Uppföljning av tidigare genomförd granskning av ramavtal

www.pwc.se Februari 2017 Simon Löwenthal Joanna Hägg Uppföljning av tidigare genomförd granskning av ramavtal

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfrågor och kontrollmål... 2 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 3 2.4. Kommunstyrelsens svar på tidigare granskningar... 3 3. Iakttagelser och bedömningar... 5 3.1.1. Uppdrag från kommunstyrelsen... 5 3.2. Organisation och styrdokument... 5 3.2.1. Organisation och ansvar... 5 3.2.2. Styrdokument... 6 3.3. Inköpsrätt och utbildning... 6 3.3.1. Antalet beställare och rätten att göra inköp... 6 3.3.2. Utbildning för beställare... 7 3.4. Uppföljning av ramavtal och inköp... 8 3.4.1. Uppföljning av ramavtal... 8 3.4.2. Uppföljning och analys av inköp... 8 3.5. Rabattavtal... 9 3.6. Inköp görs av upphandlade leverantörer... 9 3.6.1. Kommunens inköp totalt... 9 3.6.2. Kommunens inköp från ramavtalsleverantörer... 10 3.6.3. Uppföljning av avtalstrohet från ramavtal... 11 4. Bedömningar... 13 5. Bilaga... 15 5.1. Granskade dokument... 15

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer har på uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer följt upp en tidigare granskning av kommunens upphandlingsverksamhet samt tillämpningen och efterlevnaden av kommunens ramavtal. Revisionsfrågorna som skulle besvaras i den uppföljande granskningen var: Har kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att inköp görs mot kommunens ramavtal? Har kommunstyrelsen genomfört adekvata åtgärder för att säkerställa implementeringen av tidigare givna rekommendationer? Baserat på prövning av granskningens sex kontrollmål bedöms att Kommunstyrelsen i allt väsentligt har vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att inköp görs mot kommunens ramavtal. Kommunstyrelsen i allt väsentligt har vidtagit adekvata åtgärder för att säkerställa implementeringen av tidigare givna rekommendationer. Med bakgrund av tidigare revisionsrapport och identifierade behov av att utveckla inköps- och upphandlingsverksamheten i kommunen har ett antal åtgärder vidtagits. Bland annat har inköpsenheten förstärkts med avtalscontroller, inköpscontroller och fler upphandlare, samt att ett arbete med inköpsanalyser och förstärkt avtalstrohet har påbörjats. Arbetet är inte fullt ut implementerat utan det ska utvecklas vidare under 2017. Vi ser dock positivt på att detta har påbörjats. Ett stickprov visar på en avtalstrohet på mellan 65 och 72 procent för fyra utvalda kostnadskonton. Inköp görs till 90 procent från upphandlade leverantörer. Vidare, under 2016 har 400 beställare utbildats i kommunen. I samband med utbildningarna har det kommunicerats att antalet beställare bör minskas. Av delegationsordningarna framgår vem som har rätt att göra avrop från ramavtal, vilket i huvudsak är kopplat till budgetansvar. 1 av 16

2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna genomför varje verksamhetsår en eller flera så kallade basgranskningar i syfte att bedöma den interna kontrollen i verksamhetens processer. Inriktningen av revisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Inom ramen för 2012 års revisionsplan beslutade revisorerna att genomföra en granskning av kommunens upphandlingsverksamhet samt tillämpningen och efterlevnaden av kommunens ramavtal. I granskningen noterades ett antal väsentliga brister bl.a. gällande att: kommunstyrelsen och nämndernas organisation av inköpare inte var ändamålsenlig kommunen saknade regler för vem/vilka som får göra avrop på ramavtal samt att det saknades en tydlig koppling mellan budgetansvar och inköpsrätt andelen inköp från ramavtal samt antalet ramavtalskategorier var förhållandevis mycket låg I samband med granskningen gav revisorerna totalt fyra rekommendationer till kommunstyrelse och nämnder för att stärka den interna kontrollen avseende tillämpning av ramavtal. Mot denna bakgrund har revisorerna beslutat att genomföra en uppföljande granskning inom området för att säkerställa att kommunen vidtagit adekvata åtgärder för att komma tillrätta med noterade brister och säkerställa efterlevnad av givna rekommendationer. 2.2. Revisionsfrågor och kontrollmål De två revisionsfrågor som ska besvaras är: - Har kommunstyrelsen och nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att inköp görs mot kommunens ramavtal? - Har kommunstyrelsen genomfört adekvata åtgärder för att säkerställa implementeringen av tidigare givna rekommendationer? För att besvara revisionsfrågorna och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Inköp görs av upphandlade leverantörer Det finns regler för vem/vilka som för göra inköp på kommunens ramavtal och det finns en tydlig koppling mellan budgetansvar och inköpsrätt 2 av 16

