iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 1 (12) Dnr 2016/9 Intern miljörevision av Sahlgrenska akademin Tid: 1-2 december 2016 Plats: Göteborg Revisionsledare: Klara Niklasson Revisor: Jenny Rosenthal Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2015, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: 1. Sahlgrenska akademins kansli 2. Akademin Core Facilities 3. Institutionen för kliniska vetenskaper 4. Institutionen för odontologi 5. Institutionen för medicin 6. Institutionen för vårdvetenskap och hälsa 7. Institutionen för biomedicin 8. Institutionen för neurovetenskap och fysiologi Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Sahlgrenska akademin överensstämmer med kraven i ISO 14001:2015, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling (http://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo), genomfört samtal med prodekanus, kanslichef, biträdande campuschef, proprefekt, avdelningschefer, enhetschefer, managers, miljösamordnare, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Revisorerna har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att avvikelserna har åtgärdats tillfredsställande. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid ledningen och kansliet samt campusservice vid Sahlgrenska akademien, enheterna sambio, bioinformatics, proteomics, Centre for Cellular Imaging (CCI), ammalian Protein Expression (PE) och Laboratory for Experimental Biomedicine (EB) vid Core Facilities (CF), avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa vid institutionen för medicin, samt avdelningarna för biomaterialvetenskap, anestesiologi och intensivvård, gastrokirurgisk forskning och utbildning, kirurgi och ortopedi vid institutionen för kliniska vetenskaper. Platsbesök genomfördes på edicinaregatan 3, 3B, 7A, 9A, 11, 15 och 16A, Arvid Wallgrens backe 20, Blå stråket 5, Vita stråket 12 och Gröna stråket 12.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 2 (12) Dnr 2016/9 Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 6 Antal mindre avvikelser 18 Antal förbättringsmöjligheter 32 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare arianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 13/2. Kommentarer och slutsatser Ledningen och kansliet, Sahlgrenska akademin De största möjligheterna för fakulteten att göra något positivt inom hållbar utveckling anses vara genom utbildning av alla studenter och genom forskning som bedrivs. Den största negativa miljöpåverkan kommer från resor och användning av kemikalier. Två miljösamordnare för SA:s ledning finns, tillsammans utgör resursen 70 % av en heltid. iljösamordnare finns även på varje institution, CF och på kansliet. De träffas till miljöråd en gång i månaden. iljörepresentanter har funnits vid de flesta reviderade avdelningarna. Institutionerna, CF och Kansliet har egna aktivitetslistor. En sammanställning av aktiviteterna görs och presenteras för miljörådet och ledningen. Institutionerna följer upp aktivitetslistorna och reviderar årligen. Sammanställning av uppföljningarna görs av ledningens miljösamordnare och utgör ett underlag inför genomgång med ledningen. Core Facilities Sambio Chefen är insatt i miljöarbetet och medveten om risker och möjligheter rörande verksamhetens miljöaspekter. iljösamordnare finns utsett och har tilldelats 10 % av sin tjänst för uppdraget. Chef och miljösamordnare arbetar tätt tillsammans. Chefen anger att hon får till sig krav och förväntningar inom miljö och hållbar utveckling via sin miljösamordnare. Chefen uppger att hon har gått chefsutbildning i GU:s miljöledningssystem. Det finns en pärm för introduktion av nyanställda. Aktivitetslistan publiceras på den interna hemsidan och uppföljning av aktivitetslistan gås igenom på APT. De anställda uppmanas på APT att rapportera avvikelser i Guria för att hjälpa verksamheten i sitt förbättringsarbete. Verksamhetens största negativa miljöpåverkan är användning av kemikalier. De har minskat användningen av kemikalier genom att de i det laborativa arbetet har minskat skalan på laborationerna. Bioinformatics Avfall sorteras enligt rutin. GU-print används vilket bidrar till färre utskrifter.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 3 (12) Dnr 2016/9 Proteomics Personalen har fått utbildning i laboratory safety. Riskbedömning av kemikaliehantering görs per metod på engelska för att de ska vara tillgängliga för all personal. CR-utredningar görs och dokumenteras. CCI Enheten har nyss omorganiserats. Riskbedömningar, CR-utredningar och översyn av uppmärkning av enhetens farliga kemikalier behöver genomföras. Det är viktigt att resurser tilldelas för detta arbete. ammalian Protein Expression Personalen uppger att kommunikationen av miljöarbetet fungerar bra. De har tillgång till information om miljö på hemsidan och får information från chefen om exempelvis miljöpolicyn. Aktivitetslistan är känd och kunskap finns om att avvikelser ska rapporteras i Guria. EB Ett stort ombyggnadsprojekt med fokus på minskad energianvändning har nyss avslutats. Ombyggnationen har bl.a. inneburit installation av ångpanna som går på grön el och nya tekniska innovationer som gett en sänkt energiförbrukning. Projektet har gett en betydande miljövinst och dessutom genererat vinst i form av ett pris för hållbara byggnader. Samarbetet