Information Samverkan, hälsa och arbetsmiljö Enköpings kommun
Foto IBL
Innehåll Inledning 5 Förutsättningar för samverkan 6 Utvecklingssamtalet individen i samverkan 9 Arbetsplatsträffen grunden för samverkan 11 Samverkansgruppen det representativa inflytandet 15 Hälsa och arbetsmiljö att samverka för ett hållbart arbetsliv 17
4 Foto Getty Images
Inledning Samverkan och helhetssyn ger ett långsiktigt hållbart arbetsliv för alla medarbetare och en bra verksamhet för invånarna. Enköpings kommun och de fackliga parterna har ett lokalt avtal om samverkan, FAS 13, utifrån intentionerna i det centrala avtalet FAS 05. FAS står för Förnyelse, Arbetsmiljö och Samverkan. Samverkansavtalet ska ge dig som medarbetare delaktighet, inflytande och ansvar. Det innebär att du får information och möjlighet att påverka i frågor som rör din arbetsplats. Verksamhetsmålen ska vara tydliga, väl kända och diskuterade i organisationen och bland medarbetarna. Utvecklingssamtal, arbetsplatsträffar och samverkansgrupper utgör de olika delarna i avtalet där arbetsmiljö och hälsa har en tydlig och stark roll. Målet är att förena en väl fungerande verksamhet med ett långsiktigt hållbart arbetsliv för medarbetarna. För att göra samverkansavtalet mer tillgängligt har den här foldern tagits fram. Den ska finnas på alla arbetsplatser och delas ut till nyanställda i samband med introduktionen. Min förhoppning är att vi tillsammans ska skapa en effektiv verksamhet med god kvalitet för våra kommuninvånare. 5
Förutsättningar för samverkan Samverkansavtalet är en samordning av medbestämmandefrågor och arbetsmiljöfrågor 1. Grundläggande är att innan chefen fattar och verkställer beslut ska ärendet, i den utsträckning det är möjligt, behandlas på den arbetsplatsträff eller samverkansgrupp det berör. För att samverkan ska fungera och verksamheten utvecklas förutsätts en dialog mellan arbetsgivaren, medarbetare och arbetstagarorganisationer om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. Följande förutsättningar bör vara uppfyllda: tydliga mål för verksamheten klargjord arbetsfördelning mellan fackliga företrädare och tjänstemän en organisation med tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter ledarskap med en helhetssyn på verksamhet, medarbetare, organisation och resurser en vilja att fatta beslut i samverkan samverkanssystem som följer och löpande anpassas till organisation och beslutsnivåer chefer och medarbetare har kunskap om målet med samverkan och hur samverkan bedrivs. Samverkansavtalet ger alla medarbetare direktinflytande på arbetsplatsen. För att samverkan ska fungera krävs att både chef och medarbetare är väl insatta i avtalets innehåll. Båda parter har ett gemensamt ansvar för att aktualisera frågor om hälsa, arbetsmiljö och verksamhetens utveckling. 1 Den rättsliga grunden för samverkan utgörs av medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML). Övriga arbetsrättsliga lagar, allmänna bestämmelser (AB) och lokala kollektivavtal ska också beaktas. 6
