Hjälpdokument för övergång till K3 i Hogia Audit/Bokslut I samband med övergången till K3 ska du, i stort sett, redovisa hela årsredovisningen som om du alltid hade tillämpat K3. Det finns många olika anledningar till att något ska redovisas med andra värden, men det finns också många företag som kan gå över till K3 utan att några siffror behöver förändras. Det som ska/kan ändras är hur jämförelseåret redovisas i årsredovisningen, men jämförelseårets bokföring ska INTE ändras. Om vi tar det lagstadgade kravet och kalenderår som exempel, det vill säga 2014-12-31 ska avslutas med en årsredovisning enligt K3, så är jämförelseåret 2013. 2013 års bokföring ska då naturligtvis stämma överens med årsredovisningen för 2013. Om några värden ska justeras kommer det att bli skillnad mellan bokföringen 2013 och de som redovisas i jämförelseåret i 2014 årsredovisning. I samband med att jämförelseåret ska justeras kan detta även behöva göras för två olika tidpunkter, dels per 2013-01-01 och dels per 2013-12-31, beroende på vilken typ av justering det är. Oavsett dessa tidpunkter ska justeringarna läggas in i bokföringsprogrammet som en justering av ingående balanser per 2014-01-01. Om du har ett befintligt företag i Hogia Bokslut med ett antal jämförelseår i Saldomatrisen, så är dessa värden enligt bokföringen och 2013 års årsredovisning en sammanställning av dessa. Om du i året 2014 (i Hogia Audit/Bokslut) kryssar i K3 som regelverk, så får du också Första året med K3 ikryssat. Just detta kryss får flera tekniska följder i programmet. För det första byts malluppställningarna för RR, BR, KFA och Noter ut till nya, avsedda för K3. Mycket i uppställningarna ser likadant ut, men det är en ny mall. För det andra får du tillgång till Ingångsbalansräkning (direkt under Balansräkningen). För det tredje förändras "gången" för hur siffrorna hamnar i årsredovisningen. Skillnaden här är framför allt att jämförelseårets siffror går från föregående års årsredovisning, via Ingångsbalansräkningen, till jämförelseårets kolumn i årets årsredovisning. Genom att göra justeringar i Ingångsbalansräkningen kan du därmed förändra hur 2013 års siffror redovisas i årsredovisningen, utan att förändra bokföringen (dvs. värden i Saldomatrisen). Det som i regelverket benämns som Ingångsbalansräkning är dock inte hela det dokumentet som i Hogia är benämnt med samma namn. Namnet till trots, så innehåller Hogias Ingångsbalansräkningen både Balans- 1
och Resultaträkning. Detta för att du ska kunna justera även resultaträkningen för 2013 som redovisas i årsredovisningen för 2014. På en teoretisk nivå kan det vara värt att notera att det finns övergångsregler om vad som måste justeras i ingångsbalansräkningen respektive vad som inte får justeras retroaktivt. T.ex. justeringar som baserar sig på övergång till Komponentavskrivningar ska enligt övergångsreglerna INTE göras retroaktivt i ingångsbalansräkningen. Trots detta kan det mycket väl påverka jämförelseårets avskrivningar och därmed jämförelseårets utgående balanser. Steg för steg när kunden finns sedan tidigare i Hogia Bokslut och ska gå över till K3 (Datum i nedanstående exempel är baserat på att övergången till K3 sker med första årsredovisning 2014-12-31.) Kunden finns i Hogia Bokslut med årsredovisning för 2013, inklusive Saldomatris och Resultat- och Balansräkning. Skapa nytt räkenskapsår, dvs. året som ska avslutas med en årsredovisning enligt K3. Detta kan göras, så snart bokslutet för 2013 är avslutat och i första skedet behövs ingen SIE-fil för 2014. Gå till Årsredovisning/ Uppgifter för ÅR mm/inställningar för Årsredovisning och kryssa i "BFNAR 2012:1 (K3)". Det blir då automatiskt kryss i "Första året med K3" vilket bland annat ger tillgång till Ingångsbalansräkning (se punkt nedan). Gå igenom övriga Inställningar för Årsredovisning. Övergången till K3 innebär att bolaget får en ny mall för årsredovisningen och därför behöver viss information kompletteras. Till exempel är Flerårsöversikten tom och den försörjer i sin tur Inställningar för Årsredovisningen med avseende på om bolaget får tillämpa lättnadsreglerna för mindre företag eller inte. Gå därför till Årsredovisning/FVB/RR/BR/KFA/Flerårsjämförelse och komplettera tidigare års uppgifter. Detta kan enkelt göras med hjälp av knappen "Hämta från föregående år". Klicka på knappen, markera filen Huvudmatris.not och avsluta genom att klicka på OK. 2
