycker att målen är tydliga på deras arbetsplats. Kunskapen om stadens Vision 2030 och hur det egna arbetet bidrar till ett Stockholm i världsklass är mindre. Resultatet visar att kunskaperna har ökat men fyra av tio har dålig eller mindre bra kunskap. Nio av tio tar egna initiativ att skaffa den information man behöver för sitt arbete. Två av tre tycker de har goda möjligheter att påverka hur de ska utföra sitt arbete. Sex av tio svarar att man prövar nya arbetssätt för att utveckla verksamheten på deras arbetsplats. Sju av tio känner att de kan göra ett bra arbete. Drygt hälften av medarbetarna tycker att de har en bra arbetssituation. Var sjunde håller inte med om detta. Medarbetarna på bolagen är nöjdare än de på förvaltningarna. På förvaltningarna är de som arbetar inom verksamhetsområdet utbildning minst nöjda med sin arbetssituation och de inom administrativ verksamhet mest nöjda. Kvinnor ger positivare svar än männen på flertalet frågor inom frågeområdet. Svaren från olika åldersgrupper är samstämmiga utom vad gäller Vision 2030 som äldre är mer insatta i. Inom förskoleverksamhet är det en större andel än inom övriga verksamheter som prövar nya arbetssätt. Medarbetarna inom äldreomsorg upplever mindre möjligheter än övriga att påverka sitt arbete. När det gäller frågan om att göra ett gott arbete instämmer man i hög grad. 3 (8)
Frågeområde: Medarbetarskap Medarbetarna i staden känner sig respekterade av sina kollegor och åtta av tio har bra möjligheter att få stöd av dem om det skulle behövas. I arbetsgruppen ställer man i stor utsträckning upp för varandra. Tre av fyra vänder sig till sin chef om de skulle behöva stöd. Sju av tio svarar att man kan ta upp både det som är bra och dåligt i deras arbetsgrupp. Det är inte lika många som tycker att man kan säga vad man vill på arbetsplatsen, sex av tio. Tre av fyra anser att de är med och bidrar till verksamhetens utveckling på arbetsplatsen. Två av tre är intresserade av att ta ett större ansvar i sitt arbete. Nästan lika många tycker att deras arbetskamrater tar ett stor ansvar på arbetsplatsen. De möten som man har på arbetsplatsen uppfattas inte alltid som effektiva. Bara varannan instämmer i hög grad att de är det. Två av tre tycker i hög grad att mötesdeltagarna är aktiva och engagerade på arbetsplatsens möten. Resultaten tyder på att staden har engagerade medarbetare som ställer upp för varandra och är beredda att bidra till verksamhetens utveckling. Två av tre kan i hög grad rekommendera sin arbetsplats till andra. Uppfattningarna är relativt samstämmiga bland män och kvinnor och i olika åldersgrupper. Där det skiljer sig är kvinnorna positivare. Med något undantag ger bolagens medarbetare något högre betyg än förvaltningarnas medarbetare på flertalet frågor om medarbetarskap. Frågeområde: Ledarskap Medarbetarna känner sig inte bara respekterade av sina kollegor utan tycker också i hög grad att deras chef bemöter dem med respekt. Det gäller inom alla verksamhetsområden. Sju av tio tycker i hög grad att deras chef är en bra förebild för deras verksamhet. Tre av fyra tycker att deras chef är tillgänglig och att det är möjligt att få tag på chefen när de behöver det. Två av tre upplever att de kan få stöd av chefen i prioriteringar mellan arbetsuppgifter. Sex av tio instämmer i hög grad att deras chef ger dem återkoppling på deras arbetsinsatser och att chefen följer upp vad som bestäms i arbetsgruppen. Sju av tio anser i hög grad att de har meningsfulla medarbetarsamtal. Lika många tycker att chefen ställer tydliga krav och är tydlig med vilket ansvar och vilka befogenheter man har. Sex av tio har en dialog med chefen så att de förstår hur de kan bidra i verksamheten. Att chefen pratat om Vision 2030 så att medarbetarna förstår hur de kan bidra till ett Stockholm i världsklass bekräftas i mindre grad. Varannan instämmer till viss del eller inte alls. Uppfattningen om ledarskap skiljer sig endast lite mellan män och kvinnor och mellan olika åldersgrupper. Att chefen pratat om Vision 2030 så att man förstår hur man kan bidra till ett Stockholm i världsklass är vanligare bland kvinnorna. På flertalet frågor ger medarbetarna på bolagen högre betyg på ledarskap än vad medarbetare på förvaltningar gör. Inom verksamhetsområdet utbildning ger 4 (8)