Om arbetstagarorganisation eller arbetsgivaren finner att en fråga inte lämpar sig för behandling i samverkan tillämpas MBL respektive AML i sin helhet i den specifika frågan. Samverkan omfattar inte tvister, individärenden eller kollektivavtalsfrågor. I dessa frågor tillämpas MBL respektive AML i sin helhet. Samverkan på olika nivåer En god samverkan kännetecknas av att alla gemensamt strävar mot verksamhetens mål, ser sin roll i helheten och kan växla mellan helhets- och detaljperspektiv. När samverkan sker på en arbetsplats tas medarbetarnas samlade kunskap, förmåga och olika perspektiv tillvara. Förutsättningen är en god dialog som bygger på respekt och viljan att lyssna på varandra en vilja att försöka förstå hur andra tänker. Arbetsgivarens ansvars- och beslutsnivåer avgör var samverkansfrågorna tas upp. Frågorna ska i första hand behandlas av dem som direkt berörs i sitt arbete. För att uppfylla målet med samverkan behövs mötesplatser i organisationen. Dessa är: utvecklingssamtalet mellan medarbetaren och chefen för avstämning av målsättningar, arbetssituation och utveckling (minst 1 gång/år). arbetsplatsträffen (APT) mellan chef och medarbetare på arbetsplatsen (cirka 1 gång/månad). samverkansgrupp (SG) mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på enhetsnivå (cirka 1 gång/månad). förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på förvaltningsnivå (cirka 1 gång/månad). central samverkansgrupp (CSG) mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på kommunnivå (cirka 1 gång/månad). 7
Direkt inflytande Representativt inflytande Utvecklingssamtalet APT SG FSG CSG Bilden visar samverkan på olika nivåer. I utvecklingssamtalet och på arbetsplatsträffen har medarbetaren ett direkt inflytande i frågor som rör arbetsplatsen. I samverkansgrupperna på enhets-, förvaltnings- och kommunnivå företräder de fackliga parterna medlemmarnas intressen. Kommunikationen mellan de olika nivåerna har stor betydelse, där arbetsplatsträffarnas synpunkter och samverkansgruppens diskussioner utgör en del av underlaget inför arbetsgivarens beslut. 8
Utvecklingssamtalet individen i samverkan Dialog mellan chef och medarbetare ska ske kontinuerligt i arbetet och genom regelbundet återkommande utvecklingssamtal. Utvecklingssamtalet ska vara väl förberett, strukturerat, tillbakablickande och framåtsyftande. Varje medarbetare i Enköpings kommun har rätt till minst ett utvecklingssamtal per år. Syftet med samtalet är att ge feedback och att utveckla både individen och verksamheten. Tillsammans diskuteras arbetsuppgifterna, arbetssituationen och hur ni tänker er att det ska se ut i framtiden. Ett underlag för samtalet är kommunens lönekriterierier. Utvecklingssamtalet handlar också om samarbetsklimat, relationen till arbetskamrater/ chef och andra hälso- och arbetsmiljöfrågor. Samtalet ska dokumenteras och en utvecklingsplan tas fram. I den framgår vad som har bestämts, vem som ska utföra vad och när det beräknas vara klart. Medarbetarens roll För att du ska kunna göra ett bra jobb och trivas med dina arbetsuppgifter behöver du och din chef stämma av ditt arbete och din arbetssituation. Du förmedlar dina tankar om verksamheten och bidrar med idéer och förslag till förbättringar både på ett personligt plan och för verksamheten i stort. Din chef kan då stötta dig och skapa förutsättningar för att du ska kunna utvecklas. Under ditt utvecklingssamtal kommer du och din chef överens om hur detta ska gå till. Chefens roll Utvecklingssamtalet är ett verktyg för dig som är chef. Du får en möjlighet att stämma av målen för verksamheten med varje medarbetare. Du får ett beslutsunderlag inför framtiden och en återkoppling på ledarskapet. Samtalet skapar förutsättningar för förbättringar av verksamheten och utveckling för medarbetaren. Under samtalet tar ni upp medarbetarens arbetssituation, samarbetsklimat, arbetsmiljö och kompetensutvecklingsbehov. 9
10 Enköpings kommuns rutin och mall för utvecklingssamtal finns på intranätet. Materialet har tagits fram i samverkan mellan parterna.
