1 Manual Gemensamt CRM-system Umeå universitet
2 Startsidan På startsidan kan du se: Studentuppdragsansökningar för LinkedStudent, ENS personal tar hand om detta. Påminnelser om uppföljningsmejl för LinkedStudent, ENS personal tar hand om detta. Påminnelser om uppföljningsenkät för LinkedStudent, ENS personal tar hand om detta. Kommande uppgifter (gäller för den enhet/institution du tillhör) när du som användare lägger in data i Kontaktnoteringar om Uppgifter som ska göras framöver/saker som bokats/utlovats mm kommer det upp en påminnelse på startsidan som du och kollegor på din enhet kan se. Tänk på att det är ett effektivt sätt att bli mindre sårbara på. 15 senaste registrerade personerna i systemet. Navigation (vänstermeny) Navigationen är uppbyggt av en meny till vänster som expanderar. Ingångarna i menyn är beroende av vilken användarnivå du tillhör och kan alltså skilja sig åt en aning beroende på vem som loggar in i systemet. Du kan snabbsöka personer i det öppna fältet Sök i vänstermenyn. Skriv in personens namn i fältet och tryck Enter på ditt tangentbord. Längst ner kan du se en lista med de personer eller företag du senast sökt fram, lagt till eller arbetet med. Det är ett enkelt sätt att gå tillbaka till det du senast arbetat med, klicka på namnet eller företaget. Det finns också andra sätt att leta sig genom systemet. Namn på personer eller företag är hyperlänkade till den sida där mer information om respektive post finns. I vänsternavigationen kan du också enkelt Logga ut ur systemet. Vi rekommenderar: Registrera företag och personer när en relation är påbörjad eller tänkta att etableras, inte bara för att du ev. har fått ett visitkort. Börja med att lägga till Företaget, för att slippa göra extra klickningar fram och tillbaka i systemet. - kontrollera ev. att företaget inte redan finn upplagt i systemet. Du får också en varning om du försöker lägga till Person/Företag som redan finns. Lägg alltid till så mycket uppgifter som möjligt om Företag eller Person det har vi alla igen när vi ska gå tillbaka till en post för att läsa på om en kund eller lägga till information om samverkan samt göra utsökningar i olika syften. Obligatoriska uppgifter är märkta med * och du kommer inte vidare förrän uppgiften är ifylld. Kom ihåg att alltid Spara när du lagt till, tagit bort eller redigerat information.
3 Sök företag Det finns en Sök och en Avancerad sök. Med Sök kan du snabbt hitta igen Företag som redan finns i CRM-systemet. Du kan också söka utifrån andra kriterier. Välj det kriterium (Sök bland) du vill ha och skriv in det du vill söka efter. T ex. Stad + Umeå. Systemet visar träffar som innehåller dina söktermer men behöver inte vara identiskt med sökordet. T ex. om du söker på en person med namnet Fred så kommer det också visas personer med namnet Fredrik och efternamnet Fredriksson. Finns inte det företag du sökte kan du klicka Lägg till nytt företag. Lista alla Du kan Lista alla Företag eller Personer som finns i systemet i alfabetisk ordning. Under Företag, välj Lista alla.
4 Lägg till Företag När du lägger till Företag fyll i så mycket uppgifter som möjligt. Det går att göra mer träffsäkra sökningar om det finns mycket information. Organisationsnummer är obligatoriskt och ska alltid fyllas i. Finns det inget organisationsnummer ska du för svenska organisationer lägga in nr. 0000-0000 och för utländska organisationer 9999-9999. Fältet Avdelning under Företag ska inte fyllas i. Används bara för Umeå universitets enheter och institutioner som alla ligger som egna Företag i systemet. Detta för att det ska vara lättare att hantera en så stor organisation. Systemet varnar om det finns redan tillagda företag som liknar det du vill lägga till. Kryssa i Lägg till företaget för att komma vidare.
