Inskickade frågor 1. Kan man skicka remisser till allmäntandläkarna i tandvårdsfönstret såsom ex? Nej, denna funktion kommer inte att införas nu då det inte är att relatera till någon ekonomisk ersättning. Finns redan hos alla remittenter ett fungerande remissförfarande som kan användas. Det framkom önskemål om att det finns ett mervärde om detta införs i TVF. 2. Är remissbekräftelsen i TVF en journalhandling? Måste den skrivas ut på papper eller räcker det att den finns i TVF? Enheten för tandvårdsstyrning kontrollerar med Socialstyrelsen och vad som gäller. 3. Hur kan man se samtliga fakturor som man skickat iväg och om de är betalda? Inom respektive reform/lov hittar man denna information under Sök Fakturor. 4. Varför går egenremisser direkt till mottagna remisser? Pga. önskemål ifrån användare har vi utformat systemet på detta sätt. 5. Det finns risk att en inskannad remiss (analog remiss) tappas bort eftersom man inte behöver kryssa i mottagen remiss. Det är viktigt att vårdgivaren/specialisttandvårdsenheten säkerställer interna rutiner för att motverka detta. 6. Vad händer med en inscannad analog remiss om behandlingsstart inte rapporteras inom stipulerad tid (3 månader eller enligt förlängning)? Remissen vidarebefordras till den specialisttandvårdsenhet med sistahandsansvar inom aktuell specialistdisciplin som ligger geografiskt närmast där patienten är folkbokförd. 7. Vid remiss - Hur säkerställs att vårdnadshavaren verkligen har möjlighet att välja bland alla vårdgivare och inte påverkas i sitt val? Det är kravställt under punkt 5.3.1. i ackrediteringsvillkoren för den specialiserade barn- och ungdomstandvården. Vidare är det kravställt under punkt 7.6 i ackrediteringsvillkoren för allmän barn- och ungdomstandvård, att vårdgivaren ska känna till gällande lagar, föreskrifter, regelverk osv som berör vårdgivarens utförande av uppdraget. Det åligger remittenten att informera vårdnadshavaren/myndig person om aktuella ackrediterade specialisttandvårdsenheter. Lista finns på www.skane.se/hitta-tandlakare. 8. Om en vårdnadshavare frågar vem de ska välja vad ska jag då svara? Ni ska hänvisa till de ackrediterade specialisttandvårdsenheterna inom aktuell disciplin. Myndig person eller vårdnadshavare ska göra vårdvalet. 9. Egenremisser vid lossnad retention på avslutade patienter? Remissen utgör verifikationen för att vården är att betrakta som specialisttandvård och möjliggör därigenom fakturering. Vid lossnad retainer regleras detta under kapitel Retentionsbehandling på sidan 17 i Regelverk Ortodonti 2014. Man kan säga att i princip ingår retentionsbehandling under ett år efter FASut. Därefter står det i regelverket enligt följande: Vid lossnad retainer ska patienten i första hand hänvisas till den specialisttandvårdsenhet som utfört tandregleringsbehandlingen. För lossnad retainer efter ettårsgränsen ersätts för barn och ungdomar (till 1
och med det år patienten fyller 19 år) kostnader hos ackrediterad vårdgivare med avtal för specialisttandvårdsenhet inom ortodonti. Ersättning enligt Ersättningsberättigade specialiståtgärder 2014 under åtgärdskoderna RETortlåg och RETorthög, samt ersättning för merkostnad av tandtekniskt material under åtgärdskod 001. För egenframställd retentions-apparatur kan ett maxbelopp på 500: - 10. Finns det inte ett enklare sätt att hantera egenremiss? Det tar mycket tid att fakturera retention? Om vårdgivarens journalsystem möjliggör filfakturering, kan Tandvårdsfönster ta emot en fil enligt ett speciellt utformat filformat. Arbetet bekostas i sin helhet av vårdgivaren, likaså arbetsinsatsen som krävs. AddPro kan anlitas av vårdgivaren som resurs i arbetet. 