Arbetsplatsträffen grunden för samverkan Det är genom arbetsplatsträffen (APT) som arbetsgruppen och verksamheten ska utvecklas. Alla medarbetare ska känna delaktighet och ges möjlighet att påverka och ta ansvar. Syftet med arbetsplatsträffen är att skapa ett forum för information och dialog mellan medarbetare och chef för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Målet med arbetsplatsträffen är att öka medarbetarnas inflytande och ansvarstagande på den egna arbetsplatsen 2. Arbetsplatsträffen ska tillvarata tankar och idéer hos alla medarbetare så att en väl fungerande verksamhet och en god arbetsmiljö uppnås. Arbetsplatsträffens uppgifter Arbetsplatsträffen ska genomföras med samma självklarhet som arbetsplatsens övriga arbetsuppgifter. På arbetsplatsträffen bör följande frågor behandlas: arbetsmiljö (fysisk, psykosocial, brand, säkerhet med mera) hälsa och friskvård jämställdhets- och diskrimineringsfrågor verksamhets- och organisationsfrågor ekonomiska förutsättningar, budget och bokslut personal; nyanställningar, introduktion och arbetsplanering information från samverkan, förvaltningsledning, kommunledning övriga frågor som aktualiserats av medarbetare eller chef Frågor som berör och påverkar den egna arbetsplatsen behandlas på arbetsplatsträffen 2 Arbetsplats avser den naturliga arbetsenhet som medarbetaren tillhör och som utgör chefens ansvarsområde. 11
innan chefen fattar beslut. Är det en fråga där arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet 3 enligt MBL ska frågan behandlas i samverkansgrupp. Innan samverkansgruppen färdigbehandlar frågan ska medarbetare vid berörda arbetsplatser får möjlighet att lämna sina synpunkter till samverkansgruppen. När arbetsgivaren därefter fattar beslut ska synpunkterna och samverkansgruppens dialog utgöra en del av underlaget. Vid behov initierar arbetsplatsträffen frågor till samverkansgrupp, exempelvis frågor som får påverkan vid flera arbetsplatser eller hela förvaltningen. Vägen från information till beslut på arbetsplatsträffen För att alla i gruppen ska kunna vara delaktiga behövs en gemensam grund. Det är därför viktigt att alla får information i ärenden som ska tas upp på arbetsplatsträffen. Information, dialog och beslut i ett ärende behöver inte behandlas vid samma arbetsplatsträff. Det är också viktigt att tydligt skilja på vad som är information och vad som är dialog. Information är viktigt dels för att skapa en gemensam referensram och möjliggöra delaktighet, dels för att skapa förståelse för beslut som ska tas på olika nivåer i verksamheten. Dialog ger medarbetarna möjlighet att bidra med idéer och synpunkter vilket skapar ett bättre beslutsunderlag. Det är viktigt att alla utnyttjar rätten att framföra sina åsikter. Dialogen ger även möjlighet att skapa förståelse för beslut som gruppen inte står bakom men som är nödvändiga till exempel utifrån verksamheten, lagstiftning eller politiska beslut. Beslut fattas alltid av chefen, som är den formella beslutsfattaren. När dialogen är avslutad redovisar chefen sitt förslag till beslut. Detta är särskilt viktigt eftersom gruppen i beslutsläget ska ta ställning till chefens förslag och inte till varandras förslag. Beslut fattas av chefen oavsett om enighet råder eller inte men målsättningen är att genom samråd nå enighet före beslut. Enighet innebär att gruppen är överens 3 Arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet i beslut som rör viktigare förändringar av arbetsgivarens verksamhet. Exempel på sådana frågor är omorganisering, nedläggning, större investeringsbeslut eller arbetstidens förläggning. 12
om hur något ska hanteras, inte att alla tycker likadant. Sammanfattning görs av ärendet innan det avslutas. Chefen tydliggör vilket beslut som fattats, vem som gör vad och när det ska vara klart. Dokumentation görs i form av anteckningar som justeras av chef och en medarbetare. Din roll som medarbetare Din delaktighet och ditt engagemang är avgörande för en fungerande samverkan. Som medarbetare medverkar du i förändringsarbete och verkar för en god hälsa och arbetsmiljö. För att kunna påverka är det därför viktigt att du är aktiv på arbetsplatsträffarna. Din roll som chef Du som chef har ansvar för att arbetsplatsträffar genomförs. Det är även ditt ansvar