5 Profil När du Sparat kommer du till det företagets profil där du kan lägga till fler uppgifter. Det första som kommer upp är en Sammanfattningsvy av de uppgifter som finns registrerade på den posten. Sidan är uppbyggd med flikar som du kan klicka dig emellan för att lägga till uppgifter. Under flikeni Profil kan du lägga in alla kontaktuppgifter till företaget, bransch, företagsbeskrivning och faktureringsadress. Under Samverkan, se bild nedan, ska du lägga in uppgifter om vilken samverkan universitetet har med företaget. Saknar du något kan du kontakta Huvudadministratören malin.vikstrom@adm.umu.se så läggs det till så snart som möjligt. Gäller samverkan hedersdoktor, gästföreläsning, mentor eller annat som är kopplat till en specifik person görs denna koppling på Personen. För att hitta mer information om Företaget kan du söka i Affärsdata http://www.ad.se/startpage.php eller andra databaser på nätet.
6 Kontaktnoteringar Under Kontaktnoteringar ska du skriva in vilken kontakt du haft med företaget, vad som sagts och beslutats, vilken typ av kontakt ni hade samt hur nästa steg (Uppgift) ska se ut. Glöm inte att Spara. Det du lägger in under uppgift kommer också synas på Startsidan under Kommande uppgifter. När det blir många Kontaktnoteringar på ett och samma Företag kan man sortera dessa utifrån Samverkanskategorier (vänster rullgardinsmeny Alla) för att det ska bli mer överskådligt. (Rullgardinsmenyn till höger behöver du inte bry dig om) Under fliken Historik kan du se när företaget lagts in i systemet, av vem och vad som ev. är ändrat och av vem. VIKTIGT - Om Företag byter namn, eller blir uppköpta eller något liknande, och det blir nytt organisationsnummer: lägg upp nytt företag, gör det gamla inaktivt och gör ev. personkopplingar även till det nya och kopplingen till det gamla företaget som Tidigare koppling.
7 Koppla personer till företaget Det är också viktigt att Koppla personer till företaget. Välj Koppla ytterligare person och tryck Välj. Ett nytt fönster kommer upp där du skriver in hela eller delar av namnet på den person du vill koppla till företaget. Om rätt person finns listad klickar du på det länkade namnet. Nu ska du också välja om det är en Nuvarande koppling (om personen är anställd eller på annat sätt engagerad i företaget just nu) eller om det är en tidigare koppling. Är det en nuvarande koppling behöver du inte göra någonting. Spara.
8 Personer Sök personer Det finns en Sök och Avancerad sök. Med Sök kan du snabbt hitta igen Personer. Välj den kategori du vill söka bland och skriv in det du vill söka efter. T ex: Namn + Eva. Du kan också söka bland flera andra kategorier, se lista nedan. Vid vanlig Sök visas träffar som innehåller dina söktermer. Det behöver inte vara identiskt med sökordet. T ex: om du söker på en person med namnet Fred så kommer det också visas personer med namnet Fredrik och efternamnet Fredriksson. Du kan också snabbsöka personer i vänstermenyn. Visa person När du klickar på namnet på en person kommer du till Visa person. Visa person är indelad i olika flikar. Den första fliken innehåller en Sammanfattning av en del av den information som finns registrerad på personen. Direkt under personens namn kan du också se om det finns någon registrerad Samverkan på personen. Både noteringar om Samverkan och Kontaktnoteringar ska göras på en Person, inte Företag. Kontaktnoteringar visas också på det kopplade företaget.