11. LKG? Regleras i Regelverk Ortodonti 2014 enligt följande: Undantag från urvalskrav och vårdval. Alla presumtiva behov av tandreglering ska behovsbedömas av urvalsansvarig tandregleringsspecialist enligt Skåneindex. Undantag från denna regel görs enbart på patienter med diagnosen LKG eller hemifacial mikrosomi. Dessa patienter handlägges och behandlas av ansvarig käkortoped vid käkkirurgiska kliniken på SUS i Malmö/Lund. Ansvarig käkortoped rapporterar patienterna till Enheten för tandvård. Viss ortodontisk behandling kan av ansvarig käkortoped remitteras till annan ortodontist. För dessa patienter utfärdas ingen betalningsgaranti och faktura under en sammanhängande behandlingsperiod på utförd ortodontisk vård följer gällande åtgärdskodning, som faktureras Enheten för tandvård. 12. Behöver dessa (LKG) patienter prövas på nytt? Förhandsbedömning ska göras i varje enskilt fall inför fas 2 av behandlingen, se Regelverk Ortodonti 2014 s. 19. 13. Remisser till Käkkirurgen, sjukvård/tandvård? I den LOV ade barn- och ungdomstandvården ingår enbart den delen som är definierad som tandvård. Kan man redan från början se att det rör sig om övrig hälso- och sjukvård bör man använda det remissflöde som man använder utanför LOV i övrig remisshantering. Tekniskt sett kan remissmottagaren använda sig av inkommen remiss då denna kan skrivas ut som pdf och scannas in i remissmottagarens journalsystem. Däremot måste remissmottagaren svara på den inkomna remissen och säkerställa att remissen blir avslutad inom den LOV ade tandvården eftersom den inte kan hanteras där. Enklast och mest patientsäkert är det att remissmottagaren ber remittenten att dra tillbaka remissen och skriva en ny utanför Tandvårdsfönster. 14. Adress på betalningsgarantier? Utgår ifrån att man här tänker på adress till den tandvårdsenhet där patienten är listad. Eftersom det är ägaren av betalningsgarantin som ska ta kontakt med den specialist-tandvårdsenhet där man önskar behandling är det kanske så att specialisttandvårdsenheten bör ha interna rutiner för vilka uppgifter man ska ha i samband att en ny patient tar kontakt. Vi ska titta på åtkomligheten av information om var patienten är listad och se om vi kan göra det tydligare och enklare. En möjlighet är att vi lägger in informationsruta med kontaktuppgifter till den tandvårdsenhet där patienten är listad. Vad gäller betalningsgarantierna är det redan väldigt mycket information/text och det är en fördel om vi inte behöver ha ännu mer text. Vi vill att betalningsgarantin ska förbli på en sida. 15. Idag är det många patienter/vårdnadshavare som klipper av övre delen på betalningsgarantin och endast lämnar nedre delen till specialisttandvårdskliniken. Då saknas adressuppgifter till patienten. Hur kan detta lösas? Se föregående svar. 2
Inskickade önskemål 1. Allmänt tungt system, långsamt, alldeles för ofta driftsstörningar eller att det hänger sig. Arbete med att säkra upp drift genomförs löpande. Vi har precis installerat databasoptimeringar för att snabba upp systemet. 2. Önskemål från användare att bildhanteringen ska bli snabbare genom att kunna ladda upp flera. Det går att ladda upp flera bilder åt gången (zippade filer). Lathund finns Hantering av röntgen och kliniska foton i Tandvårdsfönstret. Samtliga Lathundar hittar du på www.skane.se/tandvard under fliken Tandvårdsfönster i vänstra kolumnen. 3. Svårt att navigera, mycket klickanden, svårt att backa i systemet. Bättre om man kunde scrolla. Vi kommer även göra en genomsyn av backa funktionalitet. Förutom att säkra upp driften arbetar vi kontinuerligt på att försöka förbättra systemet. I detta arbete lyssnar vi kontinuerligt av de synpunkter vi får från användarna via t.ex. e-post eller vid Dialogmöten. 4. Alla listor bör kunna sorteras. Önskvärt att listor inte var låsta till 10 per sida. Inom kort kommer alla listor vara sorterbara. Pga tekniska begränsningar måste sidorna vara låsta till ett visst antal poster. Vi kommer att gå igenom listorna och se om det är möjligt att utöka dessa. 