med hyresvärden akademiska hus fungerar bra. Ett annat förbättringsarbete som de genomför är att de beställt en spånsilo som ger större lagringsutrymme för spån, vilket kommer att minska antalet lastbilstransporter av spån från Tyskland. Två miljörepresentanter finns på enheten. Aktivitetslistan publiceras på den interna hemsidan och miljö finns med som stående punkt på APT. Chefen uppger att han har gått chefsutbildning i GU:s miljöledningssystem. En heldagsutbildning om rutiner på EB ges till ny personal och forskare innan de får tillgång till hyrlabben. Verksamhetens största negativa miljöpåverkan är användning av kemikalier och avfall som genereras. Ett problem som chefen framhåller är att det är svårt att veta och påverka att forskarna som använder hyrlabben arbetar efter EB:s rutiner. En svårighet är att forskarna tar med sig kemikalier till labb, hanterar och förvarar dem där och sedan kanske inte tar med sig kemikalierna därifrån. Vid stickprov i ett av labben stod en kemikalie som var daterad 2007 och som inte användes av den forskargrupp som nyttjade labbet. iljörepresentanterna går inte in på labb men chefen uppger att han ibland går in på labben och kontrollerar att kemikalier förvaras korrekt. För att säkerställa att kemikaliehanteringen på EB följer GU:s rutiner och lagstiftning skulle nya rutiner och organiserade stickprovskontroller behövas, se avvikelser och förbättringsförslag. God ordning i avfallsrummet, transportdokument finns. Institutionen för medicin Chefen var inte närvarande vid revisionen, varken prefekt eller proprefekt, varför fullständig revision inte kunde genomföras. Avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa Chefen var inte närvarande vid revisionen varför fullständig revision inte kunde genomföras. Verksamhetens största negativa miljöpåverkan är resor och användning av kemikalier. Institutionen har en bra handlingsplan med aktiviteter som tydligt knyter an till GUs miljömål. Arbete har påbörjats med att identifiera kursen inom folkhälsovetenskapliga programmet som skulle kunna hållbarhetsmärkas.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 4 (12) Dnr 2016/9 Campusservice iljösamordnare finns utsedd. Efter diskussion uppges avfall och inköp vara verksamhetens största negativa miljöpåverkan. Biträdande campuschef upplever inga förväntningar eller krav inom miljö och hållbar utveckling från högre chefsnivå. iljösamordnaren uppgav att det han fått till sig från chefsnivå är att man ska undersöka andra möjligheter innan nyinköp av möbler och utrustning. Arbete med att kommunicera miljöarbetet inom verksamheten ligger framför dem. Chefen meddelar att miljö ska införas som en stående punkt på alla möten. Uppföljande revision nästa år, med besök på godsmottagningen, rekommenderas. Avdelningen för biomaterialvetenskap Chefen är förtrogen med begreppet hållbar utveckling och insatt i vad hållbar utveckling innebär. Chefen ser möjligheter att göra något positivt för miljön genom att göra människor medvetna inom hållbar utveckling och påverka tankesättet. Chefen lyfter fram att det är chefens ansvar att göra det. Vidare framhåller han att policys är viktiga hjälpmedel när de i verksamheten ska genomdriva arbetet med miljö och hållbar utveckling. Inom forskningsfältet har man tagit fram en metod för tillverkning av proteser som kraftigt reducerar spill tack vare att man bygger upp protesen av mindre beståndsdelar. Kommunikationen av miljöarbetet upplevs fungera bra, miljö tas upp på APT. Verksamhetens största negativa miljöpåverkan är resor och användning av kemikalier. Resepolicyn är känd. Telefonmöten genomförs, istället för fysiska möten, för möten med upp till 15 personer. Kunskapen om distansmöte är god vilket är mycket positivt. Konsulter har tidigare anlitats för att hålla projektledarutbildning i kommunikation. Utbildningen innehöll kunskaper om distansmöten. NSG:s utbyteslista används i arbetet med substitution av miljö- och hälsofarliga ämnen. Ny personal får utbildning i labbsäkerhet och utbildas internt i riskbedömning. Avdelningen uppvisar god ordning i dokumentationen av arbetet med labbsäkerhet. Labbhandbok finns på både svenska och engelska. Riskbedömningar av kemikaliehantering och CR-utredningar har gjorts och dokumenterats. Transportdokument för bortforsling av farligt avfall har upprättats och förvaras på avdelningen. Avdelningen för anestesiologi och intensivvård Chefen upplever inte att det ställs krav inom miljö och hållbar utveckling från högre chefsnivå. Avdelningen har inte utsett någon miljörepresentant. Chefen har inte gått utbildning i GUs miljöledningssystem. Avdelningen saknar kommunikation med miljöorganisationen inom Sahlgrenska akademin, vilket behöver åtgärdas. Avdelningen för gastrokirurgisk forskning och utbildning, Avdelningen för kirurgi, Institutionen för kliniska vetenskaper Cheferna anser att den största möjligheten att göra något positivt inom hållbar utveckling är att medvetandegöra personalen om hållbar utveckling, att få till stånd ett nytt tankesätt. Proprefekt saknar utbildning i GU:s miljöledningssystem. Chefen för gastrokirurgisk forskning har inte gått chefsutbildningen i GU:s miljöledningssystem men har fått information om miljöledningssystemet i samband med att det infördes 2009. Proprefekt förväntar sig varken