Införande av videomöte som erbjudande om alternativ mötesform för samordnad vård och omsorgsplanering vid utskrivning från sjukhus

Transkript

1 1.0 Utgåva (1)1 Missiv K Amundsson Införande av videomöte som erbjudande om alternativ mötesform för samordnad vård och omsorgsplanering vid utskrivning från sjukhus Arbetsgruppen för distansmöte har skapat ett förslag på införandeplan då VGR kallar till möte för samordnad vård och omsorgsplanering via Lync videomöte. Regional operativ samordnare: Rekryteras hos parterna genom intresseanmälan Uppdragets genomförande: Regional införandebudget: kr fördelat VGK/VGR / kr, omfattar tjänsteköp av regional samordnare och utbildning av superanvändare Utrustningskostnader om utrustning saknas: kamera till dator ca 400 kr om den är Lync certifierad med tillägg av headset är det en kostnad på under 1000 kr. videokonferensrum med utrustning anpassad för fler deltagare införskaffas till en kostnad av kr. Till detta, där det inte redan finns, kommer projektor eller TV skärm till en kostnad av ca 4000 kr. Total anskaffningskostnad på under kr för ett digitalt mötesrum. Lync enterprise licens 430 kr/år/användare på sjukhus Uppdragets syfte: Förbereda samt införa ett koncept för att använda videomöte som en alternativ mötesform för samordnad vård och omsorgsplanering vid utskrivning från sjukhus. Aktuell status: En förfrågan till kommunverksamheter som vårdplanerar har visat på en positiv inställning till att börja vårdplanera via videomöte. IT chefer i länets kommuner anger inga tekniska hinder för att kommunicera via Lync. En förberedelsefas under hösten leds av funktionsledare GITS då samordnare rekryteras med mål att starta sitt uppdrag 1 december Pilotstart i mitten av januari 2015 och därefter stegvis breddinförande under resten av år Framgångsfaktor för ett regionalt införande är information och förankring på ledningsnivå i verksamheterna. Utbildning planeras för befintliga SVPL superanvändare så att de i sin tur kan utbilda och stötta användarna i verksamheterna. Utbildningen ska bestå av en teknikdel och en del om hur SVPL möten hanteras via Lync. Varje enskild enhet behöver vid uppstart support på plats med hjälp för inställningar och uppkoppling.

2 1.0 Utgåva (1)10 Videomöte som mötesform för samordnad vård och omsorgsplanering vid utskrivning från sjukhus

3 1.0 Utgåva (2)10 Innehåll Bakgrund Beskrivning av uppdraget Konsekvensanalys för kommuner Sammanställning av svar Verksamhet Teknik Sammanfattning av konsekvens för kommunerna Införandeorganisation Regionala roller, ansvar Lokala roller, ansvar Införandeområden Beroenden Tidplan och aktiviteter Förberedelsefas Pilotinförande Stegvis breddinförande Manualer Rutin för samordnad vård och omsorgsplanering Reservrutin, Avvikelserapporteringsrutin IT tjänsten Säkerhet Resursbehov, införandekostnad Resursbehov Regionala kostnader Kostnader lokala införande Verksamheternas kostnader för utrustning Finansiering I dokumentet benämns videomöte för samordnad vård och omsorgsplanering som vplmöte. För övrigt benämna Västra Götalandsregionen som VGR, länets 49 kommuner som VGK och länet där VGR och VGK ingår benämns som VG. Samordnad vård och omsorgsplanering vid utskrivning från sjukhus förkortas SVPL.

