Dantek BiblioMatik Build 677 Beskrivning av nyheter i DBM version 677 som tillägg till Dantek BiblioMatik användarmanual December 2014 Version 1 Copyright 2014 by Dantek AB Dantek bibliomatik build 677 Sida 1 av 26
Innehåll ElevWeb 3 Inledning 3 Design 3 Förbättrad sökprestanda 4 Referenslitteratur 4 Funktionen Goda Ideer 5 Kategorin I skolan 6 Visning av online resurser 7 Avdelningar 8 Lovkalendern kontrolleras 8 Lånedisken 9 Välj ett eget datum vid omlån 9 Begränsning av utlån och omlån mha regler i låneprofiler 10 Utlån med begränsning 11 Begränsning av återlämning 13 Materialunderhåll 15 Allmänt om online-resurser 15 Registrering av online-resurs 15 Skapa en bibliografisk post 15 Koppla ihop Bibliografisk post/placering(avdelning)/lånetid och löpnummer 16 Prisuppdatering alla skolans exemplar prisuppdateras 17 Snabb listvisning av avdelningar och dynamiska samlingar 17 Sortering och sökning bland exemplaren 18 Låntagarregistrering 20 E-post finns nu med i listvisning av låntagare 20 Snabb visning av låntagare i klasser 20 Ändra låneprofil 21 Radera alla låntagare utan lån 22 Klass i Låntagarregistrering 23 Självbetjäning 24 Möjlighet att skriva ut kan nu tas bort 24 Skriva in personliga uppgifter 24 Skolbibliotekariens Portal 25 Exemplartillgänglighet 25 Reservationsmeddelande 26 Dantek bibliomatik build 677 Sida 2 av 26
ElevWeb Inledning Ett av Skolinspektionens krav rörande skolbibliotek är ju att biblioteket ska vara en integrerad del av elevernas utbildning. Därför har vi i denna version av Dantek BiblioMatik fokuserat på att förbättra Dantek ElevWeb som ju används av elever och lärare för att söka i den lokala samlingen. Vårt grafiska sökverktyg Goda Idéer numera är standard hos alla kunder. Verktyget innehåller bl a sökningar som är anpassade efter skolämnena och kan vara ett viktigt redskap för elever och lärare på skolan. Andra nyheter är att man nu kan hantera online resurser som en integrerad del i samlingen. Man kan nu använda skolbiblioteket för att sprida sin länksamling eller digitala resurser, sökbart på samma sätt som övrigt material. Detta innebär att man i sin träfflista ser att det är en digital resurs samt kan ladda ner dokumentet. Med den nya versionen hoppas vi att skolbiblioteken runt om i landet ska vara en given del av varje elevs utbildning! Design Ny design av startsidan som numera går i en grå nyans. Den stora nyheten i denna version är att Goda ideer numera är standard och tillgänglig via menyval och knapp på startsidan. Dantek bibliomatik build 677 Sida 3 av 26
Förbättrad sökprestanda Dantek ElevWeb är nu optimerad och svarstiderna är nu 3-10 gånger kortare beroende på sökning. Men som tidigare så gäller det att vet man på förhand inom vilken kategori man vill söka (Titel, Ämne eller Författare) så går det fortare att använda ex v knappen Ämne för ämnessök än att använda knappen Alla. Referenslitteratur Nu finns det en ny ikon för Referenslitteratur i sökresultatet. Kräver att aktuellt material kopplas till lånetiden referens i programmet Materialunderhåll. Dantek bibliomatik build 677 Sida 4 av 26
Funktionen Goda Ideer Funktionen Goda Ideer är nu uppdaterat med nya bilder och många nya ämnen. Detta hoppas vi ska inspirera till mycket läsning! Användaren väljer det ämne som intesserar genom att klicka på rubriken eller i rutan för respektive kategori. I bilden ovan har eleven klickat på kategorin Berättelser och fantasier och nu visas underliggande valbara kategorier som eleven kan göra för att förfina sin sökning i samligen. När programmet visar en knapp med texten Nästa och en pil betyder det att det finns ytterligare en sida med fler kategorier att välja bland. Dantek bibliomatik build 677 Sida 5 av 26
För att navigera till denna sida så trycker man på texten Nästa. För att gå tillbaka till startsidan för Goda ideer så trycker man på startsidans symbol i navigeringsmenyn. Man kan även välja hur sökresultatet ska presenteras. Kategorin I skolan Detta är en ny kategori i funktionen Goda ideer. Tanken är att hjälpa lärare och elever hitta relevanta böcker per skolämne. Vi har även skapat en underkategori som vi döpt till Mest för lärare där man kan hitta material inom pedagogik och didaktik. För att systemet ska hitta relevanta titlar så är det viktigt att man verkligen anger ämnesord kopplat till skolämnena på sina registrerade material. Dantek bibliomatik build 677 Sida 6 av 26