stöd eller krav inom miljö och hållbar utveckling från högre chefsnivå. iljösamordnare för institutionen finns, omfattning 20 % av en heltid. Proprefekt meddelar att varje arbetsenhet inom institutionen ska ha en miljörepresentant. iljösamordnaren sammankallar miljörepresentanterna till möte minst en gång per termin. Proprefekt menar att han leder och stödjer de anställda så att de kan bidra till ett väl fungerande miljöledningsarbete genom att prioritera de som arbetar med miljö vid lönesättning. Verksamhetens största negativa miljöpåverkan kommer från resor och användning av kemikalier. Skype-möten uppges användas mer nu än tidigare, institutionen tillhandahåller tillfredställande teknik. iljörepresentanterna gör en årlig uppföljning av aktivitetslistan, som proprefekt tar del av och analyserar. Proprefekt menar att aktivitetslistan för 2016 inte manar till handling. Han
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 5 (12) Dnr 2016/9 skulle vilja se mer konkreta aktiviteter/åtgärder. Proprefekt menar att de inte arbetar med att integrera hållbar utveckling i forskning och utbildning. Avdelningen för ortopedi, Lundberglab Ansvarig chef var inte närvarande vid revisionen. iljörepresentant tillika enhetschef på avdelningen intervjuades. Obligatorisk introduktion i labsäkerhet, 10 min, med signering görs. Riskbedömningar görs per kemikalie. Studenter involveras i arbetet med att göra riskbedömningar, vilket är mycket positivt! Det är en viktig del i labbsäkerhetsarbetet som de ska lära sig. På verksamhetens labb har de under året rensat ut ett antal CR-ämnen som inte användes. Ett större arbete med att rensa ut kemikalier ska göras i samband med att avdelningen flyttar till nya lokaler till våren. Tage, en tjänst för återanvändning av möbler internt inom Västra Götalandsregionen, har använts för att införskaffa möbler till avdelningen, vilket är positivt! edcontrol Pro används för rapportering av patienthändelser och Guria används för rapportering av incidenter inom forskningsarbetet. Utvärdering utifrån nya krav i ISO 14001:2015 Krav inom miljö och hållbar utveckling ställs från olika håll. Vid intervju med ledningen framhölls att GU, som andra statliga myndigheter, har krav på sig att arbeta enligt miljöledningsstandarden 14001. GU ställer krav att fakulteten ska arbeta för att GU:s miljömål ska nås. Hyresvärden Akademiska hus är en annan viktig intressent. Upphandlingsreglerna framhölls som ett hinder som kan försvåra möjligheterna att vara miljövänlig. Krav inom miljö och hållbar utveckling kommer också i form av direktiv från rektor. Bl. a. har ledningen för Sahlgrenska akademin fått en lokal med konferensanläggning för resfriamöten som ett resultat av direktiv uppifrån. Institutionen för kliniska vetenskaper lyfter fram det delade huvudmannaskapet, GU-SU, som ett hinder i arbetet med miljö och hållbar utveckling. Chefen upplever att arbetsgivaren, SU, inte underlättar sopsortering. Han menar att sopsorteringen sker mycket på arbetstagarnas eget initiativ. Personalen får själva gå ned med avfallet till miljörummet. Genomgång av miljöarbetet med ledningen genomförs två gånger per år. innesanteckningar publiceras på hemsidan och skickas till miljörådet och miljörepresentanter. iljö tas upp på kanslimöten. iljöarbetet är integrerat i Sahlgrenska akademins verksamhetsplan. Uppföljning av miljöarbetet sker integrerat med annan verksamhetsuppföljning. Inom institutionen för kliniska vetenskaper har man inte integrerat miljö och hållbar utveckling i verksamhetsplanen. Inom fakulteten arbetar de med att integrera hållbar utveckling i forskning och utbildning. Introduktion i hållbar utveckling ges till alla studenter, en föreläsning på tre timmar. aterial inom hållbar utveckling har tagits fram och finns i en digital verktygslåda för lärare inom fakulteten. Arbete pågår med att hållbarhetsmärka kurser och program. Rekommendationer Inom fakulteten drivs ett spännande arbete med att integrera hållbar utveckling i forskning och utbildning, vilket är positivt att se! Vid intervju med miljösamordnarna för ledningen framkom det att det finns ett motstånd inom akademin mot att integrera hållbar utveckling i kurser och program. Proprefekt för institutionen för kliniska vetenskaper uttryckte att de inte arbetade med att integrera hållbar utveckling inom utbildningen. Det är av största vikt att ledningen för Sahlgrenska akademin tydligt och klart ger besked om att hållbar utveckling ska integreras i utbildningen. Och att man är engagerade och pådrivande i arbetet med att genomföra det. Stöd från ledningen är viktigt för att verksamheten ska anta utmaningen att integrera hållbar utveckling i utbildningen. Vid revisionen framkom brister i
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 6 (12) Dnr 2016/9 kommunikationen. Se gärna över hur man skulle kunna tydliggöra hur olika delar av miljöarbetet ska kommuniceras. En översyn av kommunikationen skulle stärka miljöledningssystemet vid Sahlgrenska akademin. Klara Niklasson Revisionsledare tel: 031-343 27 11 e-post klara.niklasson@vgregion.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av Klara Niklasson, 2016-12-22 Dnr: 2016/9
