Verksamhetsplan för nämnd 2013. Miljö- och byggnadsnämnden

Verksamhetsplan för nämnd 2013 Miljö- och byggnadsnämnden

Innehållsförteckning 1 Handlingsplaner till nämndens åtaganden... 3 1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik... 3 1.2 Utbildning... 5 1.3 Omsorg... 5 1.4 Miljö och klimat... 6 1.5 Integration och kommunikation... 7 2 Internbudget verksamhetsnivå 1... 9 3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling)... 10 3.1 Nuläge för verksamheten... 10 3.2 Kort sikt - år 1... 10 3.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4... 12 Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 2(12)

1 Handlingsplaner till nämndens åtaganden 1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik 1.1.1 Nämnden ska utifrån redan initierat utvecklingsarbete kring ledningssystem implementera effektiva stöd- och styrprocesser. Ta fram nyckeltal och mått för nämndens verksamhet. Enheterna tar fram relevanta nyckeltal som beskriver verksamheternas utveckling. Rutiner ska utvecklas för insamling av data för nyckeltal samt för uppföljning och analys av dessa. Handlingsplanen förutsätter ett samarbete med andra kommuner kring kvalitet och nyckeltal för lärande och jämförelse. 2013-01-01 2013-08-31 Elisabeth 1.1.2 Nämnden ska under året analysera möjligheterna till att inom mandatperioden, och internt under 2013, starta samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (bättre resursutnyttjande med bibehållen kvalitet eller högre kvalitet). Kartlägga nya interna samarbets- och effektiviseringsområden. Identifiering ska göras av områden där nya samarbets- och effektiviseringsåtgärder kan föreslås och/eller startas. 2013-03-01 2013-12-31 Elisabeth 1.1.3 Nämnden ska genomföra prioriterade utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet Arbeta för att radonsanering genomförs i flerbostadshus som har radonvärden över gällande riktvärden. Förbättra uppdateringen av kommunens kartdata. Öka andel tid som läggs på operativ tillsynsverksamhet. Handlingsplanen innebär att miljöoch byggnadsnämnden riktar information/uppmaning alternativt föreläggande om att åtgärda radonproblemen, till de fastighetsägare av flerbostadshus som berörs. Handlingsplanen innebär att programvara för kartering installeras, medarbetare utbildas i kartering och därefter kan arbetet med uppdatering av kommunens kartor utifrån nya flygfoton påbörjas. Med operativ tillsyn avses kontroll av lagefterlevnad på fältet, dvs genom inspektioner och platsbesök. Handlingsplanen innebär åtgärder 2013-01-01 2013-12-31 Christian Haglund 2012-10-01 2013-12-31 Patrik Öhrström 2013-01-01 2013-12-31 Christian Haglund Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 3(12)

inom miljö- och hälsoskyddsenheten som t ex att förenkla projektadministration, inrikta tillsynsinsatserna på färre frågor och att så långt det är möjligt prioritera operativ tillsyn i verksamhetsplaneringen m.m. 1.1.4 Nämnden ska förtydliga information om och minska handläggningstiderna vid myndighetsbeslut samt andra kontakter med företag. Besluta om handläggningstider för nämndens stora ärendeprocesser. Rekrytering av bygglovshandläggare. Ett antal av nämndens ärendeprocesser har stadgade handläggningstider genom lag eller förordning. För de större ärendeprocesser (över en viss volym ärenden) som inte har sådana ska beslut tas om hur lång handläggningstid som kan utlovas. Information och mallar ska kompletteras med handläggningstider och rutiner införas för mätning av handläggningstider. Bygglovenheten förstärks med en ytterligare tjänst som bygglovshandläggare för att skapa bättre förutsättningar att klara stadgade handläggningstider. 2012-09-11 2013-08-31 Elisabeth 2012-09-12 2013-04-30 Filip Olofsson 1.1.5 Nämnden ska förbättra kommunikationen med näringslivet. Dialog med näringslivet om behov och förutsättningar. Dialogen syftar till att öka myndighetens förståelse för företagens behov och förutsättningar, samt öka företagens förståelse för myndighetens uppdrag och skyldigheter. Aktiviteter som planeras är deltagande i planerade möten genom kommunens näringslivssekreterare samt genom företagarföreningar i kommunen. 2012-09-06 2013-12-31 1.1.6 Uppmuntra till och underlätta för kompetensutveckling. Handlingsplaner Beskrivning Startdatu m Slutdatu m Ansvari g Genomföra en kompetensutrednin g. Utredning av befintlig kompetens inom miljö- och byggnadskontoret och av nuvarande och framtida behov av kompetens för att klara uppdragen. Kompetensutveckling ska uppmuntras i allmänhet och i synnerhet där kontoret har brist på kompetens. De 2013-01- 01 2013-12- 31 Elisabeth Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 4(12)