att se till att du och dina medarbetare har kunskap om hur samverkan fungerar så att arbetsplatsträffarna bidrar till utveckling av verksamhet, hälsa och arbetsmiljö. Motivera och utveckla gruppen och dig själv genom dialog och samarbete. Gör medarbetarna delaktiga innan beslut ska fattas eller resurser disponeras. Vid förändring av tagna beslut och omdisponering av resurser är delaktighet särskilt viktigt. Motivera dina beslut för medarbetarna utifrån ett sakligt grundat underlag. Genom dialog och diskussion med gruppen om de omständigheter och överväganden som ligger till grund får medarbetarna en större förståelse för de beslut som ska fattas. Det ger även förutsättningar för en gemensam framtidssyn. Kom ihåg för chefen Genomför arbetsplatsträffarna regelbundet. Extra arbetsplatsträff kan hållas vid behov. Genomför arbetsplatsträffarna inom ordinarie arbetstid. Schemalägg arbetsplatsträffarna utifrån övriga beslutsprocesser inom verksamhetsområdet, till exempel nämndsammanträden, och boka in träffarna halvårsvis eller årsvis. 13
Alla som har sitt huvudsakliga arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta. Dagordning ska finnas tillgänglig så att alla gemensamt bygger arbetsplatsträffens innehåll. Skicka ut dagordning och aktuella handlingar som ska behandlas senast sju kalenderdagar före arbetsplatsträffen. Längre framförhållning kan behövas vid beslut i större frågor. Dokumentera arbetsplatsträffarna genom anteckningar som justeras av chef och medarbetare. Gå igenom anteckningarna från föregående arbetsplatsträff och samverkansprotokoll. Roterande ordförande- och sekreterarskap ökar delaktigheten i arbetsgruppen. Ge facklig företrädare möjlighet att lämna information i samband med arbetsplatsträffen. Andra mötesformer Det finns även andra viktiga mötesformer på arbetsplatsen, till exempel planeringsmöten, arbetslagsmöten eller morgonmöten som behövs i vardagen för att driva verksamheten framåt. Dessa mötesformer är inte en formell del av samverkan och ska inte förväxlas med arbetsplatsträffen. 14
Samverkansgruppen det representativa inflytandet Samverkansgruppen är mötet mellan arbetsgivarens och arbetstagarorganisationernas representanter. Samverkansgrupper inrättas på kommun-, förvaltnings- och enhetsnivå och avgörs utifrån de ansvars- och beslutsnivåer som finns på respektive förvaltning. Samverkansgruppernas uppgifter Grundläggande är att samverkan ska ske innan arbetsgivaren fattar och verkställer beslut. Arbetssättet i samverkansgrupperna ska sträva efter att genom samråd nå enighet före arbetsgivarens beslut. Syftet med samverkan på denna nivå är att skapa mötesplatser för dialog mellan arbetsgivaren och fackliga företrädare i frågor som rör verksamhet, utveckling och framtid. Samråd i samverkansgrupp ersätter information och förhandling enligt medbestämmandelagen (MBL) 11, 19 och 38. Vid oenighet i sådan samverkansgrupp kan arbetstagarorganisation begära att arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet genom att tillämpa MBL. Begäran om att arbetsgivaren ska fullgöra sin förhandlingsskyldighet ska skriftligen inkomma till chefen senast sju kalenderdagar efter att samverkan avslutats. Samverkansgrupper utgör skyddskommitté enligt arbetsmiljölagen (AML) 9, kapitel 6 och ska vara policyskapande i hälso- och arbetsmiljöfrågor. I arbetet ingår att planera, kontrollera och följa upp hälso- och arbetsmiljöförhållanden, det systematiska arbetsmiljöarbetet samt arbetsanpassning och rehabilitering. Parterna har gemensamt ansvar för att aktualisera frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö. Berörd part i samverkansgruppen bedömer när det 15