Kommunen har utvecklat den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna, samt att detta dokumenteras. Kommunen har sett över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropssätt i kommunen, samt har tillsett att dessa erhållit/erhåller adekvat utbildning. Kommunen har gjort en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa nu återfinns i kommunens avtalsdatabas. Kommunen följer årligen upp alla inköp för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster. 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen genomförs via intervjuer med befattningshavare inom upphandlingsenheten, dokumentstudier samt i förekommande fall registeranalyser. Granskningen avgränsas till att följa upp tidigare givna rekommendationer samt att följa upp ramavtalstrohet inom ett antal områden genom verifiering av ett urval fakturor mot underliggande avtal. 2.4. Kommunstyrelsens svar på tidigare granskningar Granskning av ramavtal (2013) Revisorernas rekommendation Utveckla den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtals-leverantörerna samt att dokumentera detta. Se över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropsrätt i kommunen samt se till att dessa erhåller adekvat utbildning. Gör en egen Kommunstyrelsens svar Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas synpunkter att uppföljningen kan förbättras. Dock är detta en resursfråga och med nuvarande arbetsbelastning är det inte möjligt att genomföra mer omfattande uppföljningar än vad som framgår ovan. Under hösten har kommunen utvecklat beslutsstödsystemet, BIBA, så att kommunstyrelsen på ett enklare sätt ska få en bättre överblick över kommunens köpmönster avseende ramavtalen. De uppföljningsrapporter som för närvarande finns måste dock bearbetas och utvecklas ytterligare. Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas synpunkter. I budget 2014 har avdelningen för ekonomi och styrning planerat för att genomföra en förstudie avseende införande av ett inköpstödssystem (beställarsystem). Detta kommer bl. a. att innebära att i princip alla beställningar (köp) i kommunen kommer att ske via ett systemstöd och detta kommer att förutsätta att antalet behöriga beställare kraftigt måste begränsas. Detta kommer också innebära att alla behöriga beställare kommer att ha en adekvat utbildningsnivå. Kommunen har sedan många år tillbaka förhandlat fram sk 3 av 16

analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa återfinns i kommunens avtalsdatabas. Alla inköp följs upp årligen för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster. pris- och rabattavtal. I vissa fall är det lokala leverantörer som hör av sig till kommunen och erbjuder rabatter och ibland är det kommunstyrelsen som tar kontakt med aktuella leverantörer då beställarna köper från dessa. Om aktuella leverantörer har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter mm har kommunen tecknat avtal med dem. Avtalen innebär att kommunen får rabatt vid köp från aktuell leverantör. Avtalen är inte bindande. Kommunstyrelsen har i samband med att avtalsdatabasen infördes 2011 gått igenom samtliga pris- och rabattavtal. Kommunstyrelsen kontrollerar en gång per år hur mycket som köpts på respektive avtal. Vid stora volymer tar kommunstyrelsen initiativ till att genomföra ramavtals-upphandlingar. Dock genomförs inte alltid detta i en takt som vore önskvärd på grund av resursbrist. Tyvärr finns det tekniska begränsningar i avtalsdatabasen när det gäller hur aktuella rabattavtal redovisas. Alternativet att ta bort rabattavtalen innebär att kommunen i så fall skulle gå miste om förmånlig rabatt vilket inte är positivt för kommunen. Ett annat alternativ är att redovisa rabattavtalen på intranätet för sig men detta försvårar för beställarna då de måste leta efter information på två ställen. Kommunstyrelsen har för avsikt att ytterligare förtydliga texten rabattavtal på dessa avtal i avtalsdatabasen. Revisorernas bedömning att upphandlingsverksamheten inte kan anses ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris ifrågasätts av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen upplever att verksamheterna kontaktar enheten när de inte är nöjda med de avtal som kommunen har och har inte fått några sådana indikationer. Det har heller inte framkommit några sådana synpunkter vid de årliga träffarna med förvaltningscheferna. I de fall synpunkter inkommer åtgärdas detta så fort som möjligt. I de fall detta innebär att en upphandling behöver genomföras tar kommunstyrelsen tillsammans med ansvarig beställare i regel omgående fram en tidsplan för genomförande av aktuell upphandling. Ett införande av inköpsstödsystem kommer medföra ytterligare behov av ramavtal. I övrigt hänvisas till punkt 1. Sammanfattningsvis bedömer kommunstyrelsen att många av bristerna har sin grund i att kommunen saknar ett bra systemstöd för uppföljning samt att det saknas resurser för att arbeta med mer omfattande uppföljning. En annan bidragande orsak är att det inte finns någon begränsning avseende antalet beställare i kommunen. Detta kommer att behandlas/utredas vid ett eventuellt införande av inköpsstödsystem. En förstudie angående detta planeras att genomföras under 2014. 4 av 16

3. Iakttagelser och bedömningar 3.1.1. Uppdrag från kommunstyrelsen Med bakgrund av tidigare revisionsrapport samt en extern utredning beslutade kommunstyrelsen i Sollentuna kommun i april 2015 (KS 2015-04-27 12) att ge i uppdrag till kommunledningskontoret att: Utveckla inköpsorganisationen genom införande av tydliggjorda ansvar; en kommunövergripande inköps- och upphandlingschef med ansvar för inköp och upphandling samt etablera inköpssamordnare och behöriga beställare hos förvaltningarna Förstärka upphandlingsenheten med en inköpscontroller/upphandlare (1 heltidstjänst 100 %) Se över den styrande dokumentationen för inköpsrutiner (inköp och upphandling) Kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden samt minska antalet leverantörer Formulera och besluta om gemensamt mål för både upphandling och inköp Utreda möjligheten att utveckla redan befintligt system för avtalshantering och avtalsuppföljning samt beställningsportal Arbetet med att genomföra besluten har i flera fall bäring på denna gransknings kontrollmål och arbetet redogörs för under respektive rubrik. Utifrån kommunstyrelsens uppdrag beslutades om följande mål för 2016: utveckla roller för samarbete med inköpssamordnarna, utbilda beställare, utveckla avtalsuppföljningen, utveckla systemstöd och påbörja arbetet med strategiska inköpsområden och minska antalet leverantörer. 3.2. Organisation och styrdokument 3.2.1. Organisation och ansvar Inom inköpsenheten (tidigare upphandlingsenheten) finns idag nio heltidstjänster: en inköpschef, fem upphandlare, en avtalscontroller, en inköpscontroller och en upphandlingsadministratör. Inköpsenheten ansvarar på kommunstyrelsens uppdrag bland annat för att initiera och teckna ramavtal. Enheten har utökats i antal sedan tidigare granskning och bland annat har en inköpscontroller och fler upphandlare tillkommit. Enheten har varit fulltalig sedan september 2016. Inköpsenheten ansvarar även för uppföljning av ingångna ramavtal, informera om gällande ram- och rabattavtal och se till att avtalen publiceras i avtalskatalogen på intranätet, enligt Regler för inköp och upphandling i Sollentuna kommun. 5 av 16

