Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering Göteborg 19 november 2013 Carina Johnson Mira Christensson
Innehåll 1 Sammanfattning...3 1.1 Bakgrund och revisionsfråga...3 1.2 Slutsats och revisionsfrågans besvarande...3 2 Introduktion...4 2.1 Bakgrund och revisionsfråga...4 2.2 Metod och avgränsningar...4 2.3 Slutsatser från granskningen...5 3 Rutin för förråds- och lagerhantering...7 3.1 Övergripande information...7 3.2 Dokumentation av policys, riktlinjer och rutiner....7 Iakttagelser och rekommendationer...7 3.3 Säkerhet på området...8 Iakttagelser och rekommendationer...8 3.4 In- och utleveranser till förrådet...8 Inleverans...8 Utleverans...9 Iakttagelser och rekommendationer...9 3.5 Berörda IT-system...9 KomMa-Förråd...9 Aditro...10 Iakttagelser och rekommendationer...10 3.6 Uppföljning av lagret... 11 Inventering... 11 Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 2 av 11
1 Sammanfattning 1.1 Bakgrund och revisionsfråga PwC har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun att genomföra en granskning av processen för förråds- och lagerhantering under hösten 2013. Kartläggningen av den befintliga rutinen syftade till att säkerställa att nuvarande rutin uppfyller kraven på god intern kontroll och rättvisande räkenskaper. Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare från kommunens ekonomifunktion samt förrådsverksamheten. Genomgång har gjorts av tillgängliga riktlinjer och regler kring förrådshanteringen och dess system. 1.2 Slutsats och revisionsfrågans besvarande Granskningen av det tekniska förrådet inom Teknik och serviceförvaltningen har visat att förrådshanteringen berör en relativt liten enhet inom kommunen med endast ett fåtal personer involverade i det löpande arbetet. Med tanke på att verksamheten inom det tekniska förrådet är av relativt liten omfattning bedöms den vara en väl fungerande enhet. Vi har dock identifierat några områden där en förbättring/förstärkning av den interna kontrollen i processen bör införas. Nedanstående iakttagelser och rekommendationer finns mer utförligt beskrivna i det avsnitt i rapporten som anges inom parentes samt i avsnitt 2.3 Slutsatser från granskningen. Vi har gjort en prioritering av iakttagelserna där L står för låg prioritet, M för medel och H för hög. Avsaknad av tydliga instruktioner avseende förrådsverksamheten (H) (3.2) Avsaknad av skriftlig instruktion avseende brand- och miljöfarliga artiklar (H) (3.3) Samtliga artiklar är inte registrerade som tillgång (H) (3.4) Rutin för administration av behörigheter bör förstärkas (M) (3.5) Systemfunktion för varning av avvikande pris bör införas (L) (3.5) Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 3 av 11
2 Introduktion 2.1 Bakgrund och revisionsfråga PwC har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun att genomföra en granskning av processen för förråds- och lagerhantering under hösten 2013. Ansvarig nämnd för den granskade förrådsverksamheten är Teknik- och servicenämnden. Den övergripande revisionsfrågan var: Arbetar kommunen systematiskt med att säkerställa att kommunens verksamheter har en tillfredställande intern kontroll relaterat till förråds- och lagerhantering och att följande mål uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Granskningsmål Kartläggning av befintlig rutin vid hantering av redovisning av förrådsmaterial. Kartläggningen sker i syfte att säkerställa att nuvarande rutin uppfyller kraven på god intern kontroll och rättvisande räkenskaper. Granskningsmål är vidare att svara på följande kontrollmål: Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för förrådsverksamheten och är dessa ändamålsenliga? Följs dessa regler? Uppfyller kommunens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Säkerställs en god intern kontroll genom en god arbetsfördelning och behörighetsstruktur i berörda system? Förvaras varor i förråd säkert och utan åtkomst för obehöriga? Finns förrådssystem och registreras insättningar och uttag i förrådssystemet? Sker löpande avstämning mellan huvudbok och förrådssystem? Dokumenteras avstämningen och vidtas åtgärder vid differenser? Sker inventering av förråd enligt plan och stäms inventerat värde av mot huvudbok och förrådssystem? Görs inventering av och/eller tillsammans med oberoende person? 