Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen 1.0 Utgåva (1)5 Godkänt av : Godk datum: Styrgrupp SVPL 2014-04-02 Upphandling av It stöd för samordnad vård- och omsorgplanering De förutsättningar som fanns då beslut fattades om samarbete med Region Skåne har förändrats. Västra Götaland behöver därmed ompröva sitt beslut om samverkan med Skåne. Styrgrupp SVPL föreslår SITIV besluta att: avbryta samverkan med Region Skåne vad gäller Mina Planer ge Jan Carlström och styrgrupp SVPL uppdrag att ta fram uppdragsbeskrivning, tidplan och kostnader för upphandling ge uppdrag till styrgrupp SVPL att ta fram prissatt plan för nödvändig utveckling av KLARA SVPL Sammanfattning SITIV fattade i september 2013 beslut om att starta förberedelserna för införande av Skånes It stöd Mina Planer för samordnad vård- och omsorgsplanering. De förutsättningar som vid den tiden fanns för samarbete med Region Skåne har förändrats. Avtal tecknades mellan Regions Skåne och VGR om gemensamt ägande av systemet. En kostnadsberäknad överenskommelse fanns med Skåne om att utveckling av VG funktionalitetskrav i Mina Planer skulle startat oktober/november 2013 med driftsättning i VG okt 2014. En omorganisation inom IT området i Region Skåne hösten 2013 medförde ett byte till nya kontaktpersoner och ledning som inte deltagit i tidigare överenskommelser mellan VG/RS. En uppgradering av Mina Planer i november medförde ett långt driftproblem, med kvarvarande långa svarstider i systemet som ger en osäkerhet om prestandan. Den 16 januari 2014 meddelande Region Skåne att all utveckling av Mina Planer stoppats för att istället gå ut i upphandling med en kort tidplan. Källkoden bjuds ut jämte upphandling av support, underhåll och drift. Grundförutsättningen om samägande av systemet som möjliggör en långsiktig utvecklingsplanering är borta och det är oklart när VG funktionalitetskrav på Mina Planer kan utvecklas och till vilket pris. Den arkitekturanalys av Mina Planer som var beställd från VGR IT hann inte genomföras innan överenskommelsen bröts, vilket medför avsaknad av fakta om prestandaproblemen kommer kunna avhjälpas så att systemet kan hantera den stora mängd användare som anslutning av VG kommer innebära. Skånes upphandling drivs av Inköp och IT-enhet, där samverkan med den egna verksamheten och kommunerna saknas. Skåne bjuder in VGR, Blekinge och Sörmland, som tidigare visat intresse för Mina Planer, att delta i upphandlingen.
0.3 Utkast (2)5 1. Bakgrund SITIV fattade 2013-09-19 beslut om att gemensamt starta förberedelserna för införande av Skånes It stöd Mina Planer för samordnad vård- och omsorgsplanering. Avtal tecknades mellan Regions Skåne och VGR om gemensamt ägande av systemet. Avsikt fanns att därefter teckna avtal mellan VGR och länets kommuner om kommunernas nyttjanderätt av systemet. Under hösten 2013 gjordes en omorganisation inom IT i Region Skåne. Kontaktpersoner i Skåne, med vilka överenskommelser om Mina Planer slutits under sommar och tidig höst, fanns inte längre kvar på sina tjänster. Det medförde att gemensam strategigrupp inte kunde starta med sitt uppdrag som planerat. En förskjutning från maj till mitten av november av en planerad uppgradering av Mina Planer gjorde att planerad utveckling av VG krav inte kunde påbörjas som planerat 1 november. Omorganisationen och förskjutning gjorde att Skåne inte hade representanter till den planerade gemensamma operativa grupp som skulle hantera krav på verksamhetsfunktionalitet. Den 16 januari 2014 meddelande Region Skåne att besluta fattats av ledningen om att stoppa all utveckling av Mina Planer, inkl. VG krav, för att starta upphandling enligt LOU. Det införandeprojekt som satts upp i VG stoppades i sin linda. Teknisk projektledare på VGR IT med initialt uppdrag att genomföra arkitekturanalys av Mina Planer hann inte genomföra uppdraget. 2. Ärendets gång Styrgrupp SVPL fick information om Skånes nya ställningstagande 2014-01-20 och har därefter haft två möten med syfte att ge verksamhetssidans synpunkter på upphandling ihop med Skåne. Lägesinformation gavs vid SITIVs möte 2014-02-04. Jan Carlström, Karl Fors och Katarina Amundsson utreder förutsättningar för fortsatt arbete med Skåne inför förslag till beslut till SITIVS möte 2014-04-09. Detta beslutsförslag förankras i Styrgrupp SVPL innan SITIVs möte. Efter Skånes beslut om upphandling representerades Skåne i kontakterna med VG av Torbjörn Lloyd, Inköp och Eva Hansson IT med uppdraget att genomföra upphandling. Två telefonmöte genomfördes mellan VG representanterna och Skåne samt ett fysiskt möte i Göteborg 2014-03-10 då VG träffade Niclas Bendroth Clausen från Skånes komunförbund och Eva Hansson. Det som framkommit under dessa möten finns noterat under rubrik 4.1.1 Förutsättningar, samverkan Skåne. Telefonmöte har genomförts om strategier SVPL och Mina Planer 2014-02-24 med de fyra landstingen Skåne, VGR; Sörmland, Blekinge där Göran Ejbyfeldt och Katarina Amundsson deltog. Dialog fördes om juridik runt gemensam upphandling, SharePointberoende- och licenser, kostnader, hantering av källkod m.m. Man enades vid mötet om att Skåne tar fram en beräkning av kostnad för systemet efter upphandling och därefter åter kallar till möte. Utöver detta har Göran Ejbyfeldt haft kontakter med Lars Kristensson, förvaltningschef i Skåne.
