1 (14) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 9 2014 2014-09-28 (09.00-16.00) Stockholm Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Thomas Avelin Olle Bergman Tony Jacobsson Peter Svensson Carl-Erik Sörman Per Westling Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare GS Koordinator 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes med två tillägg, punkt 6.13 RF-rapporter lades till samt att man under punkt 6.2, Licensrapport inkluderar det förslag som inkommit från Endurosektionen avseende ny förarlicens. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Åke Knutsson valdes att justera dagens protokoll. 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll nr 8 2014 godkändes och lades till handlingarna med en ändring avseende punkten 5.4. Rubriken ändras till "Användande av bötesbelopp/straffavgifter med hänsyn till RF riktlinjer". Första raden i stycket ändras också till "bötesbelopp/straffavgifter"
2 (14) 4 RESULTATRAPPORT Styrelsen tog del av resultatrapporten. Totalt ser det ut som om förbundet riskerar ett tapp på intäktssidan, jämfört med budget, i storleksordningen 1 miljon. Det härhör i huvudsak från tre poster licensintäkter, tävlingstillstånd och intäkter från TA. På kostnadssidan ser budget ut att kunna hållas. 5 ÄRENDEN 5.1 Licenskostnader 2015 (PW) ( Id: 565 ) Styrelsen behöver fastställa prisnivån på förarlicenserna för 2015 så budgetarbete och licensutskick kan påbörjas inför kommande säsong. Styrelsen diskuterade prisnivån på förarlicenser och konstaterade att man inte vill genomföra någon höjning. Då kostnadsnivåerna för förarförsäkringen för de kommande åren ännu inte kommit från försäkringsbolaget, beslutade styrelsen att avvakta med att slutligt fastställa licenskostnaden till dess att kostnadsbilden för försäkringen var klarlagd. Uppdrogs åt VU att fatta beslut så snart kostnadsbilden är tydlig. Styrelsen uppdrog åt kansliet att ta fram underlag kring banlicenser så att frågor kring detta kan diskuteras, redas ut och besvaras.
3 (14) 5.2 Tävlingstillstånd (ÅK) ( Id: 566 ) Vid styrelsemöte 8-2014 rapporterades att ett stort antal avgifter för tävlingstillstånd inte erlagts till Svemo samt att det i vissa fall är svårt att få in dessa avgifter. Tillståndsnummer tilldelas tävling först när tillståndsavgift och i förekommande fall avgift för banlicens är betalda. Enklare tävling handläggs enligt respektive SR. Klubbtävling enligt NT bilaga C. Regler i NT behöver inte justeras med anledning av ovan förslag. Svemos kansli får i uppdrag att handlägga tävlingar enligt beslut, samt se till att bestämmelserna blir praktiskt genomförbara för de olika disciplinerna. Det kan finnas ett flertal olika anledningar till att bestämmelserna inte kan gälla generellt för alla nationella tävlingar och möjlighet skall ges personalen att vara flexibla med hantering av avgifterna. Styrelsen uppdrar också åt Tävlingskommittén i samråd med kansliet att analysera om datumet 15 januari eventuellt ska ändras. TA-systemet skall kunna hantera hela administrationen.
