2007-04-20 Till Enhetschefer Processamordnare Theresa Larsen, Fou i Väst Ann Tidqvist, ESF Rådet Dokumentation från träff inom Samlat GRepp med enhetschefer och processamordnare den 21 mars 2007. I denna dokumentation ges en kort sammanfattning av hållpunkterna då enhetschef och processamordnare i Samlat GRepp, projektadministration från GR, utvärderare Teresa Larsen och Ann Tidqvist från ESF-rådet träffades den 21 mars 2007. Vi började med en morgonfika på Elyseum - Energiverkets anrika gamla lokaler på Västgötagatan. Programmet för dagen som såg ut på följande sätt. 09.30 10.15 Projektadministrationen på GR har ordet 10.15 10.30 Bensträckare 10.30 11.00 Röster från verkligheten 11.00 11.30 Validering, Anna Feminias, Meritea AB 11.30 12.00 Nya EU pengar 12.00 13.00 Lunch och mingel 13.00 15.00 Så här kan vi använda resurserna till ledarutveckling, Malin Larsson, GR Vi vill tacka alla er som kom under dagen och vår förhoppning på GR är att vi kan återkomma i september med en ytterligare träff. Hälsningar projektadministrationen inom Samlat GRepp 1
Information från Projektadministrationen på GR Anders Helsing inledde dagen med att hälsa alla välkomna och gav oss sedan en kort återblick på hur projektet har förlöpt. Alla uppmanades att fortsätta använda kompetenspengarna. Om ni vet att ni inte skall använda era pengar är vi också tacksamma om ni säger till. För GR:s del är det bra om vi får veta varför det inte fungerar för er att genomföra utbildningar, sa Anders. Vissa enheter har inte kommit igång riktigt men det kan bero på organisationsförändringar och att personer har slutat exempelvis. GR:s generella uppfattning är ändå att alla är på gång. Det går att genomföra kurser under september, men fakturorna måste vara inskickade senast den 30/9 2007. ESF rådet har sett till att projektet har fått spridning på nationell nivå. Men det är vår skyldighet att se till att de EU- skyltar som alla enheter har fått från ESF-rådet 2005 då projektet startade ska vara väl synliga på arbetsplatserna. Skyltarna är en del av EU:s marknadsföring och blir det kontroll och skyltarna inte är väl synliga kan vi bli återbetalningsskyldiga. Det vill vi helst slippa efter allt arbete som alla har lagt på det här projektet. Det finns skyltar på GR om det är så att ni känner att det skulle behöva några extra exemplar. Theresa Larsen, från Fou på GR informerade alla om att det även kommer att göras en utvärdering av fas två - den pågående utbildningsdelen. Det kommer att ske med hjälp av enkäter och intervjuer med deltagare och chefer i projektet. Resultatet kommer sedan att sammanställas och analyseras i en rapport. Den 4 april kommer seminariet Hållbart arbetsliv att hållas på Storan. I dagsläget är det 210 personer anmälda. Tyvärr har konferensen den 2 maj ställts in på grund av för få anmälningar. Under förmiddagen föreläser beteendevetaren, inspiratören och författaren Tomas Danielsson, på eftermiddagen blir det workshops med PREERA kring kommunikation och konflikthantering. Ekonomi - Budget Det märks att projektet har varit igång ett tag eftersom de flesta har lärt sig rutinerna beträffande vad som skall finnas med på fakturorna som ställs till GR, vilket gör hanteringen mycket enklare, framförallt för Ann-Sofie Waltilla på ekonomiavdelningen. Ann-Sofie visade hur den ekonomiska statistiken för enheterna ser ut till och med februari 2007. Totalt har 1 862 749 kronor av enheternas kompetenspengar på 8 560 000 kronor nyttjats till och med februari. När fakturorna kommer in till GR säkerställs att all nödvändig information finns med och att det är stödberättigade kostnader. Därefter lägger Ann-Sofie in fakturorna i systemet inom respektive enhet för att sedan skicka rekvisitionen med fakturorna till ESF-rådet och AMS. Det fungerar visserligen bra med faktureringen men här kommer ändå en påminnelse om vad som ska finnas med på fakturorna till GR. 2