Handlingsplaner Beskrivning Startdatu m Slutdatu m Ansvari g individuella kompetensutvecklingsplaner na ska utvecklas till medarbetarsamtalen 2013. 1.1.7 Utveckla former för att presentera verksamheten för framtida medarbetare. Utveckla rutiner för mottagande av praktikanter. Utveckla informationsmaterial om arbetsplatsen riktat mot relevanta målgrupper. Rutiner ska beskriva varför miljöoch byggnadskontoret aktivt ska ta emot praktikanter, på vilket sätt de ska handledas och vilka praktikanter som prioriteras (vilka utbildningar etc.). Material tas fram som beskriver arbetsplatsen och visar på fördelar med att arbeta inom kontorets yrkesområden och i Sollentuna kommun. Målgrupperna ska definieras och kan till exempel vara arbetssökande, studenter eller redan yrkesverksamma. Materialet ska till exempel användas vid arbetsmässor eller riktat till relevanta utbildningar m.m. 2013-01-05 2013-11-30 Elisabeth 2013-09-01 2013-12-31 Elisabeth 1.1.8 Initiativ och ansvarstagande för utveckling ska noteras och uppmärksammas. Införa rutiner för att premiera utveckling. Rutiner ska införas som bidrar till utveckling och ständiga verksamhetsförbättringar. Exempel på rutiner är premier i form av extra lönepott till personer som särskilt bidragit till kontorets utveckling, rutiner för att uppmärksamma särskilda utvecklingsinsatser på möten osv. För att rutinerna ska få genomslag och ges legitimitet ska de tas fram i samarbete med kontorets medarbetare. 2013-01-01 2013-10-31 Elisabeth 1.2 Utbildning 1.3 Omsorg 1.3.1 Identifiera enkelt avhjälpta hinder inom kommunens centrumområden. Inventera enkelt avhjälpta hinder i Edsbergs centrum. Inventering ska göras av publika ytor i Edsbergs centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet. Om tid och resurser finns under 2013 kan även 2012-03-01 2013-12-31 Filip Olofsson Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 5(12)

Sollentuna centrum inventeras helt eller delvis. Inventeringen ska leda till att respektive fastighetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att avhjälpa hindren. 1.4 Miljö och klimat 1.4.1 Aktivt ge information om energibesparande åtgärder. Införa rutiner för förmedling av kontakter för rådgivning i energifrågor. Lämpliga processer väljs ut där kunder är i kontakt med oss och där förmedling av rådgivning kan ske. Därefter följer arbete med att införliva rutiner om förmedling av rådgivning i checklistor m.m. I första hand ska informationsmaterial från Energirådgivningen användas till kunder. 2013-01-01 2013-01-31 Elisabeth 1.4.2 Vidta åtgärder gentemot Trafikverket i syfte att verket senast under 2013 ska redovisa ett åtgärdsprogram som visar hur trafikbuller och luftföroreningar från E4 och järnvägen ska minska i riktning mot gällande riktvärden och uppfyllda miljökvalitetsnormer. Åtgärdsprogram från Trafikverket för att minska trafikbuller och luftföroreningar. Miljö- och byggnadsnämnden för dialog med Trafikverket om att de ska ta fram ett åtgärdsprogram för att minska trafikbuller och luftföroreningar på de ställen längs med E4 och järnväg som gällande riktvärden eller miljökvalitetsnormer överskrids. Trafikverket kan vid behov föreläggas om att inkomma med ett sådant. Därefter granskar nämnden inkommet åtgärdsprogram i syfte att bedöma hur man går vidare för att få åtgärder till stånd. Pågående mål i MBKs budget under 2012-2013. 2012-01-01 2013-12-31 Christian Haglund 1.4.3 Underlätta för cykling genom att samverka över kommungränserna. Införa Sollentuna kommuns cykelvägnät i länets Tätortskarta. Sollentuna avser att publicera det egna cykelvägnätet på den webbaserade Tätortskartan i avvaktan på att en länsgemensam cykelkarta publiceras. Frågan om att upprätta en länsgemensam cykelkarta drivs parallellt i Kommunförbundet Stockholms Läns 2013-01-01 2013-10-31 Patrik Öhrström Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 6(12)