0.3 Utkast (3)5 3. Skånes upphandling Direktivet i Skåne innebär att genomföra upphandling och bjuda in landsting, som tidigare varit intresserade av Mina Planer, att delta i upphandlingen. De landsting som inbjudits är VGR, Sörmland och Blekinge. Skånes utgångspunkt är att få en produktleverantör som tar helhetsansvaret. Källkoden bjuds ut i upphandling jämte support, underhåll och drift. Skåne vill ha ersättning för produkten/koden för att få återbäring för gjorda investeringar, och ser inga alternativ till att bjuda ut koden. Grundfunktionaliteten är styrd till att vara Mina Planer. Skåne har prestandakrav för att få bättre svarstider i systemet, men därutöver finns alla funktionalitetskrav i koden. Skåne räknar med ha upphandling klar till hösten För VGs del kvarstår att driftsättning inte kan göras innan VG kraven är utvecklade. 4. Konsekvenser för Västra Götaland De förutsättningar som fanns då beslut fattades om samarbete med Region Skåne har förändrats. VG behöver därmed ompröva sitt beslut om samverkan med Skåne. 4.1.1 Förutsättningar, samverkan Skåne Omständigheter och ändrade förutsättningarna för samarbete som framkommit efter VG beslut om samarbete med Skåne: Funktionalitet o Oklart om och när VG funktionalitetkrav kan utvecklas o Uppgradering av Mina Planer för SIP, Samordnad individuell plan, 14 november gav driftproblem och stopp till 15 januari då systemet driftsattes igen. Problem med långa svarstider i systemet kvarstår o Mina Planer är byggd på SharePoint plattform vilket ger dålig prestanda o Oklart om SharePointberoende ska byggas bort helt eller kvarstå till viss del o Avsaknad av VGR arkitekturanalys medför att fakta saknas för VG om prestandan är tillräcklig för den stora mängd användare som tillkommer om VG går med i Mina Planer Kostnader o Oklara kostnader för prioriterade VG funktionalitetkrav efter upphandling o Oklara kostnader för att bygga bort SharePointberoende o Om SharePoint finns kvar i användargränssnittet behöver det utredas hur användarlicenser för SharePoint hanteras över huvudmannagränser och eventuella kostnader för kommunerna och privata vårdgivare för licenser Samverkan o Osäkerhet på hur Region Skåne ser på avtalet om samägande av koden o Olika tolkningar av tidigare överenskommelser, då Region Skånes nuvarande kontaktpersoner och ledning inte deltog i dessa överenskommelser.
0.3 Utkast (4)5 o Samarbetet mellan RS och Skåne läns kommuner är inte etablerat på samma sätt som i VG, vilket påverkar samarbetet i stort negativt. o Representanter från Inköp och IT organisationen i RS har uppdraget att upphandla i Skåne, verksamhetssidan saknas i processen o Systemförvaltning för SVPL finns inte i Skåne, men ska byggas upp. I VG finns en fungerande förvaltning där representation till gemensamma grupper finns att tillgå. o Deltagande av Sörmland och Blekinge i upphandlingen ger fler att ta hänsyn o Skåne planerar att skapa kundgrupperingar med andra landsting för hantering av It stödet istället för de med VG tidigare överenskomna strategisk- och operativ grupperna. 4.2 Förutsättningar upphandling i VG utan samverkan med Skåne Sedan tidigare har kommunerna givit VGR fullmakt om mandat att hantera upphandling av IT-stöd för samordnad vård- och omsorgsplanering. Projektgrupp för införandeprojektet med inbokade möten under vårterminen, avbokas nu veckovis, men har beredskap för att aktiveras på kort varsel. Styrgrupp SVPL är aktiv med möten inbokade för att styra upphandling utifrån verksamhetens behov. Kravspecifikationen godkänd av styrgrupp SVPL april 2013 behöver uppdateras vilket kan genomföras av projektgruppen parallellt med att ansökan i steg i skickas ut. Sammantaget finns en beredskap att snabbt starta upphandling i Västra Götaland. En upphandling i VG enligt selektivt upphandlingsförfarande ger följande tidplan, där en pilot skulle starta efter sommaren 2015. Steg i process startdatum antal dagar till nästa steg datum nästa steg start steg 1, ansökan skickas ut 2014-08-25 Kravspec.arbete startar sista dag lämna in ansökan steg 1 40 2014-10-04 Urval av leverantör 20 2014-10-24 Anbudsunderlag steg 2, skickas ut 10 2014-11-03 Sista dag lämna anbud 40 2014-12-13 utvärdering steg 2 klar 40 2015-01-22 Tilldelningsbeslut 30 2015-02-21 Avtal tecknas om ej överprövning 10 2015-03-03 Leverans till drift, pilot 183 2015-09-02 Förlängt avtal till december 2015 med Siemens gällande KLARA SVPL medför att tidsgränser för upphandling är mer gynnsam än tidigare.
0.3 Utkast (5)5 5 Gemensam rutin som stöd för It tjänsten Behov finns av genomgång och uppdatering av den gemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Rutin för öppenvårdsplaneringar med samordnad individuell vårdplan(sip) behöver skapas som sedan ska hanteras i IT-tjänsten. Ärendet har hanterats i styrgrupp SVPL som givit uppdraget till SAMSA förvaltningsgrupp. Ärendet om rutin för SIP kommer också hanteras vid LISA gruppens möte 10 april. Funktionskoordinator Gunilla Augustsson har dialog med dem som har uppdraget för LISA gruppen så frågan blir hanterad i ett spår.