Av Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun framgår att Samtliga nämnder och förvaltningar är skyldiga att känna till och använda de ramavtal som upprättas. / / Avvikelse från ramavtalen får endast ske på affärsmässiga grunder och först efter kontakt med inköpsenheten. På respektive förvaltning finns idag (minst) en inköpssamordnare. Samordnarens ansvar är att vara förvaltningens kontakt och länk i inköpsfrågor, koordinera inköpsbehov och referensgrupper, ha kännedom om aktuella ramavtal och avtal, med mera. Förvaltningarna har utsett olika antal samordnare. Inköpsenheten ansvarar för att kalla de av förvaltningarna utsedda inköpssamordnare till fyra möten per år, enligt Regler för inköp och upphandling i Sollentuna kommun. 3.2.2. Styrdokument Som beslutades av kommunstyrelsen i april 2015 har en översyn av kommunens policydokument för inköp och upphandling gjorts. Kommunfullmäktige reviderade 2016-09-15 Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun, fastställd av kommunfullmäktige 2011-04-13. Av den reviderade policyn framgår bland annat inriktningen för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet, grundläggande principer för LOU och information om samordnad upphandling. Det framgår att Den centrala inköps- och upphandlingsfunktionen ska upphandla och tillse att konkurrenskraftiga ramavtal finns för såväl varor som tjänster. Regler för inköp och upphandling i Sollentuna kommun reviderades 2016-09-08. Av reglerna framgår bland annat organisation och befogenheter inom området. Därtill finns Tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling för Sollentuna kommun, reviderade senast 2016-06-20. 3.3. Inköpsrätt och utbildning Kontrollmål: Det finns regler för vem/vilka som för göra inköp på kommunens ramavtal och det finns en tydlig koppling mellan budgetansvar och inköpsrätt. Kontrollmål: Kommunen har sett över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropssätt i kommunen, samt har tillsett att dessa erhållit/erhåller adekvat utbildning 3.3.1. Antalet beställare och rätten att göra inköp I tidigare revisionsrapport konstaterades att antalet beställare var stort. I kommunstyrelsens svar på den tidigare revisionsrapporten uppgavs att en förstudie av införande av inköpssystem skulle göras under 2014 och att ett sådant system skulle kräva en begränsning av antalet beställare. Det noteras att det idag inte finns ett inköpssystem med begränsning av antalet beställare på plats i kommunen. I intervju framkommer att det än finns ett stort antal beställare i kommunen, även om ett visst arbete med att minska antalet beställare har gjorts. Av nämndernas respektive delegationsordning framgår vilka som har rätt att göra avrop från ramavtal. Även om det finns vissa skillnader mellan nämnder uppfattas att rätten att göra avrop i huvudsak är kopplad till budgetansvar. 6 av 16

Av kommunens inköps- och upphandlingspolicy framgår att nämnderna ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har nödvändig kunskap om gällande lagstiftning, policys, och regler. Enligt inköpschefen ska detta tolkas som att endast de som har genomfört inköpsenhetens utbildning är behöriga till att avropa/beställa från kommunens ramavtal, vilket har kommunicerats till förvaltningarna skriftligen och i samband med utbildningarna och med bakgrund av kommunstyrelsen beslut att se över inköps- och upphandlingsverksamheten. I samband med att inköpsenheten påbörjade sin utbildning samt att förvaltningarna utsåg behöriga beställare upprättades en lista innehållande kommunens beställare. Listan uppdateras kontinuerligt. Antalet beställare skiljer sig mellan förvaltningarna, delvis beroende på förvaltningarnas storlek/antalet med budgetansvar, delvis på huruvida antalet aktivt har försökts begränsas. Det förs fram att ett systemstöd skulle underlätta begränsningen av antalet beställare ute i verksamheterna/på förvaltningarna. 3.3.2. Utbildning för beställare I kommunstyrelsen beslut från april 2015 konstateras att ett arbete med att öka avtalstroheten, minska antalet leverantörer och att utforma och arbeta med strategiska inköpsområden behövs. En viktig del i detta är att underlätta för beställare att göra informerade och korrekta beställningar och säkerställa att de har tillräcklig kunskap och kompetens. Utöver den uppdatering av policy, regler och tillämpningsanvisningar som omnämns ovan har en också en inköpshandbok tagits fram för att underlätta för kommunens beställare. Information om nya ramavtal och övriga upphandlingar ges idag löpande, via olika kanaler. Bland annat har inköpssamordnare på förvaltningarna uppdraget att vara uppdaterade på gällande ramavtal och att sprida denna kunskap vidare på förvaltningarna. Antalet träffar med förvaltningarna har utökats. Inköpsenheten har under 2016 utbildat över 400 beställare. Utbildningarna har genomförts förvaltningsvis och i mindre grupper, vid flera olika utbildningstillfällen. De mindre, förvaltningsspecifika grupperna uppges ha bidragit till goda resultat och dialog, men uppdraget att utbilda har därmed varit tidskrävande för ansvariga på inköpsenheten. Antalet frågor från beställare på förvaltningarna har ökat efter utbildningarna, vilket tolkas som att inköpsfrågorna har aktualiserats och att inköpsenheten är bättre känd. Utbildningar kommer att anordnas vid behov också fortsättningsvis. Vid exempelvis nyanställning är det respektive förvaltnings ansvar att dessa anmäls till inköpsenhetens utbildning och därefter kan noteras som behörig beställare i listan. För att ytterligare förenkla för beställare har även ramavtalsdatabasen strukturerats om och inköpsenheten har vid ett tillfälle anordnat en minimässa där beställare har kunnat möta leverantörer. 7 av 16