4 (14) 5.3 FIM kommissionsmedlemmar (PW) ( Id: 567 ) Vid höstens FIM kongress i slutet av november kommer samtliga kommissionsmedlemmar i FIM att "omsättas" dvs samtliga måste söka om sina platser. Detta har meddelats samtliga och några har sagt att de inte står till omval. Den formella ansökningstiden går ut siste september och av tidsbrist har därför samtliga kommissionsmedlemmar ombetts att sända in sina ansökningshandlingar innan detta styrelsemöte. Styrelsen beslutade bekräfta samtliga sökanden som presenterades. 5.4 Trackracing (PS) ( Id: 568 ) Peter Svensson, fadder för Trackracing föredrog ärendet. Inga beslut fattades. 5.5 Prova på MC sport (PW) ( Id: 569 ) Projektet "Prova på MC sport" har pågått ett antal år. Projektet drivs av Gabriel Losell och det vänder sig till barn och unga som vid prova på tillfällena får en första chans att köra en crosscykel på bana under kontrollerade former. Svemo har under de senaste åren hjälpt till med finansiering av projektet genom att tilldela det 300 000 kronor per år, pengar som tas ur RFs satsning "Idrottslyftet". En undersökning bland klubbar som deltagit i projektet har givit ett mycket positivt gensvar men projektet brottas med finansieringsproblem, som ökar när projektet växer i antal tillfällen och det dessutom finns nya ålderskategorier som vill prova på. Styrelsen har redan tidigare tagit del av resultaten. Gabriel har därför bett styrelsen att "säkerställa" projektet över tid, 3-5 år, samt att förstärka finansieringen för perioden med ca: 200 000 kronor/år. Styrelsen beslutade att säkerställa pågående rekryterings- och prova på projekt genom att avsätta 500 000 kronor/år under tre år med start 2015. Det uppdrar åt kansliet att genomföra beslutet.
5 (14) 5.6 Organisationsstruktur - Arbetsgruppsledare (HL - KS,TJ,PS) ( Id: 570 ) Styrelsemedlemmarna fick vid styrelsemötet i juli uppdrag att finna lämpliga kandidater för att leda arbetsgrupper. Fortfarande kvarstår tre områden. Strategi - Carl-Erik Sörman, Kommunikation och media - Peter Svensson samt IT - Tony Jacobsson. Styrelsen beslutade att inte starta en grupp för IT utan istället låta IT-rådet hantera frågan. Strategiarbetet diskuterades särskilt och frågan kommer att komma upp vid nästa styrelsemöte. Styrelsen uppdrar åt kansliet att förbereda central träff för de arbetsgruppsledare som utses. 5.7 Användande av bötesbelopp/straffavgift - policy (MJ) ( Id: 571 ) Vid senaste styrelsemötet beslutades att i fortsättningen ska inte intäkter från böter-,protester och straffavgifter tillfalla Fonden för rehabilitering av skadade förare utan medlen ska användas för utveckling av barn- och ungdomsarbete och/eller förebyggande säkerhetsarbete enligt RF:s rekommendationer. Styrelsen beslutade att bifalla nedan rutin, Under arbetet med årsredovisningen säkerställa det belopp som under året betalts in till Svemo i form av protester, böter och straffavgifter. Beloppet budgeteras sedan in i verksamheten för nästkommande år och summan redovisas i Svemos budget. Det är rimligt att säkerhetsgruppen & barnkommittén eller motsvarande under året kommer med förslag på vilka projekt eller verksamheter pengarna ska användas till. Man fattar beslut och meddelar ekonomiavdelningen skriftligen, därefter betalas överenskommet belopp ut till berörd klubb/projekt/verksamhet.
6 (14) 5.8 TA projekt (PW, TJ) ( Id: 572 ) Styrelsen beslutade uppdra åt IT-rådet att gå igenom de föreslagna projekten och fatta preliminära beslut om vad som skall göras innan årsskiftet, med målsättningen att hålla ner kostnaderna. Återrapportering skall ske vid nästa styrelsemöte. 5.9 Brev från ESS (PW) ( Id: 573 ) Styrelsen har via GS fått brev från advokat Rune Brännström som för ESS räkning ifrågasätter Svemos rätt och möjligheter att vid ett förbundsmöte fatta beslut om Marknadsrättigheter. Advokat Brännström begär bland annat dokumentation kring hur beslutet vid förbundsmötet 2008 gick till och i brevet vill man ha klarlagt att beslutet "verkligen tillkommit på ett korrekt sätt". Skrivningen i Svemo stadgar kapitel 9, Marknadsrättigheter, beslutades av förbundsmötet 2008 efter omfattande diskussioner i klubbar och på distrikt. Samma fråga var vid senaste förbundsmötet 2014 åter uppe för dialog och beslut ytterligare en gång då via ett antal motioner och på plats genom företrädare för de motionerande Speedwayklubbarna, Lars Berlin och Lars Björndal. Även vid detta tillfälle beslutade förbundsmötet behålla skrivningen i kapitel 9 i stadgarna, med röstsiffrorna 37 mot 3. Brevet innehåller även en skrivning om att man från ESS eller enskild klubbs räkning avser att väcka talan vid allmän domstol, istället för att som brukligt är använda den skiljeklausul som RF:s stadgar innehåller, om Svemo inte kan visa någon form av dokument som stödjer hur beslutet gått till. Slutligen i brevet blandas det nu befintliga Media avtalet in, något som inte alls har med Marknadsavtal att gör, och Svemo tillhålls att inte förändra något i detta avtal. Styrelsen uppdrar åt GS Per Westling att efter inhämtande av information från förbundsjuristen svara på brevet.