9 Lägg till person Du kan lägga till personer i systemet, under Lägg till person. När du lägger till en person får du automatiskt upp en varning om personen redan finns eller någon liknar den du försöker lägga till. Lägg till alla de uppgifter du kan i denna första vy. När du klickat Spara kommer du till personens Profilsida och kan där lägga till mer information. Tänk på att alltid lägga in så mycket information som möjligt i alla lägen! Ju mer data som finns på varje post (person/företag) desto mer går det att söka på/få fram statistik i framtiden. I fältet Befattning/roll ska du skriva vad personen har för befattning eller om det finns annan viktig information Den informationen, kopplad direkt till Företaget personen arbetar på, finns sedan kvar även om personen byter befattning eller arbetsplats och är därför väldigt värdefull. Detta till skillnad från fältet Annan info som finns under Profil som ska användas för aktuell information om den roll personen har idag och därför också ändras när befattning eller arbetsplats förändras. Kön är en obligatorisk märkning. Koppling till Företag (och organisationer) Du kan göra en direkt koppling till ett företag som redan finns i systemet. Om det gäller en nuvarande koppling, att Personen arbetar vid eller på annat sätt är kopplad till Företaget, låter du kryssrutan längst ner vara ikryssad. Gäller det ett tidigare arbete avmarkerar du kryssrutan. Det går att lägga in en Person utan att koppla till ett Företag, tryck Avbryt istället för Spara!
10 Om du gör en koppling till ett Företag och trycker Spara kommer du till Personens profil och kan där fylla i fullständiga kontaktuppgifter i fliken Profil. Fyll i så mycket uppgifter du kan med fler uppgifter går det att göra tydligare utsökningar och det blir lättare för kollegor på hela universitetet att göra research och jobba vidare med samma relation på ett professionellt sätt. Under fliken Samverkan kan du lägga till vilken form av samverkan som ev. är etablerad med Personen. I undantagsfall noteras detta på företaget. Kontaktnoteringar ska vanligtvis enbart göras på Personer. VIKTIGT: personer som byter arbetsplats eller av annan anledning försvinner från ett företag får INTE tas bort eller inaktiveras. Uppgifterna måste finnas kvar som Historik. Gör en ny koppling till ett Företag och ange den tidigare arbetsplatsen som Tidigare koppling.
11 Avancerad sök Avancerad sök är mer kraftfullt om du vill söka på flera kombinerade sökkriterier för bättre träffsäkerhet. Du kan avgränsa sökningen med: innehåller, är, börjar med osv. Du kan också kombinera sökningar i flera fält, t ex. Företagsnamn innehåller Volvo och Land är inte Sverige. Du kan också söka bland många andra saker, som t ex. vilken Samverkan det finns registrerad på personen eller specifika Kontaktnoteringar. Om du gör en sökning på flera fält visas resultat som matchar alla kriterierna du efterfrågade. Tänk därför efter om vilka kriterier du ska ha med Använd resultatet från din sökning Högst upp finns det några val för hur du kan gå vidare med personerna på listan. Ladda ner rapport (till Excel) Färdiga rapportmallar Hämta e-postadresser Skicka e-post Dessa funktioner beskrivs nedan och finns också när du har gjort vanlig Sök eller Avancerad sök.
12 Bredvid varje person i listan finns en kryssruta. Genom att klicka i de personer du vill ha med från listan kan du skapa ett Urval eller skicka e-post genom systemet. Om du markerar kryssrutan högst upp (Namn) blir alla Personer på sidan markerade. Vill du markera alla utom en eller ett par personer på sidan klickar du först i rutan högst upp och sen avmarkerar du den eller de du inte vill ha med i urvalet. Du kan välja att Hämta e-postadresser utifrån urvalet eller Skicka e-post via systemet. Genom Hämta e-postadresser kan du få en lista med valda e-postadresser. Detta kan också du få fram via Lista alla, Sök och Avancerad sök samt Urval. För att skicka e-post till utvalda i ditt mejlprogram kopierar du adresserna i rutan nedan och klistrar in dem som dolda adresser, ofta kallat bcc eller hemlig kopia. Du kan också välja att spara detta urval som ett Dynamiskt urval att jobba vidare med eller som ett Statiskt urval. Mer information om urval på sid 10. Väljer du att Ladda ner rapport kan du också välja vilka fält du vill att systemet ska ladda ner. De fält du väljer kommer bli nedladdade i en Excel-fil. Om du vill kan du ändra Filnamnet som kommer upp automatiskt med dagens datum och den tid du gör urvalet för att lätt kunna hitta igen din sökning längre fram. Tänk också på om du vill att urvalet ska synas bara för dig eller om det ska vara Gemensamt.