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 7 (12) Dnr 2016/9 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Stor avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ 1 9.1 2 8.1 Enligt GU:s rutin Roller, ansvar och befogenheter ska dekanus årligen analysera institutionernas checklista för efterlevnad av miljölagstiftning. Vid intervju med ledingen framkom det att detta inte görs. Analys av institutionernas checklista ska inkluderas vid fakultetens miljösamordnares genomgång med ledningen i slutet av varje år. CCI: Vid granskning av genomförda riskbedömningar (KLARA och pärm) framkom det att riskbedömningar inte är gjorda för samtliga farliga kemikalier som hanteras, vilket är ett krav i arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2014:43). De som är gjorda gjordes 2007 och finns enbart på svenska. För att uppfylla kravet om att berörda arbetstagare ska informeras om vilka hälso- och olycksfallsrisker som är förbundna med de kemiska riskkällor som hanteras eller på annat sätt förekommer i verksamheten (AFS 2014:43 13 ) bör riskbedömningarna dokumenteras på engelska. Arbete med nya riskbedömningar för CCI pågår. Genomgång och översättning till engelska/svenska beräknas vara klara 2017-02-28. 3 8.1 CCI: Vid intervju av personal framkom att CR-utredningar inte är gjorda för de CRklassade produkter och ämnen som förekommer på enheten. Dokumenterade CRutredningar är ett krav enligt arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2014:43 39 ) S 4 8.1 CR-utredning klara för de kemikalier vi använder i våra metoder på CCI. Riskbedömning är utförd! Blylösning (Blynitrat), DAB, Formaldehyd/Paraformaldehyd, Natriumtetraborat dekahydrat (Borax), DPX ountant CCI: I Rum 1276A förvaras äldre kemikalieförpackningar av CR-ämnen (Natriumborhydrid, Natriumtetraborat dekahydrat) som ej är märkta enligt lagstiftningskrav (AFS 2014:43 19 ). Båda förpackningarna saknar information om att ämnena är reproduktionstoxiska. Natriumborhydrid är inte heller uppmärkt med samtliga faropiktogram. Uppmärkning av kemikalier som förvaras på enheten bör ses över och åtgärdas. 5 8.1 Alla kemikalier på CCI har nu setts över och är märkta med CLP-piktogram enligt säkerhetsdatablad. Alla CR-ämnen som finns på CCI har CLP-piktogram samt text. Natriumborhydrid och Natriumtetraborat dekahydrat var vid tillfället för revision märkta med samtliga faropiktogram enligt säkerhetsdatablad. Dock hade de ingen information i text. Kemikalier som forskare har med sig till labben finns inte med i EB:s kemikalieförteckning. I det lab som vi kikade in i under platsbesöket förvarades kemikalier som inte var inventerade i EBs kemikalieförteckning, rummet fanns inte med i kemikalieförteckningen. Kemikalieförteckning är ett krav enligt AFS 2014:43 6. : Införa organiserad stickprovskontroll för att säkerställa en korrekt kemikaliehantering. Dialogmöte med alla forskargrupper planeras under 2017 för att säkerställa rutiner och villkor för laboratoriehyra, djurstallning och teknisk assistans.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 6 8.1 Sid 8 (12) Dnr 2016/9 EB: 4 % formaldehyd från 2007, som inte användes av nuvarande forskargrupp, förvarades på hylla i det lab som vi gjorde platsbesök på. Formaldehyd är cancerogent och ska förvaras i ventilerat skåp. Att kemikalier förvaras korrekt behöver säkerställas. Införa organiserad stickprovskontroll för att säkerställa en korrekt kemikaliehantering. Dialogmöte med alla forskargrupper planeras under 2017 för att säkerställa rutiner och villkor för laboratoriehyra, djurstallning och teknisk assistans. 7 8.1 EB: En flaska uppmärkt med 4 % paraformaldehyd, som inte användes av nuvarande forskargrupp, förvarades på hylla i det lab som vi gjorde platsbesök på. Flaskan var inte korrekt uppmärkt, den saknade faropiktogram och information om att produkten är cancerogen. (AFS 2014:43 19 ). Paraformaldehyd ska förvaras i ventilerat skåp. 8 8.1 Införa organiserad stickprovskontroll för att säkerställa en korrekt kemikaliehantering. Dialogmöte med alla forskargrupper planeras under 2017 för att säkerställa rutiner och villkor för laboratoriehyra, djurstallning och teknisk assistans. I EB:s kemikalieförteckning finns 4 % formaldehydlösning inventerat på operation. CR-utredning för formaldehyd kunde inte uppvisas. Oklarhet kring om det finns dokumenterad riskbedömning för hanteringen av formaldehyd. S 9 9.2 Genomgång med ansvariga på Operation om Riskbedömning och behovet av CRutredning Chef för institutionen för medicin närvarade inte vid revisionen varför fullständig revision inte kunde genomföras. Revisionsprogrammet följs inte. För att kunna genomföra en fullständig revision, kommer en ny internrevision med prefekten att ske vid nästa tillfälle. 