7 (14) 5.10 Uteslutning av förening ur Svemo (ÅK) ( Id: 574 ) Svemos Disciplin-/Besvärsnämnd har ådömt KMC Karlstad Speedway böter om 50 000 kronor den 9 april 2014. RIN avslog föreningens överklagan den 17 juni 2014. Svemo har därefter utsänt faktura och senare även påminnelse. Föreningen har bestridet fakturan. Föreningen har informerats om att vägran att inbetala böter kan leda till uteslutning ur förbundet. Styrelsen beslutade om uteslutning av KMC Karlstad Speedway ur Svemo enligt RFs stadgar 8 Kap. 2 samt Svemo stadgar Kap. 7 2. Innan beslut träder i kraft skall föreningen ges möjlighet att komma in med yttrande.
8 (14) 5.11 Stubbrace (ÅK) ( Id: 575 ) Under flera år har det arrangerats enklare typ av tävlingar på åkrar efter att säden har skördats. På den stubb som blir kvar och innan marken plöjts har markägare då tillåtit motorklubbar att arrangera tävlingar som ofta kallats Stubbrace. Vetskapen om dessa tävlingar är vida känt, även om de i de flesta fall saknat tillstånd från Svemo. Framförallt inom de sydligaste delarna av landet har de senaste åren lite större arrangemang genomförts och då med speciella tillstånd från Svemo, eftersom reglerna för denna form av tävling inte i alla delar följer något lämpligt SR. 1. Deltagande i Stubbracetävling är tillåtet med nationell förarlicens utfärdad för enduro eller motocross. 2. Tävlingsledare i Stubbracetävling skall inneha giltig tävlingsledarlicens i enduro eller motocross. Ovanstående undantag föreslås gälla enbart under 2014 och endast för de tävlingar som genomförs som Stubbrace och enligt Enduro reglementet i tillämpliga delar för denna tävlingsform. Efter årets genomförda tävlingar skall det ske en utvärdering av försöket att tillåta förar- och tävlingsledarlicens från skilda discipliner i samma tävling. 5.12 Säkerhetsgruppen (AA) ( Id: 576 ) Vid senaste mötet i säkerhetsgruppen diskuterades att få in tävlings-/domarrapporterna i tid och rätt ifyllda gällande skador när en olycka skett. GS Per Westling kontaktar sektionerna och ber dem uppmana domare/supervisors att vid utbildningar och liknande påpeka vikten av att dessa fylls i rätt och i rätt tid.