3.4. Uppföljning av ramavtal och inköp Kontrollmål: Kommunen har utvecklat den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna, samt att detta dokumenteras. Kommunen följer årligen upp alla inköp för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster. 3.4.1. Uppföljning av ramavtal Av Inköps- och upphandlingspolicy framgår att uppföljning av ramavtal ska genomföras kontinuerligt av verksamheterna tillsammans med inköpsenheten. Av Regler för inköp och upphandling framgår att inköpsenheten ansvarar för uppföljning av ramavtal. Inköpsenheten ansvarar för att två gånger per år kalla förvaltningschef eller motsvarande till ett möte för information och planering av kommande upphandlingar och uppföljning av aktuella avtal. I kommunstyrelsens beslut från april 2015 konstateras att avtalsuppföljningen ska utvecklas och detta var även ett av de gemensamma mål som fattades för 2016. Ramavtalsuppföljningarna har utvecklats under 2016 enligt intervju. Det noteras dock att det finns behov av att fortsätta detta arbete också under 2017. I inköpsenhetens sammanställning av resultatet av uppdraget från kommunstyrelsen konstateras att under 2017 ska arbetet med att mer aktiv uppföljning av avtalstrohet och av avtalsuppföljning fortsätta, samt att systemstödet ska fortsätta utvecklas för att möjliggöra inköpsanalyser och avtalsuppföljning. Enligt intervju med kommunens inköpschef ska uppföljning av ramavtal innefatta inhämtning av synpunkter på avtalen/leverantörerna samt kontroll av hur avtalet har nyttjats. Som ovan framgår kallas också förvaltningarnas inköpssamordnare regelbundet till möten för att stämma av och ta in synpunkter på befintliga avtal och leverantörer. Samordnarens roll uppges vara viktig för att samla in synpunkter på befintliga avtal och leverantörer samt som referensgrupp för kommande upphandlingar. Det förs dock fram i intervju att det ibland kan vara svårt att få in synpunkter inför en ramavtalsupphandling eller vid utvärdering när det inte rör verksamhetskritiska/-specifika frågor. 3.4.2. Uppföljning och analys av inköp Kommunens inköpscontroller har till uppgift att bistå med analyser av förvaltningarnas inköpsmönster. Inköpsanalysen ska visa om det finns gällande avtal för inköpen, både mot ramavtal men också andra typer av avtal och upphandlingsformer. På så vis kan eventuella varor och tjänster där en upphandling bör göras identifieras. Inköpscontrollern ska träffa varje förvaltning och gå igenom inköpsanalysen. 2017 fortsätter att arbetet med att utveckla inköpsanalysrapporterna i stödsystemet BIBA. Arbetet har påbörjats och en första analys har gjorts inom inköpsenheten men ännu inte rapporterats till kommunstyrelsen. 8 av 16