4 1.0 Utgåva (3)10 1. Bakgrund Samordnad vård och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Den samordnade vård och omsorgsplaneringen har hittills i huvudsak skett som direkt eller telefonmöte. Införande av videomöte ger möjlighet till en alternativ mötesform. Beslut i SITIV om att undersöka förutsättningar för ett gemensamt tjänsteutnyttjande för videomöte fattades Ärendet fortlöpte i SITIV och resulterade i uppdragsbeskrivning om regional lösning för distansmöte för samordnad vård och omsorgsplanering som godkändes Två arbetsgrupper skapades, för verksamhet respektive teknik, som tog fram behov för videomöten vid vård och omsorgsplaneringar ur olika målgruppers perspektiv, skapade informationsmaterial och teknikkrav samt undersökte standarder för videomöten. Rapportering skedde till SITIV , då grupperna fick fortsatt uppdrag med inriktning att testa Lync som en kommunikationslösning. Lync finns installerat på alla VGR datorer där vårdplanering sker och även i hälften av länets kommuner. Lync fungerar även utan inköp av system. VGR kan via en länk bjuda in mottagare som inte har Lync. Mottagaren kan enkelt ladda ner en webbapplikation utan kostnad och delta via Lync webbmöte som ger en säker krypterad kommunikation. Alternativt kan deltagandet ske via vanlig telefon, uppkopplad till Lyncmötet, vilket även ger närstående fler möjligheter till deltagande i mötet. Rapport till SITIV visade att de tekniska förutsättningarna inte var tillräckligt testade för att kunna rekommendera Lync. SITIV fattade vid mötet beslut om att Katarina Amundsson ansvarar för att ha en rekommendation för användning av distansmötesteknik för samordnad vård och omsorgsplanering klar till nästkommande SITIV möte. Arbetsgrupperna slogs ihop och start av dokumenterade tester över huvudmannagränser genomfördes. Tekniska problem uppmärksammades som löstes via Lync inställningar på datorn och gav underlag till information i manualer samt krav till VGR IT som tjänsteleverantören av Lync. Arbetsgruppen för distansmöte rekommenderar att använda Lync som verktyg för vplmöte då det innebär minimala investeringar för verksamheterna. Vid SITIV fick arbetsgruppen för distansmöte i uppdrag att belysa konsekvenserna av ett införande när VGR kallar till ett möte via Lync. En enkel konsekvensanalys gjordes som återfinns i införandeplanen under rubrik Beskrivning av uppdraget Huvudsyftet är att förbereda samt införa ett koncept för att använda videomöte som en alternativ mötesform för samordnad vård och omsorgsplanering vid utskrivning från sjukhus. Efter införandet beräknas att konceptet kan användas även vid andra möten över huvudmannagränser där VGR eller annan vårdgivare som har Lync av rätt version installerad kallar till mötet. Införandet organiseras genom att tillsätta en regional samordnare som via etablerade regionala och delregionala/lokala SVPL systemförvaltningarna i VG hanterar införandet. Förberedelse av införandet och rekrytering av samordnare sker under hösten 2014 med start av pilot januari Därefter sker utrullning på bred front enligt införandeplan, mars 2015 december Under piloten sker kontinuerlig uppföljning av resultat då justering av Lync inställningar, manualer m.m. görs. Arbetsgruppen för distansmöte kommer via Lync möte med samordnaren att följa arbetet och vidta nödvändiga åtgärder.