9 (14) 5.13 Klubblo - Idrottens eget lotteri (HL) ( Id: 577 ) För 5 år sedan började planeringen för ett lotteri/spelbolag som skulle ägas av idrotten själv. För detta syfte bildades Idrottsalliansen, som bestod av två stora stockholmsklubbar (Hammarby och Djurgården) samt ett antal specialidrottsförbund. Lotteriet har nu lanserats (19 september) och för att kunna medverka som enskild klubb fordras att förbundet är medlemmar i Idrottsalliansen. Styrelsen beslutade att bli medlemmar i Idrottsalliansen, för att öppna denna intäktsmöjlighet för våra medlemsklubbar. 6 RAPPORTER 6.1 Återrapportering klubbservice (PW) ( Id: 685 ) GS Per Westling rapporterade följande; Styrelsen har tidigare beslutat att ett projekt skall startas där kansliet erbjuder klubbarna utökad service med hjälp i frågor som medlemshantering, administration och ekonomi. Efter förra styrelsemötet sändes brev till samtliga distrikt där vi bad distrikten komma in med förslag på klubbar som skulle behöva denna service. Vi har i dags dato inte fått in några förslag på klubbar från distrikten och har därför sänt ut en sammanställning på samtliga klubbar som har vissa problem med Idrott on Line, IoL. Vi ha gått vidare genom att sända ut omfattande information om klubbarnas behov av hjälp vad gäller Idrott on Line och klubbarnas behov av att genom olika åtgärder "uppgradera" sina data på klubbens IoL sida. Det har givit visst resultat och vi ha i dagsläget sex klubbar som anmält att de vill ha hjälp och att de vill delta i projektet. Projektet kommer inte att startas förrän vi har 10 intresserade klubbar.
10 (14) 6.2 Licensrapport (PW) ( Id: 686 ) Styrelsen tog del av senaste licensrapporten. Under denna punkt redogjorde även Åke Knutsson för det förslag som kommit in från Endurosektionen gällande utökning av licenser för Enduro. Styrelsen diskuterade frågan och den bäring det har mot övriga grenar inom förbundet. Styrelsen ser det som angeläget att lösa frågan genom att se över regelverk och titta på möjligheter att på andra sätt förbättra möjligheterna att genomföra klubbtävlingar. Det uppdras åt kansliet att ta fram underlag och analys till nästa möte. 6.3 Riksidrottsforum (HL) ( Id: 687 ) Ordförande Håkan Leeman informerade styrelsen om Riksidrottsforum. Jämna år - d v s de år då det inte är Riksidrottsmöte - genomför RF och SISU ett forum där aktuella frågor för idrotten diskuteras och där RF/SISU också informerar om verksamheten. Forumet är öppet för samtliga specialidrottsförbund samt distriktsidrottsförbunden och SISU-distrikten. Håkan Leeman och Thomas Avelin kommer att åka på Riksidrottsforum 2014. Klubbar och distrikt som är intresserade är välkomna att delta men ska då stå för anmälan och kostnader själva. 6.4 Verksamhetsplan Motocrossgymnasiet (TA) ( Id: 688 ) Thomas Avelin redogjorde för Motocross gymnasiets verksamhetsplan. Styrelsen uttrycker sin stora uppskattning över hur väl detta arbete genomförs av alla inblandade. 6.5 Gemensamt avtal NMF - Svemo om Elit Motocross (AA) ( Id: 689 ) GS Per Westling rapporterade om dagsläget. Det finns nu ett förslag på samarbetsavtal med huvudinriktning till utökat samarbete på förar-, tränar- och ledarnivå. GS fortsätter att hantera frågan om samarbetsmöjligheter.
11 (14) 6.6 RF Förtjänsttecken (HL) ( Id: 690 ) RF Förtjänsttecken är idrottens högsta utmärkelse och tilldelas maximalt 100 personer vartannat år i samband med Riksidrottsmötet. För att kunna komma ifråga för Förtjänsttecknet, krävs dels att man fått det egna förbundets högsta utmärkelse samt att man uppfyller kriterierna. För Svemo är det en stor ära att ha någon/några av våra medlemmar bland mottagarna. Styrelsen uppmanar distrikt och klubbar att ta upp frågan. 6.7 Kläder till styrelsen (HL) ( Id: 691 ) Styrelsen diskuterade frågan om klädurvalet till styrelsen behöver kompletteras mot bakgrunden att styrelsen skall vid närvaro på tävlingar och vid andra Svemo-arrangemang bära våra profilkläder i möjligaste mål. Det är av vikt att vi som valda representanter representerar förbundet i såväl vårt uppträdande som i våra förbundskläder. 6.8 Nationella Grenmöten - lägesrapport (samtliga) ( Id: 692 ) Samtliga faddrar rapporterade när deras respektive grenar skall hålla Nationellt Grenmöte. I de fall datum ej är satt så uppmanades sektionen att omgående skicka ut kallelse. 6.9 Förslag till nytt NM i Roadracing (TJ) ( Id: 693 ) Tony Jacobsson redogjorde för det förslag som skall tas upp på Nordiska mötet gällande Roadracing. De senaste åren har det nordiska mästerskapet i roadracing inte haft någon nivå alls. Det har körts på trackdays och har levt en tynande tillvaro, och i princip har inga deltagare anmält sig förutom från de landet som arrangerat tävlingen/tävlingarna. Tony Jacobsson tog på sig att från Svemo föreslå ett format som skulle kunna passa de övriga länderna i norden, samt också ge status tillbaks till mästerskapet. Förslaget är utskickat till NMF, SML och DMU. NMF och DMU har svarat positivt på förslaget, ännu har inget svar kommit från SML.