13 Genom Färdiga rapportmallar kan du snabbt få fram e-postlistor och adressetiketter. Denna funktion kan du få fram via Lista alla på Personer och Företag, Sök och Avancerad sök samt Urval. Saknar du någon Färdig rapportmall kan du kontakta Huvudadministratören malin.vikstrom@adm.umu.se. E-post Via E-post kan du välja vilka e-postadresser du vill se eller arbeta med. Funktionen kan du få fram genom flera olika sidor i systemet; Lista alla, Sök och Avancerad sök samt Urval.
14 Urval Urval är ett sätt att spara grupper av Personer som man vill arbeta med. Ett Urval kan du också skapa via Sök och Avancerad sök. Det finns två typer av Urval: Statiska och Dynamiska. - Ett Statiskt urval betyder ett urval av Personer som inte förändras - (Företagsbesök 2011) - Ett Dynamiskt urval är ett sätt att spara ett specifikt urval som man vill jobba vidare med (t ex prenumeranter för ett nyhetsbrev) och som förändras med tiden. Du kan välja Företagsurval, Personurval (och Kategorier). Skapa dynamiskt urval Dynamiskt urval skapas via Avancerad sök. Gå till Avancerad sök och skapa en utsökning, välj Spara dessa sökkriterier som nytt dynamiskt urval. Vill du istället skapa ett Statiskt urval väljer du Spara samtliga träffar som nytt statiskt urval. Innan du påbörjar ditt urval, tänk på att välja om det ska vara dina urval eller gemensamma, och om du inte döper om urvalet hamnar det under fliken Temporära urval. Andra sätt att skapa statiskt urval: när du har framme en lista på personer kan du välja att kryssa i de personer du vill ha med i urvalet och gå vidare längst ner på sidan, kryssa i checkbox för Spara markerade företag i ett statiskt urval. Välj antingen Nytt statiskt urval eller ett redan existerande urval. Klicka på Nästa och du blir förflyttad till Urval.
15 Tänk på att beskriva ditt dynamiska urval, se exempel nedan, så den som vill lägga till Personer/Företag till ett urval vet hur man ska göra, det är inte alltid så lätt att läsa ut hur det är gjort. Ta upp och jobba vidare med dina urval Välj något av dina urval från Mina urval, Gemensamma urval eller Temporära urval. Det finns olika sätt att arbeta med dina Urval. - Redigera ändra Namn, Beskrivning och Ansvarig - Personer lägga till fler personer via Person-ID - Kollektiva noteringar - Ladda ner rapport - Färdiga rapportmallar - Skicka e-post - Hämta e-postadresser Kollektiva noteringar är effektivt då du slipper gå in på varje post (Person/Företag) och göra noteringar. Oavsett hur stort urvalet är kan du snabbt notera vilken kontakt du haft och vad som ska göras framöver. Du kan också göra om ett dynamiskt urval till ett statiskt genom att klicka på länken längst ner Gör dynamiskt urval till statiskt.
16 Urval som inte döpts om innan de blev sparade hamnar under Temporära urval och kan vara svåra att identifiera så småningom. För att döpa om klickar du på urvalet, väljer Redigera. Välj lämpligt namn och välj också om det ska vara ditt urval eller gemensamt. Ex på hur man lägger till fler personer i ett dynamiskt urval För att kunna lägga till personer eller företag är det viktigt att veta hur urvalet är gjort. Om det är baserat på utsökning i Kontaktnoteringar, något fält i Profil eller ett kryss i fliken Samverkan. Tänk på att ange detta i fältet Beskrivning när du gör ett urval. T ex. det gemensamma urvalet Samverkansansvariga UmU av Anna är baserat på fältet Beskrivning av arbete i personernas Profil. Alla som har ordet samverkansansvarig i det fältet läggs till i urvalet. Det spelar ingen roll om det står något mer i fältet så länge ordet samverkansansvarig finns med. Stor eller liten bokstav spelar heller ingen roll. Det gemensamma urvalet Prenumeranter Samverkansnytt baserat på ett kryss i fliken Samverkan. Om någon person får ett kryss i den rutan eller ett kryss tas bort läggs denna person till i urvalet alternativt tas bort.