5 1.0 Utgåva (4)10 Framgångsfaktor för ett regionalt införande är information och förankring på ledningsnivå i verksamheterna. Utbildning i Lync till användarna är en trygghet. Varje enskild enhet behöver vid uppstart support på plats med hjälp för inställningar och uppkoppling. Det fungerande konceptet som nu pågår med vårdplaneringar via videokonferensanläggningar i olika områden i Västra Götaland fortsätter tills vidare. 3. Konsekvensanalys för kommuner SITIV gav arbetsgruppen i uppdrag att belysa konsekvenserna för länets kommuner om VGR kallar till Lyncmöte. Utskick med frågeställningar om videomöte och utrustning på egna datorn har gått till kommunrepresentanter som vårdplanerar. Svar har inkommit från vårdplaneringsteam och biståndshandläggare, sjuksköterskor i hemsjukvården, arbetsterapeuter, MASar m.fl. IT chefer i kommunerna har svarat på frågor om tekniska möjligheter delta i Lync möten Sammanställning av svar Lync finns installerat i hälften av länets kommuner Verksamhet Svar har inkommit från 55 personer i 28 kommuner. Några har svarat för en hel arbetsgrupp. Därmed är antalet som haft synpunkter fler än de som skickat in svaren. Tjugo har använt videokonferens vid möten och fem använt Lync tidigare. Tjugoåtta har svarat att de har kamera på sin dator och 32 att de har headset/extern högtalare. En tredjedelar av dem som svarat att de inte har egen utrustning svarar att det är lätt ordna/låna den utrustning som behövs. Under rubrik Övriga synpunkter har övervägande positiva kommentarer skrivits om att börja med vplmöte som mötesformen. Verksamhetsföreträdarna anger en fördel att, till skillnad mot telefonmöte, kunna se patienten när man inte själv närvarar på sjukhuset. De uttrycker även att det är lättare för patienten att se alla deltagare och att närstående kan vara med via video då de bor långt bort eller inte har möjlighet att närvara. Även tidsbesparing av att slippa resor vid fysiska SVPL möte har noterats. Det uttrycks av ett fåtal att det kan vara en sämre mötesform vid komplicerade ärenden och om det är många mötesdeltagare. Vikten av att få utbildning och hjälp när tekniken inte fungerar finns också med Teknik Svar har inkommit från 22 av 24 tillfrågade IT chefer i länets kommuner. I svaren anges att i 20 av 22 kommuner kan användarna själva ladda ner Lync webbmöte. Ingen av kommunerna har några brandväggsbegränsningar som försvårar kommunikation via Lync Sammanfattning av konsekvens för kommunerna När sjukhusen kallar till möte för samordnad vård och omsorgsplanering inför utskrivning kan mötet ske via Lync webbmöte där kommunen som mottagaren kan delta utan att investera i ett system. Behovet av att köpa in utrustning finns då endast hälften av de tillfrågade har tillgång till kamera på sin dator. Kostnader för inköp kan jämföras med tidsbesparing vid effektivare möten då ett flertal telefonsamtal ersätts samt med tids och kostnadsbesparing för resor. o o o kamera till dator ca 400 kr om den är Lync certifierad med tillägg av headset är det en kostnad på totalt under 1000 kr. videokonferensrum med utrustning anpassad för fler deltagare införskaffas till en kostnad av kr. Till detta, där det inte redan finns, kommer projektor eller

6 1.0 Utgåva (5)10 TV skärm till en kostnad av ca 4000 kr. Total anskaffningskostnad på under kr för ett digitalt mötesrum. Patienterna som deltagit i videomöte är nöjda med mötesformen. Det framkom i ett utvärderingsarbete som gjordes av FoU Fyrbodal efter att Fyrbodal startade med vårdplaneringar via videokonferens. FoU arbetet visade att vplmötet tog cirka 30 min, medan ordinarie vårdplaneringsmöte tog ca 50 min. Detta innebär att patienten orkar medverka i hela mötet. Då vplmötet ersatt telefonplanering har ett effektivt möte ersatt upprepade telefonsamtal under flera dagar. Ökad delaktighet ger bättre kvalitet för alla parter i SVPL processen. Primärvården som endast i ringa omfattning deltagit vid själva vårdplaneringsmötet ges nu möjlighet att kunna delta med den nya tekniken. Vplmöten ger närstående fler möjligheter för deltagande i mötet. Det föreligger inte några tekniska hinder att använda Lync i kommunerna med hänvisning till de svar som inkommit. Arbetstid och kostnader för eventuella åtgärder är låga. Behov av att skaffa funktionsbrevlåda för de som hanterar vårdplaneringsmöte i kommunen har framkommit från dem som vårdplanerar i verksamheterna. Behovet av det och hur det kan fungera klarläggs under piloten och några extra kostnader för teknik tillkommer inte här. Behov av information och införandestöd krävs som vid alla införanden av förändringar och är gemensamma för kommuner och VGR. De som svarat på frågorna från kommunerna har uttryckt sig positiva till att använda Lync vid möten för samordnad vård och omsorgsplanering. Några har uttryckt att det kan vara en sämre mötesform än fysiska möten vid komplicerade ärenden. 4 Införandeorganisation Rekrytering av Operativ samordnare 50 % för införande av vplmöte via Lync sker genom erbjudande för anställda hos ingående parter att lämna intresseanmälan för uppdraget. Uppdraget pågår från 1 december 2014 och under år Framgångsfaktor för ett regionalt införande är information och förankring på ledningsnivå i verksamheterna och att varje enskild enhet vid uppstart ska ha support på plats med hjälp för inställningar och uppkoppling. Det är nödvändigt att de personer som arbetar med införandet får möjlighet att avsätta tid till de uppgifter som ska utföras.