12 (14) 6.10 Motocross VM Uddevalla - betalning från MX-sektionen samt SPAB (AA/PW) ( Id: 694 ) Agneta Andersson redogjorde för hur betalning har genomförts. 6.11 Svemo fastighet - ventilationssystem (PW) ( Id: 695 ) Styrelsen tog del av de två offerter som tagits in gällande byte av ventilationssystem i Svemo-huset. Bytet planeras genomföras 2015. 6.12 SPAB (PW) ( Id: 696 ) Inget nytt att rapportera gällande SPAB. Diskussion om SPAB:s roll och funktion skall föras med sektionerna vid Träffpunkt Svemo. 6.13 RF-rapporter (PW) ( Id: 706 ) GS Per Westling informerade från det GS-möte på RF som han varit på. Viktiga datum att hålla reda på var; 5/11 RF Skattedag 15-16/11 Internationella ledare 18/11 RF IT-dag 6.14 TA försäljning (PW) ( Id: 697 ) Som tidigare meddelats har ett antal organisationer nu visat intresse att köpa det av Svemo utarbetade TA systemet. GS Per Westling redogjorde för situationen i dagsläget. 6.15 IT råd (PS) ( Id: 698 ) Punkten förs till nästa möte.
13 (14) 6.16 Topp & Talang (AA) ( Id: 699 ) Agneta Andersson rapporterade att Topp & Talang har nu utsett 13 nya förare från 7 olika grenar Quad, Motocross, Enduro, Snöskoter, RoadRacing, Isracing och Speedway. Det har varit en bra uppslutning, man har haft 3 uttagningsdagar 2 i Svemo-huset och en i Lycksele. Första träffen med de nya förarna kommer att ske på Bosön 17-18/10. 6.17 Nordiskt möte (HL, PW) ( Id: 700 ) Allmän information om hur planeringen inför Nordiska mötet går. Allt går enligt planerna och antalet anmälda är mycket tillfredsställande. 6.18 Träffpunkt Svemo (HL, PW) ( Id: 701 ) GS Per Westling redogjorde för planerna kring Träffpunkt Svemo som skall hållas den 19/10. 6.19 Försäkringsmöte (PW) ( Id: 702 ) GS Per Westling informerade styrelsen om det försäkringsmöte som skall hållas och meddelade att skriftlig rapport kommer till nästa styrelsemöte. 6.20 Försäkringsärende (PW) ( Id: 703 ) Ordförande Håkan Leeman förklarade bakgrunden till punkten och ärendet diskuterades. 6.21 Rapport Nordiskt Mästerskap Dragracing (TA) ( Id: 704 ) Thomas Avelin rapporterade från Nordiskt Mästerskap i Drag Bike 23-24/8 på Tierps Arena. Ett mycket tillfredsställande evenemang. 6.22 Fadderrapportering (samtliga) ( Id: 705 ) Samtliga rapporterade från sina respektive distrikt och sektioner. 7 NÄSTA MÖTE Nästa möte hålls i Norrköping den 18/10.
14 (14) 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2014-10-06 Justerare Åke Knutsson Godkänt via mail 2014-10-06