Visning av online resurser Online material visas i sökresultatlistan tillsammans med övriga material som är relevanta utifrån den sökning som är gjord. För att ladda ner eller öppna en online resurs så trycker man på symbolen W. Online resurser registreras enligt beskrivningen som finns under rubriken Materialunderhåll i detta dokument. Dantek bibliomatik build 677 Sida 7 av 26
Avdelningar Numera hittar du programmet Avdelningar direkt i programmappen, d v s vi har slopat mappen Administrativa verktyg. Lovkalendern kontrolleras Du kan lägga in skolans lovkalender via programmet Avdelningar. Med en uppdaterad lovkalender beräknas återlämningsdatum till närmaste öppningsdag för biblioteket enligt den låneprofil som valts. Starta programmet Avdelningar. Högerklicka på din skolas namn i avdelningsstrukturen och välj Lovkalender. Programmet kontrollerar att du inte lägger in ett lov som är längre än 60 dagar. Dantek bibliomatik build 677 Sida 8 av 26
Lånedisken Välj ett eget datum vid omlån Du kan låna om en låntagares samtliga lån eller ett enskilt lån till ett datum du själv väljer genom att göra så här: 1) Läs in en låntagare i Lånedisken 2) Klick på Kalendern i verktygsraden 3) Välj datum för återlämning 4) Öppna Låntagaregenskaper (tryck t ex F3) 5) Markera de lån som ska lånas om och högerklicka, välj: Omlån och bekräfta. Dantek bibliomatik build 677 Sida 9 av 26
Notera att du också kan öppna kalendern direkt från fönstret Låntagaregenskaper, välja ett datum och sedan markera de lån du vill låna om. Antalet omlån är begränsat av de regler som finns under Verktyg>Hantera låneprofiler. Uppnår man gränsen för antal omlån, måste materialet först återlämnas och sedan lånas ut igen. Begränsning av utlån och omlån mha regler i låneprofiler Dantek BiblioMatik erbjuder möjlighet att göra begränsningar för utlån i relationen mellan låntagargrupper och materialgrupper. Avsikten är att kunna ha olika regler i Lånedisken respektive Självbejäningsdisken. Exempelvis att material som har utlånstid satt till Referens inte kan lånas i Självbejäningsdisken MEN i Lånedisken blir användaren uppmärksammad på detta genom ett utropstecken vid exemplaret i listan (se illustration nedan). När lånet genomförs avges en ljudsignal och man får möjlighet att ändå tillåta utlånet klicka då Ja (se illustration nedan). Var uppmärksam på att vid utlån av Referensmaterial måste man välja ett återlämningdatum, annars blir utlånsdatum också återlämningsdatum. Peka på info-ikonen för att ta del av informationen. Dantek bibliomatik build 677 Sida 10 av 26
Utlån med begränsning Det är nu möjligt att begränsa antal utlån via regler i låneprofiler. Vi visar med ett exempel: Biblioteket erbjuder utlån av filmer. Bibliotekets regel är att varje låntagare får ha högst 3 exemplar åt gången. Försöker en låntagare att t ex via Självbetjäningen låna fler filmer förhindras utlånet och ett meddelade visas. Ole Bole har redan 3 filmer och försöker nu att låna en fjärde. Den röda texten nederst är den text som upprättades vid regelbegränsningen. Dantek bibliomatik build 677 Sida 11 av 26
Gör så här för att införa denna regel: Välj Lånedisken>Verktyg>Hantera låneprofiler Ovanstående regel upprättas via fliken Utlån längst ner i fönstret. Välj först den låneprofil (Låntagare Material) från översta rutan som den nya begränsningen ska påverka (i ovanstående exempel Alla Låntagare Filmlånetid 1 dag ). Klicka på fliken Utlån (nedersta rutan). Klicka sedan på Lägg till utlånsregel och fönstret Regel öppnar: Välj Antal aktiva lån i listboxen Inställning som ska kontrolleras. I mittersta listboxen välj >= (större än eller lika med) I högra listboxen Värde välj: 3 Dantek bibliomatik build 677 Sida 12 av 26
Om en låntagare överskrider denna gräns, kan du nu välja hur systemet ska reagera. 1. Välj Betydelsenivå, i detta fall Avbryt och lämna meddelande 2. Välj Typ av presentation, i detta fall OK-knapp 3. Skriv in en text som information till låntagagaren, t ex Du kan endast ha 3 filmer till hemlån åt gången. 