De ökade resurserna i form av en inköpscontroller och en avtalscontroller har varit viktiga för utvecklingen av detta. Den avtalscontroller som har anställts arbetar för en ökad avtalstrohet. Det finns nu rutiner för hur avtalskontroller ska göras och uppföljningsplaner tas fram för varje upphandling, enligt intervju. 3.5. Rabattavtal Kontrollmål: Kommunen har gjort en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa nu återfinns i kommunens avtalsdatabas Av Tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling för Sollentuna kommun framgår att rabattavtal tecknas för mindre, men frekventa, varugrupper där ramavtal saknas. Rabattavtalen är ej tvingande och inga förbindelser om köp av viss kvantitet görs. Av intervju framgår att inköpsenheten har sett över de rabattavtal som fanns och i de fall större inköp hade gjorts beslutades om upphandling. Sammantaget har antalet rabattavtal därmed minskats och uppgår idag till nio st. På kommunens intranät finns en förteckning över befintliga rabattavtal och rabattavtalen ska ses över årligen. Av den registeranalys som har gjorts nedan framkommer att under året har ca 800 transaktioner till tre leverantörer med rabattavtal gjorts, till ett värde av 1 171 tkr. Detta utgör ca 1 procent av de totala transaktionerna under året. 3.6. Inköp görs av upphandlade leverantörer Kontrollmål: inköp görs av upphandlade leverantörer 3.6.1. Kommunens inköp totalt Inom ramen för granskningen har en registeranalys genomförts. Registeranalysen innehåller alla poster från kommunens fakturahanteringssystem. Dessa poster har sedan stämts av mot kommunens avtalsregister, se tabell 1. Tabell 1 Poster från kommunens fakturahanteringssystem Antal unika leverantörer 1 (%) Summa belopp (tkr) (%) Transaktioner (st) Upphandlad - 176 5% 473 024 14% 20 450 29% ramavtal 2 Rabattavtal 3 0% 1 171 0% 800 1% Upphandlad - LOV Upphandlad - objekt 3 Övriga leverantörer 4 (%) 45 1% 522 003 15% 2 154 3% 72 2% 545 601 16% 12 856 18% 3 284 92% 1 878 412 55% 34 624 49% 1 Med unika leverantörer menas att vi har rensat för eventuella dubbletter avseende organisationsnummer. 2 Med ett antal leverantörer har kommunen två typer av avtal, t.ex. både rabattavtal och ramavtal. För enkelhetens skull anges alla leverantörer där kommunen har ett ramavtal som ramavtalsleverantör. 3 Enligt uppgift kan det finnas fler leverantörer i denna kategori, detta eftersom alla objektsupphandlingar inte finns med i avtalsregistret. Avtalsregistret är baserat på de upphandlingar som är gjorda i TendSign. Detta innebär att det finns en del avtal som fortfarande gäller som inte finns med i avtalsregistret. 9 av 16

Totalt 3 580 100% 3 420 211 100% 70 884 100% Under den granskade perioden finns poster till ett värde av 3 420 211 tkr (exkl. moms) i kommunens fakturahanteringssystem. Materialet omfattar 70 884 transaktioner med totalt 3 580 unika leverantörer/motparter. Inköpen från upphandlade leverantörer uppgår under granskningsperioden till 1 540 628 tkr, vilket motsvarar 45 procent av de totala inköpen. En stor del av den totala inköpsvolymen avser dock gymnasiepeng, skolpeng samt ytterligare ej upphandlingsbara leverantörer (till exempel interkommunal ersättning och hyror). Om vi, för att få en mer rättvisande bild, justerar beloppen i tabellen ovan för dessa poster utgör upphandlade leverantörer 90 % av beloppet, andelen köp utanför avtal utgör således ungefär tio procent av inköpsvolymen exklusive ej upphandlingsbara poster (se tabell 2). Tabell 2 Poster från kommunens fakturahanteringssystem (justerad) Summa belopp (tkr) (%) Upphandlad - ramavtal 473 024 28% Rabattavtal 1 171 0% Upphandlad - LOV 522 003 30% Upphandlad - objekt 545 601 32% Övriga leverantörer 166 792 10% Totalt 1 708 591 100% 3.6.2. Kommunens inköp från ramavtalsleverantörer Kommunen har i sitt avtalsregister 380 ramavtal motsvarande 135 olika kategorier av varor och tjänster med 264 olika leverantörer. Tabellen nedan visar att kommunen i 55 fall endast har en ramavtalsleverantör för en vara eller tjänst, i 53 fall rangordning och för fem kategorier flera leverantörer utan rangordning. I de fall där det finns flera leverantörer utan rangordning beror det på att det är brukaren som väljer leverantör. Enligt avtalsregistret finns det ytterligare 13 avtal där förnyad konkurrensutsättning används, samt tio ramavtal där en kombination av rangordning och en andra konkurrensutsättning används, vilket avser framförallt tekniska konsulter och byggarbeten. Tabell 3 Ramavtalstyper Ramavtalstyp Antal Rang 1-2 5 Rang 1-3 36 Rang 1-4 8 Rang 1-5 4 Endast 1 leverantör 55 Ej rang >4 leverantörer 5 4 Bland dessa leverantörer finns sådana som är upphandlad av annan part, t.ex. Kammarkollegiet, eftersom dessa inte finns med i kommunens avtalsregister, samt sådana leverantörer som benämns som ej upphandlingsbara. 10 av 16