2.2 Metod och avgränsningar Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare från kommunens ekonomifunktion samt förrådsverksamheten. Genomgång har gjorts av tillgängliga riktlinjer och regler kring förrådshanteringen och dess system. Avgränsningen av granskningen till det tekniska förrådet inom Teknik och serviceförvaltningen har skett i samråd med kommunens förtroendevalda revisorer. Granskningen av lagret omfattar inte inköp till lagret i förhållande till LOU och/eller ramavtal. Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 4 av 11
Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv valdes ett antal kontrollmål ut att inkluderas i granskningen. För dessa har en bedömning gjorts av dels befintliga riktlinjer/regler och rutiner och dels kommunens egna kontrollaktiviteter. Rapporten är faktaavstämd med den granskade enheten. 2.3 Slutsatser från granskningen Granskningen av det tekniska förrådet inom Teknik och serviceförvaltningen har visat att förrådshanteringen berör en relativt liten enhet inom kommunen med endast ett fåtal personer involverade i det löpande arbetet. Förrådet har ett relativt lågt bokfört värde. Det finns få övergripande riktlinjer och instruktioner för förrådsverksamheten och pga. verksamhetens storlek är möjligheten begränsad för uppdelning av arbetsuppgifter. Verksamheten präglas av en informell kontrollmiljö med manuella kontroller och det finns utrymme för att utveckla riktlinjer och instruktioner för att säkerställa en god hantering vid frånvaro av nyckelpersonal. Med tanke på att verksamheten inom det tekniska förrådet är av relativt liten omfattning bedöms den vara en väl fungerande enhet. Vi har dock identifierat några områden där en förbättring/förstärkning av den interna kontrollen i processen bör införas. Vi har gjort en prioritering av iakttagelserna där L står för låg prioritet, M för medel och H för hög. Definitionen av denna klassificering visas nedan: Hög Syftar på en svaghet som har stor inverkan på system, processer och relaterade kontroller och som kan utsätta enheten för större förluster, ineffektivitet och/eller kan resultera i en väsentlig felaktighet i räkenskaperna. Medel Syftar på en situation eller arbetssätt som skiljer sig från vad PwC anser vara good practice och som vi bedömer har en negativ inverkan på den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen. Låg Syftar på en situation eller arbetssätt som enbart har en begränsad effekt på den interna kontrollen. Nedanstående iakttagelser och rekommendationer finns mer utförligt beskrivna i det avsnitt i rapporten som anges inom parentes. Avsaknad av tydliga instruktioner avseende förrådsverksamheten (H). De instruktioner som finns avseende hanteringen av förrådet bör kompletteras för att täcka in alla väsentliga arbetsuppgifter som utförs av förrådsansvarig personal. Existerande kontroller är till stor del personberoende och eventuellt bör ytterligare personal läras upp för att kunna ta över förrådshanteringen vid frånvaro av förrådsansvarig. Det är även av vikt att all berörd personal känner till gällande policydokument, t ex. den inköpspolicy, som finns för kommunen. (3.2) Avsaknad av skriftlig instruktion avseende brand- och miljöfarliga artiklar (H). Det är av vikt att miljö- och brandfarliga artiklar på området hanteras på rätt sätt och en instruktion för hanteringen finnas tillgänglig. En översyn bör göras av vilka miljöfarliga produkter som finns på området och hur dessa samt eventuellt miljöfarligt avfall ska hanteras. Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 5 av 11
