TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2012-02-02 Tekniska nämnden Dnr Ten 2011/812 Upphandling av driftentreprenader för parkskötsel och barmarksunderhåll 2012-2015 Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar enligt bygg- och miljöförvaltningens förslag 1. Tekniska nämnden beslutar att upphandla drift och underhåll av parkskötsel och barmarksunderhåll i Järfälla kommun 2012-2015 2. Ärendet förklaras omedelbart justerat Ärendet i korthet En ny upphandling för parkskötsel och barmarksrenhållning ska nu genomföras för perioden 2012-2015. En av nämndens största miljöpåverkan är genomförandet av entreprenader. Därför ställs krav på minskad miljöpåverkan under entreprenaden. Förvaltningen anser även att en bra kvalitet på det arbete som utförs leder till lägre kostnader för drift och underhåll på lång sikt. Därför ställs krav på kvalitet i upphandlingen. Anbudslämnarna ska redovisa sin tekniska förmåga att genomföra entreprenaden. De har också möjlighet att redovisa hur de ska arbeta för att minska sin miljöpåverkan samt hur de ska arbeta för att hålla en hög kvalitet på arbetet under entreprenaden. Detta summeras i så kallade mervärden. Summan av mervärdena dras av från den fiktiva anbudssumman. Den anbudslämnare med lägst anbudssumma (efter avdrag för mervärden) vinner således upphandlingen. Handlingar 1. Bygg- och miljöförvaltningens tjänsteskrivelse 2012-02-02 2. Arbetsmaterial, Handling 11 Skötselbeskrivning Park och gatuskötsel 20120131 3. Arbetsmaterial, Handling 9 AF park och gatuskötsel 20120130 Bakgrund Parkskötsel och barmarksrenhållning utförs av en extern entreprenör sedan 2007. En ny upphandling av denna tjänst ska nu genomföras för perioden 2012-2015. Det finns möjlighet att förlänga avtalet ett + ett år efter detta. Entreprenaden omfattar skötsel av parkmark samt renhållning av vägar, torg och centrumområden i kommunen. Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5, 8tr Administration Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Markus Ek, Administrativ chef Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 287 86 (direkt) E-post: tekniskanamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2012-02-02 2 (5) Överväganden En upphandling av parkskötsel och barmarksrenhållning ska genomföras eftersom nuvarande avtal löper ut den 30 september 2012. Upphandlingen föreslås vara en generalentreprenad med funktionsansvar. Detta innebär att entreprenören får hela ansvaret för drift och underhåll av parkskötsel och barmarksrenhållningen. Funktionsansvar innebär att entreprenaden ska uppfylla en viss funktion. Vi beskriver därför vilken kvalitet det ska vara på skötseln och undviker detaljerade beskrivningar om hur detta exakt ska utföras. Förvaltningen anser att det är viktigt att få en entreprenör som har en organisation med högt miljö- och kvalitetstänkande. Miljö- och kvalitetsarbetet ska genomsyra organisationen hos entreprenören. Syftet med detta är att få minskad påverkan på miljön samtidigt som kostnaderna för underhåll och reinvesteringar sjunker. Om entreprenören håller hög kvalitet på det arbete som utförs minskar antalet skador på grund av bristfällig kvalitet. Kostnaderna för oförutsedda åtgärder (tilläggsarbeten) sjunker därför på sikt vilket är positivt för kommunen. Ett antal så kallade skall-krav med fokus på kvalitetsarbetet hos entreprenören ställs i förfrågningsunderlaget. Dessa måste uppfyllas av anbudslämnaren för att kvalificera sig för utvärderingen. Exempel på skall-krav är att anbudsgivaren ska: visa sin förmåga att möta ställda krav avseende kvalitet och miljö. ska tillämpa ett kvalitets- och miljöledningssystem som kan likställas med de krav som återfinns i SS-EN ISO 9001:2008 resp. 14001:2004. ha en organisation som genomfört minst tre likvärdiga parkskötselprojekt under de senaste fem åren arbetsledare med minst fem års erfarenhet av likvärdiga projekt. och eftergymnasial trädgårdsutbildning eller motsvarande. Arbetsledare skall vara delaktig i den dagliga verksamheten på plats. ha en organisationsplan med platsledning inkl. meritförteckning innehållande utbildning och erfarenhet för föreslagen personal. Redovisning av resurser och maskiner. personal som arbetar med beskärningsarbeten på träd skall ha dokumenterad kunskap i form utav kursintyg eller betyg, i trädvård eller aboristutbildning. för övrig personal krävs kunskapsnivå motsvarande Yrkesbevis från TCYK Skötsel och förvaltning av Utemiljö (handling 13.8). Undantag gäller för praktikanter och tillfällig personal som under arbetets utförande står under direkt och ständig handledning och kontroll av kvalificerad personal." personal som arbetar med beskärning av buskar skall ha goda kunskaper i beskärning och buskvård.