Förnyad konkurrensutsättning 13 Kombination av rangordning och förnyad konkurrensutsättning 10 Totalt 136 Under granskningsperioden har kommunen köpt varor och tjänster från 176 av ramavtalsleverantörerna. Dessa 176 leverantörer har sammanlagt 272 ramavtal med kommunen men hur många av dessa ramavtal som avser inköpen under granskningsperioden går inte att säga. I tabellen nedan presenteras hur stora inköp som görs från ramavtalsleverantörerna. Tabell 4 Köp från kommunens ramavtalsleverantörer Inköpsspann Antal (st) Belopp (tkr) > 5 000 tkr 23 325 741 1 000-5 000 tkr 43 107 415 500-1 000 tkr 37 27 833 100-500 tkr 38 10 740 50-100 tkr 12 866 < 50 tkr 23 429 Totalt 176 473 024 Ovanstående tabell visar att kommunen gör inköp under 1 000 tkr från 110 av ramavtalsleverantörerna och för 78 av dessa ligger inköpen under direktupphandlingsgränsen. Från 88 av kommunens ramavtalsleverantörer har inga inköp gjorts under granskningsperioden. Majoriteten av dessa kan förklaras av att leverantören befinner sig lägre ner i rangordningen för den upphandlade varan/tjänsten. För fyra av ramavtalsleverantörerna, som samtliga ingår i kategorin medicinsk fotvård, syns inga inköp i reskontran. Det beror enligt uppgift på att det är brukaren som betalar och sedan ersätts för detta av kommunen. I granskningen har det även noterats att kommunen gjort inköp över direktupphandlingsgränsen för en leverantör där kommunen enbart har ett rabattavtal. Inköpen från denna leverantör uppgår totalt till 727 tkr. Enligt uppgift avser dessa inköp däremot varor av olika slag, varför det inte strider mot LOU. Totalt finns det tre leverantörer i kommunens fakturahanteringssystem där de enbart har rabattavtal. Utöver dessa finns det ytterligare fyra rabattavtal, men de finns i kombination med ramavtal alternativt objektsavtal. 3.6.3. Uppföljning av avtalstrohet från ramavtal Inom ramen för granskningen har vi genomfört en uppföljning av avtalstrohet från ramavtalsleverantörer på kontonivå. Uppföljning har gjorts för ett urval konton där kommunen har ett eller flera ramavtal. För dessa konton har vi kvantifierat i belopp och procent inköpen mot ramavtal respektive utanför ramavtal. Med avtalstrohet avses att kommunen köper en vara/tjänst av en upphandlad leverantör och inte från någon annan. 11 av 16