5. Meddelanden vid inlogg (notifieringar) - öppnas genom klick på rad - sorterbara genom klick på kolumn Meddelanden som nu kommer upp högst upp på sidan efter inlogg dessa bör kunna öppnas genom att man klickar på respektive rad. Likaså önskvärt att de är sorterbara genom att man klickar på kolumn. Vi kommer att titta på möjligheten att göra meddelanden klickbara. 6. Sök fakturor -kunna sortera på behandlare Införande fullt möjligt. Detta måste vägas mot andra önskemål/behov i Tandvårdsfönster och eventuellt införande kommer att beslutas senare. 7. Sök fakturor - kunna välja ett antal fakturor och exportera dessa till ex Excel (räcker i så fall m fakturanumren, datum, behandlare o belopp) för att lättare kunna följa ekonomin. Införande fullt möjligt. Detta måste vägas mot andra önskemål/behov i Tandvårdsfönster och eventuellt införande kommer att beslutas senare 8. Sök fakturor går inte att välja intervall på datum. Sidan hänger sig konstant om man anger startdatum. Vi har testat datumintervall i Sök fakturor inom Specialiserade Barn- och Ungdomstandvården utan problem. Om problemet fortfarande uppstår, kontakta Servicedesk på telefon 0776 730 000. 9. Behov av att kunna sortera på kolumn finns i alla delar som rör remisshantering. Inom kort kommer alla listor vara sorterbara. 3
10. Preliminära remissvar risk att här blir fel då man använder slutlig remissläget. Bättre om man var tvungen att välja via avbockning om det är preliminärt eller slutligt remissvar ovanför remissvarstexten tydligare och mindre risk för fel. Inom kort kommer detta förslag att införas. 11. Kontrasignering av remissvar saknas. Hur ser specialistkliniken att inremitterande tandläkare läst remissvar och tar över ansvar för patienten? Kontrasignering kommer att införas. Man kommer även att kunna bifoga filer (olika typer av dokument och rtg) i remissvar. När det gäller remissvar och kontrasignering och hur detta ska synliggöras och vara sökbart håller vi på att titta på det. 12. Skapa möjlighet för kliniken att kontrasignera i annans namn gäller inscannade/analoga remisser fr ex sjukvården som inte skickar info om kontrasignera till oss o heller inte har åtkomst till Tandvårdsfönster. Vad gäller möjligheten att kontrasignera i annans namn är det redan i dag så att det är tandvårdsenheten/specialisttandvårdsenheten som är definitionen på vem som skickar eller tar emot remissen. Däremot är det alltid remittenten eller remismottagaren som har det legitimerade ansvaret för bedömningen och vårdinnehållet i remissen. 13. Vid debitering onödigt många klickanden om flera åtgärder Varför inte lägga samma datum o behandlare som default när man lägger in åtgärd 2? För och nackdelar med detta, skall utredas innan beslut om eventuellt införande, finns tex risken med att man glömmer ändra vissa värden t.ex. behandlingsdatum om man fakturerar all utförd vård vid samma tillfällen. 14. Önskvärt att aktuell kötid synliggörs invid respektive specialistklinik när man väljer klinik. Vi ser över denna funktionalitet för möjliggörande av införande. Målsättningen är att information kommer att kunna hanteras/uppdateras av specialisttandvårdsenheten via självadministration i TVF. 4
Nya frågeställningar/synpunkter: 1. Inkommen remiss återsänds om remissen inte blivit mottagen inom 5 +2 kalenderdagar. Systemet tar ingen hänsyn till om det är röda dagar. Svar: Detta är överenskommet som en rimlig princip i konsensus mellan Eft och referensgruppen samt ämnesföreträdargruppen. 2. Exempel på de olika breven (remiss/bg) önskas Svar: Vi ser över möjligheten att publicera breven på vår hemsida. 3. Meddelande om ny remiss; önskemål om att det står i meddelandet vilken disciplin remissen avser. Svar: Vi noterar önskemålet. 4. Meddelanden gällande remisser m.m. i TVF - önskemål om att patientens namn ska framgå inne i Tandvårdsfönster. Svar: Vi noterar önskemålet. 