medarbetarna på flertalet frågor lägre betyg på ledarskap än inom övriga verksamhetsområden (avser förvaltningar). Frågeområde: Verksamhetsutveckling Sju av tio svarar att de lär nytt och utvecklas i sitt arbete. Åtta av tio tar egna initiativ för att utveckla sin kompetens. Sju av tio arbetar på en arbetsplats där man lär av varandra och tillsammans arbetar för att förbättra rutinerna i sin arbetsgrupp. Två av tre arbetar på en arbetsplats där man tar tillvara på idéer om förbättringar. Sex av tio svarar att man på deras arbetsplats följer upp förbättringsarbetet. Resultaten tyder på att det finns ett mått av lärande organisation. Inte bara att man vid behov kan få stöd av och hjälp av kollegor utan också mer organiserat erfarenhetsutbyte. Sex av tio svarar att de samarbetar med andra för att lyckas med sina uppdrag. Oftast sker det inom arbetsplatsens ram men samarbete med andra utanför arbetsplatsen förekommer och kan utvecklas mer. Uppfattningarna bland män och kvinnor ligger nära varandra men kvinnor ger i allmänhet något positivare svar. Det är inte heller några påtagliga skillnader mellan åldersgrupper. Att förbättra rutiner och tillvarata förslag om förbättringar är lite vanligare på stadsdelsförvaltningar, inom förskolan speciellt, medan att genomföra det som beslutats på arbetsplatsen och samarbeta med andra är vanligare på bolagen. Återkoppling ledarskap Individuell återkoppling till stadens chefer om hur medarbetarna ser på deras ledarskap görs nu för fjärde gången för många chefer. Ledarskapet återkopplas för sex dimensioner för vilka resultatet kategoriseras i tre kategorier; Utvecklingsbehov, Förbättringsmöjligheter och Förvalta och förädla. Bäst resultat får cheferna för den öppenhet och respekt de visar sina medarbetare. Tre av fyra får en återkoppling som innebär att ytterligare förvalta och förädla sitt goda resultat. Var fjärde får en återkoppling som ger tips om hur de kan agera för att förbättra sitt resultat. Sex av tio chefer får gott resultat för sin närvaro och coachande förmåga. Varannan får gott resultat för sin tydlighet i förväntningar och ramar, lika många på sin återkoppling och något färre för förmågan att skapa förutsättningar för dialog och delaktighet. Utrymmet för förbättring är störst när det gäller att förmedla stadens mål och budskap. Var femte chef får där en återkoppling som visar på utvecklingsbehov, varannan att det finns utrymme för förbättringar medan var tredje får en återkoppling om att förvalta och förädla ett gott resultat. När det gäller att vara tydlig i förväntningar och ramar får cheferna på stadsdelsförvaltningarna bäst resultat. För övriga dimensioner har chefer på bolagen högre resultat än de på förvaltningarna. För både förvaltningar och bolag är de högsta resultaten för öppenhet och respekt och det lägsta för hur man förmedlat stadens mål och budskap. 5 (8)
Ledarskapet har fortsatt att utvecklas i positiv riktning sedan den första mätningen 2009. Andelen chefer som får en återkoppling med stort behov av förbättring (kategorin utvecklingsbehov) har minskat i alla dimensioner och andelen som får ett resultat i kategorin förvalta och förädla har ökat vid varje mätning. Övriga frågor Åtta av tio har haft medarbetasamtal med sin chef under de senaste 12 månaderna. Drygt hälften har under samma period haft ett samtal med sin chef om sin lön. Varannan har haft såväl medarbetarsamtal som lönesamtal det senaste året. Var fjärde har haft medarbetarsamtal men inte lönesamtal. Var tionde har varken haft medarbetarsamtal eller lönesamtal. Medarbetarsamtal och lönesamtal är vanligare på bolagen än på förvaltningarna. Kännedom om vilka lönekriterier som gäller på arbetsplatsen är lika stor på bolag och förvaltningar. Nio av tio känner till stadens varumärke Stockholm The Capital of Scandinavia. Drygt tio procent av medarbetarna svarar att det förekommer diskriminering eller kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Det är något vanligare på förvaltningar än på bolagen. Summering Ett syfte med medarbetarenkäten är att ge tillfälle till dialog och utveckling i stadens verksamheter. Resultaten återkopplas därför till enheter och arbetsgrupper. Tre av fyra har utifrån förra årets enkät diskuterat resultat och åtgärder för att utveckla verksamheten. I årets resultatrapporter finns en handledning till sådana dialoger. Ett annat syfte med medarbetarenkäten är att förse ledningen med relevanta beslutsunderlag