10 9.2 Chef för avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa närvarade inte vid revisionen varför fullständig revision inte kunde genomföras. Revisionsprogrammet följs inte. 11 7.4 12 7.4 Chefen fanns vid tillfället/finns tillgänglig på telefon för att svara på ev frågor. De frågor som ställdes i samband med revisionen besvarades istället av erfaren miljörepresentant vilket uppfattades som tillräckligt. iljörepresentant för enheterna socialmedicin och allmän medicin har slutat utan miljösamordnarens vetskap. iljörepresentant för enheterna saknas, har inte ersatts. Enheterna är geografisk skilda från miljömedicin. De behöver därför en miljörepresentant för att miljöarbetet på plats och för att kommunikationen ska fungera. Krav 7.4.2 i standarden. iljörepresentant på A är även arbetsmiljöombud och träffar regelbundet övriga ombud på avdelningen. Då både miljörepresentant och arbetsmiljöombud slutat på övriga enheter så ska de nya arbetsmiljöombuden vid nästa möte tillfrågas om att även vara miljörepresentanter. Aktuell handlingsplan finns inte tillgänglig för personalen. På hemsidan för institutionen för medicin finns handlingsplanen inte publicerad på sidan för miljö och hållbar utveckling. Vid platsbesök på miljömedicin uppdagades att fel version av handlingsplanen fanns i miljöinformationen till personalen. Krav 7.4.2 i standarden. Handlingsplan 2013 2015 finns i miljöpärm och ersätts med aktuell plan när denna skickas ut av miljösamordnare för institutionen.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 13 8.1 Sid 9 (12) Dnr 2016/9 Vid platsbesök på A-labb fick vi informationen att CR-utredningar inte är gjorda. Dokumenterade CR-utredningar är ett krav enligt arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2014:43 39 ) S 14 8.1 Laboratoriet skall se över rutiner för uppmärkning av slaskflaskor så faropiktogram framgår. Vid platsbesök på A-labb påträffades i dragskåp en slask som inte var korrekt uppmärkt, den saknade faropiktogram. (AFS 2014:43 19 ) S 15 7.3 16 7.2 Enligt AFS 2014:43 kemiska arbetsmiljörisker skall metoder utredas för att minska risker för arbetstagare. Exempel är om metoder kan miniatyriseras så mindre volym kemikalier behöver användas och om kemikalier kan bytas ut mot kemikalier med mindre hälsorisk. Detta arbete pågår kontinuerligt på laboratoriet. Detta har dock aldrig dokumenterats. Laboratoriet skall se över rutiner för dokumentation av detta arbete. Vid intervju framkom att Campusservice saknar introduktion i miljöarbetet för nyanställda. Denna del läggs till i introduktionsmall för nyanställda, där sker en kortare genomgång på lokal nivå av ansvarig chef och en del på central nivå genom att säkerställa att nyanställd deltar i GU:s introduktionsutbildning för nyanställda. Vid intervju framkom att Campusservice saknar utbildningsregister. Ett utbildningsregister som omfattar de utbildningar som är relevanta för miljöarbetet är viktigt för att personalen systematiskt ska få adekvat utbildning. Brandutbildning bör finnas med i utbildningsregistret. Excelmall läggs på gemensam plats i dator, där anställd alt. chef fyller i efter genomförd utbildning. Uppföljning av denna fil sker årligen i samband med arbetsmiljörevision. 15 7.3 Vid intervju framkom att Campusservice saknar introduktion i miljöarbetet för nyanställda. Denna del läggs till i introduktionsmall för nyanställda, där sker en kortare genomgång på lokal nivå av ansvarig chef och en del på central nivå genom att säkerställa att nyanställd deltar i GU:s introduktionsutbildning för nyanställda. 16 7.2 Vid intervju framkom att Campusservice saknar utbildningsregister. Ett utbildningsregister som omfattar de utbildningar som är relevanta för miljöarbetet är viktigt för att personalen systematiskt ska få adekvat utbildning. Brandutbildning bör finnas med i utbildningsregistret. Excelmall läggs på gemensam plats i dator, där anställd alt. chef fyller i efter genomförd utbildning. Uppföljning av denna fil sker årligen i samband med arbetsmiljörevision.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 10 (12) Dnr 2016/9 17 7.4 Avdelningen för anestesiologi och intensivvård: Vid intervju framkom att chefen inte har någon kommunikation med miljösamordnaren för institutionen. Chefen har inte någon kontakt med miljöorganisationen inom Sahlgrenska akademin. Institutionens aktivitetslista är inte känd. iljösamordnare meddelar att hon mailat miljöinformation till chefen. Avdelningschefen och iljösamordnaren hade ett möte den 17 januari för genomgång av hållbar utveckling. Planetary health, pp kortversion var utskickad som en gemensam utgångspunkt. iljöintroduktion i vad som finns på SA:s websida. Genomgång av GU:s miljöpolicy, GU:s miljöhandlingsplan om iljö och hållbar utveckling, Vårt arbete framöver med lagefterlevnad, aktivitetslista, miljötänk på kontor, kompetensutvecklingsportalen och hur vi ska kommunicera. Avdelningschefen har anmält sig till Chefsutbildning i GU:s miljöarbete 2017-03-21 kl. 13-15. Då alla 5 GU-anställda på avdelningen finns på olika ställen 2 SU, 1 ölndal och 1 på Östra vuxen och 1 på DSBUS, Östra sjukhuset vill avd.chefen att alla ska få all information, avd.chef får all information och vidarebefordrar informationen. S 18 7.3 Vid intervju framkom att avdelningen för anestesiologi och intensivvård saknar introduktion i miljöarbetet för nyanställda. iljösamordnaren ger exempel på vad en introduktion bör innehålla och informerar om SA:s miljöintroduktion som snart finns på webben. Samt hänvisar till SA:s miljöhemsida: ex Introduktion Försäkran, iljöintroduktion om du är handledare/chef m m. 19 8.1 Avdelningen för anestesiologi och intensivvård: GU:s rutin för avfallshantering följs inte. I personalrummet för An/Op/IVA finns ingen sortering av avfall. I miljörummet för avdelningen finns en sorteringsvagn, men utan uppmärkning av fraktioner. Vid platsbesök låg skumplast och papper blandat. ärk upp vagnen för sortering av samtliga fraktioner. Bilder för uppmärkning