7 1.0 Utgåva (6) Regionala roller, ansvar Operativ regional samordnare för införandet Agera som en förändringsledare för verksamheterna vid införande av videomöte Vara mobil och stötta verksamheter vid införandet VGR, kommuner och privata vårdgivare Vara kontaktperson för vårdgivarnas IT enheter och Lync ansvariga där det finns Skapa och ansvara för att utbildningar av superanvändare sker Ansvara för att ett regionalt informationsmaterial och manualer färdigställs Ansvara för regional informationsplan och delta vid informationstillfälle Stötta vårdsamverkansområde med Utbildnings och informationsplan Hantera sammansättning av arbetsgruppen så den anpassas efter uppdraget och dess faser Sammankallande för Lyncmöte med arbetsgrupp distansmöte Följa den av SITIV fastställda införandeplanen Informera om införandestatus på SVPL regionala hemsida där en plats för införandet skaps Följa upp pilot och anpassa IT tjänst, rutin, manualer efter resultatet Rapportera till funktionsledare GITS Arbetsgrupp med verksamhets resp. IT kompetens Nuvarande arbetsgrupp för distansmöte som funnit under utredningsfasen kan behöva kompletteras med representanter bl.a. från olika geografiska områden i VG beroende på var införandet pågår. Delta i Lyncmöte med Samordnaren Avsätta tid för förberedelse och efterarbete Delta i framtagande av enhetligt regionalt informationsmaterial och manualer Förankra införandet internt och externt Bidra med kunskap, erfarenheter och synpunkter samt komma med förslag Funktionsledare GITS rapporterar status för införandet till SITIV 4.2 Lokala roller, ansvar De delregionala vårdsamverkansgrupperna/lokala SVPL förvaltningarna svarar för den lokala informationen enligt respektive förvaltnings informationsrutiner. Införandet sker i samverkan med lokala Lync ansvariga där det finns. Superanvändare för SVPL utbildas efter behov i hantering av vplmöte. Roller såsom utbildningsansvarig och kontaktperson för enheterna i verksamheternas SVPL nätverk och IT behöver utses. Första linjens support hanteras via etablerade SVPL nätverk. Lokala införande och utbildningsplaner skapas utifrån Vårdsamverkansområdets förutsättningar. I varje område där det är aktuellt behöver en rutin skapas för hur parallella system för videomöte ska fungera under införandeperioden. Superanvändare för lokala införanden rapporterar till regionala samordnaren. Kontaktvägar/adresslistor för kallelser till Lyncmöte skapas i varje vårdsamverkansområde. Federering med VGR för de kommuner/privata vårdgivare som har Lync installerat i sin organisation, vilket ger tillgång till basinformtaion om användaren och ledig/upptagen status. 5 Införandeområden Införandet sker per vårdsamverkansområde och i nära samarbete med förvaltningsorganisationen för processen samordnad vård och omsorgsplanering(svpl förvaltningen). I SVPL förvaltningen hanteras både rutin och IT stöd för processen.

8 1.0 Utgåva (7)10 SAMSA är en operativ regional förvaltningsgrupp där deltagarna representerar de fem vårdsamverkansgrupperingarna. Deltagarna i SAMSA är kontakten till verksamheterna och lokala förvaltningar för processen samordnad vård och omsorgsplanering. De fem vårdsamverkansområdena består av: LGS, Ledningsgrupp i samverkan i Göteborgsområdet Vårdsamverkan Skaraborg Vårdsamverkan Fyrbodal Närvårdssamverkan Södra Älvsborg SIMBA, Samverkan i mellersta Bohuslän och Ale Vilket område som blir pilot bestäms under förberedelsefas hösten Beroenden Då införandet av videomöte som mötesform införs via etablerade SVPL nätverk i verksamheterna behöver hänsyn tas till projekt som involverar samma personella resurser. Upphandlingsprojekt av IT stöd för informationsöverföring mellan vårdgivare(itmv), som ska hantera olika processer för samordnad vård och omsorgsplanering, pågår. Pilotinförande beräknas starta hösten 2015 med ett klart breddinförande innan sommaren för videomöte behöver planeras i dialog med ITMV projektet och berörda verksamheter. Ett integrationsprojekt mellan IT stödet KLARA SVPL, för samordnad vård och omsorgsplanering, och ELVIS, patientadministrativa systemet i VGR, har startat och kommer i första skedet beröra Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Ingen fastställd tidplan finns ännu. 6 Tidplan och aktiviteter Införandesteg Start datum Antal månader Förberedelse, rekrytering av samordnare Pilotinförande område 1(fastställs under hösten 2014) Införande område 2 (byt ut mot namn på området) ,5 Införande område 3, sommarperiod Införande område 4 (byt ut mot namn på området) Införande område 5 (byt ut mot namn på området) ,5 6.1 Förberedelsefas Under hösten 2014 förbereds införandet. Funktionsledare GITS är sammankallande för arbetsgrupp distansmöte. Rekrytering av regional samordnare med uppdrags start 1 december 2014 hanteras av funktionsledare GITS. Pilotområde fastställs och införandet planeras ihop med områdets representanter. Manualer och informationsmaterial fastställs. Former för utbildning och dess innehåll skapas. 6.2 Pilotinförande Under pilotinförandet används testprotokoll för dokumentation av videomöte. Uppföljning av testprotokoll ger underlag för eventuella åtgärder t.ex. uppdatering av manualer, information om