5. Var syns det att remissmottagare ändrat prioritet på remissen? Svar: På detaljsidan för en remiss, under sektionen Registrering kan man se remissmottagarens prioritet. 6. Behandling som drar ut på tiden p.g.a. andra behandlingar. Svar: När behandlingsstart är inrapporterad blir inte remissen avregistrerad ifrån vald specialisttandvårdsenhet även om behandlingen drar ut på tiden. Detta gäller den organiserade barn- och ungdomstandvården 0-19 år. 7. Remissvar vid egenremiss Remissvar är till för remittent, inte Eft. Förslag: Räcker att man skriver egenremiss i remissvaret. 8. När lathundar uppdateras önskas att det markeras på något sätt, vad som är ändrat. Svar: Sammanfattning av förändringar kommer att införas i kommande uppdateringar av lathundar. 5
9. Servicedesk fungerar endast för felanmälan Svar: Servicedesk är den första instansen som skall kontaktas vid supportbehov. Frågor som de inte kan hantera eskaleras vidare inom Region Skåne eller dess mjukvaruleverantörer. 10. Önskar chatt-service som helpdesk. Svar: Vi noterar önskemålet. 11. När träder sista handsansvaret in? Svar: Se lathundar. I väntan på fullt uppdaterade lathundar, kommer ett dokument över tidsangivelser publiceras på hemsidan. 12. Syns ej i systemet att det är sistahandsansvar på remissen. (disciplin, namn och sistahandsansvar). Svar: På detaljsidan för en remiss, under sektionen Remissinformation kan man se om en remiss är tilldelad via sistahandsansvar. 13. BG med sista handsansvar hur får kliniken med sistahandsansvar denna BG? Svar: Notifiering skickas via e-post och visas direkt i TVF. BG registreras med automatik och får status BG Reg sistahandansvar. Inom kort kommer ett nytt menyalternativ som visar dessa betalningsgarantier. 14. Patient som tackar nej till vård innan USort utförts, hur avslutar man den? Svar: Kryssa att terapiplan inte är överenskommen. 15. Skyddad identitet inom andra discipliner än ortodonti. Finns ingen lathund. Svar: De hanteras utanför TVF. Vi uppdaterar lathunden. 6
16. Finns det vårdgivare som hanteras utanför TVF? Hur länge kommer det finnas? Finns patienter som väntar länge fast att det finns andra kliniker som har kortare kötid. Svar: FTV håller på att utveckla en integrationslösning mellan sitt journalsystem och Tandvårdsfönster. Eftersom FTV inte kan göra detta utan att använda sig av Region Skånes upphandlade IT-leverantörer, har de inte haft förutsättningar att färdigställa integrationslösningen i samband med vårdvalets start. 17. Finns det något sätt att få ut alla remisser på lista (Excel)? Svar: Det går inte att hantera i tandvårdsfönstret. Önskemålet är noterat. Dock så kan man printa sökresultat över remisser med ctrl+ P sida för sida. 18. Kan inte kötid automatiseras? Svar. Nej, inte som vi ser det. 19. Hur hanteras Remisser under semester? Svar: Remissen går tillbaka enligt skapad validering för nytt vårdval eller sistahandsansvar om den inte besvaras inom stipulerad tid. 20. Går det ut brev till vårdnadshavaren när remisser inte besvaras? Svar: Ja det gör det. 21. Vem har sistahandsansvar i Kristianstad? Svar: Närmast specialisttandvårdsenhet med sistahandsansvar inom aktuell specialistdisciplin som ligger geografiskt närmast där patienten är folkbokförd. 22. Finns det ambition inom barn- och ungdomstandvården att journalsystem kommer att integreras med Tandvårdsfönster? Svar: Enheten för tandvårdsstyrning ser positivt på denna typ av integrationer, men driver inte frågan utan det är ni vårdgivare som måste göra det. Inom FTV pågår ett integrationsarbete mellan T4 och Tandvårdsfönster. Procuris har visat intresse och varit i kontakt med AddPro. 23. Hur hanteras sekretess och asylbarn under pedodonti? Svar: De hanteras utanför Tandvårdsfönster. 24. Om man inte får tag i en patient (skyddad identitet) vad gör man då? Svar: Det är du som ansvarig vårdgivare som har ansvaret och får bedöma om det är föremål för samtal med sociala myndigheter och om en anmälan ska göras. 7