kan skrivas ut från SU:s sorteringsguide. I korridoren arbetar i huvudsak SU-anställda. Avd chefen ska inleda åtgärder tillsammans med de SU-anställda. iljösamordnaren överlämnade inplastade GU-skyltar för återvinning att sätta upp. Avfallsguiden från SU ska sättas upp. 20 7.4 Institutionen för kliniska vetenskaper: Kommunikation av aktivitetslistan till all personal är inte säkerställd. iljörepresentanterna lägger upp den på hemsidan. All personal skall informeras om de aktiviteter som de berörs av, detta görs lämpligen på APT. Krav 7.4.2 i standarden. Aktivitetslistan tas fram i samarbete med ledning och miljörepresentanter på avdelningarna. Aktivitetslistan ligger på institutionens interna websida för iljö och hållbar utveckling. Institutionen ska skicka ut information om aktivitetslistan från ledningen till alla medarbetare framgent. En miljöpunkt ska finnas på APT:s agenda. Lämpligt att ta upp vilka aktiviteter som särskilt berör innevarande år. 21 8.1 Avdelningen för gastrokirurgisk forskning och utbildning, Avdelningen för kirurgi. Enligt kemikalieförteckningen hanteras ett antal CR-produkter på avdelningarna. Dokumenterade CR-utredningar saknas. Dokumenterade CR-utredningar är ett krav enligt arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2014:43 39 ) S Arbetet med att genomföra CR-utredningar är delvis klart. Resterande utredningar beräknas kunna färdigställas under februari månad. Avdelningen för gastro har 4, Johan har 3 och Kirurgi har 5 CR-ämnen.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 22 8.1 Sid 11 (12) Dnr 2016/9 Avdelningen för ortopedi, Lundberglabb. Dokumenterade CR-utredningar saknas. Dokumenterade CR-utredningar är ett krav enligt arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2014:43 39 ) S De befintliga CR utredningar som var ofullständiga (4 st) kommer att kompletteras snarast, innan 170301. Ett av ämnena Borsyra är nu kasserad och sänd på destruktion. Arbetet med riskbedömningar för alla kemikalier fortsätter och beräknas vara klart 171031. Studenter med behörighet kommer att involveras i riskbedömningsarbete och miljöarbete tillsammans med kemiutbildad personal. 23 8.1 Vid platsbesök på avdelningen för ortopedi återfanns att Histofix i rum 104 inte var korrekt uppmärkt (AFS 2014:43 19 ). Kemikalien saknade faropiktogram och information om att produkten är cancerogen. Ny skärpt rutin för märkning av Histofix på korrekt sätt har införts på laboratoriet. 24 8.1 Avdelningen för ortopedi, Lundberglabb. Riskbedömning har inte gjorts för alla farliga kemikalier som hanteras, vilket är ett krav i arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2014:43). Vid stickprov återfanns att riskbedömning av formaldehyd saknades. Chefen uppger att riskbedömningar har gjorts för vissa andra CR-klassade produkter, syror och baser. Arbetet med att riskbedöma samtliga kemikalier på laboratoriet (där sådan saknas) har påbörjats och kommer att genomföras under år 2017. Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. Stor avvikelse: Helt kravelement i standarden saknas i systemet eller att systematiskt återkommande brister i tillämpningen av rutiner eller instruktioner förekommer på många ställen i organisationen. Avvikelsen kan också bestå i brist i uppfyllande av miljölagstiftning eller andra myndighetskrav.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 12 (12) Dnr 2016/9 indre avvikelse: Enstaka brister i efterlevnaden av rutiner eller instruktioner. Det kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat. BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter 1 7.2 Fundera igenom vilka kompetenskrav som ska gälla för olika roller i miljöarbetet och ta fram en rutin. T.ex. krav på att alla chefer ska ha gått utbildning i GUs miljöledningssystem. Vid intervju med ledningen framkom att de utbildningar som är obligatoriska idag är introduktion för alla studenter och central labsäkerhetskurs. 2 7.3 Arbete pågår med att ta fram en webbaserad miljöutbildning för all personal inom fakulteten. När den är klar bör det vara en obligatorisk utbildning för att säkerställa att kravet om personalens medvetenhet uppfylls. Krav 7.3 i standarden. Tills den är klar vore det bra med en lista på vad som ska gås igenom för nyanställda inom fakulteten. 3 7.4 Introduktionsdokument för intro.material finns på SA s miljöhemsida. De skall dock ses över om uppdatering är nödvändig. Vid granskning gick sammanställning av alla aktivitetslistor inom Sahlgrenska akademin inte att finna på fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling på hemsidan. Det skulle vara bra om det publicerades där eftersom det är ett viktigt dokument som överskådligt visar hur fakulteten arbetar med GU:s miljömål. 