Tabell 5 Avtalstrohet för ett urval kostnadskonton Konto Kontonamn Köp från ramavtalsleverantör (kr) Köp från annan leverantör (kr) Köp totalt konto (kr) 644 Livsmedel 10 392 806 4 523 486 14 916 70 % 292 651 Kontorsmaterial 1 829 963 702 257 2 532 220 72 % 64131-3, IT-material 4 210 725 2 242 608 6 453 333 65 % 36 64323 Läromedel 3 994 809 3 564 515 7 559 324 53 % Avseende kontot Läromedel noteras att det där konteras en stor del annat än böcker och media, varför träffsäkerheten i kontrollen för kontot blir låg. För övriga konton gör vi i ovanstående uppföljning antagandet att inköp har redovisats på rätt konton. Andel köp ramavtal (%) 12 av 16

4. Bedömningar Kontrollmål Bedömning Kommentar Inköp görs av upphandlade leverantörer. Det finns regler för vem/vilka som för göra inköp på kommunens ramavtal och det finns en tydlig koppling mellan budgetansvar och inköpsrätt Kommunen har utvecklat den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna, samt att detta dokumenteras. Kommunen har sett över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropssätt i kommunen, samt har tillsett att dessa erhållit/erhåller adekvat utbildning. Kommunen har gjort en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa nu återfinns i kommunens avtalsdatabas. Uppfyllt Uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Delvis uppfyllt Inköp görs till 90 procent från upphandlade leverantörer, varav 28 procent avser ramavtalsleverantörer. Av delegationsordningen framgår vilka funktioner som har rätt att göra avrop från ramavtal. Vilka som har denna rätt skiljer sig mellan de olika nämnderna, men vi uppfattar att detta huvudsakligen är kopplats till budgetansvar (enhetschef eller dylikt). Det har skriftligen och muntligen kommunicerats att till förvaltningarna att antalet beställare ska minskas och att dessa behöver vara utbildade. Ramavtalsuppföljningarna har utvecklats under 2016. Det noteras dock att det finns behov av att fortsätta detta arbete också under 2017. I inköpsenhetens sammanställning av resultatet av uppdraget från kommunstyrelsen konstateras att under 2017 ska arbetet med att mer aktiv uppföljning av avtalstrohet och av avtalsuppföljning fortsätta, samt att systemstödet ska fortsätta utvecklas för att möjliggöra inköpsanalyser och avtalsuppföljning. Enligt inköpschefen är endast de som har genomfört inköpsenhetens utbildning behöriga till att avropa/beställa från kommunens ramavtal, vilket har kommunicerats till förvaltningarna skriftligen och i samband med utbildningarna. Över 400 beställare har utbildats under 2016. Inköpsenheten har sett över de rabattavtalen och antalet har minskats. Det finns ett antal rabattavtal kvar, som listas på kommunens intranät. Det finns inga planer på att helt ta bort 13 av 16

Kommunen följer årligen upp alla inköp för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster. Delvis uppfyllt rabattavtalen och de anses vara fördelaktiga för kommunen. Inköpsenheten har förstärkts med avtalscontroller och inköpscontroller. Inköpscontroller har till uppgift att bistå med analyser av förvaltningarnas inköpsmönster, bland annat för att säkerställa ramavtalen täcker verksamhetens behov. Arbetet har påbörjats och en första analys har gjorts inom inköpsenheten men ännu inte rapporterats till kommunstyrelsen. Arbetet ska fortsätta utvecklas under 2017. Avtalstroheten har kontrollerats på tre (fyra) kostnadskonto. Avtalstroheten för dessa konton varierar mellan 65 och 72 procent. 14 av 16

5. Bilaga 5.1. Granskade dokument Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun, fastställd av kommunfullmäktige 2011-04-13 51 och reviderad 2016-09-15 103/2016. Regler för inköp och upphandling i Sollentuna kommun, antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23 60 och senast reviderade 2016-09-08 160. Tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling för Sollentuna kommun, reviderade senast 2016-06-20. Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun, antagna av kommunstyrelsen 2013-01-30 16, reviderade senast 2016-09- 15 161. Delegationsordning för kommunstyrelsen, antagen av kommunstyrelsen 2011-11-30 224, senast reviderad av kommunstyrelsen 2016-10-03 196. 15 av 16

2017-02-22 Joanna Hägg Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare 16 av 16