(3.3) Samtliga artiklar är inte registrerade som tillgång (H). Det har under granskningen identifierats artiklar i förrådet som inte finns registrerade i vare sig KomMa-Förråd eller huvudboken. I enlighet med god redovisningssed bör alla artiklar som finns i förrådet bokföras som en tillgång. (3.4) Rutin för administration av behörigheter bör förstärkas (M). Det bör införas en rutin för borttagande av personal ur systemet KomMa som slutar eller byter arbetsuppgifter inom kommunen. En årlig genomgång av behörigheter i KomMa säkerställer att rätt personer har tillgång till systemet. (3.5) Systemfunktion för varning av avvikande pris bör införas (L). Befintlig funktion i KomMa-Förråd där systemet kan ge en automatisk varning vid pris som avviker från avtalade priser bör införas. (3.5) Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 6 av 11
3 Rutin för förråds- och lagerhantering 3.1 Övergripande information Den granskade processen avseende förråds- och lagerhantering berör enheten Rörnät som organisatoriskt tillhör Sektor VA/Avfall inom Teknik och serviceförvaltningen. Tidigare låg ansvaret för förrådet under sektor Gata/Park men övergick för ca 1,5 år sedan till sektor VA/Avfall. Det finns en person som är förrådsansvarig och som hanterar in- och utleveranser samt inventering av förrådet. Inköp till förrådet sker med i snitt 50 000 SEK per månad och är en balanspost på i snitt 100 000 SEK. Balansposten och inköpen till förrådet har minskat på senare år då organisationen har blivit mindre, projekt upphandlas externt och en medveten strategi att låta inköp belasta projekt direkt utan att gå via förrådet tillämpas. Material från förrådet används framförallt av Sektor Gata/Park och VA/Avfall och säljs till dessa parter via internförsäljning. Förrådet innehåller mestadels rördelar samt upplag av sand, grus och jord. Ett mindre antal artiklar förvaras även på ett par andra ställen i kommunen. 3.2 Dokumentation av policys, riktlinjer och rutiner. Det finns inga övergripande policys eller riktlinjer avseende förrådshantering. Förrådsansvarig har en instruktion över arbetet med in- och utleverans i systemet KomMa-Förråd för att någon annan skulle kunna ta över vid hans frånvaro. Ingen person är upplärd att ta över, men det finns flera i personalen som kan systemet. Kommunen har en inköpspolicy men den har förrådsansvarig inte tagit del av. Allt beställs av den leverantör som kommunen har ramavtal med och mindre saker kan ibland direktupphandlas. Det finns en skriftlig instruktion kallad Årsavslutning av KomMa 2012 som anger hantering av redovisningen mellan KomMa-Förråd och ekonomisystemet vid årsbokslut. Instruktionen anger att lagervärdet skall stämmas av årsvis mellan redovisningen och KomMa-Förråd samt att inleveranser skall kontrolleras mot faktura. Vidare finns en förteckning över datum och personal som skall utföra inventering, fakturaavstämning, bokföring mm. Iakttagelser och rekommendationer Avsaknad av tydliga instruktioner avseende förrådsverksamheten Att kunna ta över förrådsansvariges uppgifter kräver viss vana av systemet samt kunskap om förrådshanteringen då den existerande instruktionen är översiktligt skriven. Instruktionen saknar detaljer som uppdatering av produktlistan, uppdatering av priser, inventeringsinstruktion mm. Vi rekommenderar att: Enheten rekommenderas att ta fram en tydlig instruktion över de väsentliga delarna av förrådsansvariges arbetsuppgifter och/alternativt lära upp flera i personalen att hantera förrådsansvariges arbetsuppgifter. Det är också viktigt att all personal som gör inköp inom kommunen känner till kommunens inköpspolicy för att kunna verka därefter. Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 7 av 11