för långsiktiga strategier och satsningar. Den goda svarsfrekvensen och responsen på enkäten gör att sådant underlag finns för alla verksamheter. Vad man gör med resultaten bidrar till att skapa både förståelse och engagemang bland medarbetarna vilket skapar såväl attraktiva arbetsplatser som tjänster av hög kvalitet åt stockholmarna. Resultaten från årets enkät pekar på att staden i hög grad har engagerade och motiverade medarbetare. Inte bara ett högt AMI visar detta utan även övriga resultat. Arbetet man bedriver upplevs som i högsta grad meningsfullt. Medarbetarna har god kunskap om målen på arbetsplatsen och vad som förväntas av dem. De tar eget ansvar i arbetet genom att söka information de behöver och ber om stöd från chefer eller kollegor om sådant behövs. De är i stor utsträckning med och bidrar med idéer till utveckling av sin verksamhet. Det finns hos många ett intresse av att ta större ansvar i sitt arbete. De allra flesta upplever att de lär sig nytt och utvecklas i sitt arbete och tar också eget ansvar för att utveckla sin kompetens. Det sker en samverkan med andra för att lyckas med arbetsplatsens uppdrag och man lär av varandra. Samverkan sker oftast internt men även externt vilket kan utvecklas ytterligare. 6 (8)
Även ledarskapet får bra resultat och visar att ledarskapet har fortsatt att utvecklas positivt. Att fortsätta kommunicera stadens Vision 2030 och hur medarbetarna genom sina insatser kan bidra till ett Stockholm i världsklass skulle höja resultatet ytterligare. Enkäten visar på ett par utvecklingsområden. Varannan upplever i hög grad att de möten man har på arbetsplatsen är effektiva medan en av sju anser att mötena inte är effektiva. Samtidigt upplever mötesdeltagarna att de är aktiva och engagerade och att chefen skapar delaktighet på möten. Drygt hälften tycker i hög grad att deras arbetssituation är bra, en av sju tycker inte att deras arbetssituation är bra. Det betyder inte att man inte trivs med sitt arbete då motivation, engagemang och samarbete får högt betyg. När resultaten analyseras och diskuteras ute i verksamheten kan man där identifiera vad som kan utvecklas och förbättras. AMI för förvaltningar och bolag i 2012 års medarbetarenkät Förvaltning/bolag AMI Förvaltning/bolag AMI AB Familjebostäder 80 Stockholm Business Region AB (hela) 85 AB Stockholmshem 78 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 92 AB Stokab 84 Stockholm Vatten AB 78 AB Svenska Bostäder 84 Stockholms Hamn AB 84 Arbetsmarknadsförvaltningen 81 Stockholms Stads Bostadsförmedling AB 74 Bromma stadsdelsförvaltning 82 Stockholms Stads Parkerings AB 75 Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning 80 Stockholms Stadshus AB 99 Exploateringskontoret 85 Stockholms Stadsteater AB 65 Farsta stadsdelsförvaltning 81 Södermalms stadsdelsförvaltning 79 Fastighetskontoret 78 Trafikkontoret 76 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning 78 Utbildningsförvaltningen 78 Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning 78 Äldreförvaltningen 81 Idrottsförvaltningen 76 Älvsjö stadsdelsförvaltning 79 Kulturförvaltningen 78 Östermalms stadsdelsförvaltning 78 Kungsholmens stadsdelsförvaltning 80 Överförmyndarförvaltningen 63 Kyrkogårdsförvaltningen 79 Micasa Fastigheter i Stockholm AB 77 Staden totalt 79 Miljöförvaltningen 77 Norrmalms stadsdelsförvaltning 81 Revisionskontoret 74 Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning 79 S:t Erik Försäkrings AB/S:t Erik Livförsäkring AB 83 Serviceförvaltningen 77 Skarpnäcks stadsdelsförvaltning 80 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) 84 Skärholmens stadsdelsförvaltning 80 Socialförvaltningen 80 Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning 79 Stadsarkivet 79 Stadsbyggnadskontoret 77 Stadsledningskontoret 84 7 (8)
Rapporten har tagits fram av Sweco Eurofutures AB på uppdrag av stadsledningskontoret i Stockholms stad. Sweco Eurofutures AB är ett konsultföretag som producerar tjänster inom samhällsanalys och strategi. Som experter på hållbar samhällsutveckling erbjuder vi fakta och kvalificerat beslutsstöd för att ge våra kunder de bästa förutsättningarna till väl underbyggda beslut. Inom Sweco Eurofutures AB finns konsulter med bakgrund i såväl privat som offentlig verksamhet. Sweco Eurofutures AB Kaplansbacken 10 112 24 Stockholm Telefon 08-613 08 00 www.sweco.se