Geodataråd. 1.5 Integration och kommunikation 1.5.1 Förenkla och förtydliga beslut och information från bygglovsenheten. Genomföra enkät för synpunkter på utformning av beslut m.m. Genomföra en enkät under 2012 för att få synpunkter på bygglovsverksamhetens beslut och texter. Enkäten riktar sig kommuninnevånare och andra som fått del av beslut om bygglov (minst 100 sakägare). Utifrån de synpunkter som kommer fram, ska mallar och beslutstexter förbättras så att de uppfattas som tydliga och enkla att förstå. Under 2013 genomförs en uppföljande enkät. 2012-01-01 2013-12-31 Filip Olofsson 1.5.2 Förbättra informationen från och tillgänglighet till miljö- och byggnadskontoret samt utöka kommunikationen med medborgare och företag. Kommunikationsplan för MBKs strategiska kommunikation. Införa SMStjänst(er). En kommunikationsplan ska beskriva hur, vad och varför vi ska kommunicera med våra externa intressenter och ska redovisa planerade aktiviteter för förbättringar av kommunikationen. I första hand ska en SMS-tjänst införas kopplat till beslut enligt bygglovsprocessen. Allmänhet och företag ska ges utökad service och särskilt uppmärksammas om att följa de nya reglerna enligt PBL. Syftet är att förhindra överträdelser av lagstiftningen med sanktionsavgifter som följd. Arbetet med SMS-tjänster påbörjas så snart som den tekniska plattformen för tjänsterna är på plats. Även andra ärendeprocesser än bygglov kan bli föremål för SMS-tjänster. 2013-03-01 2013-08-31 Elisabeth 2012-09-12 2013-12-31 Filip Olofsson 1.5.3 Utveckla och upprätthålla rutiner för att förbättra den interna kommunikationen inom förvaltningen och mellan förvaltningar i kommunen. Kartlägga behov av nya samarbeten. Utifrån en listning av pågående strukturerade samarbeten utvärdera dessa samt behov av nya samarbeten. Utifrån resultaten eventuellt 2013-03-01 2013-10-31 Elisabeth Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 7(12)

föreslå/bjuda in till nya samarbeten. 1.5.4 Utveckla det nya intranätet att bli den naturliga platsen för miljö- och byggnadskontoret att hämta förvaltningsintern information ifrån. Skapa informationsstruktur på intranätet. En struktur tas fram för hur intranätet ska användas som kanal för den interna informationen på miljö- och byggnadskontoret. Därefter följer ett arbete med att införa material och ändra rutiner för inläggning och lagring av intern information. Arbetet kan starta när det nya intranätet lanserats. 2013-08-01 2013-12-31 Elisabeth Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 8(12)

2 Internbudget verksamhetsnivå 1 Kommentar De nya ramarna för verksamheterna utgår från 2012 års internbudget som i sin tur bygger på det faktiska utfallet och förväntade förändringar i både intäkter och kostnader på grund av ändrade förutsättningar. Budget för 2013 har förstärkts med 700 tkr till kansliet för ny tjänst för utredare/kommunikatör. Bygglov har -350 tkr för Castor (jämfört med 2012 då extra anslag gavs). Den allmänna uppräkningen för 2013 om 1,5 % (215 tkr) har fördelats proportionerligt mellan verksamheterna på budgetposter för personal, material och tjänster. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 9(12)

3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling) 3.1 Nuläge för verksamheten Miljö- och byggnadskontoret (MBK) äger och förvaltar följande IT-system och programvaror: Kartdatabas över kommunens primärkarta (utgör bl a underlag för bygglovhandläggning och detaljplaner samt kommunens externa webbkarta). CAD-verktyg för kartframställning. SOLEN, kartbaserat handläggarstöd som används på de samhällstekniska förvaltningarna MBK samt PLEX (plan- och exploatering) m fl. ECOS, ärendehanteringssystem för miljö- och hälsoskyddsenheten. CASTOR, ärendehanteringssystem för bygglovenheten. COMPRIMA, webbaserat digitalt bygglovarkiv för avslutade och arkiverade bygglovhandlingar. Förvaltningen sköter på uppdrag av kommunledningskontoret driften av kommunens fastighetsregister och befolkningsdatabas TEFAT. Systemförvaltningen är uppdelad på de enheter som använder systemen i sina respektive verksamheter och varje enhet har en systemägare och en systemförvaltare för de egna systemen. Respektive enhet agerar självständig beställare tillsammans med förvaltningschefen, men förvaltningen har i dagsläget bara en person med specialistkompetens inom it, denna person arbetar därmed för samtliga enheter inom förvaltningen. Under hösten 2012 kommer bygglovenheten (BLE) uppgradera CASTOR till senaste version och förarbetet har pågått sedan början av året. Under vintern/våren/sommaren har BLE fått ett nytt digitalt system för arkiverade bygglovhandlingar (COMPRIMA) och hela det analoga mikrofilmade arkivet har digitaliserats. Det digitala systemet innebär en väsentlig förbättring av sökbarhet och tillgänglighet till arkiverade bygglovhandlingar. Nuvarande arkiv omfattar ca 193 000 bilder. Mät- och kartenheten (MKE) har tillsammans med IT-enheten inlett ett arbete att inventera och tydliggöra kommunens behov av geografisk information och geografiska informationssystem (GIS). Arbetet kommer utmynna i en GIS-strategi samt ett utökat strategiskt arbete på området GIS inom hela kommunen. 3.2 Kort sikt - år 1 Kontoret kommer rekrytera en person med specialistkompetens inom GIS samt IT för att ha resurser för verksamhetsutveckling både inom GIS och för kontorets allmänna ITbehov. Kompetensen kommer delvis att nyttjas och bekostas av IT- enheten för kommunövergripande GIS-arbete. Om ansvaret och kostnader för GIS- relaterat arbete ska ramfinansieras, vilket MBK föreslår, bör även större delen av denna tjänst ramfinansieras från 2014. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 10(12)