- Att det gäller för deltagare i projektet "Samlat GRepp" - Det är också viktigt att antalet kurstimmar framgår, det går inte med exempelvis "heldag", utan timantalet måste stå tydligt. - Kursdatum - Antal deltagare (gärna med namn (och allra, allra helst personnummer) på dem, alternativt en ifylld närvarolista - Bifoga gärna kursprogram/motsvarande som underlag också. - Fakturan skickas till: GR - Göteborgsregionens kommunalförbund Att: Samlat GRepp Box 5073 402 22 Göteborg Röster från verkligheten Marie-Louise Tärnetoft från handikappomsorgen i Alingsås visade upp en fin skärmvägg som hon sammanställt med material om Samlat GRepp. Det var ett bra tips på hur man på ett överskådligt sätt kan visa upp vad projektet har inneburit. Skärmväggen innehöll material från både från analysfasen och från utbildningsdelen och hade tillverkats för en minimässa dagen innan på socialkontoret i Alingsås där både politiker och personal hade deltagit. Därefter fick vi lyssna på Anneli Hultén från lokalvården i Kungsbacka. Anneli berättade att deltagarna hade varit ganska negativa från början och problemet berodde i huvudsak på att det var svårt att samarbeta. Det var också det som utbildningen till slut kom att handla om samarbete. Med Erika Åhlén Ådal som konsult i ämnet delades personalen in i tre grupper. Utbildningen förlades till två heldagar i Varberg vid tre tillfällen, november, december och januari. Där fick deltagarna reflektera kring kommunikation, service, men också vad det innebär att ha olika kulturer inom personalen. Numer är vi till för kunden, och kunderna har märkt av det, det har kommit tillstånd en attitydförändring hos personalen. Personalen blomstrar! Varje individ får ta eget ansvar, och vi har jobbat mycket med att ge feedback till varandra, både ris och ros. Vi har fått in ett nytt tänk hos medarbetarna som vi måste bevara. Vi märker en stor skillnad hos personalen och det avspeglar sig i organisationen. Alla har varit positiva till projektet, det har varit värt det. Vi måste hålla detta arbete vid liv och fortsätta att ge det näring, säger Anneli. Avslutningsvis fick vi lyssna på Sara Nygren från Kungsbacka simhall som även här vittnade om att om att det varit stor skepsis bland de anställd till att börja med. Skulle det här vara ännu ett projekt som inte leder till någonting? Men nu har medarbetarna kommit igång och märker att de får tycka till och det ger resultat. I Kungsbacka är de 13 badmästare och alla har egna ansvarsområden. Man har letat upp utbildningar som passar för respektive område och flera har gått utbildningen service i mästarklass som anordnades av GR. Just nu håller personalen på att utbildas inom funktionell träning, 3
Vad är Validering? I Samlat GRepp har projektadministrationen på GR fått frågor kring validering och Anna Femenias från Valideringsverksamheten på GR berättade om vad validering innebär och hur det går till i praktiken. (Valideringscentrum är ett fristående GR- bolag som numer heter Meritea AB.) Validering innebär att man bekräftar kunskap. Validering är till för dem som har kunskap som sitter i händerna och i huvudet, men inte finns dokumenterade på papper. Alla metoder som tas fram görs tillsammans med arbetsmarknadens parter. Bekräftelse, branschens krav och reell miljö är nyckelbegrepp för vårt arbete när vi genomför validering, säger Anna. Meritea AB är verksamma inom Strategisk kompetensförsörjning och metodutveckling. När vi validerar tittar vi på tre områden; Studier, arbete och samhällsliv. Effekterna blir i slutändan stora för individen, valideringshandledaren och arbetsplatsen eftersom alla blir delaktiga i processen - det ger ett lyft för alla. De områden som Meritea validerar inom är: Bygg och anläggning, ekonomi och administration, service och hantverk, omvårdnad och omsorg, teknik och produktion. Vill ni ha en utförligare beskrivning av hur en validering går till, kontakta Anna Femenias på tel. 031-335 53 05 eller gå in på www.valideringscentrum.nu Nya EU pengar Innan lunch var det dags för Anders Helsing att informera om EU:s nya budget och nya EU:program. EU:s nästa budgetperiod sträcker sig från 2007-2013. Av EUs totala budget på 864,3 miljarder euro går cirka 36 procent till strukturfonderna. Av dessa pengar går c:a 80% till Europas fattigaste regioner. Inom strukturfonderna kommer vi i Västsverige att kunna vara med och söka projektmedel för c:a 6.4 miljarder SEK under perioden 2007-2013. Av dessa medel är c:a 1,2 miljarder SEK avsedda för socialfonden (tidigareväxtkraft MÅL3). I det nationella programmet för socialfonden är förslaget att 30 procent gå till ökade möjligheter till utveckling och omställning i arbetslivet (kompetensutveckling), och 70 procent ska gå till nya möjligheter till arbete, med fokus på utanförskap. I de föreslagna styrdokumenten för socialfonden lyfts samlingsprojekt fram som en prioriterad modell. Leonardo da Vinci är ett EU program inom livslångt lärande. Mer information finns att läsa på www.programkontoret.se Leonardo da Vinci, praktik och utbyten är ett program för alla typer av organisationer som är verksamma inom yrkesutbildning och vägledning. Exempel på organisationer som kan söka är gymnasieskolor, folkhögskolor, KY-utbildningar, kommuner, myndigheter, företag och föreningar. Totalt omfattas 31 länder av programmet. Anställd eller egen företagare, arbetslös eller arbetstagare kan praktisera i 3-26 veckor på företag och/eller i utbildningsorganisationer. Personalansvarig, utbildningsplanerare, utbildare eller studie/yrkesvägledare kan under 1-6 veckor delta i utbyten mellan utbildningsorganisationer och företag. 