är aktuellt att hämta in synpunkter från de arbetsplatsträffar som kan påverkas av beslutet. Arbetsplatsträffen kan även vid behov initiera frågor till samverkansgrupp. Kommunikationen mellan de olika nivåerna i samverkan har stor betydelse, där arbetsplatsträffarnas synpunkter och samverkansgruppens dialog utgör en del av underlaget inför arbetsgivarens beslut. Samverkansgrupperna behandlar frågor kring utveckling, personal, ekonomi, organisation, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald, kompetensutveckling, hälsa och rehabilitering. Samråd i samverkansgrupp omfattar inte tvister, individärenden eller kollektivavtalsfrågor. I dessa frågor tillämpas MBL respektive AML i sin helhet. Samverkansgrupp (SG) behandlar alla övergripande frågor inom ansvarsområdet eller som påverkar medarbetare vid flera arbetsplatsträffar. Frågor av förvaltningsövergripande karaktär lyfts till förvaltningsövergripande samverkansgrupp. Förvaltningsövergripande samverkansgrupp (FSG) behandlar frågor som är övergripande eller påverkar fler än en samverkansgrupp inom förvaltningen. Frågor av kommunövergripande karaktär lyfts till central samverkansgrupp. Central samverkansgrupp (CSG) behandlar frågor som är kommunövergripande eller som påverkar flera förvaltningar och ärenden som rör policyfrågor, riktlinjer och företagshälsovård. Representation Representation från arbetsgivarens sida sker utifrån de ansvars- och beslutsnivåer som finns kommunövergripande och vid respektive förvaltning. I övrigt utses arbetsgivarens representanter utifrån funktion i organisationen. I samverkansgruppen är arbetsgivaren alltid ordförande. Representation från arbetstagarorganisationer på kommunnivå sker utifrån mandat från respektive arbetstagarorganisation. Minst en facklig företrädare ska vara huvudskyddsombud. Antalet representanter i samverkansgrupperna på förvaltningsnivå 16
och lokal nivå bestäms av respektive förvaltning och fackliga företrädare. Minst en facklig företrädare ska vara skyddsombud. Parterna ska gemensamt sträva efter att antalet deltagare i samverkansgruppen inte är fler än som motiveras utifrån effektivitets- och kvalitetsaspekter. Planering och dokumentation Samverkansgruppernas möten ska tids- och innehållsmässigt anpassas till de beslutsprocesser som styr verksamhetens område och planeras årsvis. Samverkansgruppens möten genomförs dagtid. Arbetsgivaren ansvarar för att dagordning och handlingar skickas ut i god tid före mötet till deltagarna i samverkansgruppen för att beslutsprocessen inte ska fördröjas. Det ska framgå vilka frågor och ärenden som arbetsgivaren informerar om respektive ska fatta beslut om. Protokoll ska föras och justeras av den representant som mötet utser. Dagordning, anteckningar och protokoll ska innehålla aktuella informations- och beslutsärenden. Av anteckningarna och protokollet ska det även framgå om ärendet avslutats i enighet eller oenighet. Hälsa och arbetsmiljö att samverka för ett hållbart arbetsliv Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska främja trivsel och samarbete samt öka medarbetarnas delaktighet, utveckling och inflytande i arbetet. Samverkansavtalet FAS 13 betonar hälso- och arbetsmiljöarbetet. Vi påverkas fysiskt, psykiskt och socialt i arbetet och därför behöver hälso- och arbetsmiljöarbetet vara en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska bedrivas systematiskt i samverkan med medarbetare, skyddsombud och fackliga företrädare. Resurser ska avsättas så att god hälsa och arbetsmiljö samt eventuellt 17
behov av arbetsinriktad rehabilitering tillgodoses. Arbetsorganisation, arbetsinnehåll och arbetstid ska utformas så att medarbetaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Hälsoarbete och arbetsmiljöarbete är två grundläggande delar som kompletterar varandra. Det hälsofrämjande arbetet utgår från det som är friskt och bra på arbetsplatsen medan arbetsmiljöarbetet står för kartläggning och riskanalys av det som inte fungerar bra. Att både främja det friska och att kartlägga och åtgärda risker skapar förutsättningar för en hälsosam arbetsplats med bra arbetsmiljö. Arbetsgivarens modell för arbetsinriktad rehabilitering strukturerar och kvalitetssäkrar arbetet med rehabilitering och arbetsanpassning. Berörda deltagare (medarbetare, chef, HR-konsulter, fackliga representanter, företagshälsovården och Försäkringskassan) ska vara förtrogna med dessa rutiner. Företagshälsovården är en oberoende expertresurs och ett komplement till den kunskap inom hälso- och arbetsmiljöområdet som finns i organisationen. Den arbetar för att främja och utveckla hälsa, förebygga risker och föreslå åtgärder både på verksamhets- och individnivå. Företagshälsovårdens arbete ska ske i nära samarbete med förvaltningarna och vid behov av stöd och råd i arbetsrelaterade frågor kan de anlitas av både chef och HR-avdelning. 18
HR-avdelningen 2013-10-01