Gå till Årsredovisning/FVB/RR/BR/KFA/Ingångsbalansräkning. Den ligger strax under Balansräkning. När du står i vyn Ingångsbalansräkningen finns en särskild Hjälp-sida som du når med Ctrl + F1. Kort sammanfattat kan man dock säga att kolumnen längst till höger ska vara föregående års värden, omräknade enligt K3. Alla justeringar som görs i Ingångsbalansräkning ska läggas med i noten Eget kapital. I samband med övergången till K3 ska den förvalda Eget kapital-noten användas. Justeringar i vänstra vita kolumnen i Ingångsbalansräkningen (1) skall specificeras på dom vita raderna under rubriken "Justeringar vid övergång till BFNAR 2012:1 (K3)" i Eget kapital-noten (1). Justeringar i högra vita kolumnen i Ingångsbalansräkningen (2) skall specificeras på dom vita raderna under rubriken "Justeringar av jämförelsebelopp vid övergång till K3" (2). I Årsredovisning/Tilläggsupplysningar har mycket bytts ut i samband med övergången till K3. Alla Redovisnings- och Värderingsprinciper är nya och samtidigt är det ett förändrat sätt att välja vilka principer som ska vara med. Klicka högst upp på Allmänna upplysningar för att kunna justera programmets automatiska val av vilka principer som ska vara med i Årsredovisningen. 3
Därefter går du in på respektive princip och ser över föreslagen text eller i vissa fall gör ytterligare val. Observera att inga texter kommer med från föregående år. På samma sätt är Notapparaten ny efter övergång till K3. Det innebär att eventuella manuella val av tillagda eller borttagna noter måste ske på nytt, även om noten, till namn och innehåll, är helt oförändrad. Generellt behöver manuellt inmatad information i noterna matas in på nytt. Dessutom finns det ett antal noter som är nya eller förändrade efter övergång till K3. Ovan nämnda Eget kapital-not är ett exempel och noten Skatt på årets resultat är ytterligare exempel på en not som generellt sett är mycket förändrad. Noten Skatt på årets resultat är samtidigt lite speciell ur teknisk synvinkel. Till noten finns det kopplat en Undernot i vilken detaljer som påverkar bolagets skatteberäkning skall specificeras. Här behöver du göra lite extra kompletteringar i samband med övergången till K3. 4
Kolumnen för innevarande år kommer att försörjas från specifikationer för Skatteberäkningen, men föregående års uppgifter kan inte hämtas på motsvarande sätt. Observera att skatteberäkningarna ofta kan påverkas av justeringar i Ingångsbalansräkningen. Årsredovisning enligt K3 skrivs i dagsläget ut med Direktutskrift. Undantag att tänka på Om bolaget är ett nystartat bolag som direkt "börjar" i K3 görs detta valet i samband med uppläggning av ny kund genom att välja K3 under Välj regelverk. Om bolaget däremot inte är nystartat, men ändå inte upplagt i Hogia Bokslut (t.ex. en ny kund på en byrå), är rekommendationen att man börjar med att lägga upp historiska år, för att få med jämförelsevärden till årsredovisningen. Normalt behövs minst 3 år för att försörja årsredovisningen med information. Om du till exempel ska upprätta en årsredovisning (enligt K3) per 2014-12-31, så kan du börja med att lägga upp kunden baserat på SIE-filen för 2013-12-31. (Den filen innehåller normalt även 2012.) Du väljer då "Övriga (som tidigare)" i Välj regelverk. Hogia Bokslut lägger då upp kunden för räkenskapsåret 2013, i vilket du kan se över hur alla värden grupperas jämfört med fastställda årsredovisningen för 2013. Därefter följer du Steg för steg-guiden ovan. 5