9 1.0 Utgåva (8)10 utrustningsbehov och utbildningsinnehåll. Manualer och informationsmaterial utvärderas och uppdateras v.b. under piloten. 6.3 Stegvis breddinförande Under pilot och breddinförande utbildas superanvändare som i sin tur ger utbildning/stöd till samtliga användare i verksamheter som deltar i vård och omsorgsplaneringar. Innan breddinförandet ska positiva exempel från piloten kommuniceras till kommande användare av vplmöte för att sprida goda exempel. En genomgång av teknisk lösning och inställningar för Lync behöver göras inför varje enhets deltagande. Problem och nya idéer för videomöte rapporteras direkt till regionala samordnaren eller via SVPL nätverken. Första linjens support sker via etablerade vägar för SVPL. Avstämningsmöte med arbetsgrupp distansmöte fortsätter via Lyncmöte under hela införandet. I början av år 2016 presenteras resultatet av införandet i SITIV. 7 Manualer Arbetsgruppen för distansmöte har i utredningsarbetet om distansmöte tagit fram underlag till ett antal manualer. Dessa manualer ska uppdateras under förberedelse och pilotfasen, så att färdigställda manualer finns att tillgå under breddinförandet. Manual Målgrupp Patientinformationsbroschyr Patient, närstående Checklista för distansmöte SVPL Ordförande på möte biståndshandläggare primärvård Ordlista fackspråk Användare Lync inställningar Användare som har Lync Användarinstruktion bjuda in till Lync web I första läget sjukhus enheter Användarinstruktion Lync web Mottagare av inbjudan Tekniska förutsättningar, utrustning Infomaterial till IT enheter Adresslista, Mottagare av inbjudan 1. Verksamheter 2. Privatperson 1. verksamheter 2. privatpersoner (VGR) Kommuner Privata vårdgivare De som bjuder in till Lync web 8 Rutin för samordnad vård- och omsorgsplanering Videomöte är en ny mötesform och gemensamma rutiner för vård och omsorgsplanering ska följas. Rutiner hanteras i befintliga förvaltningen för vård och omsorgsplanering, styrgrupp SVPL, SAMSA och lokala SVPL förvaltningar Kommande IT stöd för samordnad vård och omsorgsplanering ska innehålla tillämpbara uppgifter om videomöte