4 9.1 5 8.1 Aktivitetslistorna är dokument som ägs av institutionerna och de enheter som har upprättat aktivitetslistor. Varje inst. och enhet har sin aktivitetslista på sin egen hemsida. Om den läggs ut offentligt eller internt väljer de själva. Fakultetens miljöhemsida länkar till alla institutioner och enheter. Det skulle vara bra att publicera sammanställning av den årliga uppföljningen av aktivitetslistorna på fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling på hemsidan. Sammanställningen kan med fördel användas av institutionerna när de tar fram nya aktivitetslistor. Då ser de vilka aktiviteter andra institutioner har haft och kan se deras resultat. Kan med fördel diskuteras i miljörådet Införa rutin på att miljöhänsyn tas vid ny/förändrad verksamhet 6 7.4 7 7.4 Förslag kommer troligen att tas fram på miljörådet. Fakultetens sidor om miljö och hållbar utveckling på hemsidan behöver uppdateras. På sidan miljöarbete kommuniceras inaktuella dokument. På sidan redovisande dokument finns fyra olika dokument gällande 2014 års uppföljning men endast ett dokument gällande 2015-års uppföljning. På sidan resultat kommuniceras endast uppföljning av miljömål den senaste från 2013. Sidan iljölagstiftning och andra krav det skulle underlätta för användarna om man använde sig av samma rubriker som i GU:s miljölagsregister. Sidan uppdateras kontinuerligt. De upptagna punkterna beaktas och kommer att ses över specifikt. Fundera igenom vad man vill kommunicera på fakultetens sidor om miljö och hållbar utveckling och hur man vill göra det. Se över strukturen på hemsidan. Ett tips är att dokument ska öppnas i nytt fönster. Strukturen på GU s hemsideprogram är strikt reglerad. Inga dokument skall öppnas i nya fönster.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 8 8.1 CF: Använda NSG:s utbyteslista i substitutionsarbetet. Sid 13 (12) Dnr 2016/9 9 8.1 Vid platsbesök på Proteomics, under intervju med chef, manager, miljösamordnare och personal framkom det att det rådde oklarhet om hur man ska göra när en produkt med nytt säkerhetsdatablad, SDB, levereras till enheten. Sprid rutinen att kemikalieinventerare ska anmäla nytt SDB till fakultetens miljösamordnare Rita som lägger upp det nya SDB i KLARA. I KLARA finns även äldre SDB kvar. Att aktuellt säkerhetsdatabad finns tillgängligt för personal som hanterar kemikalien är ett krav i GU:s regler för miljöanpassad kemikaliehantering. 10 8.1 ammalian Protein Expression: a felaktigt uppmärkt avfallskärl i korridoren. Det står pantförpackningar, men den fraktion som sorteras på enheten är metallförpackningar. 11 8.1 Lokalvården ansvarar för uppmärkningen. Betriz Tomaszdu som är ansvarig vid Lokalvården återkommer under vecka 4 och vi kommer undersöka med Beatriz om vi kan få märka om aktuell låda. Under tiden kan metallförpackningar lämnas i lunchrum 1314 eller vid godsmottagingen på edicinaregatan 1G. O vi inte får märka om den inrättar vi en egen återvinningslåda som vi själva tömmer på 1G. Vidare har källsorteringsguiden i vår miljöpärm uppmärksammats för PEs personal. ammalian Protein Expression: Flytande kemikalier förvaras i skåp som inte är ändamålsenligt för förvaringen. Skåpet sitter högt upp ovanför labb-bänk. I skåpet förvaras BCA reagent A som innehåller NaOH. Frätande kemikalier ska inte förvaras över ögonhöjd eftersom det medför risk för stänk i ögonen. Aktuella kemikalier är flyttade ned till bänk i midjehöjd i samma rum. 12 8.1 EB: Införa organiserad stickprovskontroll för att säkerställa en korrekt kemikaliehantering. 13 8.1 EB: Införa rutiner för att säkerställa att forskarna tar med sig kemikalier efter avslutat försök. T.ex. genom gemensam kontroll av labbet av personal från EB och forskaren innan forskaren lämnare efter avslutat försök. 14 8.1 EB: Ha rutiner för att forskarna i sin riskbedömning bifogar en lista över de kemikalierna som kommer att hanteras på EB i samband med sitt försök. Att forskarna ansvarar för att kemikalierna är korrekt uppmärkta, förvaras korrekt och finns inventerade i KLARA, någonstans på GU. Att koppla samman informationen om forskargrupp/försök/riskbedömning/kemikalielista med information om i vilket rum de befinner sig på EB. Ett sådant bokningssystem kanske redan finns? 15 7.4 EB: Sprida resultatet av miljöarbetet till all personal, efter genomgång av föregående års aktivitetslista. 16 7.4 17 7.2 Vid platsbesök på Avdelningen för samhällsmedicin, miljömedicin tittade vi igenom information angående miljö som finns i pärm tillgänglig för personalen. Pärmen används för introduktion av nyanställda. Informationen behöver uppdateras, handlingsplanen är inaktuell och instruktionen för avfallshantering stämmer inte. Det står hårdplast, men fraktionen som sorteras är plast både hård och mjuk. All information bör finnas på engelska. Introduktion för nyanställda är uppdaterad (hårdplast ersatt med hård- och mjukplast, inga övriga ändringar) och informationen finns nu även på engelska, såväl i pärmen som på allmänservern. Campusservice: För att få igång miljöarbetet i verksamheten är det viktigt att cheferna går utbildning i GU:s miljöledningssystem Läggs som en del i planeringen i samband med det årliga utvecklingssamtalet