3.3 Säkerhet på området Vid granskningstillfället var området med förrådet öppet att köra eller promenera in på. I förrådet förvaras enligt ansvarig delvis stöldbegärligt material. Dyrbara och mindre artiklar finns i en låst byggnad på området. För lokalerna på området fanns flera nycklar utlämnade över vilket det fanns en fullständig förteckning. Det pågick ett projekt att låsa området i olika nivåer med hjälp av personliga låsbrickor. Arbetet med låsbrickor har färdigställts under början av november 2013. Det problem som fanns vid granskningstillfället med ett öppet område bedöms enheten nu ha kommit tillrätta med i och med införskaffandet av systemet med personliga låsbrickor. Det ökar säkerheten på området och kräver en dokumentation över vilka som har tillgång till verksamheten. På området finns brandfarliga artiklar i form av gasoltuber. Dessa har restriktioner på sig avseende förvaring och det är förrådsansvariges ansvar att det sköt i enlighet med gällande restriktioner. Verksamheten hanterar även artiklar som har eventuell miljö- och avfallsproblematik med bland annat gamla pvc-produkter. Iakttagelser och rekommendationer Avsaknad av skriftlig instruktion avseende brand- och miljöfarliga artiklar Det saknas skiftliga rutiner avseende hanteringen av brand- och miljöfarliga artiklar som hanteras på området. Vi rekommenderar att: För brandfarliga artiklar bör det finnas en uppdaterad rutin hur dessa ska hanteras tillgänglig vid förrådsansvariges frånvaro. Gasoltuber har restriktioner för hur de får förvaras och det är viktigt att dessa följs på grund av risk för person- och egendomsskada. En översyn bör göras av vilka miljöfarliga produkter som finns på området och hur dessa samt eventuellt miljöfarligt avfall ska hanteras. 3.4 In- och utleveranser till förrådet Det är endast förrådsansvarige som registrerar förrådets in- och utleveranser i systemet KomMa- Förråd. Inleverans Inköp till förrådet bestäms av förrådsansvarig i samråd med arbetsledare avseende specifika projekt eller triggas av beställningspunkter i systemet. Vid större summor (överstigande ca 30 000 SEK) kontaktar förrådsansvarig enhetschefen för Rörnät för att diskutera inköpet. Inleveranser registreras i systemet KomMa-Förråd under Inköp. Beställningspunkter finns inlagt i KomMa-Förråd för artiklar på lagret. Nivån är satt av förrådsansvarig och kontrolleras veckovis för nya beställningar. Beställningspunkterna fungerar som en påminnelse och fyller automatiskt i beställningsverktyget, men kräver manuell hantering för faktisk beställning. För varje beställning erhålls en orderbekräftelse. Produkter som levereras till förrådet stäms av mot följesedel och levereras manuellt in i KomMa- Förråd av förrådsansvarig. Vid inleverans kontrolleras att priserna stämmer mot avtalade priser. När Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 8 av 11
fakturan kommer skickas en kopia till förrådsansvarig som stämmer av fakturan mot inleveransen i KomMa-Förråd. Vid planerad frånvaro av förrådsansvarig personal beställer arbetsledare material själva. Förrådsansvarige kontrollerar och inlevererar orderbekräftelserna i efterhand i KomMa-Förråd. Få returer sker till förrådet då personalen dagligen plockar de artiklar de kommer behöva. Vid inköp direkt till projekt går ingen redovisning via KomMa-Förråd utan artiklarna kostnadsförs direkt i ekonomisystemet Aditro mot projektet. På området finns det artiklar som inte är registrerade i lagersaldot för förrådet. Det avser dels artiklar som köpts in och kostnadsförts direkt mot den sektor där de kommer att användas (t ex rördelar/kopplingar). Dessa artiklar finns kvar på lagret för att vara tillgängliga i akuta situationer och tas då från lagret utan att de syns i lagersystem eller redovisningen. Även artiklar som köpts direkt till projekt men inte använts lämnas in på lagret utan att registreras i lagersystemet. Artiklarna ligger separat i förrådet och ingår inte i lagersaldot i KomMa-Förråd eller i huvudboken. Det finns även artiklar på området som blivit över