17 Registrera och administrera Studentuppdrag Underubrik: Lägg till studentuppdrag Klicka på Skapa nytt studentuppdrag ovanför listan.
18 OBS! Innan du lägger till studentuppdrag måste företag och kontaktperson finnas registrerade i systemet. Här ska du lägga in rubrik för uppdraget och en beskrivning. Status är förifylld att vara Publicerad, vilket betyder att uppdraget blir synligt på LinkedStudent så snart det är sparat. Om det ska publiceras vid ett senare tillfälle väljer du ej publicerad. Om uppdragsgivaren senare får en student till uppdraget går du in under fliken Profil och väljer status tillsatt. Om uppdragsgivaren meddelar att uppdraget inte längre är aktuellt så ändrar du status till vilande. Radera aldrig projekt som varit publicerade, vi måste ha kvar dem för att få ut statistik över inflödet av projekt. Skriv en notering på Interna anteckningar vem som lagt in uppdraget och när. Aktuellt t.o.m. styr hur länge uppdraget är publicerat på LinkedStudent. Finns det ingen uttalad deadline för genomförandet kan du välja ett datum 6-12 månader bort. När alla fält är ifyllda och uppdraget kopplat till företag och person klickar du på Spara.
19 Ett företag/organisation måste kopplas till uppdraget. Detta gör du genom att klicka på Välj. Du får då upp en ruta där du kan söka fram och välja företaget.
En kontaktperson måste kopplas till uppdraget. Detta gör du på samma sätt som vid koppling till företag. 20
Detta är den vy du får upp när du sparat. Här ska du klicka på Profil för att fylla i ytterligare uppgifter om uppdraget. 21
22 Här ska du välja Kategori för uppdraget. Du kan välja mer än en kategori, t.ex. om det kan fungera både som examensarbete och projektkurs. Här väljer du också Intresseområde för uppdraget. Detta gör att studenter kan söka uppdrag inom sitt utbildningsområde. Du kan välja mer än ett intresseområde, t.ex. kan personalvetarstudenter tänkas söka uppdrag inom både område Människors beteende Etik Undervisning och Ekonomi Företagande Ledarskap. Intresseområdena är den vedertagna kategoriseringen av universitetets utbildningsområden. Se dem och titta vilka utbildningar som finns inom respektive intresseområde på sidan: www.umu.se/utbildning/ Avsluta registreringen genom att klicka på Spara längst ner på sidan.
23 Gå sedan gärna över till den publika webbsidan www.linkedstudent.umu.se och kontrollera att alla uppgifter finns med och ser ok ut.
24 Underrubrik: Sök studentuppdrag Om du lämnar alla sökfält blanka får du upp en lista över alla studentuppdrag som lagts in. Du kan filtrera din sökning genom att välja på ProjektID (publiceringsnummer), titel, företag eller kommun. Du kan även kombinera sökningar i flera fält, t.ex. titel innehåller utveckling och kommun är skellefteå. Alla filtreringar kan kombineras med datum för publicering. Du kan även söka på Status om projektet är ej publicerat, publicerat, vilande, tillsatt samt Typ d.v.s. kategori av uppdrag t.ex. examensarbete. Dessa filtreringar kan kombineras med ovanstående. Du kan alltså t.ex. söka fram vilka uppdrag som publicerats under en viss period i en viss kommun samt vilka typer av uppdrag det är.