3.2.1 Åtgärder inom IT - 2013 Generellt MBK/MBN SMS-tjänster ska införas under 2012-2013, tidplanen för införandet styrs av när den tekniska plattformen är driftsatt och användbar. Införandet styrs också av de tekniska krav som SMS-tjänsten ställer på användandet. Kontoret ska under 2013 se över vad de egna systemen har för stöd för mobila plattformar. Alla enheter på MBK ska under 2013 analysera vilka alternativ som finns och planera för e-tjänster. Miljö- och hälsoskyddsenheten (MHE) MHE har ett behov av att förnya verksamhetssystemet ECOS, då det är ett omodernt system med förekommande störningar. Arbetet med att ersätta ECOS med ett modernt system bör påbörjas under 2013, första aktiviteten blir att genomföra en förstudie över vad som är lämpliga alternativ. Ett byte av programvara inkl. migrering av databas bör kunna påbörjas årsskiftet 2013/2014. Mät- och kartenheten (MKE) Påbörja en förstudie för byte av SOLEN till ett modernare system. Förstudien ska fokusera på vad som finns på marknaden samt vilka behov och krav som finns i kommunen. GIS-strategiarbetet är en del i detta. Förstudien bör påbörjas efter årskiftet 2012/2013 och genomföras under 2013 för att ett utbyte ska kunna påbörjas 2014. Bygglovenheten (BLE) BLE kommer arbeta in rutinerna med den nya versionen av CASTOR, dock förväntas det mesta vara på plats under hösten 2012. Ett arbete som kommer bli nödvändigt att utföra är en integration mot Public 360. Detta arbete förväntas pågå under 2013. Det digitala bygglovarkivet COMPRIMA är inte specificerat för åtkomst utanför Sollentuna kommuns kommunhus. Behoven av det bör utredas och om det kan införas inom ramen för given lagstiftning (främst PuL). En förstudie måste genomföras i samråd med kommunjuristen och övriga berörda personer. 3.2.2 Budget Möjliga kostnadsposter: förstudiearbetet med att ersätta SOLEN förstudiearbetet med att ersätta ECOS integration av CASTOR mot Public 360 SMS-tjänster kostnadsanalys för mobila plattformar förberedelser för e-tjänster Det finns inga särskilt anvisade medel för arbetet med ovanstående under 2013. Arbetet utgår från befintliga resurser hos verksamheterna. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 11(12)

3.2.3 Kända beroenden och förutsättningar för genomförande För att öka GIS-användandet i kommunen i enlighet med GIS-strategin krävs det att SOLEN och ersättande system är anslagsfinansierat av KS till 100 %. Anslaget bör gälla fr o m 2014. Nuvarande lösning med att interndebitera de kommunala användarna gör att det är svårt att attrahera nya användare då de automatiskt måste vara med och betala. SOLEN är ett kommungemensamt system och dessutom verksamhetskritiskt för bygglovenheten, plan- och exploateringsenheterna och mät- och kartenheten. Det är ur strategisk synvinkel rimligt att KS bär det ekonomiska ansvaret för detta. Driftkostnader för SOLEN Förväntade kostnader för SOLEN inkl. tillhörande system: licensavgifter: 470 000 kr driftkostnader: 690 000 kr förvaltningskostnader: 550 000 kr Totalt 1 710 000 kr Driftanslag som täcker hela kostnaden för SOLEN enligt ovan bör börja gälla fr o m 2014. 3.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4 3.3.1 Planer inom IT 2014-2016 1. Byta ut SOLEN mot modernt system. 2. Uppgradera eller byta ut ECOS mot ett modernt system. 3. Införa mobilt stöd för MHE, BLE och MKE, arbetet påbörjas under 2013. 4. Införa e-tjänster för MHE, BLE och MKE, införande sker under 2014. 5. Papperslös nämndhantering, arbetet bör påbörjas under 2013? 3.3.2 Resursuppskattning Byte av SOLEN kostnader för förstudiearbete, upphandling samt licens- och införandekostnader. Införande av mobilt stöd kostnader för programvara och hårdvara. Införande av e-tjänster kostnader för att utnyttja e-tjänsteplattformen samt integrationer mot denna. 3.3.3 Övriga beroenden För närvarande finns inga kända beroenden. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplan för nämnd 2013 12(12)