10 1.0 Utgåva (9) Reservrutin, Etablera reservrutin för när tekniken inte fungerar. Reservrutin behövs också för hantering av kallelse och åtkomst till aktuellt Lync vplmöte av ny deltagare om en deltagare i vplmötet får förhinder. Behovet finns om Lync inte kommer innehålla funktionsadresser eller kallelse via e post sker till personer istället för funktionsbrevlådor. 8.2 Avvikelserapporteringsrutin Etablering av avvikelserutin sker under införandet och bör följa befintlig avvikelserutin för SVPL processen och dess IT stöd i övrigt. 9 IT-tjänsten Lync webb är anpassat för de vanligast förekommande operativsystem/webbläsare. Lync certifierad utrustning rekommenderas för att optimera användandet av Lync. Annan utrustning kan användas, men kvaliteten kan bli något sämre. En manual om teknikbehov för att få IT tjänsten att fungera finns framtagen och kan användas i kontakt med lokala IT enheter. Vårdplanerare inom sjukhuset som ska kalla till webbmöte behöver Lync enterprise licens 10 Säkerhet Kommunikationen är säker då den är krypterad. Inspelningsmöjlighet finns, men ordförande för mötet kan ta bort möjligheten för deltagarna. Detta skrivs in i manual. Krav på att kameran hela tiden är aktiv för vård och omsorgspersonal för identifiering av deltagarna. 11 Resursbehov, införandekostnad 11.1 Resursbehov En operativ regional samordnare tillsätts som håller ihop införandet över VGR/VGK gränserna. Behov finns av att utbilda ett antal s.k. superanvändare i Lync så att de i sin tur kan utbilda och stötta användarna i verksamheterna. Utbildningen av redan befintliga superanvändare/superkontaktombud/samordnare för KLARA SVPL behöver bestå av en teknikdel och en del om hur SVPL möten hanteras via Lync. Utbildningen kan se olika ut beroende på om användarna som ska utbildas av superanvändarna ska kunna kalla till möten, har Lync installerad eller är mottagare av Lync webbmöte. Antal superanvändare i KLARA SVPL är ca. 250 i VG. Antal som behöver utbildas och formerna för utbildning får planeras under förberedelse och pilotfasen. Arbetsgruppens deltagande bekostas av resp. verksamhet. Möten kommer i huvudsak ske via Lync som inte medför några övriga möteskostnader Regionala kostnader Kostnaden för tjänsteköp av operativ samordnare baseras på 475 kr/tim. En regional budget för utbildning behövs för att täcka utbildning av utbildare. Antal och på vilka nivåer är inte fastställt. Budget ska också täcka ev. kostnader för utbildningslokaler och framtagande av utbildningsmaterial.

11 1.0 Utgåva (10)10 Införandekostnader underlag kostnad Total VGK VGR % Samordnare för införandet 50 % 84h/mån x 475 kr, 13 månader /50 Utbildning /70 Övrigt, möteslokal, resor, info.material m.m. dec dec -15, 13 mån x 2000 kr /70 TOTAL Kostnader lokala införande Verksamheterna kommer att få kostnader i form av personella resurser. Lokala kontaktpersoner/superanvändare kräver olika mycket tid beroende på lokala förhållanden. Superanvändare behöver avsatt tid för att utbilda användare. Utbildning av privata vårdgivare får samordnas med utbildning och förvaltarskap för KLARA SVPL. Utbildningsmaterial och manualer som stöttning kommer att finnas till hands Verksamheternas kostnader för utrustning Kommuner Kommunernas behov av videokonferensrum för flera deltagare eller deltagande från egen dator ser olika ut. kamera till dator ca 400 kr om den är Lync certifierad med tillägg av headset är det en kostnad på under 1000 kr. videokonferensrum med utrustning anpassad för fler deltagare införskaffas till en kostnad av kr. Till detta, där det inte redan finns, kommer projektor eller TV skärm till en kostnad av ca 4000 kr. Total anskaffningskostnad på under kr för ett digitalt mötesrum. VGR Patienten finns på sjukhuset och då krävs någon typ av videokonferensrum. Behovet kan tillgodoses med projektor/tv skärm och kamera med mikrofon anpassad för fler deltagare. Sjukhusanvändare behöver kunna kalla till webbmöte via Lync och behöver då Lync enterprise licens. För primärvård räcker det oftast med deltagande från egen dator. Är det fler yrkesroller/funktioner som deltar kan de ändå delta från egna datorer. videokonferensrum med utrustning anpassad för fler deltagare införskaffas till en kostnad av kr. Till detta, där det inte redan finns, kommer projektor eller TV skärm till en kostnad av ca 4000 kr. Total anskaffningskostnad på under kr för ett digitalt mötesrum. kamera till dator ca 400 kr om den är Lync certifierad med tillägg av headset är det en kostnad på under 1000 kr. Lync enterprise licens 430 kr/år/användare på sjukhus 12 Finansiering Finansiering efter gängse fördelningsnycklar där personella resurser fördelas VGK/VGR 50/50 %. Övriga kostnader fördelas VGK/VGR 30/70 %