4. Klicka OK 5. Klik Använd Den begränsande regeln påverkar både Lånedisken och Självbetjäningen. Det finns även möjlighet att lägga till meddelanden till en låntagare: I exemplet ovan lånar en låntagare ett snabblån. En blå text påminner om att snabblån är 5 dagar. Regeln är endast en information som inte avbryter lånet. Informationen är vald att endast visas i Självbetjäningen. Begränsning av återlämning Det är nu möjligt att begränsa återlämning via regler i låneprofiler. Vi visar med ett exempel: Biblioteket handhar skolans utlån av Ipads där avsikten är att eleverna skall noteras för lånet och att eleverna ska återlämna när de slutar på skolan. För att förhindra att låntagarna återlämnar Ipaden i Självbetjäningen, kan man upprätta en regel som meddelar att detta inte är möjligt. Återlämning kan endast ske i Lånedisken. Man kan även koppla ett alarm om någon specifik åtgärd ska utföras i samband med återlämnandet. Gör så här: Välj Lånedisken > Verktyg > Hantera låneprofiler Välj först den utlånsregel (kolumn Låntagare Material) från översta rutan, som den nya begränsningen skall påverka. I vårt exempel Alla låntagare Ipad lån. Dantek bibliomatik build 677 Sida 13 av 26
Klicka på fliken Återlämning (nedersta rutan) Klicka på Lägg till återlämningsregel och fönstret Regel öppnas: Välj möjligheten Utförs funktionen i Självbetjäningsdisken i listboxen Inställning som ska kontrolleras. I mittersta listboxen visas = (likhetstecken) I högra listan Värde visas värdet True Om en låntagare möter denna begränsning (i Självbetjäningsdisken), kan du välja hur sýstemet ska reagera... Välj Avbryt och lämna meddelande OK-knapp visas (här kan man inte välja) Skriv in en text som besked till låntagaren, t ex Din Ipad kan endast återlämnas till skolbibliotekarien!" Klicka OK Klicka Använd Den begränsande regeln påverkar Lånedisken och Självbetjäningsdisken. Dantek bibliomatik build 677 Sida 14 av 26
Materialunderhåll Allmänt om online-resurser Digitala resurser kan nu enkelt registreras i Materialunderhåll och därmed ingå i bibliotekskatalogen på samma sätt som de fysiska materialen. Online-resurser har en ny egen ikon (0-1-0-1-0... ska illustrera att det är en digital resurs). För att komma åt en digital resurs i ElevWeb så ska du klicka på ikonen online-resursen i ett nytt fönster.. Då öppnas Resultatlista med online-resurs Registrering av online-resurs Tillvägagångssättet är nästan som att registrera ett fysiskt material. Skapa först en bibliografisk post Börja med att ladda ned - eller upprätta själv den bibliografiska post som beskriver Online-resursen. Markera sedan den bibliografiska posten och välj egenskaper för att öppna den bibliografiska posten för editering. Använd fliken Enkel. Fyll i resursens URL (Internetlänk) i fältet för detta. Du bör också komplettera innehållsbeskrivningen med en text om resursen i fältet Innehållsbeskrivning. Kontrollera att fältet Kod för generell materialbeskrivning är satt till Elektroniskt lagrad resurs. Dantek bibliomatik build 677 Sida 15 av 26
Koppla sedan ihop Bibliografisk post/placering(avdelning)/lånetid och löpnummer 1. När posten är upprättad markerar du 2. Markera avdelning, t ex Online 3. Sätt en bock vid lånetiden Online-resurs 4. Högerklicka på dokumentet och välj Registrera nya material Klicka på knappen Upprätta utan streckkod och resursen upprättas utan internt löpnummer och får ikonen (högst upp till höger!) 5. Klicka sedan på Stäng Obs! Upprätta en Avdelning med exempelvis namnet Online använd programmet Avdelningar. ( om inte online-resursen ska placeras i bibliotekets övriga avdelningar). Lånetien Online-resurs har upprättats av Dantek i förväg. Dantek bibliomatik build 677 Sida 16 av 26
Prisuppdatering alla skolans exemplar prisuppdateras Exemplarens pris skrivs in vid den första registreringen i Pris-fältet. Vill du justera exemplarpriserna kan detta nu göras antingen för utvalda exemplar eller som här, där alla skolans exemplar prisuppdateras på en gång. Gör så här: 1) Högerklicka på exemplarets dokument och välj Egenskaper. 2) Klicka på fliken Material. 3) Klicka på knappen Ange pris per exemplar för alla material 4) Skriv in nytt pris och klicka OK du ser uppdateringen utföras, godkänn med OK. Snabb listvisning av avdelningar och dynamiska samlingar Visning av registrerade material i en avdelning eller i en dynamisk samling (t ex utlånstid) är ändrad och går nu snabbare. I Materialunderhålls huvudfönster kan du högerklicka på en avdelning och välja Öppna. Då visas nedanstående avdelningsöversikt i vänstra rutan. Klicka på en avdelning och antal exemplar visas i höger ruta. Klicka på Visa material I statuslinjen nederst kan du avläsa antal exemplar i den aktuella visningen. Dantek bibliomatik build 677 Sida 17 av 26