iljörevisionsrapport 2016-12-22 18 5.3 Sid 14 (12) Dnr 2016/9 Campusservice saknar skriftlig beskrivning av miljösamordnarens roll. Ta fram en skriftlig rollbeskrivning för att göra miljöarbetet och ansvarsfördelningen tydlig i verksamheten. 19 6.2 Läggs till i det arbetet med rollbeskrivningar som genomförs under 2017. Fundera igenom hur Campusservice kan bidra till att GU når sina miljömål. Utifrån det arbetet sätt upp en aktivitetslista. För att få engagemang i miljöarbetet är miljömålsarbetet viktigt. Ta gärna fram något/några mätbara mål som verksamheten kan arbeta med. 20 8.1 Under 2017 kommer fokus att läggas på arbete med att bygga organisation och verksamhet och få nya medarbetare på plats och bli trygga i verksamheten. ål blir att se igenom inför verksamhetsåret 2018. Campusservice: Införa rutin på att ta miljöhänsyn vid ny/förändrad verksamhet. 21 8.1 Läggs som en standardfråga i samband med ny/förändrad verksamhet, lämpligen på ledningsgruppsmöten under punkten miljöfrågor. Campusservice bör göra en inventering av de kemikalier som används inom verksamheten. Om det visar sig att märkningspliktiga kemikalier används ska kemikalieinventerare utses och kemikalierna förtecknas i kemikaliehanteringssystemet KLARA. 22 8.1 För närvarande har vi ingen användning av kemikalier i verksamheten. För att säkerställa att vi inte får in sådana i verksamheten, utan att ha utsett kemikalieinventerare och förtecknat kemikalierna i kemikaliehanteringssystemet KLARA läggs punkten på ledningsgruppens agenda årligen i December månad. Utbilda de personer inom Campusservice som beställer/köper in varor i miljösmarta inköp, t.ex. miljömärkning av produkter och certifiering av leverantörer. Planeras in till 2018. 23 8.1 Införa ett system som ökar möjligheterna för återanvändning av möbler inom Sahlgrenska akademin. Jmf Tage inom Västra Götalandsregionen. Campusservice skulle kunna ansvara för ett sådant system. Tas upp med IT under 2018. 24 6.2 Institutionen för kliniska vetenskaper. Vid framtagande av ny aktivitetslista upprätta aktiviteter som är konkreta, mätbara och som går att följa upp. Ta gärna del av aktivitetslistor från andra institutioner. Det har varit byte av Prefekt och Proprefekt 170101 för institutionen. Ledningen ska gå igenom aktivitetslistor m m för att tillsammans med miljösamordnaren skapa mer konkreta och mätbara aktiviteter som går att följa upp. 25 8.1 Avdelningen för gastrokirurgisk forskning och utbildning, Avdelningen för kirurgi. Vid platsbesök i 4962.02.010 påträffades överfullt kemikalieskåp. Det går inte att se vilka kemikalier som förvaras i skåpet. Se över avdelningarnas kemikalieförvaring! Avdelningen har rensat i kemikalieskåpet och sänt på destruktion. Vissa produkter kommer att fasas
iljörevisionsrapport 2016-12-22 26 7.3 Sid 15 (12) Dnr 2016/9 Avdelningen för ortopedi, Lundberglabb. Ta fram en checklista med vad som ska gås igenom inom miljö för nyanställda. Hänvisa gärna till information på hemsidan. 27 7.2 En miljögenomgång har lagts till på befintlig checklista för nyanställlda/studenter, samt länk till SA:s hemsida om miljö och hållbar utveckling Avdelningen för ortopedi, Lundberglabb. All information, för introduktion av studenterna, finns inte på engelska. Ta fram informationen även på engelska. 28 8.1 Ta fram informationen även på engelska. På avdelningen för ortopedi finns idag säkerhetsdatablad, SDB, i pärm på avdelningen. Eftersom KLARA används för att ta fram aktuella SDB på avdelningen behöver inte alla SDB finnas i pappersformat också. Det kan dock vara bra att ha SDB även i pappersformat för farliga kemikalier som en säkerhet för att det alltid ska gå att få fram dem. Gå igenom SDB och behålla de i pappersformat för farliga kemikalier. 29 8.1 30 8.1 Avdelningen för ortopedi, Lundberglabb. Undersöka möjligheter att byta ut miljö- och hälsofarliga kemikalier mot mindre farliga. Använda NSG:s utbyteslista i arbetet med att substituera miljö- och hälsofarliga kemikalier. Arbete med att fasa ut fler CR kemikalier och att försöka byta ut farliga kemikalier har fortsatt. På avdelningen för ortopedi, Lundberglabb, i rum 104 förvaras väteperoxid i kylskåp på hylla ovanför ögonhöjd. Frätande kemikalier bör förvaras under ögonhöjd för att förhindra stänk i ögonen. Flaskan med väteperoxid är nu flyttad och förvaras på lägre hylla 31 8.1 På avdelningen för ortopedi används idag farligt avfall kärl på labb för förvaring av återvinningsfraktionerna glas, metall och plast. Detta är inte bra ur förväxlingssynpunkt för personalen och för dem som hanterar avfallet i nästa led. Byt ut kärlen. Nya sorteringskärl är beställda 32 8.1 Avdelningen för ortopedi, Lundberglabb. Köp in sorteringsvagn för att underlätta källsortering och avfallshantering. Sorteringsvagn är beställd. Förbättringsmöjligheter innebär att någon avvikelse från standardkrav inte föreligger men revisorn har gjort mindre observationer och ger rekommendation om förbättringar. Inget krav på uppföljande hantering finns. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 16 (12) Dnr 2016/9.
iljörevisionsrapport 2016-12-22 Sid 17 (12) Dnr 2016/9 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 1 Omfattning 0 0 0 JA 4 Organisationens förutsättningar 0 0 0 JA 5.1 Ledarskap och åtagande 0 0 0 JA 5.2 iljöpolicy 0 0 0 JA 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen 6.1 er för att hantera risker och möjligheter 6.2 iljömål och planering för att uppnå dem 0 0 1 JA 0 0 0 JA 0 0 2 JA 7.1 Resurser 0 0 0 JA 7.2 Kompetens 0 1 3 JA 7.3 edvetenhet 0 2 2 JA 7.4 Kommunikation 1 3 5 JA 7.5 Dokumenterad information 0 0 0 JA 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 5 9 18 JA 0 0 0 JA 0 1 1 JA 9.2 Intern revision 0 2 0 JA 9.3 Ledningens genomgång 0 0 0 JA 10 Förbättringar 0 0 0 JA Totalt 6 18 32 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2015 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://medarbetarportalen.gu.se/miljohandbok/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/