vid ombyggnationer (t ex gatsten) vilka har ett reellt värde men som inte registrerats i varken lagersystem eller redovisning. Totalt värde för ej registrerade artiklar uppskattas till ca 20 000 SEK. Utleverans Alla uttag ur förrådet registreras som intern försäljning mellan kommunens enheter. Uttag från förrådet görs av personal tillhörande sektor Gata/Park och Sektor VA/Avfall. De plockar de artiklar de förväntar sig behöva under dagens arbete och skriver manuellt upp vad de tagit på en uttagsrekvisition. Rekvisitionen lämnas till förrådsansvarig i dess postfack. Förrådsansvarig lägger in uttaget av artiklar i systemet KomMa-Förråd under Försäljning och anger kundtyp arbetsorder (AO). Uttaget läggs in med referens för att kunna belasta rätt enhet och projekt inom Teknik och serviceförvaltningen. Iakttagelser och rekommendationer Samtliga artiklar är inte registrerade som tillgång Det finns artiklar i förrådet som inte finns registreras i vare sig lagersaldot i KomMa-Förråd eller i huvudboken. Vi rekommenderar att: Alla artiklar som finns i förrådet skall vara registrerade i lagersystemet även om anskaffningsvärdet bedöms vara noll och bokföras som en tillgång i redovisnigen. 3.5 Berörda IT-system KomMa-Förråd Kommunen använder sedan 2006 systemet KomMa för lagerhantering och arbetsordrar. KomMa är ett verksamhetssystemet för teknisk förvaltning inköpt av Fristad konsult AB som är systemleverantör. Systemet är uppbyggt i olika moduler för olika verksamheter bland annat Förråd, Transport, Verkstad och Kostnadsfördelning. Försäljningen från modulen KomMa-Förråd går i systemet direkt över och belastar den enhet och det projekt som anges i KomMa. Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 9 av 11
Kommunen har 25 licenser till KomMa och använder i dagsläget mellan 15-20 st. Modulen KomMa- Förråd används av förrådsansvarig samt ekonomi och administrativ personal på Gata/Park. Användare kan få olika behörigheter i varje modul, vilket bestäms utifrån personalens behov. Beställning av upplägg för användare kommer från respektive enhetschefen som har ansvar för att stämma av användarens behörigheter mot delegationsordning. Upplägg av personal hanteras av systemansvarig för KomMa. Det finns sambandskontroller inlagda i systemet som begränsar vilka behörigheter som går ihop. För att komma åt systemet KomMa måste datorn vara uppkopplad mot kommunens intranät och inloggningen kräver ett unikt användarnamn och lösenord. Det finns ingen rutin för genomgång av vilka som har behörighet i systemet. Dock saknas möjlighet att logga in i systemet om IT-avdelningen har tagit bort behörigheten för åtkomst till intranätet. Vid uppläggning av en ny artikel anges artikel, pris, benämning, lagerplats och leverantör. Priset som anges är i enlighet med gällande ramavtal. Gamla priser för redan inköpta artiklar finns kvar i systemet som plockar ut de äldsta artiklarna först. Det går att lägga in så att systemet varnar automatiskt om priset enligt fakturan inte stämmer mot ramavtalet. Funktionen är inte inlagd i dagsläget men man överväger om den ska införas. Manuell kontroll att priset stämmer görs redan idag allteftersom artiklar läggs in i lagret. Systemansvarige samt controller på Teknik och serviceförvaltningen har systembehörighet att ändra konton och systemansvarige är ansvarig för löpande uppsättning och ändring av konton. Loggning sker av ändringar i varje modul och det går att få fram information om vem, vad och när ändringen har skett. Ingen regelbunden uppföljning av loggningen görs utan den används som ett redskap för att reda ut problem. Diskussioner förs med Fristad Konsult AB och Aditro om att få en automatisk överföring av sambandskontrollen i Aditro till KomMa för att det ska vara en kontroll redan när en förändring läggs in i systemet. Aditro Kommunen använder ekonomisystemet Aditro för sin redovisning. KomMa är kopplat till Aditro