Sortering och sökning bland exemplaren Har du en lista med många exemplar, kan du både sortera och söka inom listan. Sortera via kolumnrubrik Du kan enkelt sortera en lista genom att klicka på kolumnrubriken. Klicka t ex på rubriken Titel för att få listan i titelordning. Sammansatt sortering Stora listor kan också sorteras sammansatt, där flera kriterier för sortering ingår. Klicka på ikonen A-Z nederst i rutan: Du väljer själv om sorteringarna ska vara i stigande A-Z eller fallande Z-A. Sök i en lista Klicka på ikonen Tratt för att söka inom listan. Du kan söka fram exemplar via kombinerad sökning Du skriver dig in i listan och klickar på det önskade värdet för sökningen. Dantek bibliomatik build 677 Sida 18 av 26
Ny sökning / Sortering I högra sidan av balken ses ikonerna som du använder för att annullera en sökning eller stänga sökfunktionen. Dantek bibliomatik build 677 Sida 19 av 26
Låntagarregistrering E-post finns nu med i listvisning av låntagare När du öppnar en klass eller en grupp, får du nu snabbt en överblick även när det gäller registrerade e-postadresser eller avsaknaden av en sådan. Snabb visning av låntagare i klasser När du pekar ut en klass kommer låntagarna i denna att visas snabbare än tidigare. En tidigare varning om att detta är en tidskrävande åtgärd har tagits bort eftersom systemet nu fungerar mycket snabbare! Dantek bibliomatik build 677 Sida 20 av 26
Ändra låneprofil Det kan uppstå situationer, när det kan vara en fördel att kunna ändra låneprofil kopplat till ett utlån. Exempelvis byta från terminslån till läsårslån. Peka ut den låntagare eller klass där ett eller flera utlånade material ska få låneprofilen ändrad högerklicka och välj Ändra låneprofilmall. Nedanstående fönster öppnar och du markerar det eller de utlån i översta rutan som ska ha en ny låneprofil. I nedersta rutan väljer du låneprofil och klickar på Ändra. Dantek bibliomatik build 677 Sida 21 av 26
Radera alla låntagare utan lån Du kan nu snabbt ta bort låntagare som slutat på skolan och inte längre har några lån. Använd funktionen Radera alla utan lån. Markera de låntagare som har slutat (använd t ex Markera alla) och låt systemet ta bort de låntagare som inte längre har något lån. De som har kvar något lån kommer att finnas kvar i klassen. Dantek bibliomatik build 677 Sida 22 av 26
Klass i Låntagarregistrering I skolans hierarki i Låntagarregistrering används ordet Klass som en rubrik för de klasser som finns på skolan. Ordet Klass används i flera olika sammanhang i systemet där elevens tillhörighet till klass är avgörande. T ex vid utskrift av förfallna lån, streckkoder mm för en klass. Det är därför viktigt att man behåller denna rubrik. Om ert bibliotek inte använder ordet Klass måste systemets standardinställningar ändras, kontakta i så fall Dantek support. Dantek bibliomatik build 677 Sida 23 av 26
Självbetjäning Möjlighet att skriva ut kan nu tas bort Självbetjäningsdisken kan ställas in så att låntagarna inte får möjlighet att skriva ut sin låntagarstatus, t ex om det inte finns någon skrivare vid självbetjäningen. Ikonen med skrivaren kan tas bort från skärmbilden. Kontakta Dantek support om utskriftsikonen för låntagarstatus ska tas bort. Skriva in personliga uppgifter Nur finns möjlighet för låntagaren att själva skriva in uppgifter om sin e-postadress, sms och telefonnummer. Klicka på knappen Personligt och ett fönster öppnas där dessa uppgifter kan skrivas in. Dantek bibliomatik build 677 Sida 24 av 26
Skolbibliotekariens Portal Exemplartillgänglighet Vid visning av sökresultat på färre än 500 bibliografiska poster visas nu exemplartillgänglighet med färgkoder (grön, blå, röd...). I tidigare versioner var färgkoderna begränsade till ett sökresultat på färre än 100 poster. Visningen av färgkoder kan alltid hämtas till sökresultatet genom att högerklicka och välja visa tillgänglighet. 246 poster funna, visas med färgkod för tillgänglighet. Dantek bibliomatik build 677 Sida 25 av 26
Reservationsmeddelande Du kan lägga till ett meddelande när du upprättar en reservation i Skolbibliotekariens Portal. Meddelandet följer reservationen och kan ses när ett utlånat material återlämnas. Reservationsmeddelandet i Skolbibliotekariens Portal: Reservationsmeddelandet visas också när reserverad titel fångas upp i Lånedisken eller Uppröjningsdisken. Reservation med meddelande Dantek bibliomatik build 677 Sida 26 av 26