2012-02-02 3 (5) anbudsgivare skall kunna tillhandahålla arbetsledning som till fullo behärskar svenska språket. Utvärderingsmodell För att värdera de anbud som lämnas in ska anbudslämnaren redovisa hur de kommer uppfylla vissa mervärden. Dessa mervärden har koppling till miljökrav och kvalitetskrav som vi vill ställa på entreprenören. Utvärderingsmodellen fungerar enligt följande: (Fast årligt pris parkskötsel + Fast årligt pris barmarksrenhållning + fiktivt pris tilläggsarbeten) avdrag för mervärden = anbudssumma Anbudslämnaren väljer själv vilka mervärden de vill eller kan redovisa. Under utvärderingen granskas anbudslämnarens redovisning och hur stora avdrag för mervärden som ska göras. Följande avdrag för mervärden kan redovisas i anbudet: Rubrik på mervärdet Typ av mervärde Max avdrag Kompetens/organisation Teknisk-/ yrkeskompetens, kunskaper i övriga Teoretisk utbildning/yrkeskompetens, erfarenhet inom organisationen inkl. underentreprenörer. 200 000 kr Kvalitet och miljö Bränsle / genomförandebeskrivning Val av bränsle, genomförandebeskrivning av hur kvaliteten under genomförandet ska säkerställas 1 750 000 kr 1 950 000 kr Mervärdena har utformats på ett sätt för att driva på en utveckling mot mindre miljöpåverkan och högre kvalitet under entreprenaden. Nämndens verksamhet bedrivs till största delen av externa utförare. För att minska miljöpåverkan samtidigt som kommunen får en hög kvalitet på det arbete som utförs måste krav ställas på detta vid upphandlingen. Målet med mervärdena är att få en minskad miljöpåverkan samt högre kvalitet. En hög kvalitet i utförandet leder till lägre kostnader för kommunen på lång sikt eftersom nätet får bättre livslängd och kostnaderna för skador och reinvesteringar minskar. Avdragen för mervärdena är fiktiva och påverkar inte kostnaden för entreprenaden. Uppföljning av miljö- och kvalitetskraven För att följa upp de krav som ställs i förfrågningsunderlaget ska entreprenören redovisa ett antal nyckeltal under entreprenadperioden. Syftet med dessa är att kunna följa miljöpåverkan samt kvaliteten på arbetet som utförs. Ett antal miljö- och kvalitetsrevisioner av entreprenören kommer även att göras under avtalsperioden. Dessutom sker kontroll regelbundet genom stickprov i verksamheten.
2012-02-02 4 (5) Exempel på nyckeltal och statistik som ska redovisas är: Statistik Ekonomi Ekonomisk statistik skall baseras på beställarens månadsvisa budget. - Fast del (kostnad enl. betalplan) Parkskötselarbeten. Renhållning gatumark. - Rörlig del (tilläggsarbeten, mm) fördelat enl. nedan. Tilläggsarbeten parkskötsel (antal och kostnad). Tilläggsarbeten renhållning gatumark (antal och kostnad). Statistik Kvalitet Felanmälningar från kundtjänst och övriga felanmälningar. Återrapporterade felanmälningar från kundtjänst och övriga felanmälningar uppdelat på åtgärdade fel samt ej åtgärdade fel. Redovisning av utförda interna revisioner. Kvalitetsredovisning på ev. inbyggt material. Redovisning av vilka underentreprenörer som har anlitats årligen. Statistik Miljö Körda mil med de fordon som används inom entreprenaden med tillhörande koldioxidutsläpp redovisas årsvis. Redovisning av vilka fordon med angivande av ev. EURO-klass som använts inom entreprenaden årsvis. Redovisning av förbrukad mängd bränsle för arbetsmaskiner. Redovisning av entreprenörens egna mätbara miljömål årsvis. Redovisning av personalens och underentrprenörernas miljöutbildning årligen.
2012-02-02 5 (5) Slutsatser Förvaltningen anser att en ny upphandling ska genomföras och att avtalet ska vara tre år med möjlighet att förlänga ett + ett år. Förvaltningen anser även att krav ska ställs på miljö och kvalitet i upphandlingen. Mervärden för miljö och kvalitet ska därför vägas in i anbudsutvärderingen. Per-Olof Kroon Bygg- och miljödirektör Markus Ek Kvalitet- och utvecklingschef Expedieras till Akt