men kräver manuella moment för överföring mellan systemen. Ekonomi på teknik- och serviceförvaltningen sköter den praktisk bokföringen avseende transaktioner från KomMa-Förråd. Varje månadsbokslut körs en bokföring i KomMa Förrdå för att föra över månadens transaktioner från KomMa-Förråd till Aditro. Om fel uppstår vid överföringen mellan KomMa och Aditro så skapas en fellista vid körningen till ekonomienheten. Differenser utreds av ekonomienheten med hjälp av förrådsansvarig och kan t ex. avse fakturor som levererats in KomMa-Förråd men ej än inlagda i Aditro. Inleveranser i KomMa-Förråd skapar ingen bokföringspost i Aditro, utan dessa registreras in direkt i ekonomisystmet från fakturabetalningen. Övriga transaktioner (försäljning och inventeringsdifferenser) förs över från KomMa-Förråd till Aditro månadsvis. Iakttagelser och rekommendationer Rutin för administration av behörigheter bör förstärkas Det finns ingen skriftlig rutin för borttagande av personal eller genomgång av vilka som har behörighet i systemet KomMa. Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 10 av 11
Uppföljning sker löpande när behörighet för nya användare läggs upp. Det finns en generell rutin vid anställnings upphörande eller längre ledighet vad gäller IT-utrustning och tjänster. Rutinen styr hantering och avslutning av abonnemang, konton och behörigheter. KomMa är placerad lokalt på server till vilken tillgången styrs av behörigheterna. Vi rekommenderar att: Det bör införas en rutin för borttagande av personal som slutar eller byter arbetsuppgifter inom kommunen. En årlig genomgång av behörigheter i KomMa säkerställer att rätt personal har tillgång till systemet. Systemfunktion för varning av avvikande pris bör införas Den funktionen som finns systemmässigt i KomMa-Förråd för att varna vid avvikande pris från avtalande priser används inte i dagsläget. Vi rekommenderar att: Befintlig funktion i KomMa-Förråd där systemet kan ge en automatisk varning vid pris som avviker från avtalade priser bör införas. 3.6 Uppföljning av lagret Då lagret anses vara en mindre del av verksamheten granskas inte nyckeltal i någon större utsträckning. Det går att få ut omsättningshastighet mm. ur KomMa, men det är ingenting som utnyttjas i dagsläget. Förändringar i lagret går resultatmässigt in under sektor VA/Avfall. Vid den ekonomiska uppföljningen i bokslutet jämförs lagervärdet över åren. Månadsvisa avstämningar görs avseende lagervärdet mellan KomMa-Förråd och Aditro. Eventuella differenser reds ut med hjälp av förrådsansvarig. Ca 80 fakturor per år avser artiklar inköpta till förrådet. Enligt instruktionen Årsavslutning av KomMa 2012 ska utgående lagervärde stämmas av mellan redovisning och KomMa. Försäljningar, inventeringsdifferenser och kassationer kontrolleras inte mellan systemen, men inleveranser kontrolleras mot betalda fakturor löpande under året av förrådsansvarig. Förrådet innehåller inga inkuranta varor enligt förrådsansvarig och ingen vidare bedömning av inkurans görs i bokslutet. Inventering Inventering av förrådet sker årsvis och utförs av förrådsansvarig med hjälp av personal från Gata/Park. Förrådsansvarig gör först en förinventering och tar upp differenser med respektive arbetsledare. Då förrådsansvarig har god insyn i projekten klaras upp de flesta differenserna upp som beror på den mänskliga faktorn. Differensen kan då bokas korrekt som en försäljning mot det aktuella projektet. Inventeringen sker med hjälp av produktlistor uttagna ur KomMa-Förråd och inventerade värden läggs sedan manuellt in i KomMa-Förråd av förrådsansvarig. Vid slutlig inventering bokas ej uppklarade differenser som en resultatpåverkande inventeringsdifferens mot huvudboken. Rutinen för inventering bedöms som ändamålsenlig men präglas av ett stort personberoende avseende utredning av differenser. Marks kommun Granskning av intern kontroll i förråds- och lagerhantering 11 av 11