4
Det fanns ett stort intresse bland mötesdeltagarna att veta mer om Leonardo mobilitetsprojekt och vilka möjligheter som finns för medarbetarna inom Samlat Grepp att delta i ett sådant här projekt. Anders berättade att han kommer att bjuda in till en separat träff för att informera mer om programmet och hur man kan gå vidare. Ansökan om att delta i ett Leonardo mobilitetsprojekt ska vara programkontoret tillhanda senast den 15 oktober. Efter Anders EU-information var det dags för grekisk buffé. Efter den fick vi en guidad rundvandring i Energiverkets museum innan det var dags att återvända till eftermiddagens föreläsning om ledarutveckling och workshop på samma tema. Ledarutveckling Dagens arbetsliv kännetecknas av ständig förändring. Att utveckla medarbetarna är chefernas viktigaste uppgift. För att lyckas i denna uppgift behöver också ledare stöd och utveckling. Malin Larsson som är projektledare och samordnare för ledarutvecklingsfrågor på GR berättade om Framtidens ledare ett ledarförsörjningsprogram som ska ge stöd och komplement till kommunernas egen ledarförsörjning. Vi fick också information om de modulutbildningar GR har i ämnet ledarskap. Vill ni veta mer kontakta Malin Larsson på tel. 031-335 50 86 malin.larsson@gr.to eller gå in på www.grledare.to. Där finns det mer information om de olika programmen. Workshop - Så här kan vi använda resurserna till ledarutveckling Malin höll sedan i eftermiddagens workshop där deltagarna skulle komma med förslag på hur resurserna inom Samlat GRepp kan användas till ledarutveckling. Deltagarna delades in i fyra grupper och under en timme fick de diskutera och reflektera kring frågeställningen med inriktning på Vad? Hur? När? och Vem? Stora pappersark delades ut där alla sedan fick sätta upp post-it lappar med förslag. Dagens sista halvtimme ägnades åt att presentera vad grupperna hade kommit fram till. Av det som kommit upp här under workshopen kommer vi på GR att ta fram några upplägg på utbildningar som vi kommer att skicka ut till er, sa Anders. Det finns en hel del korta ledarutbildningar på marknaden. Vi tar på oss en del av arbetet men ni måste kolla och leta själva vad som finns. Sitt inte och vänta in oss, uppmanade Helena. 5
Övriga diskussioner, frågor och svar under dagen Varför går det trögt på vissa ställen frågade Anders Helsing deltagarna? Det är synd att vi inte får använda GR:s ordinarieutbildningar, tyckte en av deltagarna ESF-rådet och AMS ekonomitjänster godkänner bara faktiska kostnader när det gäller s.k. interna kostnader. I GR:s ordinarie utbildningsutbud har vi ett visst administrationspålägg, vilket gör att vi inte gan erbjuda enheterna i Samlat GRepp dess utbildningar, förklarade Anders. Utbetalning av reseersättning Ann från ESF informerade alla om att vid utbetalning av reseersättning behöver ESF ha in kopior på lönespecifikationer då kommunen har betalat ut reseersättning till deltagare, eftersom det är det enda som styrker att pengarna faktiskt har utbetalats till enskilda individer. Risk för marginalisering Den offentliga sektorn är problematisk med tanke på vikariekostnader, eftersom det inte är stödberättigat i projektet. Det är dock tydligt att det är ett problem, dels med att få fram vikarier, dels att betala dem. Risken att de här grupperna blir marginaliserade är uppenbar, menade en av deltagarna. Det här handlar om grupper som inte kan vara borta från sina jobb, vi behöver ha längre tid på oss, vi har ingen vikariepool och det är svårt att få vikarier inom vård och omsorg, sa en annan deltagare. Övrigt En fråga som diskuterade vi olika tillfällen under dagen var om det gick att köpa/sälja utbildningar mellan kommunerna. Några dagar efter mötet återkom ESF rådet i frågan och informerade om att det inte går. 6